MMF 01

[PT Riau Andalan Pulp and Paper]

[Nama pemasok]
[Alamat Pemasok]

[Tanggal]

Yang terhormat pemasok,

Kode Etik Pengadaan (COPE)

Atas nama ……………………………………………… [PT Riau Andalan Pulp and Paper] dan perusahaan
afiliasinya (masing-masing anggota grup perusahaan RGE (secara kolektif disebut " RGE
GROUP "), saya berterima kasih atas dukungan bisnis Anda yang berkelanjutan. Semua
pemasok dan kontraktor kami (selanjutnya secara kolektif disebut “ Pemasok ”) seperti
Anda adalah penting dan mendasar bagi kesuksesan kami secara keseluruhan. Anda
mewakili bagian penting dari rantai pasokan kami.

Saya ingin meluangkan waktu sejenak untuk menekankan Kode Etik Pengadaan RGE GROUP
(“ COPE ”).

Tujuan COPE adalah untuk secara jelas mengomunikasikan kepada Anda nilai-nilai dan
prinsip-prinsip kami dalam menjalankan bisnis dengan Anda dan entitas afiliasi Anda.

Kami berusaha untuk mempromosikan lingkungan bisnis yang saling menguntungkan yang
dapat berkembang dan memberikan nilai optimal bagi RGE GROUP dan Pemasok kami.
Untuk melakukan ini, kami akan menjalankan bisnis kami secara adil dan etis, dan kami
mengharapkan hal yang sama dari Anda dan entitas afiliasi Anda. Komitmen bersama dan
kemampuan kita untuk mempromosikan prinsip-prinsip ini akan menentukan kualitas dan
umur panjang hubungan bisnis kita.

Berikut adalah nilai dan prinsip kami:

1. Integritas Bisnis: RGE GROUP menjunjung tinggi dan mengharapkan kejujuran,

integritas, dan keadilan dalam semua aspek transaksi bisnis kita dengan Pemasok kita.

Penawaran langsung atau tidak langsung, pembayaran, ajakan dan/atau penerimaan

suap dalam bentuk apa pun tidak dapat diterima. Kami bertujuan untuk
menghilangkan semua bentuk praktik korupsi dan kami selanjutnya memandang
serius Pemasok dan karyawan RGE GROUP yang menyebarkan perilaku tersebut.

2. Persaingan Sehat : RGE GROUP mempromosikan persaingan yang sehat dalam

pengadaan barang dan jasa dari Pemasok kami. Kami bertujuan untuk memberikan
informasi yang sama kepada Pemasok kami sehingga tidak ada yang memiliki
keuntungan yang tidak adil atas yang lain. Kami akan menjaga kerahasiaan
sehubungan dengan setiap harga dan informasi hak milik Pemasok kami.

Halaman 1dari 5
Revisi: 1.0 (15 Jan 2020)
 Kode Etik Pengadaan (COPE)

3. Komunikasi Terbuka: RGE GROUP mendorong komunikasi terbuka. Kami berusaha

untuk menerima umpan balik dari Pemasok kami untuk meningkatkan diri sejalan
dengan strategi kami untuk terus berkembang untuk memaksimalkan potensi
pertumbuhan RGE GROUP. .

4. Benturan Kepentingan: Karyawan pengadaan kami telah menandatangani Kode Etik

Pengadaan Karyawan (Employee COPE) untuk menghindari situasi di mana konflik
kepentingan dapat muncul antara keuangan pribadi mereka dan aktivitas lainnya dan
pekerjaan mereka dengan RGE GROUP. Oleh karena itu semua transaksi bisnis dengan
Pemasok kita akan mencerminkan transaksi bisnis yang akurat dan adil dan bukan
untuk keuntungan individu.

5. Hadiah dan Hiburan: Pada prinsipnya, karyawan pengadaan kami dilarang menerima
hadiah dan/atau hiburan dalam bentuk apa pun, termasuk menerima undangan
keramahtamahan, jamuan bisnis, atau acara serupa.

