Effective Communication Skills

Machine Translated by Google
Pelatihan MTD
Kemampuan komunikasi efektif
Unduh ebook gratis di bookboon.com
2
Keterampilan Komunikasi Efektif ©

2010 Pelatihan MTD & Ventus Publishing ApS
ISBN 978-87-7681-598-1
3
Kemampuan komunikasi efektif Isi
Isi
Kata pengantar 7
1. Pendahuluan – Keterampilan Komunikasi yang Efektif 10

1.1 Pentingnya Komunikasi Apa Itu 10
1.2 Komunikasi? 10
1.3 Apa itu Keterampilan Komunikasi? 11
1.4 Proses Komunikasi 11
1.4.1 Sumber 13
1.4.2 Pengodean 14
1.4.3 Saluran
Pesan
1.4.5 14
1.4.4 Dekode 14
Penerima 1.4.6 15
16
1.4.7 Umpan Balik
1.4.8 Konteks 360° 16
17
2. Perspektif dalam Komunikasi 18

2.1
2.2
Perkenalan
Persepsi visual
pemikiran. 18
18
2.3 Bahasa 20
2.4 Faktor Lain yang Mempengaruhi Perspektif Kita 20
2.4.1 Pengalaman Masa Lalu 21
berpikir 360°.
Silahkan
tersebut
iklan
klik
berpikir 360° .
Temukan kebenarannya di www.deloitte.ca/careers D
© Deloitte & Touche LLP dan entitas terafiliasi.
Temukan kebenarannya di www.deloitte.ca/careers © Deloitte & Touche LLP dan entitas terafiliasi.

4 di www.deloitte.ca/careers
Temukan kebenarannya

2.4.2 Prasangka 22
2.4.3 Perasaan 23
2.4.4 Lingkungan 24
3. Unsur Komunikasi 3.1 Pendahuluan 25

3.2 Komunikasi
3.2.2Tatap
Bahasa
Muka
Tubuh
3.2.1
3.2.3
Nada3.3Suara 25
26
26
26
Komunikasi lisan 29
Komunikasi Fisik 30
4. Gaya Komunikasi 31
4.1 Perkenalan 31
4.2 Matriks Gaya Komunikasi 32
4.2.1 Gaya Komunikasi Langsung 34
4.2.2 Gaya Komunikasi Bersemangat 36
4.2.3 Gaya Komunikasi Sistematis 38
4.2.4 Gaya Komunikasi Perhatian 39
4.3 Contoh Komunikasi untuk Setiap Gaya 41
4.3.1 Gaya Langsung 41
4.3.2 Gaya Semangat 42
4.3.3 Gaya sistematis 44
4.3.4 Gaya Pertimbangan 45
Tingkatkan pengaruh Anda dengan MSM Executive Education
Silahkan
tersebut
iklan
klik
Selama hampir 60 tahun Maastricht School of Management telah meningkatkan kapasitas manajemen para profesional dan
organisasi di seluruh dunia melalui pendidikan manajemen yang canggih.
Beragam Program Eksekutif Pendaftaran Terbuka kami menawarkan kepada Anda pengalaman belajar interaktif,
merangsang, dan multikultural yang unik.
Bersiaplah untuk tantangan manajemen besok dan terapkan hari ini.
Untuk informasi lebih lanjut, kunjungi www.msm.nl atau hubungi kami di +31 43 38 70 808 atau melalui acceptance@msm.nl
sekolah manajemen jaringan global

Untuk informasi lebih lanjut, kunjungi www.msm.nl atau hubungi kami di +31 43 38 70 808
atau melalui acceptance@msm.nl
Pendidikan Eksekutif-170x115-B2.indd 1
18-08-11 15:13
5
Keterampilan Mendengarkan Dasar 46

Perkenalan 46
Kesadaran Diri 47
Mendengarkan Aktif 48
Menjadi Pendengar Aktif 48

5.5.1 5.2 5.3Mendengarkan
5.3 5.4 dalam Situasi Sulit 51
6. Komunikasi Tertulis yang Efektif 6.1 52

PendahuluanKomunikasi
6.2 Kapan Tertulis
dan Kapan6.2.1
Tidak
Kompleksitas
Menggunakan
Topik 52
6.2.2 JumlahMakna
'Diskusi' yang
6.2.4 DiperlukanFormal
Komunikasi 6.2.3 Nuansa
6.3 Menulis Secara Efektif 6.3.1 53
Baris SubjekOrganisasi
6.3 .2 Dahulukan
Pesan Poin Utama 6.3.3 Kenali Audiens Anda 6.3.4 53
53
54
54
54
55
56
57
58
7. Sumber daya 59
Lihat cahayanya!
Semakin cepat Anda menyadari bahwa kami
benar, semakin cepat hidup Anda menjadi lebih baik!
Sedikit berlebihan? Ya kami tahu!

Kami hanya yakin bahwa kami dapat membuat
Silahkan
tersebut
iklan
klik
aktivitas media Anda lebih efektif.
Dapatkan “Saran Media Gratis Bookboon”

Email kbm@bookboon.com
6
Kemampuan komunikasi efektif Kata pengantar
Kata pengantar
Jadi apa yang diperlukan untuk menjadi komunikator ulung?
Sudahkah Anda "mengerti" atau belum? Apakah Anda terlahir dengan keterampilan komunikasi yang luar biasa atau dapatkah itu
dipelajari?
Either way, Anda harus menjadi komunikator ahli untuk melanjutkan studi Anda dan untuk maju sepanjang karier dan kehidupan Anda
secara umum.
Buku teks ini mencakup hal-hal penting dan juga rahasia tersembunyi tentang apa yang dimaksud dengan kemampuan berkomunikasi
dengan mudah.
Sean McPheat, Pendiri dan Managing Director spesialis pengembangan manajemen,

Pelatihan MTD adalah penulis publikasi ini. Sean telah tampil di CNN, BBC, ITV, di banyak stasiun
radio dan telah berkontribusi di banyak surat kabar. Dia telah tampil di lebih dari 250 publikasi
berbeda sebagai pemimpin pemikiran dalam pengembangan manajemen dan industri pelatihan.
MTD telah bekerja dengan berbagai macam klien (baik besar maupun kecil) di Inggris dan internasional selama
beberapa tahun.
MTD berspesialisasi dalam menyediakan:
• Kursus pelatihan manajemen internal yang dibuat khusus (durasi 1-5 hari)
• Kursus terbuka (Disampaikan ke seluruh Inggris Raya di berbagai lokasi)
• Program pengembangan manajemen & kepemimpinan (Dari 5 hari hingga 2 tahun)
• Pembinaan korporat dan eksekutif (Dengan manajer senior atau menengah)
MTD menyediakan berbagai kursus dan program pelatihan manajemen yang memungkinkan manajer baru dan berpengalaman
untuk memaksimalkan potensi mereka dengan memperoleh atau menyempurnakan keterampilan manajemen dan kepemimpinan
mereka.
Tim pelatih dan konsultan kami yang sangat terampil dan berpengalaman semuanya memiliki karir yang menonjol dalam peran
manajemen senior dan membawa serta banyak pengalaman praktis untuk setiap kursus. Di Pelatihan MTD, kami akan merancang dan
memberikan solusi yang sesuai dengan kebutuhan spesifik Anda menangani masalah dan persyaratan dari ringkasan pelatihan Anda
yang paling sesuai dengan budaya, gaya belajar, dan cara kerja Anda.
7
Program kami dikirimkan kapan dan di mana Anda membutuhkannya! Kami percaya bahwa pelatihan harus menyenangkan,
sangat interaktif dan memberikan teknik dan metode praktis “dunia nyata” yang dapat Anda gunakan di kantor – dan itulah
yang kami sediakan.
Unduh Kursus Manajemen Belajar Mandiri GRATIS
Silakan kunjungi situs web kami www.mtd.co.uk untuk perincian lebih lanjut tentang layanan yang kami tawarkan dan juga
unduh Kursus Manajemen Belajar Mandiri GRATIS
Hubungi MTD:
On line:
Web: www.mtd.co.uk
Email: info@mtd.co.uk
Telepon:
Dari Inggris: 0800 849 6732
Internasional: ++ 44 800 849 6732
Semua Atlet top memilikinya. Bintang dan aktor rock besar memilikinya. Pemimpin industri dan bisnis memilikinya.
Apa yang kita bicarakan?
Yah, mereka semua punya pelatih. Seorang pelatih mendapatkan yang terbaik dari orang-orangnya tetapi itu adalah keterampilan yang diperoleh untuk dipelajari.
Selama buku teks ini Anda akan menyelidiki apa sebenarnya pembinaan itu, bagaimana melakukannya dengan benar dan bagaimana mendapatkan
yang terbaik dari orang-orang.
Sean McPheat, Pendiri dan Managing Director spesialis pengembangan manajemen, Pelatihan MTD adalah penulis
publikasi ini. Sean telah tampil di CNN, BBC, ITV, di banyak stasiun radio dan telah berkontribusi di banyak surat kabar. Dia
telah tampil di lebih dari 250 publikasi berbeda sebagai pemimpin pemikiran dalam pengembangan manajemen dan industri
pelatihan.
MTD telah bekerja dengan berbagai macam klien (baik besar maupun kecil) di Inggris dan internasional
selama beberapa tahun.
MTD berspesialisasi dalam menyediakan:
• Kursus pelatihan manajemen internal yang dibuat khusus (durasi 1-5 hari) • Kursus
terbuka (Disampaikan ke seluruh Inggris Raya di berbagai lokasi) • Program pengembangan
manajemen & kepemimpinan (Dari 5 hari hingga 2 tahun) • Pembinaan korporat dan eksekutif
(Dengan manajer senior atau menengah)
8
MTD menyediakan berbagai kursus dan program pelatihan manajemen yang memungkinkan manajer baru dan
berpengalaman untuk memaksimalkan potensi mereka dengan memperoleh atau menyempurnakan keterampilan manajemen
dan kepemimpinan mereka.
Tim pelatih dan konsultan kami yang sangat terampil dan berpengalaman semuanya memiliki karir yang menonjol dalam peran
manajemen senior dan membawa serta banyak pengalaman praktis untuk setiap kursus. Di Pelatihan MTD, kami akan merancang
dan memberikan solusi yang sesuai dengan kebutuhan spesifik Anda menangani masalah dan persyaratan dari ringkasan pelatihan
Anda yang paling sesuai dengan budaya, gaya belajar, dan cara kerja Anda.
Program kami dikirimkan kapan dan di mana Anda membutuhkannya! Kami percaya bahwa pelatihan harus menyenangkan, sangat
interaktif dan memberikan teknik dan metode praktis “dunia nyata” yang dapat Anda gunakan di kantor – dan itulah yang kami
sediakan.
9
Kemampuan komunikasi efektif Pendahuluan – Keterampilan Komunikasi yang Efektif
1. Pendahuluan – Keterampilan Komunikasi Efektif
1.1 Pentingnya Komunikasi
Dalam survei yang dilakukan oleh Katz Business School di University of Pittsburgh, organisasi menilai keterampilan komunikasi
sebagai faktor terpenting yang digunakan dalam memilih staf manajemen mereka. Studi tersebut menemukan bahwa keterampilan
komunikasi lisan dan tertulis penting dalam memprediksi keberhasilan pekerjaan, seperti kemampuan untuk berkomunikasi dengan
baik dengan orang lain di tempat kerja.
Sebuah studi University of Pittsburgh menemukan bahwa

faktor terpenting dalam memilih manajer adalah keterampilan
komunikasi.
Ini masuk akal ketika Anda memikirkannya. Jika Anda dapat berkomunikasi dengan baik, Anda dapat menyampaikan pesan Anda kepada
orang lain dengan cara yang efektif dan mereka kemudian memiliki instruksi yang akurat untuk menyelesaikan tugas yang diberikan
kepada mereka. Jika Anda tidak dapat berkomunikasi dengan baik, pesan yang Anda kirim akan hilang dalam terjemahan. Kerusakan
komunikasi mengakibatkan hambatan terhadap kemampuan Anda untuk berkembang baik secara profesional maupun pribadi.
Meskipun keterampilan komunikasi sangat penting untuk sukses di tempat kerja, ada banyak individu yang menganggap
keterampilan ini sebagai batu sandungan bagi kemajuan mereka. Mereka berjuang untuk menyampaikan pemikiran dan gagasan
mereka dengan cara yang akurat, sehingga sulit untuk maju dan hampir tidak mungkin untuk memimpin dengan baik.
Namun, ada harapan bagi siapa saja yang merasa kesulitan berkomunikasi. Keterampilan ini dapat dipraktekkan dan dipelajari. Dibutuhkan
pembelajaran tentang cara kerja komunikasi, cara mengomunikasikan dengan tepat apa yang ingin Anda katakan, mode komunikasi apa
yang terbaik, dan faktor apa yang memengaruhi kemampuan Anda untuk mengirim dan menerima pesan dengan kecerdasan.
1.2 Apa Itu Komunikasi?
Ketika diminta untuk mendefinisikan komunikasi, bagaimana tanggapan Anda? Kebanyakan orang akan berhubungan dengan bentuk
komunikasi – berbicara atau mendengarkan. Tetapi komunikasi melampaui itu. Komunikasi melibatkan mendapatkan informasi dari
satu orang ke orang lain. Namun ini pun bukanlah definisi yang lengkap karena berkomunikasi secara efektif melibatkan penyampaian
informasi sambil mempertahankan konten dan konteks yang sama. Jika saya memberi tahu Anda satu hal dan Anda mendengar yang lain,
apakah saya sudah berkomunikasi?
Komunikasi adalah seni dan proses menciptakan dan berbagi

ide. Komunikasi yang efektif bergantung pada kekayaan gagasan
tersebut.
10
Jadi jika kita melihat komunikasi dari sudut lain, itu melibatkan persepsi informasi sebanyak penyampaian informasi itu.
Dengan kata lain, kita dapat mendefinisikan komunikasi sebagai seni dan proses menciptakan dan berbagi ide. Komunikasi
yang efektif bergantung pada kekayaan gagasan tersebut. Agar efektif dalam berkomunikasi, ada sejumlah keterampilan
yang bisa Anda andalkan. Keahlian mana yang Anda pilih akan bergantung pada situasi Anda, penerima komunikasi Anda,
dan informasi yang perlu Anda sampaikan.
1.3 Apakah Keterampilan Komunikasi itu?

