SEKRETARIS PROFESSIONAL DI ERA DIGITAL

BAB I
A. Pemahaman Sekretaris

1. DEFINISI SEKRETARIS
Seorang Sekretaris adalah pintu masuk untuk semua orang di perusahaan agar dapat bertemu dan
berkomunikasi dengan pihak eksekutif yang ia dampingi. Seorang sekretaris juga menjadi salah satu
kunci atas keberhasilan pertemuan, rapat, bahkan untuk hal yang lebih besar seperti kegiatan
perusahaan dalam pencitraan dimata publik.

Ruang Lingkup Kerja Sekretaris

a. Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan
surat menyurat yang meliputi pembuatan surat, penerimaan, pengolahan, pendistribusian, dan
penyimpanan
b. Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun extern
c. Menyelenggarakan rapat-rapat
d. Menyelenggarakan pengaturan rapat dan pertemuan dengan tamu baik online atau offline
2. APA ITU SEKRETARIS ONLINE ?
Menghadapi perubahan akibat pengembangan perusahaan, kemajuan teknologi dan informasi, maka
untuk menjadi Sekretaris yang handal, haruslah dapat menyesuaikan diri dengan perkembangan
tersebut. Saat ini Sekretaris diarahkan pada pengembangan diri atau dinamakan Sekretaris Online
yang dapat diandalkan dan mampu memanfaatkan teknologi sebagai sarana bekerja dan
menjalankan tugas sebagai Sekretaris Online tanpa terbatas oleh ruang dan waktu, sebagai contoh
dimasa pendemi ini Work From Home (WFH). Sekretaris Online bisa melakukan penjadwalan bertemu
dengan klien dan rapat secara online menggunakan aplikasi rapat jarak jauh tanpa perlu bertatap
muka.
3. APA ITU SEKRETARIS OFFLINE ?
Sekretaris Offline adalah orang yang membantu pimpinan dalam melaksanakan tugas perkantoran
yang diserahi perkerjaan administratif, tugas-tugas pribadi dari atasannya, seperti mengetik surat
atau berkas administrasi lainnya dan pengaturan agenda.
Sekretaris Offline merupakan sebuah profesi administratif yang bersifat asisten/mendukung. Gelar
ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan pekerjaan rutin, tugas-
tugas administratif, atau tugas-tugas pribadi/langsung dari atasannya. Pekerja atau karyawan ini
biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer, dan pengaturan agenda.
Mereka biasanya bekerja di belakang meja. Sebagian besar sekretaris adalah wanita.
4. PERBEDAAN SEKRETARIS ONLINE DAN SEKRETARIS OFFLINE
Jadi secara fungsi Sekretaris Online ini hampir sama dengan Sekretaris Offline, namun
perbedaannya adalah dalam pendalaman dan pemanfaatan sekaligus tranformasi digital dalam
menunjang pekerjaan rutinitas sehari-hari. Sekretaris Offline membantu melaksanakan pekerjaan
rutin, tugas-tugas administratif langsung dari atasannya seperti mengetik, penggunaan komputer,
 dan pengaturan agenda di tempat kerja atau kantor. Sedangkan Sekretaris Online juga dapat
mengerjakan tugas-tugas dari atasannya secara online dan membantu mempercepat proses
pekerjaan yang dilakukan seperti meeting atau rapat secara online dengan perencanaan
menggunakan google kalender sekaligus dapat memberikan notifikasi kepada para peserta yang akan
menghadiri rapat secara online.
Pemanfaatan teknologi rapat jarak jauh sekaligus mengorganisir rapat yang akan dilakukan oleh
Sekretaris online mulai dari :
1. Persiapan perangkat rapat laptop, projektor, mic, speaker
2. Mampu melakukan administrasi rapat melalui aplikasi rapat seperti : Zoom Meeting/Google
Meet/Microsoft Teams
3. Membuat notulensi dan dokumentasi secara digital
4. Pengarsipan data melalui cloud server dan membagikan kepada yang berhak
5. Menindaklanjut hasil rapat sekaligus monitoring terhadap proyek yang dikerjakan dengan
memanfaatkan media chatroom seperti Whatsapp dan Telegram
6. Memberikan pelaporan kegiatan melalui aplikasi administasi berbasis cloud sehingga bisa dibaca
dan dipelajari dimana saja tanpa harus dicetak (paperless)
5. RUANG LINGKUP KERJA SEKRETARIS ONLINE
a. Membantu tugas administratif yang diberikan dari pimpinan yang meliputi pembuatan surat
menyurat, proposal, laporan, dokumentasi dan sebagainya.
b. Menyelenggarakan rapat/meeting secara digital.
c. Mengurus perjalanan Dinas Pimpinan dari akomodasi, transportasi, dan sebagainya.
d. Menjaga hubungan baik dengan tim internal maupun external.
6. SOFT SKILL YANG HARUS DIMILIKI SEKRETARIS ONLINE
a. Komunikasi Yang Mumpuni
Di dalam prakteknya, seorang sekretaris online juga harus mampu berkomunikasi dengan baik
melalui lisan dan juga tulisan. Hal ini akan memudahkan mereka untuk menangani pekerjaan, baik
itu secara langsung ataupun melalui berbagai dokumen yang dibutuhkan. Skill komunikasi yang
mumpuni akan sangat membantu kesuksesan sekretaris dalam menjalankan tugas dan meraih
karir yang cemerlang.
b. Kemampuan Mengorganisasi Banyak Hal
Sudah bukan rahasia lagi jika seorang sekretaris online juga harus mampu mengurus berbagai hal
di dalam pekerjaannya. Berbagai urusan ini bahkan kerap harus diselesaikan di saat bersamaan.
Semua ini hanya akan menjadi mudah, jika sekretaris memiliki kemampuan yang baik dalam
mengorganisir banyak hal sekaligus.
c. Problem Solving
Seorang Sekretaris Online akan sering menghadapi kondisi yang tak terduga dalam menjalankan
tugasnya. Urusan administrasi yang tidak mudah atau bahkan atasan yang tiba-tiba meminta
saran merupakan hal yang akan familiar bagi sekretaris selama menjalankan tugasnya.
d. Fleksibel Dan Selalu Dapat Diandalkan
Sikap yang fleksibel akan membuat Sekretaris Online lebih mudah untuk menyesuaikan diri
terhadap pekerjaan dan juga tanggung jawabnya pada perusahaan. Hal ini juga akan membuatnya
selalu bisa diandalkan dalam semua semua kondisi.
 e. Memiliki Inisiatif Dan Selalu Proaktif
Sekretaris Online tidak bisa menunggu perintah saja, terutama jika atasannya menjadi salah satu
orang penting perusahaan dan memiliki banyak kesibukan. Sikap proaktif akan sangat dibutuhkan
sekretaris dalam mengatasi berbagai hal terkait pekerjaannya, seperti: menyelesaikan masalah,
mengantisipasi kendala, mengambil keputusan, dan yang lainnya.

