PENGAMBILAN, PENYIMPANAN

DAN PENGIRIMAN SAMPEL

VIRAL LOAD HIV

P.30201/ /
No. Dokumen :
UKP/15-LU/2023
No. Revisi : 1
SOP
UPTD Tgl. Terbit : 19/05/2023
PUSKESMAS
Halaman : 1 /12
OGAN LIMA
Suparman, S.Kep.,Ns

NIP 197007151990031003

Viral Load HIV adalah jumlah HIV dalam darah yang

dilaporkan sebagai jumlah salinan RNA HIV per mililiter
1. Pengertian darah atau satuan copies/mL yang digunakan sebagai
pengukuran monitoring dan keberhasilan antiretroviral
therapy bagi ODHIV.
Memberikan acuan bagi petugas kesehatan, pengelola
2. Tujuan
program, maupun mitra kerja dalam melakukan
penatalaksanaan spesimen VL HIV bagi ODHIV on ART.
1. Keputusan Kepala Puskesmas P.30201/ /UKP/SK/15-
LU/2023 tentang Pelayanan laboratorium Pada Masa
Pandemi Covid-19
3. Kebijakan
2. Rencana Aksi Nasionall (RAN) Pencegahan dan
Pengendalian HIV AIDS dan PIMS di Indonesia Tahun
2020 – 2024
1. Updated recommendations on HIV prevention, infant
diagnosis, antiretroviral initiation, and monitoring: March
2021. Geneva: World Health Organization; 2021. Licence:
CC BY-NC-SA 3.0 IGO
2. Technical and operational considerations for
implementing HIV viral load testing: July 2014. Geneva:
World Health Organization; 2014.
3. Referensi 3. Procedures for the Handling and Processing of Blood
Specimens for Common Laboratory Tests; Approved
Guideline–4th Edition: May 2010. Pennsylvania: Clinical
and Laboratory Standards Institute; 2010
4. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 23 Tahun 2022
tentang Penanggulangan Human Immunodeficiency
Virus, Acquired Immuno-Deficiency Syndrome, dan
Infeksi Menular Seksual
4. Prosedur A. Pengambilan Spesimen Darah Whole Blood
1. Dianjurkan untuk pasien yang akan diambil darahnya
untuk berpuasa (tidak makan atau minum, kecuali air
putih) selama 8-12 jam terlebih dahulu.
2. Pastikan formulir permintaan pemeriksaan
laboratorium diisi dengan lengkap dan telah ditanda
tangani oleh dokter.
3. Flebotomis mencocokan identitas pasien dengan
formulir pemeriksaan.
4. Selain itu, jika fasilitas kesehatan telah menggunakan
sistem terkomputerisasi (label barcode) dapat
dilakukan scanning terlebih dahulu pada barcode yang
diberikan pasien dan dikonfirmasi identitasnya kepada
pasien dengan menanyakan hal berikut ini:
a. Nama Lengkap Pasien
b. Tanggal Lahir
c. Alamat
5. Flebotomis mencuci tangan lalu keringkan dan
gunakan sarung tangan/handschoen.
6. Flebotomis menunjukkan alat yang akan digunakan
masih baru dan tersegel.
7. Posisikan lengan pasien dan periksa pembuluh darah
vena yang akan ditusuk, ada 3 pilihan pembuluh
darah vena untuk pengambilan darah di fossa
anticubiti:
a. Vena basilica
b. Vena mediana cubiti
c. Vena cephalica
8. Bersihkan area penusukan menggunakan alcohol swab
dengan gerakan memutar dari dalam ke luar.
9. Pasang torniquet dengan jarak 7 – 10 cm dari tempat
penusukan.
10.Pasang jarum pada holder, lalu buka tutup jarum dan
pastikan bevel jarum menghadap ke atas ketika
melakukan penusukan.
11.Lakukan penusukan dengan sudut 30 o ke pembuluh
darah vena.
12.Pastikan jarum masuk ke dalam pembuluh darah vena
dengan melihat adanya darah yang terisi ke dalam
chamber.
13.Saat darah sudah mengisi tabung EDTA, lepaskan
 torniquet lalu isi sampai batas volume yang tertera
pada tabung. Usahakan volume darah didapatkan
cukup untuk memenuhi kebutuhan pemeriksaan VL
HIV yakni volume penuh dari volume tabung EDTA
14.Sebelum mencabut jarum dari pembuluh darah vena,
tekan kassa di atas titik penusukan untuk
menghentikan perdarahan
15.Cabut jarum lalu aktifkan pengaman pada jarum dan
segera buang ke dalam sharp container.
16.Lakukan mixing/homogenisasi pada tabung EDTA
yang sudah terisi dengan darah pasien sebanyak
delapan kali dengan gerakan memutar.
17.Pasang label pasien dan konfirmasi kembali identitas
pada label kepada pasien, lalu letakkan tabung EDTA
di rak.
18.Buka kassa yang menutupi di titik penusukan dan
pastikan darah sudah tidak ada yang mengalir, lalu
pasang plester.

