BAB I

PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Microsoft Outlook adalah manajer informasi pribadi dari Microsoft , yang
tersedia baik sebagai aplikasi terpisah serta bagian dari Microsoft Office suite. Versi saat
ini adalah Microsoft Outlook 2010 untuk Windows dan 2011 untuk Mac.
Meskipun sering digunakan terutama sebagai e-mail aplikasi, juga termasuk
kalender , task manager , manajer kontak , catatan mengambil , sebuah jurnal dan
browsing web. Hal ini dapat digunakan sebagai aplikasi yang berdiri sendiri , atau dapat
bekerja dengan Microsoft Exchange Server dan Microsoft SharePoint Server untuk
beberapa pengguna dalam sebuah organisasi, seperti kotak surat bersama dan kalender,
Penukaran folder publik, SharePoint daftar dan jadwal pertemuan. Ada pihak ketiga
aplikasi add-on yang mengintegrasikan Outlook dengan perangkat
seperti Blackberry dan ponsel dengan perangkat lunak lain seperti Office
& Skypekomunikasi internet. Pengembang juga dapat membuat perangkat lunak kustom
sendiri mereka yang bekerja dengan komponen Outlook dan Office menggunakan
Microsoft Visual Studio . 

B. Rumusan Masalah
 Apa itu Microsoft Outlook?
 Apa sajakah fungi dai Microsoft Outlook?
 Bagaimana cara menggunakan Microsoft Outlook?
 Apa saja Maanfaat dari Microsoft Outlook?
 Kelebihan dan kekurang Microsoft Outlook?
C. Tujuan
 Untuk mengetahui lebih banyak lagi tentang Microsoft Outlook
 Sebagai bahan kegiatan untuk lebih paham mengenai Microsoft Outlook
 Pengertian dari Microsoft Outlook
 Menggunakan Microsoft Outlook
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Microsoft Outlook

Microsoft Office Outlook atau biasa disebut dengan Microsoft Outlook adalah sebuah
program untuk manajemen informasi personal yang membantu mengatur waktu dan
informasi secara lebih efektif serta memungkinkan penggunanya untuk berbagi
informasi antar  sesama dengan lebih mudah. Microsoft Outlook juga sebuah aplikasi
pengelolaan klien email dan workgroup yang dikeluarkan oleh Microsoft, salah satu
perusahaan software terbesar pimpinan Bill Gates. Aplikasi ini biasanya menjadi paket
dalam MS Office, sehingga untuk menginstallnya dapat dilakukan bersama-sama dengan
MS Office.

Microsoft Office memiliki kegunaan utama yang biasa digunakan untuk mengirim,
menerima serta membaca pesan email. Program ini juga memiliki fungsi lainnya, seperti
fungsi kalender, jadwal kerja, catatan, dan jurnal.

Selain itu, Microsoft Outlook dapat digunakan sebagai aplikasi individu ataupun
perangkat lunak multi-pengguna. Dengan melalui Microsoft Exchange Server atau
SharePoint, Outlook dapat menyediakan akses kotak surat, kalender, folder, agregasi
data serta jadwal pertemuan. Microsoft juga telah merilis Aplikasi Outlook untuk
sebagian besar platform seluler, yakni Android dan iOS.

Electronic mail atau e-mail, adalah bentuk komunikasi yang sangat penting pada saat
sekarangini. Pada Outlook dapat ditemukan semua tools yang dibutuhkan untuk
mengatur dan menggunakan e-mail secara efektif.

Selain untuk pengelolaan email, Outlook juga mempunyai beberapa fasilitas lain seperti
pengelolaan kalender kerja, meeting, jadwal tugas dll. Sebelum menggunakan Outlook
ada baiknya terlebih dahulu kita mengenal menu-menu utama dari Outlook itu
sendiri.Bagian-bagian dari Outlook sebagai berikut:
 1.      Folder List
Folder List menampilkan semua folder yang ada, seperti Inbox, Personal Folders,
dan Public Folders.
2.      Toolbar
Toolbar berisi shortcuts dari perintah yang umum digunakan, seperti “New Mail
Message“, “Print“, dan”Print Preview“.
Note: Toolbar dapat diubah sesuai dengan keperluan/keinginan kita.
3.      Status Bar
Status Bar menunjukkan banyaknya pesan yang ada pada folder yang ditunjuk, dan
berapa banyak pesanyang belum dibaca jika ada.
4.      Outlook Bar
Sama seperti Folder List, Outlook Bar berisi shortcuts untuk fasilitas yang ada pada
Microsoft Outlook, seperti Calendar, Contacts, and Tasks.

B. Fungsi Microsft Outlook

Microsoft outlook 2010 mempunyai fungsi yang unik. Fungsi ini biasanya hanya
digunakan untuk mengirim dan membaca surat-elektronik, program ini juga memiliki
fungsi kalender, jadwal kerja, catatan, dan jurnal. Bila digunakan bersama dengan
Microsoft Exchange Server, Outlook dapat menyediakan akses kotak surat, kalender,
dan jadwal bersama. Namun karena banyak lubang keamanan dalam Outlook, program
ini sering digunakan untuk memasukkan virus, misalnya lewat attachment surat-
elektronik. Beberapa contoh virus yang disebarkan lewat cara ini adalah Melissa dan
Sobig. Microsoft publisher 2010 mempunyai fungsi yaitu digunakan untuk Desktop
publishing.
Microsoft Outlook 2010 mencakup fitur baru dan kemampuan untuk membantu
Anda tetap terhubung dengan orang-orang dan lebih baik mengelola waktu Anda dan
informasi.
kelebihan Microsoft Outlook 2010:

1. Expanded pita
 Pertama kali diperkenalkan di Microsoft Office Outlook 2007, pita adalah bagian
dari antarmuka pengguna Microsoft Office Fluent. Hal ini dirancang untuk membantu
Anda dengan cepat menemukan perintah yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan
tugas. Perintah diatur dalam kelompok logis yang dikumpulkan bersama di bawah tab.
Di Outlook 2010, pita telah menggantikan mantan menu di jendela utama Outlook.
Selain itu, pita dapat disesuaikan untuk memasukkan tab kustom yang Anda dapat
mempersonalisasikan untuk lebih cocok dengan gaya kerja Anda.

