Berbagai Perangkat TQM

Untuk memberdayakan pekerja dan menerapkan TQM sebagai suatu

upaya berkelanjutan, setiap orang dalam organisasi harus dilantik teknik- teknik TQM. Danselanjutnya
kita akan mengenali beberapa perangkat yang sangat bermanfaat dalam upayaTQM, antara lain :
1Lembar Periksa (
Check  Sheet )

Dalam dunia pengendalian kualitas (quality control), check sheet adalah satu dari tujuhalat kualitas
dasar (7 basic quality tools). Check Sheet atau sering orang menyebutnya CheckList atau Tally Chart,
merupakan alat pertama dari tujuh alat dasar manajemen kualitas yangsederhana dan digunakan untuk
mencatat dan mengklasifikasi data yang telah diamati.Check Sheet merupakan suatu daftar yang
mengandung atau mencakup faktor-faktor yangingin diselidiki. Check Sheet merupakan daftar yang
berisi unsur- unsur yang mungkinterdapat dalam situasi atau tingkah laku atau kegiatan individu yang
diamati.Dari pengertian Check Sheet di atas dapat disimpulkan bahwa Check Sheet merupakansalah satu
metoda untuk memperoleh data yang berbentuk daftar yang berisi pernyataan
dan pertanyaan yang ingin diselidiki dengan memberi tanda cek. Alat ini berupa lembar pencatatan data 
secara mudah dan sederhana, sehingga menghindari kesalahan-kesalahanyang mungkin terjadi dalam
pengumpulan data tersebut. Umumnya Check Sheet berisi pertanyaan-
pertanyaan yang dibuat sedemikian rupa, sehingga pencatat cukup memberikantanda kolom yang telah
tersedia, dan memberikan keterangan seperlunya.Sebagai salah satu alat dari tujuh alat dasar
manajemen kualitas yang dalam istilahseven basic quality tools, check sheet memiliki fungsi sebagai alat
pencatat hasil observasidari pemeriksaan distribusi proses produksi, item, lokasi, dan penyebab produk
cacat ataurusak, juga sebagai alat konfirmasi pemeriksaan.
A.Manfaat dari penggunaan check sheet dalam mengelola kualitas, antara lain yaitu:

1 Data dapat dicatat dengan mudah

2 Data dapat dipahami dengan mudah

3 Mencegah terjadinya data hilang (missing data)

4 Dapat menentukan sumber persoalan

5 Memungkinkan pemecahan persoalan dengan cepat

6 Dipakai untuk memeriksa beberapa item secara bersamaan

7 Memungkinkan pengklasifikasian/penstrataan data

 
Selanjutnya kapan Check Sheett (Lembar Pemeriksaan) dapat digunakan,
menurut Tague(2005) penggunaan Check Sheet antara lain :
 
1 Ketika data dapat diamati dan dikumpulkan berulang kali oleh orang yang sama ataudi lokasi yang
sama.
 
2 Ketika mengumpulkan data mengenai frekuensi atau pola kejadian, masalah, cacat,lokasi cacat,
penyebab cacat, dan sebagainya.
 
Ketika mengumpulkan data proses produksi.Kemudahan - kemudahan yang diperoleh dari penggunaan
checksheet akan berdampak pada penghematan waktu maupun biaya dalam hal pengumpulan data.
Lebih jauhdata yang dapat dikumpulkan dengan cepat, terpilah, dan valid, maka data
tersebut dapatdianalisis secara rinci untuk kepentingan pengambilan keputusan yang akurat dalam
hal pengendalian kualitas. Besar kecilnya manfaat yang bisa diperoleh dari penggunaan checksheet
bergantung pada banyak hal
Selain bergantung pada faktor manusia yang menjadi observer pengisi check
sheet, juga bergantung pada baik buruknya check sheet yang digunakan. Makin baik check sheet,makin
besar manfaat yang bisa diperoleh dengan catatan observernya juga baik. Lalu checksheet yang baik itu,
check sheet yang bagaimana.
Check sheet yang baik setidaknya memiliki enam ciri yaitu :
1) Sesuai dengan tujuan yang telah dirumuskan terlebih dahulu,2)
2) Direncanakan secara sistematis,3)
3) Berupa format yang praktis dan baik,4)
4) Hasil pengecekan diolah sesuai dengan tujuan,5)
5) Dapat diperiksa validitas, reabilitas, dan ketelitian,6)
 6) Bersifat kuantitatif
Selain enam ciri di atas check sheet yang baik haruslah memiliki struktur yangmemuat informasi
judul check sheet, identitas pengisi, petunjuk yang berisi penjelasan danmaksud check sheet,
petunjuk pengisian dan butir atau item check sheet. Ciri dan strukturcheck sheet tersebut
merupakan ciri dan struktur minimal untuk bisa dikatakan sebagaicheck sheet yang baik terlepas
apakah check sheet tersebut bersifat perorangan maupunkelompok, check sheet berbentuk
skala penilaian maupun angket.
 
