PENDAHULUAN
1
laporan magang dengan topik “ Pengimputan Hasil Revisi Standar Operasional
Prosedur IPM Area Semen Padang Hospital Oleh PT ISS Indonesia.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan rumusan masalah yang ada dari laporan magang adalah:
A. Bagaimana prosedur pengerjaan SOP.
B. Apakah hambatan dalam menginput data revisi SOP IPM di Semen padang
Hospital.
1.3 Tujuan Magang
A. Tujuan Umum:
1. Untuk menjalankan kewajiban magang sebagai salah satu mata
kuliah persyaratan wajib.
2. Memperkenalkan penulis untuk menghadapi dunia kerja.
3. Mengembangkan keterampilan, komunikasi dan berfikir
kreatif.
4. Membina hubungan baik antara kampus dengan perusahaan.
B. Tujuan Khusus:
Untuk memperoleh wawasan dan mengimplementasikan langsung
pada bidang administrasi yang ada di lingkungan kerja PT ISS Indonesia yang
bertempat di SPH.
2
D. Mengetahui dunia kerja yang sesunguhnya serta dapat bersosialisasi dan
berinteraksi dengan karyawan yang telah berpengalaman di dunia kerja nyata.
E. Mengembangkan ilmu yang diperoleh selama perkuliahan
3
BAB II
GAMBARAN UMUM TEMPAT MAGANG
Ada cukup banyak layanan yang ditawarkan oleh PT ISS Indonesia ini.
Cakupan layanan yang dimaksud di sini diantaranya seperti Facility Services yang
mencakup cleaning service, office support service, integrated past management,
gardening & landscaping, indoor air quality service, building maintenance service,
portable toilet service, dan wash room service.
Terkait dengan service yang ditawarkan oleh PT ISS Indonesia ini bisa
dikategorikan menjadi dua. Pertama adalah Industries Support dan Service Offer.
1. Industries Support
4
Untuk Industries Support ini mencakup Aviation, Banking, Healthcare, Live
Sciences, Manufacturing, dan Tech.
2. Service Offer
Untuk mewujudkan visi itu manajemen team ISS Indonesia yang solid dan
dinamis terus berupaya agar competitive advantage ISS yakin budaya pelayanan ISS
merasuk dalam hati dan jiwa seluruh karyawan.ISS team berusaha untuk memberikan
pelayanan prima atau service excellence kepada seluruh klien-klien kita kapan saja
dan dimana saja di butuhkan.Hal yang terakhir ini kita sebut dengan action 247365,
artinya ISS siap melayani 24 jam sehari,7 hari seminggu, dan 365 hari dalam
setahun,bahkan dari iru ISS mampu memberikan pelayanan kepada klien-klien kita.
5
Sruktur organisasi PT ISS Indonesia di Semen Padang Hospital
Supervisor
Yosef Febrian, S. E
Admin
Suci Aulia
Putri
Jabatan yang ada di PT. ISS Indonesia area Semen Padang Hospital hanya
terdiri dari empat (4), Manager ISS area SPH, Supervisor, Leader dan Admin. Fungsi
dari masing-masing jabatan diuraikan sebagai berikut:
6
harus berdasarkan pada data. Manajer juga pengambil keputusan tentang nasib
karyawan di dalam divisinya, sejak perekrutan hingga penempatan. Mereka juga
menentukan siapa yang akan mendapat promosi maupun sanksi.
b) Membangun tim yang produktif
Selain kompensasi, sikap dan kepribadian manajer juga memengaruhi
kepuasan karyawan, sedangkan kepuasan karyawan merupakan kunci produktivitas
perusahaan. Untuk itu, dalam membangun tim yang produktif, dibutuhkan manajer
yang dapat memberi kepuasan pada anggota timnya.
c) Memecahkan masalah
Seorang manajer juga menjadi pemecah masalah yang terjadi di dalam divisi
yang di pimpin, dari masalah yang menyangkut proses kerja hingga konflik
antaranggota tim. Sales manager dituntut menguasai cara memecahkan masalah
penjualan yang mandek di bawah kuota, sementara seorang marketing manager perlu
tahu bagaimana memecahkan masalah terkait merek produk yang merosot di mata
konsumen
2. Supervisor
Memberikan pengarahan berkenaan prosedur kerja serta instruksi pada Admin
dan Leader. Mencatat serta melaporkan berkenaan “missing articles”, damages dan
hasil perbaikannya. Mengatur schedule annual leave karyawan. Membuat laporan
berkenaan lost dan damage report. Menerima laporan rusaknya serta membuat work
order.
3. Team Leader
Membantu tugas Supervisor dalam mengawasi kinerja Admin. Melaporkan
segala kejadian yang terjadi sehari-hari kepada Supervisor. Memberikan pengarahan
kepada Adminuntuk melakukan tugasnya
4. Admin
Menjalankan tugas yang diberikan oleh Supervisor dan Leader dengan sebaik-
baiknya sesuai SOP yang diberikan oleh Leader.
