PANDUAN VENDOR

PT. KALDU SARI NABATI INDONESIA

A. Tata Cara Konfirmasi PO :

1) PO yang dikirimkan oleh purchasing PT. KSNI harus dikonfirmasi
sebagai bukti kesanggupan vendor untuk mensupplai sesuai dengan
permintaan
2) Pastikan untuk memeriksa nama barang/ jasa, jumlah, harga,
tanggal pengiriman dan alamat pengiriman
3) Apabila terdapat ketidaksesuaian maka harap segera menghubungi
purchasing PT. KSNI untuk koreksi.
4) Mohon untuk mengirimkan PO yang sudah dibubuhi tanda tangan
dan cap perusahaan via email ke purchasing PT. KSNI selambat-
lambatnya 1 hari kerja (1x24 jam) sesudah menerima PO tersebut.
Lewat dari masa tersebut maka purchasing PT. KSNI berhak untuk
membatalkan PO yang sudah dikirimkan.

B. Tata Cara Pengiriman Barang :

1) Barang yang dipesan oleh PT. KSNI harus diantarkan ke alamat/
lokasi yang tercantum pada bagian kanan atas PO.
2) Barang yang dipesan oleh PT. KSNI harus diantar sesuai dengan
waktu dan jumlah yang tercantum pada PO.
3) Pihak PT. KSNI berhak untuk membatalkan secara sepihak PO yang
sudah melewati batas waktu pengiriman.
4) Apabila tidak ada permintaan khusus, maka pengiriman barang
harus dilakukan sebelum pukul 16.00 di hari Senin s.d Jumat, atau
sebelum pukul 12.00 di hari Sabtu.
5) Pada saat pengiriman barang pastikan Surat Jalan ditandatangani
oleh penerima barang dan dicap oleh security.
6) Pada saat pengiriman barang/ penyelesaian jasa pastikan menerima
LPB dari bagian gudang atau penerima barang di saat itu juga.
 Apabila karena alasan apapun pihak penerima barang tidak dapat
memberikan LPB, maka vendor diharapkan untuk segera
menghubungi pihak purchasing.

C. Tata Cara Trial Barang :

1) Barang yang harus ditrial terlebih dahulu akan dibuatkan LPB Trial
oleh penerima seperti pada Tata Cara Pengiriman Barang.
2) LPB Trial tidak dapat digunakan untuk melakukan
penagihan/kontra bon.
3) Pada akhir periode trial maka vendor dapat menukarkan LPB Trial
dengan LPB yang dapat digunakan untuk penagihan.
4) Apabila sesudah trial ternyata barang tidak sesuai dengan
permintaan maka akan dilakukan retur barang.
5) Purchasing akan mengeluarkan PO retur dan vendor dapat
mengambil barang tersebut.
6) Semua biaya yang muncul dari pengembalian barang yang di trial
sepenuhnya menjadi tanggung jawab dari pihak vendor.

D. Tata Cara Penagihan Down Payment / Uang Muka :

1) Dokumen untuk penagihan Down Payment diserahkan kepada
purchasing.
2) Dokumen yang harus dilampirkan adalah :
 PO
 Invoice
3) Jumlah DP yang ditagihkan haruslah sesuai dengan termin
pembayaran yang sudah disetujui dan tercantum pada PO /
Perjanjian.

E. Tata Cara Penagihan Termin Selain Pelunasan :

1) Dokumen untuk penagihan Down Payment diserahkan kepada
purchasing.
2) Dokumen yang harus dilampirkan adalah :
  PO
 Invoice
 Progress Report dari user (untuk jasa)
 Photo mesin (untuk pembelian mesin)
3) Jumlah pembayaran yang ditagihkan haruslah sesuai dengan termin
pembayaran yang sudah disetujui dan tercantum pada PO.

F. Tata Cara Penagihan Pelunasan :

1) Dokumen untuk penagihan pelunasan diserahkan kepada
accounting pada saat kontra bon yang sudah terjadwal.
2) Daftar dokumen yang harus dilampirkan dapat dilihat pada
lampiran.
3) Jumlah pembayaran yang ditagihkan haruslah sesuai dengan termin
pembayaran yang sudah disetujui dan tercantum pada PO.

G. Ground Rule & Regulation :

1) PT. KSNI tidak bertanggung jawab terhadap permintaan yang tidak
datang dari Purchasing PT. KSNI secara tertulis.
2) Wewenang untuk negosiasi harga berada di Purchasing. Semua
negosiasi harga yang tidak dilakukan dengan Purchasing akan
diabaikan dan akan dinegosiasikan ulang.
3) Pada saat menerima orderan vendor diminta untuk membuat 2 buah
penawaran. 1 buah penawaran mencantumkan seluruh spesifikasi
tehknik atau BOQ, jadwal pengiriman/pengerjaan dan scoop of
work tanpa mencantumkan harga untuk dikirimkan kepada user
dan 1 buah penawaran mencantumkan seluruh spesifikasi tehnik
atau BOQ, jadwal pengiriman/pengerjaan dan scoop of work
dengan mencantumkan harga dan term pembayaran untuk
dikirimkan kepada purchasing.
Vendor dilarang menginformasikan harga kepada user secara lisan
ataupun tertulis.