PEMERINTAH KOTA PEKALONGAN

DINAS KESEHATAN
UPT PUSKESMAS TIRTO
Jalan K.H. Ahmad Dahlan Kota Pekalongan 51151 Telp. (0285) 429236
e-mail : puskesmastirto.kotapekalongan@gmail.com

KERANGKA ACUAN KEGIATAN

PELATIHAN INTERNAL PENDAFTARAN DAN REKAM MEDIS
UPT PUSKESMAS TIRTO KOTA PEKALONGAN

A. PENDAHULUAN
Era globalisasasi, banyak masyarakat yang mengerti tentang hak dankewajiban
sebagai masyarakat pengguna pelayanan publik dibidang kesehatan. Salahsatunya adalah
puskesmas sebagai pelayanan tingkat pertama. Tentunya Puskesmas adalah pelayanan
kesehatan yang dekat dengan masyarakat. Sehingga masyarakatdengan mudah menilai
pelayanan yang di berikan oleh Puskesmas.
Puskesmas adalah Unit Pelaksana Teknis Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota yang
bertanggung jawab menyelenggarakan pembangunan kesehatan di suatu wilayah kerja.
UPT Puskesmas Tirto salah satu dari UPT Dinas Kesehatan Kota Pekalongan. UPT
Puskesmas Tirto menyelenggarakan upaya kesehatan perorangan dan upaya kesehatan
masyarakat, salah satunya adalah pendaftaran pasien.
Dalam menyelenggarakan upaya pendaftaran pasien di Puskesmas perlu ditunjang
dengan pelayanan loket pendaftaran yang bermutu.Sesuai dengan perkembangan di
bidang kesehatan telah terjadi pergeseran orientasi pelayanan kesehatan dari pelayanan
kuratif menjadi pelayanan promotif dan preventif, maka lebih luasnya pelayanan mencakup
pelaksanaan proses pendaftaran pasien, pemberian informasi untuk mencegah kesalahan
dalam mengidentifikasi pasien dan memperlancar pelayanan di puskesmas. Dalam
melaksanakan pelayanan pendaftaran di Puskesmas, agar dapat berjalan dengan baik dan
dapat memenuhi kebutuhan pasien maka UPT Puskesmas Tirto menyusun “KERANGKA
ACUAN PELATIHAN INTERNAL PENDAFTARAN UPT PUSKESMAS TIRTO”.
.
B. LATAR BELAKANG
1. Dasar Hukum
a. UU No.36 Tahun 2009 Tentang Kesehatan
b. Permenkes No.75 Tahun 2014 Tentang Puskesmas
c. Permenkes 269 Menkes Per/III/2008 Tentang Rekam Medis atau Pendaftaran
2. Gambaran Umum
Puskesmas adalah pelayanan kesehatan yang paling dekat dengan
masyarakat. Masyarakat dengan mudah menilai pelayanan yang di berikan
Puskesmas.Tempat pendaftaran pasien di Puskesmas merupakan pelayanan pertama
yangditerima oleh masyarakat yang akan berobat atau pasien. Pasien tentunya
 menuntut supaya pelayanan pendaftaran berkualitas dan dapat memberikan
kepuasan.Mengingat pentingnya peningkatan kepuasan pasien, maka perlu adanya
peningkatankualitas pelayanan pendaftaran sehingga di dapat pelayanan yang
bermutu sesuia dengan harapan pasien.

C. TUJUAN UMUM DAN TUJUAN KHUSUS

1. Tujuan Umum
Menyelenggarakan pelatihan internal pendaftaran dan rekam medis secara maksimal
dengan SDM yang kompeten.
2. Tujuan Khusus
a. Mampu melakukan proses pendaftaran pasien untuk mengisi identitas pribadi data
sosial pasien rawat jalan melalui Sistem Manajemen Puskesmas (SIMPUS)
b. Mampu melakukan proses registrasi pasien melalui Microsoft Excel
c. Mampu melakukan proses distribusi dokumen ke unit pelayanan
d. Mampu melakukan proses penyimpanan dokumen ke unit pelayanan

D. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN

1. Kegiatan Pokok
Peningkatan kualitas pelayanan pendaftaran dan rekam medis
2. Rincian Kegiatan
Pelatihan internal pendaftaran dan rekam medis terhadap masing – masing petugas
terkait pendaftaran pasien melalui Sistem Manajemen Puskesmas (SIMPUS),
penginputan register melalui Microsoft Excel, pendistribusian dokumen dan
penyimpanan dokumen.

E. CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN

1. Pendaftaran pasien melalui Sistem Manajemen Puskesmas (SIMPUS)
a. Menyiapkan rekam medis pasien yang mendaftar secara online melalui Mobile
JKN.
b. Pilih symbol “?” di kolom pcare. Kemudian Pilih symbol dikolom no.antrian
untuk meneruskan ke poli.
c. Memanggil nomer antrian pasien sesuai urutan kedatangan.
d. Menanyakan siapa yang akan periksa
e. Mencari rekam medis pasien didalam map family folder
f. Memberi stempel tanggal di rekam medis pasien
g. Memberi stempel tanggal di tracer yang selanjutnya di masukkan kedalam map
family folder
h. Pilih google chrome dan pilih SIMPUS
i. Masukkan username loket dan password 123
j. Pilih loket pendaftaran

k. Pilih “nomer urutan pasien” tersebut, lalu pilih “Cari Pasien”

l. Ketik “nama pasien/nomer rekam medis/nomer kartu BPJS”, pilih “cari”. Jika data
pasien sudah tersimpan didalam SIMPUS, maka nama pasien akan muncul.
 m. Pilih symbol di kolom aksi, lalu pilih “cek bpjs”, Pilih “Baru/Lama”, Pilih Jenis
Kunjungan (Kunjungan Sakit/ Kunjungan Sehat), Pilih poli / tujuan dan Pilih
“Daftar”.
n. Pilih symbol dikolom no.antrian untuk meneruskan ke poli.
o. Ketik “nama pasien/nomer rekam medis/nomer kartu BPJS”, pilih “cari”. Jika data

pasien belum tersimpan didalam SIMPUS, maka pilih “Baru” untuk

memasukkan data pasien antara lain no.rm , NIK (lalu Pilih “Cek BPJS”), Nama,
Nama Kepala Keluarga, Nomor Telepon, Tanggal Lahir, Jenis Kelamin, Alamat,
Desa / Kelurahan, RT/RW, Pendidikan, Pekerjaan, Agama,Status Pernikahan, Cara
Bayar, No. BPJS (lalu Pilih “Cek BPJS”), Pilih simpan.

p. Pilih “nomer urutan pasien” tersebut, lalu pilih “Cari Pasien”

q. Ketik “nama pasien/nomer rekam medis/nomer kartu BPJS”, pilih “cari”. Jika data
pasien sudah tersimpan didalam SIMPUS, maka nama pasien akan muncul.
r. Pilih symbol di kolom aksi, lalu pilih “cek bpjs”, Pilih “Baru/Lama”, Pilih Jenis
Kunjungan (Kunjungan Sakit/ Kunjungan Sehat), Pilih poli / tujuan dan Pilih
“Daftar”.
s. Pilih symbol dikolom no.antrian untuk meneruskan ke poli.

2. Penginputan register pasien

a. Pilih pada desktop

b. Pilih word “04.April 2023 Pagi.
c. Pilih sheet tanggal sesuai hari pelayanan
d. Masukkan no. rm, nama pasien, umur, sex (L /P).
e. Masukkan angka “1” pada kolom alamat (TR untuk Tirto, PRJ untuk Pringrejo, LW
untuk Luar Wilayah (masih dalam kota), dan LK untuk luar kota (seperti : Batang,
Kabupaten Pekalongan, dll)).
f. Masukkan jenis pasien (B untuk Baru dan LM untuk Lama)
g. Masukkan poli bp untuk ppu dan mtbs, gigi, imun, kia, p2 kedalam kolom
Keterangan disesuaikan cara bayar diantaranya BYR DK (bayar dalam kota), BYR
LK (bayar luar kota), PBI (PBI ABPN dan APBD), NPBI, Gr (Gratis).
h. Masukkan Nama KK
i. Masukkan No. Kartu (BPJS)
j. Msukkan alamat di kolom Keterangan.
k. Kemudian Pilih save setiap memasukkan data pasien.