2. Ruang Opsi untuk mengatur account Anda.

Outlook Banyak pengaturan yang tidak terkait langsung dengan menciptakan
atau mengelola barang Outlook, seperti perintah cetak dan pilihan manajemen account,
kini dalam tampilan Microsoft Office Backstage. Klik File untuk mengatur account
Anda, membuat peraturan dan Otomatis Jawaban, dan menemukan pilihan di belakang
layar lainnya.

3. Melihat lebih dari pesan Anda.

Pandangan percakapan ditingkatkan sekarang tersedia bila Anda bekerja dengan
pesan Anda. Pandangan ini meningkatkan pelacakan dan mengelola pesan terkait,
terlepas dari folder yang berisi pesan. Anda dapat melihat program lengkap percakapan,
termasuk tanggapan Anda, menemukan respon paling baru, dan lebih mudah
menentukan pesan yang paling penting bagi Anda. Anda juga dapat dengan mudah
mengkategorikan atau mengabaikan percakapan lengkap. Untuk informasi lebih lanjut,
lihat Pengantar Tampilan Percakapan.

4. Proses dan file pesan Anda lebih cepat.

Langkah Cepat Matikan perintah dan prosedur yang paling sering Anda gunakan ke
dalam satu klik. Anda dapat menyesuaikan default Langkah Cepat, dan membuat tombol
sendiri yang menggabungkan tindakan sering Anda. Langkah Cepat galeri termasuk
tombol untuk file satu-klik dan bendera, mengirimkan pesan kepada tim Anda, dan
perintah populer lainnya. Untuk informasi lebih lanjut, lihat tugas-tugas umum atau
berulang-ulang Mengotomatisasi dengan Quick Steps.

5. Rapat Balas Penjadwalan pertemuan

Rapat Balas Penjadwalan pertemuan adalah semudah membalas pesan. Saat membaca
pesan, Anda dapat menjadwalkan pertemuan dengan semua penerima pesan dengan
perintah Rapat baru Balas. Semua penerima pesan ditambahkan ke permintaan
pertemuan baru dalam satu klik. Untuk informasi lebih lanjut, lihat Menanggapi pesan e-
mail dengan permintaan rapat.

6. Instant Search
Instant Search perbaikan Outlook 2007 diperkenalkan Instant Search. Pada Outlook
2010 lebih mudah untuk mempersempit hasil pencarian Anda dengan menggunakan
kriteria seperti pengirim, subyek kata kunci, dan informasi lain seperti adanya lampiran.
Tab Perangkat Pencarian kontekstual mencakup seperangkat filter yang efisien
memfokuskan pencarian Anda untuk mengisolasi item yang Anda inginkan. Untuk
informasi lebih lanjut, lihat Cari pesan atau item dengan menggunakan Pencarian Instan.

7. Clean Up Percakapan
Ketika pesan berisi semua pesan yang sebelumnya dalam Percakapan, Anda dapat
mengklik Clean Up untuk menghilangkan pesan-pesan berlebihan lainnya. Misalnya,
sebagai balasan orang untuk Percakapan suatu, tanggapan adalah di bagian atas dan
pesan-pesan sebelumnya dalam Percakapan di bawah. Alih-alih meninjau setiap
message, tetap hanya yang paling terbaru yang mencakup seluruh Percakapan. Untuk
informasi lebih lanjut, lihat Menggunakan Percakapan Clean Up untuk menghilangkan
pesan berlebihan.

8. Bekerja lebih cerdas dan lebih efisien dengan pesan.

Mail Tips Outlook 2010 meliputi Mail Tips, yang membantu Anda menghindari umum,
tapi kesalahan berpotensi mahal atau memalukan. Tips mail alert bisa dipicu oleh
tindakan termasuk mengklik Balas Semua ke daftar penerima yang besar, mengirimkan
informasi yang sensitif kepada seseorang di luar organisasi anda, atau mengirim pesan
kepada seseorang yang berada di luar kantor. Untuk informasi lebih lanjut, lihat
Mengaktifkan atau menonaktifkan Mail Tips.

9. Auto - perbaikan Daftar Lengkap Lebih mudah

Auto - perbaikan Daftar Lengkap Lebih mudah untuk menghapus nama dari Auto -
Daftar Lengkap saran, dan ketika Anda menggunakan account Microsoft Exchange
Server, Daftar Anda Auto-Complete tersedia dari komputer manapun yang Anda
menggunakan Outlook dengan account Exchange Anda. Untuk informasi lebih lanjut,
lihat Hapus nama dari Auto daftar lengkap.
 Adapun kegunaan lain dari Outlook, yaitu:
1.       Mengirim dan menerima pesan e-mail.

