Nomor UKP/E/151/01/2021

Revisi Ke- 01
Berlaku Tgl 04 Januari 2021

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PROSEDUR PENGAMBILAN, PENGEMASAN, PENYIMPANAN DAN
PENGIRIMAN SPESIMEN VIRAL LOAD (VL) HIV

Ditetapkan oleh :
KEPALA UPT PUSKESMAS WATES
KOTA MOJOKERTO

dr. MAR’ATUS SHOLIKHAH

Penata Tingkat I
NIP: 19890104 201403 2 003

DINAS KESEHATAN PENGENDALIAN PENDUDUK DAN KELUARGA BERENCANA

UPT. PUSKESMAS WATES
Jl. Lawu Raya No. 1B Mojokerto 61317
Telp. (0321) 330144- email:
MOJOKERTO
 SOP PROSEDUR PENGAMBILAN,
PENGEMASAN, PENYIMPANAN DAN
PENGIRIMAN SPESIMEN VIRAL LOAD (VL)
HIV
No. Dokumen : UKP/E/151/01/2021

No. Revisi : 01
SOP
Tanggal Terbit : 04 Januari 2021

Halaman : 1/5

UPT. PUSKESMAS dr. MAR’ATUS SHOLIKHAH

WATES NIP. 198901042014032003

VL HIV adalah jumlah HIV dalam darah yang dilaporkan sebagai jumlah salinan
Pengertian RNA HIV per mililiter darah atau satuan copies/mL yang digunakan sebagai
pengukuran monitoring dan keberhasilan antiretroviral therapy bagi ODHIV.
Memberikan acuan bagi petugas kesehatan, pengelola program, maupun mitra
Tujuan kerja dalam melakukan penatalaksanaan spesimen VL HIV bagi ODHIV on ART.

 Rencana Aksi Nasionall (RAN) Pencegahan dan Pengendalian HIV AIDS dan PIMS
di Indonesia Tahun 2020 – 2024
Kebijakan  Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 23 Tahun 2022 tentang
Penanggulangan Human Immunodeficiency Virus, Acquired Immuno-
Deficiency Syndrome, dan Infeksi Menular Seksual
Unit fasilitas layanan kesehatan yaitu:
 poli HIV,
Lokasi
 laboratorium perujuk specimen VL HIV, dan
 laboratorium rujukan spesimen VL HIV
A. Pengambilan Spesimen Darah Whole Blood
1. Dianjurkan untuk pasien yang akan diambil darahnya untuk berpuasa (tidak
Prosedur makan atau minum, kecuali air putih) selama 8-12 jam terlebih dahulu.
2. Pastikan formulir permintaan pemeriksaan laboratorium diisi dengan
lengkap dan telah ditanda tangani oleh dokter.
3. Flebotomis mencocokan identitas pasien dengan formulir pemeriksaan.
4. Selain itu, jika fasilitas kesehatan telah menggunakan sistem terkomputerisasi
(label barcode) dapat dilakukan scanning terlebih dahulu pada barcode yang
diberikan pasien dan dikonfirmasi identitasnya kepada pasien dengan
menanyakan hal berikut ini:
a. Nama Lengkap Pasien
b. Tanggal Lahir
c. Alamat
5. Flebotomis mencuci tangan lalu keringkan dan gunakan sarung
tangan/handschoen.
6. Flebotomis menunjukkan alat yang akan digunakan masih baru dan tersegel.
7. Posisikan lengan pasien dan periksa pembuluh darah vena yang akan ditusuk, ada
3 pilihan pembuluh darah vena untuk pengambilan darah di fossa anticubiti:
a. Vena basilica
b. Vena mediana cubiti
c. Vena cephalica
8. Bersihkan area penusukan menggunakan alcohol swab dengan gerakan memutar
dari dalam ke luar.
9. Pasang torniquet dengan jarak 7 – 10 cm dari tempat penusukan.
10. Pasang jarum pada holder, lalu buka tutup jarum dan pastikan bevel jarum
menghadap ke atas ketika melakukan penusukan.
11. Lakukan penusukan dengan sudut 30o ke pembuluh darah vena.
12. Pastikan jarum masuk ke dalam pembuluh darah vena dengan melihat adanya
darah yang terisi ke dalam chamber.
13. Saat darah sudah mengisi tabung EDTA, lepaskan torniquet lalu isi sampai batas
volume yang tertera pada tabung. Usahakan volume darah didapatkan cukup
untuk memenuhi kebutuhan pemeriksaan VL HIV yakni volume penuh dari
volume tabung EDTA
 14. Sebelum mencabut jarum dari pembuluh darah vena, tekan kassa di atas titik
penusukan untuk menghentikan perdarahan
15. Cabut jarum lalu aktifkan pengaman pada jarum dan segera buang ke dalam
sharp container.
16. Lakukan mixing/homogenisasi pada tabung EDTA yang sudah terisi dengan
darah pasien sebanyak delapan kali dengan gerakan memutar.
17. Pasang label pasien dan konfirmasi kembali identitas pada label kepada pasien,
lalu letakkan tabung EDTA di rak.
18. Buka kassa yang menutupi di titik penusukan dan pastikan darah sudah tidak
ada yang mengalir, lalu pasang plester.

