TATA CARA TRANSAKSI

DENGAN METODE E-PURCHASING

Langkah-Langkah Transaksi

 Pembelian oleh Pejabat Pengadaan

 Negosiasi oleh Pejabat Pengadaan
 Negosiasi oleh Penyedia
 Persetujuan Negosiasi oleh Pejabat Pengadaan
 Persetujuan Negosiasi oleh Penyedia
 Mengirimkan Proses ke PPKom
 Surat Pesanan oleh PPKom
 Proses Pengiriman
Pembelian oleh Pejabat
Pengadaan
 Pada bagian ini Pejabat Pengadaan memulai pemrosesan
pembelian dengan memilih produk-produk yang dibutuhkan dari
etalase di dalam katalog
 Harap dipastikan kode RUP telah sesuai metode pemilihannya,
dalam hal ini e-purchasing. Apabila metode pemilihannya bukan e-
purchasing (Pengadaan Langsung, Penunjukan Langsung, Tender)
harus diubah terlebih dahulu ke e-purchasing
 Harap dipastikan pula akun Pejabat Pembuat Komitmen (PPKom)
dalam hal ini nama PPKom, kode akun, dan email telah sesuai
karena semua sudah terkoneksi dengan SPSE seluruh Indonesia
yang dimungkinkan kesalahan dalam pemilihan PPKom. Hal ini
mengakibatkan paket akan terkirim ke PPKom yang lain.
Negosiasi oleh Pejabat Pengadaan

 Pejabat Pengadaan wajib melakukan negosiasi untuk metode e-

purchasing dengan negosiasi
 Negosiasi berupa harga dan teknis
 Harap dilakukan kewajaran harga dengan membandingkan harga
negosiasi dengan harga produk sejenis di katalog dan harga
sumber lainnya yang dapat dipertanggungjawabkan
 Harap diperhatikan waktu pengiriman yang diisikan oleh Pejabat
Pengadaan di sistem merupakan waktu akhir pengiriman oleh
penyedia
Negosiasi oleh Penyedia

 Penyedia akan merespon negosiasi dari Pejabat Pengadaan baik

harga maupun teknis
 Penyedia dapat merubah harga dan catatan yang dikirim oleh
Pejabat Pengadaan
Persetujuan Negosiasi oleh Pejabat
Pengadaan
 Apabila Pejabat Pengadaan telah setuju dengan negosiasi
penyedia, maka Pejabat Pengadaan melakukan persetujuan
negosiasi
 Apabila Pejabat Pengadaan belum setuju dengan hasil negosiasi,
maka dapat mengirimkan negosiasi kembali kepada penyedia
Persetujuan Negosiasi oleh
Penyedia
 Apabila Pejabat Pengadaan telah setuju dengan negosiasi
penyedia dan Pejabat Pengadaan telah klik persetujuan, maka
langkah selanjutnya penyedia melakukan persetujuan negosiasi
 Harap diperhatikan catatan-catatan yang dikirimkan oleh Pejabat
Pengadaan yang diisikan ke dalam sistem
Mengirimkan Proses ke PPKom

 Setelah Pejabat Pengadaan dan penyedia telah selesai melakukan

persetujuan, maka paket tersebut dikirimkan oleh Pejabat
Pengadaan ke Pejabat Pembuat Komitmen (PPKom)
Surat Pesanan oleh PPKom

 Pejabat Pembuat Komitmen menyusun Surat Pesanan dan

dikirimkan ke penyedia
 Harap diperhatikan volume barang, harga barang yang tertera di
Surat Pesanan
 Surat Pesanan dapat disesuaikan dengan kebutuhan, misalnya
diberikan uang muka, pembayaran secara
termin/bulanan/sekaligus
 Harap diperhatikan pula hak dan kewajiban para pihak yang
melakukan perikatan
 Pengiriman dapat disesuaikan dengan kebutuhan yang tertuang di
Surat Pesanan
Unduh SP oleh Penyedia

 Surat Pesanan yang telah diunggah oleh Pejabat Pembuat

Komitmen dapat diunduh oleh penyedia untuk dilakukan
pengecekan
 Penyedia dan Pejabat Pembuat Komitmen membubuhkan tanda
tangan dan materai secukupnya terhadap Surat Pesanan yang
telah disetujui oleh kedua belah pihak
Pengiriman oleh Penyedia

 Penyedia melakukan pengiriman sebelum batas akhir waktu

pengiriman
 Pengiriman bisa berulang apabila dalam Surat Pesanan dituangkan
detail pengiriman
 Harap diperhatikan pula volume pengiriman, waktu pengiriman,
dan lokasi pengiriman
Penerimaan oleh PPKom

 Pejabat Pembuat Komitmen melakukan tahapan penerimaan

dengan pengecekan nota pengiriman
 Pengiriman disesuaikan dengan jenis barang, spesifikasi barang,
volume barang
 Pejabat Pembuat Komitmen mengisikan catatan untuk setiap jenis
barang yang diterima
 Pejabat Pembuat Komitmen mengunggah Berita Acara Serah
Terima
Paket Selesai

 Pada tahap ini, Pejabat Pembuat Komitmen memberikan rating

penyedia dan menyelesaikan paket
 Rating penyedia terdiri dari Akurasi Produk, Pelayanan dan
Kecepatan Pengiriman
 Harap memberikan catatan pula di Pesan Tambahan sebagai
masukan kepada penyedia untuk meningkatkan dan menjaga
pelayanan
Terima Kasih