7
BAB III
ANALISIS PELAKSANAAN MAGANG
2 Minggu ke dua (18 July s/d 22 July Pengukuran ruangan yang ada di Semen
2022) Padang Hospital.
8
3 Minggu ke tiga (25 July s/d 29 July Penyerahan dokumen data
2022) ruangan yang telah di ukur
kepada supervisor.
Pengenalan materi tentang SOP
IPM
5 Minggu ke lima ( 8 Agustus s/d 12 Revisi SOP IPM yang telah di berikan
Agustus 2022) supervisor dalam bentuk dokumen
Ms.Word.
6 Minggu ke enam ( 15 Agustus s/d Revisi SOP Taman yang telah di berikan
19 Agustus 2022) supervisor dalam bentuk Ms.Word.
7 Minggu ke tujuh (22 Agustus s/d 2 Revisi SOP IPM yang telah di
September 2022) berikan supervisor dalam bentuk
dokumen Ms.Word.
Revisi SOP Taman yang telah di
berikan supervisor dalam bentuk
Ms.Word.
8 Minggu ke delapan ( 5 September Penyerahan dokumen yang di revisi ke
s/d 9 September 2022) pada Supervisor.
9
Setelah mempelajari materi yang telah diberikan oleh Supervisor, penulis
diminta untuk membuat dokumen dan merevisi dokumen yang telah di berikan oleh
Supervisor, salah satunya dokumen (SOP) pekerjaan IPM yang ada di area rumah
sakit Semen Padang Hospital menggunakan Microsoft Word dan Ms. Excel.
a) Memudahkan pekerjaan
10
b) Membantu mendisiplinkan pekerjaan
SOP juga berfungsi sebagai dasar hukum yang berlaku dalam suatu organisasi
atau perusahaan. Salah satu tujuan pembuatan SOP adalah, untuk menjelaskan hak
dan kewajiban dari setiap pihak yang terlibat dalam operasional suatu organisasi atau
perusahaan.Jika ada satu pihak yang melanggar aturan yang tertuang dalam SOP,
maka hukuman yang akan didapatkan juga biasanya sudah tertuang di dalam aturan
tersebut.Dengan berpatokan pada pedoman yang tertuang dalam SOP, setiap
kesalahan akan lebih mudah untuk dicari penyebabnya. Penulusuran penyebab
kesalahan ini bisa dilakukan dengan mudah, karena cukup dengan melihat pihak
mana yang bekerja tidak sesuai dengan SOP yang sudah ada.
11
kondisi yang tidak diinginkan. Misalnya, bagaimana kerja perusahaan tidak terganggu
jika terjadi bencana alam, atau kekosongan jabatan pimpinan di suatu departemen.
Keberadaan SOP juga berfungsi sebagai pedoman disiplin kerja. Ini terkait
dengan aturan-aturan yang perlu diikuti oleh semua pihak yang terlibat dalam
aktivitas internal perusahaan.Di dalam aturan ini juga berisi konsekuensi yang akan
mereka dapatkan jika melanggar. Dengan adanya hal tersebut, maka manfaat lain dari
SOP perusahaan adalah menciptakan disiplin kerja.
Dengan adanya SOP, diharapkan setiap pihak yang ada di dalam suatu organisasi atau
perusahaan akan mengikutinya dan paham tentang apa saja yang perlu untuk
dilakukan. Ini menjadi salah satu cara untuk meminimalisir kesalahan.
SOP berisi mengenai tahap-tahap yang harus diikuti setiap karyawan di masing-
masing bagiannya. Tujuan pembuatan SOP adalah, untuk memberikan pedoman kerja
yang baku kepada setiap individu yang terlibat di tiap-tiap bagian.Dengan adanya
SOP, setiap individu karyawan akan memahami tentang apa saja yang perlu mereka
lakukan. Selain bisa meminimalisir kesalahan, keberadaan SOP juga bisa menjadi
cara untuk meningkatkan kinerja dari karyawan.
12
3. Memudahkan Adaptasi
Salah satu tujuan pembuatan SOP adalah, untuk memudahkan adaptasi kerja.
Dengan adanya panduan ini, setiap karyawan yang baru masuk akan bisa langsung
tahu apa saja yang menjadi hak dan tanggung jawabnya.Selain memudahkan adaptasi
karyawan baru, karena memudahkan mereka untuk mengetahui tentang detail
pekerjaan yang perlu dikerjakan. Keberadaan SOP yang baik, juga memudahkan
proses adaptasi karyawan yang berpindah bagian dalam satu lingkup organisasi atau
perusahaan.
Tentu, keberadaan SOP saja tidak bisa menjadi faktor utama pencapaian
target, karena ada banyak faktor lain, seperti kualitas sumber daya manusia, kondisi
market, inovasi, dan lain-lain. Namun, adanya SOP yang telah disusun dengan baik,
menjadi salah satu faktor yang krusial dan turut berkontribusi penting dalam
pencapaian target kinerja perusahaan.
13
3. Pengimputan langkah langkah pekerjaan dari dokumen Ms.Exel ke
dokumen Ms.word.