B. Pengolahan Spesimen Darah Whole Blood Menjadi

Plasma
1. Lakukan proses sentrifugasi pada tabung EDTA yang
terisi darah pasien dengan kecepatan 2.000G selama
15 menit (setara dengan 1.500 – 3.000 RPM selama 5 –
15 menit).
2. Plasma yang telah terpisah kemudian diambil
sebanyak 3 mL menggunakan pipet dan tips yang telah
disediakan.
3. Proses pemisahan plasma menggunakan sentrifugasi
ideal dilakukan dalam waktu 2 jam setelah proses
pengambilan darah.
4. Pastikan plasma tidak boleh keruh dan tidak terjadi
hemolisis.
5. Kemudian plasma dimasukkan ke dalam cryotube 2
mL sebanyak 2 buah.
6. Lekatkan parafilm pada masing-masing cryotube untuk
menghindari kebocoran dan tumpah.
7. Lalu diberikan label yang sesuai dengan identitas
pasien.
C. Pengemasan dan Pengiriman Spesimen VL HIV
1. Bungkus cryotube dengan absorban lalu masukkan
cryotube ke dalam plastik zip lock kecil.
2. Masukkan maksimal enam sampel yang ada di dalam
plastik zip lock kecil ke dalam plastic zip lock besar.
3. Masukkan formulir pemeriksaan pasien ke dalam
amplop.
4. Lalu masukkan amplop ke dalam plastik.
5. Masukkan ice pack dan ice gel dalam kondisi beku ke
dalam wadah rujukan yang berupa kotak styrofoam
atau cool box dan disusun dengan rapi.
6. Masukkan spesimen yang telah dibungkus plastic zip
lock besar ke dalam cool box atau kotak stirofoam dan
posisikan diantara ice gel dan ice pack.
7. Bila di dalam cool box atau kotak stirofoam masih
terlihat adanya ruangan kosong yang longgar dapat
diganjal dengan potongan kertas/karton/stirofoam
untuk mengganjal dan mencegah guncangan pada
sampel.
8. Lalu masukkan amplop pengiriman ke dalam cool box/
kotak stirofoam.
9. Tutup cool box/ kotak stirofoam dan segel dengan
lakban.
10. Paket spesimen untuk pemeriksaan VL HIV siap
dikirimkan ke laboratorium rujukan.
11. Pada program AKSES VL, pengiriman spesimen akan
didukung oleh kurir AKSES VL melalui aplikasi
SITRUST-HIV.
12. Peraturan pengiriman dan pengemasan spesimen
plasma darah harus memenuhi standar IATA
(International Air Transportation Association).

D. Penyimpanan Spesimen VL HIV

1. Spesimen Darah Whole Blood (EDTA)
a. Tabung EDTA yang telah berisi spesimen darah
diberikan label mengenai identitas pasien, tanggal,
jam pengambilan, jenis spesimen dan jenis tes
yang diminta (disesuaikan dengan label pada
masing-masing fasilitas kesehatan).
b. Spesimen darah (EDTA) yang akan disimpan
 diletakkan pada rak tabung yang sesuai
ukurannya dengan tabung EDTA.
c. Tabung yang berisi spesimen tersebut dapat
o
disimpan di suhu 15 – 30 C (suhu ruang) untuk
ketahanan usia ≤24 jam.
d. Jika ingin menyimpan lebih lama, darah (EDTA)
harus disentrifus terlebih dahulu untuk
dipisahkan plasmanya dengan komponen darah
lainnya.