2. Menyertakan (attach) file kedalam pesan e-mail.

3. Membuat dan mengatur buku alamat (address book)
4. Mengatur dan mengarsipkan pesan e-mail.
5. Personalisasi pesan e-mail.
6. Melakukan penjadwalan

Jika kita bekerja dengan Outlook komputer kita harus tersambung pada internet atau
komputer kita harus tersambung pada local area network (LAN) dengan sebuah
komputer server yang menjalankan Microsoft Exchange Server. Kita juga dapat
terhubung ke ISP menggunakan sebuah modem dan line telepon, high-speed connection
seperti DSL atau kabel, atau melalui LAN, sebagai berikut:

1. Jika kita menggunakan modem, kita dapat secara manual melakukan koneksi
ketika kita membutuhkannya, atau kita dapat melakukan set up dial-up
networking untuk secara otomatis melakukan koneksi kapanpun kita membuka
Outlook. ISP kita akan memberikan nomor telepon, setting modem, dan
informasi khusus lainnya yang kita butuhkan untuk melakukan koneksi.

2. Jika kita terhubung ke LAN, maka harus dilakukan konfigurasi untuk

memberikan akses ke ISP kita dari komputer kita, Network/system administrator
kita dapat memberikan informasi mengenai bagaimana untuk memperoleh akses
ke internet mail melalui LAN.

Tanpa mempedulikan bagaimana kita terhubung ke ISP, untuk mengirim dan menerima
Internet mail, kita perlu mengetahui nama dari incoming (masuk) dan outgoing (keluar)
mail server, nama account, dan password kita. Outlook mendukung tiga tipe Internet
mail account, antara lain:

1. Post Office Protocol 3 (POP3)

 yaitu sebuah protocol yang digunakan untuk mengambil e-mail dari internet e-
mail server. Dengan POP3 account kita melakukan koneksi ke e-mail server dan
mendownload e-mail ke komputer kita.

2. Internet Message Access Protocol (IMAP)

yaitu hampir sama dengan POP3, hanya saja e-mail disimpan pada e-mail server.
Kita melakukan koneksi ke e-mail server untuk membaca e-mail header, dan
memilih e-mail mana yang ingin didownload ke komputer kita.

3. Hypertext Transfer Protocol (HTTP)

yaitu Protocol yang digunakan ketika mengakses web page dari internet, Ketika
HTTP digunakan sebagai e-mail protokol, e-mail disimpan, diambil dan
ditampilkan sebagai Web page individual. Hotmail adalah contoh HTTP e-mail
account.

C. Penggunaan Microsoft Outlook Untuk Pengelolaan Email

1. Membaca Email

Untuk membaca email pastikan Outlook berada pada folder “Inbox”, cukup dobel klik
pada pesan yang ingin dibaca. Pesan akan terbuka pada jendela baru. Untuk mengetahui
adanya pesan baru, pada windows toolbar ( sudut kiri monitor ) akan diberi tanda
amplop yang diiringi dengan suara “ding” sebagai bunyi default untuk email yang tiba
pada Outlook.

2. Membaca File Attachment

Jika Anda menerima pesan berisi file lampiran (attachment), di folder Inbox pada
Outlook akan di beri tanda paperclip disebelahnya. Untuk membuka fileattachment
lakukan langkah berikut

a) Buka pesan/mail message.

b) Akan ada icon dengan nama file di body text.
c) Dobel klik icon file. File attachment akan terbuka sesuai dengan program
aplikasinya. Anda bisa
d) menyimpannya atau menutup saja filenya.
 Cara menyimpan file attachment.
a) Sorot file attachment
b) Klik menu File – kemudian Save attachment.
c) Pilih folder tempat menyimpan file yang diinginkan.

3. Membuat Sub Folder pada Inbox.

Apabila kita ingin mengelompokkan email dan menempatkannya pada folder tertentu
hal ini dapat dilakukan dengan membuat folder baru di dalam folder Inbox.
Lakukan langkah berikut :
a) Pada folder Inbox klik File
b) Pilih New – pilih Folder
c) Ketik nama folder pada kolom yang tersedia.

4. Menggunakan “Message Rule”

Message Rule berguna untuk mengatur email agar dapat diterima sesuai dengan aturan
yang diinginkan. Juga berguna untuk mengelompokkan email pada folder tertentu
maupun untuk memblok email yang tidak kita inginkan ( iklan, spam, pornografi, dsb).
Untuk mensetting Message Rule lakukan langkah berikut :
a) Pada folder Inbox klik menu Tools
b) Klik “Rules Wizard” ( Akan muncul menu untuk “rules wizard”)
c) Klik tombol New
d) Pilih aturan sesuai keinginan (contoh “check message when they arrive” ), akan
memeriksaemail begitu tiba.
e) Klik Next
f) Pilih lagi sesuai aturan yang diinginkan ( contoh “with specific word in the sender’s
address” ), akan memeriksa kata-kata khusus pada alamat pengirim.
g) Klik kalimat “specific word” yang digaris bawah.
h) Isi sesuai dengan kata yang kita inginkan. (Mis: Didin)
i) Klik Next kemudian pilih “move it to the specified folder” (akan memindahkan
email ke folder tertentu)
j) Klik specified, akan muncul window folder daripada Outlook
k) Pilih folder yang anda inginkan pada “Inbox” ( sub folder).
l) Klik Next – kemudian beri nama/judul untuk message rule tadi
m) Klik Finish
 Ada kalanya kita tidak ingin menerima email tertentu yang mengganggu. Untuk
memblokir suatuemail yang tidak kita inginkan (iklan, spam, pornographi, dsb ) lakukan
langkah berikut:

