DESKRIPSI MATERI

PERTEMUAN 7: LEMBAR PEMERIKSAAN DAN DIAGRAM

PARETO
Mata Kuliah TQM
Dosen Pengampu: Sri Utaminingsih, S.H.,M.MPd.,M.H

PENGANTAR:

TQM adalah pendekatan manajemen pada suatu organisasi, berfokus pada kualitas
dan didasarkan atas partisipasi dari keseluruhan sumber daya manusia dan
ditujukan pada kesuksesan jangka panjang melalui kepuasan pelanggan dan
memberikan manfaat pada anggota organisasi (sumber daya manusianya) dan
masyarakat TQM juga diterjemahkan sebagai pendekatan berorientasi pelanggan
yang memperkenalkan perubahan manajemen yang sistematik dan perbaikan terus
menerus terhadap proses, produk, dan pelayanan suatu organisasi. Proses TQM
memiliki input yang spesifik (keinginan, kebutuhan, dan harapan pelanggan),
mentransformasi (memproses) input dalam organisasi untuk memproduksi barang
atau jasa yang pada gilirannya memberikan kepuasan kepada pelanggan (output).
Tujuan utama Total Quality Management adalah perbaikan mutu pelayanan secara
terus-menerus. Dengan demikian, juga Quality Management sendiri yang harus
dilaksanakan secara terus-menerus. Sejak tahun 1950-an pola pikir mengenai
mutu terpadu atau TQM sudah muncul di daratan Amerika dan Jepang dan
akhirnya Koji Kobayashi, salah satu CEO of NEC, diklaim sebagai orang pertama
yang mempopulerkan TQM, yang dia lakukan pada saat memberikan pidato pada
pemberian penghargaan Deming prize di tahun. Banyak perusahaan Jepang yang
memperoleh sukses global karena memasarkan produk yang sangat bermutu.
Perusahaan/organisasi yang ingin mengikuti perlombaan/ bersaing untuk meraih
laba/manfaat tidak ada jalan lain kecuali harus menerapkan Total Quality
Management. Philip Kolter (1994) mengatakan “Quality is our best assurance of
custemer allegiance, our strongest defence against foreign competition and the
only path to sustair growth and earnings”.
TUJUAN PERKULIAHAN
Setelah mempelajari materi perkuliahan, mahasiswa mampu:
• Menjelaskan tentang Lembar Pemeriksaan.
• Menguraikan tentang Diagram Pareto.

DESKRIPSI MATERI: LEMBAR PENGESAHAN DAN DIAGRAM PARETO

1. Lembar Periksa (Check Sheet)

Alat ini berupa lembar pencatatan data secara mudah dan sederhana,
sehingga menghindari kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi, dalam
pengumpulan data tersebut.Umumnya Check Sheet ini berisi pertanyaan-pertanyaan
yang dibuat sedemikian rupa, sehingga pencatat cukup memberikan tanda kolom
yang telah tersedia, dan memberikan keterangan seperlunya.

Check Sheet mempunyai kegunaan yang cukup banyak di dalam pengumpulan data,
sehingga data yang dikumpulkan akan sangat mudah digunakan dan diolah lebih
lanjut. Oleh karena itu, Check Sheet sering digunakan di dalam pengendalian
kualitas. Ada beberapa jenis Check Sheet yang biasa digunakan, yaitu:
a. Check Sheet untuk distribusi proses produksi
Data-data yang dikumpulkan adalah ukuran, berat dan diameter yang dihasilkan
dari suatu proses. Namun hal ini dilakukan terhadap populasi hasil proses,
sehingga membutuhkan waktu dan biaya yang besar. Untuk itu sering dilakukan
random dalam pengambilan sampelnya.
b. Check Sheet untuk Defective Item
Check Sheet ini digunakan untuk mencatat data tentang jumlah defect (cacat),
prosentase defect. Dan bila diperlukan, dapat digunakan untuk setiap macam
Cause Defective.
c. Check Sheet untuk Defective Location
Check Sheet ini digunakan untuk mencatat lokasi defect yang terjadi, pencatatan
lokasi defect ini biasanya dilakukan dengan membuat gambar dari produk yang
dibuat dan tanda-tanda tertentu diberikan pada lokasi defect.

2
d. Check Sheet untuk Defective Cause
Check Sheet ini digunakan untuk meneliti faktor-faktor penyebab defect untuk
masalah-masalah yang lebih komplek, lebih baik digunakan analisa yang lebih
mendalam tentang sebab-sebab dan akibat-akibat dengan menggunakan Scatter
Diagram.

