PROSEDUR PENGAMBILAN,

PENGEMASAN,
PENYIMPANAN DAN PENGIRIMAN
SPESIMEN
VIRAL LOAD (VL) HIV
No.Dokumen: 042/370/SOP-UKP/I/2023
No. Revisi :
SOP
TanggalTerbit :24 Januari 2023
Halaman : 1/10

PUSKESMAS
WAMENA dr. L O R I N A
KOTA
NIP.198304152011042 001
KABUPATEN
JAYAWIJAYA

1. Pengertian VL HIV adalah jumlah HIV dalam darah yang dilaporkan sebagai jumlah
salinan RNA HIV per mililiter darah atau satuan copies/mL yang
digunakan sebagai pengukuran monitoring dan keberhasilan
antiretroviral therapy bagi ODHIV.
2. Tujuan Memberikan acuan bagi petugas kesehatan, pengelola program, maupun
mitra kerja dalam melakukan penatalaksanaan spesimen VL HIV bagi
ODHIV on ART.
3. Kebijakan • Rencana Aksi Nasionall (RAN) Pencegahan dan Pengendalian HIV
AIDS dan PIMS di Indonesia Tahun 2020 – 2024
• Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 23 Tahun 2022 tentang
Penanggulangan Human Immunodeficiency Virus, Acquired Immuno
Deficiency Syndrome, dan Infeksi Menular Seksual
4. Referensi 1. Updated recommendations on HIV prevention, infant diagnosis,
antiretroviral initiation, and monitoring: March 2021. Geneva: World
Health Organization; 2021. Licence: CC BY-NC-SA 3.0 IGO
2. Technical and operational considerations for implementing HIV viral
load testing: July 2014. Geneva: World Health Organization; 2014.
3. Procedures for the Handling and Processing of Blood Specimens for
Common Laboratory Tests; Approved Guideline–4th Edition: May
2010. Pennsylvania: Clinical and Laboratory Standards Institute; 2010
4. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 23 Tahun 2022 tentang
Penanggulangan Human Immunodeficiency Virus, Acquired Immuno-
Deficiency Syndrome, dan Infeksi Menular Seksual
5. Alat dan
Bahan

1/10
6.Prosedur/ A. Pengambilan Spesimen Darah Whole Blood
Langkah-
langkah 1. Dianjurkan untuk pasien yang akan diambil darahnya untuk berpuasa
(tidak makan atau minum, kecuali air putih) selama 8-12 jam terlebih
dahulu.
2. Pastikan formulir permintaan pemeriksaan laboratorium diisi dengan
lengkap dan telah ditanda tangani oleh dokter.
3. Flebotomis mencocokan identitas pasien dengan formulir
pemeriksaan.

Selain itu, jika fasilitas kesehatan telah menggunakan sistem

terkomputerisasi (label barcode) dapat dilakukan scanning terlebih
dahulu pada barcode yang diberikan pasien dan dikonfirmasi
identitasnya kepada pasien dengan menanyakan hal berikut ini:
a. Nama Lengkap Pasien
b. Tanggal Lahir
c. Alamat
pada barcode yang diberikan pasien dan dikonfirmasi identitasnya
kepada pasien dengan menanyakan hal berikut ini:
d. Nama Lengkap Pasien
e. Tanggal Lahir
f. Alamat
5. Flebotomis mencuci tangan lalu keringkan dan gunakan sarung
tangan/handschoen.
6. Flebotomis menunjukkan alat yang akan digunakan masih baru
dan tersegel.
7. Posisikan lengan pasien dan periksa pembuluh darah vena yang akan
ditusuk, ada 3 pilihan pembuluh darah vena untuk pengambilan darah
di fossa anticubiti:
a. Vena basilica
b. Vena mediana cubiti
c. Vena cephalica

8. Bersihkan area penusukan menggunakan alcohol swab dengan

gerakan memutar dari dalam ke luar.
9. Pasang torniquet dengan jarak 7 – 10 cm dari tempat penusukan.
10. Pasang jarum pada holder, lalu buka tutup jarum dan pastikan bevel
jarum menghadap ke atas ketika melakukan penusukan.