7. HARD SKILL YANG HARUS DIMILIKI SEKRETARIS ONLINE

a. Kemampuan Dalam Etika Baik
Sekretaris merupakan tangan kanan sekaligus kepercayaan langsung bagi seorang pimpinan,
untuk itu kamu harus menjunjung tinggi citra perusahaan tempat kamu bekerja. Maka seorang
sekretaris harus memiliki sifat yang ramah, baik, dan memiliki sopan santun. Hal ini dikarenakan
seorang sekretaris yang tidak hanya bersikap baik terhadap pimpinan akan tetapi juga harus baik
kepada semua relasi dan teman di kantor. Selain itu, sekretaris juga dituntut untuk memiliki
karakter tegas dan rasa tanggung jawab yang tinggi.
b. Kemampuan Dalam Mengolah Data dan Menyimpan Data
Kemampuan Sekretaris tidak hanya mampu mengetik menggunakan 10 jari. Namun sesuai
dengan perkembangan jaman ada kemampuan penggunaan perangkat computer dalam
menunjang pekerjaan dengan mahir memanfaatkan aplikasi administrasi yang dapat memcepat
pekerjaan diselesaikan dan sekaligus dapat menyimpan data dalam bentuk digital. Biasanya
keahlian ini akan kamu terapkan ketika menjadi dokumentasi, notulen rapat dan pengarsipan.
c. Pandai Menjaga Rahasia
Sebagai orang kepercayaan sekaligus tangan kanan pimpinan, seorang Sekretaris Online harus
pandai dalam menjaga rahasia perusahaan. Selain itu, juga harus menjunjung tinggi loyalitas
terhadap perusahaan. Karena dipercaya langsung oleh pimpinan, pastikan kamu adalah orang
yang pandai menjaga rahasia perusahaan maupun pribadi.
d. Kemampuan dalam Teknologi
Di dalam menjalankan tugasnya, Sekretaris Online akan banyak menggunakan perangkat
berteknologi modern, seperti Smartphone, Komputer, Laptop, Tablet, dan yang lainnya.
Perangkat ini akan membantunya mengurus berbagai hal, termasuk untuk membantu pekerjaan
atasannya. Sekretaris Online juga harus mampu bekerja dengan menggunakan berbagai aplikasi
modern untuk mempermudah dan menyelesaikan pekerjaannya. Setidaknya, Sekretaris Online
harus memiliki kemampuan mumpuni untuk mengoperasikan aplikasi dasar dalam urusan
administrasi, seperti : Email, Microsoft Word, Microsoft Excel, dan yang lainnya. Semua ini akan
membantunya menangani berbagai urusan administrasi dan yang lainnya.
e. Kemampuan Berbahasa
Sekretaris Online diwajibkan memiliki kemampuan Bahasa Indonesia yang baik. Hal ini
berhubungan dengan tugas Sekretaris yaitu pembuatan surat atau dokumen penting lainnya.
Selain itu, menguasai bahasa asing menjadi nilai tambah bagi kamu yang ingin menjadi seorang
Sekretaris Profesional. Bukan hanya penguasaan Bahasa Inggris sebagai bahasa Internasional saja
akan tetapi penguasaan Bahasa Mandarin di era sekarang ini juga banyak dibutuhkan oleh
perusahaan.
f. Public Speaking yang Baik
 Sebagai seorang Sekretaris Online, kamu harus mempunyai keberanian untuk berbicara di depan
publik. Karena sering kali seorang pimpinan akan menugaskanmu untuk menggantikan meeting
dengan relasi lain. Maka seorang Sekretaris Online harus siap dan mampu ketika harus berbicara
dengan orang lain pada rapat/meeting secara virtual.

