PANDUAN PENYUSUNAN LAPORAN BERKALA UNIT KERJA

RSI SULTAN AGUNG

NOMOR : 2032/PER/RSI-SA/VIII/2019

0
 DAFTAR ISI

Halaman Sampul .................................................................................................................

Daftar Isi .............................................................................................................................. 1
Peraturan Direktur tentang Panduan Penyusunan Laporan Berkala Unit Kerja .................. 2

Bab I Pendahuluan .............................................................................................................. 4

A. Latar Belakang ................................................................................................................ 4
B. Definisi ........................................................................................................................... 4
C. Tujuan Panduan ............................................................................................................ 5

Bab II Ruang Lingkup Panduan ............................................................................................ 6

A. Pendahuluan .................................................................................................................. 6
B. Alur dan Mekanisme Penyampaian Laporan Berkala ..................................................... 6

Bab III Sistematika Penulisan Laporan Berkala Unit Kerja Di Lingkungan RSI Sultan Agung 8
A. Sampul Depan ................................................................................................................ 8
B. Kata Pengantar ............................................................................................................... 8
C. Daftar Isi ......................................................................................................................... 8
D. Bab I Pendahuluan ...................................................................................................... 8
E. Bab II Hasil Kerja .......................................................................................................... 8
F. Bab III Analisis Dan Rekomendasi ................................................................................ 10
G. Bab. IV Penutup ............................................................................................................. 10

Bab IV Penutup Panduan ..................................................................................................... 11

1
 PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT ISLAM SULTAN AGUNG
NOMOR : 2032/PER/RSI-SA/VII/2019
TENTANG
PANDUAN PENYUSUNAN LAPORAN BERKALA UNOT KERJA
RUMAH SAKIT ISLAM SULTAN AGUNG

Bismillahirrahmanirrahiim

DIREKTUR RUMAH SAKIT ISLAM SULTAN AGUNG

MENIMBANG : a. bahwa dalam rangka standarisasi penyusunan laporan berkala di lingkungan

Rumah Sakit Islam Sultan Agung perlu disusun Panduan Penyusunan Laporan
Berkala Unit Kerja;
b. bahwa sebagaimana dimaksud pada butir a, maka pemberlakuan Panduan
tersebut ditetapkan dengan Peraturan Direktur Rumah Sakit Islam Sultan Agung

MENGINGAT : 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit;
2. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 56 tahun 2014 tentang
Klasifikasi dan Perizinan Rumah Sakit;
3. Keputusan Kepala Badan Penanaman Modal Daerah Provinsi Jawa Tengah
Nomor 445/7987/2019 tentang Perpanjangan Izin Operasional dan Penetapan
Kelas Rumah Sakit Islam Sultan Agung;
4. Fatwa Dewan Syariah Nasional-Majelis Ulama Indonesia Nomor : 107/DSN-
MUI/X/2016 Tentang Pedoman Penyelenggaraan Rumah Sakit Berdasarkan
Prinsip Syariah
5. Surat Keputusan Dewan Syariah Nasional-Majelis Ulama Indonesia Nomor :
008.55.09/DSN-MUI/VIII/2017 tentang Penetapan Layanan dan Manajemen
Rumah Sakit Islam Sultan Agung telah memenuhi prinsip syariah.
6. Surat Keputusan Pengurus Yayasan Badan Wakaf Sultan Agung Nomor
63/SK/YBWSA/VII/2019 tentang Struktur Organisasi dan Tata Kelola RSI Sultan
Agung;
7. Surat Keputusan DIrektur RSI Sultan Agung Nomor : 3264/KPTS/RSI-SA/VII
tentang Pemberlakuan Struktur Organisasi dan Tata Kelola RSI Sultan Agung;

MEMUTUSKAN

MENETAPKAN :
KESATU : Memberlakukan Panduan Penyusunan Laporan Berkala Unit Kerja di lingkungan
Rumah Sakit Islam Sultan Agung.
KEDUA : Panduan ini merupakan acuan bagi Unit Kerja di lingkungan Rumah Sakit Islam Sultan
Agung dalam menyusun laporan berkala.

2
KETIGA : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya dan akan dilakukan evaluasi
minimal 1 (satu) tahun sekali.
KEEMPAT : Apabila hasil evaluasi mensyaratkan adanya perbaikan maka akan diadakan perbaikan
sebagaimana mestinya

Ditetapkan di : Semarang
Tanggal : 02 Dzulhijjah 1440 H
03 Agustus 2019 M

RSI SULTAN AGUNG

SEMARANG

Dr. H. Masyhudi AM, M. Kes

Direktur Utama

TEMBUSAN Yth.
1. Seluruh Manajer Bidang.
2. Seluruh Komite Struktural.
3. Arsip.