2/10
11. Lakukan penusukan dengan sudut 30o ke pembuluh darah vena.
12. Pastikan jarum masuk ke dalam pembuluh darah vena dengan melihat
adanya darah yang terisi ke dalam chamber.
13. Saat darah sudah mengisi tabung EDTA, lepaskan torniquet lalu isi
sampai batas volume yang tertera pada tabung. Usahakan volume
darah didapatkan cukup untuk memenuhi kebutuhan pemeriksaan VL
HIV yakni volume penuh dari volume tabung EDTA
14. Sebelum mencabut jarum dari pembuluh darah vena, tekan kassa di
atas titik penusukan untuk menghentikan perdarahan
15. Cabut jarum lalu aktifkan pengaman pada jarum dan segera buang ke
dalam sharp container.
16. Lakukan mixing/homogenisasi pada tabung EDTA yang sudah terisi
dengan darah pasien sebanyak delapan kali dengan gerakan memutar.
17. Pasang label pasien dan konfirmasi kembali identitas pada label
kepada pasien, lalu letakkan tabung EDTA di rak.
18. Buka kassa yang menutupi di titik penusukan dan pastikan darah
sudah tidak ada yang mengalir, lalu pasang plester.

B. Pengolahan Spesimen Darah Whole Blood Menjadi Plasma

1. Lakukan proses sentrifugasi pada tabung EDTA yang terisi darah
pasien dengan kecepatan 2.000G selama 15 menit (setara dengan
1.500 – 3.000 RPM selama 5 – 15 menit).
2. Plasma yang telah terpisah kemudian diambil sebanyak 3 mL
menggunakan pipet dan tips yang telah disediakan.
3. Proses pemisahan plasma menggunakan sentrifugasi ideal dilakukan
dalam waktu 2 jam setelah proses pengambilan darah.
4. Pastikan plasma tidak boleh keruh dan tidak terjadi hemolisis.

5. Kemudian plasma dimasukkan ke dalam cryotube 2 mL sebanyak 2

buah.

C. Pengemasan dan Pengiriman Spesimen VL HIV

1. Bungkus cryotube dengan absorban lalu masukkan cryotube ke dalam
plastik zip lock kecil.
2. Masukkan maksimal enam sampel yang ada di dalam plastik zip lock
kecil ke dalam plastic zip lock besar.
3. Masukkan formulir pemeriksaan pasien ke dalam amplop.

4. Lalu masukkan amplop ke dalam plastik.

3/10
5. Masukkan ice pack dan ice gel dalam kondisi beku ke dalam wadah
rujukan yang berupa kotak styrofoam atau cool box dan disusun
dengan rapi.
6. Masukkan spesimen yang telah dibungkus plastic zip lock besar ke
dalam cool box atau kotak stirofoam dan posisikan diantara ice gel dan
ice pack.
7. Bila di dalam cool box atau kotak stirofoam masih terlihat adanya
ruangan kosong yang longgar dapat diganjal dengan
potongan kertas/karton/stirofoam untuk mengganjal dan mencegah
guncangan pada sampel.
8. Lalu masukkan amplop pengiriman ke dalam cool box/ kotak
stirofoam.
9. Tutup cool box/ kotak stirofoam dan segel dengan lakban.
10. Paket spesimen untuk pemeriksaan VL HIV siap dikirimkan ke
laboratorium rujukan.
11. Pada program AKSES VL, pengiriman spesimen akan didukung oleh
kurir AKSES VL melalui aplikasi SITRUST-HIV.
12. Peraturan pengiriman dan pengemasan spesimen plasma darah harus
memenuhi standar IATA (International Air Transportation
Association).

D. Penyimpanan Spesimen VL HIV

1. Spesimen Darah Whole Blood (EDTA)
a. Tabung EDTA yang telah berisi spesimen darah diberikan label
mengenai identitas pasien, tanggal, jam pengambilan, jenis spesimen
dan jenis tes yang diminta (disesuaikan dengan label pada
masingmasing fasilitas kesehatan).
Spesimen darah (EDTA) yang akan disimpan diletakkan pada rak
tabung yang sesuai ukurannya dengan tabung EDTA.

c. Tabung yang berisi spesimen tersebut dapat disimpan di suhu 15 –

30oC (suhu ruang) untuk ketahanan usia ≤24 jam.
d. Jika ingin menyimpan lebih lama, darah (EDTA) harus disentrifus
terlebih dahulu untuk dipisahkan plasmanya dengan komponen darah
lainnya.