Namun, kami memahami bahwa dalam hal etika bisnis, tidak selalu mungkin untuk
menghindari keramahtamahan, jamuan bisnis, atau acara serupa. Dalam hal karyawan
pengadaan RGE GROUP diundang ke acara tersebut, RGE GROUP pada umumnya akan
membayar atau menyumbang biaya keramahtamahan, jamuan bisnis, atau acara
tersebut. RGE GROUP akan siap untuk melepaskan diri dari Pemasok mana pun yang
dengan sengaja mengabaikan prinsip ini.

6. Kepatuhan terhadap Konvensi dan Kebijakan Perdagangan Internasional : RGE

GROUP mengharapkan semua Pemasok untuk mematuhi semua konvensi, aturan, dan
kebijakan perdagangan internasional yang berlaku, termasuk yang berkaitan dengan
sanksi ekonomi dan pembatasan perdagangan lainnya.

Dengan menandatangani COPE ini, Anda dengan ini menyatakan dan menjamin
kepada kami bahwa baik Anda maupun anak perusahaan dan/atau perusahaan afiliasi
Anda tidak terlibat atau akan terlibat dalam transaksi apa pun di negara mana pun
yang disetujui oleh Amerika Serikat, Uni Eropa, atau Perserikatan Bangsa-Bangsa. atau
dengan entitas atau anak perusahaannya dan/atau entitas afiliasinya yang berdomisili
di negara tersebut atau dengan entitas apa pun atau entitas anak dan/atau entitas
afiliasinya yang melakukan transaksi yang melanggar konvensi, aturan, atau kebijakan
tersebut. Anda selanjutnya mengkonfirmasi untuk mengganti kerugian kami
sepenuhnya atas setiap pelanggaran representasi dan jaminan tersebut.

7. Timbal Balik: RGE GROUP mengharapkan semua Pemasok menghormati nilai dan
prinsipnya sebagaimana tercantum di sini. Sebagai Pemasok kami, Anda diharuskan
untuk mengomunikasikan hal tersebut di atas kepada siapa pun di perusahaan Anda
yang mungkin atau akan berurusan dengan RGE GROUP, termasuk namun tidak
terbatas pada karyawan, kontraktor, agen lokal, jaringan distribusi, dan sejenisnya.

Kami memandang setiap pelanggaran prinsip dan niat di atas oleh saluran penjualan
regional dan lokal Anda sebagai pelanggaran oleh perusahaan Anda dan tidak akan

Halaman 2dari 5
 Kode Etik Pengadaan (COPE)

ragu untuk mengambil tindakan serius sebagai konsekuensinya, termasuk pemutusan

semua hubungan bisnis dan penghapusan daftar dari daftar Pemasok kami.
Sebaliknya, jika Anda mendeteksi adanya pelanggaran terhadap prinsip dan niat di
atas dari pihak kami, harap informasikan detail kontak di bawah ini:

Halaman 3dari 5
 Kode Etik Pengadaan (COPE)

Yurisdiksi Surel saluran telepon

Brazil whistleblower@rgei.com +55 0800 006 6012
Cina whistleblower@rgei.com +86 137 3918 3310
Indonesia whistleblower@rgei.com +62 81 2755 2528
Malaysia whistleblower@rgei.com +60 12 332 9187
Singapura, Hong Kong SAR whistleblower@rgei.com +65 9789 6233
Semua yurisdiksi lainnya whistleblower@rgei.com +65 9789 6233

8. Deklarasi Hubungan yang Ada dengan RGE GROUP: RGE GROUP mempromosikan
persaingan yang adil dalam pengadaan barang dan jasa dari Pemasok kami. Untuk
menghindari potensi, persepsi, atau konflik kepentingan yang sebenarnya, Anda
mungkin diminta untuk memberikan pernyataan yang menunjukkan jika ada
hubungan yang ada dengan RGE Group, para eksekutifnya, dan setiap karyawan yang
relevan dengan proses pengadaan.

9. Larangan Menawar Berganda dan Kolusi: Semua Pemasok dilarang mengikuti tender
yang sama atau permintaan proposal/penawaran (apapun namanya) untuk
pengadaan barang atau jasa jika salah satu dari peserta tender lain:

(i) merupakan anak perusahaan atau afiliasi atau di bawah kepemilikan saham yang
sama dengan Pemasok; dan/atau
(ii) memiliki staf kunci yang merupakan/merupakan anggota keluarga dari staf kunci
Pemasok.