Bayangkan Anda berada di satu sisi dinding dan orang yang ingin Anda ajak berkomunikasi ada di sisi lain dinding. Tapi ada
lebih dari dinding di jalan. Tembok itu dikelilingi parit yang dipenuhi buaya dan bertepi pasir apung. Hambatan ini bisa berupa
hal-hal seperti budaya yang berbeda, harapan yang berbeda, pengalaman yang berbeda, perspektif yang berbeda, atau gaya
komunikasi yang berbeda.
Keterampilan komunikasi adalah alat yang kami gunakan untuk menghapus

hambatan untuk komunikasi yang efektif.
Anda mungkin hanya mengalami satu dari hambatan ini pada satu waktu, atau Anda mungkin menghadapi semuanya.
Menyampaikan pesan Anda kepada orang lain mengharuskan Anda mengenali penghalang ini ada di antara Anda, dan
Anda kemudian menerapkan alat yang tepat, atau keterampilan komunikasi, untuk menghilangkan penghalang yang
mencegah pesan Anda sampai.
Tentu saja, komunikasi adalah jalan dua arah. Orang di sisi lain penghalang itu juga akan mencoba mengirim pesan
kembali kepada Anda. Kemampuan Anda untuk memahami mereka dengan jelas dapat bergantung pada kemampuan
mereka untuk menggunakan keterampilan komunikasi. Tapi itu meninggalkan keberhasilan komunikasi untuk kesempatan.
Sebagai gantinya, Anda juga dapat menggunakan keterampilan komunikasi Anda sendiri untuk memastikan bahwa Anda juga menerima pesan dengan jelas.
Terakhir, tidak hanya ada satu titik dalam komunikasi Anda dengan orang lain yang harus Anda waspadai hambatannya.
Agar berhasil dalam berkomunikasi, penting untuk menyadari bahwa hambatan komunikasi ini dapat terjadi di banyak titik
dalam proses komunikasi.
1.4 Proses Komunikasi

Proses komunikasi melibatkan banyak bagian dan tahapan. Ini adalah:
Proses komunikasi terdiri dari beberapa tahap, yang masing-masing menawarkan

hambatan potensial untuk komunikasi yang sukses.
• Sumber
• Pesan •
Pengkodean •
Saluran
11
• Dekode •
Penerima
• Umpan balik
• Konteks
Pada setiap tahapan ini, terdapat potensi untuk terbentuknya hambatan atau munculnya masalah. Saat kita melihat cara
untuk membatasi hambatan dalam berkomunikasi secara efektif, ingatlah bahwa Anda mungkin harus menerapkannya lebih
dari satu kali selama proses komunikasi Anda. Langkah-langkah dalam proses tersebut disajikan pada Gambar 1 dan
dijelaskan lebih lanjut pada informasi berikut.
Silahkan
tersebut
iklan
klik
GOT-THE-ENERGY-TO-LEAD.COM
Kami percaya bahwa pemasok energi juga harus terbarukan. Oleh karena itu kami mencari rekan-rekan baru
yang antusias dengan banyak ide yang ingin bergabung dengan RWE dalam mengubah dunia. Kunjungi kami
secara online untuk mengetahui apa yang kami tawarkan dan bagaimana kami bekerja sama untuk memastikan energi masa depan.
12
Sumber
Masukan
Pesan
Penerima
Pengkodean
Konteks
Pesan
Pesan
Dekode
Saluran
Pesan
Gambar 1: Proses Komunikasi
1.4.1 Sumber
Sumber komunikasi adalah pengirim, atau untuk tujuan kami, Anda. Untuk menjadi sumber yang baik, Anda
harus jelas tentang pesan yang Anda kirimkan. Apakah Anda tahu persis apa yang ingin Anda komunikasikan?
Anda juga ingin memastikan bahwa Anda tahu mengapa Anda berkomunikasi. Apa hasil yang Anda harapkan?
Jika Anda tidak dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, Anda akan memulai proses komunikasi dengan
kemungkinan kegagalan yang tinggi.
Sumber pesan adalah pengirim. Pengirim harus tahu

mengapa komunikasi itu diperlukan dan hasil apa yang
dibutuhkan.
13
1.4.2 Pesan
Pesan hanyalah informasi yang ingin Anda komunikasikan. Tanpa pesan, tidak ada alasan untuk berkomunikasi.
Jika Anda tidak dapat meringkas informasi yang perlu Anda bagikan, Anda belum siap untuk memulai proses
komunikasi.
Sumber pesan adalah pengirim. Pengirim harus tahu mengapa

komunikasi itu diperlukan dan hasil apa yang dibutuhkan.
1.4.3 Pengkodean
Pengkodean adalah proses mengambil pesan Anda dan mentransfernya ke dalam format yang dapat dibagikan
dengan pihak lain. Ini seperti bagaimana pesan dikirim melalui faks. Informasi di atas kertas harus dikodekan, atau
disiapkan, sebelum dapat dikirim ke pihak lain. Itu harus dikirim dalam format yang dapat didekodekan oleh pihak lain
atau pesan tidak akan terkirim.
Untuk mengkodekan pesan dengan benar, Anda harus memikirkan tentang apa yang dibutuhkan orang lain untuk
memahami, atau memecahkan kode, pesan tersebut. Apakah Anda membagikan semua informasi yang diperlukan untuk
mendapatkan gambaran lengkap? Pernahkah Anda membuat asumsi yang mungkin tidak benar? Apakah Anda
menggunakan bentuk pengiriman terbaik untuk memastikan peluang terbaik agar pesan diterima dengan benar? Apakah
ada perbedaan budaya, lingkungan, atau bahasa antara Anda dan pihak lain yang dapat menyebabkan miskomunikasi?
Pengkodean adalah proses mengambil pesan Anda dan

mentransfernya ke format yang tepat untuk dibagikan dengan
audiens Anda. Itu membutuhkan pengetahuan audiens Anda
dan memastikan bahwa pesan Anda menyediakan semua
informasi yang mereka butuhkan.
Tentu saja, untuk menyandikan pesan dengan benar, Anda harus mengetahui siapa audiens Anda. Anda harus memiliki
pemahaman tentang apa yang mereka ketahui dan apa yang perlu mereka ketahui untuk mengirimkan pesan yang lengkap.
Anda perlu menggunakan bahasa yang akan mereka pahami dan konteks yang familiar. Salah satu contoh sederhana
bagaimana Anda bisa melakukan ini adalah memastikan untuk mengeja akronim. Terkadang kita lupa bahwa tidak semua
orang mengenal akronim yang mungkin sering kita gunakan.
1.4.4 Saluran
Saluran adalah metode atau metode yang Anda gunakan untuk menyampaikan pesan Anda. Jenis pesan yang Anda
miliki akan membantu menentukan saluran yang harus Anda gunakan. Saluran mencakup percakapan tatap muka,
panggilan telepon atau konferensi video, dan komunikasi tertulis seperti email dan memo.
14
Channel adalah metode komunikasi yang Anda pilih seperti tatap muka,
melalui telepon, atau melalui email.
Setiap saluran memiliki kelebihan dan kekurangan. Misalnya, Anda akan kesulitan untuk memberikan informasi atau instruksi yang
rumit dan teknis hanya dengan menggunakan telepon. Atau Anda mungkin mendapatkan hasil yang buruk jika Anda mencoba
memberikan kritik melalui email.
1.4.5 Dekode
Decoding terjadi ketika Anda menerima pesan yang telah dikirim. Keterampilan komunikasi yang diperlukan untuk memecahkan
kode pesan dengan sukses mencakup kemampuan membaca dan memahami, mendengarkan secara aktif, atau mengajukan
pertanyaan klarifikasi bila diperlukan.
Decoding adalah proses menerima pesan secara akurat dan

mengharuskan audiens Anda memiliki sarana untuk memahami
informasi yang Anda bagikan.
Jika orang yang Anda coba ajak berkomunikasi tampaknya kurang memiliki keterampilan untuk memecahkan kode pesan
Anda, Anda perlu mengirimkannya kembali dengan cara yang berbeda atau membantu mereka memahaminya dengan
memberikan informasi klarifikasi.
Siapa kelompok sasaran Anda?

Dan bagaimana kita bisa menjangkau mereka?
Di Bookboon, Anda dapat mengelompokkan audiens yang

tepat untuk kampanye iklan Anda.
eBuku kami menawarkan tempat iklan dalam buku untuk

Silahkan
tersebut
iklan
klik
menjangkau kandidat yang tepat.
Hubungi kami untuk mendengar

lebih banyak kbm@bookboon.com
15
1.4.6 Penerima
Karena Anda telah memikirkan pesan Anda, Anda tentu juga memikirkan tentang apa yang Anda inginkan dari hasil yang
diinginkan di pihak pendengar Anda. Tetapi penting untuk disadari bahwa setiap orang yang menerima pesan Anda akan
mendengarkannya melalui ekspektasi, pendapat, dan perspektif masing-masing. Pengalaman pribadi mereka akan mempengaruhi
bagaimana pesan Anda diterima.
Anda mengharapkan tanggapan dari penerima ketika Anda mengirim

pesan. Anda dapat meningkatkan peluang untuk mendapatkan hasil ini
dengan menangani kekhawatiran audiens Anda atau menangani manfaat
khusus sebagai bagian dari komunikasi Anda.
Meskipun Anda tidak selalu dapat mengatasi masalah individu setiap orang dalam sebuah pesan, bagian dari perencanaan
komunikasi Anda adalah memikirkan sebelumnya tentang apa yang mungkin menjadi pemikiran atau pengalaman mereka.
Misalnya, jika Anda merilis produk baru dan ingin meyakinkan pelanggan untuk mencobanya, Anda pasti ingin memastikan manfaat
khusus bagi pelanggan, atau peningkatan apa yang telah dilakukan sejak versi terakhir dirilis.
1.4.7 Umpan Balik
Apa pun saluran yang Anda gunakan untuk menyampaikan pesan, Anda dapat menggunakan umpan balik untuk membantu
menentukan seberapa sukses komunikasi Anda. Jika Anda bertatap muka dengan audiens, Anda dapat membaca bahasa tubuh
dan mengajukan pertanyaan untuk memastikan pemahaman. Jika Anda telah berkomunikasi melalui tulisan, Anda dapat
mengukur keberhasilan komunikasi Anda dengan tanggapan yang Anda dapatkan atau dengan melihat apakah hasil yang Anda
inginkan tersampaikan.
Umpan balik memungkinkan Anda mengukur seberapa sukses Anda

dalam berkomunikasi. Ini juga menawarkan kesempatan untuk
menyesuaikan proses komunikasi Anda untuk masa depan.
Bagaimanapun, umpan balik sangat berharga untuk membantu Anda meningkatkan keterampilan komunikasi Anda. Anda dapat
mempelajari apa yang bekerja dengan baik dan apa yang tidak sehingga Anda dapat menjadi lebih efisien saat Anda berkomunikasi
lagi dengan orang tersebut atau saat berikutnya Anda perlu mengomunikasikan pesan serupa.
16
1.4.8 Konteks
Konteksnya adalah situasi di mana Anda berkomunikasi. Ini melibatkan lingkungan tempat Anda berada
dan di mana audiens Anda berada, budaya organisasi Anda, dan elemen-elemen seperti hubungan antara
Anda dan audiens Anda. Proses komunikasi Anda tidak akan terlihat sama saat Anda berkomunikasi
dengan atasan Anda seperti saat Anda berkomunikasi dengan seorang teman. Konteks membantu
menentukan nada dan gaya komunikasi Anda.
Konteks melibatkan hal-hal seperti hubungan Anda

dengan audiens Anda, budaya organisasi Anda dan
lingkungan umum Anda.
Silahkan
tersebut
iklan
klik
PENGGUNA TERBAIK
DI BELANDA
17
Kemampuan komunikasi efektif Perspektif dalam Komunikasi
2. Perspektif dalam Komunikasi

2.1 Pendahuluan
Kita semua datang ke setiap pertukaran komunikasi dengan 'filter' kita sendiri yang melaluinya kita melihat
dunia, orang yang berkomunikasi dengan kita, dan situasi atau topik yang kita komunikasikan. Filter ini berarti
bahwa kita tidak selalu memulai dengan perspektif yang sama dengan orang yang berkomunikasi dengan kita.
Persepsi individu kita adalah 'filter' yang kita gunakan untuk

berkomunikasi dengan orang lain.
2.2 Persepsi Visual
Filter ini dapat berupa visual, seperti pada contoh terkenal di Gambar 2. Apa yang Anda lihat saat melihat
gambar? Wanita muda atau nenek tua? Kedua perspektif itu mungkin, dan keduanya valid.
Gambar 2: Wanita Muda & Crone
18
Gambar 3: Dua Perspektif
19
Gambar 3 mengungkapkan dua perspektif. Kedua perspektif yang direpresentasikan pada wanita muda dan tua itu valid – mereka
hanyalah dua cara berbeda untuk melihat hal yang sama. Kita tidak dapat memutuskan bahwa seseorang tidak ada hanya karena
kita tidak melihatnya. Kita harus menyadari bahwa ada lebih dari satu cara untuk memahami gambar, seperti biasanya ada lebih
dari satu cara untuk melihat situasi apa pun yang kita hadapi.
2.3 Bahasa
Perspektif berbeda yang kita alami bisa juga dengan bahasa. Berapa kali Anda menerima email yang tampaknya memiliki
'nada tertentu', dan persepsi nada tersebut mewarnai cara Anda merespons?
Kata yang sama dapat memiliki arti yang sangat berbeda tergantung pada
bagaimana kita menafsirkannya.
Ini contoh lainnya. Apa arti dari kalimat berikut?
Seorang wanita tanpa suaminya bukanlah apa-apa
Kedengarannya sangat buruk pada pandangan pertama, bukan? Lihat lagi. Jika Anda menambahkan tanda baca atau
mengubah penekanan kata, bagaimana artinya berubah?
Seorang wanita. Tanpa dia, pria bukanlah apa-apa.
Kata-katanya sama dalam kedua kasus. Namun maknanya kini telah berubah total. Jadi, meskipun kita mengira makna kita
mungkin jelas ketika kita menggunakan kata-kata tertentu dalam urutan tertentu, kita tidak selalu yakin bahwa orang lain akan
membaca atau mendengarnya dengan cara itu.
"Pendengar yang efektif ingat bahwa "kata-kata tidak memiliki arti - orang memiliki arti."
Penetapan makna pada suatu istilah adalah proses internal; makna datang dari dalam diri kita. Dan
meskipun pengalaman, pengetahuan, dan sikap kami berbeda, kami sering salah menafsirkan
pesan satu sama lain sementara di bawah ilusi bahwa pemahaman bersama telah tercapai."
- Larry Barker
2.4 Faktor Lain yang Mempengaruhi Perspektif Kita
Ada banyak faktor lain yang dapat memengaruhi perspektif kita, sehingga memengaruhi cara kita berkomunikasi
dengan orang lain. Beberapa faktor ini berasal dari pengalaman masa lalu kita, prasangka kita, perasaan kita, dan lingkungan kita.
Beberapa di antaranya akan dibahas secara lebih rinci dalam bab-bab selanjutnya.
20
2.4.1 Pengalaman Masa Lalu
Bayangkan Anda berada dalam rapat di mana Anda akan membahas perubahan kebijakan personalia Anda di tempat kerja.
Apa yang akan Anda bawa ke percakapan itu? Anda mungkin memiliki contoh kebijakan personalia perusahaan lain. Anda mungkin
memiliki contoh dari waktu Anda sendiri di perusahaan yang menunjukkan mengapa Anda merasa bahwa perubahan tertentu
mungkin perlu dilakukan. Atau Anda mungkin datang ke meja dengan tangan kosong, hanya dengan selembar kertas dan pulpen
untuk mencatat.
Apa yang memengaruhi Anda untuk melakukan salah satu dari hal-hal ini? Pengalaman masa lalu Anda. Anda akan
membawa informasi dari luar karena Anda telah belajar di masa lalu bahwa membandingkan situasi dapat membantu dalam
pengambilan keputusan. Anda membawa contoh dari pengalaman Anda sendiri karena Anda telah belajar di masa lalu bahwa
contoh dapat menjadi cara yang ampuh untuk menyampaikan kasus Anda. Atau Anda datang ke meja dengan tangan kosong karena
di masa lalu Anda merasa bahwa masukan Anda tidak dihargai atau Anda tidak memiliki pengalaman masa lalu dalam topik ini
sehingga Anda adalah informasi yang 'bersih'.
Dalam setiap situasi ini, komunikasi Anda dipengaruhi oleh pengalaman masa lalu Anda. Anda memasuki situasi, pertemuan, atau
percakapan, dengan ekspektasi tertentu tentang apa yang akan terjadi dalam skenario itu, dan Anda berperilaku sesuai dengan itu.
Tentu saja, terkadang Anda ingin pengalaman masa lalu memengaruhi komunikasi Anda di masa depan. Misalnya, ketika
tim Anda merespons taktik penjualan yang Anda terapkan secara positif, taktik yang sama atau serupa itu pasti bisa berhasil lagi.
Apakah karyawan Anda

menerima pelatihan yang tepat?
Bookboon menawarkan eLibrairy dengan beragam
pelatihan Soft Skill & buku Microsoft Office agar staf
Anda selalu terbarui setiap saat.
Silahkan
tersebut
iklan
klik

