PANDUAN PEMINDAIAN DAN PENYIMPANAN FAIL LAPORAN KEUANGAN BULANAN

DALAM FORMAT GAMBAR (JPEG)

Versi 1.1

Panduan ini bertujuan untuk membantu staf Pusat Pengembangan Anak (PPA) dalam melakukan proses
pemindaian (scan) dan penyimpanan (save) 6 komponen LKB menjadi fail Gambar (JPEG) Setelahnya dapat
digabungkan menjadi file PDF dengan menggunakan Microsoft Word (dijelaskan dalam panduan lainnya) sebelum
diunggah ke dalam Portal Gereja Mitra.

Proses ini dilakukan setelah 6 komponen LKB diperiksa. Terkecuali dokumen rekening bank, kelima dokumen
lain sudah harus ditandatangani oleh fungsi kontrol keuangan di PPA.

Langkah Tindakan

1 Hubungkan Printer yang memiliki fungsi pemindai (scanner) ke komputer.

2 Tempatkan dokumen komponen LKB ke dalam scanner/pemindai pada printer satu per satu.

1. Rekening Bank
2. Rekonsiliasi Bank
3. Laporan Saldo Dana
4. Laporan Pemeriksaan Kas (uang tunai) dan Kasbon
5. Ledger atau Buku Besar (laporan transaksi berdasarkan kode pengeluaran)
6. Laporan Anggaran vs Realisasi

3 Klik logo Windows yang terdapat di pojok kiri bawah komputer/laptop.

4 Ketik fax and scan ke dalam Start. Komputer akan mencari program Fax and Scan.

5 Klik Windows Fax and Scan. Ikonnya berbentuk pencetak (printer) yang terletak di bagian atas jendela
Start. Program Fax and Scan akan dibuka di laptop/desktop.

PANDUAN PEMINDAIAN DAN PENYIMPANAN FAIL LAPORAN KEUANGAN BULANAN 1

DALAM FORMAT PDF
6 Klik New Scan. Tombolnya terdapat di kiri atas jendela Fax and Scan. Sebuah jendela baru akan dibuka.

Jika muncul notifikasi seperti dibawah ini, hal ini bisa dikarenakan Kabel USB Printer belum tersambung
ke komputer/laptop atau Printer belum On (Dinyalakan). Pastikan semuanya sudah bisa digunakan.

IDID

7 Jika sudah terhubung, klik New Scan. Jendela baru akan terbuka. Jika terdapat beberapa pemindai
yang ada di komputer, periksa bagian Scanner yang ada di bagian atas jendela untuk memastikan
scanner/pemindai yang ingin digunakan dan klik Change jika hendak memilih scanner yang lain.
Dibagian Profile pilih “Photo”, di bagian Source pilih “Flatbed” dan di bagian File type pilih JPG (JPEG
image.) Klik Preview untuk melihat tampilan sebelum dipindai.

PANDUAN PEMINDAIAN DAN PENYIMPANAN FAIL LAPORAN KEUANGAN BULANAN 2

DALAM FORMAT PDF
8 Selanjutnya hilangkan tanda centang () pada kotak Preview or scan images as separate file terlebih
dahulu, lalu klik tombol Scan.

9 Tunggu sampai proses scan/pindai selesai. Kemudian klik menu File di bagian atas dan pilih Save As
(Simpan sebagai)

IDID

10 Pilih tempat menyimpan fail di bagian Save in.

PANDUAN PEMINDAIAN DAN PENYIMPANAN FAIL LAPORAN KEUANGAN BULANAN 3

DALAM FORMAT PDF
 Ubahlah nama fail di kolom File name mengikuti format contoh di bawah ini, untuk setiap komponen
LKB:
1. ID7777 Buku Rekening Bank Oktober 2021.
2. ID7777 Laporan Rekonsiliasi Bank Oktober 2021.
3. ID7777 Laporan Saldo Dana Oktober 2021.
4. ID7777 Pemeriksaan Kas (uang tunai) dan Kasbon Oktober 2021.
5. ID7777 Ledger atau Buku Besar Oktober 2021.
6. ID7777 Laporan Anggaran vs Realisasi Oktober 2021.

Catatan: Ubahlah keterangan nomor PPA sesuai yang terdaftar. Penulisan bulan dan tahun disesuaikan

Pastikan kembali jenis fail adalah JPEG di bagian Save as type. Jika sudah klik Save untuk menyimpan
fail.

11 Ulangi langkah 2 sampai langkah 10 untuk scan/memindai komponen LKB lainnya sampai semua fail
selesai dipindai.

Sumber panduan dan ilustrasi.

https://id.wikihow.com/Memindai-Dokumen-Menjadi-PDF#/Berkas:Scan-Documents-Into-PDF-Step-17-Version-3.jpg

https://secercahilmu25.blogspot.com/2018/07/tutorial-lengkap-scan-dokumen.html

PANDUAN PEMINDAIAN DAN PENYIMPANAN FAIL LAPORAN KEUANGAN BULANAN 4

DALAM FORMAT PDF