1) Pada folder Inbox klik Tools

2) Klik “Rules Wizard” ( Akan muncul menu untuk “rules wizard”)
3) Klik tombol New
4) Pilih aturan sesuai keinginan (contoh “check message when they arrive” ), akan
memeriksaemail begitu tiba.
5) Klik Next
6) Pilih with “specific word in the body” ( akan mencek kata-kata yang ada pada isi
pesan)
7) Kemudian ketik/tambahkan kata-kata apa saja yang ingin Anda sensor/blok.
8) Klik Next kemudian pilih/cek “Delete it” ( akan langsung menghapus pesan bila tiba
)
9) Klik Next – kemudian beri nama/judul untuk message rule tadi.
10) Klik Finish

5. Menggunakan “Message Rule”

Untuk membuat pesan (message) baru pada Outlook ikuti langkah berikut:
1) Pada folder Inbox, klik menu File
2) Sorot New
3) Klik menu Mail Message
Ada 3 jenis tujuan pengiriman yaitu : To, Cc dan Bcc. Deskripsinya sebagai berikut:
      To: tujuan standar pengalamatan pesan.
      Cc: singkatan dari Carbon Copy. Jika Anda ingin mengirim pesan kepada seseorang,
tetapi ingin juga memberikan copy pesan pada orang lain, cantumkan alamat emailnya
pada kolom Cc selain pada kolom To.
      Bcc: singkatan dari Blind Carbon Copy. Jika Anda ingin mengirim pesan pada 2 orang,
pada koIom To dan pada kolom Bcc, keduanya akan menerima email tetapi penerima
yang ada dikolom To tidak akan mengetahui (blind) bahwa email juga dikirim kepihak
ke 2(Bcc).
Setelah menentukan bagaimana dan kemana pesan akan dikirim, ikuti langkah berikut :

1) Klik tombol pengalamatan (addressing) (To, Cc, or Bcc).

 2) Pada kolom “Show Names From The :” , pastikan address list yg benar telah
dipilih, klik tanda panah down untuk memilih.
3) Dobel klik ( tekan To->, Cc->, Bcc-> ) nama orang yang ingin dikirim. Anda
dapat memilihlebih dari satu nama dengan dobel klik pada nama tsb.
4) Klik tombol OK . Anda akan kembali ke menu pesan/New Mail Messagedengan
alamatemail yang telah dipilih tadi.
5) Masukkan text pada halaman isian pesan

6. Pemakaian Group
Anda dapat mengirim email ke Group tertentu, yang terdiri dari gabungan beberapa
alamat email. Hal ini berguna untuk memudahkan pengiriman email ke banyak alamat
sekaligus dalam satu Group daripada menuliskan alamat email satu-persatu. Untuk
membuat Group akan dibahas pada bab selanjutnya. Untukmengirim ke Group lakukan
langkah berikut
1) Klik “To” pada pengiriman email. Akan muncul menu Address Book.
2) Pada kolom “Show Names from the : “ pilih All Groups ( atau ditempat mana
anda membuat groups).
3) Klik Ok dan Send

7. Mengirim Attachments ( file lampiran)

Jika Anda ingin menyertakan sebuah file atau lebih pada pesan Anda, seperti dokumen
atau spreadsheet, lakukan langkah berikut:
1) Seperti biasa, buat pesan baru beserta elamat emailnya.
2) Setelah selesai mengetik pesan tekan tombol Insert pada toolbar.
3) Klik File.
4) Cari file yang ingin anda sertakan.
5) Dobel klik pada file yang akan disertakan
Setelah itu file akan dimasukkan ke dalam pesan dan siap disertakan. Cara
singkat lain adalah dengan drag and drop file dari desktop atau Windows Explorer ke
body pesan.

8.      Membalas ( Reply ) Pesan

Ketika menerima dan telah membaca sebuah pesan (email) kemungkinan Anda ingin
langsung membalas pesan ke orang yang mengirimnya. Untuk melakukan hal tersebut
lakukan langkah berikut :
Standard Reply
 1) Pada folder Inbox doble klik email yang ingin Anda balas.
2) Klik tombol Reply .
3) Alamat pengirim akan otomatis tercantum pada bagian To:
4) Ketik pesan anda pada body pesan.
5) Klik Send.
6) Reply To All
Fungsi reply to all akan membalas pesan kepada semua penerima pesan yang dituju oleh
pengirim pertama.

9.      Of Office Assistant

Ms Outlook menyediakan fasilitas autoreply, dimana Outlook akan otomatis membalas
email yang datang. Jika Anda berada diluar kantor atau sedang tidak ditempat, Anda
bisa otomatis mengirim reply pesan keorang yang mengirim anda pesan, sehingga orang
itu tahu bahwasannya Anda belum membaca pesan yang telah dia kirim. Hal ini kita
lakukan dengan memanfaatkan fasilitas Outlook yang disebut “Out Of Office Assistant
“. Untuk melakukannya lakukan langkah berikut :
1) Klick Tools pada toolbar.
2) Klik Out Of Office Assistant.
3) Jendela Out Of Office Assistant akan muncul. Klik radio button disebelah “I
am currentlyout of the office” dan ketik pesan yang ingin Anda sampaikan
pada kotak yang tersedia.
4) Klik tombol OK.

10.  Forward ( Meneruskan ) Pesan

Ketika Anda sudah membaca pesan, dan ingin juga menyampaikan/meneruskan pesan
tersebut ke orang lain, lakukan langkah berikut :
1) Buka email/pesan yang ingin Anda teruskan ke orang lain.
2) Klik tombol Forward . Masukkan alamat email penerima. Anda dapat
menambahkan komentar di body text pesan jikadiinginkan.
3) Setelah selesai, klik Send.

