Divisi Teknologi dan Sistem Informasi (TSI) di Perusahaan NyakMinyak saat ini

sedang mengembangkan 3 (tiga) sistem utama yang akan digunakan oleh tiga
divisi utama di perusahaan, yang disebut Production Monitoring System (PMS)
yang digunakan oleh Divisi Produksi, Drilling Monitoring System (D -MOS)
digunakan oleh Divisi Pengeboran, dan Budgeting and Reporting Manager
(BUREM) digunakan oleh Divisi Anggaran dan Pelaporan Biaya (APB). Masing-
masing sistem di atas memiliki kondisi yang berbeda:
• Production Monitoring System (PMS): Sudah berjalan selama empat tahun tapi
belum Go Live, sistem ini hampir selesai untuk proses pengembangan yang
dilakukan oleh divisi internal TSI, tetapi mengharuskan pengguna untuk
memverifikasi data (UAT). Pengguna agak enggan memverifikasi data karena
memiliki sistem yang sudah lama digunakan dan dikembangkan sesuai kebutuhan.
• Drilling Monitoring System (D-MOS): Tahap masuk dari proses Development
yang dilakukan oleh divisi internal TSI, mengharuskan user untuk memberikan
input data kebutuhan dan prioritas fitur yang akan dikembangkan. Pengguna
memiliki keinginan yang besar untuk terlibat, namun pengembangan D-MOS
masih diabaikan oleh Divisi TSI, karena mereka lebih fokus pada pengembangan
PMS. Sumber daya yang dialokasikan terbatas yang mengakibatkan kemajuan
yang lambat.
• Budgeting and Reporting Manager (BUREM): Dikembangkan dari satu tahun
yang lalu oleh vendor eksternal, namun dalam pengembangannya mengalami
masalah yang menyebabkan perselisihan dengan vendor. Pengguna tidak mau
menggunakannya, diduga karena tidak sesuai dengan kebutuhannya.

Divisi Pengembangan Unit Kerja TSI (Pemberian Pekerjaan) meminta keahlian

Anda untuk melakukan penilaian kondisi, dengan fokus pada kondisi di setiap
sistem. Penilaian harus memperhatikan perbedaan kondisi setiap sistem dan
tahap pengembangannya, serta perbedaan minat dan keinginan setiap pengguna.
Pada saat yang sama, divisi internal di TSI juga memiliki konflik internal karena
perbedaan pendapat mengenai solusi yang ditawarkan kepada pengguna pada
Production Monitoring System (PMS) dan Drilling Monitoring System (D-MOS).
Satu unit menginginkan solusi dengan framework A, sedangkan unit kerja lainnya
menginginkan framework B. Ketika sampai pada keputusan memilih solusi
framework A, unit yang tidak setuju menjadi pasif dan tidak banyak membantu
dalam pengembangan. Tim Anda juga memenuhi kondisi pada saat penilaian
bahwa ada masalah pemilihan solusi teknologi, serta kuantitas dan kualitas unit
kerja pengembangan kompetensi, sehingga proyek PMS dan D-MOS tidak selesai
sesuai rencana. Kepala Divisi TSI yang merupakan otoritas tertinggi di Divisi TSI
baru saja terpilih, sehingga belum bisa menggunakan kewenangannya karena
belum mendapatkan wawasan permasalahan terkait kondisi yang terjadi di tim.
Hal lain terjadi pada Pengelola Anggaran dan Pelaporan (BUREM). PIC Divisi TSI
yang sebelumnya menangani pengembangan BUREM, menolak untuk terlibat
sama sekali dalam peningkatan/perbaikan di BUREM, padahal PIC memiliki
banyak ilmu dan pembelajaran. PIC Divisi TSI menjadi trauma karena masalah
yang diangkat dalam pengembangan Pengelola Anggaran dan Pelaporan (BUREM)
dan telah dicatat sebagai salah satu temuan BPK.

Ada satu pihak lain yang tidak terkait langsung dengan perkembangan PMS dan D-
MOS, tetapi memiliki kewenangan besar di Perusahaan NyakMinyak, yaitu
Internal Control (IC) yang memiliki kewenangan langsung di bawah Direktur. IC
menganggap solusi PMS bermasalah sehingga belum selesai dikembangkan
selama 4 tahun. IC secara pribadi meminta tim Anda untuk memberikan informasi
berdasarkan hasil penilaian ini kepada mereka (tanpa diketahui oleh Giving
Works), sehingga mereka dapat menentukan tindakan terhadap PMS tersebut,
apakah dilanjutkan, dihentikan sementara atau dihentikan.
Selain dari pihak internal, ada kepentingan dari pihak eksternal yaitu BPK dan KPK
yang ingin memastikan transparansi dan akuntabilitas proses yang terjadi di
Perusahaan NyakMinyak. Mereka mendesak PMS sebagai wahana perusahaan
untuk meningkatkan transparansi dan akuntabilitas segera dilakukan, seperti yang
dijanjikan akan Go Live pada akhir 2014. BPK dan KPK akan menindak tegas pihak-
pihak yang terlibat dalam Sistem Pemantauan Produksi (PMS). pembangunan jika
terbukti menyebabkan masalah perkembangan PMS.

