Tips & Tricks

Point of Care Quality

Improvement (POCQI)
dr. Yoan Devina, MARS
RSUP Nasional Dr. Cipto Mangunkusumo
4 Langkah Peningkatan MUTU dalam POCQI

Langkah 1:
Langkah 2:
Identifikasi& Langkah 3:
Menganalisis Langkah 4:
prioritas masalah, Mengembangkan
Masalah dan Perbaikan
membentuk tim, dan Menguji
Mengukur Mutu Berkelanjutan
menulis Perubahan
Pelayanan
pernyataan tujuan
 Langkah Pertama

1 IDENTIFIKASI MASALAH 2 TETAPKAN PRIORITAS

TETAPKAN PRIORITAS
LAKUKAN ANALISA DATA YANG DARI MASALAH MUTU
ADA DAN IDENTIFIKASI MASALAH YANG AKAN DIATASI,
Inspirasi data: proses atau hasil PRIORITASKAN
layanan, indikator-indikator, laporan MASALAH YANG
insiden, komplain, dll SEDERHANA DAHULU

4 MENYUSUN TUJUAN
TUJUAN DISUSUN
3 BENTUK TIM
TIM YANG SESUAI
DENGAN MEMBERIKAN DENGAN PRIORITAS
TARGET YANG MASALAH
TERUKUR (Specific – *Pilih yang betul-betul
Measurable – Achievable – memahami masalah
Relevant – Timely yang ada
SMART)
Rekapitulasi data1 September – 15 September 2022

DATA IS A
MUST!
 Indikator dalam kehidupan kita & Sumber Inspirasi Data

Laporan Insiden INM Survei Kepuasan Komplain

Status Kesehatan

Morbiditas Mortalitas

Length of stay Re-admisi

Waktu tunggu Pembiayaan

Utilitas

Evaluasi Alur Indikator Prioritas Identifikasi Risiko Hasil Telusur

Menuliskan Masalah

Masalah yang dituliskan

sebaiknya sudah
menggunakan kalimat yang
jelas (negatif/ positif).

Proses: yang merupakan

bagian dari upaya untuk
mencapai hasil.
Hasil: Apa yang dicapai

Contoh: Kepatuhan pemberian

uterotonika à Jumlah
Perdarahan post partum
Menuliskan Masalah

Bisa juga hanya proses,, bisa

juga hanya hasil.
Boleh mencantumkan semua
masalah,, namun untuk
pemilihan masalah hendaknya
mempertimbangkan ruang
lingkup upaya perbaikan
(masuk bagian kita atau RS
lain atau alam)
Menetapkan Prioritas
Dilakukan brainstorming atau diskusi
bersama.
Mudah diukur bisa dilihat dari cara
pengambilan data dan ketersediaan
Pentingnya ketepatan
sumber daya caravspenulisan
(observasi rekam
usulan masalah à contoh: Sistem
medis).
rujukan
Di bawah yang
kontrol timkurang baik betul
: Perhatikan
perkiraan akar masalah penyebab.
Bagaimana dengan usulan itu
menetapkan keterjangkauan waktu,
sumber daya, dan kemudahan diukur,
serta menentukan apakah dibawah
kontrol tim atau tidak?

Skoring dilakukan secara horizontal

atau mendatar bukan vertikal à
mencegah bias
Bagaimana Jika ada Skor yang Sama?
Jika ada Total Skor yang
sama (sesuai urutan):
1. Jika sumber daya
memadai, bisa
diukur lebih dari
satu
2. Pilih yang lebih
penting untuk
pasien
3. Pilih yang lebih
dibawah kontrol tim
4. Pilih yang lebih
mudah diukur
5. Pilih besaran
masalah yang lebih
besar
Membentuk Tim

Yang perlu diperhatikan:

1. Maksimal anggota 8-10 orang
2. Ditulis hingga ke nama
3. Peran harus jelas siapa
melakukan apa
4. Pemimpin tim bukan selalu
merupakan kepala
Menetapkan Tujuan
Target yang ditulis satu saja agar
tidak bingung

Bahasa negatif/ positif.

