PENGAMBILAN, PENGEMASAN,

PENYIMPANAN DAN PENGIRIMAN

SPESIMEN VIRAL LOAD (VL) HIV

No. Dokumen :
No. Revisi :
SPO
Tanggal Terbit :
Halaman :

PUSKESMAS AYAH dr. Soni Ananto

1 NIP. 19780321 2010011 012

1. Pengertian VL HIV adalah jumlah HIV dalam darah yang dilaporkan sebagai jumlah
salinan RNA HIV per mililiter darah atau satuan copies/mL yang digunakan
sebagai pengukuran monitoring dan keberhasilan antiretroviral therapy bagi
ODHIV.
2. Tujuan Memberikan acuan bagi petugas kesehatan, pengelola program, maupun mitra
kerja dalam melakukan penatalaksanaan spesimen VL HIV bagi ODHIV on
ART.
3. Kebijakan Keputusan Kepala Puskesmas Ayah 1 Nomor ………………. Tentang
Pelayanan Klinis.
4. Referensi Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 23 Tahun 2022 tentang Penanggulangan
Human Immunodeficiency Virus, Acquired Immuno-Deficiency Syndrome,
dan Infeksi Menular Seksual
5. Langkah- . Pengambilan Spesimen Darah Whole Blood
langkah 1. Dianjurkan untuk pasien, tertutama dengan faktor resiko
Prosedur hipertrigliseridemia, untuk berpuasa (tidak makan atau minum, kecuali
air putih) terlebih dahulu selama 8-12 jam sebelum pengambilan darah.
2. Pastikan formulir permintaan pemeriksaan laboratorium diisi dengan
lengkap dan ditandatangani oleh dokter.
3. Cocokkan identitas pasien dengan formulir permintaan pemeriksaan
laboratorium. konfirmasi identitas pasien dengan menanyakan minimal
menanyakan hal berikut ini:
a. nama lengkap pasien
b. tanggal lahir
4. Cuci tangan sebelum menggunakan APD sarung tangan/handschoen
sekali pakai.
5. Tunjukkan kepada pasien alat-alat yang akan digunakan masih baru
dan tersegel.
6. Posisikan lengan pasien dan periksa pembuluh darah vena yang akan
ditusuk. Ada 3 pilihan pembuluh darah vena untuk pengambilan darah
di fossa anticubiti:
a. vena basilica,
b. vena mediana cubiti, dan
c. vena cephalica.
7. Bersihkan area penusukan menggunakan alcohol swab dengan gerakan
memutar dari arah dalam ke luar.
8. Pasang torniquet dengan jarak 7 – 10 cm dari tempat penusukan.
9. Pasang jarum pada holder, lalu buka tutup jarum dan pastikan bevel
jarum menghadap ke atas ketika melakukan penusukan.
10. Lakukan penusukan dengan sudut 30o ke pembuluh darah vena.
11. Pastikan jarum masuk ke dalam pembuluh darah vena dengan melihat
adanya darah yang terisi ke dalam chamber.
12. Saat serum darah sudah mengisi tabung EDTA, lepaskan torniquet lalu
isi sampai batas volume yang tertera pada tabung. Usahakan volume

SPO Pengambilan, Pengemasan, Penyimpanan Page 1 of 6

dan Pengiriman Spesimen Viral Load (VL) HIV
 serum darah didapatkan cukup untuk memenuhi kebutuhan
pemeriksaan VL HIV dan pengulangannya yakni 3 mL sebanyak 2
tabung EDTA per pasien.
13. Sebelum mencabut jarum dari pembuluh darah vena, tekan kassa di
atas titik penusukan untuk menghentikan perdarahan
14. Cabut jarum lalu aktifkan pengaman pada jarum dan segera buang ke
dalam safety box.
15. Lakukan mixing/homogenisasi pada tabung EDTA yang sudah terisi
dengan serum darah pasien sebanyak delapan kali dengan gerakan
memutar.
16. Pasang label pasien dan konfirmasi kembali identitas pada label
kepada pasien, lalu letakkan tabung EDTA berisikan serum darah di
rak sementara.
17. Buka kassa yang menutupi di titik penusukan dan pastikan darah sudah
tidak ada yang mengalir, lalu pasang plester.

