TUGAS PKPA PUSKESMAS

Nama : Rayna Alifa Ridharahman

NIM : 19/451217/FA/12436
Puskesmas : Kalasan

1. Jelaskanlah bagaimana sistem pengelolaan obat di Puskesmas tempat Saudara melakukan

PKPA, mulai dari tahapan proses pengadaan obat hingga proses penyimpanannya?
Jawaban:
a. Perencanaan
Proses perencanaan dilaksanakan setiap tahun sekali secara berjenjang. Perencanaan
persediaan obat dilakukan secara bersama oleh tim Farmasi dan tenaga kesehatan lain
terutama dokter di Puskesmas Kalasan. Kedua pihak ini saling melengkapi dengan
kombinasi metode konsumsi dan metode epidemiologi. Metode konsumsi
mempertimbangkan rerata penggunaan obat periode sebelumnya yang kemudian
ditambah buffer stock sebesar 10%. Buffer stock berfungsi untuk menghindari terjadinya
kekosongan persediaan. Penggunaan obat tersebut merupakan gabungan dari kebutuhan
obat dan bahan medis dari seluruh unit. Rumus menentukan kebutuhan obat berdasarkan
metode konsumsi adalah sebagai berikut:

A = Rencana kebutuhan
B = Pemakaian rata-rata x 12 bulan
C = Buffer stock
D = Waktu tunggu
E = Sisa stock
Perencanaan dengan metode epidemiologi melibatkan peranan dokter selaku pihak yang
memahami secara menyeluruh tren pola penyakit dan standar pengobatan yang paling
tepat. Dalam proses perencanaan obat, semua pihak mengacu pada Formularium
Nasional. Keseluruhan jenis dan jumlah obat dituangkan dalam Laporan Pemakaian dan
 Lembar Permintaan Obat (LPLPO) dan Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan
Vaksin (LPLPV).
b. Permintaan
LPLPO dan LPLPV tersebut dikirim ke UPT POAK Sleman melalui e-mail bersama.
UPT POAK (Pengelolaan Obat dan Alat Kesehatan) merupakan unit pelaksana teknis
pada dinas kesehatan yang berfungsi khusus pada bidang pengeloaan obat dan alat
kesehatan. Pada tahun 2015, sistem pengumpulan LPLPO masih menggunakan sistem
manual dimana pihak puskesmas melakukan pengiriman berkas ke pihak Dinkes. Namun
sejak 2016, pengumpulan telah dilakukan dengan sistem online via e-mail. Penentuan
batas waktu pengumpulan LPLPO dipertimbangkan berdasarkan beberapa kriteria yaitu
jumlah puskesmas yang ada, SDM yang ada dipuskesmas, dan kemampuan untuk
penyiapan obat. UPT POAK Sleman menetapkan tanggal 15 tiap bulannya untuk
melakukan pengiriman e-mail. Apabila dikemudian hari terjadi kekurangan atau
kehabisan stok perbekalan farmasi, maka apoteker berhak untuk melakukan pengadaan
dengan sistem BON diluar LPLPO dan mengambil permintaan secara langsung ke UPT
POAK. Permintaan diluar LPLPO ini maksimal dilakukan 2 kali dalam 1 bulan dan setiap
permintaan maksimal untuk 10 item obat. Apabila kegiatan BON dilakukan sebelum
tanggal 18, maka jumlah obat tersebut dimasukkan sebagai laporan permintaan obat
bulan tersebut. Namun apabila melewati tanggal 18 pada bulan tersebut, maka
dimasukkan sebagai laporan permintaan pada bulan berikutnya sehingga penerimaan obat
berikutnya dikurangi jumlah obat yang di-bon tersebut.