B. Pengolahan Spesimen Darah Whole Blood Menjadi Plasma

1. Lakukan proses sentrifugasi pada tabung EDTA yang terisi darah pasien dengan
kecepatan 2.000G selama 15 menit (setara dengan 1.500 – 3.000 RPM selama 5 –
15 menit).
2. Plasma yang telah terpisah kemudian diambil sebanyak 3 mL menggunakan pipet
dan tips yang telah disediakan.
3. Proses pemisahan plasma menggunakan sentrifugasi ideal dilakukan dalam waktu
2 jam setelah proses pengambilan darah.
4. Pastikan plasma tidak boleh keruh dan tidak terjadi hemolisis.
5. Kemudian plasma dimasukkan ke dalam cryotube 2 mL sebanyak 2 buah.
6. Lekatkan parafilm pada masing-masing cryotube untuk menghindari kebocoran
dan tumpah.
7. Lalu diberikan label yang sesuai dengan identitas pasien.

C. Pengemasan dan Pengiriman Spesimen VL HIV

1. Bungkus cryotube dengan absorban lalu masukkan cryotube ke dalam plastik
zip lock kecil.
2. Masukkan maksimal enam sampel yang ada di dalam plastik zip lock kecil ke
dalam plastic zip lock besar.
 3. Masukkan formulir pemeriksaan pasien ke dalam amplop.
4. Lalu masukkan amplop ke dalam plastik.
5. Masukkan ice pack dan ice gel dalam kondisi beku ke dalam wadah rujukan
yang berupa kotak styrofoam atau cool box dan disusun dengan rapi.
6. Masukkan spesimen yang telah dibungkus plastic zip lock besar ke dalam
cool box atau kotak stirofoam dan posisikan diantara ice gel dan ice pack.
7. Bila di dalam cool box atau kotak stirofoam masih terlihat adanya ruangan
kosong yang longgar dapat diganjal dengan potongan kertas/karton/stirofoam
untuk mengganjal dan mencegah guncangan pada sampel.
8. Lalu masukkan amplop pengiriman ke dalam cool box/ kotak stirofoam.
9. Tutup cool box/ kotak stirofoam dan segel dengan lakban.
10. Paket spesimen untuk pemeriksaan VL HIV siap dikirimkan ke laboratorium
rujukan.
11. Pada program AKSES VL, pengiriman spesimen akan didukung oleh kurir
AKSES VL melalui aplikasi SITRUST-HIV.
12. Peraturan pengiriman dan pengemasan spesimen plasma darah harus memenuhi
standar IATA (International Air Transportation Association).

D. Penyimpanan Spesimen VL HIV

1. Spesimen Darah Whole Blood (EDTA)
a. Tabung EDTA yang telah berisi spesimen darah diberikan label mengenai
identitas pasien, tanggal, jam pengambilan, jenis spesimen dan jenis tes yang
diminta (disesuaikan dengan label pada masing- masing fasilitas kesehatan).
b. Spesimen darah (EDTA) yang akan disimpan diletakkan pada rak tabung
yang sesuai ukurannya dengan tabung EDTA.
c. Tabung yang berisi spesimen tersebut dapat disimpan di suhu 15 – 30oC
(suhu ruang) untuk ketahanan usia ≤24 jam.
 d. Jika ingin menyimpan lebih lama, darah (EDTA) harus disentrifus terlebih
dahulu untuk dipisahkan plasmanya dengan komponen darah lainnya.