8. SIKAP TERHADAP PIMPINAN

Seiring dengan perkembangannya, seorang Sekretaris Online bisa jadi berubah fungsi menjadi
seorang personal asisten. Personal asisten lebih bertanggung jawab terhadap urusan personal atau
berurusan dengan keluarga pimpinan, seperti pengelolaan keuangan keluarga, menangani hal yang
berhubungan dengan keuangan pimpinan, seperti menangani urusan dengan bank, menyimpan
uang, pengambil alihan uang atas nama pimpinan, kemudian menyimpan bukti dan catatan keuangan
dengan baik, sehingga apabila diperlukan arsip sewaktu-waktu bisa mudah disediakan. Bisa jadi
seorang personal asisten bertugas menangani urusan rumah tangga pimpinan, seperti mengatur
penyelenggaraan resepsi acara yang diadakan pimpinan hingga mengurus tamu undangan.
Sekretaris Online harus mampu membangun citra positif atas dirinya agar mampu bekerja secara
profesional. Dengan mengedepankan bagaimana seorang profesional sekretaris harus bertindak,
dimana kuncinya adalah bersikap sesuai dengan norma yang bisa diterima masyarakat, menciptakan
suasana yang kondusif baik di dalam tim internal tempat kerja maupun dengan pihak eksternal,
bertindak sesuai dengan kemampuan, keahlian, inisiatif dan kreatifitas yang dimiliki, maka seorang
Sekretaris atau personal asisten akan mampu memberikan kontribusi yang besar terhadap kemajuan
perusahaan.
Beberapa pimpinan memiliki perilaku yang berbeda, oleh sebab itu dalam peranan seorang
Sekretaris harus dapat efektif dalam mengelola pimpinan sekaligus juga menyelesaikan berbagai
macam pekerjaannya. Kuncinya adalah untuk secara proaktif mengelola pimpinan. Mengelola yang
dimaksud adalah tentang mendapatkan kepercayaan dan rasa hormat dari pimpinan. Maka penting
bagi Sekretaris untuk melakukan beberapa cara efektif mengelola pimpinan seperti berikut ini :
a. Ketahui Karakter Pimpinan
Sekretaris perlu dapat menganalisa karakter pimpinan. Pimpinan tersebut seseorang yang
seperti apa, sikap dan sifatnya yang biasa ditunjukkan dalam rutinitas kerja. Apabila telah
mengetahui dan memahami karakter pimpinan, sekretaris juga dapat belajar bagaimana
melakukan langkah terbaik dalam mengatasi hal-hal yang berkaitan dengan pimpinannya.
b. Cari tahu motivasi Pimpinan, jangan biarkan berdampak pada pekerjaan
Ketika pimpinan menyulitkan, carilah beberapa sudut pandang lain agar lebih objektif,
apakah pimpinan memang sedang marah atau ada kebutuhan yang sebenarnya diperlukan.
Satu hal yang perlu diingat adalah selalu bekerja dengan maksimal sehingga pimpinan pun akan
memberikan penilaian yang baik terhadap pekerjaan.
c. Selalu siap selangkah lebih awal
Disinilah pentingnya mengetahui karakter pimpinan, ketika suatu masalah pekerjaan
terjadi dapat diantisipasi dan berinisiatif dengan menyiapkan jawaban atau penyelesaian yang
baik atas masalah tersebut, sehingga peran tetap menjaga hubungan baik dengan pimpinan
dan menunjukkan bahwa seorang sekretaris yang profesional memiliki tanggung jawab yang
tinggi terhadap pekerjaannya.
 d. Gunakan pendekatan yang baik seperti rekan sedang bertukar pikiran
Ketika menghadapi masalah apalagi dengan orang yang tidak memiliki kesepahaman,
maka lebih baik menggunakan pendekatan yang baik, bisa dengan cara mencari tahu apa yang
menjadi ketidaksepahaman, mendengarkan, dan mencoba posisikan diri dari segi pimpinan
dan diri sendiri.
e Menjalin sinergi dengan Pimpinan
Menjalin sinergi dengan pimpinan ini sangatlah penting bagi sekretaris. Bangunlah sinergi
dengan pimpinan untuk mencari cara terbaik dalam mengatasi persoalan, dan merasa memiliki
tujuan yang sama dengan pimpinan yaitu untuk mengembangkan organsisasinya. Dengan
sinergi yang baik maka komunikasi akan berjalan dengan baik.

