No.

:
Tanggal: Oktober 2022
Panduan Penyusunan SPO (Standar Prosedur Operasional)
Pengambilan, Pengemasan, Penyimpanan dan Pengiriman Spesimen Viral Load
HIV di Fasilitas Layanan Kesehatan

Pengertian Viral load adalah jumlah HIV dalam sampel darah. Viral load dilaporkan sebagai
jumlah Salinan RNA HIV per militer darah
Tujuan Memberikan acuan bagi petugas kesehatan, pengelola program, maupun mitra kerja
dalam melakukan penatalaksanaan spesimen Viral Load HIV
Kebijakan Permenkes Nomor HK.01.06/Menkes/586/2022
Lokasi Unit fasilitas layanan kesehatan yaitu poli HIV, laboratorium perujuk dan laboratorium
rujukan Viral Load HIV di mana pasien ODHIV dirujuk untuk memeriksakan Viral Load
HIV
Prosedur 1. Pengambilan Spesimen (Darah Vena)
a. Dianjurkan untuk pasien yang akan diambil darahnya untuk berpuasa (tidak
makan atau minum, kecuali air putih) selama 8-12 jam terlebih dahulu.
b. Pastikan formulir permintaan pemeriksaan laboratorium diisi dengan lengkap
dan telah ditanda tangani oleh dokter.
c. Flebotomis mencocokan identitas pasien dengan formulir pemeriksaan.
d. Selain itu, jika fasilitas kesehatan telah menggunakan sistem
terkomputerisasi (label barcode) dapat dilakukan scanning terlebih dahulu
pada barcode yang diberikan pasien dan dikonfirmasi identitasnya kepada
pasien dengan menanyakan hal berikut ini:
e. Nama Lengkap Pasien
f. Tanggal Lahir
g. Alamat
h. Flebotomis mencuci tangan lalu keringkan dan gunakan sarung tangan
(gloves)
i. Flebotomis menunjukkan alat yang akan digunakan masih baru dan tersegel.
j. Posisikan lengan pasien dan periksa vena yang akan ditusuk, ada 3 pilihan
vena untuk pengambilan darah di fossa anticubiti:
k. Vena basilica
l. Vena mediana cubiti
m. Vena cephalica
n. Bersihkan area penusukan menggunakan alcohol swab dengan gerakan
memutar dari dalam keluar.
o. Pasang torniquet dengan jarak 7 – 10 cm dari tempat penusukan.
p. Pasang jarum pada holder, lalu buka tutup jarum dan pastikan bevel jarum
menghadap ke atas ketika melakukan penusukan.
q. Lakukan penusukan dengan sudut 30o
r. Pastikan jarum masuk ke dalam vena dengan melihat adanya darah dalam
chamber.
s. Saat darah sudah mengisi tabung, lepaskan torniquet lalu isi sampai batas
volume yang tertera pada tabung.
t. Sebelum mencabut jarum dari vena, tekan kassa di atas titik penusukan.
u. Cabut jarum lalu aktifkan pengaman pada jarum dan segera buang ke dalam
sharp container.
v. Lakukan mixing/homogenisasi pada tabung EDTA yang sudah terisi dengan
darah pasien sebanyak delapan kali.
w. Pasang label pasien dan konfirmasi kembali identitas pada label kepada
 pasien, lalu letakkan tabung EDTA di rak.
x. Buka kassa yang menutupi di titik penusukan dan pastikan darah sudah tidak
ada yang mengalir, lalu pasang plester.

2. Pengolahan Spesimen Darah (Vena) menjadi Plasma

a. Lakukan proses sentrifugasi pada tabung EDTA yang terisi darah pasien
dengan kecepatan 2.000 G selama 15 menit (setara dengan 1.500 – 3.000
RPM selama 5 – 15 menit).
b. Plasma yang telah terpisah kemudian diambil sebanyak 2,5 mL
menggunakan pipet dan tips yang telah disediakan.,
c. Rekomendasi Clinical and Laboratory Standard (CLSI) untuk proses
pemisahan plasma menggunakan sentrifugasi, yaitu dalam waktu 2 jam
setelah pengambilan.
d. Pastikan plasma tidak boleh keruh dan tidak terjadi hemolisis.
e. Kemudian plasma dimasukkan ke dalam cryotube 2 mL sebanyak 2 buah.
f. Lekatkan parafilm pada masing-masing cryotube untuk menghindari
kebocoran dan tumpah.
g. Lalu diberikan label yang sesuai dengan identitas pasien.