2. Spesimen Plasma Darah

a. Beri label identitas pasien pada semua cryotube untuk identifikasi saat
dilakukan penyimpanan spesimen plasma darah.
b. Letakkan cryotube yang telah berisi spesimen plasma darah pada
cryobox.
c. Buat pencatatan khusus mengenai letak spesimen pada cryobox tersebut agar
sampel tidak tertukar antara pasien dengan pasien yang lain.
e. Spesimen dapat disimpan pada kondisi dan rentang waktu sebagai berikut: di
suhu 15 – 30oC (suhu ruang) untuk ketahanan usia ≤24 jam, di suhu 2 - 8 oC
untuk ketahanan usia 5 hari, di suhu -20oC untuk ketahanan usia 1 tahun, dan
di suhu -70oC untuk ketahanan usia hingga 5 tahun.
d. Pada kondisi penyimpanan plasma yang dibekukan (-20oC dan -70oC),
maksimum proses beku ulang dapat dilakukan sebanyak 3 kali.

Tabel 1. Suhu Penyimpanan dan Ketahanan Usia Spesimen Berdasarkan

Suhu
15 – 30oC
Jenis 2–
37oC (suhu -20oC -70oC
Spesimen 8 oC
ruang)
Whole Blood 6 jam 6 jam N/A N/A N/A
EDTA
Plasma 24 24 jam 5 hari 1 tahun 5 tahun
jam
E. Pengiriman Spesimen Melalui Aplikasi SITRUST-HIV
1. Pengumpulan spesimen dilakukan di hari Senin – Rabu pada jam kerja layanan.
Pick-up kurir dilakukan satu kali dalam satu minggu, yaitu di setiap hari Kamis.
2. Pick-up spesimen oleh kurir dapat dilakukan sebelum hari Kamis apabila jumlah
spesimen sudah ≥20 sebelum hari Kamis.
3. Sampel paling lama diterima di laboratorium pemeriksa/penerima di jam
14.00 (jam 2 siang) di hari yang sama untuk pengiriman dalam kota.
4. Pemesanan order pengiriman via SITRUST-HIV oleh fasyankes PDP/pengirim
sebaiknya dilakukan maksimal di hari Rabu.
5. Konfirmasi penerimaan paket oleh laboratorium pemeriksa/penerima sebaiknya
segera setelah menerima notifikasi pengiriman dari Fasyankes PDP/pengirim atau
maksimal di hari Kamis pagi (≥ jam 08.00) untuk memberikan waktu
pengemasan spesimen oleh Fasyankes PDP/pengirim.
6. Preparasi dan pengemasan sampel sudah dikerjakan maksimal di hari Kamis pagi
atau hari pengambilan paket sebelum dilakukan pick up oleh kurir di maksimal
jam 10 pagi.
7. Laboratorium pemeriksa/penerima segera melakukan konfirmasi penerimaan
melalui SITRUST-HIV setelah paket diterima, dibuka, dan diamati.
8. Laboratorium pemeriksa/Fasyankes penerima segera melakukan input dan upload
scan hasil pemeriksaan melalui SITRUST-HIV setelah pemeriksaan dilakukan.
Hasil pemeriksaan hanya dapat dibuka oleh dokter PDP/pengirim dengan
password.

