6

NAMA: Andi Gilang Batara Ramadhan

NIM : 35122092
KELAS : 1E
PRODI : D3 Administrasi Bisnis

Tugas Tambahan

MICROSOFT OFFICE
Pengertian microsoft office
Microsoft office merupakan salah satu perangkat lunak paket aplikasi perkantoran buatan
dari Microsoft dan didesain untuk dijalankan di bawah sistem operasi linux, Mac OS X dan
Microsoft Windows. Beberapa aplikasi atau bagian di dalam Microsoft Office yang sudah populer
adalah Ms Excel, Ms Word, dan Ms Powerpoint.
Aplikasi Ms Office terbaru yang diluncurkan adalah Office 15 atau Office 2013 yang diluncurkan
pada Januari 2013 dan Microsoft Office 2016.

Ada 3 bagian dari microsoft office, yaitu:

-microsft word
-microsft excel
-micrsoft power point

Microsoft word

Microsoft Word merupakan program aplikasi pengolah kata (word processor) yang
yang biasa digunakan untuk membuat laporan, membuat dokumen berbentuk surat kabar,
membuat label surat, membuat table pada dokumen, dan masih banyak lagi dukumen-
dokumen lain yang biasa dibuat dengan menggunakan Microsoft Word.
Sebelum memulai mengoperasikan Microsoft Word, ada baiknya jika kita mengenal
beberapa istilah yang akan dipakai dalam paket latihan ini. Di antaranya adalah istilah Screen
Layout (tampilan layar), Menu, dan Toolbar.
 7

Baris Judul
Tombol Ukuran Jendela

Baris Menu

Toolbar Toolbar Formatting

Standard

Kursor

Baris Penggulung
Vertikal

Ruler
Tombol tampilan
halaman
Pilihan Baris Penggulung
sesudah/sebelum
Tampilan Horisontal

Toolbar
Drawing

Baris Status Halaman yang sedang Aktif

 8

Screen Layout atau tampilan layar, sesuai dengan arti kata-kata penyusunnya,
merupakan sebuah tampilan yang ditunjukkan komputer anda saat mengoperasikan program
ini. Untuk tampilan dalam Microsoft Word, dapat dilihat pada gambar di bawah ini.

Pada bagian Baris Judul, dapat kita lihat nama file yang sedang kita buka, jika kita
belum menyimpan dan memberi nama pada file yang kita buka, biasanya Microsoft Word
akan menampilkan file tersebut dengan nama Document 1, 2, 3 dan seterusnya.

Istilah Menu yang digunakan dalam Microsoft Word mempunyai pengertian yang
hampir sama dengan pengertian menu dalam kehidupan sehari-hari. Di dalam menu ini,
terdapat beberapa perintah yang dapat kita pilih dengan menyorot perintah tersebut pada Baris
Menu.

Toolbar menyediakan beberapa tombol sederhana yang dipakai untuk mengakses

sebuah perintah yang tertulis pada pada menu. Cara memakainya yaitu dengan menekan
tombol-tombol pada toolbar tersebut.

Toolbar Standar

Toolbar Format
 9

MEMULAI MICROSOFT WORD

A. Membuka Microsoft Word

Untuk membuka Microsoft Word, ada beberapa cara yang bisa ditempuh, diantaranya
adalah :
1. Klik Tombol Start yang ada di taskbar.
2. Pilih menu Program
3. Kemudian pilih dan klik program aplikasi Microsoft Word.Tunggu sampai jendela
program Microsoft Word ditampilkan.

B. Membuat Dokumen Baru

Jika kita baru memulai mengoperasikan Microsoft Word, biasanya akan langsung
ditampilkan dokumen kosong yang siap untuk ditulisi. Namun, jika komputer tidak secara
otomatis menyediakan dokumen kosong, cara berikut ini bisa menjadi alternatif dalam
membuat dokumen baru.
1. Pada jendela Microsoft Word , pilih menu File, klik tombol New, kemudian klik tombol
General.
2. Double klik pada icon Blank Document untuk membuat dokumen baru.
3. Jendela siap untuk digunakan pengetikan.

Atau bisa juga menggunakan alternatif cara :

1. Klik tombol New Document yang ada pada baris menu.

2. Pada jendela program Microsoft Word, dapat kita pilih menu File | New, maka setelah kita
memilih Blank Document, dokumen kosong akan ditampilkan pada layar komputer anda.
3. Selain kedua alternatif di atas, bisa juga dengan langsung menekan tombol Ctrl+N, maka
dokumen baru akan ditampilkan di layar anda.

C. Membuka File yang sudah tesimpan

Untuk membuka file Microsoft Word yang sudah tersimpan, dapat dilakukan dengan cara:
1. Klik menu File dan klik tombol Open, maka akan tampil kotak dialog Open.
2. Pilih file yang ingin dibuka dengan menentukan letak foldernya terlebih dahulu.
3. Klik pada nama file yang akan dibuka.
 10

4. Klik tombol Open, maka file yang tadi dipilih akan dibuka oleh Microsoft Word.
Alternatif lain :
1. Klik tombol Open File pada baris menu.

2. Tekan Ctrl+O.

Dari kedua cara di atas, akan menghasilkan tampulan kotak dialog Open File, pilih file
yang ingin dibuka dengan menentukan letak foldernya terlebih dahulu. Klik tombol Open,
maka file yang dipilih akan dibuka oleh Microsoft Word.

