PENGAMBILAN, PENGEMASAN,

PENYIMPANAN DAN PENGIRIMAN

SPESIMEN VIRAL LOAD HIV
No.
: SOP- /UKP-PSG/
Dokumen
No. Revisi : 001
SOP
Tanggal
: 11-08-2023
terbit
Halaman : 1/5
drg. Etrina Eriawati,
PUSKESMAS M.Epid
KECAMATAN NIP
PESANGGRAHAN 196410131994032004

1. Pengertian Pengambilan, Pengemasan, Penyimpanan dan Pengiriman Spesimen Viral

Load HIV adalah kegiatan pemeriksaan Viral load yang dapat mengetahui
jumah HIV dalam sampel darah. Viral load dilaporkan sebagai jumlah
Salinan RNA HIV per militer darah.
2. Tujuan Memberikan acuan bagi petugas kesehatan, pengelola program, maupun
mitra kerja dalam melakukan penatalaksanaan specimen Viral load HIV
3. Kebijakan Surat Keputusan Kepala Puskesmas Nomor 4023 Tahun 2023 Tentang
Pelayanan Laboratorium di Pusat Kesehatan Masyarakat Kecamatan
Pesanggrahan
4. Referensi 1. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No 37 Tahun 2012
Tentang Penyelenggaraan Laboratorium Pusat Kesehatan Masyarakat
2. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 43 Tahun 2013 Tentang Praktek
Penyelenggaraan Laboratorium Klinik yang Baik
5. Prosedur/ 1. Persiapan Alat dan Bahan :
Langkah-langkah a. Alat tulis
b. Parafilm
c. Cup Sampel
d. Ice gel
2. Petugas yang melaksanakan :
Petugas laboratorium yang sedang bertugas
3. Langkah – langkah :
A. Pengambilan Spesimen (Darah Vena)
a) Petugas menggunakan APD level 2 dan hand higine
b) Petugas melakukan identifikasi pasien
c) Petugas memasang tourniquit kurang lebih tiga jari diatas bagian
yang akan diambil
d) Petugas meraba pembuluh darah pasien pada salah satu vena
e) Petugas membersihkan kulit pada bagian yang akan diambil
dengan kapas alkohol 70% dan dibiarkan kering
f) Petugas menusuk bagian vena dengan posisi lubang jarum
meghadap ke atas, jika jarum telah masuk ke dalam vena lalu
tourniquet dilepas
g) Petugas meletakkan kapas di tempat suntikan lalu segera
melepaskan/menarik jarum, setelah volume darah dianggap cukup
h) Petugas tekan kapas beberapa saat lalu plester
i) Petugas melakukan mixing/homogenisasi pada tabung EDTA yang
sudah terisi dengan darah pasien sebanyak delapan
j) Petugas pasang label pasien dan konfirmasi kembali identitas
pada label kepada pasien, lalu letakkan tabung EDTA di rak.
 SOP- /UKP-PSG/