9. MENGAPLIKASIKAN KETERAMPILAN DASAR

a. Mengidentifikasi proses komunikasi di tempat kerja
Berdasarkan survei, 86% karyawan dan eksekutif menyebutkan komunikasi yang tidak
efektif merupakan penyebab kegagalan di tempat kerja. Komunikasi yang terjadi dengan baik
memiliki beberapa manfaat seperti menghindari miskomunikasi, menciptakan lingkungan
kerja yang nyaman, dan juga mengurangi terjadinya konflik. Komunikasi efektif dapat terjadi
ketika komunikator dan komunikan mencapai kesamaan makna. Lebih tepatnya saat
komunikator berhasil menyampaikan informasi dan komunikan memahami informasi yang
diterima.
b. Melakukan komunikasi dengan menggunakan media
Proses komunikasi bermedia adalah komunikator dan komunikan berkomunikasi secara
tidak langsung menggunakan media atau sarana untuk meneruskan suatu pesan kepada
komunikan yang jauh tempatnya atau banyak jumlah komunikannya. Komunikasi bermedia
massa merupakan komunikasi dengan menggunakan sarana seperti televisi, surat kabar, radio,
majalah, bioskop.
c Menyampaikan informasi atau pesan
Apapun yang kita lakukan adalah komunikasi. Komunikasi merupakan suatu proses
penyampaian pesan atau informasi. Sering kali kita berfikir bahwa hanya ketika bicara kita
berkomunikasi, padahal ketika kita tidak sedang berbicarapun, tanpa kita sadari bahwa Bahasa
tubuh kita menyampaikan suatu pesan atau informasi.
d. Membuat konsep komunikasi tertulis sebagai informasi
✓ Teknik Surat Menyurat
✓ Teknik Menulis Pesan di Telegram
✓ Teknik Menulis E-mail
BAB II
A. Mengelola kegiatan Pimpinan
1. Mempersiapkan Rapat / Meeting
1. Mengidentifikasi Jenis Rapat/Meeting
Dasar penyelenggaraan meeting dan pemahaman jenis-jenis rapat/meeting merupakan
pertemuan atau berkumpulnya minimal dua orang atau lebih untuk memutuskan suatu tujuan.
Rapat juga dapat dijadikan sebagai media untuk berkomunikasi antar manusia atau pimpinan
kantor dengan stafnya. Rapat juga dapat diartikan sebagai media komunikasi kelompok yang
bersifat tatap muka yang sering diselenggarakan atau dilakukan oleh banyak organisasi baik itu
swasta ataupun pemerintah. Rapat sering dijadikan seseorang atau sekelompok orang untuk
menyatukan pemikiran guna melaksanakan urusan tertentu.
Pada pengertian lain rapat juga dapat diartikan sebagai kumpulan sekelompok orang yang bersifat
formal dengan melibatkan empat orang atau lebih dengan tujuan untuk berkomunikasi,
perencanaan, penetapan kebijakan, pengambilan keputusan, dan pemberian motivasi. Sasaran
akhir diadakannya rapat yaitu untuk mempertemukan peserta rapat secara langsung demi
terjalinnya komunikasi, agar peserta rapat dapat berkontribusi langsung dalam pembicaraan
sehingga pemikiran atau gagasan untuk penyelesaian masalah dapat tersampaikan langsung, agar
peserta rapat dapat terangsang secara langsung dalam memahami setiap permasalahan yang
dihadapi, agar peserta rapat dapat sama-sama berkontribusi dalam pencapaian tujuan tertentu.
2. Mempersiapkan Rapat /Meeting
1. Mengetahui tujuan meeting
2. Identifikasi siapa saja yang hadir dalam meeting
3. Persiapkan peralatan untuk meeting
4. Siapkan presentasi semenarik mungkin
5. Membaca laporan perusahaan
Jangan membatalkan meeting
3. Mencatat Hasil Rapat /Meeting
Tidak hanya berhenti pada persiapan, namun pada dasarnya, saat rapat berjalan pun seorang
Sekretaris Online memegang peranan penting dan juga harus bertanggung jawab untuk
memastikan bahwa semua hal dan agenda telah berjalan dengan baik. Beberapa hal yang harus
dilakukan :
 ✓ Hadir tepat waktu
✓ Mencatat hasil meeting
✓ Memastikan semua pembicara telah membahas agenda yang telah ditentukan
4. Mendistribusikan Notulen
Berikut hal yang harus dilakukan untuk mendistribusikan notulen :
▪ Mengetahui tujuan rapat/meeting
▪ Hal-hal yang tidak berkaitan dengan tema rapat tidak perlu dicantumkan. Tujuan rapat
digunakan apakah sumbangan pikiran yang diberikan sesuai dan harus dicantumkan dalam
notulen atau tidak.
▪ Dengan memperhatikan tema dan tujuan rapat, mahir menilai dan sigap menangkap hal –
hal penting yang muncul dan menulisnya dengan cepat.
▪ Pandai mengolah pendapat menjadi kesimpulan.
▪ Berkonsentrasi pada pembicara yang sedang berlangsung sehingga tidak ada hal penting
yang terlewatkan.
▪ Pandai dan jelas dalam memilih kata yang tepat serta bahasa yang logis dan efektif sehingga
benar-benar sesuai dengan yang dimaksud.
▪ Cepat mengetahui nama-nama peserta yang hadir.
▪ Berani bertanya bila ada hal yang kurang jelas.
▪ Hati-hati dan teratur dalam menyimpan semua dokumen dan notulen sehingga mudah dicari
bila diperlukan, tetapi tidak mudah ditemukan oleh yang tidak berwenang membacanya.