D. Menyimpan Dokumen
Segera setelah memulai pengetikan, sebisa mungkin dilakukan penyimpanan. Hal ini
dimaksudkan untuk menjaga kemungkinan kehilangan dokumen.
1. Pada jendela Microsoft Word , pilih menu File, klik tombol Save.
2. Pada layar akan ditampilkan kotak dialog Save. Ketikkan nama file dokumen, dan klik
Save.
3. Lakukan penyimpanan file sesering mungkin, untuk menghindari kemungkinan komputer
padam secara mendadak.
Alternatif lain dalam penyimpanan file :
1. Klik tombol Save pada baris menu.

2. Tekan tombol Ctrl+S pada keyboard.

Keduanya akan menampilkan kotak dialog Save As. Ketikkan nama file dokumen, dan
klik Save.

E. Menutup file Dokumen

1. Setelah menyimpan file dokumen, untuk menutup file, pada jendela Microsoft Word, pilih
menu File, klik tombol Close, maka Microsoft Word akan menutup file dokumen yang
sedang aktif.

2. Atau bisa dilakukan dengan menekan tombol close pada baris menu.

F. Menutup Jendela Microsoft Word

Untuk keluar dari Microsoft Word, dapat dipilih di antara cara-cara berikut ini :

1. Pada jendela Microsoft Word, pilih menu File, klik Exit, maka jendela Microsoft Word
 11

akan tertutup.

2. Pastikan bahwa dokumen yang telah anda ketik sudah tersimpan dengan benar.

3. Selain dengan menu File, menutup jendela Microsoft Word juga dapat dilakukan dengan

mengklik tombol X yang terletak di pokok kanan atas dari jendela Microsoft Word.
 12

MENGETIK DOKUMEN, MENGEDIT TEKS

Pada saat memulai program aplikasi Microsoft Word , secara otomatis, dokumen baru
yang masih kosong yang diberi nama Document1 akan ditampilkan dan siap digunakan.Setiap
mengetikkan teks, teks yang Anda ketik akan muncul di posisi kursor dan kursor akan
bergeser ke kanan. Anda dapat memindahkan kusor dengan keyboard atau mouse.
Jika teks yang yang sedang anda ketik mencapai akhir dari baris, maka teks tersebut
akan dilipat dan kursor secara otomatis pindah ke awal baris berikutnya. Bila perlu tekan
tombol Enter untuk memindahkan titik sisip ke baris berikutnya., hanya jika anda ingin
memulai pengetikan di baris baru sbelum mencapai batas kanan, membuat baris kosong atau
memulai paragraf baru.
Microsoft Word mendefinisikan sebuah paragraf sebagai sejumlah karakter, kata, atau
kalimat yang diakhiri dengan tanda paragraf. Tanda paragraf akan disisipkan pada waktu anda
menekan tombol Enter. Tanda paragraf ini penting untuk mengetahui di mana suatu paragraf
dimulai dan berakhir pada dokumen anda. Dalam keadaan defaultnya, tanda paragraf ini tidak
ditampilkan.
Jika anda membuat kesalahan selam proses pengetikan, Anda dapat memperbaikinya
dengan berbagai cara berikut ini :
• Tekan tombol BacksSpace untuk menghapus satu karakter di kiri titik sisip.
• Tekan tombol Delete untuk menghapus karakter di kanan titik sisip.
• Untuk melakukan pengulangan dari teks yang baru Anda ketik, pilih menu Edit,
Repeat Typing (Ctrl+Y).
• Untuk menghapus teks yang baru saja Anda ketik, pilih dan klik menu Edit, Undo
Typing (Ctrl+Z) atau klik tombol Undo pada toolbar Standard.
• Untuk pindah ke baris baru tanpa menyisipkan sebuah tanda paragraf, tekan tombol
Shift+Enter.

A. Meng-Copy / Menyalin Teks

Untuk menyalin teks yang Anda pilih ke lokasi lain, ikuti langkah berikut ini :
1. Pilih teks yang akan Anda salin.
2. Kemudian pilih dan klik menu Edit, Copy (Ctrl+C).
3. Tempatkan titik sisip di lokasi baru.
4. Kemudian pilih dan klik menu Edit, Paste (Ctrl+V).
 13

Selain cara tersebut di atas, Anda dapat juga menyalin teks degan menggunakan tombol
Copy Paste

B. Men-Delete / Menghapus Teks.

Untuk menghapus teks yang telah Anda pilih, ikuti langkah berikut ini.
1. Pilih teks yang akan anda hapus.
2. Kemudian pilih dan klik menu Edit, Clear atau tekan tombol Delete.

C. Meng-Cut-Paste/Memindahkan Teks.
Untuk memindahkan teks yang Anda pilih ke lokasi yang baru, ikuti langkah berikut ini :
1. Pilih teks yang akan Anda pindahkan

2. Kemudian pilih dan klik menu Edit, Cut (Ctrl+X).

3. Tempatkan titik sisip pada lokasi baru.

4. Kemudian pilih dan klik menu Edit, Paste (Ctrl+V).

D. Format teks
Anda dapat mengatur format teks dengan menggunakan salah satu cara berikut ini :
• Pilih atau sorot teks yang akan anda format, kemudian atur formatnya sesuai yang
anda inginkan.
• Tempatkan titik sisip pada posisi awal pengetikan teks,atur formatnya, kemudian
ketik teks yang Anda inginkan. Dengan cara ini, semua teks yang Anda ketik mulai
dari posisi titik sisip akan mengikuti format yang Anda pilih sampai Anda melakukan
perubahan kembali atau memindahkan posisi titik sisip ke bagian lain pada dokumen.