Check Sheet (Lembar periksa) mempunyai banyak tujuan, tetapi yang terutama
adalah mempermudah proses pengumpulan data dan dalam bentuk yang dapat
dengan mudah digunakan dan dianalisis secara otomatis.
Fungsi lembar periksa adalah sebagai berikut :
1. Pemeriksaan distribusi proses produksi.
2. Pemeriksaan item cacat.
3. Pemeriksaan lokasi cacat.
4. Pemeriksaan penyebab cacat.
5. Pemeriksaan konfirmasi pemeriksaan.
6. Lain-lain.

1.2 Pengertian Histogram

Histogram Kata histogram berasal dari bahasa Yunani: histos, dan
gramma. Pada bidang statistik, pengertian histogram adalah tampilan grafis dari
tabulasi frekuensi yang digambarkan dengan grafis batangan sebagai manifestasi
data binning. Tiap tampilan batang menunjukkan proporsi frekuensi pada masing-
masing deret kategori yang berdampingan dengan interval yang tidak tumpang
tindih. Dalam konteks manajemen kualitas, histogram adalah perangkat grafis
yang menunjukkan distribusi, sebaran, dan bentuk pola data dari proses. Jika data
yang terkumpul menunjukkan bahwa proses tersebut stabil dan dapat diprediksi,
kemudian histogram dapat pula digunakan untuk menunjukkan kemampuan
batasan proses. Dikenal juga sebagai grafik distribusi frekuensi, salah satu jenis
grafik batang yang digunakan untuk menganalisa mutu dari sekelompok data
(hasil produksi), dengan menampilkan nilai tengah sebagai standar mutu produk
dan distribusi atau penyebaran datanya. Meski sekelompok data memiliki standar
mutu yang sama, tetapi bila penyebaran data semakin melebar ke kiri atau ke
kanan, maka dapat dikatakan bahwa mutu hasil produksi pada kelompok tersebut

3
kurang bermutu, sebaliknya, semakin sempit sebaran data pada kiri dan kanan
nilai tengah, maka hasil produksi dapat dikatakan lebih bermutu, karena
mendekati spesifikasi yang telah ditetapkan. Berikut diberikan satu contoh
histogram.Histogram pertama kali digunakan oleh Karl Pearson pada tahun 1895
untuk memetakan distribusi frekuensi dengan luasan area grafis batangan
menunjukkan proporsi banyak frekuensi yang terjadi pada tiap kategori dan
merupakan salah satu dari seven basic tools of quality control. Aplikasi histogram
diagram sangat tepat digunakan pada saat kita 1) ingin menetapkan apakah proses
berjalan dengan stabil atau tidak 2) ingin mendapatkan informasi tentang
performance sekarang atau variasi proses. 3) ingin menguji dan mengevaluasi
perbaikan proses untuk peningkatan. 4) ingin mengembangkan pengukuran dan
memonitor peningkatan proses.Melalui gambar Histogram yang ditampilkan, akan
dapat diprediksi hal-hal sebagai berikut:1.Merupakan penyajian data frekuensi
yang diubah menjadi diagram batang. Dalam histogram, garis vertikal
menunjukkan banyaknya observasi tiap-tiap kelas. Histogram juga menunjukkan
kemampuan proses, dan apabila memungkinkanhistogram dapat menunjukkan
hubungan dengan spesifikasi proses dan angka-angka nominal, misalnya rata-rata.
Untuk menggambarkan histogram dipakai sumbu mendatar yang menyatakan
batas-batas kelas interval dan sumbu tegak yang menyatakan fekuensi absolute
atau frekuensi relatif.2.Histogram menjelaskan variasi proses, namun belum
mengurutkan rangking dari variasi terbesar sampai dengan yang terkecil. Bila
bentuk Histogram pada sisi kiri dan kanan dari kelas yang tertinggi berbentuk
simetri, maka dapat diprediksi bahwa proses berjalan konsisten, artinya seluruh
faktor-faktor dalam proses memenuhi syarat-syarat yang ditentukan. Bila
Histogram berbentuk sisir, kemungkinan yang terjadi adalah ketidaktepatan dalam
pengukuran atau pembulatan nilai data, sehingga berpengaruh pada penetapan
batas-batas kelas. Bila sebaran data melampaui batas-batas spesifikasi, maka dapat
dikatakan bahwa ada bagian dari hasil produk yang tidak memenuhi spesifikasi
mutu. Tetapi sebaliknya, bila sebaran data ternyata berada di dalam batas-batas
spesifikasi, maka hasil produk sudah memenuhi spesifikasi mutu yang ditetapkan.
Secara umum, histogram biasa digunakan untuk memantau pengembangan produk
baru, penggunaan alat atau teknologi produksi yang baru, memprediksi kondisi