B. Pengolahan Spesimen Darah (Vena) menjadi Plasma

a) Petugas melakukan proses sentrifugasi pada tabung EDTA yang
terisi darah pasien dengan kecepatan 2.000 G selama 15 menit
(setara dengan 1.500 – 3.000 RPM selama 5 – 15 menit).
b) Petugas memisahkan plasma yang telah terpisah kemudian diambil
sebanyak 2,5 mL menggunakan pipet dan tips yang telah
disediakan.
c) Petugas memastikan plasma tidak boleh keruh dan tidak terjadi
hemolisis.
d) Petugas memasukkan plasma ke dalam cryotube 5 mL.
e) Petugas melekatkan parafilm pada masing-masing cryotube untuk
menghindari kebocoran dan tumpah.
f) Petugas memberikan label yang sesuai dengan identitas pasien
C. Pengemasan dan Pengiriman Spesimen
a) Bungkus cryotube dengan absorban lalu masukkan cryotube ke
dalam plastik Zip lock kecil.
b) Masukkan maksimal enam sampel yang ada di dalam plastik Zip
lock kecil ke dalam plastic Zip lock besar.
c) Masukkan formulir pemeriksaan pasien ke dalam amplop.
d) Lalu masukkan amplop ke dalam plastik.
e) Masukkan ice pack dan ice gel dalam kondisi beku ke dalam wadah
rujukan yang berupa kotak styrofoam atau cool box dan disusun
dengan rapi.
f) Masukkan spesimen yang telah dibungkus plastic Zip lock besar ke
dalam cool box/ kotak Styrofoam dan posisikan diantara ice gel dan
ice pack.
g) Bila cool box/ kotak Styrofoam masih terlihat longgar dapat diganjal
dengan potongan kertas/ karton/ Styrofoam.
h) Lalu masukkan amplop pengiriman ke dalam cool box/ kotak
Styrofoam.
i) Tutup cool box/ kotak Styrofoam dan segel dengan lakban.
j) Paket spesimen untuk pemeriksaan viral load HIV (VL HIV) siap
dikirimkan ke laboratorium rujukan.
k) Pada program AKSES VL, pengiriman spesimen akan didukung
oleh kurir AKSES VL melalui aplikasi SITRUST HIV
l) Peraturan pengiriman dan pengemasan spesimen plasma darah
harus memenuhi standar IATA (International Air Transportation
Association).
D. Penyimpanan Spesimen
a) Spesimen Darah (EDTA)
1. Tabung EDTA yang telah berisi spesimen darah diberikan
label mengenai identitas pasien, tanggal, jam pengambilan,
jenis spesimen dan jenis tes yang diminta (disesuaikan
dengan label pada masing-masing fasilitas Kesehatan).
2. Spesimen darah (EDTA) yang akan disimpan diletakkan
pada rak tabung yang sesuai ukurannya dengan tabung
EDTA.
3. Tabung yang berisi spesimen tersebut dapat disimpan di
suhu 15 – 30oC (suhu ruang) ≤ 24 jam dan di suhu 2 - 8 oC ≤
48 jam.
4. Jika ingin menyimpan lebih lama, darah (EDTA) harus
disentrifus terlebih dahulu untuk dipisahkan plasmanya
dengan komponen darah lainnya.

2/2
 SOP- /UKP-PSG/

b) Spesimen Plasma Darah

1. Beri label identitas pasien pada cryotube untuk penyimpanan
spesimen plasma darah.
2. Letakkan cryotube yang telah berisi spesimen plasma darah
pada cryobox.
3. Buat pencatatam khusus mengenai letak spesimen pada
cryobox tersebut.
4. Kemudian. spesimen dapat disimpan pada kondisi dan rentang
waktu sebagai berikut:
Jenis 15-30 °C 4 °C -20 °C -70 °C
Specimen
Plasma 24 jam 5 hari 1 tahun 5 tahun
5. Pada kondisi penyimpanan plasma yang dibekukan (-20oC dan
-70oC), maksimum proses beku ulang dapat dilakukan
sebanyak 3 kali.
E. Pengiriman Spesimen melalui Aplikasi SITRUST HIV
a) Pengumpulan spesimen dilakukan di hari Senin – Rabu pada jam
kerja layanan.
b) Pick up kurir dilakukan satu kali dalam satu minggu, yaitu
disetiap hari Kamis.
c) Pick up spesimen oleh kurir dapat dilakukan sebelum hari Kamis
apabila jumlah spesimen sudah ≥20 sebelum hari Kamis.
d) Sampel paling lama diterima di laboratorium pemeriksa/penerima
di jam 14.00 (jam 2 siang) di hari yang sama untuk pengiriman
dalam kota.
e) Order pengiriman via SITRUST HIV oleh Fasyankes
PDP/pengirim sebaiknya dilakukan maksimal di hari Rabu.
f) Konfirmasi penerimaan paket oleh laboratorium
pemeriksa/penerima sebaiknya segera setelah menerima
notifikasi pengiriman dari Fasyankes PDP/pengirim atau
maksimal di hari Kamis pagi (≥ jam 08.00) untuk memberikan
waktu pengemasan spesimen oleh Fasyankes PDP/pengirim.
g) Preparasi dan pengemasan sampel sudah dikerjakan maksimal
di hari Kamis pagi atau hari pengambilan paket sebelum
dilakukan pick up oleh kurir di maksimal jam 10 pagi.
h) Laboratorium pemeriksa/penerima segera melakukan konfirmasi
penerimaan melalui SITRUST HIV setelah paket diterima,
dibuka, dan diamati.
i) Laboratorium pemeriksa/Fasyankes penerima segera melakukan
input dan upload scan hasil pemeriksaan melalui SITRUST HIV
setelah pemeriksaan dilakukan. Hasil pemeriksaan hanya dapat
dibuka oleh dokter PDP/pengirim dengan password.
F. Permintaan pengiriman atau order pengiriman menggunakan
SITRUST HIV oleh Fasyankes PDP/pengirim.
a) Petugas Poli HIV pengirim mendata ODHIV yang memenuhi
kriteria test VL HIV.
b) Petugas Poli HIV pengirim merujuk ODHIV ke Laboratorium
untuk pengambilan specimen.
c) Petugas laboratorium Fasyankes PDP/pengirim mengumpulkan
spesimen dengan mekanisme sesuai dengan prosedur
pengambilan, pengemasan, pengiriman dan penyimpanan
spesimen untuk pemeriksaan VL HIV.