21
Saat itulah pengalaman masa lalu negatif kita menghambat komunikasi kita atau mengubah potensi penuh kita untuk
berkomunikasi, itulah yang perlu kita waspadai. Contoh lebih lanjut tentang bagaimana pengalaman masa lalu Anda dapat
memengaruhi komunikasi Anda diberikan pada Gambar 4. Perhatikan bahwa tidak semuanya negatif – pengalaman masa lalu kita
juga dapat menegaskan kembali komunikasi kita.
2.4.2 Prasangka
Kita semua memiliki prasangka. Itu terjadi ketika kita mengambil pengalaman masa lalu kita dengan seseorang dan berasumsi
bahwa jenis pengalaman yang sama akan terjadi pada semua orang yang serupa dengan yang pertama. Prasangka sebagian
karena budaya dan sebagian lagi karena preferensi atau pengalaman pribadi. Tidak semua prasangka melibatkan karakteristik
negatif juga; misalnya, Anda dapat menganggap semua satu kelompok itu cerdas.
Pengalaman Masa Lalu Efek yang Dihasilkan pada Komunikasi
Bos Anda bereaksi negatif ketika Anda membahas topik ini di masa Anda ragu untuk mendiskusikan topik tersebut meskipun itu
lalu diperlukan untuk pekerjaan Anda
Rekan kerja Anda telah melupakan informasi penting berkali-kali di Anda menganggap dia akan melupakan informasi kali ini sehingga
masa lalu Anda membebaninya dengan pengingat
Bos Anda mengabaikan ide Anda di pertemuan terakhir Anda tidak memunculkan ide lain yang bisa berdampak
Anda merasa gugup saat terakhir kali memberikan presentasi Anda memulai dengan lebih gugup pada presentasi berikutnya
presentasi
Grup bereaksi dengan baik terhadap promosi penjualan terakhir Anda Anda menggunakan gaya serupa untuk promosi penjualan berikutnya
Dua puluh pelanggan terakhir menolak produk baru Anda Anda gagal menawarkan produk itu kepada pelanggan ke-21
dan seterusnya, beberapa di antaranya mungkin menginginkan
produk tersebut
Email terakhir yang Anda terima dari seorang kolega tidak sopan (Anda Anda mengirim email kasar sebagai balasannya
menganggapnya tidak sopan!)
Bawahan Anda tidak menyenangkan saat terakhir kali Anda memintanya Anda tidak bertanya padanya kali ini, meskipun dia akan setuju
untuk bekerja lembur
Gambar 4: Pengalaman Masa Lalu yang Mempengaruhi Komunikasi
Masalah dengan prasangka adalah ketika mereka mulai mempengaruhi bagaimana atau kepada siapa kita berkomunikasi. Untuk
mengetahui bagaimana hal ini dapat terjadi di tempat kerja Anda, pertimbangkan bagaimana Anda dapat melengkapi frasa di
bawah ini. Jika Anda tidak dapat memikirkan cara untuk menyelesaikannya dari pengalaman Anda sendiri, lengkapi setiap frasa
dengan stereotip yang mungkin pernah Anda dengar di masa lalu:
• Wanita di tempat kerja adalah….. • Kaum
muda di tempat kerja adalah….
22
• Lansia di tempat kerja adalah…. • Ibu

yang bekerja di tempat kerja adalah…. • Pengawas di
tempat kerja adalah…. • Pekerja tingkat pekerjaan
terendah adalah…. • Orang kulit hitam, kulit putih, atau
(isi dengan perlombaan) di tempat kerja adalah…. • Homoseksual di
tempat kerja adalah….. • Kristen, Muslim, atau (isi suatu agama) di
tempat kerja adalah…. • Penyandang disabilitas di tempat kerja adalah….
Prasangka terjadi ketika kita mengambil pengalaman terisolasi dengan

satu 'tipe' orang dan kemudian bertindak seolah-olah semua pertemuan
di masa depan dengan orang-orang dari 'tipe' yang sama atau dengan
karakteristik yang sama akan menghasilkan pengalaman yang sama.
Saat kami mengkategorikan orang seperti ini, kami menghilangkan individualitas mereka. Jika Anda berkomunikasi
dengan seseorang melalui persepsi prasangka atau stereotip, paling tidak Anda sangat membatasi kemungkinan komunikasi
Anda berhasil atau menghasilkan hasil yang diinginkan. Paling-paling, Anda mengasingkan atau menghina seseorang yang
sedang Anda coba bangun hubungan kerja.
Sasaran Anda adalah melihat setiap orang sebagai individu yang terpisah dari praduga apa pun yang mungkin Anda miliki
tentang mereka. Itu membutuhkan latihan, tetapi tidakkah Anda ingin dilihat dan dikomunikasikan sebagai individu dan bukan
sebagai kumpulan label berbeda yang dapat ditempatkan pada Anda?
2.4.3 Perasaan
Untuk bidang pengaruh ini, sebenarnya ada dua cara di mana perasaan Anda dapat memengaruhi komunikasi Anda
dengan orang lain. Yang pertama hanya mengacu pada perasaan Anda pada hari tertentu; jika Anda merasa sehat, Anda akan
berkomunikasi dengan satu cara dan jika Anda merasa sakit, Anda akan berkomunikasi dengan cara lain. Karena kesehatan
Anda berfluktuasi, masuk akal jika cara Anda berkomunikasi akan sedikit berubah dengan seberapa baik perasaan Anda. Jika
Anda mendapati diri Anda mengalami kesulitan dalam berkomunikasi karena penyakit atau penyebab stres fisik lainnya,
mengenali dan mengakuinya, bila perlu, dapat sangat membantu ketika orang lain mungkin menafsirkan perubahan dalam
komunikasi Anda sebagai sesuatu yang berkaitan dengan mereka.
Aspek kedua yang terkait dengan perasaan mengacu pada bagaimana perasaan Anda tentang orang tertentu. Ketika Anda
benar-benar menyukai seseorang, cara Anda berkomunikasi akan menunjukkannya. Sayangnya, hal yang sama dapat dikatakan
ketika Anda tidak menyukai seseorang. Namun, saat Anda terus belajar tentang keterampilan komunikasi yang efektif dalam bab-
bab berikutnya, Anda akan menemukan beberapa alat untuk membantu Anda menjadi seefektif mungkin dalam berkomunikasi,
bahkan dengan seseorang yang tidak Anda sukai.
23
2.4.4 Lingkungan
Area pengaruh terakhir pada komunikasi Anda adalah lingkungan Anda. Kita semua berkomunikasi secara berbeda di lingkungan yang
berbeda. Ini cukup sederhana untuk diamati dalam kehidupan sehari-hari. Apakah Anda berbicara kepada kolega Anda dengan cara yang
sama seperti yang Anda lakukan kepada teman Anda? Apakah Anda berbicara dengan orang asing dengan formalitas yang lebih atau
kurang dari orang yang Anda kenal baik? Apakah Anda berbicara dengan bawahan Anda dengan cara yang sama ketika atasan Anda
sendiri ada di sana seperti yang Anda lakukan saat dia tidak ada? Saat Anda menjalani hari kerja, perhatikan bagaimana Anda berada,
apa yang sedang terjadi, dan siapa saja yang hadir dapat memengaruhi cara Anda berkomunikasi.
Mengenali bagaimana lingkungan dapat memengaruhi orang lain yang Anda ajak berkomunikasi adalah
keterampilan yang berguna bagi Anda, terutama ketika Anda merasa bahwa lingkungan memiliki dampak negatif pada
kemampuan Anda untuk berkomunikasi secara efektif dengan seseorang. Keterampilan ini akan membantu Anda
memahami mengapa seseorang mungkin berkomunikasi dengan cara mereka. Ini juga akan memberi Anda faktor yang
dapat Anda ubah untuk membuat orang tersebut lebih nyaman atau untuk menetapkan tingkat formalitas yang menurut
Anda penting dalam situasi tertentu.
“Ketepatan komunikasi itu penting, lebih penting dari sebelumnya,

di era keseimbangan pemicu rambut kita, ketika kata yang salah
atau disalahpahami dapat menciptakan bencana sebanyak
tindakan tiba-tiba tanpa berpikir."
—James Thurber
Silahkan
tersebut
iklan
klik
www.job.oticon.dk
24
Kemampuan komunikasi efektif Elemen Komunikasi
3. Unsur Komunikasi
3.1 Pendahuluan
Apa yang diperlukan untuk berkomunikasi dengan orang lain? Bagaimana kita berkomunikasi bahkan ketika kita tidak
menggunakan kata-kata? Ketika Anda mulai mempelajari komunikasi, Anda akan menemukan bahwa kita berkomunikasi lebih
dari sekadar kata-kata. Dalam komunikasi tatap muka, kata-kata kita hanyalah sebagian dari pesan.
Keseimbangan pesan, dan faktanya, bagian terbesar dari pesan yang kita kirim ke orang lain terdiri dari informasi non-
verbal. Itu terdiri dari bahasa tubuh kita dan nada suara kita. Gambar 5
di bawah ini menunjukkan fakta ini.
Gambar 5: Komunikasi Tatap Muka
25
3.2 Komunikasi Tatap Muka
Karya Albert Mehrabian tentang komunikasi verbal dan non-verbal pada tahun 1960-an dan awal 1970-an masih
dianggap sebagai model yang valid hingga saat ini. Dia mengemukakan bahwa aspek komunikasi non-verbal
seperti nada suara dan gerakan non-verbal berkomunikasi lebih banyak daripada kata-kata yang diucapkan. Dia
juga menemukan bahwa orang lebih cenderung mempercayai komunikasi non-verbal Anda daripada komunikasi
verbal Anda jika keduanya bertentangan. Dengan kata lain, Anda paling dipercaya dan berkomunikasi paling efektif
ketika ketiga elemen komunikasi tatap muka selaras satu sama lain.
Lebih dari separuh informasi yang kami kirim ke orang lain adalah
melalui metode non-verbal.
3.2.1 Nada Suara
Menurut Mehrabian, nada suara yang kita gunakan bertanggung jawab atas sekitar 35-40 persen pesan yang kita
kirim. Nada melibatkan volume yang Anda gunakan, tingkat dan jenis emosi yang Anda komunikasikan, dan
penekanan yang Anda tempatkan pada kata-kata yang Anda pilih. Untuk melihat cara kerjanya, coba ucapkan
kalimat pada Gambar 6 dengan penekanan setiap kali pada kata yang dicetak tebal.
Saya tidak mengatakan dia meminjam buku saya.
Saya tidak mengatakan dia meminjam buku saya .
Gambar 6: Dampak Nada Suara
Kalimat yang sama dapat memiliki banyak arti tergantung

pada kata mana yang ditekankan. Penekanan pada kata tertentu
menyiratkan informasi tambahan daripada apa yang dikatakan kata-
kata itu.
Perhatikan bahwa arti kalimat berubah setiap saat, meskipun kata-katanya sama. Penekanan yang Anda
tempatkan pada kata menarik perhatian pendengar, menunjukkan bahwa kata itu penting. Dalam hal ini,
penekanan menunjukkan bahwa kata tersebut adalah kesalahan. Jadi pada contoh pertama, saya tidak
mengatakan dia meminjam buku saya, frasa tersebut menyertakan pesan bahwa orang lain mengatakannya.
Informasi tersirat terus berubah di setiap kalimat, meskipun kata-katanya tetap sama setiap saat.
3.2.2 Bahasa Tubuh
Lebih dari separuh pesan yang kami kirim ke orang lain adalah non-verbal, menurut Mehrabian. Ini berarti bahwa
kita menerima lebih dari setengah dari apa yang dikomunikasikan seseorang melalui pesan bawah sadar yang
mereka kirimkan dengan bahasa tubuh.
26
Contoh bahasa tubuh antara lain:
• Ekspresi wajah • Cara

mereka berdiri atau duduk • Goyangan atau
gerakan lainnya • Isyarat dengan lengan atau
tangan mereka
• Kontak mata (atau ketiadaan) •

Tingkat pernapasan • Menelan atau
batuk • Memerah • Gelisah
Pada dasarnya, bahasa tubuh mencakup segala sesuatu yang mereka lakukan dengan tubuh mereka selain
berbicara. Kami mengenali komunikasi ini secara naluriah, tanpa harus diberi tahu apa artinya. Bacalah contoh-contoh
berikut dan Anda akan memiliki ide bagus tentang apa yang dikatakan bahasa tubuh orang tersebut kepada Anda.
Kami secara naluriah mengenali apa yang dikatakan bahasa tubuh kepada kami.
Apakah situs rekrutmen

Anda masih kurang?
Bookboon dapat mengoptimalkan lalu lintas Anda saat ini.
Dengan menawarkan eBuku gratis kami dalam tampilan dan
nuansa Anda, kami membangun basis data kualitatif calon potensial.
Silahkan
tersebut
iklan
klik