Setiap pelanggaran oleh Pemasok atas larangan ini akan dianggap sebagai upaya
Pemasok dan peserta lelang lainnya untuk berkolusi melawan RGE GROUP dengan
itikad buruk. Dalam hal demikian, RGE GROUP berhak untuk melakukan tindakan yang
sesuai, termasuk penangguhan setiap dan semua kegiatan bisnis dengan Pemasok dan
peserta lelang terkait lainnya, dan selanjutnya berhak untuk menghapus daftar dan
melarang Pemasok dari setiap kegiatan pengadaan di masa depan yang melibatkan
RGE GROUP.

10. Kepatuhan dengan Kerangka Keberlanjutan. RGE GROUP berkomitmen terhadap

kelestarian lingkungan di semua lokasi dan industri tempat kami beroperasi. Kebijakan
dan praktik keberlanjutan kami dipandu oleh filosofi kami yang menyatakan bahwa “
Bisnis yang baik adalah tentang apa yang baik untuk komunitas, negara, iklim, dan
perusahaan… hanya dengan begitu bisnis akan berkelanjutan. ”

Untuk menghormati komitmen ini, kami mewajibkan Pemasok kami untuk mematuhi
Kerangka Keberlanjutan RGE GROUP dan kebijakan keberlanjutan unit bisnis (“BU”)
yang relevan dalam penyediaan barang dan jasa untuk RGE GROUP (lihat daftar di
bawah). Kegagalan untuk mematuhi kerangka kerja keberlanjutan dan kebijakan yang
relevan akan menyebabkan peninjauan hubungan dan tindakan lebih lanjut yang akan
dianggap tepat atau perlu oleh RGE GROUP.

Halaman 4dari 5
 Kode Etik Pengadaan (COPE)

Kerangka Kerja atau

BU Lokasi
Kebijakan Keberlanjutan
Kerangka Keberlanjutan
http://www.rgei.com/sustainability/
RGE RGE Kehutanan, Serat,
sustainability-framework
Pulp & Kertas
Kebijakan Pengelolaan
http://www.aprilasia.com/en/sustainability/
APRIL Hutan Berkelanjutan Grup
sustainability-policy
APRIL 2.0
Kebijakan Keberlanjutan http://www.asiasymbol.com/en/index.php/
Simbol Simbol Asia sustainability/sustainability-policy
Asia Kebijakan Sumber Kayu & http://www.asiasymbol.com/en/index.php/
Pulp Asia Symbol sustainability/wood-sourcing-policy
http://www.asianagri.com/en/
pertania Kebijakan Keberlanjutan
sustainabilities/sustainability/sustainability-
n asia Asian Agri
policy
Kebijakan Keberlanjutan
Apikal http://www.apicalgroup.com/sustainability
Apikal
Kebijakan Keberlanjutan http://www.sateri.com/en/sustainability/
Sateri sustainability-policy
satire
http://www.sateri.com/en/sustainability/
Kebijakan Sumber Pulp
sustainability-policy

Mohon mengakui dan mengkonfirmasi pemahaman Anda di atas dengan menandatangani

salinan COPE ini dan mengembalikannya kepada kami untuk catatan kami.

Jika Anda memiliki pertanyaan yang berkaitan dengan salah satu di atas, jangan ragu untuk
memberi tahu yang bertanda tangan di bawah ini.

Kami berterima kasih atas dukungan Anda yang berharga dan menantikan hubungan bisnis
yang bermanfaat dan saling menguntungkan dengan perusahaan Anda yang terhormat.

Untuk dan atas nama [PT Riau Andalan Pulp and Paper]

______________________

Nama: Djonaihod

Judul : Kepala Pengadaan

Halaman 5dari 5
 Kode Etik Pengadaan (COPE)

Pengakuan Pemasok atas Kode Etik Pengadaan RGE

Pengakuan Pemasok : Saya, ______________ [masukkan nama dan sebutan] ,

penandatangan yang berwenang* dari ______________ [masukkan nama lengkap
Pemasok] (“ Pemasok ”) yang memiliki kuasa dan wewenang yang diperlukan, dengan ini
mengakui dan menegaskan, atas nama Pemasok, bahwa Pemasok

(i) memahami tujuan dan ruang lingkup COPE RGE GROUP termasuk deklarasi dan
kerangka kerja keberlanjutan yang berlaku;

(ii) menghormati dan akan secara ketat mematuhi prinsip-prinsip yang ditetapkan di atas,
untuk menjaga dan melanjutkan hubungan bisnis dengan RGE GROUP; dan

(iii) akan memastikan bahwa hal tersebut di atas dikomunikasikan ke jaringan penjualan,
pemasaran, dan layanannya (dan sejenisnya) untuk kepatuhan.