4
pengendalian proses, hasil penjualan, manajemen lingkungan dan lain
sebagainya.Selanjutnya adalah bagaimana cara membuat histogram?
Langkahpertama adalah mengumpulkan data. Sampel data haruslah dapat
mewakili populasinya. Berapa jumlah sampel yang dapat mewakili populasi dapat
dipelajari loebih jauh di bidang kajian statistik atau metodologi penelitian.
Langkah kedua, adalah pengolahan data. Pengolahan data ini menjadi bagian yang
tidak kalah pentingnya dengan langkah pertamaagar Histogram memberikan
gambaran yang akurat tentang kondisi hasil produks, terutama dalam menentukan
besaran nilai tengah (standar) dan seberapa banyak kelas-kelas data yang akan
menggambarkan penyebaran data yangtercipta. Seberapa banyak kelas-kelas data
yang dibuat untuk menggambarkan penyebaran data, ditentukan dengan cara:
pertama, menentukan batas-batas observasi (rentang). Rentang (r) adalah data
tertinggi dikurangi data terkecil. Kedua, menghitung banyaknya kelas atau sel-sel.
Banyak kelas (b) = 1 + 3,3 log n. Selanjutnya, menentukan lebar/panjang kelas
dengan menggunakan rumus Panjang kelas (p) merupakan hasil pembagian nilai
Rentang dengan banyaknya kelas. Keempat, menentukan ujung kelas. Ujung
kelas pertama biasanya diambil dari terkecil. Kelas berikutnya dihitung dengan
cara menjumlahkanujung bawah kelas. Kelima, menghitung nilai frekuensi
histogram masing-masing kelas. Keenam, menggambarkan diagram batangnya
(Hendra Poerwanto G).
Histogram adalah tampilan grafis dari tabulasi frekuensi yang
digambarkan dengan grafis batangan sebagai manifestasi data binning. Tiap
tampilan batang menunjukkan proporsi frekuensi pada masing-masing deret
kategori yang berdampingan (en:adjacent) dengan interval yang tidak tumpang
tindih (en:non-overlapping).

Pengertian Fishbone Diagram

5
 Diagram Fishbone sering juga disebut dengan istilah Diagram Ishikawa.
Penyebutan diagram ini sebagai Diagram Ishikawa karena yang mengembangkan
model diagram ini adalah Dr. Kaoru Ishikawa pada sekitar Tahun 1960-an.
Mengapa diagram ini dinamai diagram fishbone? Penyebutan diagram ini sebagai
diagram fishbone karena diagram ini bentuknya menyerupai kerangka tulang ikan
yang bagian-bagiannya meliputi kepala, sirip, dan duri. Diagram fishbone
merupakan suatu alat visual untuk mengidentifikasi, mengeksplorasi, dan secara
grafik menggambarkan secara detail semua penyebab yang berhubungan dengan
suatu permasalahan. Menurut Scarvada (2004), konsep dasar dari diagram
fishbone adalah permasalahan mendasar diletakkan pada bagian kanan dari
diagram atau pada bagian kepala dari kerangka tulang ikannya. Penyebab
permasalahan digambarkan pada sirip dan durinya. Kategori penyebab
permasalahan yang sering digunakan sebagai start awal meliputi materials (bahan
baku), machines and equipment (mesin dan peralatan), manpower (sumber daya
manusia), methods (metode), Mother Nature/environment (lingkungan), dan
measurement (pengukuran). Keenam penyebab munculnya masalah ini sering
disingkat dengan 6M. Penyebab lain dari masalah selain 6M tersebut dapat dipilih
jika diperlukan. Untuk mencari penyebab dari permasalahan, baik yang berasal
dari 6M seperti dijelaskan di atas maupun penyebab yang mungkin lainnya dapat
digunakan teknik brainstorming (Pande &Holpp, 2001 dalam Scarvada, 2004).
Diagram fishbone ini umumnya digunakan pada tahap mengidentifikasi
permasalahan dan menentukan penyebab dari munculnya permasalahan tersebut.
Selain digunakan untuk mengidentifikasi masalah dan menentukan penyebabnya,
diagram fishbone ini juga dapat digunakan pada proses perubahan. Scarvada
(2004) menyatakan Diagram fishbone ini dapat diperluas menjadi diagram sebab
dan akibat (cause and effect diagram). Perluasan (extension) terhadap Diagram
Fishbone dapat dilakukan dengan teknik menanyakan “Mengapa sampai lima kali
(five whys)” (Pande & Holpp, 2001 dalam Scarvada, 2004).

