ANALISIS PROBIS

ALUR PEMBINAAN JABATAN

FUNGSIONAL PRANATA HUMAS
PT. ADITYA RIDHO GUMILANG
 GAMBARAN UMUM

• ALUR PEMBINAAN JFPH TERDIRI DARI 7 TAHAPAN :

1. REKOMENDASI FORMASI JFPH
2. REKOMENDASI PENGANGKATAN JFPH
3. PELAKSANAAN TUGAS JFPH
4. PENILAIAN JFPH
5. UJI KOMPETENSI JFPH
6. KENAIKAN JABATAN JFPH
7. PEMBERHENTIAN JFPH
OVERVIEW
 TAHAP 1- REKOMENDASI FORMASI JFPH
1. UNIT PENGUSUL DAN BAGIAN KEPEGAWAIAN SUATU INSTANSI MENYUSUN KEBUTUHAN
FORMASI JFPH BERDASARKAN ANALISIS BEBAN KERJA KE IP (INSTANSI PEMBINA).

MEKANISME YANG DIGUNAKAN SAAT INI,

INSTANSI PENGUSUL MELALUI PENGIRIMAN SURAT DAN BERISI LAMPIRAN KEBUTUHAN FORMASI
JABATAN MENGAJUKAN PERMOHONAN REKOMENDASI DALAM BENTUK HARDCOPY.
TOOL YANG DIGUNAKAN UNTUK PENGHITUNGAN FORMASI JFPH MENGGUNAKAN EXCEL DAN HASIL
PENGHITUNGAN DIJADIKAN LAMPIRAN SURAT.

2. IP AKAN MERESPON SURAT TERSEBUT DENGAN MEMBERIKAN REKOMENDASI FORMASI

JFPH BERDASARKAN PERHITUNGAN FORMASI JFPH.
MEKANISME YANG DIGUNAKAN SAAT INI,
IP MENGIRIMKAN SURAT BALASAN DAN MENGGUNAKAN PENGHITUNGAN FILE EXCEL UNTUK
MEMVERIFIKASI KEBUTUHAN FORMASI JFPH.

1. SETELAH MENERIMA RESPON SURAT REKOMENDASI JFPH DARI IP, INSTANSI PENGUSUL
MENGIRIMKAN SURAT PENGAJUAN FORMASI JFPH KE PAN RB DAN DITEMBUSKAN KE BKN
2. SETELAH FORMASI DITETAPKAN INSTANSI PENGUSUL AKAN MENCARI SDM YANG AKAN
MEMANGKU JABATAN TERSEBUT.
PROSES PENGANGKATAN JFPH MELALUI
REKRUITMENT ASN BARU
• BERDASARKAN FORMASI YANG TELAH DITETAPKAN PADA TAHAP 1, INSTANSI
PENGUSUL MELALUI BAGIAN KEPEGAWAIAN DARI INSTANSI PENGUSUL
MENGAJUKAN PERMOHONAN REKOMENDASI PENGANGKATAN PERTAMA KE
INSTANSI PEMBINA (IP).
MEKANISME YANG DIGUNAKAN SAAT INI, INSTANSI PENGUSUL MELAKUKAN
PENGIRIMAN SURAT DAN BERISI LAMPIRAN DAFTAR NAMA CALON YANG DIAJUKAN
UNTUK MEMPEROLEH REKOMENDASI PENGANGKATAN.

• IP MERESPON DENGAN MEMBERIKAN SURAT REKOMENDASI PENGANGKATAN

KEPADA BAGIAN KEPEGAWAIAN INSTANSI PENGUSUL.
PROSES PENGANGKATAN JFPH MELALUI
REKRUITMENT PERPINDAHAN JABATAN

• PERSONIL MENGAJUKAN PERPINDAHAN KE JFPH, BAGIAN KEPEGAWAIAN INSTANSI

PENGUSUL AKAN MEMERIKSA FORMASI DAN PETA JABATAN BAGI CALON JFPH.
• JIKA TIDAK TERSEDIA, UNIT PENGUSUL MENGUSULKAN FORMASI KE IP
• IP AKAN MERESPON DENGAN MEMBERIKAN SURAT REKOMENDASI KEPADA INSTANSI
PENGUSUL
• INSTANSI PENGUSUL MENGAJUKAN SURAT USULAN FORMASI & REKOMENDASI IP KE
KEMEN PAN RB.
• JIKA TERSEDIA, CALON JFPH MENGIKUTI PELATIHAN PEMBENTUKAN DAN UJI
KOMPETENSI PERPINDAHAN JABATAN
• JIKA LULUS, IP MERESPON DENGAN MEMBERIKAN SURAT REKOMENDASI
PENGANGKATAN KEPADA BAGIAN KEPEGAWAIAN INSTANSI PENGUSUL.
 PELAKSANAAN TUGAS JFPH