_______________ _______________
Tanda tangan Stempel perusahaan

Nama : ________________ No Kontak : ________________ (Kantor)

Penunjukan : ________________ : ________________ (Ponsel)

Tanggal : mail : ________________

________________

* Catatan pada penandatangan yang berwenang dan stempel perusahaan : Penanda tangan atas nama Pemasok harus diberi wewenang
oleh Pemasok untuk melaksanakan COPE atas namanya, dan harus merupakan pemegang saham utama Pemasok atau posisi peringkat
tinggi dengan kekuasaan eksekutif seperti Managing Director, Director atau General Manager.
Untuk perusahaan multinasional, tanda tangan Kepala Divisi/Departemen Penjualan sudah cukup.
Jika Pemasok adalah entitas RRC, stempel perusahaan perlu dibubuhkan, untuk Pemasok dari yurisdiksi lain, membubuhkan stempel
perusahaan adalah opsional.

Halaman 6dari 5
 Lampiran COPE: Pernyataan Pemasok – Hubungan yang Dianggap

Pernyataan Pemasok – Dianggap Terhubung dengan Grup RGE

Benturan Kepentingan: RGE GROUP mempromosikan persaingan yang adil dalam
pengadaan barang dan jasa dari Pemasok kita. Untuk menghindari potensi, persepsi, atau
konflik kepentingan yang sebenarnya, Pemasok wajib memberikan pernyataan ini untuk
menunjukkan jika ada Hubungan yang Dianggap (sebagaimana didefinisikan di bawah),
dengan mengisi dan menandatangani Pernyataan Pemasok ini – Hubungan yang Dianggap .

Koneksi yang Dianggap: Ada Koneksi yang Dianggap jika

(a) pemasok,
(b) setiap perusahaan afiliasi, anak perusahaan, perusahaan lain dengan kepemilikan
saham yang sama atau pihak terkait lainnya yang merupakan bagian dari grup yang
sama dengan Pemasok (secara bersama-sama disebut “ Afiliasi ”),
(c) salah satu pemegang saham Pemasok atau pemegang saham Afiliasi mana pun (secara
bersama-sama disebut “ Kepentingan Pemegang Saham ”), dan/atau
(d) salah satu personel kunci Pemasok atau personel kunci dari Afiliasi mana pun,
termasuk namun tidak terbatas pada Presiden, Wakil Presiden, Ketua, Wakil Ketua,
Direktur, Kepala Eksekutif, Manajer Umum, Wakil Manajer Umum, Manajer Bisnis,
Direktur Penjualan, hukum perwakilan dan sebutan serupa lainnya (secara bersama-
sama, “ Staf Kunci ”),
memiliki anggota keluarga atau kerabat (“ Anggota Keluarga ”) yang merupakan karyawan
saat ini dalam RGE GROUP baik secara purna waktu atau lainnya.

Penawaran Berganda / Kolusi: Juga Dianggap Koneksi jika Pemasok, atau Afiliasi,
Kepentingan Pemegang Saham atau Staf Utama juga berpartisipasi dalam tender yang sama
atau permintaan proposal/penawaran (apa pun namanya) untuk pengadaan barang atau
jasa dengan GRUP RGE.

Anggota Keluarga: Untuk tujuan Pernyataan Pemasok ini – Hubungan yang Dianggap ,
Anggota Keluarga harus mencakup (tetapi tidak terbatas pada) salah satu hubungan berikut
(baik karena kelahiran atau lainnya, kecuali dalam konteks (i)):
(i) suami istri, (ii) ayah ibu, (iii) anak laki-laki anak
perempuan,
(iv) kakak adik, (v) paman bibi, (vi) kakek nenek,
(vii) sepupu, (viii) keponakan/keponakan, dan (ix) cucu.