2. Mengatur Jadwal Meeting Internal

a. Mengatur prioritas meeting untuk mingguan atau bulanan
b. Memastikan topik dan hal-hal yang akan disampaikan saat meeting
c. Memastikan seluruh peserta meeting dapat hadir
d. Setiap divisi memberikan laporan atau materi meeting ke pimpinan, yaitu 1 hari sebelum
meeting dilaksanakan sehingga untuk kelengkapan datanya akan dikoreksi oleh Sekretaris
Online terlebih dahulu
e. Membuat link zoom meeting minimal 2 hari sebelum meeting dimulai yang akan
ditambahkan / connect ke google kalender untuk mengundang pimpinan dan peserta
meeting
f. Memastikan jadwal Zoom meeting / Google meet / Microsoft Team masuk ke email pimpinan
g. Materi di share pada grup “Materi Meeting Pimpinan” yakni 1 hari sebelum meeting dimulai
agar direview terlebih dahulu oleh pimpinan
h. Reminder peserta meeting 2 jam sebelum meeting berlangsung
i. Reminder pimpinan apabila peserta meeting sudah lengkap
j. Merekap jadwal zoom meeting harian setiap pagi pada pukul 08.00 WIB serta mengirim list
peserta meeting, topik dan link zoom

3. Mengatur Jadwal Meeting Eksternal

a. Memastikan topik dan hal-hal yang akan disampaikan saat meeting .
 b. Memastikan peserta meeting yang hadir dari pihak eksternal lalu konfirmasi terkait tanggal
dan jam meeting yang akan dilaksanakan.
c. Jika meeting diadakan diluar jam kerja maka konfirmasi ke pimpinan terlebih dahulu.
d. Memastikan link zoom dari pihak internal atau eksternal.
e. Jika dari pihak eksternal, maka Sekretaris Online meminta link zoom tersebut agar dapat
mengconectkan ke google kalender pimpinan.
f. Sekretaris Online wajib memberikan link kepada pihak eksternal yakni 2 hari sebelum
meeting dilaksanakan.
g. Pihak Eksternal wajib memberikan materi meeting 2 hari sebelum meeting dilaksanakan
sehingga untuk kelengkapan datanya dapat dikoreksi oleh Sekretaris Online terlebih dahulu.
h. Membuat link zoom meeting minimal 2 hari sebelum meeting di laksanakan dan connect ke
google kalender serta mengundang pimpinan dan peserta meeting
i. Memastikan jadwal meeting : Zoom Meeting/ Google Meet / Microsoft Team masuk ke email
pimpinan
j. Materi di share pada grup “Materi Meeting Pimpinan” yakni 1 hari sebelum meeting
dilaksanakan untuk direview terlebih dahulu oleh pimpinan
k. Reminder peserta meeting 1 hari sebelum meeting dimulai dan dua jam sebelum meeting
dimulai
l. Reminder pimpinan apabila peserta meeting sudah lengkap

4. Mempersiapkan Materi Meeting

a. Setiap meeting baik internal maupun eksternal memastikan untuk topiknya harus jelas
b. Masing-masing Divisi (Internal) dan pihak Eksternal yang akan memberikan laporan ke
pimpinan wajib memberikan materi meeting yakni 1 hari sebelum meeting dilaksanakan
c. Materi di share pada grup “Materi Meeting Pimpinan” yakni 1 hari sebelum meeting di
agendakan agar dapat direview terlebih dahulu oleh pimpinan

5. Etika Pelaksanaan Meeting

a. Start zoom meeting maksimal 10 menit sebelum dimulai
b. Me-rename Host untuk memudahkan pimpinan dalam memanggil Sekretaris yang sedang
bertugas
c. Mengaktifkan security yang dibutuhkan seperti :
▪ Multiple share screen untuk mengaktifkan share screen untuk peserta meeting lainnya
▪ Lock Meeting untuk mengunci link zoom dari pihak-pihak yang tidak berkepentingan
masuk zoom
▪ Enable Waiting Room untuk ruang tunggu peserta agar bisa dicek terlebih dahulu oleh SO
apakah termasuk peserta meeting atau tidak
d. Memastikan para peserta meeting sudah hadir sebelum pimpinan join ke zoom
e. Memastikan audio peserta tidak ada gangguan, suara lancar & koneksi lancar.
f. Pimpinan dijadikan Co-Host
g. Host melalui Sekretaris Online mengontrol audio peserta meeting, bagi yang tidak berbicara
mute audio.
 h. Menampilkan notulensi meeting sebelumnya
i. Hasil meeting adalah Notulen dengan ditambahkan deadline
j. Notulen meeting tidak boleh lewat dari satu hari setelah jadwal meeting
k. Notulen meeting di share ke sekretaris divisi masing-masing peserta rapat untuk mereka
dapat mereminder Kepala Divisi/ Kepala Unit Bisnis masing-masing.
l. Dari hasil Notulen masukkan ke laporan checklist
m. Sekretaris mengingatkan kepada Person in Charge (PIC) terkait laporan checklist &
selanjutnya update checklist
n. Tidak boleh membatalkan meeting 1x24 jam tanpa persetujuan pimpinan dalam rapat yang
melibatkan pimpinan.
o. Apabila checklist jauh terlewat, maka harus diatur meeting untuk mengetahui permasalahan
yang terjadi
p. Semua wajib on camera ketika meeting

6. Pembatalan Meeting
a. Untuk pembatalan meeting internal maksimal 3 jam sebelum meeting sedangkan eksternal
maksimal satu hari (H-1) sebelum meeting di agendakan.
b. Menginformasikan ke pimpinan bahwa ada pengajuan pembatalan/reschedule meeting oleh
peserta meeting
c. Apabila meeting dibatalkan wajib mengajukan reschedule jadwal baru yang sudah fix