3
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Rumah Sakit Islam Sultan Agung dalam upaya menciptakan good corporate governance (GCG),
membuat panduan pelaporan yang akan menjadi panduan bagi untuk unit kerja untuk menyusun
dan menyampaikan laporan berkala kepada Direksi. Penyusunan laporan berkala dari tiap bidang
dan komite struktural merupakan kewajiban yang harus dilakukan sesuai dengan indicator kinerja
masing-masing bidang dan Komite yang menyebutkan bahwa Manajer Bidang dan Komite secara
periodik membuat laporan kepada DIrektorat tepat pada waktunya.
Pedoman Organisasi Rumah Sakit Islam Sultan Agung yang telah disyahkan melalui Peraturan
Direktur Nomor : 3421/PER/RSI-SA/VIII/2019 Bab X tentang Pelaporan juga menyebutkan bahwa
Manajer Bidang dan Komite Struktural wajib memyampaikan laporan bulanan, triwulanan dan
tahunan dengapada direksi.
Laporan berkala di Rumah Sakit Islam Sultan Agung memuat pokok-pokok materi antara lain
Capaian kinerja layanan/kegiatan, Capaian indicator kinerja (sesuai TUPOKSI), Capaian indicator
mutu dan IKP beserta analisisnya , Capaian program kerja , Laporan wajib eksternal sesuai
regulasi : laporan ketenagaan ke Dinas Kesehatan Kota, Uji baku mutu air, IPAL, Lap mutu dll dan
Laporan lain yang dipersyaratkan akreditasi dan sertifikasi (SJH dll) : Sismadak, Aspak, dll serta
Analisis dan rekomendasi dari capaian yang belum sesuai target, belum dilaksanakan, dan on
progress
Unit Kerja yang harus membuat laporan secara berkala kepada DIrektorat terdiri dari 10 manajer
bidang dan 7 komite struktural. Masing-masing Unit Kerja berkewajiban mengikuti dan mematuhi
petunjuk serta bertanggung jawab kepada atasan masing- masing dan menyampaikan laporan
berkala tepat pada waktunya. Adapun laporan berkala yang dimaksud terdiri dari Laporan
bulanan, laporan triwulanan dan laporan tahunan.

B. Definisi

1. Direktorat
Direktorat adalah unsur manajemen di bawah Direktur Utama RSI Sultan Agung yang
mempunyai tugas merumuskan serta melaksanakan kebijakan dan standarisasi teknis di
bidang Umum dan Operasional, SDM dan Pendidikan, Keuangan serta Medik dan
Keperawatan yang dipimpin oleh seorang Direktur.

2. Unit Kerja
Unit Kerja di lingkungan RSI Sultan Agung adalah unsur manajemen baik struktural maupun
fungsional di bawah Direktorat yang mempunyai tugas melaksanakan kegiatan sesuai dengan
tugas dan fungsinya.

4
 3. Laporan Berkala
Laporan berkala merupakan laporan pelaksanaan tugas dan fungsi dari Unit Kerja di
Ingkungan RSI Sultan Agung yang memuat perkembangan dan hasil pencapaian kinerja baik
kegiatan maupun anggaran dalam kurun waktu bulanan, triwulanan maupun tahunan.

Laporan berkala terdiri dari :

a. Laporan bulanan, merupakan laporan pelaksanaan tugas dan fungsi dari Unit Kerja di
lingkungan RSI Sultan Agung yang memuat perkembangan dan hasil pencapaian kinerja
baik kegiatan maupun anggaran dalam kurun waktu satu bulan. Seluruh Unit Kerja di
lingkungan RSI Sultan Agung berkewajiban menyusun Laporan bulanan dan dikumpulkan
selambat-lambatnya tanggal 10 (sepuluh) bulan berikutnya, disusun berdasarkan format
pelaporan yang ditentukan.

b. Laporan Triwulan, merupakan laporan pelaksanaan tugas dan fungsi dari Unit Kerja di
lingkungan RSI Sultan Agung yang memuat perkembangan dan hasil pencapaian kinerja
baik kegiatan maupun anggaran dalam kurun waktu tiga bulan. Seluruh Unit Kerja di
lingkungan RSI Sultan Agung berkewajiban menyusun Laporan triwulan dan dikumpulkan
selambat-lambatnya tanggal 10 (sepuluh) bulan pertama triwulan berikutnya, disusun
berdasarkan format pelaporan yang ditentukan.