• JFPH TELAH MEMPEROLEH SK

• KEIKUTSERTAAN PERSONIL UNTUK MENGIKUTI KEGIATAN PENDIDIKAN/BIMTEK/PELATIHAN

• TUGAS PELAYANAN JFPH

• MENGAJUKAN DUPAK
 TIM PENILAI

• TIM PENILAI PUSAT

• TIM PENILAI UNIT KERJA
• TIM PENILAI INSTANSI LAIN
• TIM PENILAI PROVINSI
• TIM PENILAI KABUPATEN/KOTA
 UJI KOMPETENSI KENAIKAN JENJANG JABATAN
• JPFH YANG SUDAH MEMENUHI PERSYARATAN DAPAT MENDAFTARKAN KE IP
MELALUI BAGIAN KEPEGAWAIAN UNTUK MENGIKUTI UJI KOMPETENSI
• JPFH MASUK DALAM DAFTAR CALON PESERTA UJI KOMPETENSI
• JPFH MENERIMA UNDANGAN UJIAN
• JFPH MENGIKUTI UJIAN SESUAI DENGAN JADUAL YANG DITETAPKAN
• JIKA LULUS AKAN MEMPEROLEH SURAT REKOMENDASI DARI IP UNTUK
KENAIKAN JENJANG JABATAN
• JIKA TIDAK LULUS, JPFH HARUS MENDAFTAR UJI KOMPETENSI KEMBALI
 KENAIKAN JABATAN

• JPFH MEMPEROLEH SK KENAIKAN JABATAN

• JPFH MENERIMA TUGAS BARU
• JPFH MENGULANG TAHAP KE 3
• JPFH JUGA DAPAT DIMUTASI & MEMASUKI TAHAP 6
 PEMBERHENTIAN JABATAN

• JFPH BERHENTI DAN MEMPEROLEH SK PEMBERHENTIAN DIKARENAKAN :

• PINDAH KE STRUKTURAL
• MENGUNDURKAN DIRI
• BERHALANGAN TETAP
• PENSIUN
 PENGEMBANGAN
SISTEM INFORMASI ALUR PEMBINAAN JFPH
• SISTEM TERDIRI DARI 2 BAGIAN :

• BACKEND (DIGUNAKAN OLEH ADMIN UNTUK MENGELOLA SISTEM)

• DIBANGUN BERBASIS WEB

• FRONTEND (DIGUNAKAN OLEH PENGGUNA SIAP)

• DIBANGUN BERBASIS WEB DAN MOBILE APPS
 PENGEMBANGAN
SISTEM INFORMASI ALUR PEMBINAAN JFPH
• SISTEM INFORMASI ALUR PEMBINAAN JFPH TERDIRI DARI 10 MODUL :
1. REKOMENDASI FORMASI JFPH
2. REKOMENDASI PENGANGKATAN JFPH
3. PELAKSANAAN TUGAS JFPH
4. PENILAIAN JFPH
5. UJI KOMPETENSI JFPH
6. KENAIKAN JABATAN JFPH
7. PEMBERHENTIAN JFPH
8. HELPDESK
9. DASHBOARD
10. DATA MASTER (BACKEND)
11. UTILITY (BACKEND)
 PENGEMBANGAN PROBIS
REKOMENDASI FORMASI JFPH
MODUL 1
 TAHAP 1- REKOMENDASI FORMASI JFPH
1. UNIT PENGUSUL DAN BAGIAN KEPEGAWAIAN SUATU INSTANSI MENYUSUN KEBUTUHAN
FORMASI JFPH BERDASARKAN ANALISIS BEBAN KERJA KE IP (INSTANSI PEMBINA).

MEKANISME YANG DIGUNAKAN SAAT INI,

INSTANSI PENGUSUL MELALUI PENGIRIMAN SURAT DAN BERISI LAMPIRAN KEBUTUHAN FORMASI
JABATAN MENGAJUKAN PERMOHONAN REKOMENDASI DALAM BENTUK HARDCOPY.
TOOL YANG DIGUNAKAN UNTUK PENGHITUNGAN FORMASI JFPH MENGGUNAKAN EXCEL DAN HASIL
PENGHITUNGAN DIJADIKAN LAMPIRAN SURAT.