3. Pengemasan dan Pengiriman Spesimen

a. Bungkus cryotube dengan absorban lalu masukkan cryotube ke dalam
plastik Zip lock kecil.
b. Masukkan maksimal enam sampel yang ada di dalam plastik Zip lock kecil ke
dalam plastic Zip lock besar.
c. Masukkan formulir pemeriksaan pasien ke dalam amplop.
d. Lalu masukkan amplop ke dalam plastik.
e. Masukkan ice pack dan ice gel dalam kondisi beku ke dalam wadah rujukan
yang berupa kotak styrofoam atau cool box dan disusun dengan rapi.
f. Masukkan spesimen yang telah dibungkus plastic Zip lock besar ke dalam
cool box/ kotak Styrofoam dan posisikan diantara ice gel dan ice pack.
g. Bila cool box/ kotak Styrofoam masih terlihat longgar dapat diganjal dengan
potongan kertas/ karton/ Styrofoam.
h. Lalu masukkan amplop pengiriman ke dalam cool box/ kotak Styrofoam.
i. Tutup cool box/ kotak Styrofoam dan segel dengan lakban.
j. Paket spesimen untuk pemeriksaan viral load HIV (VL HIV) siap dikirimkan
ke laboratorium rujukan.
k. Pada program AKSES VL, pengiriman spesimen akan didukung oleh kurir
AKSES VL melalui aplikasi SITRUST HIV
l. Peraturan pengiriman dan pengemasan spesimen plasma darah harus
memenuhi standar IATA (International Air Transportation Association).

4. Penyimpanan Spesimen
a. Spesimen Darah (EDTA)
i. Tabung EDTA yang telah berisi spesimen darah diberikan label
mengenai identitas pasien, tanggal, jam pengambilan, jenis
spesimen dan jenis tes yang diminta (disesuaikan dengan label
pada masing-masing fasilitas Kesehatan).
ii. Spesimen darah (EDTA) yang akan disimpan diletakkan pada
rak tabung yang sesuai ukurannya dengan tabung EDTA.
iii. Tabung yang berisi spesimen tersebut dapat disimpan di suhu
15 – 30oC (suhu ruang) ≤ 24 jam dan di suhu 2 - 8 oC ≤ 48 jam.
iv. Jika ingin menyimpan lebih lama, darah (EDTA) harus
disentrifus terlebih dahulu untuk dipisahkan plasmanya dengan
komponen darah lainnya.
 b. Spesimen Plasma Darah
i. Beri label identitas pasien pada cryotube untuk penyimpanan
spesimen plasma darah.
ii. Letakkan cryotube yang telah berisi spesimen plasma darah
pada cryobox.
iii. Buat pencatatam khusus mengenai letak spesimen pada
cryobox tersebut.
iv. Kemudian. spesimen dapat disimpan pada kondisi dan
rentang waktu sebagai berikut:

Jenis 15 – 30oC 4oC -20oC -70oC

Spesime
n
Plasma 24 jam 5 hari 1 tahun 5 tahun

v. Pada kondisi penyimpanan plasma yang dibekukan (-20 oC

dan -70oC), maksimum proses beku ulang dapat dilakukan
sebanyak 3 kali.