2. Spesimen Plasma Darah

a. Beri label identitas pasien pada semua cryotube
untuk identifikasi saat dilakukan penyimpanan
spesimen plasma darah.
b. Letakkan cryotube yang telah berisi spesimen
plasma darah pada cryobox.
c. Buat pencatatan khusus mengenai letak spesimen
pada cryobox tersebut agar sampel tidak tertukar
antara pasien dengan pasien yang lain.
e. Spesimen dapat disimpan pada kondisi dan
rentang waktu sebagai berikut: di suhu 15 – 30 oC
(suhu ruang) untuk ketahanan usia ≤24 jam, di
suhu 2 - 8 oC untuk ketahanan usia 5 hari, di
suhu -20oC untuk ketahanan usia 1 tahun, dan di
suhu -70oC untuk ketahanan usia hingga 5 tahun.
d. Pada kondisi penyimpanan plasma yang
dibekukan (-20oC dan -70oC), maksimum proses
beku ulang dapat dilakukan sebanyak 3 kali.

Tabel 1. Suhu Penyimpanan dan Ketahanan Usia

Spesimen Berdasarkan Suhu
15 – 30oC
Jenis 2–
37oC (suhu -20oC -70oC
Spesimen 8oC
ruang)
Whole Blood 6 jam 6 jam N/A N/A N/A
EDTA
Plasma 24 24 jam 5 1 5
jam hari tahun tahun

E. Pengiriman Spesimen Melalui Aplikasi SITRUST-HIV

 1. Pengumpulan spesimen dilakukan di hari Senin –
Rabu pada jam kerja layanan. Pick-up kurir dilakukan
satu kali dalam satu minggu, yaitu di setiap hari
Kamis.
2. Pick-up spesimen oleh kurir dapat dilakukan sebelum
hari Kamis apabila jumlah spesimen sudah ≥20
sebelum hari Kamis.
3. Sampel paling lama diterima di laboratorium
pemeriksa/penerima di jam 14.00 (jam 2 siang) di hari
yang sama untuk pengiriman dalam kota.
4. Pemesanan order pengiriman via SITRUST-HIV oleh
fasyankes PDP/pengirim sebaiknya dilakukan
maksimal di hari Rabu.
5. Konfirmasi penerimaan paket oleh laboratorium
pemeriksa/penerima sebaiknya segera setelah
menerima notifikasi pengiriman dari Fasyankes
PDP/pengirim atau maksimal di hari Kamis pagi (≥
jam 08.00) untuk memberikan waktu pengemasan
spesimen oleh Fasyankes PDP/pengirim.
6. Preparasi dan pengemasan sampel sudah dikerjakan
maksimal di hari Kamis pagi atau hari pengambilan
paket sebelum dilakukan pick up oleh kurir di
maksimal jam 10 pagi.
7. Laboratorium pemeriksa/penerima segera melakukan
konfirmasi penerimaan melalui SITRUST-HIV setelah
paket diterima, dibuka, dan diamati.
8. Laboratorium pemeriksa/Fasyankes penerima segera
melakukan input dan upload scan hasil pemeriksaan
melalui SITRUST-HIV setelah pemeriksaan dilakukan.
Hasil pemeriksaan hanya dapat dibuka oleh dokter
PDP/pengirim dengan password.