c. Penerimaan
Tenggang waktu yang diperlukan dari permintaan obat hingga penerimaan obat yaitu
sekitar 3-4 hari dari penyerahan LPLPO. Proses penerimaan saat barang dikirimkan ke
Puskesmas akan disertai dengan Berita Acara Serah Terima Barang, terdapat beberapa
hal yang perlu diperiksa saat melakukan penerimaan barang, dicek antara barang yang
diterima dengan Berita Acara Serah Terima Barang, yaitu: Jenis item, Jumlah item,
Tanggal kadaluarsa atau expired date, Nomor batch, Kondisi fisik barang, memastikan
tidak ada yang rusak. Jika semua sudah sesuai, maka barang-barang yang dikirimkan
akan diterima dan ditandatangani Berita Acara Serah Terima yang sudah tersedia,
 kemudian dengan adanya penerimaan barang berarti terdapat penambahan stok
Puskesmas. Penambahan stok tersebut kemudian oleh petugas farmasi di Puskesmas
Kalasan akan dicatat secara manual di kartu stok dan secara elektronik di Sistem
Informasi Manajemen Obat (SIMOB).

d. Penyimpanan
Gudang farmasi Puskesmas Kalasan terletak di lantai 1 di area yang terhindar dari lalu-
lalang pengunjung. Hal ini dinilai bertujuan untuk menjamin keamanan ruangan tersebut.
Ruangan penyimpanan obat di Puskesmas Kalasan baik gudang farmasi maupun lemari
pelayanan sudah sesuai dengan persyaratan, diantaranya yaitu kering, tidak lembab,
memiliki ventilasi yang cukup, pencahayaan cukup, jendela berteralis, dan lantai terbuat
dari keramik. Penyimpanan obat tidak ada yang bersentuhan langsung dengan lantai. Stok
obat baik itu yang ada di gudang farmasi maupun untuk pelayanan disimpan di rak dan
lemari besi. Gudang farmasi Puskesmas Kalasan dilengkapi alat pengukur suhu ruangan
dan kelembapan ruangan sebagai alat kontrol suhu serta kelembapan. Penyimpanan di
gudang farmasi tercatat seluruhnya di kartu stok. Komponen yang ada di kartu stok
meliputi nama barang, tanggal, nomor berita acara penerimaan barang, jumlah masuk,
jumlah keluar, sisa stok, dan keterangan. Metode penyimpanan obat di Puskesmas
Kalasan disesuaikan dengan bentuk sediaan kemudian disimpan berdasarkan alfabetis.
Obat psikotropika disimpan dalam lemari khusus dan terkunci. Untuk obat-obatan khusus
seperti vaksin disimpan pada lemari pendingin bersuhu 2-80 C.

e. Distribusi
Distibusi obat di wilayah kerja Puskesmas Kalasan dilakukan untuk memenuhi kebutuhan
obat di Unit Pelayanan Kesehatan. Distribusi obat dalam Puskesmas Kalasan menerapkan
sistem floor stock yakni terdapat stok terbatas di tiap unit. Sub unit pelayanan obat yang
terdapat di Puskesmas Kalasan antara lain pelayanan atau poliklinik umum, UGD, poli
gigi, Kesehatan Ibu dan Anak (KIA), laboratorium puskesmas, rawat inap, puskesmas
keliling, puskesmas pembantu, dan posyandu. Setiap pengambilan obat dari gudang
farmasi puskesmas dilakukan pencatatan dalam Buku Pengeluaran Obat Gudang dan
Kartu Stock. Sistem distribusi obat untuk pasien menerapkan prinsip individual
prescribing dan unit dose dispensing. Individual prescribing diberikan pada pasien rawat
 jalan yakni memberikan keseluruhan obat yang diresepkan pada satu individu usai
menebus obat pada apotek rawat jalan puskesmas. Sementara untuk pasien rawat inap,
obat diberikan dengan sistem unit dose dispensing. Perawat memberikan obat kepada
pasien pada setiap kali jadwal meminum obat, terkecuali pada sediaan sirup.

f. Pengendalian
Pengendalian persediaan dimaksudkan untuk membantu pengelolaan perbekalan obat
pada unit pelayanan puskesmas agar mempunyai persediaan dalam jenis dan jumlah yang
cukup sekaligus menghindari kekosongan dan menumpuknya persediaan. Kegiaatan
pengendalian persediaan meliputi :