5. Pengiriman Spesimen melalui Aplikasi SITRUST HIV

a. Pengumpulan spesimen dilakukan di hari Senin – Rabu pada jam
kerja layanan.
b. Pick up kurir dilakukan satu kali dalam satu minggu, yaitu disetiap hari
Kamis.
c. Pick up spesimen oleh kurir dapat dilakukan sebelum hari Kamis
apabila jumlah spesimen sudah ≥20 sebelum hari Kamis.
d. Sampel paling lama diterima di laboratorium pemeriksa/penerima di
jam 14.00 (jam 2 siang) di hari yang sama untuk pengiriman dalam
kota.
e. Order pengiriman via SITRUST HIV oleh Fasyankes PDP/pengirim
sebaiknya dilakukan maksimal di hari Rabu.
f. Konfirmasi penerimaan paket oleh laboratorium pemeriksa/penerima
sebaiknya segera setelah menerima notifikasi pengiriman dari
Fasyankes PDP/pengirim atau maksimal di hari Kamis pagi (≥ jam
08.00) untuk memberikan waktu pengemasan spesimen oleh
Fasyankes PDP/pengirim.
g. Preparasi dan pengemasan sampel sudah dikerjakan maksimal di hari
Kamis pagi atau hari pengambilan paket sebelum dilakukan pick up
oleh kurir di maksimal jam 10 pagi.
h. Laboratorium pemeriksa/penerima segera melakukan konfirmasi
penerimaan melalui SITRUST HIV setelah paket diterima, dibuka, dan
diamati.
i. Laboratorium pemeriksa/Fasyankes penerima segera melakukan
input dan upload scan hasil pemeriksaan melalui SITRUST HIV
setelah pemeriksaan dilakukan. Hasil pemeriksaan hanya dapat
dibuka oleh dokter PDP/pengirim dengan password.
5.1. Permintaan pengiriman atau order pengiriman menggunakan
SITRUST HIV oleh Fasyankes PDP/pengirim
i. Petugas Poli HIV pengirim mendata ODHIV yang memenuhi kriteria
test VL HIV.
ii. Petugas Poli HIV pengirim merujuk ODHIV ke Laboratorium untuk
 pengambilan spesimen.
iii. Petugas laboratorium Fasyankes PDP/pengirim mengumpulkan
spesimen dengan mekanisme sesuai dengan prosedur pengambilan,
pengemasan, pengiriman dan penyimpanan spesimen untuk
pemeriksaan VL HIV.
iv. Petugas laboratorium mengakses aplikasi SITRUST HIV untuk
melakukan permintaan order sebelum batas waktu order yang telah
disepakati.
v. Petugas memilih menu “order VL” untuk permintaan pemeriksaan VL
pada aplikasi SITRUST HIV. Order pada SITRUST HIV mewakili paket
spesimen. Artinya dalam 1 nomor order, petugas dapat mengirim lebih
dari 1 pasien sesuai jumlah spesimen yang akan dirujuk.
vi. Petugas mengakses menu “order VL” kemudian memilih laboratorium
rujukan sesuai jejaring dan kurir. Sedangkan untuk kurir yang
disediakan oleh internal Fasyankes pengirim atau petugas kurir
merupakan petugas Fasyankes pengirim tersebut, maka pilih “kurir
internal”.
vii. Lakukan penginputan data pasien/spesimen dengan memilih ikon
“tambah baru”, ulangi langkah tersebut sampai jumlah
pasien/spesimen sesuai dengan jumlah yang akan dikirimkan.
viii. Pilih tombol “buat order” jika semua data pasien/spesimen selesai
diinput, proses order telah selesai dilakukan.
ix. Notifikasi order akan masuk ke laboratorium rujukan
pemeriksa/Fasyankes penerima untuk dilakukan konfirmasi
penerimaan atau penolakan. Jika diterima maka notifikasi order akan
masuk ke kurir dan akan dilakukan penjemputan pengambilan
spesimen. Jika ditolak, maka Fasyankes PDP/pengirim perlu
melakukan order ulang untuk dikirim ke Fasyankes/laboratorium lain
sesuai dengan kebijakan dan kesepakatan.

5.2. Konfirmasi penerimaan paket akan diterima atau ditolak menggunakan

SITRUST HIV oleh Laboratorium rujukan/pemeriksa
i. Petugas Laboratorium membuka aplikasi SITRUST HIV.
ii. Pilih menu “konfirmasi” untuk menginformasikan apakah permintaan
order dari pengirim dapat diterima atau ditolak.
iii. Pilih order yang ingin dikonfirmasi, kemudian klik pilihan “ditolak” atau
“diterima” – lakukan analisa Fasyankes PDP pengirim, jumlah
spesimen yang akan dikirim dengan ketersediaan logistik di
laboratorium dan kebijakan yang telah disepakati, diharapkan jika
sudah sesuai dengan kebijakan dan kesepakatan maka sampel dapat
diterima dan dilakukan pemeriksaan sesuai prosedur.
iv. Order yang telah dikonfirmasi “diterima” akan masuk dalam SITRUST
HIV kurir untuk dilakukan penjemputan spesimen. Order yang belum
dikonfirmasi atau dikonfirmasi “ditolak” tidak akan masuk dalam
SITRUST HIV kurir, sehingga penting bagi proses laboratorium
rujukan/pemeriksa untuk melakukan konfirmasi apakah diterima atau
ditolak.
5.3. Pengantaran dan Penerimaan Paket Spesimen menggunakan
SITRUST HIV oleh Kurir
i. Kurir akan menerima notifikasi order yang telah dikonfirmasi
penerimaan oleh laboratorium rujukan/pemeriksa.
ii. Kurir melakukan pengambilan paket spesimen dari unit laboratorium
sesuai kesepakatan bersama tanpa melalui pendaftaran/adminsitrasi.
iii. Kurir melakukan konfirmasi pengambilan paket saat tiba di Fasyankes
PDP pengirim dan mengambil paket tersebut di aplikasi SITRUST
HIV, dengan memilih menu “pengambilan”, pilih order yang telah
diambil, kemudian isikan tanggal pengambilan, jam pengambilan dan
keterangan telah diambil dari petugas dengan menyertakan nama
petugas.
iv. Kurir melakukan proses pengiriman paket spesimen dengan tata cara
penanganan yang baik (tidak dibalik, tidak ditumpuk, tidak terkena
panas, dll).
v. Kurir mengantarkan paket spesimen pada laboratorium
rujukan/pemeriksa sesuai label tertera pada kotak & aplikasi SITRUST
HIV sesuai batas waktu penerimaan yang telah disepakati.
vi. Kurir menyerahkan paket spesimen langsung ke unit yang telah
disepakati, mengakses aplikasi SITRUST HIV dan mengkonfirmasi
paket telah sampai, dengan memilih menu “sampai tujuan”, pilih order
yang sedang dikirimkan dan pilih tombol “sampai tujuan”, isi tanggal
sampai tujuan, jam sampai tujuan dan keterangan penerima paket.