E1. Pemesanan Order Pengiriman Spesimen Melalui SITRUST-HIV oleh

Fasyankes PDP Pengirim:
1. Petugas Poli HIV pengirim mendata ODHIV yang memenuhi kriteria
dilakukannya pemeriksaann VL HIV.
2. Petugas Poli HIV pengirim merujuk ODHIV ke laboratorium untuk
dilakukan pengambilan specimen darah.
3. Petugas laboratorium fasyankes PDP/pengirim mengumpulkan spesimen dengan
mekanisme sesuai dengan prosedur pengambilan, pengemasan, pengiriman dan
penyimpanan spesimen untuk pemeriksaan VL HIV.
4. Petugas laboratorium mengakses aplikasi SITRUST-HIV untuk
melakukan permintaan order sebelum batas waktu order yang telah
disepakati.
5. Petugas memilih menu “order VL” untuk permintaan pemeriksaan VL pada
aplikasi SITRUST-HIV. Order pada SITRUST-HIV mewakili paket
spesimen. Artinya dalam 1 nomor order, petugas dapat mengirim lebih dari 1
pasien sesuai jumlah spesimen yang akan dirujuk.
6. Petugas mengakses menu “order VL” kemudian memilih laboratorium rujukan
sesuai jejaring dan kurir. Sedangkan untuk kurir yang disediakan oleh internal
Fasyankes pengirim atau petugas kurir merupakan petugas Fasyankes pengirim
tersebut, maka pilih “kurir internal”.
7. Lakukan penginputan data pasien/spesimen dengan memilih ikon “tambah
baru”, ulangi langkah tersebut sampai jumlah pasien/spesimen sesuai dengan
jumlah yang akan dikirimkan.
8. Pilih tombol “buat order” jika semua data pasien/spesimen selesai diinput, proses
order telah selesai dilakukan.
9. Notifikasi order akan masuk ke laboratorium rujukan pemeriksa/Fasyankes
penerima untuk dilakukan konfirmasi penerimaan atau penolakan. Jika
diterima maka notifikasi order akan masuk ke kurir dan akan dilakukan
penjemputan pengambilan spesimen. Jika ditolak, maka Fasyankes
PDP/pengirim perlu melakukan order ulang untuk dikirim ke
Fasyankes/laboratorium lain sesuai dengan kebijakan dan kesepakatan.
E2. Konfirmasi Penerimaan Paket Akan Diterima atau Ditolak
Menggunakan SITRUST-HIV oleh Laboratorium Rujukan/pemeriksa:
1. Petugas Laboratorium membuka aplikasi SITRUST-HIV.
2. Pilih menu “konfirmasi” untuk menginformasikan apakah permintaan order dari
pengirim dapat diterima atau ditolak.
3. Pilih order yang ingin dikonfirmasi, kemudian klik pilihan “ditolak” atau
“diterima” – lakukan analisa Fasyankes PDP pengirim, jumlah spesimen yang
akan dikirim dengan ketersediaan logistik di laboratorium dan kebijakan yang
telah disepakati, diharapkan jika sudah sesuai dengan kebijakan dan kesepakatan
maka sampel dapat diterima dan dilakukan pemeriksaan sesuai prosedur.
4. Order yang telah dikonfirmasi “diterima” akan masuk dalam SITRUST-HIV kurir
untuk dilakukan penjemputan spesimen. Order yang belum dikonfirmasi atau
dikonfirmasi “ditolak” tidak akan masuk dalam SITRUST- HIV kurir, sehingga
penting bagi proses laboratorium rujukan/pemeriksa untuk melakukan konfirmasi
apakah diterima atau ditolak.
E3. Pengantaran dan Penerimaan Paket Spesimen Menggunakan SITRUST-
HIV oleh Kurir:
1. Kurir akan menerima notifikasi order yang telah dikonfirmasi penerimaan oleh
laboratorium rujukan/pemeriksa.
2. Kurir melakukan pengambilan paket spesimen dari unit laboratorium sesuai
kesepakatan bersama tanpa melalui pendaftaran/adminsitrasi.
3. Kurir melakukan konfirmasi pengambilan paket saat tiba di Fasyankes PDP
pengirim dan mengambil paket tersebut di aplikasi SITRUST-HIV, dengan
memilih menu “pengambilan”, pilih order yang telah diambil, kemudian isikan
tanggal pengambilan, jam pengambilan dan keterangan telah diambil dari petugas
dengan menyertakan nama petugas.
4. Kurir melakukan proses pengiriman paket spesimen dengan tata cara penanganan
yang baik (tidak dibalik, tidak ditumpuk, tidak terkena panas, dll).
 5. Kurir mengantarkan paket spesimen pada laboratorium rujukan/pemeriksa sesuai
label tertera pada kotak & aplikasi SITRUST-HIV sesuai batas waktu penerimaan
yang telah disepakati.
6. Kurir menyerahkan paket spesimen langsung ke unit yang telah disepakati,
mengakses aplikasi SITRUST-HIV dan mengkonfirmasi paket telah sampai,
dengan memilih menu “sampai tujuan”, pilih order yang sedang dikirimkan dan
pilih tombol “sampai tujuan”, isi tanggal sampai tujuan, jam sampai tujuan dan
keterangan penerima paket.