1. Mengubah Jenis dan Bentuk Huruf (Font)

Setiap jenis dan bentuk huruf (Font) mempunyai nama, misalnya Arial, Times,
Courier dan lain-lain. Untuk mengubah Font dari teks yang sebelumnya telah Anda
ketik, ikuti langkah berikut :
• Pilih atau sorot teks yang akan Anda ubah fontnya.
• Pilih dan klik font yang Anda inginkan pada tombol daftar pilihan font yang terdapat
pada baris toolbar Formatting atau tekan tombol Ctrl+Shift+F.
2. Mengubah Ukuran Huruf (Font Size)
Semua teks yang anda ketikkan pada dokumen baru dengan menggunakan template
Blank Document akan memakai pilihan default font Times New Roman dengan
 14

ukuran huruf 10 point. Untuk mengubah ukuran huruf (font size) dari teks yang
sebelumnya anda ketik, ikuti langkah berikut ini :

• Pilih atau sorot teks yang akan anda ubah ukurannya.

• Pilih dan klik ukuran yang anda inginkan pada tombol daftar pilihan Font Size yang

terdapat pada baris toolbar formatting atau tekan tombol Ctrl+Shift+P.

3. Memilih Gaya Tampilan Huruf (Font Style)

Untuk mengubah gaya tampilan huruf (font style) dari teks yang sebelumnya telah
anda ketik, ikuti langkah berikut ini :

• Pilih atau sorot teks yang akan Anda ubah gaya tampilannya.
• Untuk menampilkan huruf tebal, pilih dan klik tombol toolbar Bold yang terdapat

pada baris toolbar Formatting atau tekan tombol Ctrl+B.

• Untuk menampilkan huruf miring, pilih dan klik tombol toolbar Italic yang terdapat

pada baris toolbar Formatting atau tekan tombol Ctrl+I.

4. Membuat Garis Bawah (Underline)
• Pilih atau sorot teks yang akan Anda beri garis bawah.
• Pilih dan klik tombol toolbar Underline yang terdapat pada baris toolbar Formatting
atau tekan tombol Ctrl+U untuk memberi garis bawah tunggal, atau Ctrl+Shift+D
untuk memberi garis bawah ganda, atau Ctrl+Shift+W untuk memberi garis bawah

tunggal hanya pada kata.

5. Menentukan Warna Huruf (Font Color)
Bila diperlukan huruf yang telah anda ketikkan dapat ditampilkan dengan warna
tertentu sehingga tampilan huruf tersebut terlihat lebih menarik. Untuk mengubah
 15

warna huruf (font color) dari teks yang sebelumnya telah anda ketik, ikuti langkah
berikut ini :

• Pilih atau sorot teks yang akan anda ubah warnanya.

• Pilih dan klik warna yang Anda inginkan pada tombol daftar pilihan Font Color yang

terdapat pada baris toolbar Formatting.

 16

MENGATUR FORMAT PARAGRAF DAN FORMAT HALAMAN

MENGATUR FORMAT PARAGRAF

Dalam Microsoft Word, paragraf adalah segala sesuatu yang diakhiri dengan menekan
tombol Enter. Paragraf mungkin berupa judul laporan, bagian suatu daftar, baris kosong di
antara dua paragraf, sekumpulan teks atau kalimat yang mempunyai satu pemikiran. Anda
dapat mengatur format paragraf dengan menggunakan salah satu cara berikut ini :
• Pilih paragraf yang akan anda format, kemudian atur formatnya sesuai dengan
keinginan anda.
• Tempatkan pada titik sisip pada posisi awal pengetikan paragraf atau formatnya,
kemudian ketik paragraf yang Anda inginkan. Dengan cara ini, semua paragraf yang
anda ketik mulai dari posisi titik sisip akan mengikuti format yang anda pilih sampai
anda melakukan perubahan kembali atau memindahkan posisi titik sisip ke bagian lain
pada dokumen.

A. Mengatur Perataan teks dalam Paragraf

Perataan teks dalam paragraf dapat dilakukan dengan posisi rata sisi kiri (left-align), rata
sisi kanan (right-align), ditengah (center) dan rata sisi kiri dan kanan (justify).

Untuk mengatur perataan teks dari paragraf, ikuti langkah berikut ini：

1. Pilih dan tempatkan titik sisip pada paragraf yang akan anda format.
2. Pilih dan klik menu Format, Paragraph. Kotak dialog paragraph akan ditampilkan.
3. Pada kotak dialog Paragraph, klik tab Indent and Spacing. Pada tombol daftar
pilihan, Alignment, pilih perataan teks yang anda inginkan.
• Left untuk perataan kiri
• Centered untuk penempatan di tengah
• Right untuk perataan kanan.
• Justified untuk perataan penuh di kiri dan kanan.
4. Contoh format paragraf yang Anda pilih, dapat Anda lihat pada kotak Preview.
5. Klik OK.
Selain itu, perataan teks dari paragraf dapat dilakukan dengan menekan salah satu dari

tombol
 17

B. Mengatur Indentasi
Anda dapat mengatur indentasi paragraf terhadap margin kiri, margin kanan atau
keduanya. Anda juga dapat membuat indentasi hanya pada baris pertama dari paragraf
atau membuat indentasi gantung. Untuk mengatur indentasi paragraf, ikuti langkah berikut
ini :
1. Pilih dan tempatkan titik sisip pada paragraf yang akan Anda format.
2. Pilih dan klik menu Format, Paragraph. Kotak dialog Paragraph akan ditampilkan.
3. Pada kotak dialog tersebut, klik tab Indents and Spacing.
4. Pada bagian Indentation, atur indentasi yang anda inginkan.
• Kotak isian Left, untuk menentukan jarak indentasi dari margin kiri.
 18