1) Memperkirakan/menghitung pemakaian rata-rata dalam periode tertentu puskesmas

dan seluruh sub unit pelayanan yang disebut sebagai stok kerja.
2) Menentukan :
a) Stok optimum, yaitu jumlah stok yang diserahkan kepada unit pelayanan agar
tidak terjadi kekosongan atau kekurangan persediaan,
b) Stok pengaman, yaitu jumlah stok yang harus disediakan untuk mencegah
terjadinya hal tidak terduga, seperti keterlambatan pengiriman dari Gudang
Farmasi Nasional.
3) Memperkirakan lead time atau waktu tunggu, yaitu waktu yang diperlukan dari proses
pemesanan sampai obat diterima.

g. Pemusnahan
Obat yang telah mendekati Expired Date (ED) (3-6 bulan) dipisahkan dari obat lain yang
memiliki masa ED masih lama. Obat-obat yang memiliki ED kurang dari 3 bulan
diberikan sticker berwarna merah, sementara ED lebih dari 3 bulan dan kurang dari 6
bulan diberikan sticker berwarna biru. Obat yang sudah ED maupun mendekati ED dan
sudah tidak digunakan lagi dipisahkan dalam satu kotak di gudang farmasi untuk
kemudian dilakukan pemusnahan. Pemusnahan obat yang telah ED dan rusak dilakukan
dengan bekerjasama dengan PT. ARAH. Apoteker mengajukan izin pemusahan obat dan
perbekalan farmasi ke Dinas Kesehatan Sleman serta mengajukan permohonan saksi dari
 Dinkes untuk menyaksikan pemusnahan yang dilakukan. Setelah mendapat surat balasan
dari Dinkes, dilakukan pemusnahan pada waktu yang telah ditentukan. Berita acara
pemusnahan sediaan farmasi dibuat 3 (tiga) rangkap yang ditandatangani oleh Wakil
Dinkes Sleman, Apoteker, dan PT. ARAH.

h. Pencatatan, Pelaporan, dan Pengarsipan

Pencatatan dan pelaporan data di Puskesmas merupakan rangkaian kegiatan dalam rangka
penatalaksanaan obat-obat secara tertib, baik obat yang diterima, disimpan,
didistribusikan, dan digunakan di puskesmas atau unit pelayanan lainnya (Depkes RI,
2006). Berikut sarana pencatatan dan pelaporan Puskesmas Kalasan.
1) Register Harian Penggunaan Obat, Buku Register Obat, dan Dokumentasi Resep
2) Kartu Stok

2. Jelaskanlah, permasalahan apa yang terjadi di Puskesmas tempat Anda melakukan PKPA dan
berikanlah solusi untuk mengatasi permasalahan tersebut!
Jawaban:
a. Kondisi ruangan apotek rawat jalan yang belum memadai menyebabkan proses

pelayanan kefarmasian konseling tidak dapat dilaksanakan secara leluasa, kedepannya

perlu disediakan ruang konseling untuk pasien-pasien kondisi khusus.

b. Perlu dilakukan penambahan tenaga kefarmasian (Apoteker/Tenaga Teknis

Kefarmasian) karena kurangnya personil yang menyebabkan penumpukan beban kerja

serta pelayanan kefarmasian tidak dapat berjalan dengan maksimal seperti home care

atau visite pasien rawat inap yang masih belum bisa terlaksana. Di Puskesmas Kalasan

hanya terdapat 1 apoteker dan 2 TTK dengan beban kerja yang harus dibagi antara shift

pagi dan sore.

c. Dapat dikembangkan teknologi digital untuk resep dan etiket pada pelayanan

kefarmasian di Puskesmas agar lebih mengefisienkan waktu pelayanan serta mengurangi

potensi terjadinya kesalahpahaman dalam penulisan dan pembacaan resep maupun

etiket.