E4. Penerimaan Paket Spesimen dan Penginputan Hasil Pemeriksaan

Menggunakan SITRUST-HIV oleh Laboratorium Rujukan/pemeriksa:
1. Petugas laboratorium menerima paket spesimen, memeriksa kondisi spesimen
yang dikirim dan kemudian melakukan konfirmasi melalui SITRUST-HIV bahwa
paket sudah diterima dan memberitahukan kondisi paket tersebut dan
menambahkan keterangan jika diperlukan.
2. Lakukan konfirmasi penerimaan di SITRUST-HIV dengan pilih menu
“penerimaan”. Pilih order yang telah sampai, pilih tombol “detail” untuk
memberikan feedback kondisi paket yang diterima. Berikan konfirmasi apakah
kondisi paket dalam keadaan “baik” atau “rusak”.
3. Klik konfirmasi penerimaan jika semua spesimen telah dilakukan update kondisi
spesimen.
4. Lakukan pemeriksaan Viral Load sesuai dengan SPO.
5. Lakukan penginputan hasil di aplikasi SITRUST-HIV jika hasil pemeriksaan
Viral Load sudah keluar
6. Pilih menu “hasil” untuk menginput hasil pemeriksaan spesimen di menu utama
SITRUST-HIV.
7. Pilih order yang ingin diinput, pilih tombol “detail” untuk mulai mengisi hasil
pemeriksaan tiap spesimen.
8. Input data hasil pemeriksaan tiap spesimen secara benar dan lengkap, klik
“simpan”.
 9. Klik “Foto/Document Hasil Pemeriksaan” untuk upload/mengunggah
foto/dokumen hasil pemeriksaan kemudian Klik “Browse”.
10. Pilih file yang akan diupload, kemudian klik “Upload”. Selanjutnya klik
“Selesai”.

E5. Melihat Hasil Pemeriksaan dan Ekspor Laporan untuk Pencatatan ARK
Menggunakan SITRUST-HIV oleh Fasyankes PDP Pengirim:
1. Login di SITRUST-HIV dengan akun yang telah disiapkan oleh admin.
2. Menu “monitoring” digunakan untuk melakukan treking status pengiriman
specimen dan menu “laporan pemeriksaan” digunakan untuk ekspor laporan.
3. Pilih menu “laporan pemeriksaan” untk melakukan ekspor hasil pemeriksaan.
4. Pilih tombol “export ARK” dibagian atas tampilan tabel spesimen, buka file
Excel laporan di bagian download laptop/desktop petugas.
5. Untuk kebutuhan ARK dapat lakukan impor dari Excel tersebut langsung dalam
file ARK tanpa harus melakukan input dari awal.

E6. Memasukkan Pemeriksaan ODHIV Internal Menggunakan SITRUST-HIV

oleh Laboratorium Rujukan/pemeriksa:
1. SITRUST-HIV mencatat rujukan pasien untuk pemeriksaan dalam satu
Fasyankes yang sama.
2. Pilih “permintaan pemeriksaan VL” di bagian menu permintaan pemeriksaan
internal untuk mencatat pasien yang dirujuk ke laboratorium rujukan/pemeriksa.
3. Klik “tambah baru” untuk menginput order permintaan pemeriksaan.
4. Lengkapi data pasien yang dirujuk secara lengkap dan benar lalu klik “simpan”.
5. Pasien yang benar sampai ke layanan laboratorium, telah diperiksa dan memiliki
hasil pemeriksaan dapat dicatat pada menu “hasil pemeriksaan”.
 Pasien yang tidak datang ke layanan, tidak perlu dilakukan penginputan hasil.
6. Pilih nama pasien yang hasilnya akan diinput.
7. Klik “konfirmasi” untuk mengkonfirmasi bahwa pasien sampai ke laboratorium
untuk melakukan pemeriksaan. Setelah dilakukan konfirmasi maka tombol “input
hasil” akan keluar.
8. Pilih menu “hasil”.
9. Lengkapi data yang dibutuhkan dengan lengkap, kemudian klik simpan.

Algoritma

Gambar 1. Algoritma Pemeriksaan VL HIV untuk ODHIV on ART

1. Updated recommendations on HIV prevention, infant diagnosis, antiretroviral

initiation, and monitoring: March 2021. Geneva: World Health Organization; 2021.
Licence: CC BY-NC-SA 3.0 IGO
2. Technical and operational considerations for implementing HIV viral load
Referensi
testing: July 2014. Geneva: World Health Organization; 2014.
3. Procedures for the Handling and Processing of Blood Specimens for Common
Laboratory Tests; Approved Guideline–4th Edition: May 2010. Pennsylvania:
Clinical and Laboratory Standards Institute; 2010
4. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 23Tahun 2022 tentang
Penanggulangan Human Immunodeficiency Virus, Acquired Immuno-
Deficiency Syndrome, dan Infeksi Menular Seksual