PANDUAN ADMINISTRASI PRIMAJAYA SELARAS

Personal

1. Sales freelance mendaftarkan alamat email dan nomer HP terdaftar / yang dapat di hubungi
2. Mendaftarkan laporan project yang sedang berjalan ( Building / pedagang )
3. Berkomunikasi dengan lancer
4. Bertanggung jawab terhadap hasil survey dan keinginan orang lapangan
5. Permintaan part harus di sertai info lengkap ( merk, seri / type, jumlah, delivery yang di minta )
6. Permintaan part mohon di email ke sales@escalatorcomponent.com atau no HP yang terdaftar
di kantor

Kantor

1. Kantor memberikan daftar harga yang di ketahui

2. Harga yang di berikan 2 macam ( delivery laut dan udara ) harga yang di beri rata2 harga laut
( 45 - 65 hari dari DP masuk dan drawing / gambar ) untuk udara di konfirmasi ulang ke admin
3. Kantor mencarikan nilai modal barang dengan di lampirkan ( Gambar, Seri part, merk lift /
escalator, Jumlah permintaan dan syarat lain yang di minta customer )
4. Garansi part mohon di konfirmasi ke admin karena beberapa sales beda2 garansinya. Untuk
pedagang lebih pendek garansinya di banding end user ( pemakai ) karena modal juga beda.
5. Harga modal di berikan adalah material only, untuk jasa pasang dan entertaint maupun ongkos
kirim menjadi tanggung jawab sales
6. Pada batas waktu yang di kira sudah terlalu “lama” menurut sales, harga part di anggap sulit dan
mohon konfirmasi ke admin kembali

Administrasi lapangan :

1. Data administrasi customer baru harus di berikan ke admin kantor secara jelas sampai data hari
untuk jadwal tukar faktur / ambil giro
2. Sales bertanggung jawab untuk monitor kiriman dan komunikasi penerimaan / follow up syarat
penagihan ( ijin kerja, jadwal pasang, foto lampiran tagihan, nama pada berita acara )

Permintaan penawaran ke admin kantor

1. Sales memberikan format secara tertulis ( email /kertas / wa / piranti komunikasi tertulis )
2. Memberikan alamat email PT / tujuan dan cc ke sales terkait dan team nya
3. Email tersebut mohon di monitor karena keterbatasan yang ada
Entertain dan titipan

1. Menjadi tanggung jawab negosiasi sales

2. Tender bila mau masuk dan harga mepet karena titipan dan pesaing dapat di diskusikan ke
management

Delivery

1. Laut ( 45 – 65 hari )
2. Udara ( 2 -3 minggu )
3. Lokal ( tergantung stok yang ada pada relasi )
4. Delivery di atas berlaku dari syarat dan administrasi yang sudah di setujui entah DP Masuk atau
data pendukung yang lengkap )

Cara claim

1. Di pastikan dana sudah masuk ke rekening kantor

2. PPN terpisah dan retensi sudah lunas
3. Format claim di tulis dalam kertas atau email yang di tandatangani serta no rekening tujuan
transfer
4. Bagi yang ada NPWP mohon di berikan karena akan mempengaruhi nilai potong pajak yang
berlaku di Indonesia

Data syarat administrasi

1. Untuk keperluan data perusahaan di komunikasikan ke admin perusahaan

2. Company profile dan kelengkapan surat perkenalan di minta tolong email admin kantor

Daftar harga

1. Harga berlaku pada batas waktu tertentu akibat pengaruh nilaii tukar dollar dan jasa expedisi,
atau aturan pajak yang berubah ubah seaktu waktu, jadi sebelum melakukan tender atau
penawaran dapat di berikan batas waktu penawaran
2. Akan di share pada group terdaftar

Laporan

1. Laporan bulanan project di info ke sales terkait di akahir bulan dan pertengahan bulan secara
tertulis ke kepala divisi marketing

Data pendukung penjualan

1. Company profile, katalog produk, sertifkat ke agenan bias di minta ke team sales / admin