Pengolahan Spesimen Serum Darah Whole Blood Menjadi Plasma

1. Lakukan proses sentrifugasi dalam waktu 2 jam setelah proses
pengambilan darah pada tabung EDTA yang terisi serum darah pasien
dengan kecepatan 2.000 RPM selama 15 menit (setara dengan 1.500 –
3.000 RPM selama 5 – 15 menit).
2. Plasma yang telah terpisah kemudian diambil menggunakan pipet dan
tips yang telah disediakan.
3. Pastikan plasma tidak keruh akibat hemolisis atau proses in vivo dan in
vitro lainnya (lipemia, bilirubinemia, kontaminasi silang specimen
lain, dsb.).
4. Masukkan plasma ke dalam cryotube 2 mL sebanyak 2 buah per
pasien.
5. Lekatkan parafilm pada masing-masing cryotube untuk menghindari
kebocoran dan tumpah.
6. Berikan label yang sesuai dengan identitas pasien.

Pengemasan dan Pengiriman Spesimen VL HIV

1. Bungkus cryotube dengan kertas absorban dan masukkan cryotube ke
dalam plastik zip lock kecil.
2. Masukkan maksimal enam sampel yang ada di dalam plastik zip lock
kecil ke dalam plastic zip lock besar.

Gambar 1. Pembungkusan Cryotube dengan Kertas Absorban ke dalam

Zip-lock
3. Masukkan formulir permintaan pemeriksaan laboratorium pasien
beserta dokumen pelengkap lainnya ke dalam amplop dan masukkan
amplop ke dalam plastik pelindung.
4. Masukkan dan susun rapi ice pack atau ice gel dalam kondisi beku ke
dalam kotak wadah rujukan berupa kotak styrofoam atau cool box
dengan membentuk ruang kosong di bagian tengah untuk penempatan
spesimen.
5. Masukkan spesimen yang telah dibungkus plastic zip lock besar ke
dalam kotak wadah rujukan dan posisikan specimen tersebut di ruang
kosong antara ice gel atau ice pack.

SPO Pengambilan, Pengemasan, Penyimpanan Page 2 of 6

dan Pengiriman Spesimen Viral Load (VL) HIV
 Gambar 2. Penataan Spesimen VL HIV bersama Ice Pack atau Ice Gel
6. Bila di dalam kotak wadah rujukan masih terlihat ada sisa ruang
kosong yang longgar, isi ruang kosong tersebut dengan penyangga
berupa potongan kertas/karton/stirofoam untuk menyangga dan
mencegah guncangan pada spesimen.
7. Sertakan amplop berisikan dokumen penyerta pengiriman spesimen ke
dalam kotak wadah rujukan specimen.
8. Tutup kotak wadah rujukan dan segel dengan lakban perekat.
9. Paket spesimen untuk pemeriksaan VL HIV siap dikirimkan.
10. Pengiriman spesimen akan didukung oleh kurir program AKSES VL
melalui aplikasi SITRUST-HIV.
11. Peraturan pengiriman dan pengemasan spesimen infkesius harus
memenuhi standar IATA (International Air Transportation
Association).

. Penyimpanan Spesimen untuk Pemeriksaan VL HIV

1. Spesimen Serum Darah Whole Blood EDTA
a. Lakukan pelabelan spesimen yang mencakup identitas pasien,
tanggal, jam pengambilan, jenis spesimen, dan jenis pemeriksaan
yang diminta.
b. Spesimen serum darah EDTA yang akan disimpan diletakkan
pada rak tabung yang sesuai ukurannya dengan tabung EDTA.
c. Tabung yang berisi spesimen tersebut dapat disimpan di suhu 15 –
30oC (suhu ruang) untuk ketahanan usia ≤24 jam.
d. Jika ingin menyimpan lebih lama, serum darah EDTA harus
disentrifus terlebih dahulu untuk dipisahkan plasmanya dari
komponen darah lainnya.
2. Spesimen Plasma Darah
a. Lakukan pelabelan spesimen yang mencakup identitas pasien,
tanggal, jam pengambilan, jenis spesimen, dan jenis pemeriksaan.
b. Letakkan cryotube yang telah berisi spesimen plasma pada
cryobox.
c. Buat sistem pencatatan khusus mengenai letak spesimen pada
cryobox tersebut agar sampel tidak tertukar antara pasien dengan
pasien yang lain.
d. Spesimen plasma dapat disimpan pada kondisi dan rentang waktu
sebagai berikut: di suhu 15 – 30oC (suhu ruang) untuk ketahanan
usia ≤24 jam, di suhu 2 – 8 oC untuk ketahanan usia maksimal 5
hari, di suhu -20oC untuk ketahanan usia hingga 1 tahun, dan di
suhu -70oC untuk ketahanan usia hingga 5 tahun.
e. Pada kondisi penyimpanan plasma beku, maksimum proses beku
ulang (thawing process) dapat dilakukan maksimal sebanyak 3
kali.