• Kotak isian Right, untuk menentukan jarak indentasi dari margin kanan.
• Kotak daftar pilihan Special, untuk menentukan indentasi khusus dengan jarak sesuai
dengan yang Anda isi pada kotak By.
(none), jika tidak ada indentasi khusus.
First line, jika indentasi kiri hanya untuk baris pertama saja.
Hanging, jika ingin membuat indentasi gantung, yang diindentasi adalah baris
lain selain baris pertama.
5. Contoh format paragraf yang anda pilih, dapat anda lihat pada bagian kotak Preview.
6. Klik OK.

C. Mengatur Jarak Spasi Baris

Apabila diperlukan, Anda dapat mengatur jarak spasi dari baris agar masing-masing baris
mempunyai jarak yang cukup dan sesuai dengan kebutuhan. Untuk mengatur jarak spasi
baris menggunakan menu, ikuti langkah berikut :
1. Pilih atau tempatkan titik sisip pada paragraf yang akan Anda format.
2. Pilih dan klik menu Format, Paragraph. Kotak dialog Paragraph akan ditampilkan.
3. Pada kotak dialog tersebut, klik tab Indents and Spacing.
4. Pada bagian Spacing, tentukan jarak spasi baris yang anda inginkan.
Kotak isian Before, diisi dengan jarak spasi sebelum paragraph
Kotak isian After, diisi dengan jarak spasi sesudah paragraph.
5. Kotak daftar pilihan Line Spacing, diisi dengan jarak spasi baris yang diinginkan.
Single untuk jarak spasi satu.
1.5 lines, untuk jarak spasi satu setengah.
Double, untuk jarak spasi dua.
At least, untuk menentukan jarak spasi minimal.
Exactly, untuk menentukan jarak spasi yang pasti.
Multiple, untuk menggandakan jarak spasi Single menjadi Dua, 1.5 lines menjadi
Tiga dan Double menjadi Empat.
6. Contoh format paragraf yang anda pilih dapat dilihat pada kotak Preview.
7. Klik OK.

MENGATUR FORMAT HALAMAN

Yang dimaksud dengan mengatur format halaman diantaranya mengubah ukuran
kertas, mengatur margin, memasang nomor halaman, dan lain-lain.
 19

A. Mengubah Ukuran kertas dan Orientasi Pencetakan

Untuk mengubah ukuran kertas, dan orientasi pencetakan, ikuti langkah berikut ini :
1. Pilih dan klik menu File, Page Setup. Kotak dialog Page Setup akan ditampilkan.
2. Pada kotk dialog Page Setup, klik tab Paper Size.
3. Pada tombol daftar pilihan Paper Size, pilih dan klik ukuran kertas yang akan Anda
gunakan. Atau gunakan kotak Width untuk menentukan lebar kertas, dan kotak Height
untuk menentukan tinggi kertassesuai dengan keinginan Anda.
4. Pada kotak Orientation, beri tanda atau klik tombol pilihan Portrait untuk pencetakan
dengan posisi tegak atau Landscape untuk pencetakan dengan posisi tertidur.
5. Pada tombol daftar pilihan Apply To, pilih dan klik bagian dokumen yang akan
memakai ukuran kertas dan orientasi yang baru.

 Whole Document, pengaturan baru akan berlaku untuk seluruh halaman.

 This Point Forward, Microsoft Word akan menyisipkan tanda pemisah Continuous
pada titik sisip dan pengaturan baru akan dimulai pada bagian yang baru.
 This Section, pengaturan baru akan berlaku pada bagian tempat titik sisip berada.
6. Lihat hasilnya pada kotak Preview dan klik OK untuk menutup kotak dialog.

B. Mengatur Margin
Margin merupakan jarak antara tepi daerah pengetikan teks dengan tepi halaman kertas.
Apabila Anda membuka dokumen baru dengan menggunakan Blank Document, Microsoft
 20

Word akan menggunakan template normal dengan batas margin atas dan bawah 1 inci
serta batas margin kiri dan kanan 1.25 inci.
Pengaturan margin akan berlaku untuk seluruh dokumen, kecuali jika Anda telah memilih
teks tertentu atau membagi dokumen ke dalam beberapa bagian. Untuk mengatur margin
dari dokumen dengan menggunakan menu, ikuti langkah berikut ini :
1. Pilih dan klik menu File, Page Setup. Kotak dialog Page Setup akan ditampilkan.
2. Pada kotak dialog Page Setup, klik tab Margins.
3. Tentukan jarak dari batas margin yang Anda inginkan.

 Top, untuk menentukan batas margin atas.

