E.

Prosedur Penanganan Dokumen

Setelah kalian memahami jenis dokumen diatas maka dalam rangka mewujudkan
pelayanan terhadap kolega dan pelanggan yang memuaskan dibutuhkan kecepatan dan
ketetapan dalam penanganan dokumen oleh petugas atau pegawai dalam suatu
organisasi. Semakin cepat dokumen ditangani maka akan semakin baik pula layanan
yang akan diberikan.Semakin tepat dokumen yang digunakan dalam layanan organisasi,
maka akan semakin baik pula data/informasi yang akan dikelola oleh organisasi.

Setiap organisasi memiliki standar kerja yang berbeda terhadap penanganan dokumen
yang dibutuhkan. Hal ini terjadi oleh karena fungsi dokumen dan jenis layanan yang
diberikan berbeda. Namun demikian standar penanganan dokumen kantor secara umum
memiliki persamaan prosedur dalam penanganannya.

Prosedur penanganan dokumen yang berupa surat manual dapat kita lihat pada proses
surat masuk dan proses surat keluar demikian juga pada surat elektronik atau email. Hal
ini akan dipelajari pada bab berikutnya secara detil. Penanganan dokumen secara umum
tentunya juga mengacu pada proses dokumen terseut diciptakan sampai pada dokumen
tersebut digunakan dan diolah menjadi sebuah informasi yang tersalurkan dan tersimpan
baik.

Jenis dokumen tersebut menurut sumbernya adalah dokumen internal atau dokumen
yang digunakan dan diciptakan oleh instansi/organisasi yang bersangkutan dalam proses
layanan, contohnya buku tabungan, form pengajuan kredit, formulir penarikan dan
tabungan untuk layanan perbankan. Agar pada akhirnya petugas perbankan dapat
memberi informasi sebagai laporan harian mengenai jumlah penabung, jumlah nasabah
dan total tabungan pada hari itu, maka formulir yang digunakan pada hari itu akan
menjadi dokumen yang akan digunakan untuk mengelolah data menjadi
informasi/laporan.

Jadi pada prinsipnya penanganan terhadap dokumen akan dilakukan sesegera mungkin
sesuai tuntunan pekerjaan dan standar yang ditentukan. Contoh diatas merupakan
standar kerja petugas perbankan dalam kesehariannya bekerja dengan bantuan dokumen
dalam pengolahan dokumen menjadi sebuah laporan harian sebagai bukti pelayanan
yang diberikan oleh setiap pegawai.

Prinsip kerja dengan menggunakan bantuan dokumen tentunya akan diperhatikan tata
cara pengisian dokumen, kejelasan pengisian, ketetapan pengisian, dan tingkat validitas
dokumen. Sebuah formulir akan menjadi sebuah dokumen apabil telah memiliki
persyaratan tersebut. Oleh karena itu pentingnya sebuah dokumen bagi
perusahaan/organisasi akan berpengaruh terhadap pelayanan yang diberikan. Sebagai
syarat bahwa sebuah formulir dinyatakan sah dan validdalam penggunaannya, maka
petugas juga akan memberikan paraf atau release mark atau recheck mark terhadap
dokumen yang telah divildasi oleh pelanggan/kolega.
Mengingat banyak jenis dokumen yang kita kenal maka prosedur penanganan dokumen
untuk layanan bisnis secara umum sebagai berikut.

Menciptakan Menggandakan
Menggunakan
dalam
Informasi pelayanan
Mengolah

Pendistribusia Penyimpanan