E1. Pemesanan Order Pengiriman Spesimen Melalui

SITRUST-HIV oleh Fasyankes PDP Pengirim:
1. Petugas Poli HIV pengirim mendata ODHIV yang
memenuhi kriteria dilakukannya pemeriksaann VL
HIV.
2. Petugas Poli HIV pengirim merujuk ODHIV ke
laboratorium untuk dilakukan pengambilan specimen
darah.
 3. Petugas laboratorium fasyankes PDP/pengirim
mengumpulkan spesimen dengan mekanisme sesuai
dengan prosedur pengambilan, pengemasan,
pengiriman dan penyimpanan spesimen untuk
pemeriksaan VL HIV.
4. Petugas laboratorium mengakses aplikasi SITRUST-
HIV untuk melakukan permintaan order sebelum
batas waktu order yang telah disepakati.
5. Petugas memilih menu “order VL” untuk permintaan
pemeriksaan VL pada aplikasi SITRUST-HIV. Order
pada SITRUST-HIV mewakili paket spesimen. Artinya
dalam 1 nomor order, petugas dapat mengirim lebih
dari 1 pasien sesuai jumlah spesimen yang akan
dirujuk.
6. Petugas mengakses menu “order VL” kemudian
memilih laboratorium rujukan sesuai jejaring dan
kurir. Sedangkan untuk kurir yang disediakan oleh
internal Fasyankes pengirim atau petugas kurir
merupakan petugas Fasyankes pengirim tersebut,
maka pilih “kurir internal”.
7. Lakukan penginputan data pasien/spesimen dengan
memilih ikon “tambah baru”, ulangi langkah tersebut
sampai jumlah pasien/spesimen sesuai dengan jumlah
yang akan dikirimkan.
8. Pilih tombol “buat order” jika semua data
pasien/spesimen selesai diinput, proses order telah
selesai dilakukan.
9. Notifikasi order akan masuk ke laboratorium rujukan
pemeriksa/Fasyankes penerima untuk dilakukan
konfirmasi penerimaan atau penolakan. Jika diterima
maka notifikasi order akan masuk ke kurir dan akan
dilakukan penjemputan pengambilan spesimen. Jika
ditolak, maka Fasyankes PDP/pengirim perlu
melakukan order ulang untuk dikirim ke
Fasyankes/laboratorium lain sesuai dengan kebijakan
dan kesepakatan.

E2. Konfirmasi Penerimaan Paket Akan Diterima atau

Ditolak Menggunakan SITRUST-HIV oleh Laboratorium
Rujukan/pemeriksa:
 1. Petugas Laboratorium membuka aplikasi SITRUST-
HIV.
2. Pilih menu “konfirmasi” untuk menginformasikan
apakah permintaan order dari pengirim dapat diterima
atau ditolak.
3. Pilih order yang ingin dikonfirmasi, kemudian klik
pilihan “ditolak” atau “diterima” – lakukan analisa
Fasyankes PDP pengirim, jumlah spesimen yang akan
dikirim dengan ketersediaan logistik di laboratorium
dan kebijakan yang telah disepakati, diharapkan jika
sudah sesuai dengan kebijakan dan kesepakatan maka
sampel dapat diterima dan dilakukan pemeriksaan
sesuai prosedur.
4. Order yang telah dikonfirmasi “diterima” akan masuk
dalam SITRUST-HIV kurir untuk dilakukan
penjemputan spesimen. Order yang belum
dikonfirmasi atau dikonfirmasi “ditolak” tidak akan
masuk dalam SITRUST-HIV kurir, sehingga penting
bagi proses laboratorium rujukan/pemeriksa untuk
melakukan konfirmasi apakah diterima atau ditolak.
E3. Pengantaran dan Penerimaan Paket Spesimen
Menggunakan SITRUST-HIV oleh Kurir:
1. Kurir akan menerima notifikasi order yang telah
dikonfirmasi penerimaan oleh laboratorium
rujukan/pemeriksa.
2. Kurir melakukan pengambilan paket spesimen dari
unit laboratorium sesuai kesepakatan bersama tanpa
melalui pendaftaran/adminsitrasi.
3. Kurir melakukan konfirmasi pengambilan paket saat
tiba di Fasyankes PDP pengirim dan mengambil paket
tersebut di aplikasi SITRUST-HIV, dengan memilih
menu “pengambilan”, pilih order yang telah diambil,
kemudian isikan tanggal pengambilan, jam
pengambilan dan keterangan telah diambil dari
petugas dengan menyertakan nama petugas.
4. Kurir melakukan proses pengiriman paket spesimen
dengan tata cara penanganan yang baik (tidak dibalik,
tidak ditumpuk, tidak terkena panas, dll).
5. Kurir mengantarkan paket spesimen pada
laboratorium rujukan/pemeriksa sesuai label tertera
 pada kotak & aplikasi SITRUST-HIV sesuai batas
waktu penerimaan yang telah disepakati.
6. Kurir menyerahkan paket spesimen langsung ke unit
yang telah disepakati, mengakses aplikasi SITRUST-
HIV dan mengkonfirmasi paket telah sampai, dengan
memilih menu “sampai tujuan”, pilih order yang
sedang dikirimkan dan pilih tombol “sampai tujuan”,
isi tanggal sampai tujuan, jam sampai tujuan dan
keterangan penerima paket.

