ADMIN TEKNIK

1. TRANSAKSI SPAREPART
- Mencatat dan input sparepart masuk dan sparepart keluar ke produksi dll
- Mencatat need to order untuk sparepart yang sudah mendekati minimum stock

Sparepart In : sparepart yang dipesan ke vendor dan sudah tiba di POS 1 (security Pos)

- Membuat pengajuan pemasukan barang dengan sign Exim dan Manager Produksi ( Bu
Diana) dan diserahkan ke security
- Barang yang sudah di pos security dibawa ke Hanggar untuk di cek oleh Bea Cukai untuk
memilah barang dengan pajak 010 atau 070
- Sparepart bisa langsung ke WH namun belum bisa digunakan karena menunggu form BC
4.0
- Untuk barang dengan pajak 010 bisa langsung digunakan. Sedangkan barang dengan
pajak 070 menunggu BC 4.0 dari Exim tidak bisa diinput dan digunakan. (hanya bisa
dilakukan pengecekan quantity, spesifikasi dan quality)
- Dokumen untuk pengajuan BC 4.0 antara lain Surat Jalan/Delivery Order, Proforma
Invoice dan Nomor PO New Invent
- Setelah BC 4.0 terbit sparepart bisa di input ke system dan digunakan.

Sparepart Out/Usage : Sparepart yang akan digunakan untuk kepentingan produksi dll

- Sparepart diambil di lokasi beserta stock card dengan menghitung jumlah part yg ada di
dalam box
- Sparepart yg dibutuhkan ditukar dengan sparepart bekas dan disearahkan ke admin
- Admin mencatat jumlah part keluar, teknisi yang menukar part dan dipergunakan di
divisi mana serta kemudian di Input pada web dan di usage New Invent
- Mengembalikan stock card ke lokasi dan menghitung kembali jumlah actual part untuk
kemudian di cocokkan dengan kartu dan system
2. REPORTING
- Dayli report :
a. Transaksi Sparepart
b. Need to order barang yg sudah mendekati minimum stock
c. Dayli admin
d. Dayli Overhoul
e. Database Teknisi
- Weekly report :
a. Weekly report teknisi
- Monthly Report
a. Monthly Report Teknisi
b. Monthly Report Transaksi Sparepart
3. PO Lokal dan Import
- sparepart yang sudah mendekati minimum stock dipilah sesuai supplier, pembelian local
atau import.
- Untuk sparepart local dipilah kembali sesuai dengan supplier yang support pada
sparepart tersebut
- Menentukan jumlah yang dibutuhkan dengan melihat usage per month dan kemudian
dicatat di Replenish
- Pensgajuan Penawaran ke supplier via email dengan cc Pak Arif
 - Setelah muncul penawaran dr supplier admin membuat PO berdasarkan Penawaran dan
jumlah yang dibutuhkan. Kemudian di orint dan di letakkan di meja pak Arif untuk
kemudian di sign oleh Pak Jurg
- Scan PO yg sudah di sign pak Jurg dan kemudian dikirim ke supplier dengan format pdf
dan dikirim via email dengan cc pak Arif
- PO yang sudah terbit di catat pada DATABASE PO yang ada untuk selanjutnya dijadikan
acuan nomor PO berikutnya.
4. TAGIHAN KE FINANCE
- Cek kelengkapan dokumen penunjang dari supplier. Dokumen penunjang tagihan
berupa PO yang sudah di sign dan stempel dari supplier, Surat Jalan/Delivery Order,
invoice bermaterai, Faktur Pajak. Cek tanggal, nomer dokumen dan jumlah yang harus
dibayar.
- Konsultasikan dokumen dengan finance, agar ketika butuh revisi bisa kontak supplier
terkait.
- Jika dokumen sudah sesuai dengan aturan finance, maka admin selanjutnya
menyertakan PO New Invent sebagai pelengkap dokumen.
- Menyertakan sign dari Purchasing (Arif Darmawan) di label Cost untuk pengelompokan
pembayaran pada tagihan.
- Untuk project wajib menyertakan nomer invest pada tagihan.
- Jika sudah terbayar tagihan, maka finance akan menginfokan ke admin atau purchasing,
dan kemudian di infokan ke supplier untuk penerbitan faktur pajak.
5. PEMINJAMAN BARANG DAN TOOLS
- Setiap peminjaman barang dicatat identitas peminjam dan barang yang dipinjam di buku
peminjaman barang.
- Setelah ada pengembalian, peminjam harus paraf sebagai tanda kembalinya barang. Dan
admin akan meletakkan barang pada tempat semula.
6. SERVICE MESIN RUTIN BULANAN
- Setiap admin mempunyai giliran setiap bulan untuk mengikuti service mesin bulanan.
Setiap bulan 1 admin mengikuti kegiatan tersebut untuk menyiapkan alat dan part yang
dibutuhkan teknisi untuk kegiatan service mesin bulanan.
- Jika admin yang bersangkutan berhalangan hadir maka wajib berkoordinasi dengan
admin lain untuk menggantikan posisi admin yang berhalangan hadir.