11.  Pemakaian Signature

Kita juga dapat menyertakan “signature” atau tanda tangan elektronik, biasanya
ditempatkan pada bagian bawah email kita. Signature terlebih dahulu dibuat formatnya
sehingga sewaktu mengirim email tidak perlu dilakukan berulang-ulang tetapi secara
 otomatis akan tertera pada bagian bawah email kita. Untuk melakukannya ikuti langkah
berikut:
1) Pada Outlook klik menu Tools
2) Pilih Options
3) Pilih Mail Format ( ada di atas )
4) Kemudian klik tombol “Signature Picker” akan muncul window untuk
mengedit “signature”
5) Pilih New – masukkan nama untuk “signature” Anda.
6) Klik Next – Ketik sesuai yang Anda inginkan, demikian juga anda bisa
memilih warna dan bentuk dari font.
7) Klik Finish
Signature biasanya berisi jabatan dan alamat pengirim e-mail, sehimgga
penerima dapat mengenal identitas pengirim.

12.  Pengelolaan Personal Address Book/Alamat Email

Outlook menyediakan fasilitas Address Book untuk mengelola semua alamat
email yang ada,mengelompokkannnya secara personal maupun dalam beberapa Group.
Personal Address Book berisi alamat e-mail beserta informasi atau data-data dari orang
yang ingin Anda simpan. Untuk membuka Personal Addres Booklakukan langkah2
berikut :
1) Klik menu “Tools” pada toolbar.
2) Klik “Address Book“.
Secara otomatis (default) akan menampilkan “Global Address List” yang berisi alamat
e-mail yang telah terdaftar.

13.  Menambah alamat email ke Outlook Address Book :

Untuk menambah alamat email ke Outlook Address Book, lakukan langkah berikut :
1) Klik tanda panah dibawah “Show Names from the:” pilih Outlook Address
Book
2) Klik File.
 3) Klik New Entry.
4) Pilih New Contact from the list and klik “OK“.
5) Pada isian Full Name, ketik nama lengkap.
6) Pada isian Email : ketik alamat lengkap e-mail orang tersebut.
Contoh : hrn1328@yahoo.com
Setelah itu klik tombol “Save and Close“.

D. Fitur Microsoft Outlook

1. Halaman utama (Tengah)

Pada platform surat virtual lainnya, pengelompokkan setiap e-mail menjadi salah satu
fitur yang kini semakin digemari oleh pengguna karena kemudahan yang ditawarkannya.
Pengguna tidak lagi harus bersusah payah mencari e-mail penting diantara ratusan e-
mail notofikasi yang memenuhi inbox.

Pada Outlook.com, jenis e-mail secara default hanya dibagi menjadi dua yaitu ‘focused’
dan ‘other’. Atau dalam kata lain dapat dianggap sebagai pembagian email penting dan
tidak penting. Semua email yang bersifat notifikasi, edaran, update atau promosi akan
otomatis masuk ke bagian ‘other’, sedangkan yang berasal dari e-mail dari individu
seperti teman, kolega, urusan kantor, dll akan masuk ke focused. Pengelompokkan ini
dapat diatur lebih lanjut dengan menambahkan category maupun folder mail baru.

Pada sebelah bagian kiri halaman e-mail, selain folder Inbox, Junk Email, Drafts, Sent
Items, Deleted Items dan Archive, yang masing-masing fungsinya sudah kita ketahui,
Anda dapat menambahkan folder baru untuk menyimpan jenis e-mail tertentu sesuai
kebutuhan. Folder ini dapat diatur sedemikian rupa sehingga setiap email dari pengirim
tertentu akan secara otomatis masuk kedalam folder ini ketika Anda menerimanya.

2. Bagian Kiri atas

Dari halaman e-mail ini Anda dapat langsung terkoneksi dengan semua platform yang
dimiliki oleh Microsoft. Pada bagian kiri atas terdapat 9 kotak kecil berwarna biru,
apabila di klik maka akan memunculkan semua platform Microsoft lainnya yang dapat
langsung Anda gunakan.

3. Bagian Kiri Bawah

Pada bagian kiri bawah, selain Outlook Mail Anda diberikan 3 buah pilihan shortcut
lainnya ke platform Microsoft Outlook yaitu :

a) Outlook Calendar

merupakan aplikasi web yang menyediakan layanan majemen waktu bagi

pengguna. Tampilan calendar dapat dilihat dalam kategori bulanan, harian, bahkan jam
dan menit. Pengguna dapat membuat jadwal kegiatan mingguan dan juga sehari-hari,
yang akan ditampilkan langsung pada halaman Windows Start PC Anda.
Fitur ini dikaitkan langsung dengan e-mail karena seperti yang sudah kita ketahui
berbagai macam kegiatan/acara seperti undangan pemberitahuan meeting bisnis dll
sering diinformasikan melalui e-mail. Dengan begitu, diharapkan dapat memudahkan
pengguna menyimpan acara. Baik yang sifatnya sudah berlangsung maupun sebagai
pengingat untuk kegiatan/acara yang akan dilakukan dikemudian hari.

b) Outlook People

Merupakan layanan manajemen contact. Semua pengirim email yang masuk ke

dalam inbox Anda tidak secara otomatis ada dalam daftar kontak ‘Outlook People’,
Anda harus memasukkannya satu persatu. Selain alamat email, Anda dapat
menambahkan lokasi, nomor telepon dan terintegrasi langsung dengan akun Twitter dan
Facebook apabila Anda menambahkannya pula. Setelah Anda memasukkan semua
keterangan dan link dari seseorang, secara otomatis contact ini akan terupdate dengan
sendirinya apabila terdapat perubahan. Pengguna dapat saling berbagi detail contact
yang dinamakan profile, dapat kita juga membatasi apa saja yang boleh diketahui oleh
orang lain.

c) Outlook Tasks

Merupakan bagian dari fitur manajemen waktu yang dikembangkan oleh

Outlook.com. Apabila dilihat dari pengertian harfiahnya, ‘task’ atau tugas ini berfungsi
untuk memudahkan pengguna dalam mengatur dan mengingat semua tugas-tugas yang
harus dikerjakan. Tampilannya sangat sederhana dan terkesan seperlunya. Mungkin bisa
dibilang aplikasi di smatphone Anda bisa lebih efektif. Namun, untuk Anda yang sering
berada di depan computer kesayangan sebagai sahabat kerja, sudah pasti fitur ini cukup
membantu.

