Machine Translated by Google

KERJA ACUAN EVALUASI DAN AUDIT

KOMITE PENASIHAT (EAAC)

1. TUJUAN

Komite Penasihat Evaluasi dan Audit (EAAC) adalah pakar independen

1
1.1 badan penasehat yang dibentuk oleh Dewan ICAO dengan tujuan meninjau proses akuntansi dan
pelaporan keuangan, sistem pengendalian internal, proses risiko dan audit, proses evaluasi, dan proses
pemantauan kepatuhan terhadap peraturan dan regulasi keuangan dan Kerangka Etika.

2. KOMPOSISI EAAC
2.1 EAAC terdiri dari lima hingga tujuh pakar independen, tiga di antaranya, di
orang atau secara virtual, merupakan kuorum.
2.2 Anggota EAAC dinominasikan oleh Negara Anggota untuk bertindak dalam kapasitas pribadi.
2.3 Anggota dipilih oleh Dewan, berdasarkan rekomendasi dari Dewan untuk periode awal
Presiden2, tiga tahun dan bertugas tidak lebih dari dua periode. Untuk
memastikan kesinambungan yang memadai, undangan untuk pencalonan anggota baru dapat
dilakukan secara bergantian. 2.4 Anggota EAAC harus independen dari Sekretariat, Anggota Dewan,
Auditor Eksternal dan badan lainnya yang dapat dianggap sebagai konflik kepentingan. Sebagai panduan,
individu tidak boleh dicalonkan untuk pemilihan EAAC kecuali jangka waktu dua tahun telah berlalu sejak
tanggal pemutusan hubungan kerja atau masa kerja mereka atau keterlibatan dengan badan-badan
tersebut. Demikian pula, anggota EAAC tidak dapat ditunjuk sebagai anggota staf ICAO untuk jangka
waktu dua tahun setelah berakhirnya keanggotaan mereka di EAAC.
2.5 Ketua EAAC dipilih oleh para anggotanya untuk jangka waktu satu tahun, dan peran tersebut
mencakup tanggung jawab sebagai berikut:
a) Pastikan pertemuan EAAC dijadwalkan, dan agenda dibahas, sesuai rencana kerja tahunan yang
telah disetujui. b)
Menjadwalkan pertemuan tambahan, jika diperlukan, dan menetapkan agenda pertemuan ini dengan
mempertimbangkan hal-hal yang diusulkan oleh anggota EAAC lainnya, Dewan ICAO, Sekretaris
Jenderal, dan proses komite utama.
c) Memastikan, dengan berkonsultasi dengan anggota EAAC lainnya, bahwa saran dan panduan
diberikan kepada Dewan tentang semua masalah yang ditugaskan kepada EAAC berdasarkan
Kerangka Acuan ini. d) Memastikan bahwa perwakilan dari Auditor Eksternal terus mendapat
informasi tentang proses EAAC dan meminta komentar dan saran dari EAO terkait dengan hal-
hal yang relevan dengan Komite, dan fungsi audit dan evaluasi internal.
e) Memastikan bahwa tindakan diambil pada semua hal yang relevan dengan kerangka
acuan EAAC. f) Memastikan bahwa kerangka acuan EAAC relevan, dan mengusulkan modifikasi
kepada Komite untuk memperbarui kerangka acuan jika dianggap perlu. g)
Memastikan penyusunan Laporan Tahunan EAAC kepada Dewan, sebagaimana dijelaskan pada
paragraf 8 dari kerangka acuan ini.

1
Sebagai badan penasihat Dewan, EAAC tidak tunduk pada Aturan Prosedur Komite Tetap Dewan.
2 Direvisi sesuai C-DEC 193/7.
Machine Translated by Google

2.6 Untuk melaksanakan tanggung jawab ini secara efektif, Ketua EAAC memiliki akses langsung untuk bertemu
dengan Presiden Dewan, anggota Dewan, Sekretaris Jenderal, Kepala Cabang Keuangan, Kepala EAO, Petugas
Etika, Kepala Penyelidik, dan Auditor Eksternal sesuai kebutuhan, dan di luar rapat Komite.

2.7 Anggota EAAC tidak akan menerima remunerasi dari ICAO untuk layanan mereka.

3. PERTEMUAN

3.1 Anggota EAAC akan bertemu sesering yang dianggap perlu oleh anggota. Untuk meningkatkan efisiensi,
pekerjaan EAAC harus dilakukan sejauh mungkin melalui korespondensi elektronik atau konferensi telepon.

3.2 Pertemuan EAAC dilakukan secara tertutup. Dalam konsultasi dengan anggota, Ketua EAAC dapat meminta
staf Sekretariat atau mengundang perwakilan Dewan untuk hadir dalam agenda tertentu.

Dalam konsultasi dengan anggota, Ketua harus, sebagaimana diperlukan, meminta Auditor
Eksternal 3.3 dan/atau perwakilannya untuk menghadiri pertemuan EAAC guna membahas rencana audit,
temuan dan laporan serta hal-hal lain yang menjadi perhatian bersama.
3.4 Baik Kepala Kantor Evaluasi dan Audit Internal (EAO), Petugas Etika, Kepala Penyelidik, dan Auditor
Eksternal harus memiliki akses bebas untuk berkomunikasi dengan anggota EAAC guna menyampaikan
kekhawatiran yang mungkin mereka miliki.