2/2
 SOP- /UKP-PSG/

d) Petugas laboratorium mengakses aplikasi SITRUST HIV untuk

melakukan permintaan order sebelum batas waktu order yang
telah disepakati.
e) Petugas memilih menu “order VL” untuk permintaan pemeriksaan
VL pada aplikasi SITRUST HIV. Order pada SITRUST HIV
mewakili paket spesimen. Artinya dalam 1 nomor order, petugas
dapat mengirim lebih dari 1 pasien sesuai jumlah spesimen yang
akan dirujuk.
f) Petugas mengakses menu “order VL” kemudian memilih
laboratorium rujukan sesuai jejaring dan kurir. Sedangkan untuk
kurir yang disediakan oleh internal Fasyankes pengirim atau
petugas kurir merupakan petugas Fasyankes pengirim tersebut,
maka pilih “kurir internal”.
g) Lakukan penginputan data pasien/spesimen dengan memilih
ikon “tambah baru”, ulangi langkah tersebut sampai jumlah
pasien/spesimen sesuai dengan jumlah yang akan dikirimkan.
h) Pilih tombol “buat order” jika semua data pasien/spesimen
selesai diinput, proses order telah selesai dilakukan.
i) Notifikasi order akan masuk ke laboratorium rujukan
pemeriksa/Fasyankes penerima untuk dilakukan konfirmasi
penerimaan atau penolakan. Jika diterima maka notifikasi order
akan masuk ke kurir dan akan dilakukan penjemputan
pengambilan spesimen. Jika ditolak, maka Fasyankes
PDP/pengirim perlu melakukan order ulang untuk dikirim ke
Fasyankes/laboratorium lain sesuai dengan kebijakan dan
kesepakatan.
G. Konfirmasi penerimaan paket akan diterima atau ditolak
menggunakan SITRUST HIV oleh Laboratorium rujukan/pemeriksa
a) Petugas Laboratorium membuka aplikasi SITRUST HIV.
b) Pilih menu “konfirmasi” untuk menginformasikan apakah
permintaan order dari pengirim dapat diterima atau ditolak.
c) Pilih order yang ingin dikonfirmasi, kemudian klik pilihan “ditolak”
atau “diterima” – lakukan analisa Fasyankes PDP pengirim,
jumlah spesimen yang akan dikirim dengan ketersediaan logistik
di laboratorium dan kebijakan yang telah disepakati, diharapkan
jika sudah sesuai dengan kebijakan dan kesepakatan maka
sampel dapat diterima dan dilakukan pemeriksaan sesuai
prosedur.
d) Order yang telah dikonfirmasi “diterima” akan masuk dalam
SITRUST HIV kurir untuk dilakukan penjemputan spesimen.
Order yang belum dikonfirmasi atau dikonfirmasi “ditolak” tidak
akan masuk dalam SITRUST HIV kurir, sehingga penting bagi
proses laboratorium rujukan/pemeriksa untuk melakukan
konfirmasi apakah diterima atau ditolak.
H. Pengantaran dan Penerimaan Paket Spesimen menggunakan
SITRUST HIV oleh Kurir
a) Kurir akan menerima notifikasi order yang telah dikonfirmasi
penerimaan oleh laboratorium rujukan/pemeriksa.
b) Kurir melakukan pengambilan paket spesimen dari unit
laboratorium sesuai kesepakatan bersama tanpa melalui
pendaftaran/adminsitrasi.
c) Kurir melakukan konfirmasi pengambilan paket saat tiba di
Fasyankes PDP pengirim dan mengambil paket tersebut di
aplikasi SITRUST HIV, dengan memilih menu “pengambilan”,