7. Menangani Konflik Ketika Meeting

Dalam bekerja, konflik tak bisa dihindari. Konflik bisa terjadi saat brainstorming di tengah
meeting internal atau saat ada benturan kepentingan lintas divisi. Konflik juga bisa terjadi antara
Anda dan kolega maupun antara Anda dan atasan Anda. Tak heran, kemampuan mengelola
konflik jadi salah satu hal yang akan menentukan masa depan karir Anda. Agar tak salah langkah
dalam menyikapi konflik, simak tips mengatasi atau mengelola konflik di kantor berikut ini:
a. Tetap berpikir positif

Konflik memang bisa membuat suasana jadi tak nyaman karena kecurigaan atau negative
thinking, berpikir positif bisa membuat suasana menjadi lebih baik. Berpikir positif bisa
membantu Anda untuk melihat ‘bigger picture’ dan fokus mencari win-win solution, tidak
terjebak pada perselisihan atau menang-kalah.
b. Tetap profesional
Sikap sopan bisa menimbulkan rasa segan pihak-pihak yang berkonflik pada Anda. Dengan
menunjukkan profesionalitas, pihak-pihak yang berkonflik akan menghormati pendirian
Anda dan tak mencoba ‘membujuk’ Anda untuk berpihak.
c. Sebisa mungkin bersikap netral
Salah satu elemen penting bersikap profesional adalah dengan mengambil posisi netral.
Selain untuk menjaga hubungan dan ‘merangkul’ pihak-pihak yang berkonflik, Anda juga
berkesempatan untuk bisa mendengar cerita dari berbagai sisi.
d. Kendalikan emosi
 Meski Anda sudah bersikap netral, tetap ada kemungkinan Anda terseret konflik. Namun
jangan biarkan emosi atau pemikiran negatif mempengaruhi interaksi atau keputusan
Anda. Tetaplah bersikap objektif dan jangan tergesa-gesa mengambil keputusan. Bila
terpaksa mengambil keputusan penting dalam situasi konflik, mintalah waktu agar Anda
bisa memikirkan langkah yang akan diambil dengan objektif dan rasional.

e. Bertindak dengan empati

Konflik kadang membuat pihak-pihak yang terlibat terlalu fokus pada satu masalah yang
seolah tak ada jalan keluarnya. Dengan empati, Anda akan mampu merasakan apa yang
orang lain rasakan, memahami mengapa pihak-pihak yang berkonflik mengambil
keputusan tersebut, dan memahami apa dampaknya bagi mereka. Anda jadi bisa melihat
‘gambar besar’ dari konflik. Langkah berikutnya, tularkan empati Anda, ajak pihak-pihak
yang terlibat untuk saling mengerti posisi satu sama lain dan mencari jalan keluar
bersama-sama.
Meski ingin pekerjaan berjalan lancar dan Anda bisa berteman dengan semua orang,
konflik tak bisa dihindari. Namun ingat, sebenarnya konflik adalah adalah pengalaman
yang mengajarkan tentang pentingnya sikap mental positif: kesopanan, pengendalian
stres dan emosi, serta menumbuhkan empati dan toleransi. Memang, kemampuan
mengelola konflik tak bisa Anda kuasai dalam semalam. Namun dengan terus belajar dari
setiap konflik yang dihadapi, tak hanya karir Anda yang terbantu, Anda pun akan tumbuh
sebagai pribadi yang lebih baik.

8. Menangani Perjalanan Dinas Pimpinan

1. Mengidentifikasi Kebutuhan Perjalanan Dinas
▪ Cek Ulang Agenda Meeting dengan Klien atau Mitra
▪ Persiapan Rencana Perjalanan Dinas Pimpinan
▪ Siapa yang bertanggung jawab dalam Perjalanan Dinas
▪ Mengatur Jadwal Perjalanan Dinas
2. Mengetahui terlebih dahulu rencana perjalanan pimpinan dan kegiatan-kegiatan pimpinan
selama acara perjalanan dinas tersebut. Dokumen yang dibutuhkan seperti :
▪ Bahan Presentasi untuk Webinar
▪ CV Mentor
▪ Foto / Video
▪ Jadwal keberangkatan tiba dilokasi dan pulang Kembali
▪ Mempelajari timetable (daftar waktu perjalanan). Timetable (daftar waktu perjalanan)
adalah buku berisi daftar rute perjalanan, waktu keberangkatan (departure), waktu
kedatangan atau tiba di tempat tujuan (arrival), dan jenis alat transportasi apa yang
digunakan (kereta api, mobil, pesawat terbang, atau kapal laut).