Jangka waktunya ditulis agar lebih
jelas dan semua bisa sepakat
 Langkah Kedua

• Pahami akar masalahnya --> Identifikasi tools yang dibutuhkan untuk

mendapatkan akar masalah
• Metode pemetaan akar masalah
• 5 (five) Why + diagram jika maka
• Fish Bone diagram (Ishikawa) Langkah 2:
Menganalisis
• Diagram alur proses Masalah dan
• dll Mengukur Mutu
Pelayanan
• Jika akar masalah lebih dari 1 --> pilih prioritas
• Parretto Chart
• Tabel Prioritas
• dan lainnya...
Langkah Kedua
FISH BONE Diagram/ Diagram Tulang
Ikan

Diagram FISH BONE digunakan untuk mencari akar

masalah jika terdapat banyak faktor yang berkontribusi
Contoh Fish Bone (Medication Error)

People

Lack of medication tracking

Policy Fear of punishment
No online system for medication Fear of consequences
administration
No monitoring of policy Effect on performance
Lack of time appraisal
Professional threat
No system in place Fear of punishment Low self esteem
Lack of awareness of medication error
Lack of awareness
Lack of education Confusion between medication
No time to read policy Increase workload and less staff Error and near misses
Increase turn over
No audits by pharmacist
Fear of legal liabilities
Error not consider worthy to report
Fear of punishment Under reporting
Of Medication
Lack of standard procedures No regular feedback
Error
From pharmacy
Fear No supervision during the Medication process
No aware of the
No risk management program importance No orientation for doctor
Lack of improvement projects No process
No audit
Barriers in reporting medication error No requirement
No enforcement to report error
Threat of seniors No competency checklist
Ineffective Communication
No open communication Lack of Medication Error identification by patient
Fear of consequences/ Lack of patient / family education on Medication
Plant Threat of losing the job error
Lack of interest

Process
 Pareto Chart à untuk menentukan prioritas
• Diagram Pareto adalah grafik batang dan garis yang menunjukkan masalah
berdasarkan urutan banyaknya jumlah kejadian. Urutannya mulai dari jumlah
permasalahan yang paling banyak terjadi sampai yang paling sedikit terjadi.

80% masalah 20% masalah

80:20
Akar masalah dimasukan dalam Pareto Chart
untuk mencari prioritas
OCCURRENCE
No of Cumulative
SL No Reasons %
Responses %
1 Increase workload 29 15.76 15.76
2 Fear of punishment 27 14.67 30.43
3 Fear of consequences 26 14.13 44.56
4 No regular feedback by pharmacy 24 13.04 57.6
5 Error not considered as error to report 18 9.78 67.38
6 No audit by pharmacy 14 7.61 74.99
7 No orientation regarding the process 12 6.52 81.51
8 Low self esteem 9 4.89 86.49
9 Unaware of policy 5 2.72 89.21
10 Lack of interest to report 5 2.72 91.93
11 No risk Management program 5 2.72 94.65

18
Contoh jika akar masalah dimasukan dalam
Pareto Chart
OCCURRENCE
No of Cumulative
SL No Reasons %
Responses %
12 No system in place 5 2.72 97.37
13 No reinforcement by HOD 3 1.63 99
14 Lack of awareness for Medical Error reporting 2 1 100
TOTAL 184

Semua akar masalah yang ditemukan dalam diagram tulang ikan, disusun
berdasarkan yang terbanyak, kemudian dijadikan persentase.
Kolom Kumulative adalah jumlah keseluruhan persentase masalah (harus 100%
secara total)

19
 Number of Responses
Inc
rea
se
wo
Fe

0
5
10
15
20
25
30
35

ar rkl
of oa
No pu d
re Fe nis
Er gu ar hm
ro lar of
rn fee c on
en
t
15.76

ot db se
co ac qu
ns kb en
ide yp ce
re ha s
30.43

da rm
se ac
No rro y
rt
or No o
44.56

ien re
tat au po
ion dit rt
re by
57.6

ga ph
rd arm
ing ac
th
ep y
67.38

ro
ce
ss
Lo
w

sekitar 80% masalah akan selesai

Merupakan prioritas akar masalah yang se
74.99

lf-e
Un ste
La aw em
ck
81.51

are
of
perlu
No int of
diselesaikan à dengan menyelesaikan ini maka
ris er po
REASONS

kM es licy
an tt
or
ag ep
em or
en t
t
86.49 89.21

La pr
ck og
of No ra
aw No sy m
re s te
91.93

are m
ne inf
ss or in
fo ce pla
rM m ce
en
ed tb
ica yH
lE OD
rro
rr
94.65 97.37

ep
...
99

0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100 100

Series2
Series1
Pareto Diagram Used to Verify Root Causes
5 WHYs – Rantai Jika - Maka