27
• Mike sedang duduk dengan tangan disilangkan di depan dada. Kepalanya dimiringkan ke bawah dan menjauhi Anda.
Jarinya mengetuk lengannya dengan cepat, tidak menentu.
• Jane duduk bersandar di kursinya dengan tangan bersilang di belakang kepala. Dia tersenyum padamu dan
menganggukkan kepalanya dari waktu ke waktu saat Anda berbicara.
• Dave berdiri di dekat Anda pada suatu sudut. Dia berbicara tepat di atas bisikan dan tegang
suara. Dia membuat gerakan cepat dan tajam dengan tangannya. • Marci
sedang mempresentasikan kepada tim pemasaran. Dia bergoyang-goyang, tangannya terus berubah posisi, dan dia tampaknya
terus menyentuh rambutnya tanpa sadar.
• Regina sedang duduk di meja konferensi dalam rapat. Kakinya disilangkan dan kaki yang di atas
lantai memantul ke atas dan ke bawah dengan kecepatan tinggi. Dia duduk ke depan di kursinya dengan penanya mengetuk-ngetuk
meja.
Bukan apa yang Anda katakan, melainkan bagaimana Anda mengatakannya yang
paling penting dalam menyampaikan pesan Anda.
Kami dapat menggambarkan orang-orang ini dan perilaku mereka dari uraian singkat di sini dan tanpa mendengar sepatah kata pun dari
mereka, kami memiliki gagasan yang cukup bagus tentang bagaimana perasaan mereka tentang situasi tersebut atau tentang apa yang kami
katakan kepada mereka.
Ada alasan lain untuk memahami bahasa tubuh selain bisa membaca apa yang dikatakan orang lain kepada Anda secara tidak sadar. Anda dapat
menggunakannya untuk berkomunikasi dengan sengaja bahwa Anda berada pada gelombang yang sama dengan orang lain. Lain kali Anda berada
dalam percakapan yang Anda nikmati atau dengan siapa penting bagi Anda untuk membuat kesan yang baik, perhatikan bahasa tubuh mereka.
Sekarang perhatikan milikmu. Kemungkinan besar, Anda secara tidak sadar telah menirukan bahasa tubuh mereka. Jika mereka condong ke
depan, Anda condong ke depan. Jika mereka menyilangkan satu kaki di atas lutut, Anda melakukan hal yang sama. Ini adalah respons otomatis
kami kepada seseorang yang ingin kami jalin hubungan positif – dan respons ini dapat Anda gunakan untuk keuntungan Anda.
Bahasa tubuh adalah alat yang berguna yang dapat Anda pelajari untuk digunakan.
Anda dapat meniru bahasa tubuh orang lain saat ingin mengungkapkan dukungan
untuk mereka.
Anda dapat menggunakan bahasa tubuh seseorang untuk menyadari bahwa
pesan Anda tidak lengkap – masih banyak yang ingin dikatakan atau ada
pertanyaan yang harus dijawab.
Saat Anda berada dalam situasi di mana Anda ingin menyampaikan dukungan Anda kepada orang lain, Anda dapat dengan sengaja
meniru bahasa tubuhnya. Jika Anda berdiri di lorong dan mereka bersandar ke satu sisi, tirulah tindakan mereka. Jika mereka duduk dan
bersantai, lakukan hal yang sama. Anda mengirimkan sinyal bawah sadar bahwa Anda berada di pihak mereka, bahkan jika topik yang Anda
diskusikan adalah topik yang mungkin menimbulkan ketidaksepakatan. Ini menegaskan kembali bahwa Anda adalah bagian dari tim yang sama,
apa pun yang terjadi.
28
Anda juga dapat menggunakan alat ini untuk mengukur apakah orang lain setuju atau tidak dengan apa yang Anda katakan. Apakah
mereka menggunakan kata-kata yang menyatakan persetujuan, tetapi duduk dengan tangan dan kaki bersilang? Kecuali jika mereka
kebetulan kedinginan, kemungkinan ada beberapa hal yang masih belum terselesaikan dalam pikiran mereka. Anda dapat menggunakan
sinyal ini sebagai informasi kepada Anda bahwa Anda masih perlu menjelaskan atau mengajukan beberapa pertanyaan tambahan.
3.2.3 Komunikasi Verbal
Unsur komunikasi yang ketiga adalah komunikasi verbal. Percaya atau tidak, itu sebenarnya elemen yang paling tidak
berdampak dalam komunikasi tatap muka. Pepatah lama itu benar – bukan apa yang Anda katakan, melainkan bagaimana Anda
mengatakannya yang penting.
Tentu saja, ini sedikit disederhanakan. Kami ingin menggunakan komunikasi verbal, kata-kata yang kami pilih, untuk keuntungan terbaik
kami. Anda pasti akan membuat kesan yang berbeda jika Anda mengutuk selama presentasi daripada jika tidak. Memilih kata-kata kita
dengan hati-hati adalah cara untuk menyempurnakan pesan kita, tetapi kita harus ingat bahwa itu bukanlah bagian terpenting dari pesan
tersebut. Kita tidak boleh mengabaikan untuk memperhatikan elemen non-verbal lainnya.
Namun bagaimana bila kita hanya sebatas menggunakan komunikasi verbal saja? Mengingat bahwa kita tahu bahwa komunikasi
tatap muka memberikan pesan yang paling lengkap, kita tahu bahwa komunikasi verbal saja dapat menjadi tantangan dalam
menciptakan komunikasi yang efektif.
Anda mungkin berpikir bahwa berbicara di telepon atau mengirim email cepat adalah penghemat waktu yang sangat baik.
Ada kalanya ini benar. Misalnya, saat mengonfirmasi fakta tertentu atau mengajukan pertanyaan sederhana.
Tetapi untuk banyak kebutuhan komunikasi, komunikasi verbal saja jarang mencukupi.
Sebagai contoh, bayangkan mencoba memberi seseorang instruksi verbal tentang cara menggambar rangkaian bentuk yang
ditunjukkan pada Gambar 7.
Bagaimana Anda bisa memberi arahan pada seseorang untuk

menggambar rangkaian bentuk pada Gambar 7 hanya dengan
menggunakan komunikasi verbal? Apa yang menantang untuk
melakukannya?
29
Gambar 7: Menggambarkan Serangkaian Bentuk
Bagaimana Anda akan memulai? Apakah Anda akan memberikan gambaran umum tentang rangkaian bentuk terlebih dahulu? Apakah Anda akan
memberi tahu mereka untuk bersiap menggunakan persegi panjang, lingkaran, segitiga, dan bujur sangkar? Apakah Anda akan mencoba
menggunakan pengukuran untuk memberi orang lain gambaran umum tentang ukuran setiap bentuk? Atau apakah Anda hanya memberikan
arahan tentang area umum untuk memulai dan mengatakan 'menggambar persegi panjang'?
Jika Anda mencobanya dengan orang lain, kemungkinan besar Anda akan merasakan keinginan kuat untuk menunjukkan gambar atau menggunakan
tangan Anda untuk menunjukkan bentuk dan posisinya satu sama lain. Itu karena dalam hal ini, Anda secara naluriah tahu bahwa ada cara yang
lebih baik untuk menyampaikan jenis komunikasi ini.
Perhatikan bahwa masing-masing cara mengkomunikasikan informasi ini valid. Mereka mungkin berakhir dengan hasil yang sedikit berbeda dengan
orang yang sama, tetapi tantangan Anda adalah kenyataan bahwa Anda sangat terbatas dalam cara Anda mengkomunikasikan informasi. Hanya
dengan menggunakan kata-kata, kemungkinan besar Anda akan mendapatkan versi gambar yang berbeda sebanyak jumlah orang yang
menggambarnya. Kami akan menghabiskan lebih banyak waktu untuk meningkatkan komunikasi verbal Anda di bab selanjutnya.
3.3 Komunikasi Fisik

Meskipun kurang digunakan dalam skenario bisnis, ada satu elemen komunikasi terakhir yang kita semua gunakan secara teratur – komunikasi
fisik. Di tempat kerja Anda mungkin menggunakannya - untuk menepuk punggung seseorang atau memberi mereka sedikit tepukan di bahu untuk
mendapatkan perhatian mereka. Ketika digunakan, itu lebih efektif daripada komunikasi verbal.
Untuk memperjelas poin ini, bayangkan melakukan latihan pada bentuk di bagian terakhir, tetapi kali ini, alih-alih kata-kata, Anda dapat meletakkan
tangan Anda di atas tangan orang yang menggambar dan mengarahkan gerakan penanya secara fisik. Anda akan mendapatkan sesuatu yang
lebih dekat dengan gambaran sebenarnya daripada dengan instruksi verbal saja.
30
Kemampuan komunikasi efektif Gaya Komunikasi
4. Gaya Komunikasi
4.1 Pendahuluan
Masing-masing dari kita memiliki gaya berkomunikasi yang unik. Beberapa dari kita banyak bicara dan ekstrover sementara
yang lain pendiam dan pendiam. Beberapa dari kita blak-blakan sementara yang lain cenderung tidak membagikan pendapat
mereka di depan umum. Yang lain lagi dari kita formal dan langsung sementara yang lain informal dan suka meluangkan
waktu untuk sampai ke poin utama. Jadi bagaimana gaya komunikasi yang berbeda ini memengaruhi kita di tempat kerja?
Gaya komunikasi mengacu pada pilihan yang cenderung kita buat

saat berkomunikasi dengan orang lain. Ini melibatkan dua dimensi
dasar: tingkat ketegasan kita
komunikasi dan tingkat emosi kita
komunikasi. Kami juga menggunakan gaya yang berbeda tergantung
dengan siapa kami berkomunikasi.
Perbedaan gaya komunikasi dapat menimbulkan hambatan dalam

keberhasilan komunikasi.
Mengubah tantangan menjadi kurva pembelajaran.

Hanya satu hari lagi di kantor untuk berkinerja tinggi.
Kamp Pelatihan Accenture – ujian terberat Anda Pilih Accenture

untuk karier di mana berbagai peluang dan tantangan memungkinkan Anda membuat perbedaan setiap hari.
Tempat di mana Anda dapat mengembangkan potensi Anda dan tumbuh secara profesional, bekerja bersama
rekan-rekan berbakat. Satu-satunya tempat di mana Anda dapat belajar dari pengalaman kami yang tak
tertandingi, sambil membantu klien global kami mencapai kinerja tinggi. Jika ini adalah ide Anda tentang hari kerja
Silahkan
tersebut
iklan
klik
biasa, maka Accenture adalah tempatnya.
Semuanya dimulai di Boot Camp. Ini 48 jam yang dikemas dengan tantangan dan aktivitas dan pengalaman belajar yang intens.
akan merangsang pikiran Anda dan meningkatkan intelektual yang dirancang untuk membuat Ini bisa menjadi ujian terberat Anda, yang
prospek karir Anda. Anda akan menghabiskan Anda menemukan apa artinya menjadi pemain justru akan menjadikannya peluang terbesar
waktu bersama siswa lain, Konsultan Accenture berkinerja tinggi dalam bisnis. Kami tidak dapat Anda.
terkemuka, dan tamu istimewa. Dua hari yang memberi tahu Anda segalanya tentang Boot
menginspirasi Camp, tetapi mengharapkan yang cepat, menggembirakan
Cari tahu lebih lanjut dan mendaftar secara online.
Kunjungi accenture.com/bootcamp
31
Ketika Anda bekerja dengan seseorang yang memiliki gaya komunikasi yang sangat berbeda dari Anda, perbedaan itu dapat
menjadi salah satu penghalang komunikasi yang efektif. Anda mungkin merasa seseorang menyendiri dan dingin sementara
mereka merasa cepat dan seperti bisnis. Atau Anda mungkin merasa seseorang terlalu analitis dan detail, sementara mereka
merasa Anda tidak menyadari pentingnya hal-hal kecil yang dapat membuat perbedaan besar.
Namun, ada cara untuk mengatasi perbedaan ini. Ini melibatkan pembelajaran karakteristik dasar dari gaya komunikasi yang
berbeda dan bagaimana mereka memengaruhi konteks di mana komunikasi Anda terjadi. Jika Anda dapat belajar untuk
memahami gaya komunikasi orang lain dan bagaimana hal itu terwujud dalam cara mereka berkomunikasi, Anda mempelajari
audiens Anda dan apa yang mereka butuhkan untuk memahami pesan Anda. Anda kemudian dapat menyandikan pesan Anda
sedemikian rupa sehingga mereka akan lebih mungkin untuk dapat memecahkan kode itu, sehingga meningkatkan kemungkinan
pesan Anda akan berhasil terkirim.
Dengan kata lain, bayangkan Anda berada di negara asing. Anda dapat tersandung, menggunakan kata-kata Anda sendiri
untuk berbagai hal dan mencoba berkomunikasi, dengan hasil bahwa salah satu atau kedua belah pihak mungkin menjadi
frustrasi – dan dengan sangat sedikit kemungkinan Anda akan mendapatkan hasil yang Anda inginkan.
Tetapi jika Anda dapat berbicara dalam bahasa orang yang ingin Anda ajak bicara, tiba-tiba Anda dapat berkomunikasi.
Anda dapat meminta apa yang Anda butuhkan, memberi mereka informasi yang mereka butuhkan, dan semoga mencapai hasil
yang merupakan tujuan awal dari pesan Anda. Saat Anda menggunakan alat komunikasi ini, Anda cukup membuat pilihan untuk
berkomunikasi dengan audiens Anda dalam 'bahasa asli' mereka.
Jadi bagaimana Anda memulai? Anda mulai dengan mempelajari empat gaya komunikasi dasar dan bagaimana mereka
berhubungan satu sama lain. Anda mengidentifikasi gaya komunikasi pribadi Anda dan hambatan khusus apa yang mungkin
Anda hadapi saat berkomunikasi dengan gaya lain. Kemudian Anda mempelajari beberapa alat sederhana yang dapat Anda
gunakan untuk meningkatkan komunikasi Anda dengan orang lain, apa pun gaya komunikasi mereka.
4.2 Matriks Gaya Komunikasi
Ada banyak model berbeda yang menggambarkan cara kita berkomunikasi. Tapi satu model yang sangat berguna didasarkan
pada karya Dr. Eileen Russo. Matriksnya ditampilkan pada Gambar 8 di bawah ini. Ini menunjukkan bahwa ada dua dimensi
yang berbeda dalam gaya komunikasi: tingkat ekspresi dan tingkat ketegasan.
32
Gambar 8: Matriks Gaya Komunikasi
Setiap kuadran pada Gambar 8 mewakili gaya komunikasi yang berbeda. Orang bisa jatuh di mana saja dalam setiap kuadran,
menjadi lebih seragam satu gaya di atas yang lain saat mereka bergerak lebih jauh dari pusat.
Gaya komunikasi asertif memberitahu orang lain apa yang harus dilakukan
sedangkan gaya kurang asertif menanyakan kepada orang lain apa yang harus
dilakukan.
Gaya yang lebih ekspresif menunjukkan emosi sedangkan gaya yang kurang
ekspresif menahan diri untuk tidak menunjukkannya.
Perhatikan bahwa gaya komunikasi yang lebih asertif cenderung 'memberi tahu' orang lain apa yang harus dilakukan. Gaya
komunikasi yang kurang asertif cenderung 'bertanya' kepada orang lain apa yang harus dilakukan. Gaya komunikasi yang
lebih ekspresif cenderung menunjukkan emosi mereka di wajah, ucapan, dan nada mereka. Gaya yang kurang ekspresif tidak
akan mengekspresikan emosi mereka atau akan berusaha menyembunyikannya. Empat gaya komunikasi dasar yang dihasilkan
ditunjukkan pada Gambar 9. Pada bagian berikut, kita akan melihat karakteristik dasar dari setiap gaya komunikasi dan beberapa
hal yang dapat Anda lakukan untuk membantu Anda berkomunikasi dengan baik dengan setiap jenis.
33
Ekspresi Rendah + Ketegasan Rendah = Sistematis
Ekspresi Rendah + Ketegasan Tinggi = Langsung
Ekspresi Tinggi + Ketegasan Tinggi = Semangat
Ekspresi Tinggi + Ketegasan Rendah = Perhatian
Gambar 9: Empat Gaya Komunikasi Dasar
4.2.1 Gaya Komunikasi Langsung
Seperti ditunjukkan dalam matriks gaya komunikasi, orang dengan gaya komunikasi langsung sangat asertif dan tidak ekspresif.
Mereka cenderung memberi tahu orang lain apa yang harus dilakukan daripada bertanya kepada orang lain apa yang menurut
mereka harus dilakukan, dan mereka tidak akan mudah menunjukkan emosi dalam komunikasi mereka dengan orang lain. Gaya
komunikasi mereka dimaksudkan untuk bijaksana, meskipun orang lain mungkin tidak selalu melihatnya seperti itu. Mereka
mungkin tampak singkat dan dingin bagi orang lain, yang mungkin menganggap gaya komunikasi mereka pribadi.
Kebangkitan
satu-satunya emisi yang ingin kita tinggalkan
Silahkan
tersebut
iklan
klik
34
Orang dengan gaya komunikasi langsung adalah 'go getter'

dalam grup. Mereka akan bekerja keras dan cepat dan akan
memberikan sedikit pertanyaan atau gangguan.
Orang-orang ini perlu berhati-hati agar tidak terlihat diktator