▪ Timetable (daftar waktu perjalanan) pesawat terbang biasanya memuat informasi

tentang daftar nama-nama kota atau kabupaten keberangkatan dan kota atau
 kabupaten tujuan,waktu keberangkatan dan waktu tiba di tempat tujuan, jenis atau tipe
dan nomor penerbangan (untuk transportasi udara)

3. Mempersiapkan Akomodasi dan Transportasi Perjalanan Dinas

Persiapan Akomodasi adalah sesuatu yang disediakan untuk memenuhi kebutuhan
selama melakukan perjalanan bisnis atau dinas. Akomodasi meliputi : hotel atau tempat
penginapan, sarana transportasi selama perjalanan dan daftar hotel atau penginapan beserta
fasilitas yang disediakan maupun harga yang ditentukan. Mempersiapkan Akomodasi dan
transportasi perjalanan dinas seperti :
▪ Tiket Pesawat
▪ Tiket Hotel
▪ Penjemputan di bandara
▪ Mobil yang digunakan
▪ Supir Mobil
▪ Pengantaran ke Bandara

9. Membuat Presentasi
a. Mempersiapkan Bahan Presentasi
▪ Menentukan Topik
▪ Menetapkan tujuan
▪ Mengenali situasi dan audiens anda
▪ Menyusun materi
▪ Menentukan pendekatan yang anda gunakan
▪ Menyusun slide presentasi
▪ Latih presentasi anda
b. Mengoperasikan Media Presentasi

▪ Buat “Killer Opening Slide”

▪ Gunakan Theme Custom
▪ Gunakan Slide Master
▪ Teks yang Tepat dan Mudah Dibaca
▪ Buat Konten yang Singkat
▪ Gunakan Foto dan Video yang Mendukung
▪ Buat Kesimpulan
c. Menyajikan Presentasi

▪ Melakukan story telling lewat penyampaian ini membuat audiens memerhatikan dan
mampu mengingat banyak hal
▪ Melibatkan audiens. adalah jangan ragu untuk melibatkan audiens saat menyampaikan
presentasi
▪ Perhatikan suara dan bahasa tubuh
▪ Energik dan percaya diri
 ▪ Menggunakan jeda saat presentasi
▪ Melakukan kontak mata dengan audiens
▪ Memantau waktu presentasi

BAB III
A. PEMANFAATAN TEKNOLOGI DIGITAL GUNA MENJADI SEKRETARIS ONLINE

1. Pentingnya Teknologi Informasi bagi Sekretaris Online

Pentingnya Teknologi Bagi Sekretaris karena Seorang Sekretaris dalam sebuah perusahaan,
diharapkan selalu tanggap dan cekatan dalam mengorganisir serta membantu pekerjaan sang
pimpinan. Tugas Sekretaris membantu meringankan tugas pimpinan yang sekaligus merupakan
perpanjangan dari pekerjaan pimpinan. Dengan demikian pimpinan dapat mengkonsentrasikan
diri untuk melakukan tugas manajerial dalam suatu organisasi atau perusahaan dengan baik.

a. Untuk menunjang aktivitas kerjanya maka diperlukan sarana penunjang, seperti Komputer,
Laptop dan handphone.
b. Sekretaris Online akan lebih mudah untuk melakukan pengolahan data sebuah database dan
mampu mengoperasikan program yang dikhususkan bagi pengolahan data seperti Microsoft
Office, Google Apps dan lain sebagainya.
c. Pengaturan jadwal kegiatan yang harus dijalani oleh sang pimpinan akan dapat lebih tertata
dengan baik, lengkap dan mudah dikelola oleh sang Sekretaris apabila ia menguasai program
yang khusus dirancang untuk mempermudah rapat, komunikasi dan pekerjaannya, seperti
Zoom meeting, telegram, Whatapps atau program lainnya.
d. Akan lebih efisien dan efektif jika seorang Sekretaris Online memanfaatkan kegunaan aplikasi
berbasis awan (clould Computing) dalam membantu pengarsipan dan pendokumentasi data.
e. Mempermudah menyelesaikan pekerjaan sekretaris Online.
f. Sekretaris Online dan karyawan lainnya bisa memanfaatkan waktu dan mempercepat dalam
menyelesaikan pekerjaan.
g. Memperluas hubungan kerja sama. Dengan penggunaan teknologi informasi, sekretaris
dapat menjalin hubungan kerja sama yang luas melalui internet.
h. Memenangkan persaingan bisnis. Penggunaan teknologi informasi memudahkan perusahaan
berinteraksi dengan pelanggan dan relasi dan dengan menggunakan informasi teknologi
perusahaan lebih maju.
i. Unggul di dalam pekerjaan. Sekretaris Online dapat sukses dalam pekerjaannya, cepat
memperoleh informasi dengan mengikuti perkembangan zaman.

2. Peranan Teknologi Informasi dalam Pekerjaan Sekretaris Online

a. Arsip elektronik melalui teknologi cloud computing
• Mudah dikirim ke bagian-bagian yang membutuhkan, melalui jalur komunikasi
• Pencarian dokumen mudah dilakukan
• Kegiatan manajemen, seperti pengaturan jadwal
 b. Pengolahan data
Pemanfaatan Komputer untuk pengetikan masalah surat-surat,
penjadwalan dll.
c. Surat elektronik
Pengiriman surat atau pesan secara elektronis,baik tulisan maupun gambar dengan
beberapa cara penyampaian :
▪ Melalui jalur komunikasi umum ( telepon, email, komputer).
▪ Jalur Chatroom ( WhatsApp & Telegram)
▪ Media sosial ( Facebook, Instagram, linkendln & Twitter)
d. Konferensi Jarak Jauh
Konferensi melalui komunikasi jarak jauh untuk menyalurkan data, suara dan gambar
(Zoom Meeting, Google Meet dan Microsoft Teams)