 
B.Prosedur check sheet
Prosedur check sheet   yang diuraikan oleh Tague (2005) adalah sebagai berikut:
 
1 Menentukan kejadian atau permasalahan apa yang akan diamati, kemudiankembangkan definisi
operasional.
 
2 Menentukan kapan data akan dikumpulkan dan berapa lama.
 
3 Merancang form isi sedemikian rupa sehingga data dapat direkam dengan hanyamemberikan tanda
cek (V) atau tanda silang (X) atau simbol serupa sehingga datatidak perlu diperbanyak ulang untuk
analisis.
 
4 Memberikan etiket setiap daerah kosong pada form.
 
5 Menguji check sheet   secara singkat untuk memastikan ketepatan check sheet 
 dalammengumpulkan data yang diinginkan, juga memastikan apakah check sheet 
 mudahdigunakan atau tidak?

 
6 Merekam data pada check sheet   setiap kali ditemukan kejadian atau masalah yangditargetkan.
C. Fungsi Check Sheet dalam Pengendalian Kualitas
Menurut Ishikawa (1982), check sheet   memiliki fungsi sebagai berikut:
1 Pemeriksaan distribusi proses produksi (  production process distribution checks)
2 Pemeriksaan item cacat (defective item checks)

3 Pemeriksaan lokasi cacat (defective location checks)

 
4 Pemeriksaan penyebab cacat (defective cause checks)
 
5 Pemeriksaan konfirmasi pemeriksaan (check-up confirmation checks)
Untuk memberikan gambaran agar lebih bisa membayangkan bagaimana membuat
dan mengimplementasikan check sheet, berikut disajikan beberapa contoh check sheet untuk berbagai
kepentingan yang berbeda dalam mengelola kualitas.
D. Penggunaan Lembar Pemeriksaan
1. Process Distribution Check Sheet

Check sheet   ini mengukur frekuensi satu item di berbagai pengukuran, secara visualmenunjukkan
distribusi yang interpretasikan sebagai histogram-histogram,
2. Defective Item Check Sheet 
Check sheet   ini menghitung dan mengklasifikasikan cacat menurut jenisnya, sepertiterlihat pada
Gambar 2 di bawah ini. Hasil check sheet   ini dapat dijadikan analisisPareto, di mana data kemudian
akan diurutkan dari yang terbesar sampai dengan yangterkecil. Asumsi analisis Pareto adalah
mengidentifikasi 20% penyebab masalah vital(ranking tertinggi) untuk mewujudkan 80%
improvement   secara keseluruhan
3.Defect Location Check Sheet (atau Location Plot atau Concentration Diagram)
Check sheet   ini menggunakan gambar itemuntuk ditandai posisi cacatnya sehinggadapat diketahui di
mana cacat terbanyak terjadi dalam proses
 
 
4 Defective Cause Check Sheet
 
Check sheet   ini bertujuan untuk mengkorelasikan sebab dan akibat denganmemasukkan faktor-faktor
penyebab yang mungkin, seperti waktu, operator, mesin, danlokasi.
2. Diagram Sebar (Diagram Scatter)
Diagram Scatter atau diagram pencar atau juga disebut diagram sebar adalah gambaranyang
menunjukkan kemungkinan hubungan (korelasi) antara pasangan dua macam variabeldan menunjukkan
keeratan hubungan antara dua variabel tersebut yang sering diwujudkansebagai koefisien korelasi.
Scatter diagram juga dapat digunakan untuk mengecek apakahsuatu variabel dapat digunakan untuk
mengganti variabel yang lain.