atau dingin.
Jika Anda adalah gaya langsung, Anda mungkin bisa menggunakan beberapa
latihan dengan keterampilan mendengarkan.
Komunikator langsung akan mencoba memberi tahu Anda sesedikit mungkin sebelum melanjutkan ke topik berikutnya
– bukan karena mereka mencoba mengelak, tetapi karena mereka mencoba menghemat waktu. Mereka tidak akan selalu
berhenti untuk mendengarkan orang lain, meskipun orang lain memiliki sesuatu yang berharga untuk disumbangkan. Mereka
terkadang tampak tidak sabar dan sombong, tetapi itu tidak dimaksudkan untuk menjadi pribadi. Mereka berusaha untuk
fokus pada hasil daripada emosi. Mereka akan mengungkapkan pikiran mereka, bahkan jika itu bisa membuat orang lain
tersinggung. Jangan berharap mereka berbicara tentang kehidupan pribadi mereka - mereka suka memisahkan masalah
bisnis dan pribadi. Mereka tidak mundur dari konflik, dan terkadang terlihat agresif daripada asertif dalam cara mereka
mengungkapkan pendapat. Gambar 10 memberi tip untuk Anda jika Anda bergaya langsung, sedangkan Gambar 11 memberi
Anda tip untuk bekerja dengan orang lain yang bergaya langsung.
Tips Berkomunikasi jika Anda Memiliki Gaya Komunikasi Langsung
• Berusahalah untuk mendengarkan orang lain sepenuhnya dan hindari

menyela • Luangkan waktu untuk 'mengobrol' di awal pertemuan • Sadari
bahwa orang lain mungkin merasa perlu untuk mengekspresikan emosi mereka tentang topik
'membuang-buang waktu' • Cobalah untuk mengomunikasikan harapan Anda tentang bagaimana
pertemuan akan berlangsung – lamanya waktu, topiknya
dibahas, dan hasil yang diharapkan – sebelum pertemuan terjadi •
Luangkan waktu untuk menunjukkan penghargaan Anda atas kontribusi orang
lain • Jangan gunakan email untuk topik sensitif atau rumit • Luangkan waktu
dalam jadwal Anda untuk pertanyaan dan umpan balik
Gambar 10: Tips Berkomunikasi jika Anda Memiliki Gaya Komunikasi Langsung
35
Tips Berkomunikasi dengan Orang dengan Gaya Komunikasi Langsung
• Tanyakan apakah mereka punya waktu untuk berbicara

sebelum melompat masuk • Langsung ke pokok permasalahan – jangan membuat mereka bosan dengan
banyak informasi latar belakang • Batasi 'obrolan' atau percakapan yang di luar topik • Gunakan kalimat
pendek dan langsung • Mintalah panggilan khusus untuk bertindak atau membuat permintaan khusus •
Jangan berbicara secara abstrak • Hanya berjanji apa yang Anda yakin dapat Anda berikan • Jangan
memberi atau meminta informasi tentang masalah pribadi kecuali mereka memulainya • Jangan menutup-
nutupi – berbicara terus terang
Gambar 11: Tips Berkomunikasi dengan Orang yang Memiliki Gaya Komunikasi Langsung
4.2.2 Gaya Komunikasi Bersemangat
Orang dengan gaya komunikasi bersemangat sangat tertarik dengan 'gambaran besar'. Mereka adalah para
pemimpi, penemu, dan inovator dalam kelompok. Komunikasi mereka mungkin penuh dengan ide-ide besar dan hiperbola
yang cenderung sangat persuasif kepada orang lain pada awalnya.
Orang-orang dengan gaya komunikasi yang bersemangat suka

menyempurnakan ide, bertukar pikiran, dan berbicara tentang gambaran
besarnya – selama mereka banyak berbicara!
Orang yang bersemangat dapat mengalami kesulitan untuk memahami

detail dalam ide-ide hebat mereka. Mereka mungkin juga mengalami
kesulitan untuk tetap berpegang pada agenda atau satu topik.
Namun, mereka tidak selalu pandai mendiskusikan detail atau langkah-langkah yang tepat dalam prosesnya. Mereka
akan cenderung bersinggungan dalam percakapan mereka, dan suka menyisipkan anekdot ke dalam dialog mereka untuk
menunjukkan atau menyampaikan suatu poin.
Menjaga agenda terkadang menjadi tantangan bagi mereka yang memiliki gaya komunikasi yang bersemangat karena
manajemen waktu dan tetap fokus merupakan tantangan bagi grup ini. Komunikasi tertulis atau verbal mereka mungkin
cenderung dramatis. Meskipun mereka bisa sangat menghibur, membuat mereka berkomunikasi dengan jelas tentang topik
tertentu mungkin membutuhkan bantuan orang lain untuk membimbing mereka melalui percakapan dan membuat mereka
tetap pada jalurnya dengan membawa mereka kembali ke topik yang sedang dibahas. Lihat Gambar 12 dan 13 untuk tip
berkomunikasi sebagai atau dengan orang dengan gaya komunikasi yang bersemangat.
36
Kiat Berkomunikasi jika Anda Memiliki Gaya Komunikasi yang Bersemangat
• Ketika mempertimbangkan ide-ide baru untuk dibagikan, pertimbangkan juga apakah Anda memiliki saran tentang cara
mewujudkan ide-ide tersebut • Hormati agenda yang disepakati dan batas waktu saat rapat • Cobalah untuk membatasi
berbagi anekdot pribadi yang membuat kelompok tidak aktif -topik • Pastikan Anda mengizinkan orang lain untuk
menyumbangkan ide dan saran mereka – dan memang begitu
mendengarkan
• Pastikan setiap permintaan yang Anda buat jelas dan bahwa Anda menyampaikan alasan untuk bertanya •
Komunikasikan penghargaan Anda atas pekerjaan dan masukan orang lain
Gambar 12: Tips Berkomunikasi jika Anda Memiliki Gaya Komunikasi yang Bersemangat
Kekuatan otak Pada tahun 2020, angin dapat menyediakan sepersepuluh dari
kebutuhan listrik planet kita. Saat ini, pengetahuan inovatif SKF sangat
penting untuk menjalankan sebagian besar turbin angin dunia.
Hingga 25 % dari biaya pembangkit berhubungan dengan

pemeliharaan. Ini dapat dikurangi secara dramatis berkat sistem kami
untuk pemantauan kondisi on-line dan pelumasan otomatis. Kami
membantu membuatnya lebih ekonomis untuk menciptakan energi yang
lebih bersih dan lebih murah dari udara tipis.
Dengan berbagi pengalaman, keahlian, dan kreativitas kami, industri
dapat meningkatkan kinerja melebihi ekspektasi.
Oleh karena itu kami membutuhkan karyawan terbaik yang
Silahkan
tersebut
iklan
klik
dapat menjawab tantangan ini!
Kekuatan Rekayasa Pengetahuan
Hubungkan ke Kekuatan Rekayasa Pengetahuan.

Kunjungi kami di www.skf.com/knowledge
37
Tips Berkomunikasi dengan Orang yang Gaya Komunikasinya Semangat
• Gunakan agenda dengan batas waktu yang tercantum untuk setiap

topik • Puji mereka di depan orang lain • Belajarlah untuk mengarahkan
kembali percakapan dengan lembut ke topik yang ada • Pahami bahwa mereka mungkin
melebih-lebihkan • Tantang mereka untuk memecah 'ide besar' mereka menjadi hasil dan
langkah-langkah spesifik • Menegaskan kembali dengan mereka apa yang telah mereka sepakati untuk
dilakukan • Gunakan daftar periksa atau pengingat tertulis lainnya sebagai cara untuk membantu
mengomunikasikan apa yang perlu dilakukan
Gambar 13: Tips Berkomunikasi Dengan Orang Yang Memiliki Gaya Kepribadian Spirited
4.2.3 Gaya Komunikasi Sistematis
Mereka yang memiliki gaya komunikasi sistematis lebih suka fokus pada fakta dan detail daripada opini dan
kemungkinan. Berharap untuk menggunakan dan menghargai logika ketika Anda berkomunikasi dengan sistematis.
Mereka akan lebih menghargai fakta dan analisis daripada gagasan 'gambaran besar' yang belum terbukti bermanfaat.
Orang dengan gaya komunikasi yang sistematis akan fokus pada fakta
daripada opini. Komunikasi dengan bukti nyata adalah yang terbaik
untuk sistematis. Mereka mungkin tidak nyaman mengungkapkan
perasaan dan cenderung menghindari konfrontasi.
Mereka mungkin lebih lambat menanggapi komunikasi Anda, karena mereka mungkin menganalisis situasi dan menyusun
tanggapan yang logis dan dipikirkan dengan matang. Bagan, grafik, dan tren adalah semua alat yang berguna untuk
berkomunikasi dengan sistematis juga.
Mereka yang memiliki gaya komunikasi sistematis tidak nyaman mengungkapkan perasaan mereka tentang berbagai
hal dan tidak menyukai konflik. Mereka mungkin cenderung menutup komunikasi daripada berurusan dengan situasi
emosional atau konfrontatif. Jika Anda memberi mereka arahan, Anda harus sangat teliti dan tepat dalam menyampaikannya.
Semakin banyak informasi yang dapat Anda berikan kepada mereka, semakin bahagia mereka – selama informasi
tersebut relevan dengan diskusi saat ini atau informasi latar belakang yang relevan. Gambar 14 dan 15 memberi Anda tip
untuk berkomunikasi jika Anda memiliki gaya komunikasi yang sistematis atau jika Anda berbicara dengan seseorang
dengan gaya komunikasi yang sistematis.
38
Tips Berkomunikasi jika Anda Memiliki Gaya Komunikasi yang Sistematis
Sadarilah bahwa tidak semua orang mengikuti proses pemikiran dan pengambilan keputusan yang linier
Sadarilah bahwa untuk hubungan kerja yang baik, mempertimbangkan perasaan orang lain itu penting Belajarlah
untuk mengajukan pertanyaan kualifikasi yang akan membantu Anda mendapatkan informasi yang Anda butuhkan
Ajukan pertanyaan kepada orang lain tentang diri mereka sendiri jika Anda ingin membangun hubungan • Pastikan
Anda memahami ruang lingkup proyek sehingga Anda tidak membuang waktu untuk mengumpulkan informasi yang
tidak diperlukan
• Jika Anda perlu meminta lebih banyak waktu untuk analisis, jelaskan manfaat informasi yang Anda kerjakan
Gambar 14: Tips Berkomunikasi jika Anda Memiliki Gaya Komunikasi yang Sistematis
Tips Berkomunikasi dengan Orang dengan Gaya Komunikasi Sistematis
• Fokus pada fakta-fakta dari situasi daripada pendapat individu • Berbicara dengan
presisi dan akurasi daripada generalisasi • Terorganisir, tepat waktu, dan pada topik
ketika Anda berkomunikasi dengan mereka • Berikan alasan logis untuk tindakan Anda dan
untuk apa yang Anda minta mereka • Beri mereka waktu untuk penelitian dan analisis
sebelum pengambilan keputusan • Hindari topik pribadi kecuali mereka membuka percakapan
Gambar 15: Tips Berkomunikasi dengan Orang yang Memiliki Gaya Komunikasi Sistematis
4.2.4 Gaya Komunikasi Perhatian
Mereka yang memiliki gaya komunikasi perhatian sangat memperhatikan perasaan orang lain. Mereka ingin
menyenangkan orang lain dan termasuk dalam kelompok sebaya mereka. Mereka suka bekerja dengan orang lain,
membantu orang lain, dan terhubung dengan orang lain secara pribadi. Jika ada konflik di grup Anda, merekalah yang akan
berusaha menengahi. Mereka ingin setiap orang memiliki kesempatan untuk mengungkapkan pikiran mereka, mendapat
giliran, dan menerima pengakuan atas kontribusi mereka. Mereka adalah pelatih dan konselor alami, dan senang membantu
orang lain untuk berhasil. Mereka akan mendorong kolaborasi dan komunikasi kelompok, meskipun mereka tidak selalu
cenderung untuk mengungkapkan pikiran mereka sendiri.
Orang dengan gaya komunikasi yang penuh perhatian akan sangat tertarik
untuk mendengarkan dan mencari tahu bagaimana keadaan Anda dan orang
lain. Mereka ingin semua orang memiliki kesempatan untuk berbicara, tetapi
mungkin menahan diri untuk tidak mengungkapkan pendapat mereka sendiri
jika menurut mereka itu akan membuat orang lain tidak senang.
39
Ini adalah tantangan komunikasi utama bagi mereka yang memiliki gaya kepribadian penuh perhatian – mereka mungkin enggan
berbagi pendapat yang bertentangan, bahkan jika itu adalah informasi penting, karena mereka peduli untuk menjaga perdamaian
dan disukai.
Mereka juga cenderung menganggap komunikasi langsung sebagai masalah pribadi. Sulit bagi mereka untuk memisahkan
pendapat orang lain tentang suatu topik dari pendapat mereka tentang mereka, sehingga mungkin merasa bahwa pendapat yang
berlawanan adalah karena tidak menyukai mereka. Ada juga kemungkinan bahwa mereka akan dibujuk untuk melakukan sesuatu
untuk menjaga perdamaian daripada mempertahankan pendirian mereka. Gambar 16 menawarkan tip untuk berkomunikasi jika
Anda memiliki gaya komunikasi yang penuh perhatian, dan Gambar 17 melakukan hal yang sama untuk berkomunikasi dengan
orang yang memiliki gaya komunikasi yang penuh perhatian.
Kiat Berkomunikasi jika Anda Memiliki Gaya Komunikasi yang Perhatian
• Sadarilah bahwa pendapat orang lain tentang suatu topik terpisah dari pendapat mereka tentang Anda • Sadarilah bahwa tidak
semua orang nyaman mendiskusikan topik pribadi dengan rekan kerja; mengizinkan
orang lain untuk membuka topik pribadi sebelum mengajukan
pertanyaan • Hormati pendapat Anda sendiri seperti Anda menghargai pendapat
orang lain • Sadarilah bahwa Anda tidak harus berteman dengan semua orang, tetapi Anda harus memperlakukan orang lain
dan diperlakukan secara profesional
Gambar 16: Kiat Berkomunikasi jika Anda Memiliki Gaya Komunikasi yang Penuh Perhatian
Silahkan
tersebut
iklan
klik
40
Tips Berkomunikasi dengan Orang yang Memiliki Gaya Komunikasi Perhatian
• Jika memungkinkan, yakinkan mereka bahwa pendapat Anda tidak bersifat pribadi •
Ekspresikan minat yang tulus terhadap perasaan, pemikiran, dan kehidupan pribadi mereka •
Dorong mereka untuk mengajukan pertanyaan dan membagikan pendapat mereka • Beri tahu
mereka bahwa Anda menghargai bantuan mereka • Selesaikan konflik apa pun dengan cepat
Gambar 17: Tips Berkomunikasi dengan Orang dengan Gaya Komunikasi Perhatian
4.3 Contoh Komunikasi untuk Setiap Gaya
Butuh beberapa waktu dan latihan untuk mempelajari dengan tepat apa yang akan berhasil dalam berkomunikasi dengan orang-orang
dalam kelompok kerja Anda. Mudah-mudahan Anda mengenali orang-orang di kantor Anda dalam deskripsi berbagai gaya komunikasi
di bagian terakhir. Jika tidak, Anda bisa lebih memperhatikan cara mereka berkomunikasi dengan Anda sebagai tanda gaya komunikasi
utama mereka. Ingat juga bahwa tidak semua orang cocok dengan kategori; beberapa orang akan menjembatani lebih dari satu gaya,
tergantung dengan siapa mereka berkomunikasi.
Anda mungkin perlu melakukan beberapa percobaan untuk menentukan gaya komunikasi mana yang paling cocok untuk mereka.
Anda juga perlu berlatih untuk merasa nyaman dalam mengubah gaya atau metode komunikasi Anda sendiri agar dapat
berkomunikasi dengan baik dengan orang lain. Anda akan tetap cenderung pada gaya komunikasi alami Anda, yang diharapkan. Ini juga
akan lebih mudah dilakukan pada awalnya ketika Anda memiliki waktu untuk memikirkan komunikasi Anda sebelumnya, seperti saat
menulis email. Namun, seiring berjalannya waktu, Anda akan menemukan bahwa Anda dapat menyesuaikan lebih cepat dan
menggunakan alat yang Anda perlukan tanpa memikirkannya terlebih dahulu.
4.3.1 Gaya Langsung
Saat berkomunikasi dengan seseorang yang memiliki gaya komunikasi langsung, kuncinya adalah mencapai inti komunikasi Anda
sesegera mungkin, dan melakukannya dengan cara seefisien mungkin. Contoh pertama di bawah ini menunjukkan jenis komunikasi yang
tidak akan berhasil dengan seseorang yang memiliki gaya komunikasi langsung. Dalam contoh ini, Jane adalah orang yang memiliki gaya
komunikasi langsung.
Hai Jane,
Saya mendengar dari Alex bahwa Anda mendapatkan akun bisnis baru yang besar kemarin. Dia mengatakan bahwa Anda
melakukan pekerjaan yang sangat baik dalam menjelaskan manfaat perusahaan kepada pelanggan dan Anda sangat
profesional.
Alex juga mengatakan bahwa pelanggan meminta penawaran sistem telepon baru untuk kantornya yang sudah ada.
Pernahkah Anda berpikir tentang bagaimana Anda akan melanjutkan? Beri tahu saya jika saya dapat membantu Anda
mendapatkan penawaran atau jika Anda memerlukan ide tentang konfigurasi. Saya ingin memberikan penawaran kepada
mereka akhir minggu ini jika Anda pikir Anda bisa mengelolanya. Dengan begitu kita akan memiliki peluang bagus untuk
mendapatkan pesanan untuk nomor bulan ini.
Sekali lagi terima kasih, dan semoga hari Selasa Anda menyenangkan sejauh ini!
Anne
41
Apa poin utama dari komunikasi? Apa tindakan yang diminta? Berapa banyak komunikasi yang merupakan informasi yang
berlebihan?
Seseorang dengan gaya komunikasi langsung belum tentu mengetahui apa yang Anda ingin mereka lakukan atau kapan. Mereka akan
menghargai penghargaan tersebut, tetapi mereka tidak akan menghargai referensi atau informasi pribadi.
jane,
Kerja bagus di akun baru. Saya ingin bertemu selama 10-15 menit besok untuk membahas strategi dan waktu. Beri tahu saya
jika Anda lebih suka bertemu pada pukul 13.00, 13.30, atau 14.00.
Terima kasih,
Anne
Lihat perbedaannya? Yang pertama pada akhirnya langsung ke intinya, tetapi terdengar terlalu pribadi dan tidak memberikan permintaan
yang jelas untuk ditanggapi oleh orang langsung. Yang kedua masih mengomunikasikan persetujuan dan membuat permintaan, tetapi
melakukannya dengan cara yang jauh lebih jelas. Jika tampak singkat bagi Anda, jangan khawatir – orang dengan gaya langsung akan
menghargainya. Ini adalah komunikasi yang sangat profesional dan kemungkinan terjadinya kesalahpahaman jauh lebih kecil.
4.3.2 Gaya Semangat
Saat berkomunikasi dengan seseorang yang bersemangat, mungkin sulit untuk menentukan komunikasi mereka sejak awal.
Dan begitu Anda mendapatkan perhatian mereka, mempertahankannya adalah masalah yang sama sekali berbeda.
Anda akan menemukan bahwa konsistensi itu penting dalam berkomunikasi dengan orang-orang yang bersemangat. Jika Anda dapat
membiasakan mereka dengan format atau metode komunikasi tertentu, akan lebih mudah untuk membuat mereka tetap berkomunikasi. Ini
tidak berarti selalu memilih email atau selalu memilih telepon. Tapi itu berarti selalu menggunakan pertanyaan tindak lanjut atau memeriksa
secara teratur untuk melihat apakah Anda berdua masih aktif
halaman yang sama.
Ingat juga bahwa seseorang dengan gaya bersemangat mungkin membutuhkan lebih banyak waktu untuk bertukar pikiran dan
mendiskusikan ide daripada gaya komunikasi lainnya. Jika Anda ingin mereka datang ke meja dengan keputusan yang sudah dibuat,
pastikan untuk mendapatkan persetujuan mereka sebelumnya. Kalau tidak, mereka mungkin masih merasa perlu untuk mendiskusikan
sesuatu yang sudah Anda rasa sudah diputuskan.
Akhirnya, Anda bisa membangun hubungan dengan orang yang bersemangat jika Anda memberi mereka kesempatan untuk bersinar.
Apakah tim Anda perlu melakukan presentasi? Beri tahu orang yang bersemangat itu bahwa menurut Anda mereka akan menjadi pilihan
yang baik untuk memimpin. Memuji mereka di arena publik juga merupakan pilihan yang baik. Berikut adalah contoh komunikasi tertulis
yang baik untuk orang yang bersemangat.
42
Hai Sally!
Saya pikir presentasi Anda kemarin sangat fantastis! Saya menikmati cara Anda membuat audiens berpartisipasi
dalam sesi ini.
Saya pikir Anda akan menjadi pilihan yang bagus untuk komponen pendidikan pada rapat dewan berikutnya. Direksi
membutuhkan beberapa informasi tentang tren ekonomi lokal, tetapi dengan cara yang tidak terlalu membosankan
atau rumit.
Apakah Anda ingin makan siang untuk membahasnya? Saya bebas pada hari Kamis atau Jumat minggu ini.
Beri tahu saya jika salah satu dari hari-hari itu akan berhasil untuk Anda.
Terima kasih banyak!
George
360°
Mengapa komunikasi ini berhasil untuk orang yang bersemangat? Itu antusias, gratis, dan akan menyanjung Sally. Dia akan senang karena
Anda memperhatikan presentasi pertamanya dan lebih senang karena Anda ingin dia mengulanginya.
pemikiran.
berpikir 360°.
Silahkan
tersebut
iklan
klik
berpikir 360° .
Temukan kebenarannya di www.deloitte.ca/careers D
Temukan kebenarannya di www.deloitte.ca/careers © Deloitte & Touche LLP dan entitas terafiliasi.