E4. Penerimaan Paket Spesimen dan Penginputan Hasil

Pemeriksaan Menggunakan SITRUST-HIV oleh
Laboratorium Rujukan/pemeriksa:
1. Petugas laboratorium menerima paket spesimen,
memeriksa kondisi spesimen yang dikirim dan
kemudian melakukan konfirmasi melalui SITRUST-HIV
bahwa paket sudah diterima dan memberitahukan
kondisi paket tersebut dan menambahkan keterangan
jika diperlukan.
2. Lakukan konfirmasi penerimaan di SITRUST-HIV
dengan pilih menu “penerimaan”. Pilih order yang telah
sampai, pilih tombol “detail” untuk memberikan
feedback kondisi paket yang diterima. Berikan
konfirmasi apakah kondisi paket dalam keadaan “baik”
atau “rusak”.
3. Klik konfirmasi penerimaan jika semua spesimen telah
dilakukan update kondisi spesimen.
4. Lakukan pemeriksaan Viral Load sesuai dengan SPO.
5. Lakukan penginputan hasil di aplikasi SITRUST-HIV
jika hasil pemeriksaan Viral Load sudah keluar
6. Pilih menu “hasil” untuk menginput hasil pemeriksaan
spesimen di menu utama SITRUST-HIV.
7. Pilih order yang ingin diinput, pilih tombol “detail”
untuk mulai mengisi hasil pemeriksaan tiap spesimen.
8. Input data hasil pemeriksaan tiap spesimen secara
benar dan lengkap, klik “simpan”.
9. Klik “Foto/Document Hasil Pemeriksaan” untuk
upload/mengunggah foto/dokumen hasil pemeriksaan
kemudian Klik “Browse”.
10.Pilih file yang akan diupload, kemudian klik “Upload”.
 Selanjutnya klik “Selesai”.

E5. Melihat Hasil Pemeriksaan dan Ekspor Laporan untuk

Pencatatan ARK Menggunakan SITRUST-HIV oleh
Fasyankes PDP Pengirim:
1. Login di SITRUST-HIV dengan akun yang telah
disiapkan oleh admin.
2. Menu “monitoring” digunakan untuk melakukan
treking status pengiriman specimen dan menu
“laporan pemeriksaan” digunakan untuk ekspor
laporan.
3. Pilih menu “laporan pemeriksaan” untk melakukan
ekspor hasil pemeriksaan.
4. Pilih tombol “export ARK” dibagian atas tampilan tabel
spesimen, buka file Excel laporan di bagian download
laptop/desktop petugas.
5. Untuk kebutuhan ARK dapat lakukan impor dari Excel
tersebut langsung dalam file ARK tanpa harus
melakukan input dari awal.

E6. Memasukkan Pemeriksaan ODHIV Internal

Menggunakan SITRUST-HIV oleh Laboratorium
Rujukan/pemeriksa:
1. SITRUST-HIV mencatat rujukan pasien untuk
pemeriksaan dalam satu Fasyankes yang sama.
2. Pilih “permintaan pemeriksaan VL” di bagian menu
permintaan pemeriksaan internal untuk mencatat
pasien yang dirujuk ke laboratorium
rujukan/pemeriksa.
3. Klik “tambah baru” untuk menginput order
permintaan pemeriksaan.
4. Lengkapi data pasien yang dirujuk secara lengkap dan
benar lalu klik “simpan”.
5. Pasien yang benar sampai ke layanan laboratorium,
telah diperiksa dan memiliki hasil pemeriksaan dapat
dicatat pada menu “hasil pemeriksaan”. Pasien yang
tidak datang ke layanan, tidak perlu dilakukan
penginputan hasil.
6. Pilih nama pasien yang hasilnya akan diinput.
7. Klik “konfirmasi” untuk mengkonfirmasi bahwa pasien
 sampai ke laboratorium untuk melakukan
pemeriksaan. Setelah dilakukan konfirmasi maka
tombol “input hasil” akan keluar.
8. Pilih menu “hasil”.
9. Lengkapi data yang dibutuhkan dengan lengkap,
kemudian klik simpan

Gambar 1. Algoritma Pemeriksaan VL HIV untuk ODHIV

on ART
5. Unit Terkait - Ruang Laboratorium

6. Rekaman historis perubahan

Tgl mulai
No Yang diubah Isi perubahan
diberlakukan

1.

2.