SPO Pengambilan, Pengemasan, Penyimpanan Page 3 of 6

dan Pengiriman Spesimen Viral Load (VL) HIV
 Tabel 1. Suhu Penyimpanan dan Ketahanan Usia Spesimen Berdasarkan
Suhu
o
Jenis 15 – 30 C (suhu 2–
37oC -20oC -70oC
Spesimen ruang) 8oC
Whole Blood 6 jam 6 jam N/A N/A N/A
EDTA
Plasma 24 24 jam 5 hari 1 5
jam tahun tahun

E. Pengiriman Spesimen Melalui Aplikasi SITRUST-HIV

1. Pengumpulan spesimen dilakukan di hari Senin – Rabu pada jam kerja
layanan. Pick-up kurir dilakukan satu kali dalam satu minggu, yaitu di
setiap hari Kamis.
2. Pick-up spesimen oleh kurir dapat dilakukan sebelum hari Kamis
apabila jumlah spesimen sudah ≥20 sebelum hari Kamis.
3. Sampel paling lama diterima di laboratorium pemeriksa/penerima di
jam 14.00 (jam 2 siang) di hari yang sama untuk pengiriman dalam
kota.
4. Pemesanan order pengiriman via SITRUST-HIV sebaiknya dilakukan
maksimal di hari Rabu.
5. Konfirmasi penerimaan paket oleh laboratorium pemeriksa/penerima
segera setelah menerima notifikasi pengiriman dari Fasyankes
PDP/pengirim atau maksimal di hari Kamis pagi (≥ jam 08.00) untuk
memberikan waktu pengemasan spesimen oleh Fasyankes
PDP/pengirim.
6. Preparasi dan pengemasan sampel sudah dikerjakan maksimal di hari
Kamis pagi atau hari pengambilan paket sebelum dilakukan pick up
oleh kurir di maksimal jam 10 pagi.
7. Laboratorium pemeriksa/penerima segera melakukan konfirmasi
penerimaan melalui SITRUST-HIV setelah paket diterima, dibuka,
dan diamati.
8. Laboratorium pemeriksa/Fasyankes penerima segera melakukan input
dan upload scan hasil pemeriksaan melalui SITRUST-HIV setelah
pemeriksaan dilakukan. Hasil pemeriksaan hanya dapat dibuka oleh
dokter PDP/pengirim dengan password.

E1. Pemesanan Order Pengiriman Spesimen Melalui SITRUST-HIV oleh

Fasyankes PDP Pengirim:
1. Petugas Poli HIV pengirim mendata ODHIV yang memenuhi kriteria
dilakukannya pemeriksaann VL HIV.
2. Petugas Poli HIV pengirim merujuk ODHIV ke laboratorium untuk
dilakukan pengambilan specimen darah.
3. Petugas laboratorium fasyankes PDP/pengirim mengumpulkan
spesimen dengan mekanisme sesuai dengan prosedur pengambilan,
pengemasan, pengiriman dan penyimpanan spesimen untuk
pemeriksaan VL HIV.
4. Petugas laboratorium mengakses aplikasi SITRUST-HIV untuk
melakukan permintaan order sebelum batas waktu order yang telah
disepakati.
5. Petugas memilih menu “order VL” untuk permintaan pemeriksaan VL
pada aplikasi SITRUST-HIV. Order pada SITRUST-HIV mewakili
paket spesimen. Artinya dalam 1 nomor order, petugas dapat mengirim
lebih dari 1 pasien sesuai jumlah spesimen yang akan dirujuk.
6. Petugas mengakses menu “order VL” kemudian memilih laboratorium
rujukan sesuai jejaring dan kurir. Sedangkan untuk kurir yang