4. Pengimputan tanda tangan kedalam bentuk dokumen Ms.Word.
Tujuan
Mengendalikan populasi semut dengan menggunakan umpan beracun dengan memberi umpan di tempat
breeding site dan resting site semut.
Peralatan Chemicals
APD : 1. Hand glove, Asam borik (granule)
2. Safety shoes
3. Googles,
4. Masker
5. Topi
Langkah-langkah pengerjaan
Mengendalikan populasi semut dengan menggunakan umpan beracun dengan memberi umpan di tempat
breeding site dan resting site semut.
1. Siapkan peralatan
2. Gunakan APD dengan baik dan benar
3. Siapkan chemical
4. Taburkan tempat yang berpotensi sebagai tempat istirahat maupun tempat berkembang biak semut.
Harus di ingat
1. Dilarang membuka atau melepas APD sebelum seluruh peralatan kembali ke gudang.
2. Untuk area sasaran : - lobang-lobang semut
- dapur yang lembab dan tidak terang
3. Pastikan dalam penempatan umpan tidak terganggu oleh pihak atau binatang lain dan tidak
mengkontaminasi makanan
Perawatan peralatan
Gambar.1 Contoh dokumen SOP IPM Semen padang Hospital yang belum di revisi.
Dari gambar di atas dapat dilihat. bentuk SOP IPM yang belum di revisi
logonya terletak disebelah kiri, betuk tabel, peralatan, langkah pekerjaan, dan tujuan
melakukan pekerjaan.
14
Gambar.2 Contoh dokumen SOP IPM Semen padang Hospital yang sudah di revisi.
Dari gambar di atas dapat dilihat. bentuk SOP IPM yang sudah di revisi
logonya terletak di sebelah kanan,nomor regisrasi surat, langkah pekerjaan yang
lengkap, dan tanda pengesahan.
A. Perbedaan SOP yang belum di revisi dan yang sudah di revisi adalah:
Dari gambar 1 dan gambar 2 dapat dilihat perbedaan antara SOP yang telah
direvisi dengan SOP yang belum direvisi. Pada SOP yang belum direvisi letak
logonya terletak disebelah kanan, betuk table penyajian SOP nya juga berbeda serta
langkah-langkah perkerjaannya belum lengkap,dan tidak terdapat pengesahan atau
tanda tangan penanggung jawabnya tidak ada.
15
Pada gambar 2 dapat dilihat bahwasanya logo perusahaannya sudah
dipindahkan kesebelah kanan, langkah-langkah pekerjaannya lebih lengkap dan rinci
serta terdapat tanda tangan penanggung jawab. Pada SOP yang telah direvisi terdapat
juga nomor registrasi suratnya sehinga terlihat lebih formal.
1. Dalam proses pemindahan data ke bentuk Excel ada sedikit kesulitan yang
mana saat pemindahan data dari axcel ke word ada beberapa penulisan yang
menjadi tidak rapi.
2. Dalam pembuatan table dari excel ke word ada kesulitan yang mana saat
pemindahan data table menjadi tidak rapi.
3. Pada table tanda tangan harus menggunakan yang asli berbentuk foto
kemudian di pindahkan ke dalam Word.
16
BAB IV
PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Kegiatan Magang merupakan kegiatan dimana mahasiswa dapat
mengaplikasikan ilmu yang diperoleh selama pendidikan kedalam dunia kerja. Selain
itu melalui program magang mahasiswa dapat memperoleh tambahan pengetahuan
yang nantinya berguna bagi penulis untuk di dunia kerja.
Setelah magang selama kurang lebih 2 bulan penulis dapat mengambil
kesimpulan diantaranya :
1. Perlu adanya revisi terhadap SOP perusahaan sehingga lebih mudah
dipahami dalam pengaplikasiannya.
2. Penulis dapat mengembangkan kamampuan yang dimiliki yang mana
dapat diaplikasikan langsung didunia kerja.
3. Penulis dapat meringankan pekerjaan pada saat magang.
4. Penulis dapat mengetahui prosedur pekerjaan SOP IPM yang ada di
Semen padang Hospital.
5. Penulis dapat menyelesaikan Pengimputan hasil revisi SOP IPM yang ada
di Semen Padang Hospital.
4.2 Saran
Adapun saran yang dapat penulis sampaikan kepada mahasiswa yaitu
1. Mencari dan memahami tahu terlebih dahulu bidang kerja yang akan dijalani
selama magang agar ketikan nanti diberikan pekerjaan oleh pembimbing
magang tidak akan kebingungan.
2. Selalu melatih, mengasah, dan mengembangkan Interpersonal Skill yang
dimilki agar dapat berinteraksi dengan semua pihak yang ada dilingkungan
kerja.
17
Lampiran 1
Surat Pengajuan Permohonan Magang
18
Lampiran 2
Surat Persetujuan Magang
19
Lampiran 3
Tempat Magang
20
Lampiran 4
Daftar Hadir Magang
21
Lampiran 5
Lembar Kosultasi
22
Lampiran 6
Pembimbingan Lapangan
23
Lampiran 7
Surat Permintaan Nilai
24
25