43
Temukan kebenarannya di www.deloitte.ca/careers

Atau tentu saja, Anda pasti memiliki orang yang sangat bersemangat saat makan siang. Jadi bersiaplah. Anda bisa membawa
garis besar topik yang ingin Anda bahas di presentasi. Mintalah masukan darinya dan pastikan Anda telah merencanakan cukup
waktu untuk mengizinkannya memberikannya. Kemudian bantu dia mempersempit ide dan catat untuknya. Mengirim email atau
catatan tindak lanjut akan membantu memastikan bahwa Anda berdua berada di halaman yang sama juga.
Ingat, orang yang bersemangat sangat berharga untuk semua bakat dan antusiasme mereka – jadi dengan sedikit struktur
di sekitar komunikasi Anda, Anda dapat berhasil dalam berkomunikasi tanpa menghambat kualitas yang mereka bawa ke meja.
4.3.3 Gaya Sistematis
Saat Anda perlu berkomunikasi dengan orang yang memiliki gaya komunikasi sistematis, ingatlah bahwa faktalah yang harus
ditekankan. Pendapat tidak akan terlalu efektif. Gunakan pemikiran logis dan linier dan komunikasikan dengan cara yang sama.
Langkah mereka melalui pemikiran Anda - jangan melompat ke depan dari langkah apa pun. Ini akan menghemat waktu Anda
dalam jangka panjang jika Anda meluangkan waktu untuk menjelaskan argumen atau pemikiran Anda untuk pertama kalinya.
Jika Anda memerlukan sistematika untuk mengambil keputusan, biarkan data yang berbicara untuk Anda sebanyak mungkin.
Punya bagan? Tahu beberapa tren? Punya contoh untuk menunjukkan bagaimana sesuatu bekerja? Semua ini dapat berguna
dalam berkomunikasi dengan orang yang sistematis. Jika Anda mencoba mendorong sistematika untuk mendukung ide yang
tidak didukung oleh data, Anda akan menghadapi sedikit tantangan. Namun, Anda masih bisa mendapatkan bantuan mereka jika
Anda dapat menjelaskan posisi Anda secara logis.
Ingat juga bahwa tipe sistematis tidak cenderung berbagi informasi pribadi dengan rekan kerja.
Anda tidak boleh menganggap ini pribadi – itu hanya yang mereka sukai. Namun jika mereka membicarakan a
subjek pribadi dengan Anda, biasanya Anda dapat menganggapnya sebagai tanda bahwa mereka merasa lebih nyaman dengan Anda daripada
orang lain.
Contoh bagaimana tidak berkomunikasi dengan gaya komunikasi langsung adalah contoh yang baik tentang bagaimana tidak
berkomunikasi dengan seseorang dengan gaya yang sistematis juga. Anda juga dapat menghindari frasa seperti:
• Itu pendapat saya bahwa…

• Aku percaya itu…
• Aku merasakannya…
Sebagai gantinya, coba gunakan frasa seperti:
• Data menunjukkan bahwa…

• Tren menunjukkan bahwa…
• Hasil tes menunjukkan
44
Bagan di bawah ini memberikan lebih banyak saran untuk bahasa yang akan bekerja lebih baik dengan sistematika:
Alih-alih… Menggunakan…
Beberapa, banyak, mayoritas 20%, tiga dari lima, rata-rata 2,7
Minggu depan Kamis pukul 15.00
secepat mungkin
Besok siang
Pada waktu yang tepat Dalam dua minggu
Mereka Gail, Amy, dan Wes
Tren naik Peningkatan 12% selama lima tahun
Pada akhirnya Ketika kondisi berikut telah terpenuhi:
Gambar 18: Saran untuk Penggunaan Bahasa dengan Sistematika
4.3.4 Gaya Perhatian
Untuk berkomunikasi dengan baik dengan seseorang yang memiliki gaya komunikasi penuh perhatian, ingatlah bahwa perasaan
orang tersebut akan menjadi penting. Mereka akan mendengarkan dengan baik saat Anda membuat mereka merasa seolah-olah
perasaan mereka penting bagi Anda, pendapat mereka penting bagi Anda, dan bahwa Anda menghargai mereka sebagai anggota tim dan
kontributor. Ini tidak berarti bahwa Anda sendiri harus menjadi sangat ekspresif secara emosional, tetapi menunjukkan minat pada mereka
sebagai individu akan sangat bermanfaat. Mengapa tidak memulai komunikasi Anda dengan menanyakan kabar anak mereka, atau
bagaimana liburan terakhir mereka? Investasi kecil waktu Anda dapat menghasilkan pengembalian yang besar.
Jika Anda memiliki sesuatu untuk dikomunikasikan yang mungkin akan dianggap kritis, Anda perlu melangkah dengan hati-hati agar
efektif. Beri tahu orang tersebut bahwa Anda menghargai pekerjaannya, dan sebutkan aspek-aspek yang menurut Anda berharga dan
bagus. Kemudian catat perubahan yang perlu dilakukan, jelaskan alasan perubahan tersebut sebanyak mungkin. Tersenyumlah, dan
gunakan bahasa tubuh terbuka untuk memberi tahu mereka bahwa tidak ada yang bersifat pribadi dalam apa yang dikatakan. Kapan pun
memungkinkan, gunakan permintaan alih-alih keharusan dalam mendiskusikan perubahan yang diperlukan.
Untuk orang dengan gaya perhatian, contoh yang digunakan sebagai cara untuk tidak berbicara dengan orang dengan gaya langsung
sebenarnya bagus untuk digunakan untuk gaya perhatian. Itu dibangun dengan mudah, itu menunjukkan kepedulian terhadap orang lain,
dan itu membuat permintaan dengan cara yang ramah dan pribadi.
45
Kemampuan komunikasi efektif Keterampilan Mendengarkan Dasar
5. Keterampilan Mendengarkan Dasar
"Bentuk dasar komunikasi yang baik

adalah perasaan bahwa setiap manusia itu unik dan
berharga."
- Penulis Tidak Diketahui
5.1 Pendahuluan
Pendengar yang baik jarang ada akhir-akhir ini. Penelitian telah menunjukkan bahwa sebagian besar pendengar mempertahankan
kurang dari 50% dari apa yang mereka dengar. Bayangkan apa artinya ketika berbicara tentang percakapan yang mungkin Anda
lakukan dengan atasan, kolega, atau pelanggan Anda. Jika Anda berbicara selama sepuluh menit, kemungkinan besar Anda hanya
mendengar sekitar setengah dari percakapan itu – begitu juga mereka. Tidak heran miskomunikasi begitu sering terjadi!
Tingkatkan pengaruh Anda dengan MSM Executive Education
Silahkan
tersebut
iklan
klik
Selama hampir 60 tahun Maastricht School of Management telah meningkatkan kapasitas manajemen para profesional dan
organisasi di seluruh dunia melalui pendidikan manajemen yang canggih.
Beragam Program Eksekutif Pendaftaran Terbuka kami menawarkan kepada Anda pengalaman belajar interaktif,
merangsang, dan multikultural yang unik.
Bersiaplah untuk tantangan manajemen besok dan terapkan hari ini.
Untuk informasi lebih lanjut, kunjungi www.msm.nl atau hubungi kami di +31 43 38 70 808 atau melalui acceptance@msm.nl
sekolah manajemen jaringan global

Untuk informasi lebih lanjut, kunjungi www.msm.nl atau hubungi kami di +31 43 38 70 808
atau melalui acceptance@msm.nl