5.4. Penerimaan paket spesimen dan penginputan hasil pemeriksaan

menggunakan SITRUST HIV oleh laboratorium rujukan/pemeriksa
i. Petugas laboratorium menerima paket spesimen, memeriksa kondisi
spesimen yang dikirim dan kemudian melakukan konfirmasi melalui
SITRUST HIV bahwa paket sudah diterima dan memberitahukan
kondisi paket tersebut dan menambahkan keterangan jika diperlukan.
ii. Lakukan konfirmasi penerimaan di SITRUST HIV dengan pilih menu
“penerimaan”. Pilih order yang telah sampai, pilih tombol “detail” untuk
memberikan feedback kondisi paket yang diterima. Berikan konfirmasi
apakah kondisi paket dalam keadaan “baik” atau “rusak”.
iii. Klik konfirmasi penerimaan jika semua spesimen telah dilakukan
update kondisi spesimen.
iv. Lakukan pemeriksaan Viral Load sesuai dengan SPO.
v. Lakukan penginputan hasil di aplikasi SITRUST HIV jika hasil
pemeriksaan Viral Load sudah keluar
vi. Pilih menu “hasil” untuk menginput hasil pemeriksaan spesimen di
menu utama SITRUST HIV.
vii. Pilih order yang ingin diinput, pilih tombol “detail” untuk mulai mengisi
hasil pemeriksaan tiap spesimen.
viii. Input data hasil pemeriksaan tiap spesimen secara benar dan
lengkap, klik “simpan”.
ix. Klik “Foto/Document Hasil Pemeriksaan” untuk upload/mengunggah
foto/dokumen hasil pemeriksaan kemudian Klik “Browse”.
x. Pilih file yang akan diupload, kemudian klik “Upload”. Selanjutnya klik
“Selesai”.

5.5. Melihat hasil pemeriksaan dan eksport laporan untuk pencatatan ARK
 menggunakan SITRUST HIV oleh Fasyankes PDP pengirim
i. Login di SITRUST HIIV dengan akun yang telah disiapkan oleh admin.
ii. Menu Monitoring digunakan untuk melakukan treking status
pengiriman spesimen. Menu “laporan pemeriksaan” digunakan untuk
ekspor laporan.
iii. Pilih menu “laporan pemeriksaan” untk melakukan ekspor hasil
pemeriksaan.
iv. Pilih tombol “export ARK” dibagian atas tampilan tabel spesimen,
buka file Excel laporan di bagian download laptop/desktop petugas.
v. Untuk kebutuhan ARK dapat lakukan impor dari Excel tersebut
langsung dalam file ARK tanpa harus melakukan input dari awal.

5.6. Input untuk pemeriksaan Internal menggunakan SITRUST HIV oleh

laboratorium rujukan/pemeriksa Viral Load HIV
i. SITRUST HIV mencatat rujukan pasien untuk pemeriksaan dalam
satu Fasyankes yang sama.
ii. Pilih “permintaan pemeriksaan VL” di bagian menu permintaan
pemeriksaan internal untuk mencatat pasien yang dirujuk ke
laboratorium rujukan/pemeriksa.
iii. Klik “tambah baru” untuk menginput order permintaan pemeriksaan.
iv. Lengkapi data pasien yang dirujuk secara lengkap dan benar lalu klik
“simpan”.
v. Pasien yang benar sampai ke layanan laboratorium, telah diperiksa
dan memiliki hasil pemeriksaan dapat dicatat pada menu “hasil
pemeriksaan”. Pasien yang tidak datang ke layanan, tidak perlu
dilakukan penginputan hasil.
vi. Pilih nama pasien yang hasilnya akan diinput.
vii. Klik “konfirmasi” untuk mengkonfirmasi bahwa pasien sampai ke
laboratorium untuk melakukan pemeriksaan. Setelah dilakukan
konfirmasi maka tombol “input hasil” akan keluar.
viii. Pilih menu “hasil”.
ix. Lengkapi data yang dibutuhkan dengan lengkap, kemudian klik
simpan.
Algoritma
Bagan Alir Pemeriksaan Viral load HIV, Untuk Pemantauan
Pengobatan ARV

Bagan Alir Pemeriksaan Viral load HIV, Untuk Pemantauan Pengobatan ARV