2/2
 SOP- /UKP-PSG/

pilih order yang telah diambil, kemudian isikan tanggal

pengambilan, jam pengambilan dan keterangan telah diambil dari
petugas dengan menyertakan nama petugas.
d) Kurir melakukan proses pengiriman paket spesimen dengan tata
cara penanganan yang baik (tidak dibalik, tidak ditumpuk, tidak
terkena panas, dll).
e) Kurir mengantarkan paket spesimen pada laboratorium
rujukan/pemeriksa sesuai label tertera pada kotak & aplikasi
SITRUST HIV sesuai batas waktu penerimaan yang telah
disepakati.
f) Kurir menyerahkan paket spesimen langsung ke unit yang telah
disepakati, mengakses aplikasi SITRUST HIV dan
mengkonfirmasi paket telah sampai, dengan memilih menu
“sampai tujuan”, pilih order yang sedang dikirimkan dan pilih
tombol “sampai tujuan”, isi tanggal sampai tujuan, jam sampai
tujuan dan keterangan penerima paket.
I. Penerimaan paket spesimen dan penginputan hasil pemeriksaan
menggunakan SITRUST HIV oleh laboratorium rujukan/pemeriksa.
a) Petugas laboratorium menerima paket spesimen, memeriksa
kondisi spesimen yang dikirim dan kemudian melakukan
konfirmasi melalui SITRUST HIV bahwa paket sudah diterima
dan memberitahukan kondisi paket tersebut dan menambahkan
keterangan jika diperlukan.
b) Lakukan konfirmasi penerimaan di SITRUST HIV dengan pilih
menu “penerimaan”. Pilih order yang telah sampai, pilih tombol
“detail” untuk memberikan feedback kondisi paket yang diterima.
Berikan konfirmasi apakah kondisi paket dalam keadaan “baik”
atau “rusak”.
c) Klik konfirmasi penerimaan jika semua spesimen telah dilakukan
update kondisi spesimen.
d) Lakukan pemeriksaan Viral Load sesuai dengan SPO.
e) Lakukan penginputan hasil di aplikasi SITRUST HIV jika hasil
pemeriksaan Viral Load sudah keluar.
f) Pilih menu “hasil” untuk menginput hasil pemeriksaan spesimen
di menu utama SITRUST HIV.
g) Pilih order yang ingin diinput, pilih tombol “detail” untuk mulai
mengisi hasil pemeriksaan tiap spesimen.
h) Input data hasil pemeriksaan tiap spesimen secara benar dan
lengkap, klik “simpan”.
i) Klik “Foto/Document Hasil Pemeriksaan” untuk
upload/mengunggah foto/dokumen hasil pemeriksaan kemudian
Klik “Browse”.
j) Pilih file yang akan diupload, kemudian klik “Upload”. Selanjutnya
klik “Selesai”.
J. Melihat hasil pemeriksaan dan eksport laporan untuk pencatatan
ARK menggunakan SITRUST HIV oleh Fasyankes PDP pengirim
a) Login di SITRUST HIIV dengan akun yang telah disiapkan oleh
admin.
b) Menu Monitoring digunakan untuk melakukan treking status
pengiriman spesimen. Menu “laporan pemeriksaan” digunakan
untuk ekspor laporan.
c) Pilih menu “laporan pemeriksaan” untk melakukan ekspor hasil
pemeriksaan.
d) Pilih tombol “export ARK” dibagian atas tampilan tabel spesimen,

2/2
 SOP- /UKP-PSG/

buka file Excel laporan di bagian download laptop/desktop

petugas.
e) Untuk kebutuhan ARK dapat lakukan impor dari Excel tersebut
langsung dalam file ARK tanpa harus melakukan input dari awal.
K. Input untuk pemeriksaan Internal menggunakan SITRUST HIV oleh
laboratorium rujukan/pemeriksa Viral Load HIV
a) SITRUST HIV mencatat rujukan pasien untuk pemeriksaan
dalam satu Fasyankes yang sama.
b) Pilih “permintaan pemeriksaan VL” di bagian menu permintaan
pemeriksaan internal untuk mencatat pasien yang dirujuk ke
laboratorium rujukan/pemeriksa.
c) Klik “tambah baru” untuk menginput order permintaan
pemeriksaan.
d) Lengkapi data pasien yang dirujuk secara lengkap dan benar lalu
klik “simpan”.
e) Pasien yang benar sampai ke layanan laboratorium, telah
diperiksa dan memiliki hasil pemeriksaan dapat dicatat pada
menu “hasil pemeriksaan”. Pasien yang tidak datang ke layanan,
tidak perlu dilakukan penginputan hasil.
f) Pilih nama pasien yang hasilnya akan diinput.
g) Klik “konfirmasi” untuk mengkonfirmasi bahwa pasien sampai ke
laboratorium untuk melakukan pemeriksaan. Setelah dilakukan
konfirmasi maka tombol “input hasil” akan keluar.
h) Pilih menu “hasil”.
i) Lengkapi data yang dibutuhkan dengan lengkap, kemudian klik
simpan.