SPO Pengambilan, Pengemasan, Penyimpanan Page 4 of 6

dan Pengiriman Spesimen Viral Load (VL) HIV
 disediakan oleh internal Fasyankes pengirim atau petugas kurir
merupakan petugas Fasyankes pengirim tersebut, maka pilih “kurir
internal”.
7. Lakukan penginputan data pasien/spesimen dengan memilih ikon
“tambah baru”, ulangi langkah tersebut sampai jumlah
pasien/spesimen sesuai dengan jumlah yang akan dikirimkan.
8. Pilih tombol “buat order” jika semua data pasien/spesimen selesai
diinput, proses order telah selesai dilakukan.
9. Notifikasi order akan masuk ke laboratorium rujukan
pemeriksa/Fasyankes penerima untuk dilakukan konfirmasi
penerimaan atau penolakan. Jika diterima maka notifikasi order akan
masuk ke kurir dan akan dilakukan penjemputan pengambilan
spesimen. Jika ditolak, maka Fasyankes PDP/pengirim perlu
melakukan order ulang untuk dikirim ke Fasyankes/laboratorium lain
sesuai dengan kebijakan dan kesepakatan.

E2. Melihat Hasil Pemeriksaan dan Ekspor Laporan untuk Pencatatan

ARK Menggunakan SITRUST-HIV oleh Fasyankes PDP Pengirim:
1. Login di SITRUST-HIV dengan akun yang telah disiapkan oleh
admin.
2. Menu “monitoring” digunakan untuk melakukan treking status
pengiriman specimen dan menu “laporan pemeriksaan” digunakan
untuk ekspor laporan.
3. Pilih menu “laporan pemeriksaan” untk melakukan ekspor hasil
pemeriksaan.
4. Pilih tombol “export ARK” dibagian atas tampilan tabel spesimen,
buka file Excel laporan di bagian download laptop/desktop petugas.
5. Untuk kebutuhan ARK dapat lakukan impor dari Excel tersebut
langsung dalam file ARK tanpa harus melakukan input dari awal.

E3. Memasukkan Pemeriksaan ODHIV Internal Menggunakan

SITRUST-HIV oleh Laboratorium Rujukan/pemeriksa:
1. SITRUST-HIV mencatat rujukan pasien untuk pemeriksaan dalam
satu Fasyankes yang sama.
2. Pilih “permintaan pemeriksaan VL” di bagian menu permintaan
pemeriksaan internal untuk mencatat pasien yang dirujuk ke
laboratorium rujukan/pemeriksa.
3. Klik “tambah baru” untuk menginput order permintaan pemeriksaan.
4. Lengkapi data pasien yang dirujuk secara lengkap dan benar lalu klik
“simpan”.
5. Pasien yang benar sampai ke layanan laboratorium, telah diperiksa dan
memiliki hasil pemeriksaan dapat dicatat pada menu “hasil
pemeriksaan”. Pasien yang tidak datang ke layanan, tidak perlu
dilakukan penginputan hasil.
6. Pilih nama pasien yang hasilnya akan diinput.
7. Klik “konfirmasi” untuk mengkonfirmasi bahwa pasien sampai ke
laboratorium untuk melakukan pemeriksaan. Setelah dilakukan
konfirmasi maka tombol “input hasil” akan keluar.
8. Pilih menu “hasil”.
9. Lengkapi data yang dibutuhkan dengan lengkap, kemudian klik
simpan.
6. Diagram -
Alir/Bagan Alir
(Flow Chart)
7. Unit Terkait

SPO Pengambilan, Pengemasan, Penyimpanan Page 5 of 6

dan Pengiriman Spesimen Viral Load (VL) HIV
 8. Rekam Histori Perubahan

Tanggal Mulai
No Yang Diubah Isi Perubahan
Diberlakukan
1.

SPO Pengambilan, Pengemasan, Penyimpanan Page 6 of 6

dan Pengiriman Spesimen Viral Load (VL) HIV