4/10
2. Spesimen Plasma Darah

a. Beri label identitas pasien pada semua cryotube untuk identifikasi saat
dilakukan penyimpanan spesimen plasma darah.
b. Letakkan cryotube yang telah berisi spesimen plasma darah pada
cryobox.
c. Buat pencatatan khusus mengenai letak spesimen pada cryobox
tersebut agar sampel tidak tertukar antara pasien dengan pasien yang
lain.
d. Spesimen dapat disimpan pada kondisi dan rentang waktu sebagai
berikut: di suhu 15 – 30oC (suhu ruang) untuk ketahanan usia ≤24 jam,
di suhu 2 - 8 oC untuk ketahanan usia 5 hari, di suhu -20oC untuk
ketahanan usia 1 tahun, dan di suhu -70oC untuk ketahanan usia
hingga 5 tahun.
e. Pada kondisi penyimpanan plasma yang dibekukan (-20oC dan -70oC),
maksimum proses beku ulang dapat dilakukan sebanyak 3 kali

Tabel 1. Suhu Penyimpanan dan Ketahanan Usia Spesimen

Berdasarkan Suhu
Jenis Spesimen 37oC 15 – 30oC 2 – 8oC -20oC -70oC
(suhu
ruang)
Whole Blood 6 jam 6 jam N/A N/A N/A

EDTA
Plasma 24 jam 24 jam 5 hari 1 tahun 5tahun

E. Pengiriman Spesimen Melalui Aplikasi SITRUST-HIV

1. Pengumpulan spesimen dilakukan di hari Senin – Rabu pada jam kerja
layanan. Pick-up kurir dilakukan satu kali dalam satu minggu, yaitu di
setiap hari Kamis.
2. Pick-up spesimen oleh kurir dapat dilakukan sebelum hari Kamis
apabila jumlah spesimen sudah ≥20 sebelum hari Kamis.
3. Sampel paling lama diterima di laboratorium pemeriksa/penerima di
jam 14.00 (jam 2 siang) di hari yang sama untuk pengiriman dalam
kota.
4. Pemesanan order pengiriman via SITRUST-HIV oleh fasyankes

5/10
 PDP/pengirim sebaiknya dilakukan maksimal di hari Rabu.

5. Konfirmasi penerimaan paket oleh laboratorium pemeriksa/penerima

sebaiknya segera setelah menerima notifikasi pengiriman dari
Fasyankes PDP/pengirim atau maksimal di hari Kamis pagi ( ≥ jam
08.00) untuk memberikan waktu pengemasan spesimen oleh
Fasyankes PDP/pengirim.
6. Preparasi dan pengemasan sampel sudah dikerjakan maksimal di hari
Kamis pagi atau hari pengambilan paket sebelum dilakukan pick up
oleh kurir di maksimal jam 10 pagi.

7. Laboratorium pemeriksa/penerima segera melakukan konfirmasi

penerimaan melalui SITRUST-HIV setelah paket diterima, dibuka,
dan diamati.

8. Laboratorium pemeriksa/Fasyankes penerima segera melakukan input

dan upload scan hasil pemeriksaan melalui SITRUST-HIV setelah
pemeriksaan dilakukan. Hasil pemeriksaan hanya dapat dibuka oleh
dokter PDP/pengirim dengan password.

E1. Pemesanan Order Pengiriman Spesimen Melalui SITRUST-HIV

oleh Fasyankes PDP Pengirim:

1. Petugas Poli HIV pengirim mendata ODHIV yang memenuhi kriteria

dilakukannya pemeriksaann VL HIV.
2. Petugas Poli HIV pengirim merujuk ODHIV ke laboratorium untuk
dilakukan pengambilan specimen darah.
3. Petugas laboratorium fasyankes PDP/pengirim mengumpulkan
spesimen dengan mekanisme sesuai dengan prosedur pengambilan,
pengemasan, pengiriman dan penyimpanan spesimen untuk
pemeriksaan VL HIV.
4. Petugas laboratorium mengakses aplikasi SITRUST-HIV untuk
melakukan permintaan order sebelum batas waktu order yang telah
disepakati.
5. Petugas memilih menu “order VL” untuk permintaan pemeriksaan VL
pada aplikasi SITRUST-HIV. Order pada SITRUST-HIV mewakili
paket spesimen. Artinya dalam 1 nomor order, petugas dapat
mengirim lebih dari 1 pasien sesuai jumlah spesimen yang akan
dirujuk.
6. Petugas mengakses menu “order VL” kemudian memilih laboratorium