2. IP AKAN MERESPON SURAT TERSEBUT DENGAN MEMBERIKAN REKOMENDASI FORMASI

JFPH BERDASARKAN PERHITUNGAN FORMASI JFPH.
MEKANISME YANG DIGUNAKAN SAAT INI,
IP MENGIRIMKAN SURAT BALASAN DAN MENGGUNAKAN PENGHITUNGAN FILE EXCEL UNTUK
MEMVERIFIKASI KEBUTUHAN FORMASI JFPH.

1. SETELAH MENERIMA RESPON SURAT REKOMENDASI JFPH DARI IP, INSTANSI PENGUSUL
MENGIRIMKAN SURAT PENGAJUAN FORMASI JFPH KE PAN RB DAN DITEMBUSKAN KE BKN
2. SETELAH FORMASI DITETAPKAN INSTANSI PENGUSUL AKAN MENCARI SDM YANG AKAN
MEMANGKU JABATAN TERSEBUT.
 BAHAN VALIDASI

FORMASI JPFH TERDIRI DARI :

• PRANATA HUMAS KATEGORI KETERAMPILAN

• PRANATA HUMAS TERAMPIL

• GOLONGAN RUANG II/C, II/D
• PRANATA HUMAS MAHIR
• GOLONGAN RUANG III/A, III/B
• PRANATA HUMAS PENYELIA
• GOLONGAN RUANG III/C, III/D
 BAHAN VALIDASI

FORMASI JPFH TERDIRI DARI :

• PRANATA HUMAS KATEGORI KEAHLIAN

• PRANATA HUMAS PERTAMA

• GOLONGAN RUANG III/A, III/B
• PRANATA HUMAS MUDA
• GOLONGAN RUANG III/C, III/D
• PRANATA HUMAS MADYA
• GOLONGAN RUANG IV/A, IV/B, IV/C
 PERUBAHAN DAN INOVASI DALAM PROBIS SIAP
• DIGITALISASI TERHADAP ALUR PEMBINAAN JFPH

• PADA TAHAP REKOMENDASI FORMASI

• PROBIS EKSISTING :
• INSTANSI PENGUSUL MEMBUAT SURAT DAN MENGIRIMKAN SECARA HARDCOPY ATAU EMAIL DENGAN
MELAMPIRKAN HASIL PENGHITUNGAN FORMASI DALAM BENTUK TABEL ATAU FILE EXCEL. SURAT TERSEBAR
DAN TIDAK TERKONTROL TIDAK TERSIMPAN SECARA TERPUSAT

• PROBIS PERUBAHAN :
• PEMBUATAN SURAT DILAKUKAN MELALUI APLIKASI DAN DIKIRIM MELALUI APLIKASI YANG SAMA SEHINGGA
PROSES BISA REAL TIME DAN TERDOKUMENTASI DALAM DATABASE SERTA DAPAT DIMANFAATKAN UNTUK
KEBUTUHAN KONTROL, REKAP DAN LAPORAN. INSTANSI PENGUSUL DAPAT MENGETAHUI PROGRESS
PERMOHONAN FORMASINYA MELALUI STATUS SURAT PERMOHONAN YANG TERKIRIM
 PERUBAHAN DAN INOVASI DALAM PROBIS SIAP

• PROBIS EKSISTING :
• PROSES PENGHITUNGAN FORMASI MELALUI TEMPLATE FILE EXCEL, INSTANSI PENGUSUL DAPAT MENGUBAH-UBAH NILAI-
NILAI YANG SUDAH DITENTUKAN OLEH INSTANSI PEMBINA, SEHINGGA SEBELUM MELAKUKAN VALIDASI INSTANSI PEMBINA
HARUS MEMASTIKAN TERLEBIH DAHULU TIDAK ADA NILAI TEMPLATE YANG DIUBAH OLEH INSTANSI PENGUSUL. KEMUDIAN
MEMPELAJARI FILE-FILE LAMPIRAN SOTK DAN PETA JABATAN UNTUK MENETAPKAN FORMASI YANG SESUAI.