Laporan triwulan terdiri dari triwulan I (Januari – Maret), triwulan II (April – Juni), triwulan
III (Juli – September) dan triwulan IV (Oktober – Dseember)

c. Laporan Tahunan Merupakan laporan pelaksanaan tugas dan fungsi dari Unit Kerja di
lingkungan RSI Sultan Agung yang memuat perkembangan dan hasil pencapaian kinerja
baik kegiatan maupun anggaran dalam kurun waktu 1 (satu) tahun (1 Januari — 31
Desember). Seluruh Unit Kerja di lingkungan RSI Sultan Agung berkewajiban menyusun
Laporan Tahunan dan dikumpulkan selambat-lambatnya tanggal 10 Januari tahun
berikutnya dan disusun berdasarkan format pelaporan yang ditentukan.

C. Tujuan Panduan
Tujuan Panduan Panduan ini dimaksudkan sebagai acuan bagi Unit Kerja di lingkungan RSI Sultan
Agung dalam menyusun Laporan Berkala sebagai wujud pertanggungjawaban kegiatan yang telah
dilaksanakan pada kurun waktu bulanan, triwulanan maupun tahunan.

5
 BAB II
RUANG LINGKUP PANDUAN

Ruang lingkup penulisan panduan laporan berkala ini terdiri dari :

I. Pendahuluan
II. Alur dan Mekanisme Penyampaian Laporan Berkala
III. Sistematika Laporan Berkala Unit Kerja
IV. Penutup Panduan

A. Pendahuluan
1. Latar Belakang
2. Definisi
3. Tujuan Panduan

B. Alur dan Mekanisme Penyampaian Laporan Berkala

Yayasan Badan
Wakaf Sultan Agung

DIreksi

Bidang Administrasi
Laporan Berkala
dan SDI
(Laporan kegiatan dan kinerja sesuai TUPOKSI)
Hardfile dan softfile Materi Laporan
Kinerja RS

Manajer Bidang dan Instalasi Struktural

1. Bidang Pelayanan Medis
2. Bidang Keperawatan
3. Bidang Pendidikan Profesi Dokter
4. Bidang Diklat dan Litbang
5. Bidang Penunjang Medis Komite Mutu dan
6. Bidang BPI Keselamatan Pasien
7. Bidang Keuangan dan Akuntansi Indikator mutu dan
8. Bidang Humas dan Kemitraan keselamatan pasien
9. Bidang Administrasi dan SDI
10. Bidang Umum
11. Komite Medik
12. Komite Keperawatan
13. Komite Syariah
14. Komkordik
15. Komite Mutu & KPRS
16. Komite PPI
17. Komite Etik dan Hukum

6
1. Manajer Bidang dan Ketua Komite Struktural membuat laporan berkala kepada direktorat
masing-masing
2. Direktorat mendisposisi kepada bidang Administrasi dan Sumber Daya Insani (SDI) untuk
melakukan penghimpunan laporan bidang dan komite structural sebagai materi laporan
rumah sakit kepada Yayasan Badan Wakaf Sultan Agung.
3. Bidang Administrasi dan SDI membuat salinan terkait dengan lapran berkala capaian dan
analisis indicator mutu dari masing-masing bidang dan komite structural kepada Komite
Mutu dan Keselamatan Pasien RS (KMKP)
4. KMKP bersama bidang Administrasi dan SDI mengelola dan menganalisis data pelaporan
rumah sakit dalam upaya peningkatan mutu rumah sakit secara keseluruhan.
5. KMKP secara berkala melaporkan hasil analisa data capaian indicator mutu dan
keselamatan pasien kepada Direktur Utama
6. Direksi mengirimkan laporan rumah sakit dan Laporan Upaya Peningkatan Mutu kepada
Yayasan Badan Wakaf Sultan Agung.

7
 BAB II
SISTEMATIKA PENULISAN LAPORAN BERKALA UNIT KERJA
DI LINGKUNGAN RSI SULTAN AGUNG

Sesuai dengan kebutuhan RSI Sultan Agung dalam mempertanggung jawabkan bahan laporan
yang disusun oleh masing-masing Unit Kerja. sistematika laporan berkala Unit Kerja di lingkungan
RSI Sultan Agung terdiri dari :
A. SAMPUL DEPAN
Berisi judul laporan berkala, nama Unit Kerja dan bulan/triwulan/tahun pembuatan laporan

B. KATA PENGANTAR
Berisi kata pengantar yang ditandatangani oleh Manajer Bidang atau Ketua Komite Struktural
penyusun laporan.