6/10
 rujukan sesuai jejaring dan kurir. Sedangkan untuk kurir yang
disediakan oleh internal Fasyankes pengirim atau petugas kurir
merupakan petugas Fasyankes pengirim tersebut, maka pilih “kurir
internal”.
7. Lakukan penginputan data pasien/spesimen dengan memilih ikon
“tambah
baru”, ulangi langkah tersebut sampai jumlah pasien/spesimen sesuai
dengan jumlah yang akan dikirimkan.
8. Pilih tombol “buat order” jika semua data pasien/spesimen selesai
diinput, proses order telah selesai dilakukan.
Notifikasi order akan masuk ke laboratorium rujukan
pemeriksa/Fasyankes penerima untuk dilakukan konfirmasi
penerimaan atau penolakan. Jika diterima maka notifikasi order akan
masuk ke kurir dan akan dilakukan penjemputan pengambilan
spesimen. Jika ditolak, maka Fasyankes PDP/pengirim perlu
melakukan order ulang untuk dikirim ke Fasyankes/laboratorium lain
sesuai dengan kebijakan dan kesepakatan.

E2. Konfirmasi Penerimaan Paket Akan Diterima atau Ditolak

Menggunakan SITRUST-HIV oleh Laboratorium
Rujukan/pemeriksa:

1. Petugas Laboratorium membuka aplikasi SITRUST-HIV.

2. Pilih menu “konfirmasi” untuk menginformasikan apakah permintaan

order dari pengirim dapat diterima atau ditolak.
3. Pilih order yang ingin dikonfirmasi, kemudian klik pilihan “ditolak”
atau “diterima” – lakukan analisa Fasyankes PDP pengirim, jumlah
spesimen yang akan dikirim dengan ketersediaan logistik di
laboratorium dan kebijakan yang telah disepakati, diharapkan jika
sudah sesuai dengan kebijakan dan kesepakatan maka sampel dapat
diterima dan dilakukan pemeriksaan sesuai prosedur.
4. Order yang telah dikonfirmasi “diterima” akan masuk dalam
SITRUST-HIV kurir untuk dilakukan penjemputan spesimen. Order
yang belum dikonfirmasi atau dikonfirmasi “ditolak” tidak akan
masuk dalam SITRUSTHIV kurir, sehingga penting bagi proses
laboratorium rujukan/pemeriksa untuk melakukan konfirmasi apakah
diterima atau ditolak

7/10
E3. Pengantaran dan Penerimaan Paket Spesimen Menggunakan
SITRUSTHIV oleh Kurir:

1. Kurir akan menerima notifikasi order yang telah dikonfirmasi

penerimaan oleh laboratorium rujukan/pemeriksa.
2. Kurir melakukan pengambilan paket spesimen dari unit laboratorium
sesuai kesepakatan bersama tanpa melalui pendaftaran/adminsitrasi.
3. Kurir melakukan konfirmasi pengambilan paket saat tiba di Fasyankes
PDP pengirim dan mengambil paket tersebut di aplikasi SITRUST-
HIV, dengan memilih menu “pengambilan”, pilih order yang telah
diambil, kemudian isikan tanggal pengambilan, jam pengambilan dan
keterangan telah diambil dari petugas dengan menyertakan nama
petugas.
Kurir melakukan proses pengiriman paket spesimen dengan tata cara
penanganan yang baik (tidak dibalik, tidak ditumpuk, tidak terkena
panas, dll).
5. Kurir mengantarkan paket spesimen pada laboratorium
rujukan/pemeriksa sesuai label tertera pada kotak & aplikasi
SITRUST-HIV sesuai batas waktu penerimaan yang telah disepakati.
6. Kurir menyerahkan paket spesimen langsung ke unit yang telah
disepakati, mengakses aplikasi SITRUST-HIV dan mengkonfirmasi
paket telah sampai, dengan memilih menu “sampai tujuan”, pilih order
yang sedang dikirimkan dan pilih tombol “sampai tujuan”, isi tanggal
sampai tujuan, jam sampai tujuan dan keterangan penerima paket.