INSTRUKSI
Tim Anda diminta untuk menganalisis kondisi di atas, dan mencari solusi dalam
penilaian kondisi yang dikemas sehingga masing-masing pihak yang
berkepentingan dan peduli puas dengan hasil penilaian.
• Bagaimana Anda memastikan hasil penilaian tidak menimbulkan masalah bagi
tim Anda? (yaitu tidak dibayar oleh klien).
Jawab:
Production Monitoring System (PMS): Untuk memverifikasi data (UAT), dilakukan
pembaruan sistem yang sudah lama digunakan dan dikembangkan oleh pengguna
agar proses verifikasi data (UAT) dapat berjalan.
Drilling Monitoring System (D-MOS): Pengembangan D-MOS dapat kembali di
lakukan oleh Divisi TSI agar memberikan input data kebutuhan dan prioritas fitur
yang akan dikembangkan. Maka sumber daya yang dialokasikan ada/melimpah
dan kemajuan yang baik.
Budgeting and Reporting Manager (BUREM): Untuk melanjutkan pengembangan
dengan vendor eksternal maka dilakukan pendekatan dengan vendor tersebut
agar mendapatkan titik permasalahan yang ada dengan user, apabila tidak sesuai
dengan kebutuhan user, maka mencari vendor baru lebih baik.

untuk perbedaan solusi di divisi internal TSI maka dilakukan pendekatan kembali
walaupun berbeda Framework tetapi mencoba mengakrabkan kembali 2 sisi
tersebut. walaupun keputusan memilih framework A, kami mencoba
mendengarkan unit yang tidak setuju agar kembali aktif dan banyak membantu
dalam pengembangan.
Untuk masalah yang terjadi di Tim saya, maka kami melakukan
mediasi/pendekatan untuk mencapai titik solusi yang tepat pada masalah,
sehingga proyek PMS dan D-MOS selesai sesuai rencana.
Meminta Kepala Divisi TSI yang baru saja terpilih untuk tegas dalam mengambil
keputusan walaupun baru saja terpilih, dan menggunakan kewenangannya agar
Divisi TSI kembali normal.
Pada pengelola anggaran dan pelaporan (BUREM), mendesak PIC Divisi TSI yang
sebelumnya menangani Pengembangan BUREM agar terlibat kembali dalam
peningkatan/perbaikan di BUREM agar permasalahan bisa teratasi dengan ilmu
dan pembelajarannya. walaupun trauma karena dicatat sebagai salah satu
temuan BPK yang diangkat dalam pengembangan BUREM karena masih tanggung
jawab PIC DIVISI TSI sebelumnya. jika tidak maka dapat di tuntut.
membantu baik secara moril maupun materiil dalam kepentingan BPK dan KPK
dalam memastikan transparansi dan akuntabilitas proses yang terjadi di
perusahaan NyakMinyak tanpa menutupi sedikit pun guna upaya dalam
pemberantasan korupsi atau penyelewengan perusahaan terkait, jujur dan
mengedepankan sikap musyawarah dan menerima hasil dengan lapang dada.
membantu BPK dan KPK menindak tegas pihak-pihak yang terlibat dalam Sistem
Pemantauan Produksi (PMS). pembangunan jika terbukti menyebabkan masalah
perkembangan PMS.

• Bagaimana membuat semua orang senang dengan hasil penilaian Anda? Silakan
uraikan proses analitis dan berpikir Anda pada lembar yang disediakan. Silakan
tuliskan laporan hasil penilaian Anda sesuai dengan ketentuan yang disebutkan
sebelumnya.
Jawab:
Sebelum membuat hasil penilaian saya, maka saya akan Menyelidiki situasi atau
masalah secara detail dan Mengumpulkan berbagai macam informasi terkait
dengan situasi tersebut. Pasti dalam penilaian saya ada beberapa pihak yang tidak
senang, untuk itu maka saya akan melakukan beberapa hal: mengumpulkan
informasi dan pahami permasalahan, Batasi opsi kemungkinan, menanyakan
kepada Tim saya atau orang yang berpengalaman, meninjau kembali 3 sistem
utama di perusahaan NyakMinyak, meninjau kembali hasil yang timbul apabila
hasil penilaian kurang cocok, mengambil risiko dan tegas, menjaga emosi dan
pikiran.
Apabila masih ada pihak yang tidak suka dengan penilaian saya, mencoba
mencoba mendengarkan unit yang tidak setuju agar dapat di terima atau
memberikan beberapa opsi antara pihak perusahaan dan tim saya.