Prosedur :Pencatatan Agenda Pimpinan

Pelaksana Mutu Baku

No. Kegiatan Keterangan
Staf Kasubbag Sarpras Ka. Bagian Kelengkapan Waktu Output
Waktu
Menyiapkan rencana kegiatan disesuaikan
pimpinan sesuai surat
1 masuk/disposisi/permintaan Dokumen terkait 5 menit draft agenda
pimpinan dan menyerahkan
kepada kasubag untuk diperiksa

Memeriksa rencana kegiatan

pimpinan dan melakukan
Form Peminjaman
2 konfirmasi ketersediaan waktu 5 menit draft agenda
Ruangan / Telepon
dan tempat kepada Bagian
Y
Sarana Prasarana

Melakukan konfirmasi
ketersediaan waktu dan tempat Form Peminjaman
3 5 menit
kegiatan, serta memberikan Ruangan / Telepon
jawaban tersedia atau tidak T

Menerima konfirmasi ketersedian

waktu dan tempat dari pihak
4 Google Kalender 10 menit
sarpras, untuk dicatat pada
agenda elektronik oleh staf

Mencatat agenda kegiatan

Jadwal tercatat secara
5 pimpinan ke dalam kalender Google Kalender 10 menit
online
elektronik

Memeriksa dan menyiapkan Form : Surat

keperluan sarana prasarana Undangan,
6 30 menit RAB
kegiatan, serta melaporkan Permintaan ATK,
kepada kepala bagian Konsumsi
Memonitoring Kalender Elektronik
(Konfirmasi kehadiran dan
perubahan jadwal), serta
7 Google Kalender 5 menit
menginstruksikan lagi kepada
kasubag untuk memastikan
pelaksanaan kegiatan
Melaksanaan kegiatanpimpinan
sesuai
jadwal dan memerintahkan staf
8 Notulensi Rapat 5 menit
untuk membuat laporan
administrasi

Membuat laporan administrasi

9 SPJ Kegiatan 30 menit
kegiatan
 Nomor SOP
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi

Tanggal Efektif

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI Disahkan oleh

UNIVERSITAS PADJADJARAN

Nama SOP PENCATATAN AGENDA PIMPINAN

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana

1. UU Nomor 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi 1. Mengetahui dan memahami tugas dan fungsi pelayanan kesekretariatan
2. PP Nomor 4 Tahun 2014 Tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan 2.Kemampuan berkomunikasi dengan baik dengan bahasa yang baik
Pengelolaan Perguruan Tinggi
3. Menguasai Komputer, Aplikasi Office dan Internet
3. PP Nomor 80 Tahun 2014 Tentang Penetapan Universitas Padjadjaran
sebagai Perguruan Tinggi Negeri Badan Hukum

4. PP Nomor 51 Tahun Tahun 2015 Tentang Statuta Universitas Padjadjaran

5. Peraturan Rektor Universitas Padjadjaran Nomor 70 tahun 2015 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Pengelola Universitas Padjadjaran

Keterkaitan Peralatan / Perlengkapan

1. Alat Tulis Kantor
2. Komputer
3. Smartphone/Tablet

Peringatan Pencatatan dan Pendataan

Jika tidak dilaksanakan maka jadwal kegiatan pimpinan tidak akan Disimpan sebagai dokumen catatan agenda pimpinan
terlaksana dengan baik.