A.Manfaat Diagram Scatter

Dikatakan juga bahwa Scatter diagram menunjukan hubungan antara dua variabel.Scatter diagram
sering digunakan sebagai analisis tindak lanjut untuk menentukan apakah penyebab yang ada benar-
benar memberikan dampak kepada karakteristik kualitas. Pada
contoh terlihat scatter diagram yang menggambarkan plot pengeluaran untuk iklan
dengan penjualan perusahaan yang mengindikasikan hubungan kuat positif diantara dua variabel.Jika
pengeluaran untuk iklan meningkat, penjualan cenderung meningkat

1.Cara Membuat Diagram Scatter

Cara untuk membuat scatter diagram adalah sebagai berikut :
a. Kumpulkan pasangan data (x,y) yang akan dipelajari hubungannya serta susunlahdata itu dalam
tabel. Diperlukan untuk mempunyai paling sedikit 30 pasangandata.
b. Tentukan nilai-nilai maksimum dan minimum untuk kedua variabel x dan y.Buatlah skala pada

sumbu horizontal dan vertikal dengan ukuran yang sesuai agardiagram akan menjadi lebih

mudah untuk dibaca. Apabila kedua variabel yangakan dipelajari itu adalah karakteristik kualitas
dan faktor yangmempengaruhinya, gunakan sumbu horizontal, x, untuk faktor
yangmempengaruhi karakteristik kualitas dan sumbu vertikal, y, untuk karakteristikkualitas
.c. Tebarkan (plot) data pada selembar kertas. Apabila dijumpai data bernilai samadari pengamatan
yang berbeda, gambarkan titik-titik itu seperti lingkarankonsentris (.), atau plot titik kedua yang
bernilai sama itu disekitar titik pertama.

d.Berikan informasi secukupnya agar orang lain dapat memahami diagram tebar itu.Informasi yang biasa
diberikan adalah :

 1 Interval waktu
 
2 Banyaknya pasangan data (n).

 
3 Judul dan unit pengukuran dari setiap variabel pada garis horizontal danvertikal.

 
4 Judul dari grafik itu.

5 Apabila dipandang perlu dapat mencantumkan nama dari orang yangmembuat diagram tebar itu.

3. Diagram Fishbone (Diagram Sebab Akibat)

Ada banyak metode untuk mengetahui akar penyebab dari masalah yang munculdiperusahaan.
Metode –  metode tersebut antara lain : Brainstorming, Bertanya
Mengapa beberapakali (WHY - WHY) dan metode Diagram Fishbone (Tulang Ikan)/ Cause andEffect
(Sebab dan Akibat)/ Ishikawa. Pada kesempatan ini yang dibicarakan adalah metodeyang ke 3 yakni
Diagram Fishbone (Tulang Ikan)/ Cause and Effect (Sebab dan Akibat)/IshikawaDiagram tulang ikan atau
fishbone adalah salah satu metode di dalam meningkatkankualitas. Sering juga diagram ini disebut
dengan diagram Sebab-Akibat atau cause effectdiagram. Penemunya adalah seorang ilmuwan jepang
pada tahun 60-an. Bernama Dr. KaoruIshikawa, ilmuwan kelahiran 1915 di Tikyo Jepang yang juga
alumni teknik kimiaUniversitas Tokyo. Sehingga sering juga disebut dengan diagram ishikawa. Metode
tersebutawalnya lebih banyak digunakan untuk manajemen kualitas. Yang menggunakan data
verbal(non-numerical) atau data kualitatif. Dr. Ishikawa juga ditengarai sebagai orang pertamayang
memperkenalkan 7 alat atau metode pengendalian kualitas (7 tools). Yakni fishbonediagram, control
chart, run chart, histogram, scatter diagram, pareto chart, dan flowchart.Dikatakan Diagram Fishbone
(Tulang Ikan) karena memang berbentuk mirip dengantulang ikan yang moncong kepalanya menghadap
ke kanan. Diagram ini akan menunjukkansebuah dampak atau akibat dari sebuah permasalahan, dengan
berbagai penyebabnya. Efekatau akibat dituliskan sebagai moncong kepala. Sedangkan tulang ikan diisi
oleh sebab-sebab sesuai dengan pendekatan permasalahannya. Dikatakan diagram Cause and
Effect(Sebab dan Akibat) karena diagram tersebut menunjukkan hubungan antara sebab danakibat.
Berkaitan dengan pengendalian