 Bottom, untuk menentukan batas margin bawah.
 Left, untuk menentukan batas margin kiri pengetikan.
 Right, untuk menentukan batas margin kanan pengetikan.
 Gutter, untuk menambahkan spasi lebih pada margin kiri jika Anda tidak
memberi tanda pemilihan pada kotak cek Mirror margins atau menambahhkan
spasi lebih pada bagian dalam (margin kiri untuk halaman ganjil dan margin
kanan untuk halaman genap) untuk daerah penjilidan jika Anda memberi tanda
pemilihan pada kotak cek Mirror margins.
4. Pada kotak isian Header, tentukan jarak dari tepi atas kertas ke isi header. Dan pada
kotak isian Footer, tentukan jarak dari tepi bawah kertas ke isi footer.
5. Pada kotak pilihan Apply To, pilih dan klik bagian mana dari dokumen yang akan
memakai margin baru.
6. Beri tanda atau klik kotak cek Mirror Margins, jika Anda ingin ukuran margin kiri
 21

pada halaman genap menjadi ukuran margin kanan pada halaman ganjil dan ukuran
margin kanan pada halaman genap akan menjadi ukuran margin kiri pada halaman
ganjil.
7. Lihat hasilnya pada kotak Preview, dan klik OK untuk menutup kotak dialog.

C. Memasang Nomor Halaman

Microsoft Word menawarkan banyak pilihan untuk menempatkan dan menampilkan
nomor halaman. Nomor halaman yang Anda tempatkan juga merupakan bagian dari
Header atau Footer. Untuk memasang nomor halaman pada dokumen anda, ikuti langkah
berikut :
1. Pilih dan klik menu View, Page Layout.
2. Pilih dan klik menu Insert, Page Numbers. Kotak dialog Page Numbers akan
ditampilkan.
3. Pada tombol daftar pilihan Position, pilih dan klik posisi nomor halaman yang
Anda inginkan.

 Top of Page(Header), untuk menempatkan nomor halaman di atas.

 Bottom of Page(Footer), untuk menempatkan nomor halaman di bawah.
4. Pada tombol daftar pilihan Alignment, pilih dan klik perataan nomor halaman
yang Anda inginkan.
Left, untuk penempatan nomor di sisi kiri.
Center, untuk penempatan nomor di tengah.
Right, untuk penempatan nomor di sisi kanan.
Inside, untuk penempatan nomor di bagian dalam halaman dengan dua
muka.
Outside, untuk penempatan nomor di bagian luar halaman dengan dua
 22

muka.
5. Nomor halaman akan muncul di seluruh halaman yang ada dalam dokumen mulai
dari halaman pertama. Jika halaman pertama tidak ingin di beri nomor halaman,
hilangkan tanda pemilihan pada kotak cek Show number on first page.
6. Klik tombol perintah Format, untuk memilih format nomor yang akan anda pakai
(default 1, 2, 3).
7. Klik OK.
 23

MENCETAK DOKUMEN DAN MENGAKHIRI MICROSOFT WORD

Apabila anda ingin mencetak dokumen anda, dokumen tersebut harus sudah diaktifkan
atau ditampilkan di layar. Untuk mencetak dokumen yang sedang aktif di layar, ikuti langkah
berikut ini :
1. Pilih dan klik menu File, Print (Ctrl+P). Kotak dialog Print akan ditampilkan.
2. Pada tombol daftar pilihan Name, pilih dan klik printer driver yang anda inginkan.
3. Anda dapat menentukan halaman yang akan anda cetak, dengan cara melakukan
pemilihan dan pengisian pada kotak Page Range.
 Klik tombol pilihan All, jika Anda bermaksud mencetak seluruh isi dokumen.
 Klik tombol pilihan Selection, bil Anda ingin mencetak teks yang anda pilih.
4. Apabila anda ingin mencetak dokumen tersebut lebih dari sati kali, isilah kotak isian
Number of Copies dengan jumlah salinan yang anda inginkan.
5. Pada tombol daftar pilihan Print what, pilih Document bila ingin mencetak isi dokumen.
6. Tentukan halaman yang akan dicetak pada tombol pilihan Print.
 All pages in range, bila anda ingin mencetak halaman ganjil maupun halaman genap.
 Odd pages, jika Anda ingin mencetak halaman ganjil saja.
 Even pages, jika Anda ingin mencetak halaman genap saja.
7. Klik OK.

Untuk mencetak dokumen, bisa juga dilakukan dengan menekan tombol Print pada baris

menu.
 1

Setalah seluruh kegiatan pengetikan, pengeditan, dan juga pencetakan dokumen selesai, maka kita dapat
mengakhiri operasi Microsoft Word setelah terlebih dahulu kita memastikan bahwasannya dokumen sudah
tersimpan dengan baik. Jika belum, maka simpanlah dokumen yang telah anda ketik dan edit terlebih dahulu, baru
kemudian keluar dariMicrosoft Word.

Pengertian microsft excel

Microsoft Excel adalah salah satu produk perangkat lunak pengolah data dari Microsoft
dalam bentuk lembaran tabel yang tersebar (spreadsheet). Perangkat lunak ini merupakan bagian
dari paket perangkat lunak Microsoft Office yang di dalamnya terdapat banyak perangkat lunak
(keperluan perkantoran) misalnya: Microsoft Word (pengolah kata), Microsoft Power Point
(untuk keperluanpresentasi), dan Microsoft Access (untuk keperluan basis data).
Microsoft Excel digunakan untuk mengolah berbagai jenis atau tipe data misalnya data
nilai pelajaran siswa yang berarti jenis datanya numerik, data teman dan nomor telepon yang berarti
jenis datanya teks, data rekapitulasi pemakaian barang dalam bentuk angka dan teks, dll. Dalam
Excel selain bisa digunakan untuk mencatat dan menyimpan data-data tersebut, Excel juga mampu
melakukan perhitungan penjumlahan, perkalian, fungsi-fungsi logika, perhitungan rata-rata, bahkan
sampai pembuatan grafik.