Manfaat Diagram Fishbone

Diagram Fishbone dapat digunakan untuk menganalisis permasalahan baik
pada level individu, tim, maupun organisasi. Terdapat banyak kegunaan atau

6
manfaat dari pemakaian Diagram Fishbone ini dalam analisis masalah. Manfaat
penggunaan diagram fishbone tersebut antara lain:
1. Memfokuskan individu, tim, atau organisasi pada permasalahan utama.
Penggunaan Diagram Fishbone dalam tim/organisasi untuk menganalisis
permasalahan akan membantu anggota tim dalam menfokuskan permasalahan
pada masalah prioritas.
2. Memudahkan dalam mengilustrasikan gambaran singkat permasalahan
tim/organisasi. Diagram Fishbone dapat mengilustrasikan permasalahan utama
secara ringkas sehingga tim akan mudah menangkap permasalahan utama.
3. Menentukan kesepakatan mengenai penyebab suatu masalah. Dengan
menggunakan teknik brainstorming para anggota tim akan memberikan
sumbangsaran mengenai penyebab munculnya masalah. Berbagai sumbang saran
ini akan didiskusikan untuk menentukan mana dari penyebab tersebut yang
berhubungan dengan masalah utama termasuk menentukan penyebab yang
dominan.
4. Membangun dukungan anggota tim untuk menghasilkan solusi.
Setelahditentukan penyebab dari masalah, langkah untuk menghasilkan solusi
akanlebih mudah mendapat dukungan dari anggota tim.
5. Memfokuskan tim pada penyebab masalah. Diagram Fishbone
akanmemudahkan anggota tim pada penyebab masalah. Juga dapat dikembangkan
lebih lanjut dari setiap penyebab yang telah ditentukan.
6. Memudahkan visualisasi hubungan antara penyebab dengan masalah.Hubungan
ini akan terlihat dengan mudah pada Diagram Fishbone yang telah dibuat.
7. Memudahkan tim beserta anggota tim untuk melakukan diskusi dan menjadikan
diskusi lebih terarah pada masalah dan penyebabnya.

Langkah-langkah dalam Penyusunan Diagram Fishbone

Langkah-langkah dalam penyusunan Diagram Fishbone dapat dijelaskan
sebagai berikut:
1. Membuat kerangka Diagram Fishbone. Kerangka Diagram Fishbone meliputi
kepala ikan yang diletakkan pada bagian kanan diagram. Kepala ikan ini nantinya
akan digunakan untuk menyatakan masalah utama. Bagian kedua merupakan sirip,

7
yang akan digunakan untuk menuliskan kelompok penyebab permasalahan.
Bagian ketiga merupakan duri yang akan digunakan untuk menyatakan penyebab
masalah. Bentuk kerangka Diagram Fishbone tersebut dapat digambarkan sebagai
berikut:
2.Merumuskan masalah utama. Masalah merupakan perbedaan antara kondisi
yang ada dengan kondisi yang diinginkan (W. Pounds, 1969 dalam Robbins dan
Coulter, 2012). Masalah juga dapat didefinisikan sebagai adanya kesenjangan
antara kinerja sekarang dengan kinerja yang ditargetkan. Masalah utama ini akan
ditempatkan pada bagian kanan dari Diagram Fishbone atau ditempatkan pada
kepala ikan. Berikut contoh rumusan masalah utama.
a. Masalah pada lembaga diklat
Rendahnya kualitas lulusan diklat. Rendahnya kualitas pelayanan kepada
peserta diklat, dan lain-lain.
b. Masalah pada Bank
Panjangnya antrian di kasir atau customer service.
Tingginya tingkat kredit macet, dan lain-lain.
c. Kantor Pajak
Tidak tercapainya target penerimaan pajak.
Rendahnya kualitas layanan, dan lain-lain
3. Langkah berikutnya adalah mencari faktor-faktor utama yang berpengaruh atau
berakibat pada permasalahan. Langkah ini dapat dilakukan dengan teknik Masalah
Kelompok brainstorming. Menurut Scarvada (2004), penyebab permasalahan
dapat dikelompokkan dalam enam kelompok yaitu materials (bahan baku),
machines and equipment (mesin dan peralatan), manpower (sumber daya
manusia), methods (metode), Mother Nature/environment (lingkungan), dan
measurement (pengukuran). Gaspersz dan Fontana (2011) mengelompokkan
penyebab masalah menjadi tujuh yaitu manpower (SDM), machines (mesin dan
peralatan), methods (metode), materials (bahan baku), media, motivation
(motivasi), dan money (keuangan). Kelompok penyebab masalah ini kita
tempatkan di Diagram Fishbone pada sirip ikan.