 
untuk untuk menunjukkan faktor-faktor penyebab (sebab) dan karakteristik kualitas (akibat)yang
disebabkan oleh faktor-faktor penyebab itu.Diagram Fishbone telah menciptakan ide cemerlang yang
dapat membantu danmemampukan setiap orang atau organisasi/perusahaan dalam menyelesaikan
masalahdengan tuntas sampai ke akarnya. Kebiasaan untuk mengumpulkan beberapa orang
yangmempunyai pengalaman dan keahlian memadai menyangkut problem yang dihadapi
oleh perusahaan Semua anggota tim memberikan pandangan dan pendapat dalammengidentifikasi
semua pertimbangan mengapa masalah tersebut terjadi. Kebersamaansangat diperlukan di sini, juga
kebebasan memberikan pendapat dan pandangan setiapindividu.Jadi sebenarnya dengan adanya
diagram ini sangatlah bermanfaat bagi perusahaan, tidakhanya dapat menyelesaikan masalah sampai
akarnya namun bisa mengasah kemampuan berpendapat bagi orang –  orang yang masuk dalam tim
identifikasi masalah perusahaan yangdalam mencari sebab masalah menggunakan diagram tulang ikan.
A. Manfaat Diagram Fishbone
Fungsi dasar diagram Fishbone (Tulang Ikan) adalah untuk mengidentifikasi danmengorganisasi
penyebab-penyebab yang mungkin timbul dari suatu efek spesifik dan
kemudian memisahkan akar penyebabnya . Sering dijumpai orang mengatakan “penyebabyang
mungkin” dan dalam kebanyakan kasus harus menguji apakah penyebab untuk hipotesa
adalah nyata, dan apakah memperbesar atau menguranginya akan memberikan hasil yang
diinginkan.Dengan adanya diagram Fishbone ini sebenarnya memberi banyak sekali
keuntungan bagi dunia bisnis. Selain memecahkan masalah kualitas yang menjadi perhatian penting per
usahaan. Masalah – 
 masalah klasik lainnya juga terselesaikan. Masalah –  masalah klasikyang ada di industri manufaktur
khusunya antara lain adalah :
a)keterlambatan proses produksi
 b)tingkat defect (cacat) produk yang tinggi
c)mesin produksi yang sering mengalami trouble

d)output lini produksi yang tidak stabil yang berakibat kacaunya plan produksi
e) produktivitas yang tidak mencapai target
f) complain pelanggan yang terus berulang

Pada dasarnya diagram Fishbone dapat dipergunakan untuk kebutuhan-kebutuhan berikut :
a)Membantu mengidentifikasi akar penyebab dari suatu masalah
 b)Membantu membangkitkan ide-ide untuk solusi suatu masalah
c)Membantu dalam penyelidikan atau pencarian fakta lebih lanjut
d)Mengidentifikasi tindakan (bagaimana) untuk menciptakan hasil yang diinginkan
e)Membahas issue secara lengkap dan rapi
f)Menghasilkan pemikiran baru
Jadi ditemukannya diagram Fishbone memberikan kemudahan dan menjadi
bagian penting bagi penyelesaian masalah yang mucul bagi perusahaan. Penerapandiagram
Fishbone dapat menolong kita untuk dapat menemukan akar “penyebab” terjadinya
masalah khususnya di industri manufaktur dimana prosesnya terkenal dengan banyaknya
ragam variabel yang berpotensi menyebabkan munculnya permasalahan. Apabila “masalah”dan
“penyebab” sudah diketahui secara pasti, maka tindakan dan langka
h perbaikan akanlebih mudah dilakukan .Dengan diagram ini, semuanya menjadi lebih jelas dan
memungkinkan kita untuk
dapat melihat semua kemungkinan “penyebab” dan mencari “akar” permasalahan
sebenarnya. Apabila ingin menggunakan Diagram Fishbone , kita terlebih dahulu harusmelihat, di
departemen, divisi dan jenis usaha apa diagram ini digunakan. Perbedaandepartemen, divisi dan jenis
usaha juga akan mempengaruhi sebab –  sebab yang berpengaruhsignifikan terhadap masalah yang
mempengaruhi kualitas yang nantinya akan digunakan.
B.Cara Membuat Diagram Fishbone
Dalam hal melakukan Analisis Fishbone, ada beberapa tahapan yang harus dilakukan,yakni :
1.Menyiapkan sesi analisa tulang ikan .
2.Mengidentifikasi akibat atau masalah.
3.Mengidentifikasi berbagai kategori sebab utama
.4.Menemukan sebab-sebab potensial dengan cara sumbang saran.
5.Mengkaji kembali setiap kategori sebab utama
6.Mencapai kesepakatan atas sebab-sebab yang paling mungkin

 
C.Kelebihan/ Kekurangan Diagram FishBone
Kelebihan Fishbone diagram adalah dapat menjabarkan setiap masalah yang terjadi dansetiap orang
yang terlibat di dalamnya dapat menyumbangkan saran yang mungkin menjadi penyebab
masalah tersebut. Sedang Kekurangan Fishbone diagram adalah opinion based ontool dan di design
membatasi kemampuan tim / pengguna secara visual dalam menjabarkan
masalah yang mengunakan metode “level why” yang dalam, kecuali bila kertas yang
digunakan benar –  benar besar untuk menyesuaikan dengan kebutuhan tersebut.