Menjalankan program microsft excel

Ada beberapa cara untuk menjalankan atau memulai program Microsoft Excel. Pertama
kita bisa memulainya dengan klik ganda pada icon shortcut yang telah kita buat sebelumnya pada
desktop.

Microsoft Excel 1
 2

icon
Excel

Gambar 1. Icon shortcut Microsoft Excell di desktop

Microsoft Excel 2
 3

Icon shortcut Microsoft Excel tampak seperti Gambar 1 di atas.

Cara kedua adalah lewat start menu dengan langkah-langkah sebagai berikut(Perhatikan
Gambar 2):
1. Klik tombol Start
2. Pilih menu Programs
3. Klik Microsoft Excel

Gambar 2. Menjalankan Excel lewat tombol Start

Selanjutnya di layar monitor akan muncul selama beberapa detik tampilan

splash window dari Excel seperti berikut.

Gambar 3. Tampilan splash window dari Excel

Microsoft Excel 3
 4

Kemudian muncul tampilan jendela utama dari Excel seperti gambar berikut ini.

Nama Dokumen Title Bar

(Workbook)

Toolbar Standard

Menu
Bar

Toolbar
Name Formatting
Box Kolom

Formula
Bar
Sel Aktif
(Pointer)

Baris
Worksheet yang ada di
dalam Workbook
Scroll Bar

Gambar 4. Jendela utama dari Microsoft Excel

Perhatikan Gambar 4 di atas. Keterangan dari tiap-tiap bagian jendela utama Microsoft
Excell adalah seperti telah ditampilkan dalam Gambar 4. Untuk memulai memasukkan atau
mengetikan data dapat langsung diketikkan lewat keyboard dan data yang diketikkan akan muncul
dan berada di cell yang aktif saat itu. Cell yang aktif dapat dipilih dengan menggerakkan pointer
cell aktif menggunakan tombol panah atas, bawah, kiri dan kanan, atau langsung dengan menunjuk
cell yang diinginkan aktif menggunakan mouse, lalu klik kiri sekali.

Microsoft Excel 4
 5

1. Menyimpan Dokumen
Data yang telah dituliskan dalam worksheet Excell supaya tidak hilang harus disimpan
dalam dokumen (file). Penyimpanan dokumen bisa dilakukan dalam beberapa cara. Cara pertama
adalah dengan langsung mengklik tombol save di toolbar standar Excel. Jika ini adalah kali
pertama penyimpanan dokumen maka akan muncul kotak dialog Save As seperti Gambar berikut.

Gambar 5. Kotak dialog Save As dari Excel

Ketikkan nama dokumen pada File name dengan ketentuan pemberian nama dokumen maksimal
254 karakter tanpa tanda kutip (dalam contoh kasus ini nama file latih1). Lalu tentukan folder
tujuan penyimpanan dokumen dari Save in, kemudian klik tombol.

 Dengan kotak dialog Save As ini anda juga dapat melakukan penggantian
nama dan folder tempat tujuan penyimpanan dokumen.
 Dokumen program Excel (secara default) akan disimpan dengan ekstensi
.xls

Microsoft Excel 5
 6

Cara kedua adalah dengan melalui menu File.

 Pilih Save As saat penyimpanan dokumen pertama kali atau untuk menyimpan dalam file yang
lain (namanya berbeda) jika dokumen sudah disimpan dengan nama file tertentu.
 Pilih Save untuk penyimpanan selanjutnya (sudah diberi nama file).

Gambar 6. Penyimpanan dokumen lewat menu File.

Ketika penyimpanan pertama kali (Save as) maka akan muncul kotak dialog SaveAs seperti
Gambar 5 di atas dan langkah selanjutnya adalah sama seperti ketika anda mengklik tombol save
di atas.

2. Membuka Dokumen yang telah Tersimpan

Guna membuka dokumen yang telah tersimpan dapat dilakukan dengan mengklik langsung
tombol Open yang terdapat pada toolbar Standard, atau
cara lain lewat menu File, lalu pilih Open. Maka segera akan tampil kotak dialog Open seperti
Gambar 7.
Langkah selanjutnya untuk membuka sebuah dokumen Excel adalah:
 Masih dalam kotak dialog Open, tentukan atau arahkan folder tempat penyimpanan dokumen
yang akan dibuka dengan cara memilih lewat combo box Look in. Perhatikan Gambar 7
berikut.

Microsoft Excel 6
 7

Gambar 7. Combobox Look in untuk mencari atau mengarahkan direktori

 Pilih dokumen yang akan dibuka dengan langsung klik ganda file tersebut ataudengan klik
tombol Open setelah dokumen yang akan dibuka telah disorot.
 Segera isi dokumen Excel tersebut akan dibuka oleh program Excel

Gambar 8. Membuka Dokumen

Microsoft Excel 7
 8

3. Menutup Dokumen atau Mengakhiri Excel

Untuk menutup dokumen yang sedang dibuka tanpa mengakhiri program Excel, lakukan dari
menu File pilih Close. Atau dengan mengklik tombol Close Window
di pojok kanan atas jendela workbook (di bawah tombol Close).