8
4. Menemukan penyebab untuk masing-masing kelompok penyebab masalah.
Penyebab ini ditempatkan pada duri ikan. Berikut disajikan contoh penyebab
masalah rendahnya kualitas lulusan diklat.
a. Kelompok SDM.
Misalnya masalah SDM terkait dengan tenaga pengajar. Penyebab dari unsur
tenaga pengajar ini adalah rendahnya kompetensi tenaga pengajar. Terdapat
beberapa pengajar yang tidak sesuai dengan bidangnya.
b. Kelompok Material.
Terkait dengan diklat, penyebab bahan baku yang kurang baik adalah pertama
kualitas kurikulum yang kurang baik. Kedua, bahan ajar banyak yang kurang
update dengan perkembangan organisasi. Ketiga, tidak ada rencana pembelajaran
dalam bentuk program pengajaran dan Satuan Acara Pembelajaran.
c. Kelompok mesin dan peralatan.
Penyebab masalah dari sisi mesin dan peralatan ada tiga yaitu kurang nyamannya
ruangan kelas, tidak adanya ruangan untuk praktik, dan banyak komputer dan
proyektor yang rusak.
d. Kelompok method.
Penyebab masalah dari sisi metode adalah kurangnya inovasi dalam model
pembelajaran. Penyebab masalah ini dapat dirinci lebih lanjut dengan mencari
penyebab dari penyebab masalah tersebut. Pendalaman lebih lanjut dari penyebab
masalah ini dapat dilakukan sampai dengan lima level. Dapat digunakan metode
Five Whys untuk pendalaman penyebab masalah ini.
5. Langkah selanjutnya setelah masalah dan penyebab masalah diketahui, kita
dapat menggambarkannya dalam Diagram Fishbone. Contoh Diagram
Fishbone berikut terkait dengan permasalahan rendahnya kualitas lulusan
diklat seperti yang telah dijelaskan di atas.

Diagram sebab dan akibat merupakan suatu alat pengendalian mtu dikembangkan
oleh Kaoru Ishikawa. Diagram ini berupa suatu grafik yang menggambarkan
hubungan suatu efek (masalah) dengan penyebab potensialnya. Diagram sebab
dan akibat digunakan untk mengembangkan variasi yang luas atas suatu topik dan
hubungannya, termasuk untuk pengujian suatu proses maupun perencanaan suatu

9
kegiatan. Proses dalam membangun diagram membantu menstimulasi pemikiran
mengenai suatu isu, membantu berpikir secara rasional.

Contoh :

1. Diagram Pareto
Diagram pareto adalah metode pengorganisasian kesalahan, problem atau
cacat untuk membantu memfokuskan pada usaha-usaha pemecahan masalah.
Diagram ini digunakan untuk mengklasifikasi masalah menurut sebab dan
gejalanya. Masalah akan didiagramkan menurut prioritas atau kepentingannya
dengan menggunakan diagram batang.
Proses pembuatan diagram pareto dapat diuraikan sebagai berikut:
a. Pilih beberapa faktor penyebab dari suatu masalah (bisa diketahui dari
hasil analisis sebab dan akibat).
b. Kumpulkan data dari masing-masing faktor dan hitung persentase
kontribusi dari masing-masing faktor.
c. Susun faktor-faktor dalam urutan baru dimulai dari yang memiliki
persentasi kontribusi terbesar dan hitung nilai akumulasinya.
d. Bentuk kerangka diagram dengan aksis vertikal sebelah kiri menunjukan
frekuensi, sedangkan aksis vertikal sebelah kanan dalam bentuk kumulatif.
Tinggi aksis sebelah kiri dan kanan sama.

10
 e. Berpedoman pada aksis vertikal sebelah kiri, buat kolom secara berurutan
pada aksis horisontal yang menggambarkan kontribusi masing-masing faktor.
f. Berpedoman pada aksis vertikal sebelah kanan, buat garis yang
mengambarkan persen kumulatif, dimulai dari 0% pada ujung bawah aksis
sebelah kiri sampai 100% di ujung atas aksis sebelah kanan.

Contoh:
Data Ketidaksesuaian pada Kotak Pengeras Suara

Diagram Pareto Ketidaksesuaian pada Kotak Pengeras Suara

11
12