• PROBIS PERUBAHAN :
• PROSES PENGHITUNGAN FORMASI DILAKUKAN LANGSUNG MELALUI APLIKASI SEHINGGA MEMINIMALISASI MANIPULASI
DAN MEMPERCEPAT PROSES VALIDASI
• INSTANSI PENGUSUL DISEDIAKAN FORM ISIAN UNTUK MEMBERIKAN DATA TERKAIT FORMASI JFPH EKSISTING DAN JFPH
TAMBAHAN SEHINGGA DAPAT MEMBERIKAN DUKUNGAN PADA INSTANSI PEMBINA MELAKUKAN PROSES VALIDASI
 PERUBAHAN DAN INOVASI DALAM PROBIS SIAP

• PROBIS EKSISTING :
• BILA TERDAPAT KETIDAKSESUAIAN ANTARA PERHITUNGAN INSTANSI PENGUSUL DAN PEMBINA,
INSTANSI PEMBINA MEMBUAT SURAT DAN INSTANSI PENGUSUL MEMPERBAIKI USULANNYA.

• PROBIS PERUBAHAN :
• BILA TERDAPAT KETIDAKSESUAIAN ANTARA PERHITUNGAN INSTANSI PENGUSUL DAN PEMBINA
KOMUNIKASI DAPAT LANGSUNG DILAKUKAN MELALUI FORM FEEDBACK SEHINGGA
MEMPERCEPAT PROSES REVISI DAN DIKETAHUI MELALUI STATUS SURAT PERMOHONAN.
 PERUBAHAN DAN INOVASI DALAM PROBIS SIAP

• PROBIS EKSISTING :
• INSTANSI PEMBINA KESULITAN UNTUK MENGETAHUI JUMLAH SURAT PERMOHONAN DAN STATUS DARI
MASING-MASING SURAT PERMOHONAN

• PROBIS PERUBAHAN :
• INSTANSI PEMBINA DAPAT MENGETAHUI REKAP PROGRES TERHADAP SURAT PERMOHONAN REKOMENDASI
MELALUI DASHBOARD
• INSTANSI PEMBINA DAN PENGUSUL DAPAT SALING MENGETAHUI PROGRESS SURAT PERMOHONAN.
INSTANSI PENGUSUL MEMPEROLEH NOMOR ANTRIAN SEHINGGA DAPAT MENGETAHUI POSISI ANTRIAN.
FLOW USULAN FORMASI JFPH
ILUSTRASI MOCKUP
FORM LOGIN
 FORM REGISTRASI

Username Instansi Pengusul berupa nama

instansi pengusul

Username JFPH berupa NIP

REKOMENDASI FORMASI

Proses (Modul) Rekomendasi Formasi terdiri dari beberapa sub proses (sub menu) :
1. Formasi JFPH 
• Bagi Instansi Pengusul merupakan sub proses pengisian formasi JFPH
eksisting dan usulan
• Bagi Instansi Pembina merupakan sub proses tampilan formasi JFPH sebagai
bahan pertimbangan dalam memberikan rekomendasi
2. Buat Surat
• Bagi Instansi Pengusul merupakan sub proses pembuatan surat
pengantar/permohonan dan pengisian proses penghitungan kebutuhan
formasi JFPH
• Bagi Instansi Pembina merupakan sub proses pembuatan surat rekomendasi
formasi dan tampilan penghintungan formasi sebagai bahan pertimbangan
dalam memberikan rekomendasi
REKOMENDASI FORMASI

Proses (Modul) Rekomendasi Formasi terdiri dari beberapa sub proses (sub menu) :
1. Surat Masuk
• Bagi Instansi Pengusul merupakan sub proses rekap penerimaan surat masuk
dari Instansi Pembina
• Bagi Instansi Pembina merupakan sub proses rekap penerimaan surat masuk
dari Instansi Pembina dan melihat status progres surat permohonan

2. Surat Keluar
• Bagi Instansi Pengusul merupakan sub proses rekap pengiriman surat
permohonan dan melihat status terhadap progress surat permohonan
tersebut
• Bagi Instansi Pembina merupakan sub proses rekap pengiriman surat
rekomendasi yang sudah diberikan dari Instansi Pembina

3. Dashboard  dikumpulkan pada Modul Dashboard

4. Laporan  dikumpulkan pada Modul Laporan
SUB PROSES FORMASI JFPH
Pada Sub Proses Formasi JFPH :
1. Instansi Pengusul dapat melakukan
pengisian terhadap jumlah JFPH
eksisting untuk tiap-tiap tingkatan
JFPH pada suatu periode (Tahun)

2. Instansi Pengusul dapat melakukan

pengisian terhadap jumlah JFPH baru
dan rencana penempatan JFPH

3. Susunan organisasi bersifat dinamis

sesuai dengan Instansi Pengusul,
susunan organisasi harus dibuatkan
data master untuk tiap-tiap instansi
Pengusul

4. Bagi instansi Pembina, sub proses ini

hanya digunakan untuk bahan untuk
melakukan validasi
SUB PROSES FORMASI JFPH

Pada Sub Proses Formasi JFPH ini pun

men-generate tampilan struktur diagram
disertai dgn jumlah JFPH eksisting &
usulan berdasarkan tabel sebelumnya.