4. Bagian Kanan dan Kanan Atas

Pada sebelah kanan tampilan layar, pengguna biasanya disuguhi oleh iklan statik.
Jangan salah sangka dulu ya, meskipun Outlook.com menyematkan ads / iklan, tapi
dijamin iklan yang ditampilkan tidak mengganggu para pengguna.
Iklan ini juga akan tertutup secara otomatis apabila Anda mengaktifkan pilihan-pilihan
yang terdapat pada bagian sebelah kanan atas. Pada bagian kanan atas ini terdapat lima
fitur pilihan, penjelasan singkat dibawah ini akan menerangkan guna masing-masing
tombol diurutkan dari paling kanan.
a) User account

Ketika Anda mendaftar, secara otomatis Anda juga membuat akun Microsoft sehingga
apabila memilih ‘Edit account’ atau pun ‘View account’ Anda akan diteruskan ke
halaman akun Microsoft.

b) Halaman ‘Help’

Halaman ini adalah layanan bagi pengguna yang mengalami kesulitan untuk
menavigasikan Outlook.com. Semua fakta dan pertanyaan yang sering diajukan
pelanggan dapat diakses secara mudah dengan memasukkan kata kunci yang
bersangkutan. Mesin pencarian kemudian akan menampilkan beberapa kasus yang
memiliki kata kunci tersebut, Anda hanya perlu memilih FAQ mana yang paling sesuai
dengan pertanyaan Anda. Jika tidak ada yang sesuai dengan kriteria, Anda dapat
menghubungi contact support di pilihan ‘Help’ paling bawah.

c) Mail Setting

Pada bagian ini, Anda akan diberikan semua pilihan yang berhubungan dengan
pengaturan e-mail Anda agar dapat berfungsi lebih efektif sesuai dengan kebutuhan
Anda. Beberapa pilihan tersebut diantaranya yaitu Display Setting, Offline settings,
Change Theme dan lain sebagainya. Mungkin akan lebih mudah apabila setiap fitur ini
dijelaskan dalam artikel yang berbeda.

d) Halaman Notifikasi

Selayaknya fungsi halaman notifikasi, bagian ini akan menampilkan semua notifikasi e-
mail lainnya. Dengan tambahan bonus, apabila ada agenda yang Anda masukkan pada
calendar dan task, maka secara otomatis notifikasi dari kedua fitur tersebut akan
ditampilkan pula pada halaman ‘notifications’ ini.

e) Shortcut Skype

Kalau platform yang satu ini sudah sering dengar ‘kan? Yap, Skype merupakan anak
perusahaan Microsoft yang diakuisisi pada bulan Mei 2011. Skype adalah platform yang
memungkinkan pengguna untuk melakukan video chat maupun voice call hampir ke
semua device, seperti computer, smartphones, mobile devices seperti jam tangan pintar
dan Xbox console dan bahkan ke sambungan telepon biasa. Itulah mengapa, meskipun
sudah banyak pengguna yang beralih melakukan video call melalui smartphone, Skype
masih menjadi unggulan diantara banyaknya platform sosial media baru. Apabila
shortcut Skype di klik, melalui Outlook Mail Anda dapat langsung melakukan video
chat maupun voice call ke daftar contact di Outlook People Anda.

E. Maanfaat Microsft Outlook

Apakah Anda lupa melampirkan file?

Outlook tidak dapat mengingatkan tentang tugas yang tidak pernah dimasukkan atau
janji yang lupa ditulis, tetapi program ini dapat mencegah Anda mengirim email tanpa
lampiran. Saat menulis email baru dan mengetik kata-kata lampiran atau dilampirkan
lalu mencoba mengirimnya tanpa menyertakan lampiran, Outlook akan mengingatkan
bahwa Anda mungkin lupa melampirkan file. Anda dapat menghentikan proses
pengiriman, melampirkan file, kemudian mengirimkan pesan tersebut. Untuk fitur
lampiran yang lebih canggih, lihat Melampirkan file atau menyisipkan gambar dalam
pesan email Outlook.

Penerbangan Anda tak akan terlewat

Jika menerima pemesanan penerbangan, hotel, atau penyewaan mobil melalui email,
Outlook akan secara otomatis menambahkannya ke kalender Anda beserta informasi
yang terkait, seperti konfirmasi atau nomor pelacakan, bahkan tautannya. Sayangnya,
Outlook belum dapat menghitung waktu perjalanan ke bandara, jadi pastikan untuk
mencari tahu keadaan lalu lintas sebelum Anda pergi.

Tetap fokus dan abaikan percakapan tertentu

Pernah terlibat dalam utas email yang ingin Anda abaikan? Jika bekerja untuk
perusahaan besar, seseorang mungkin menambahkan Anda ke daftar distribusi tanpa
sepengetahuan Anda. Untuk anekdot lucu (dan agak menyebalkan) tentang pengalaman
Microsoft sendiri dengan situasi ini, lihat Blog Tim Exchange. Daripada menghapus satu
per satu dalam utas saat pesan masuk, cobalah Abaikan seluruh percakapan. Semua
pesan dalam percakapan akan dipindahkan ke folder Item Dihapus dan pesan
selanjutnya dalam percakapan tersebut akan melewati Kotak Masuk untuk langsung
masuk ke folder Item Dihapus. Ingin tahu selengkapnya? Lihat mengabaikan semua
pesan email dalam percakapan.