Pendidikan Eksekutif-170x115-B2.indd 1 18-08-11 15:13
46
Namun mendengarkan adalah salah satu keterampilan paling penting yang Anda butuhkan jika Anda ingin berkomunikasi secara efektif.
Mendengarkan memungkinkan Anda untuk 'mendekodekan' pesan yang Anda terima, tetapi juga memungkinkan Anda untuk membantu orang lain
berkomunikasi dengan lebih baik. Ketika Anda tidak yakin dengan pesan yang Anda dengar pertama kali, mendengarkan dengan baik memungkinkan
Anda mengajukan pertanyaan yang akan menjelaskan pesan tersebut.
Tentu saja, mendengarkan lebih penting di arena daripada di tempat kerja. Kami mendengarkan karena beberapa alasan:
• Untuk membangun hubungan •
Untuk memahami orang lain
• Untuk dihibur
• Untuk belajar
• Untuk menunjukkan empati •
Untuk mengumpulkan informasi
Dengan mendengarkan sebanyak yang dapat dilakukan untuk kita, jelas bahwa kita semua dapat memperoleh manfaat dari meningkatkan keterampilan
mendengarkan kita. Kita bisa menjadi lebih produktif di tempat kerja, lebih terhubung dalam hubungan kita, dan lebih efisien dalam segala hal yang kita
lakukan. Tetapi mendengarkan juga membantu kita membujuk dan bernegosiasi dengan orang lain. Ini dapat membantu kita menghindari
kesalahpahaman dan dapat membuat hidup lebih bebas konflik secara umum. Semua ini adalah alasan yang sangat bagus untuk belajar lebih banyak
tentang bagaimana menjadi pendengar yang lebih baik.
5.2 Kesadaran Diri
Alat penting untuk menjadi pendengar yang baik adalah menyadari perilaku, perasaan, dan kebiasaan Anda sendiri saat mendengarkan. Apakah
Anda tahu apakah Anda pendengar yang baik atau tidak? Apakah Anda hanya menjadi pendengar yang baik dalam situasi tertentu, seperti saat
mendengarkan teman yang sedang galau? Atau bisakah Anda juga mendengarkan dalam situasi tegang ketika Anda harus berkomunikasi dengan
seseorang yang sedang marah, stres, atau mengungkapkan pendapat yang berlawanan dengan Anda?
Luangkan waktu untuk menyadari perilaku mendengarkan Anda sendiri dalam berbagai skenario. Di tempat kerja, di rumah, dengan teman, dengan
orang asing, atau dengan grup lain yang berkomunikasi dengan Anda, perhatikan hal berikut:
• Bahasa tubuh Anda – bagaimana Anda berdiri atau duduk? Apakah Anda tegang atau santai? Di tempat terbuka
posisi atau tertutup?
• Apakah Anda melakukan kontak mata? Apakah Anda menyimpannya? Atau apakah Anda memalingkan muka, melihat ke bawah, atau
mengalihkan pandangan ke orang atau benda lain di lingkungan Anda?
• Apakah Anda mengikuti setiap kata? Bisakah Anda mengulangi apa yang baru saja dikatakan kata demi kata? Atau apakah pikiran Anda
mengembara untuk makan siang, email yang perlu Anda tulis, atau panggilan telepon yang baru saja Anda lakukan? • Apakah Anda
merencanakan apa yang akan Anda katakan sebagai balasannya?
47
Semua perilaku ini membuat sulit untuk menjadi pendengar yang baik. Anda mungkin mengirim pesan ke pembicara bahwa pesan mereka tidak
penting – atau lebih buruk lagi, bahwa mereka tidak penting. Saat Anda melatih keterampilan mendengarkan yang lebih baik, Anda harus dapat
mengenali kapan Anda menyimpang kembali ke perilaku lama ini.
Menjadi sadar diri akan membuat Anda mengoreksi diri dan menjadi lebih baik dan lebih baik dalam mendengarkan orang lain.
5.3 Mendengar Aktif
"Kamu tidak dapat benar-benar mendengarkan siapa pun dan melakukan

hal lain pada saat yang bersamaan."
—M.Scott Peck
Menjadi pendengar yang lebih baik membutuhkan peningkatan keterampilan mendengarkan aktif Anda. Apa yang dimaksud dengan
keterampilan mendengarkan aktif? Sebagian besar dari kita menghabiskan setidaknya sebagian dari waktu kita mendengarkan menunggu orang
tersebut berhenti sehingga kita dapat mendapat giliran berikutnya. Hal ini terutama berlaku saat percakapan memanas atau saat informasi yang ingin
kami sampaikan sangat penting.
Mendengarkan secara aktif berarti penuh perhatian dan terlibat dalam percakapan selama Anda mendengarkan seperti saat Anda berbicara. Anda
harus belajar untuk secara sadar memperhatikan kata-kata yang diucapkan, tetapi sebagai tambahan, pada keseluruhan pesan yang orang lain coba
sampaikan kepada Anda. Untuk melakukan ini, Anda harus memperhatikan pembicara.
Ini membutuhkan konsentrasi dan latihan. Itu berarti memastikan bahwa Anda menghilangkan atau mengabaikan gangguan di sekitar Anda, dan
bahwa Anda tidak menghabiskan seluruh waktu untuk memikirkan tanggapan Anda terhadap apa yang mereka katakan. Ini mungkin terdengar sulit,
tetapi ada beberapa alat sederhana yang dapat Anda gunakan untuk menjadikan mendengarkan secara aktif sebagai kebiasaan rutin.
5.3 Menjadi Pendengar Aktif
Ada lima aspek kunci untuk menjadi pendengar yang aktif. Anda mungkin sudah mempekerjakan beberapa dari mereka, tetapi mungkin perlu melatih
yang lain. Namun, begitu Anda menggunakan alat-alat ini dari waktu ke waktu, Anda akan menemukan bahwa mereka menjadi lebih mudah dan lebih
mudah. Plus, Anda akan belajar banyak tentang orang lain dan melakukan percakapan yang lebih baik sehingga Anda akan diperkuat secara positif
setiap kali Anda berlatih.
48
1. Perhatikan baik-baik.
Dengan langkah ini, Anda belajar memberikan perhatian penuh kepada pembicara. Tapi Anda juga membiarkan pembicara tahu
bahwa Anda sedang mendengarkan dengan menggunakan ucapan terima kasih – jenis alat verbal dan non-verbal yang membantu
menambah bukti bahwa Anda benar-benar mendengarkan.
• Tatap mata pembicara • Hentikan obrolan
mental apa pun • Jangan mulai menyiapkan
tanggapan atau sanggahan Anda saat orang lain sedang berbicara • Pastikan lingkungan Anda tidak
mengalihkan perhatian Anda • Perhatikan bahasa tubuh pembicara dan nada suara – apa adalah pesan non-
verbal
memberi tahu?
• Jika Anda berada dalam grup, hindari percakapan sampingan
Lihat cahayanya!
Semakin cepat Anda menyadari bahwa kami
benar, semakin cepat hidup Anda menjadi lebih baik!
Sedikit berlebihan? Ya kami tahu!

Kami hanya yakin bahwa kami dapat membuat
Silahkan
tersebut
iklan
klik
aktivitas media Anda lebih efektif.
Dapatkan “Saran Media Gratis Bookboon”

Email kbm@bookboon.com
49
2. Tunjukkan secara fisik bahwa Anda mendengarkan.
Gunakan sinyal non-verbal dan verbal bahwa Anda mendengarkan pembicara dengan penuh perhatian.
• Mengangguk dari waktu ke waktu, jika sesuai • Gunakan
ekspresi wajah yang sesuai • Pantau bahasa tubuh Anda
sendiri. Pastikan Anda tetap terbuka dan santai daripada tertutup

dan tegang.
• Gunakan komentar kecil seperti uh-huh, ya, benar.
3. Periksa pemahaman.
Seperti yang telah kita pelajari di bab sebelumnya, pengalaman pribadi kita, persepsi kita, dan perasaan kita semuanya dapat
memengaruhi cara kita mendengar. Ada kemungkinan pesan tersebut salah diterjemahkan atau disalahtafsirkan, sehingga kita
mendengar pesan yang tidak dimaksudkan. Sebelum menjawab, penting untuk memeriksa pemahaman menggunakan alat ini. .
• Gunakan refleksi dan parafrase. Periksa apakah Anda mendengar pesan dengan benar dengan mengatakan hal-hal
seperti "apa yang saya dengar Anda katakan adalah…." atau "Jika saya mendengar Anda dengan benar, Anda
mengatakan….." atau "Saya pikir Anda sedang berbicara tentang….".
• Ajukan pertanyaan yang akan membantu memperjelas maksud pembicara. Saran mencakup hal-hal seperti, "Bisakah Anda
memberi tahu saya lebih banyak tentang…..?" atau "Apa maksud Anda saat Anda mengatakan...?" atau "Saya pikir
Anda mengatakan ... apakah itu benar?"
• Ringkas apa yang pernah Anda dengar sesekali – jangan menunggu sampai akhir atau Anda mungkin tidak
ingat persis apa yang dikatakan.
4. Jangan menyela!
Tidak ada hal baik yang dihasilkan dari menginterupsi pembicara. Anda hanya akan membatasi kesempatan Anda untuk
memahami pesan karena Anda tidak akan mendengar semuanya – dan karena pembicara akan menjadi frustrasi!
50
5. Menanggapi dengan Tepat.
Saat Anda mendengarkan secara aktif, Anda menunjukkan rasa hormat Anda kepada pembicara, serta mendapatkan
informasi yang Anda butuhkan untuk membentuk tanggapan Anda. Setelah Anda memiliki informasi itu dan mengklarifikasi,
saatnya untuk menulis balasan Anda. Saat mengungkapkan pikiran Anda:
• Bersikap jujur dan terbuka •
Bersikap hormat • Bersikap
teliti
Ingat juga bahwa Anda mencontohkan perilaku yang sangat baik untuk orang lain saat Anda menggunakan mendengarkan secara aktif.
Jangan kaget mendengar orang lain mulai menggunakan pertanyaan klarifikasi atau frase refleksi juga – yang akan menjadi hal yang
baik untuk semua orang yang berkepentingan!
5.4 Mendengarkan dalam Situasi Sulit
Mendengarkan sangat sulit ketika Anda berada dalam situasi yang panas atau emosional. Agar komunikasi Anda berhasil dan
produktif, Anda mungkin perlu menggunakan beberapa alat tambahan untuk mendengarkan orang lain dan memungkinkan pertukaran
informasi terlepas dari perasaan Anda.
Beberapa tip termasuk:
• Jika memungkinkan, sarankan agar Anda memindahkan diskusi ke tempat pribadi tanpa gangguan. • Jika ketegangan
tinggi, mulailah dengan menyepakati tujuan diskusi Anda nantinya. Apakah Anda sedang menyelesaikan masalah? Belajar tentang
apa yang terjadi dalam situasi yang sulit? Memutuskan peran dalam proyek penting? Menentukan bagaimana melanjutkan
untuk mencapai tenggat waktu? Munculkan tujuan bersama yang dapat Anda berdua sepakati untuk dikerjakan dan yang
dapat Anda rujuk kembali jika percakapan keluar dari topik.
• Jika perlu, tetapkan aturan dasar. Ini dapat mencakup persetujuan bahwa Anda tidak akan mengungkit-ungkit peristiwa lama
lagi, bahwa Anda tidak akan menyertakan komentar pribadi dalam diskusi, atau bahwa Anda berdua tidak akan bersuara.
• Saat mendengarkan, ingatkan diri Anda tentang pedoman mendengarkan aktif. Tarik napas perlahan masuk dan keluar agar
tetap tenang.
• Jika Anda tidak dapat memperhatikan, coba ulangi dalam pikiran Anda setiap kata yang lain
kata orang. Kemudian Anda 'mendengar' pesan itu dua kali dan pesan itu memiliki peluang lebih baik untuk diterima.
51
Kemampuan komunikasi efektif Komunikasi Tertulis yang Efektif
6. Komunikasi Tertulis yang Efektif
"Terlepas dari perubahan

teknologi, pasar untuk pesan yang
dibuat dengan baik akan selalu memiliki
audiens."
—Steve Burnett
6.1 Pendahuluan
Di dunia komunikasi cepat-cepat saat ini melalui teks dan email, kebanyakan dari kita lebih suka mengirim pesan tertulis daripada
melakukan panggilan telepon. Cepat, efisien bila digunakan dengan benar, dan memberikan jejak dokumen yang bagus untuk catatan
pekerjaan kami. Komunikasi tertulis lebih penting dari sebelumnya, namun sangat sedikit orang yang tahu kapan menulis adalah bentuk
komunikasi yang benar – atau salah, dan lebih sedikit lagi yang dapat menulis dengan baik.
Tentu saja, seperti semua keterampilan komunikasi lainnya, keterampilan menulis yang baik dapat dipelajari.
Silahkan
tersebut
iklan
klik
GOT-THE-ENERGY-TO-LEAD.COM
Kami percaya bahwa pemasok energi juga harus terbarukan. Oleh karena itu kami mencari rekan-rekan baru
yang antusias dengan banyak ide yang ingin bergabung dengan RWE dalam mengubah dunia. Kunjungi kami
secara online untuk mengetahui apa yang kami tawarkan dan bagaimana kami bekerja sama untuk memastikan energi masa depan.
52
6.2 Kapan dan Kapan Tidak Menggunakan Komunikasi Tertulis
Tentu, mengirim email itu mudah. Berapa banyak dari kita yang belum pernah menulis surat saat ditahan dengan panggilan lain atau
dalam beberapa saat antara satu pertemuan dan pertemuan berikutnya? Teks bahkan lebih mudah – dan memungkinkan Anda
mengirim informasi hampir dari mana saja.
Namun kapan komunikasi tertulis paling efektif, dan kapan tidak? Ada sejumlah faktor yang dapat membantu Anda
membuat pilihan itu.
6.2.1 Kompleksitas Topik
Menggunakan komunikasi tertulis adalah pilihan yang sangat baik untuk berbagi informasi yang mudah diatur dan mudah
dipahami oleh pembaca independen. Artinya, pembaca dapat membaca komunikasi dan mendapatkan pesan dengan
jelas tanpa informasi tambahan dari Anda atau sumber lain. Pemberitahuan rapat, jawaban atas pertanyaan cepat, atau
klarifikasi cepat semuanya mudah diselesaikan dengan komunikasi tertulis.
Topik yang sangat kompleks atau penjelasan yang panjang

bukanlah pilihan yang baik untuk komunikasi tertulis yang
normal. Komunikasi tertulis harus 'berdiri sendiri' bagi pembaca.
Namun, ada titik di mana komunikasi tertulis menjadi tidak efisien karena salah satu dari beberapa alasan.
Informasi tersebut mungkin terlalu rumit untuk diatur dengan cara yang dapat dimengerti oleh pembaca Anda tanpa
bantuan lebih lanjut. Jumlah penjelasan yang diperlukan untuk membuat informasi dapat dipahami mungkin tidak praktis,
yang menyebabkan salah tafsir atau kurangnya pemahaman. Dalam jangka panjang, Anda akan menjawab begitu banyak
email tindak lanjut atau panggilan telepon sehingga dalam kasus ini Anda akan lebih baik mengadakan pertemuan tatap
muka atau dalam sesi pelatihan formal.
6.2.2 Jumlah 'Diskusi' yang Diperlukan
Jika topiknya rumit atau cukup terlibat sehingga perlu ada pertukaran email jenis diskusi yang panjang, semakin lama
Anda membiarkan pertukaran tersebut berlanjut secara tertulis, semakin Anda berisiko seseorang akan salah paham.
Selain itu, Anda tidak dapat yakin bahwa setiap orang yang menerima email benar-benar memiliki kesempatan untuk
berpartisipasi dalam diskusi kecuali Anda dapat melacak penerimaan email orang lain atau meminta setiap orang untuk
menanggapi dengan satu atau lain cara. Oleh karena itu, pengambilan keputusan, penjelasan atau percakapan yang
panjang dan melibatkan, atau subjek yang kontroversial biasanya bukan topik yang baik untuk komunikasi tertulis.
Diskusi panjang melalui komunikasi tertulis (email) tidak efisien,

dan setiap pertukaran berisiko tersesat.
53
6.2.3 Nuansa Makna
Kami telah belajar dari informasi sebelumnya dalam ebook ini bahwa komunikasi non-verbal adalah bentuk
komunikasi yang paling penting untuk menyampaikan pesan Anda. Saat Anda menulis, Anda hanya memiliki sebagian
kecil komunikasi yang hanya dapat dilakukan melalui kata-kata untuk menyampaikan pesan Anda kepada pembaca.
Jadi, semakin intens emosi di sekitar suatu topik atau semakin penting pesannya, semakin kecil kemungkinan menulis
menjadi bentuk komunikasi yang berhasil.
Komunikasi tertulis saja tidak memungkinkan untuk non

komunikasi verbal – aspek terpenting untuk menyampaikan maksud
Anda.
Misalnya, sulit untuk menyampaikan nada suara, humor, sarkasme, atau nuansa makna lainnya dalam tulisan saja. Jangan
mengambil risiko menyinggung seseorang atau menyebabkan kebingungan karena seseorang tidak memahami maksud
Anda yang sebenarnya dengan memercayai komunikasi tertulis dengan tugas menyampaikan informasi yang sangat emosional
atau penting.
6.2.4 Komunikasi Formal
Meski ada pengecualian, komunikasi tertulis masih menjadi pilihan umum ketika tingkat formalitas antara dua
pihak tinggi. Misalnya, pikirkan tentang pelanggan atau klien Anda. Kemungkinan komunikasi formal seperti
persyaratan kontrak, perjanjian penjualan, informasi akun, atau informasi hukum atau administrasi lainnya akan
dikirimkan dalam bentuk tertulis. Ini memberi Anda berdua informasi dalam format yang dapat Anda sampaikan sesuai
kebutuhan, dan memberi Anda bahan referensi untuk membantu Anda melanjutkan komunikasi. Saat tingkat formalitas
menurun dalam hubungan, Anda juga cenderung beralih dari dokumentasi kertas ke komunikasi email.
Semakin tinggi tingkat formalitas komunikasi, semakin besar

kemungkinan Anda akan menggunakan komunikasi tertulis. Plus, Anda
biasanya akan menggunakan email lebih banyak karena tingkat
formalitas menurun.
6.3 Menulis Secara Efektif
Meskipun beberapa dari informasi berikut berkaitan dengan email atau komunikasi kertas, ini terutama ditujukan
untuk email karena begitu banyak pekerjaan kami yang melibatkan email. Namun, Anda juga dapat menerapkan
sebagian besar saran untuk komunikasi kertas.
54
6.3.1 Baris Subyek
Saat Anda menulis surat atau email, baris subjek komunikasinya seperti tajuk utama di surat kabar. Ini meminta
perhatian Anda pada komunikasi dan juga harus memberi tahu Anda tentang apa itu. Baris subjek terbaik juga akan
memberi tahu Anda apa yang perlu dilakukan – dan akan membiarkan penerima memprioritaskan email mana yang
harus dibuka terlebih dahulu dan mana yang harus diabaikan nanti (atau semuanya!)
Apa baris subjek ini memberitahu Anda tentang informasi yang akan mengikuti?
• Menanggapi Email Anda •

Pertanyaan
• Halo
• Rapat •
Informasi untuk Anda
Dengan baris subjek ini, dapatkah Anda memberi tahu informasi apa pun tentang apa yang akan terjadi selanjutnya? Tentu,
yang pertama bisa jelas jika penerima hanya menulis satu email hari itu. Tetapi kebanyakan dari kita menangani lusinan,
bahkan ratusan, email setiap minggu. Tidak mungkin penerima akan mengingat dengan tepat apa yang Anda tanggapi.
Siapa kelompok sasaran Anda?

