Pengelolaan Arsip Yang Tepat, Tunjang Produktivitas Sekolah

 25 FEBRUARY 2019  ANDREAS  KEGIATAN  652

Magelang – Sosialisasi Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA) terus dilakukan di
sekolah-sekolah. Setelah sebelumnya menggelar sosialisasi di SMKN 2 Kota Pekalongan, Senin
(25/2/2019), Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Arpus) Provinsi Jawa Tengah kembali
menyelenggarakan sosialisasi GNSTA di SMAN 1 Kota Magelang.

Kepala Dinas Arpus Provinsi Jateng Prijo Anggoro BR menjelaskan, arsip mempunyai peranan
yang sangat penting bagi sebuah organisasi/ sekolah, terutama arsip dinamis aktif. Karenanya,
keberadaan arsip perlu mendapatkan perhatian khusus, sehingga benar-benar menunjukkan peran
sebagai pendukung dalam penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua personel dalam sekolah
tersebut.

“Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan pencarian informasi apabila
diperlukan. Dengan demikian kita bisa mengingat atau menemukan kembali informasi-informasi
yang terekam dalam arsip tersebut,” terangnya.

Ditambahkan, setiap arsip mempunyai kegunaan yang berbeda-beda. Dia menunjuk contoh arsip
sebagai alat ukur kegiatan organisasi dan sebagai sumber ilmu pengetahuan. Yang termasuk
arsip sekolah di antaranya Buku Induk Siswa yang mencatat identitas seluruh siswa secara
terperinci, meliputi data siswa, orang tua, alamat siswa, pekerjaan dan penghasilan orang tua, dan
sebagainya.

“Dalam buku induk terdapat data-data yang digunakan sebagai bahan rujukan dalam pembuatan
keputusan. Misalnya menentukan siswa yang dapat menerima dana bantuan sekolah, sebagai
evaluasi untuk mengetahui perkembangan jumlah siswa dari tahun ke tahun,” beber Prijo.
Pengelolaan arsip di lingkungan sekolah yang baik, katanya, akan menjamin keselamatan dan
keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa
dan bernegara.

“Pengelolaan arsip yang tepat akan menciptakan administrasi sekolah yang benar, sehingga dapat
menunjang efektivitas, efisiensi, maupun produktivitas bagi sekolah,” tandasnya.