4. KUALIFIKASI DAN KETERAMPILAN

4.1 Semua anggota EAAC harus memiliki keahlian dan pengalaman operasional dalam satu atau lebih bidang
berikut: audit, evaluasi, manajemen risiko, etika, dan keuangan. Selain itu, anggota EAAC harus secara kolektif
memiliki pengetahuan, keterampilan, atau pengalaman yang relevan dalam bidang-bidang berikut: • akuntansi
dan pelaporan
keuangan; • struktur pengawasan dan
akuntabilitas yang relevan dengan ICAO dan PBB
sistem;
• pengalaman manajemen dalam organisasi dengan jenis dan ukuran yang serupa dengan
ICAO; • pengetahuan tentang kegiatan teknis atau spesialis yang berkaitan dengan mandat ICAO dan
bisnis. 4.2
Selain itu, diharapkan semua anggota EAAC memiliki, atau memperoleh sesegera mungkin setelah penunjukan,
pengetahuan dan pemahaman tentang:

• Tujuan ICAO dan isu-isu penting yang saat ini mempengaruhi Organisasi; • Struktur
organisasi ICAO, termasuk hubungan antara Sekretariat,
Dewan dan Majelis; •
budaya Organisasi; • regulasi dan
aturan relevan yang mengatur Organisasi; dan • kesadaran akan
perkembangan dan prakarsa yang signifikan saat ini dalam sistem PBB,
terutama yang berkaitan dengan tata kelola.
Machine Translated by Google

5. TANGGUNG JAWAB DAN TUGAS

5.1 Tanggung jawab utama EAAC adalah mempertimbangkan kegiatan yang direncanakan dan hasil dari
fungsi audit dan evaluasi internal, fungsi etika, dan fungsi audit eksternal; dan meninjau bagaimana
manajemen menanggapi, dan menerapkan rekomendasi yang muncul dari pekerjaan ini.

5.2 Secara khusus, tugas EAAC harus mencakup pertimbangan, dan nasihat kepada
Dewan
tentang: • Usulan program kerja tahunan EAO dan Auditor Eksternal; • usulan
pengangkatan, honorarium, syarat dan anggaran Auditor Eksternal; • efisiensi dan
efektivitas EAO dan Auditor Eksternal; • laporan audit internal dan eksternal,
laporan keuangan yang diaudit, penilaian risiko dan laporan pengendalian internal lainnya; •
laporan evaluasi dan implementasi
rekomendasi evaluasi; • koordinasi perencanaan dan cakupan topik antara audit
internal, eksternal dan
evaluasi;
• ketepatan waktu dan kecukupan tanggapan manajemen terhadap, dan tindakan yang diambil
untuk mengimplementasikan, rekomendasi yang dibuat oleh EAO, Auditor Eksternal, dan
(jika berlaku) Unit Inspeksi Gabungan PBB (JIU);
• apakah proses untuk menilai dan mengelola risiko dalam Organisasi memadai dan beroperasi
secara efektif; • kecukupan dan
efektivitas lingkungan pengendalian internal Organisasi, termasuk pengaturan anti-penipuan
dan anti-korupsi, dan setiap kelemahan signifikan dalam mekanisme pengendalian internal;

• Kerangka Etika dan kebijakan terkait etika lainnya, termasuk pengungkapan keuangan,
perlindungan pelapor dan kebijakan penipuan; • piagam
EAO; • penunjukan,
pelaksanaan dan pemberhentian Kepala EAO, Petugas Etika dan Kepala Investigator; • staf
dan sumber daya EAO dan
kecukupannya dengan audit internal berbasis risiko
rencana;

• kolaborasi dan kerjasama antara auditor internal dan eksternal; dan • setiap isu lain
yang dapat ditugaskan kepadanya oleh Dewan ICAO.

6. KERAHASIAAN DAN OBJEKTIVITAS

Anggota EAAC akan melayani dalam kapasitas pribadi dan menjalankan tugas mereka dalam suatu
6.1 secara objektif, tidak memihak dan rahasia.
6.2 Semua dokumen yang bersifat terbatas dan rahasia yang diberikan kepada EAAC
anggota (termasuk salinan laporan audit internal), tidak boleh diedarkan di luar EAAC.
6.3 Anggota EAAC wajib melengkapi formulir deklarasi keuangan dan konflik kepentingan ICAO setiap
tahun.

7. DUKUNGAN ADMINISTRATIF
7.1 Layanan sekretariat untuk EAAC harus disediakan oleh EAO.
Machine Translated by Google

8. PELAPORAN

Ketua EAAC, selama sesi terakhir tahun kalender, akan menyampaikan laporan
tahunan 8.1 tentang pekerjaan EAAC dan rekomendasinya kepada Dewan dan rencana kerja untuk
tahun berikutnya. Laporan ini harus:
• meringkas pekerjaan dan kegiatan EAAC sepanjang tahun; •
mendokumentasikan setiap kekhawatiran atau rekomendasi yang berkaitan dengan
independensi dan kinerja audit internal atau eksternal, evaluasi, dan fungsi etika;
• menyatakan pendapat atas pernyataan independensi tahunan EAO; dan •
mendokumentasikan kekhawatiran atau rekomendasi signifikan yang mungkin dimiliki
anggota EAAC sehubungan dengan manajemen risiko, kontrol, kerangka kerja dan
kebijakan etika, dan proses akuntabilitas Organisasi.
8.2 EAAC dapat menyerahkan laporan atau rekomendasi tambahan kepada Dewan dalam periode
intervensi.
Mengikuti praktik terbaik untuk transparansi, Kerangka Acuan dan laporan tahunan
8.3 EAAC akan diposting di situs Dewan.

9. TINJAUAN BERKALA
9.1 Para anggota EAAC wajib meninjau Kerangka Acuan Komite secara berkala untuk memastikan
bahwa kerangka tersebut terus mencerminkan praktik profesional terbaik, tetap relevan dengan
konteks operasi Organisasi, dan terus memenuhi kebutuhan Dewan. Setiap amandemen yang
diusulkan terhadap Kerangka Acuan harus diserahkan kepada Dewan untuk disetujui.

- AKHIR -