Close
Window

Gambar 9. Menu untuk menutup dokumen Excel tanpa mengakhiri Excel

Untuk menutup dokumen sekaligus mengakhiri program Excel, dilakukan dari menu File, pilih
Exit atau klik pada icon Close yang terdapat pada tepi kanan
Title Bar.

4. Mencetak Dokumen
Pada satu worksheet Excel, mungkin terdapat beberapa tabel atau grafik, anda dapat mencetak
semuanya atau bagian tertentu saja. Jika anda akan mencetak grafik atau tabel tertentu maka
mulailah dengan mem-blok tabel atau grafik yang
akan dicetak, tetapi bila anda ingin mencetak semuanya pengeblokan tidakdiperlukan.
Untuk mencetak melalui menu File pilih Print (atau dengan menekan Ctrl+P).Maka segera
akan tampil kotak dialog Print (Gambar 10). Dalam kotak dialog

Microsoft Excel 8
 9

Print tersebut ada beberapa parameter dan isian penting yang perlu diketahuiberkaitan dengan
operasi pencetakan dokumen ke printer adalah:
 Name, harus terisi sesuai dengan driver printer yang akan digunakan untukmencetak
dokumen.
 Number of copies, guna menentukan jumlah kopi cetakan tiap lembar.
 Pada Print range, pilih All jika akan mencetak semua halaman, atau pilih
Page(s) jika akan mencetak halaman tertentu saja.
 Pada Print what
 Selection, guna mencetak bagian yang diblok saja.
 Active sheet(s), mencetak semua tabel dan grafik yang terdapat dalam
worksheet yang sedang aktif saat itu.
 Entire workbook, mencetak semua worksheet yang ada.
 Klik OK untuk memulai pencetakan.

Gambar 10. Mencetak Dokumen

Sebelum melakukan operasi pencetakan dokumen ke printer disarankan untuk melakukan Print
Preview terlebih dahulu. Print Preview adalah salah satu fasilitas
dari Excel yang digunakan untuk melihat tampilan yang akan dihasilkan (preview) oleh cetakan
printer. Jadi dengan print preview ini kita bisa melihat kira-kira hasil cetakan nanti sudah
sesuai dengan keinginan kita atau belum,

Microsoft Excel 9
 10

mungkin ada bagian baris atau bagian kolom dari worksheet yang belum ikut tercetak akan
kelihatan lewat print preview ini dan kita segera bisa membenahi (tanpa harus mencetak ke printer
terlebih dahulu).

Gambar 11. Tampilan Print Preview dengan kotak dialog Page Setup.

Mengenal worksheet

Pada kondisi standard, tiap Workbook terdapat 3 sheet. Kita dapat melakukan pengaturan
pada worksheet yaitu dengan menentukan jumlah worksheet dan mengganti nama
worksheet.

Menentukan Jumlah Worksheet pada Tiap Workbook.

 Klik menu Tools
 Pilih Option
 Klik tab menu General
 Isikan jumlah sheet yang dikehendaki pada Sheets in new workbook: dapat
diisikan mulai 1 s/d 255
 Akhiri dengan klik OK.

Microsoft Excel 10
 11

Mengganti Nama Sheet

Worksheet yang ditampilkan di dalam workbook secara default diberi nama oleh program Excel
sesuai dengan urutan sheet-nya yakni mulai dari sheet1, sheet2, sheet3 dan seterusnya. Kita dapat
mengubah nama sheet sesuai dengan jenis data yang kita buat di dalamnya dengan langkah-langkah
sebagai berikut:
 Klik kanan pada lokasi nama sheet yang akan diganti.
 Klik menu Rename.
 Ketik nama sheet yang baru lalu tekan Enter.

Kolom, Baris, Sel dan Range

Kolom adalah bagian di atas worksheet yang memanjang secara horizontal dari kiri ke kanan.
Dalam tiap sheet kolom diberi nomor dengan abjad yaitu A sampai dengan IV yang berjumlah 256
kolom.

Drag ke kanan untuk melebarkan

atau ke kiri untuk menyempitkan
kolom

Gambar 12. Mengatur lebar kolom

Baris adalah bagian yang terletak di sebelah kiri worksheet dengan arah vertical dari atas ke
bawah. Baris diberi nomor dengan angka 1 sampai dengan 65536.
Sel adalah koordinat atau pertemuan antara kolom dan baris yang dinyatakan dengan nomor kolom
dan nomor baris. Contoh jika pointer berada pada kolom H baris 5, maka dinamakan dengan sel
Sel H5.
Range merupakan sekumpulan sel yang telah digabungkan menjadi satu dengan tujuan tertentu,
misal untuk pemformatan beberapa sel secara bersamaan, mencari nilai rata-rata dari sekumpulan
data dan lain-lain. Contoh range adalah B2:D4 yang berarti mulai dari kolom B baris ke-2
sampai dengan kolom D baris ke-4. Range juga dapat diberi nama sesuai dengan data yang ada
di dalamnya yang bertujuan agar mempermudah saat pengolahan data sehingga kita tidak
melakukan pengeblokan secara berulang-ulang.