E4. Penerimaan Paket Spesimen dan Penginputan Hasil

Pemeriksaan Menggunakan SITRUST-HIV oleh Laboratorium
Rujukan/pemeriksa:

1. Petugas laboratorium menerima paket spesimen, memeriksa kondisi

spesimen yang dikirim dan kemudian melakukan konfirmasi melalui
SITRUST-HIV bahwa paket sudah diterima dan memberitahukan
kondisi paket tersebut dan menambahkan keterangan jika diperlukan.
2. Lakukan konfirmasi penerimaan di SITRUST-HIV dengan pilih menu
“penerimaan”. Pilih order yang telah sampai, pilih tombol “detail”
untuk memberikan feedback kondisi paket yang diterima. Berikan
konfirmasi apakah kondisi paket dalam keadaan “baik” atau “rusak”.

8/10
3. Klik konfirmasi penerimaan jika semua spesimen telah dilakukan
update kondisi spesimen.
4. Lakukan pemeriksaan Viral Load sesuai dengan SPO.

5. Lakukan penginputan hasil di aplikasi SITRUST-HIV jika hasil

pemeriksaan Viral Load sudah keluar
6. Pilih menu “hasil” untuk menginput hasil pemeriksaan spesimen di
menu utama SITRUST-HIV.
7. Pilih order yang ingin diinput, pilih tombol “detail” untuk mulai
mengisi hasil pemeriksaan tiap spesimen.
8. Input data hasil pemeriksaan tiap spesimen secara benar dan lengkap,
klik “simpan”.
9. Klik “Foto/Document Hasil Pemeriksaan” untuk upload/mengunggah
foto/dokumen hasil pemeriksaan kemudian Klik “Browse”.
10.Pilih file yang akan diupload, kemudian klik “Upload”. Selanjutnya
klik“Selesai”.

E5. Melihat Hasil Pemeriksaan dan Ekspor Laporan untuk

Pencatatan ARK Menggunakan SITRUST-HIV oleh Fasyankes
PDP Pengirim:

1. Login di SITRUST-HIV dengan akun yang telah disiapkan oleh

admin. Menu “monitoring” digunakan untuk melakukan treking status
pengiriman Specimen dan menu “laporan pemeriksaan” digunakan
untuk ekspor laporan.
2. Pilih menu “laporan pemeriksaan” untuk melakukan
ekspor hasil pemeriksaan.
3. Pilih tombol “export ARK” dibagian atas tampilan tabel spesimen,
buka file Excel laporan di bagian download laptop/desktop petugas.
4. Untuk kebutuhan ARK dapat lakukan impor dari Excel tersebut
langsung dalam file ARK tanpa harus melakukan input dari awal

E6. Memasukkan Pemeriksaan ODHIV Internal Menggunakan

SITRUST-HIV oleh Laboratorium Rujukan/pemeriksa:

1. SITRUST-HIV mencatat rujukan pasien untuk pemeriksaan dalam

satu Fasyankes yang sama.
2. Pilih “permintaan pemeriksaan VL” di bagian menu permintaan
pemeriksaan internal untuk mencatat pasien yang dirujuk ke
laboratorium rujukan/pemeriksa.

9/10
 3. Klik “tambah baru” untuk menginput order permintaan pemeriksaan.

4. Lengkapi data pasien yang dirujuk secara lengkap dan benar lalu klik

“simpan”.

5. Pasien yang benar sampai ke layanan laboratorium, telah diperiksa dan

memiliki hasil pemeriksaan dapat dicatat pada menu “hasil
pemeriksaan”. Pasien yang tidak datang ke layanan, tidak perlu
dilakukan penginputan hasil.
Pilih nama pasien yang hasilnya akan diinput.

6. Klik “konfirmasi” untuk mengkonfirmasi bahwa pasien sampai ke

laboratorium untuk melakukan pemeriksaan. Setelah dilakukan
konfirmasi maka tombol “input hasil” akan keluar.
7. Pilih menu “hasil”. Lengkapi data yang dibutuhkan dengan lengkap,
kemudian klik simpan.

7. Bagan Alir

8. Hal – hal yang

Perlu
diperhatikan
9. Unit terkait Unit fasilitas layanan kesehatan yaitu:
• poli HIV,
• laboratorium perujuk specimen VL HIV, dan
• laboratorium rujukan spesimen VL HIV
10.Dokumen
terkait

10/10