Gambar bersifat dinamis sesuai dengan

kondisi struktur Instansi Pengusul
BUAT SURAT
Pada Sub Proses Buat Surat:
1. Bagi instansi Pengusul digunakan
untuk :
2. Membuat surat
pengantar/permohonan.
3. Sistem menyediakan template surat
permohonan.
4. Pada bagian ini pula Instansi Pengusul
dapat melampirkan beberapa file
pendukung yang diperlukan berupa
dokumen SOTK, Peta Jabatan, surat
Pengantar yang sudah ditandatangan
oleh PyB.
5. Tombol Perhitungan Formasi JFPH
digunakan untuk mengakses form
Perhitungan Kebutuhan Formasi JFPH
(ABK-Analisis Beban Kerja)
BUAT SURAT
Pada Sub Proses Buat Surat:
1. Bagi instansi Pembina digunakan
untuk :
2. Membuat surat rekomendasi setelah
melakukan validasi terhadap
permohonan dari Instansi Pengusul.
3. Tombol Simpan dan Kirim untuk
menyimpan dan mengirim surat ke
Direktur TKKKP untuk memperoleh
Approval dan TTE (Tanda Tangan
Elektronik)
4. Tombol Perhitungan Formasi JFPH
digunakan untuk mengakses form
Perhitungan Kebutuhan Formasi JFPH
(ABK-Analisis Beban Kerja)
PERHITUNGAN FORMASI JFPH
Pada Sub Proses Perhitungan Formasi
JFPH :
1. Form ini terdiri dari 6 kategori
(Terampil hingga Ahli Madya) masing-
masing berisi tabel.
2. Bagi instansi Pengusul digunakan
untuk :
• Mengisi kolom Volume untuk
memperoleh angka kebutuhan
JFPH
• Kolom yang lainnya sudah terisi
otomatis melalui Data Master
• Setelah kolom volume terisi
sistem akan otomatis
menghasilkan Jumlah Kebutuhan
JFPH pertingkatan dan
keseluruhan
PERHITUNGAN FORMASI JFPH
Pada Sub Proses Perhitungan Formasi
JFPH :

1. Bagi instansi Pembina digunakan

untuk memvalidasi sebagai bahan
pertimbangan dalam memberikan
rekomendasi

2. Sebagai catatan pada bagian ini

direncanakan akan disandingkan
dengan hasil perhitungan Rekap
DUPAK (Modul ini masih dalam proses
perancangan) sebagai bahan
pertimbangan dalam memberikan
rekomendasi formasi
 SURAT MASUK

Pada Sub Proses Surat Masuk :

1. Bagi instansi Pembina digunakan untuk memperoleh dan memproses surat permohonan dari instansi pengusul
2. Berisi daftar surat permohonan yang masuk, melalui daftar tersebut Instansi Pembina dapat mengakses file-file
lampiran, perhitungan formasi dan rencana formasi yang diusulkan oleh instansi pengusul serta dapat melihat dan
status
3. Bagi Direktur TKKKP digunakan untuk memproses surat rekomendasi yang akan direview dan memperoleh approval
 SURAT MASUK

Pada Sub Proses Surat Masuk :

1. Bagi instansi Pengusul digunakan untuk memantau penerimaan surat rekomendasi dari Instansi Pembina
 SURAT KELUAR

Pada Sub Proses Surat Keluar :

1. Bagi instansi Pembina digunakan untuk memantau proses approval dari Direktur
2. Berisi daftar surat rekomendasi yang telah dibuat, melalui daftar tersebut Instansi Pembina dapat memantau
proses approval dari Direktur
3. Bagi Direktur TKKKP digunakan untuk memperoleh daftar surat rekomendasi yang sudah dikeluarkan
 SURAT KELUAR

Pada Sub Proses Surat Keluar :

1. Bagi instansi Pengusul digunakan untuk memantau perkembangan proses permohonan surat rekomendasi
2. Berisi daftar surat permohonan yang telah dibuat.
TERIMAKASIH