3. Mengoperasikan Komputer

1. Mengakses Aplikasi Perangkat Lunak

▪ Perangkat lunak atau peranti lunak atau sofware adalah istilah khusus untuk data yang
diformat dan disimpan secara digital, termasuk program komputer, dokumentasinya, dan
berbagai informasi yang bisa dibaca, dan ditulis oleh komputer. Dengan kata lain,
bagian sistem komputer yang tidak berwujud. Istilah ini menonjolkan perbedaan
dengan perangkat keras komputer.
▪ Pembuatan perangkat lunak itu sendiri memerlukan "bahasa pemrograman" yang ditulis
oleh seorang pemrogram untuk selanjutnya dikompilasi dengan aplikasi kompiler
sehingga menjadi kode yang bisa dikenali oleh mesin perangkat keras. Perangkat lunak
seperti Windows atau Linux bisa disebut sebagai nyawa dari komputer, di mana tanpa
diinstal sistem operasi tersebut maka komputer tidak dapat dijalankan

2. Mengoperasikan Aplikasi Perangkat Lunak

• Menu dan Toolbar
Menu menampilkan sekumpulan perintah. Beberapa di antaranya selain berupa teks juga
memiliki gambar (image) yang menjadi simbolnya sehingga mudah mengasosiasikan
keduanya. Sebagian besar menu terletak pada menu bar, sedangkan toolbar adalah
sebuah baris memanjang yang bisa terdiri dari button (tombol), menu, atau kombinasi
keduanya
• Keyboard Shortcut
Keyboard Shortcut berfungsi untuk mengakses perintah dengan menggunakan keyboard,
yang sebagian besar mengacu pada layout keyboard U. S. Untuk sebagian pengguna yang
sudah banyak mengetahui kombinasi kunci-kunci ini biasanya lebih senang bekerja tanpa
menggunakan mouse. Karena akan banyak menghemat waktu dan mempercepat
pekerjaan.
• Operasi Dasar
 i. Membuat Dokumen Baru
Untuk membuat dokumen yang baru juga memiliki lebih dari satu cara :

1. Klik File > New

2. Dengan keyboard shortcut Ctrl +N 3. Dan klik pada icon Kemudian akan muncul
lembar kerja kosong, baru mulai membuat atau mengetik naskah.

ii. Menyimpan Dokumen

Setelah bekerja dengan dokumen yang baru kita perlu melakukan penyimpanan
terhadap dokumen tersebut untuk mengantisipasi bila nanti kita perlu bekerja
dengan dokumen itu kembali.
Cara-cara yang bisa dilakukan adalah :

1. Klik File > Save / Save As

iii. Membuka Dokumen
Dalam pengoperasian Perangkat Lunak MS Word disamping kita mampu membuat
dokumen baru juga dituntut untuk bisa membuka dan menutup dokumen yang
sudah kita buat guna untuk perbaikan-perbaikan apabila terjadi kesalahan pada
dokumen tersebut. Ada beberapa cara yang bisa dilakukan:
1. Klik File > Open
2. Dengan keyboard shortcut Ctrl + O
3. Dan klik pada icon
Ketiga cara di atas akan mengaktifkan jendela Open, kemudian kita tinggal mencari file
mana yang akan kita buka.
 iv. Menutup Dokumen
Setelah berhasil membuka sebuah file maka kita harus bisa menutupnya secara
benar, tetapi sebelum kita menutup file sebaiknya harus disimpan dulu.
Cara yang bisa ditempuh adalah sebagai berikut:
1. Klik File > Close
2. Dan klik pada icon X yang terletak di sebelah kanan atas lembar kerja.

3. Memelihara data di dokumen

▪ Piranti lunak di identifikasi sesuai dengan kebutuhan

▪ Data yang akan disimpan diidentifikasi sesuai dengan klasifikasi
▪ Sistem penyimpanan dipilih sesuai dengan kebutuhan
▪ Direktori atau folder dibuat sesuai keperluan
▪ Pemberian nama data/file dilakukan sesuai dengan pedoman perusahaan
▪ Salinan pendukung dibuat sesuai keperluan

4. Memproduksi dokumen

▪ Pada tab File , klik Baru.

▪ Dalam kotak Cari templat online , masukkan tipe dokumen yang ingin Anda buat, lalu
tekan ENTER.
▪ Tips : Untuk memulai dari awal, pilih Dokumen kosong. Atau, untuk berlatih
menggunakan fitur Word, coba panduan pembelajaran seperti Selamat Datang
di Word, Menyisipkan daftar isi pertama Anda, dan banyak lagi
 5. Membuat Dokumen dan Lembar Kerja Sederhana Berdasarkan Konsep

• Membuat workbook baru dari template

• Template adalah dokumen pradesain yang dapat Anda gunakan untuk membuat
dokumen baru dengan cepat. Template sering juga termasuk didalamnya format khusus
dan formula yang telah ditetapkan, sehingg dapat menghemat banyak waktu dan usaha
ketika memulai sebuah proyek baru.

BAB IV

A. RAPAT ONLINE DENGAN MENGGUNAKAN ZOOM MEETING

1. Definisi Zoom
Zoom adalah layanan perangkat komunikasi video telepon yang dapat digunakan untuk aktivitas
daring dengan perangkat Open Source Software (OSS) yang dikembangkan oleh Zoom Video
Communications, Inc. garapan Mr. Eric Yuan, seorang pengusaha Tionghoa yang pernah
menjabat sebagai wakil presiden Cisco Webex. Perangkat lunak Zoom diluncurkan pada tahun