Metode 5 WHY ini

menggunakan
pertanyaan
“Mengapa”
sampai mencapai
akar masalah

Referensi : Buku Program Mutu RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo

 PROFILE INDIKATOR

• SETIAP INDIKATOR HARUS ADA PROFILE INDIKATOR

• PROFILE INDIKATOR MENGGAMBARKAN TUJUAN DARI PENGUKURAN
INDIKATOR TERSEBUT
• INDIKATOR YANG SAMA BELUM TENTU MEMILIKI PROFILE YANG SAMA
• UKURAN LAH INDIKATOR YANG SESUAI DENGAN KONDISI PELAYANAN DI
UNIT KERJA
PROFILE INDIKATOR Yang perlu diperhatikan:
1. Bukan diisi dengan angka
2. Numerator merupakan bagian
dari denumerator yang
memenuhi DO nya
PROFILE INDIKATOR

Yang perlu diperhatikan:

1. Jangan salah table (proses vs
hasil)
 Langkah Ketiga
Mengembangkan dan Menguji Perubahan
Urutkan ide-ide perubahan
• Tanyakan pada tim: berdasarkan tingkat kepentingan
• Berdasarkan data/analisis yang sudah dan kemudahan pelaksanaan
dilakukan, perubahan apa yang dapat
dilaksanakan? Tes/coba
Pre-load satu jarum suntik saat Pre-load beberapa menerapkan
jarum suntik di ide
• Kenapawanita datang ke
perubahan ituruang
dapatbersalin awalperubahan
setiap shift tersebut satu persatu
menghasilkan perbaikan mutu
Kelebihan
pelayanan?
• Bagaimana perubahan tersebut dapat
dilaksanakan?
Kekurangan
• Hasil apa yang dapat diamati melalui
perubahan tersebut?

– UNICEF for every child

Langkah 3: Mengembangkan dan Menguji Perubahan
Diskusi 3.1M: Mengembangkan ide perubahan
Berdasarkan analisis, buatlah daftar ide yang mungkin membantu:
Ide Perbaikan Mengapa Anda berpikir ini akan merubah penanganan?
1. Revisi SOP Pelaksanaan IMD - implementasi bisa dilakukan sesuai standart
- Untuk menyesuaikan pelaksanan IMD sesuai standart
- Untuk mempermudah melakukan langkah-langkah pelaksanaan
IMD bagi pertugas bidan dan perawat perina
- Untuk memudahkan koordinasi petugas di kamar bersalin dengan
petugas di ruang Perina

2. Melakukan sosialisasi SOP
Pelaksanaan IMD
3. Sebagai penilaian kinerja
terhadap petugas
- Untuk meningkatkan pemahaman petugas dalam menjalan SOP
Pelaksanaan IMD.
- Meningkatkan kepatuhan petugas dalam menjalankan SOP
Pelaksanan IMD
- Untuk meningkatkan kepatuhan petugas dalam pelaksanaan SOP
IMD
 Langkah 3: Mengembangkan dan Menguji Perubahan
Diskusi 3.1M: Mengembangkan ide perubahan
Berdasarkan analisis, buatlah daftar ide yang mungkin membantu:
Perubahan Kelebihan Kekurangan
1. Melakukan revisi Agar lebih jelas langkah-langkah Perlu waktu untuk menyesuaikan SOP dengan
SOP Pelaksanaan IMD implementasi IMD kondisi yang selama ini dilakukan