Pernyataan: Dengan ini saya menyatakan, atas nama Pemasok dan semua Afiliasi,
Kepentingan Pemegang Saham dan Staf Utama, sebagai berikut:

(1) Koneksi yang Dianggap : Tidak ada / satu atau lebih 1Koneksi yang Dianggap karena
satu atau lebih Anggota Keluarga menjadi karyawan saat ini / mantan 2karyawan
dalam RGE GROUP, sebagai berikut:

Nama Koneksi yang Hubungan dengan Departemen RGE BG/BU

1
Harap hapus sebagaimana berlaku.
2
Harap hapus sebagaimana berlaku.

Revisi: 2.0 (22 Jan 2020)

 Lampiran COPE: Pernyataan Pemasok – Hubungan yang Dianggap

Dianggap Pemasok Bekerja di I n

(2) Penawaran Berganda / Kolusi : Tidak Dianggap Sambungan karena Anggota Keluarga
mengikuti tender yang sama atau permintaan proposal/penawaran (apapun namanya)
untuk pengadaan barang atau jasa dengan RGE GROUP. Kami setuju bahwa
(i) pelanggaran terhadap pernyataan ini akan dianggap sebagai upaya kami untuk
berkolusi melawan RGE GROUP dengan itikad buruk,
(ii) dalam hal demikian, RGE GROUP berhak untuk menangguhkan setiap dan semua
kegiatan bisnis dengan kami dan membuat daftar hitam dan melarang kami dari
kegiatan pengadaan apa pun di masa mendatang yang melibatkan RGE GROUP.

(3) Pemberitahuan : Pemasok akan segera memberi tahu RGE GROUP secara tertulis jika
dan ketika ada Koneksi yang Dianggap belum diberitahukan sebelumnya kepada Anda,
atau jika ada perubahan pada salah satu pernyataan di atas (1) dan (2).

(4) Pengaruh Ketidakterbukaan atau Ketidakpatuhan : Pemasok mengetahui bahwa setiap

ketidakterbukaan atau ketidakpatuhan material terhadap Pernyataan Pemasok ini –
Dianggap Berhubungan atau dengan Kode Etik Pengadaan (COPE) dapat merugikan
potensi dan hubungan bisnis yang sedang berlangsung dan perjanjian dengan RGE
GROUP.

Pengakuan Pemasok atas Pernyataan Pemasok – Hubungan yang Dianggap

Pengakuan Pemasok : Saya, ______________ [masukkan nama dan sebutan] ,

penandatangan yang berwenang* dari ________________ [masukkan nama lengkap
Pemasok] (“ Pemasok ”) yang memiliki kuasa dan wewenang yang diperlukan, dengan ini

(i) mengakui dan mengkonfirmasi, atas nama Pemasok dan semua Afiliasi, Kepentingan
Pemegang Saham dan Staf Utama, bahwa kami memahami tujuan dan ruang lingkup
dokumen ini, dan

(ii) membuat pernyataan di atas (1) sampai (4) yang ditetapkan dalam Pernyataan
Pemasok ini – Dianggap Sambungan .

_______________ _______________
Tanda tangan Stempel perusahaan

Nama : ________________ No Kontak : ________________ (Kantor)

Penunjukan : ________________ : ________________ (Ponsel)

Tanggal : mail : ________________

________________

Revisi: 2.0 (22 Jan 2020)

 Lampiran COPE: Pernyataan Pemasok – Hubungan yang Dianggap

* Catatan pada penandatangan yang berwenang dan stempel perusahaan : Penandatangan atas nama Pemasok harus diberi kuasa oleh
Pemasok untuk menandatangani Lampiran 2 (Pernyataan Pemasok – Dianggap Koneksi) atas namanya, dan akan menjadi pemegang
saham utama Pemasok atau dari posisi peringkat tinggi dengan kekuasaan eksekutif seperti Managing Director, Director atau General
Manager.
Untuk perusahaan multinasional, tanda tangan Kepala Divisi/Departemen Penjualan sudah cukup.
Jika Pemasok adalah entitas RRC, stempel perusahaan perlu dibubuhkan, untuk Pemasok dari yurisdiksi lain, membubuhkan stempel
perusahaan adalah opsional.

Revisi: 2.0 (22 Jan 2020)