C. DAFTAR ISI
Berisi daftar isi dari laporan berkala

D. BAB I. PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Berisi gambaran umum/ singkat Unit Kerja dan alasan penyusunan laporan Berkala Unit
Kerja termasuk manfaatnya
2. Maksud dan Tujuan Laporan
Berisi mengenai maksud dan tujuan penyusunan Laporan Berkala Unit Kerja
3. Ruang Lingkup Laporan
Berisi uraian singkat mengenai sistematika penulisan dalam Laporan Berkala Unit Kerja

E. BAB II. HASIL KERJA

1. Capaian kinerja layanan/kegiatan
Berisi capaian kinerja pelayanan atau kegiatan berikut analisis perkembangannya.
Capaian kinerja pelayanan dapat berupa jumlah pasien dalam suatu unit pelayanan,
jumlah pemeriksaan,jumlah tindakan, jumlah resep, jumlah porsi dan sebagainya.
Capaian kinerja kegiatan dapat berupa profil kepegawaian, profil segmentasi pasien,
indicator keuangan rumah sakit, indicator umum rumah sakit, pelaksanaan kegiatan
keagamaan dan sebagainya.

8
2. Capaian indicator kinerja (sesuai TUPOKSI)
Berisi capaian indicator kinerja masing-masing bidang atau Komite Struktural
sebagaimana indicator kinerja yang tercantum dalam tugas pokok dan fungsi masing-
masing pejabat.

3. Capaian indicator mutu dan IKP beserta analisisnya

Berisi analisis indicator mutu utama, unit dan syariah dari masing-masing bidang atau
Komite Struktural sebagaimana kamus indicator mutu yang sudah ditetapkan oleh Rumah
Sakit Islam Sultan Agung.

4. Capaian program kerja

Berisi laporan pelaksanaan rencana kerja dan anggaran kerja masing-masing bidang atau
Komite Struktural.yang sudah ditetapkan oleh Rumah Sakit Islam Sultan Agung melalui

5. Laporan wajib eksternal atau internal sesuai regulasi

Berisi laporan atas kewajiban masing-masing bidang atau Komite Struktural untuk
melakukan review dan atau update informasi terkait system pelaporan kepada regulator
(pemerintah) maupun system internal.

Laporan wajib eksternal atau internal disusun dalam bentuk matrikulasi sebagaimana
contoh dibawah ini.

Bidang : Administrasi dan Sumber Daya Insani (SDI)

Metode
No. Objek Monitoring Hasil Monitoring
Monitoring
1. SMDK Kesehatan a. Update data kepegawaian berupa input Sistem
lisensi pegawai (STR, SIP,SIPA, SIK, dll) …. online
Pegawai,
b. Update jumlah pegawai s/d ………….
2. SIRS a. Update data regulasi wajib RS Sistem
b. Update data kepegawaian berupa input online
lisensi pegawai (STR, SIP,SIPA, SIK, dll) ….
Pegawai,
c. Update jumlah pegawai s/d ………….
3. Eraly Warning a. Dokter yang akan habis masa berlaku Sistem HRD
System (EWS) STR …. Orang RS
untuk lisensi (STR) b. Dokter yang akan habis masa berlaku SIP
…. Orang, dst
4. Maping Ceklist
kompetensi Staf manual

9
 Metode
No. Objek Monitoring Hasil Monitoring
Monitoring
5. Pengisian Dokumen yang diunggah di Sismadak : Sistem
SISMADAK a. Kebijakan (jumlah …..) online
- ………………………………………..
- ……………………………………….. dst
b. Pedoman (jumlah …..)
- ………………………………………..
- ……………………………………….. dst
c. Panduan (jumlah …..)
- ………………………………………..
- ……………………………………….. dst
d. SPO (jumlah …..)
- ………………………………………..
- ……………………………………….. dst

6. Laporan lain yang dipersyaratkan akreditasi dan sertifikasi

Berisi laporan atas kegiatan masing-masing bidang atau Komite Struktural yang berkaitan
dengan pemenuhan persyaratan akreditasi dan sertifikasi.

F. Bab III. ANALISIS DAN REKOMENDASI

Berisi dari capaian yang belum sesuai target, belum dilaksanakan, dan on progress berikut
analisis dan rekomendasi tindaklanjutnya.

G. Bab. IV PENUTUP
Berisi kesimpulan dan saran atas laporan yang sudah disusun

10
 BAB IV
PENUTUP PANDUAN

Panduan ini dibuat dalam rangka standarisasi penyusunan Laporan Berkala Bulanan, Triwulan dan
Tahunan di lingkungan RSI Sultan Agung .

Ditetapkan di : Semarang
Tanggal : 02 Dzulhijjah 1440 H
03 Agustus 2019 M

RSI SULTAN AGUNG

SEMARANG

Dr. H. Masyhudi AM, M. Kes

Direktur Utama

11