Jangan khawatir akan melewatkan pesan penting

Mungkin, Anda sedang menunggu tawaran pekerjaan atau kode pra-penjualan konser,
atau berkas hukum dari bos. Namun, ada pekerjaan yang tidak memungkinkan Anda
menatap Outlook terus-menerus. 
Gunakan pemberitahuan item baru Outlook yang akan memberi tahu ketika ada pesan
masuk yang memenuhi kriteria tertentu. Pemberitahuan ini akan muncul di atas aplikasi
lain yang sedang digunakan sehingga pesan tidak akan terlewatkan. Untuk informasi
selengkapnya tentang pemberitahuan pesan, lihat Mengaktifkan atau menonaktifkan
pop-up pemberitahuan pesan baru.

Membersihkan folder

Memiliki beberapa utas dalam Kotak Masuk dengan puluhan atau bahkan ratusan pesan
di dalamnya? Kemungkinan, ada banyak pesan yang hampir sama satu sama lain. Pesan
sudah dibaca, direspons, tetapi Anda tidak pernah menghapusnya.

Gunakan tombol Bersihkan untuk menghapus banyak pesan dan hanya meninggalkan
pesan yang belum dibaca atau memiliki informasi khusus di dalamnya. Cobalah dan
nikmati Kotak Masuk yang tampak bersih. Lihat pembersihan folder dan percakapan
untuk informasi selengkapnya.

Membuka beberapa Jendela Outlook

Pernahkah Anda merasa ingin beralih antara kotak masuk dan kalender segera atau
menampilkannya secara berdampingan? Beralih antara Email, Kontak, Kalender, Tugas,
Catatan, Folder, Pintasan, dan Add-in itu mudah. Pilih tombol yang tepat di panel
navigasi. 

Jika ingin membuka salah satu opsi tersebut di jendela Outlook baru, klik kanan tombol
dan bukan mengklik atau memilihnya. Pilih Buka di Jendela Baru. 

@Sebutan

Pernah mengirim email ke puluhan rekan kerja namun hanya memerlukan jawaban dari
dua orang saja? Mungkin, Anda menggunakan efek teks seperti tebal, garis bawah, dan
warna font terang untuk menyorot nama mereka. Sekarang, ada opsi lain untuk
melakukannya. 

Ketik simbol @ diikuti dengan nama mereka, dan beberapa hal akan terjadi. 

 Nama mereka akan otomatis ditambahkan ke baris Kepada pada pesan email.
 Nama mereka disorot dalam isi pesan.
 Saat menerima pesan dalam kotak masuknya, mereka akan melihat simbol @
dalam daftar pesan yang menunjukkan bahwa nama mereka telah disebut. 
Memiliki tips untuk dibagikan?

Salah satu hal terhebat tentang Outlook adalah semua yang dapat dilakukannya. Dari
mengelola kontak hingga membuat dan menetapkan tugas, mencetak label surat yang
indah, dan mengelola jadwal digital Anda, Outlook dapat melakukan semuanya. Kami
cukup yakin Anda memiliki tips dan trik sendiri untuk dibagikan dengan kami dan
seluruh dunia. Tinggalkan komentar untuk kami dengan hal terhebat yang dapat Outlook
lakukan menurut Anda. 

Jika ingin membuka salah satu opsi tersebut di jendela Outlook baru, klik kanan tombol
dan bukan mengklik atau memilihnya. Pilih Buka di Jendela Baru. 

F. Cara menggunakan Microsoft Outlook

1. Cara mengirim Gmail dari Microsoft Outlook

a. Untuk mengirim email baru bisa digunakan berbagai cara:

b. pada toolbar klik dua kali ikon yang bergambar amplop, atau

c. klik file, new, mail message, atau langsung ctrl+N

Ada 3 jenis tujuan pengiriman yaitu : To, Cc dan Bcc. Deskripsinya sbb:

To: tujuan standar pengalamatan pesan.

Cc: singkatan dari Carbon Copy. Jika Anda ingin mengirim pesan kepada seseorang,
tetapi ingin juga memberikan copy pesan pada orang lain, cantumkan alamat emailnya
pada kolom Cc selain pada kolom To.
Bcc: singkatan dari Blind Carbon Copy. Jika Anda ingin mengirim pesan pada 2 orang,
pada koIom To dan pada kolom Bcc, keduanya akan
menerima email tetapi penerima yang ada di kolom To tidak akan mengetahui (blind)
bahwa email juga dikirim kepihak ke 2 (Bcc).
d. jika email yang dibuat melampirkan file atau attachment, klik ikon bergambar paper
clip atau klik insert, file

untuk menentukan akan kemana pesan yang dikirim, ikuti:

e. Klik tombol pengalamatan (addressing) (To, Cc, or Bcc).

f. Alamat yang dituju, pada toolbar dobel klik ikon address book.

g. pilih nama kontak yang akan dikirimi email dan tempatkan nama pada pilihan to, cc
atau bcc.
h. Klik tombol OK. Anda akan kembali ke menu pesan/New Mail Message

dengan alamat email yang telah dipilih tadi.

i. Masukkan text pada halaman isian pesan.

j. Setelah selesai mengetik pesan klik tombol Send, dan pesan akan segera dikirim..