Dan bagaimana kita bisa menjangkau mereka?
Di Bookboon, Anda dapat mengelompokkan audiens yang

tepat untuk kampanye iklan Anda.
eBuku kami menawarkan tempat iklan dalam buku untuk

Silahkan
tersebut
iklan
klik
menjangkau kandidat yang tepat.

55
Baris subjek lainnya terlalu umum. Mereka tidak menentukan informasi apa yang akan terkandung atau tindakan apa yang
perlu diambil oleh penerima. Jika ada informasi penting atau mendesak yang disertakan, informasi tersebut mungkin belum dibaca
– atau dibuka, dipindai, dan ditutup.
Sebagai gantinya, cobalah baris subjek seperti:
• Informasi Open House Selasa, 22 Juni 2010 – Silahkan RSVP! • Pertanyaan Mengenai
Perubahan Manfaat Kesehatan – Diperlukan Tanggapan • Permintaan Pertemuan tentang
Desain Situs Web Baru – Mohon Konfirmasi Ketersediaan • URGENT! Perubahan Jadwal On-Call
untuk Akhir Pekan Memorial Day • Menanggapi Pertanyaan Anda tentang Rencana Pemasaran
untuk Kuartal ke-3
Masing-masing memberi tahu pembaca informasi apa yang akan mereka temukan ketika mereka membuka email, dan juga
memberi tahu mereka apakah mereka perlu mengambil tindakan atau tidak. Pembaca dapat memutuskan mana yang paling
penting dan memproses email yang masuk dalam urutan terbaik.
6.3.2 Dahulukan Poin Utama
Ketika Anda menulis komunikasi Anda, Anda perlu tahu persis apa, mengapa, dan kepada siapa Anda menulis.
Apakah Anda sekadar memberikan informasi, meminta informasi, atau meminta orang lain untuk mengambil tindakan? Jika
Anda tidak dapat mempersempit intinya, Anda belum siap untuk menulis atau menulis bukanlah pilihan format komunikasi
yang tepat untuk digunakan.
Setelah Anda tahu apa poin utama email Anda, Anda harus mengutamakannya dalam komunikasi. Kita semua cenderung
memindai komunikasi tertulis untuk menghemat waktu, lebih fokus pada bagian atas informasi daripada bagian bawah.
Menempatkan informasi utama Anda di bagian atas komunikasi menarik perhatian pembaca ke topik, permintaan, atau instruksi
utama. Anda dapat mengikuti dengan informasi latar belakang setelah Anda menyatakan alasan penulisan – tetapi jika Anda
memulai dengan informasi latar belakang, Anda berisiko pembaca kehilangan inti komunikasi.
Ini contoh yang buruk:
Untuk Tom,
Saya menghabiskan beberapa waktu dengan Joan pagi ini meninjau angka-angka dari hasil penjualan kuartal
lalu. Saya prihatin melihat tampaknya ada tren penurunan penjualan Widget Deluxe, yang sangat berbeda dari
perkiraan kami. Saya khawatir hal ini mungkin berdampak pada peluncuran Widget Super Deluxe kami yang
direncanakan untuk kuartal berikutnya. Saya pikir kita harus bertemu dengan tim pemasaran dan tim penjualan
untuk mengetahui apakah kita dapat mengidentifikasi kemungkinan masalah dengan proses penjualan dan
pemenuhan yang dapat kita pengaruhi.
Apakah Anda akan memberi tahu saya jika Anda tersedia minggu ini?
Terima kasih,
Julie
56
Perhatikan baris subjeknya? Sekali lagi, itu tidak tepat. Kemudian penulis tidak sampai pada inti komunikasi sampai
baris terakhir. Jika pembaca memindai informasi, dia bahkan mungkin tidak sampai ke baris terakhir sebelum melanjutkan ke
email berikutnya. Jika itu terjadi, Anda harus menulis komunikasi lain atau tindak lanjut dengan panggilan telepon – yang membuang-
buang waktu Anda.
Sekarang baca versi ini:
Perihal: Permintaan untuk Bertemu dengan Anda Mengenai Proses Penjualan – Harap Ditanggapi
Untuk Tom,
Saya ingin bertemu dengan Anda, tim penjualan, dan tim pemasaran minggu ini untuk membahas dampak tren
penjualan terbaru pada peluncuran Widget Super Deluxe. Apakah Anda tersedia pada hari Senin pukul 15:00
selama sekitar satu jam?
Saya menghabiskan beberapa waktu dengan Joan pagi ini meninjau angka-angka dari hasil penjualan kuartal
lalu. Saya prihatin melihat tampaknya ada tren penurunan penjualan Widget Deluxe, yang sangat berbeda dari
perkiraan kami. Saya pikir kita harus berusaha mengidentifikasi masalah yang mungkin terjadi dengan proses
penjualan dan pemenuhan.
Terima kasih,
Julie
Lihat perbedaannya? Email kedua memiliki baris subjek yang jelas yang meminta tanggapan. Itu langsung ke intinya di paragraf
pertama. Bahkan jika pembaca memindai informasi tersebut, dia akan memiliki kesempatan yang lebih baik untuk mendapatkan
pesan tersebut.
6.3.3 Kenali Pemirsa Anda
Saat Anda menulis komunikasi, Anda harus dapat mengidentifikasi kepada siapa Anda menulis. Tentu, Anda bisa menulis ke
'dunia' organisasi Anda atau 'dunia' semua pelanggan Anda, tetapi Anda perlu tahu apa yang akan mereka peroleh dari komunikasi
Anda. Apakah itu hanya informasi untuk semua orang, atau adakah anggota audiens tertentu yang tidak dikenal yang perlu
menerima komunikasi Anda, mengenali informasi yang penting bagi mereka, dan kemudian mengambil tindakan tertentu?
Misalnya, Anda mengubah paket perawatan kesehatan HMO di kantor sehingga mitra rumah tangga sekarang memenuhi syarat
untuk mendapat pertanggungan. Anda mungkin mengirimkan komunikasi ke semua orang di organisasi Anda, tetapi audiens Anda
yang sebenarnya adalah karyawan yang memiliki mitra rumah tangga. Dalam memikirkan orang-orang itu, informasi apa yang mereka
butuhkan? Pilihan apa yang perlu mereka buat? Kekhawatiran apa yang mungkin mereka miliki dalam bertindak atas informasi
tersebut? Bagaimana Anda bisa menangani kekhawatiran itu dalam komunikasi Anda? Mengidentifikasi audiens Anda membantu
Anda menargetkan dan menyempurnakan komunikasi untuk membuatnya seefektif mungkin.
57
Aspek lain dari mengetahui audiens Anda adalah menyadari apa yang tidak mereka ketahui. Sebagian besar dari kita
memiliki 'istilah' yang kita gunakan dalam operasi sehari-hari pekerjaan kita. Mereka mungkin istilah teknis, referensi ke
struktur atau tim internal, atau akronim yang dibagikan di antara rekan-rekan. Namun, Anda harus yakin bahwa setiap
anggota audiens Anda akan memahami istilah atau akronim tersebut sebelum menggunakannya – dan bahwa setiap orang
yang mungkin mereka tuju komunikasi Anda juga akan memahaminya. Jika ragu, tambahkan penjelasan singkat atau uraikan.
6.3.4 Organisasi Pesan
Mungkin komunikasi Anda memiliki lebih dari satu permintaan atau ajakan bertindak. Jika tindakan tidak terkait satu sama
lain, pilihan terbaik adalah mengirim email terpisah untuk masing-masing tindakan. Itu mengharuskan pembaca Anda untuk
melihat setiap topik di baris subjek dan kemudian menanggapinya.
Namun, Anda mungkin mengalami situasi di mana Anda memiliki beberapa permintaan atau beberapa fakta penting bagi
pembaca. Dalam hal ini, Anda perlu mengatur informasi dengan cara yang meningkatkan kemungkinan pembaca akan memberi
Anda semua informasi atau melakukan semua tindakan yang Anda minta. Anda dapat melakukannya dengan menggunakan
judul topik yang tetap menempatkan topik utama komunikasi di atas seperti: Respons yang Dibutuhkan, Latar Belakang,
Kekhawatiran. Atau RSVP Diminta, Instruksi, Petunjuk Arah, FAQ. Anda juga dapat menggunakan poin atau angka untuk setiap
subtopik. Atau pertimbangkan untuk menggunakan font tebal atau berwarna untuk menyorot tindakan yang diminta. Satu kata
peringatan – hindari penggunaan huruf besar semua, yang dapat diartikan sebagai 'berteriak'.
Tugas Anda adalah membuatnya mudah dan anti-bodoh bagi pembaca Anda untuk menerima pesan Anda. Gunakan alat
apa pun yang dapat Anda terapkan untuk memastikan bahwa pesan tersampaikan sepenuhnya, selama masih profesional
dan sesuai untuk audiens Anda.
58
Kemampuan komunikasi efektif Sumber daya
7. Sumber daya
Mindtools.com. Artikel Keterampilan Komunikasi, bermacam-macam. Diakses 1 Mei

2010. http://www.mindtools.com/page8.html
Akademi Pelatihan MTD. Keterampilan Komunikasi Dasar. http://www.mtdacademy.com
Optical Illusion: My Wife and Mother in Law oleh WE Hill, pertama kali diterbitkan tahun
1915. http://en.wikipedia.org/wiki/File:My_Wife_and_My_Mother-In-Law_(Hill).png
Kutipan tentang Komunikasi, berbagai. Pemikiran Terkemuka. Diakses 10 Mei 2010.

http://www.leadershipnow.com/listeningquotes.html
Silahkan
tersebut
iklan
klik
PENGGUNA TERBAIK
DI BELANDA
59

Effective Communication Skills

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Effective Communication Skills

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Machine Translated by Google

Machine Translated by Google

Kemampuan komunikasi efektif

Unduh ebook gratis di bookboon.com

Keterampilan Komunikasi Efektif ©

Unduh ebook gratis di bookboon.com

Kemampuan komunikasi efektif Isi

1. Pendahuluan – Keterampilan Komunikasi yang Efektif 10

2. Perspektif dalam Komunikasi 18

Temukan kebenarannya di www.deloitte.ca/careers D

© Deloitte & Touche LLP dan entitas terafiliasi.

Unduh ebook gratis di bookboon.com

© Deloitte & Touche LLP dan entitas terafiliasi.

© Deloitte & Touche LLP dan entitas terafiliasi.

Kemampuan komunikasi efektif Isi

3. Unsur Komunikasi 3.1 Pendahuluan 25

Tingkatkan pengaruh Anda dengan MSM Executive Education

Bersiaplah untuk tantangan manajemen besok dan terapkan hari ini.

sekolah manajemen jaringan global

Kemampuan komunikasi efektif Isi

Keterampilan Mendengarkan Dasar 46

Menjadi Pendengar Aktif 48

6. Komunikasi Tertulis yang Efektif 6.1 52

Sedikit berlebihan? Ya kami tahu!

Dapatkan “Saran Media Gratis Bookboon”

Unduh ebook gratis di bookboon.com

Kemampuan komunikasi efektif Kata pengantar

Jadi apa yang diperlukan untuk menjadi komunikator ulung?

Sean McPheat, Pendiri dan Managing Director spesialis pengembangan manajemen,

MTD berspesialisasi dalam menyediakan:

• Kursus terbuka (Disampaikan ke seluruh Inggris Raya di berbagai lokasi)

• Program pengembangan manajemen & kepemimpinan (Dari 5 hari hingga 2 tahun)

• Pembinaan korporat dan eksekutif (Dengan manajer senior atau menengah)

Unduh ebook gratis di bookboon.com

Kemampuan komunikasi efektif Kata pengantar

Unduh Kursus Manajemen Belajar Mandiri GRATIS

unduh Kursus Manajemen Belajar Mandiri GRATIS

Apa yang kita bicarakan?

yang terbaik dari orang-orang.

MTD berspesialisasi dalam menyediakan:

terbuka (Disampaikan ke seluruh Inggris Raya di berbagai lokasi) • Program pengembangan

(Dengan manajer senior atau menengah)

Unduh ebook gratis di bookboon.com

Kemampuan komunikasi efektif Kata pengantar

Unduh ebook gratis di bookboon.com

Kemampuan komunikasi efektif Pendahuluan – Keterampilan Komunikasi yang Efektif

1. Pendahuluan – Keterampilan Komunikasi Efektif

1.1 Pentingnya Komunikasi

Sebuah studi University of Pittsburgh menemukan bahwa

1.2 Apa Itu Komunikasi?

Komunikasi adalah seni dan proses menciptakan dan berbagi

Unduh ebook gratis di bookboon.com

Kemampuan komunikasi efektif Pendahuluan – Keterampilan Komunikasi yang Efektif

1.3 Apakah Keterampilan Komunikasi itu?

Keterampilan komunikasi adalah alat yang kami gunakan untuk menghapus

1.4 Proses Komunikasi

Proses komunikasi terdiri dari beberapa tahap, yang masing-masing menawarkan

Unduh ebook gratis di bookboon.com

Kemampuan komunikasi efektif Pendahuluan – Keterampilan Komunikasi yang Efektif

Unduh ebook gratis di bookboon.com

Kemampuan komunikasi efektif Pendahuluan – Keterampilan Komunikasi yang Efektif

Gambar 1: Proses Komunikasi

Sumber pesan adalah pengirim. Pengirim harus tahu