2. Mensosialisasi SOP - Menyamakan presepi semua petugas Perlu waktu untuk mengumpulkan petugas
- Agar petugas paham alur Pelaksanaan IMD dalam satu waktu untuk sosialisasi
Pelaksanaan IMD

3. Kepatuhan terhadap Memotivasi petugas agar lebih patuh dalam Perlu dilakukan koordinasi lintas program/unit
IMD dianggap Sebagai mengimplementasikan SOP Pelaksanaan terkait penilaian kinerja
IMD.
penilaian kinerja Perlu disusun tools dan cara penilaian kinerja
terhadap petugas petugas
Diskusi 3.3M: Apa yang harus dilakukan saat mencoba siklus PDSA

Ide perubahan mana yang tidak perlu yang diteruskan satu tapi perlu perbaikan
diteruskan?
1. Melakukan sosialisasi SOP Pelaksanaan IMD

1. Sebagai penilaian kinerja terhadap

petugas

Ide perubahan mana yang harus diadaptasi?

1. Melakukan Implentasi SOP Pelaksanaan IMD
2. Revisi SPO IMD
 Testing Changes
What is a PDSA cycle? PLAN
Plan the change

Adopt, ACT
DO
Adapt, Next steps on the
basis of the test Test the change
Abandon

STUDY
-Did the change lead to improvement ?
-Is it significant improvement ?
What did you
learn?

v
Step 1 Group Work Step 2M Step 2N Group Work Step 3 Group Work Step 4
Tabel Ringkasan PDSA
Ringkasan PDSA
(format lembar kerja hasil PDSA bisa sesuai RS masing2)

Yang perlu diperhatikan:

1. Langkah Study saat awal diisi
dengan hal-hal apa yang akan
dievaluasi nantinya
Ringkasan PDSA
(format lembar kerja hasil PDSA bisa sesuai RS masing2)
 Mengukur Mutu Layanan – Penyajian Data
UNTUK MENGUKUR CAPAIAN SEBUAH PROSES PELAYANAN MAKA
SEBAIKNYA KITA MENGUKUR DUA ATAU LEBIH INDIKATOR YANG SALING
BERHUBUNGAN

33
 Langkah 4
Langkah 4:
Perbaikan
Berkelanjutan

• Bagaimana mengambil tindakan tertentu untuk mempertahankan

kinerja, menghubungkan dengan manfaat - mengubah cara kita
bekerja
• Bagaimana menanamkan proses baru dalam kebijakan/sistem rumah
sakit - bukan hanya perubahan lokal sesaat
• Bagaimana bekerja dengan sistem dan melibatkan petugas
kesehatan dari awal
• Bagaimana membangun antusiasme, memotivasi tim, pengakuan
dengan sertifikat dan perayaan
Perubahan lokal VS Perubahan Sistem
PROBLEM
Instruksi dokter tidak bisa
dibaca menyebabkan
medication error
Alarm oksimeter tidak
diatur sesuai instruksi
Pemberian ASI yang
rendah bagi bayi prematur
PERUBAHAN LOKAL PERUBAHAN SISTEM
Menghimbau dokter Mencetak standing order
untuk menulis dengan untuk mengurangi tulis
jelas tangan
Menghukum perawat Memodifikasi pengaturan
alarm - locked
Meminta RS menyediakan Melakukan analisis
konsultan laktasi terhadap proses yang
sekarang terjadi dan
melakukan intervensi
dengan menyediakan alat
pemompa ASI
Mempertahankan Momentum
• Yang terpenting adalah MERASAKAN keberhasilan sebuah upaya
perbaikan mutu – maka harus cerdas dalam menetapkan tujuan
• LAKUKAN yang direncanakan
• Libatkan TEAM
Kunci keberhasilan
• Local champion – seorang leader yang respek kepada orang lain,
pendengar yang baik, mempertiimbangkan masukan tim,
menemukan kekuatan tim, merupakan role model
• Insentif – adanya sistem rewards untuk tim yang berhasil – piagam,
QI star, membuat media/platform bagi tim untuk membagi
pengalaman dan keberhasilannya
• Aspirasi personal – keinginan untuk menolong, demi pasien
• Positive attitude – bersikap positif dan siap untuk menjawab kendala
dan tantangan
Terima kasih