6. Bagan Alir (Jika

Dibutuhkan,
Terlampir
terlampir)

7. Hal-hal yang perlu 1. Kondisi Sampel

diperhatikan 2. Jumlah Sampel
8. Unit Terkait Ruang Sahabat
9. Dokumen terkait SITRUST HIV

10. Riwayat Perubahan Dokumen

No Yang Dirubah Isi Perubahan Tanggal Terbit

1. Kebijakan :
Surat Keputusan Kepala
Puskesmas Nomor 3900
Tahun 2020 tentang
Pelayanan Laboratorium di
Puskesmas Kecamatan
Pesanggrahan
Surat Keputusan Kepala 11-08-23
Puskesmas Nomor 4023 Tahun
2023 tentang Pelayanan
Laboratorium di Puskesmas
Kecamatan Pesanggrahan

DAFTAR TILIK

2/2
 SOP- /UKP-PSG/

PENGAMBILAN, PENGEMASAN, PENYIMPANAN DAN PENGIRIMAN SPESIMEN VIRAL

LOAD HIV
PELAKSANAAN
NO LANGKAH KEGIATAN
YA TIDAK
Apakah petugas melakukan pengambilan Spesimen (Darah
1
Vena) ?
Apakah pengolahan Spesimen Darah (Vena) menjadi
2
Plasma ?
Apakah pengemasan dan pengiriman Spesimen dengan
3
benar ?
4 Apakah penyimpanan spesimen dengan benar ?
Apakah pengiriman spesimen melalui Aplikasi SITRUST
5 HIV ?
Apakah petugas melakukan permintaan pengiriman atau
6 order pengiriman menggunakan SITRUST HIV oleh
Fasyankes PDP/pengirim ?
Apakah petugas melakukan konfirmasi penerimaan paket
7 akan diterima atau ditolak menggunakan SITRUST HIV
oleh Laboratorium rujukan/pemeriksa ?
Apakah penerimaan paket spesimen dan penginputan
8 hasil pemeriksaan menggunakan SITRUST HIV oleh
laboratorium rujukan/pemeriksa ?
Apakah pengantaran dan Penerimaan Paket Spesimen
9 menggunakan SITRUST HIV oleh Kurir ?
Apakah petugas melihat hasil pemeriksaan dan eksport
10 laporan untuk pencatatan ARK menggunakan SITRUST
HIV oleh Fasyankes PDP pengirim ?
Apakah petugas melakukan Input untuk pemeriksaan
11 Internal menggunakan SITRUST HIV oleh laboratorium
rujukan/pemeriksa Viral Load HIV ?

Compliance Rate (CR) : ∑ YA x 100%

∑ YA + ∑ TIDAK

Jakarta,………..……….
Pelaksana/auditor

………………………………

BAGAN ALIR TERLAMPIR

2/2
 SOP- /UKP-PSG/

Pengambilan Spesimen (Darah Vena

Pengolahan Spesimen Darah (Vena) menjadi Plasma

Pengemasan dan pengiriman Spesimen dengan benar

Pengiriman spesimen melalui Aplikasi SITRUST HIV

Permintaan pengiriman atau order pengiriman menggunakan

SITRUST HIV oleh Fasyankes PDP/pengirim

Konfirmasi penerimaan paket akan diterima atau ditolak

menggunakan SITRUST HIV oleh Laboratorium
rujukan/pemeriksa

Konfirmasi penerimaan paket akan diterima atau ditolak

menggunakan SITRUST HIV oleh Laboratorium
rujukan/pemeriksa

Penerimaan paket spesimen dan penginputan hasil pemeriksaan

menggunakan SITRUST HIV oleh laboratorium
rujukan/pemeriksa

pengantaran dan Penerimaan Paket Spesimen menggunakan

SITRUST HIV oleh Kurir

Melihat hasil pemeriksaan dan eksport laporan untuk pencatatan

ARK menggunakan SITRUST HIV oleh Fasyankes PDP pengirim

Input untuk pemeriksaan Internal

menggunakan SITRUST HIV oleh
laboratorium rujukan/pemeriksa Viral
Load HIV

2/2