1. Cara Menggunakan Massage Rule

Message Rule berguna untuk mengatur email agar dapat diterima sesuai dengan aturan
yang diinginkan. Juga berguna untuk mengelompokkan email pada folder tertentu
maupun untuk memblok email yang tidak kita inginkan ( iklan, spam, pornografi,
dsb).
Untuk mensetting Message Rule lakukan langkah berikut :

1. Pada folder Inbox klik menu Tools

2. Klik “Rules and Alerts”

3. Klik tombol New

4. Pilih aturan sesuai keinginan (contoh “check message when they arrive” ), akan
memeriksa Email begitu tiba.
5. Klik Next

6. Pilih lagi sesuai aturan yang diinginkan ( contoh “with specific word in the
sender’saddress” ), akan memeriksa kata-kata khusus pada alamat pengirim.
7. Klik kalimat “specific word” yang digaris bawah.

8. Isi sesuai dengan kata yang kita inginkan. (Mis: Andi)

9. Klik Next kemudian pilih “move it to the specified folder” (akan memindahkan
email ke folder tertentu)
10. Klik specified, akan muncul window folder daripada Outlook

11. Pilih folder yang anda inginkan pada “Inbox” ( sub folder).

12. Klik Next – kemudian beri nama/judul untuk message rule tadi

13. Klik Finish

Ada kalanya kita tidak ingin menerima email tertentu yang mengganggu. Untuk
memblokir suatu email yang tidak kita inginkan (iklan, spam, pornografi, dsb )
lakukan langkah berikut :

Pada folder Inbox klik Tools

a. Klik “Rules and Alerts”

b. Klik tombol New
c. Pilih aturan sesuai keinginan (contoh “check message when they arrive” ), akan
memeriksa email begitu tiba.
d. Klik Next
e. Pilih with “specific word in the body” ( akan mencek kata-kata yang ada pada isi pesan)
f. Kemudian ketik/tambahkan kata-kata apa saja yang ingin Anda sensor/blok.
g. Klik Next kemudian pilih/cek “Delete it” ( akan langsung menghapus pesan bila tiba )
h. Klik Next – kemudian beri nama/judul untuk message rule tadi.
i. Klik Finish

G. Kelebihan dan Kekurang Microsoft Outlook

Untuk bersaing dengan rival berat yaitu Yahoo Mail dan Gmail akhirnya Microsoft
melakukan perubahan besar pada layanan Emailnya . Outlook.com sebagai pengganti layanan
Hotmail diharapkan bisa mengambil hati pengguna email yang saat ini memang didominasi
oleh Yahoo Mail dan Gmail.

Hotmail masih penguasa pasar dengan menguasai 36 persen pasar layanan email dunia.
Namun dengan GMail dengan cepat mengejar penguasaan karena menguasai 31 persen.
Pemain lain Yahoo statis dengan 34 persen.Tentunya ada beberapa kelebihan yang di
tawarkan Microsoft terkait layanan Outlook ini.

Berikut beberapa kelebihan Email Outlook tersebut :

 Microsoft Outlook mempunyai berbagai kelebihan, diantaranya yaitu :

 Interface ( tampilan ) sederhana namun tetap elegan.
 Memungkinkan pengguna untuk melakukan video call dengan Skype.
 Memiliki fitur undo untuk mengembalikan perintah yang baru saja dilaksanakan.
 Bisa dengan mudah terhubung ke sosmed ( social media ).
 Memiliki kapasitas SkyDrive sebesar 7 GigaByte.
 Dapat secara langsung mengedit dokumen office di SkyDrive
 Dapat memilah email masuk sesuai kategori yang dikehendaki.
 Dapat terhubung ke perangkat mobile seperti smartphone.

Kekurangan Outlook : 

 E-mail sulit diarsipkan, karena tersimpan di server penyedia layanan e-mail.

 Jika server mengalami masalah, ada kemungkinan e-mail dan bahkan akun e-mail
dapat hilang begitu saja.
 Pada saat mengakses akun e-mail, koneksi tidak boleh terputus.
 Besarnya media penyimpanan yang digunakan terbatas, tergantung penyedia layanan
e-mail tersebut.
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
1.     Microsoft Outlook adalah sebuah program untuk manajemen informasi personal yang
membantu mengatur waktu dan informasi secara lebih efektif serta memungkinkan
penggunanya untuk berbagi informasi antar sesama dengan lebih mudah.
2.     Mengirim dan menerima pesan e-mail, Menyertakan (attach) file kedalam pesan e-
mailMembuat dan mengatur buku alamat (address book), Mengatur dan mengarsipkan pesan
e-mail, Personalisasi pesan e-mail, dan Melakukan penjadwalan.
3.     Membaca Email, Membaca File Attachment, Membuat Sub Folder pada Inbox,
menggunakan “message rule”, menggunakan “message rule” , pemakaian group, mengirim
attachments ( file lampiran) , membalas ( reply ) pesan, of office assistant, forward
( meneruskan ) pesan, pemakaian signature pengelolaan personal address book/alamat email,
menambah alamat email ke outlook address book.

Daftar Pustaka

https://adindaps2608.wordpress.com/2018/11/16/aplikasi-web-kelebihannya-dan-
kekurangannya/

http://pipinyulliani.blogspot.com/2016/01/ microsof-outlook.html

https://jogjaweb.co.id/blog/pengertian-dan-manfaat-microsoft-outlook

https://dianisa.com/pengertian-microsoft-outlook/

https://support.microsoft.com/id-id/office/7-hal-hebat-yang-tidak-anda-ketahui-tentang-
outlook-314cf31f-5cf9-4643-bc50-6d444107c6ae

https://www.bukugue.com/fitur-email-outlook/