3. Pendistribusian dokumen
a. Masukkan rekam medis ke map kuning (untuk pasien umum lansia) dan map
merah (untuk pasien umum), selain poli umum tidak memakai map dalam
pendistribusian.
b. Pendistribusian rekam medis sambil membawa buku ekspedisi.
c. Pastikan ada petugas didalam ruangan.
 4. Penyimpanan dokumen
a. Roll O’Pack atau lemari penyimpanan dibedakan menjadi 2 yaitu dalam wilayah
dengan map berwarna kuning dan luar wilayah dengan map berwarna biru.
b. Penomoran rekam medis :
1) penomoran diawali 00 (dalam wilayah) yang berarti alamatnya antara lain tirto,
pringrejo (bumirejo/pringlangu)
2) Penomoran diawali 90 (luar wilayah) yang berarti dalam kota tidak termasuk
dalam wilayah serta luar kota.
c. Pengembalian rekam medis ke roll o’pack
1) Harus selalu mengkroscek tracer dan buku ekpekdisi dari ruangan serta melihat
ke register pada hari itu
2) Untuk penyimpanan rm gawat darurat disimpan di nomor 001234 dan luar
wilayah 901234

F. SASARAN
Sasaran program adalah target pertahun yang spesifik dan terukur untuk mencapai
tujuan-tujuan upaya/ kegiatan. Sasaran Program/ kegiatan menunjukkan hasil antara
yang diperlukan untuk merealisir tujuan tertentu.

G. JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN

1. Pendaftaran
2. Penginputan 3.Pendistribusian 4. Penyimpanan
pasien melalui
register Dokumen Dokumen
SIMPUS

H. PEMBIAYAAN DAN ANGGARAN

Sumber anggaran kegiatan yang akan dilaksanakan
I. MONITORING EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN DAN PELAPORAN
1. MONITORING KEGIATAN

KEGIATAN PELATIHAN

Catatan TTD
NO NAMA
Pendaftaran Input Distribusi Penyimpanan Pengampu Pengampu
Pasien Register Dokumen Dokumen

Mampu
drg.
1 v v v v dan
Eltanin
Kompeten

Mampu
Nurul
2 v v v v dan
Aulia M
Kompeten

Mampu
Lia
3 v v v v dan
Haryati
Kompeten

Mampu
Ayu
4 v v v v dan
Proksalia
Kompeten

Mampu
5 Dian Nora v v v v dan
Kompeten

Mampu
6 Hakam v v v v dan
Kompeten

Mampu
Aprilianto
7 v v v v dan
S
Kompeten

TTD Pengampu,
 ……………………..

2. EVALUASI KEGIATAN
Monitoring adalaj pelaksanaan pemantauan terhadap program/kegiatan agar tidak terjadi
penyimpangan. Sedangkan evaluasi dilakukan pada jadwal program/kegiatan yang
direncanakan. Kapan jadwal tersebut akan dievaluasi (setiap berapa bulan sekali
/kurun waktu tertentu) dan siapa yang melakukan, sehingga apabila dari evaluasi
diketahui ada pergeseran jadwal atau penyimpangan jadwal, maka dapat segera diperbaiki
sehingga tidak mengganggu Program/ kegiatan secara keseluruhan.
Pelaporan adalah cara bagaimana membuat laporan evaluasi pelaksanaan kegiatan
tersebut dan kapan laporan tersebut harus dibuat dan ditujukan kepada siapa.

J. PENCATATAN, PELAPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN

Pencatatan adalah bagaimana melakukan pencatatan kegiatan atau membuat
dokumentasi kegiatan.Pelaporan adalah bagaimana membuat laporan program dan
kapan laporan harus diserahkan dan ditujukan kepada siapa saja laporan tersebut.
Evaluasi kegiatan adalah bagaimana melakukan evaluasi dan kapan evaluasi harus
dilakukan.

Mengetahui, Pekalongan, ………………………….

Kepala UPT Puskesmas Tirto Penanggung Jawab/Koordinator/
Kota Pekalongan Pelaksana

dr. Dhina Maryani ........................................

NIP. 19800527 200902 2 002 NIP. .......................................