Microsoft Excel 11
 12

Langkah untuk memberi nama sebuah range adalah:

 Blok data pada sel-sel yang akan didefinisikan sebagai nama range
 Klik menu Insert
 Pilih Name
 Klik Define
 Pada kotak dialog yang ada tuliskan nama range, kemudian klik OK.

Data dan operasi data

Jenis Data dalam Microsoft Excel

Secara garis besar Microsoft Excel membagi data yang diolah menjadi dua,yaitu:
1. Data Karakter
 Seluruh data yang dimulai dari pengetikan huruf (A s/d Z)
 Karakter non angka yang berdiri dengan angka, misal B123 atau 50F2 danseluruhnya tidak
dapat dioperasikan secara aritmatik.
2. Data Numerik
 Semua angka merupakan data numerik karena dapat diolah secaraaritmatik.
 Angka yang ditulis dalam bentuk Eksponensial, misal 2E6 artinya samadengan
2000000.
 Angka tanggal yang diketik dengan format MM/DD/YY.
 Angka jam yang diketik dengan format HH:MM:SS.

Memasukkan Data
Cara pemasukan data adalah dengan mengetik secara langsung ke dalam sel yang telah kita
maksudkan. Pengisian data dapat kita lakukan secara manual atau dengan menggunakan autofill
yang biasa digunakan untuk data yang berurutan seperti nomor urut, nama hari, nama bulan,
tahun dan sebagainya.

Microsoft Excel 12
 13

Data yang
diketik
manual

Angka 1 dengan Autofill

dapat membuaturutan
Huruf B Angka 2
diperbanyak diperbanyak
dengan Copy dengan Copy

Gambar 13. Cara-cara Pengisian Data

OPERASI FUNGSI
Fungsi didalam program spreadsheet adalah suatu fasilitas dalam hal perhitungan yang digunakan
melakukan penghitungan financial, statistic, analisa logika, pengambilan keputusan manipulasi teks
dan lain-lain.

Formula Bar
Sebelum membahas fungsi-fungsi yang disediakan oleh Microsoft Excel, anda harus memahami
formula bar sebagai salah satu kunci utama untuk menyelesaikan suatu rumus.

Edit Formula, untuk memulai Menampilakan rumus yang tengah dibuatatau

pembuatan rumus atau fungsi rumus yang terdapat pada suatu sel

List Box
Formula

Untuk menampilkan List Box

Formula/Daftar Fungsi Cancel Enter

Gambar 14. Formula Bar

Microsoft Excel 13
 14

Fungsi Dasar
Dalam fungsi dasar penekanan fungsi adalah terbatas pada perhitungan dataaritmatika dengan
menggunakan operator-operator:
Operator Aritmatika Operator Relasional
+ Penjumlahan = Sama Dengan
_ Pengurangan > Lebih Besar
* Perkalian < Lebih Kecil
/ Pembagian >= Lebih Besar atau Sama Dengan
^ Pangkat <= Lebih Kecil atau Sama Dengan

Berikut adalah contoh langkah penggunaan Fungsi Dasar untuk mencari Nilai
Keuntungan yang didapat dari Harga Jual dikurangi Harga Beli.

2. Klik Edit Formula untuk 1. Klik pada sel yang

memulai membuat rumus akan diisi (D4)

4. Klik sel Harga Beli (B4) 3. Klik pada sel yang Harga Jual 5. Drag ke bawah untuk
kemudian klik OK (C4) kemudian ketikkan operator memperbanyak rumus agar
Pengurangan tidak perlu mengulang rumus

Gambar 15. Pembuatan Fungsi Dasar

Fungsi Statistik
1. Fungsi penjumlahan data = SUM (Range)
2. Fungsi pencarian nilai terbesar = MAX (Range)
3. Fungsi pencarian nilai terkecil = MIN (Range)
4. Fungsi pencarian nilai rata-rata = Average (Range)
5. Fungsi pencarian jumlah data angka = Count (Range)

Microsoft Excel 14
 15

Gambar 16. Contoh Fungsi statistic

1. Klik Edit Formula untuk memulai pembuatan rumus

2. Pilih
SUM 3. Rang data yang dijmlahkan,
diperoleh dengan mengeblok
data yang akan di jumlahkan,
kemudian klik OK

Gambar 17. Fungsi Statistik

Fungsi Logika
Fungsi logika atau IF berfungsi untuk menguji suatu logika kondisi dengan syarat tertentu untuk
mendapatkan nilai benar atau salah. Logika tunggal adalah pengujian dengan menggunakan satu
syarat yang ditetapkan. Statemen fungsi logika IF adalah sebagai berikut:

=IF(Logica_test; Value_if_true; Value_if_false)

Microsoft Excel 15
 16

 Logical Test : Sel yang diuji dan syarat yang ditetapkan

 Value If True : Kondisi jika syarat yang ditetapkan terpenuhi
 Value If False : Kondisi jika syarat yang ditetapkan tidak terpenuhiContoh:
 Jika Kode adalah ‘S’, maka Keterangan “Simpati”
 Jika Kode adalah ‘M’, maka Keterangan “Mentari”

Gambar 18. Latihan fungsi logika tunggal

2. Tampilkan List Untuk menggulung dan membuka

Box Formula. 1. Klik Edit Formula
kembali Dialog Box
Kemudian pilih IF untuk memulai

Dialog
Box

Gambar 19. Fungsi logika tunggal

Microsoft Excel 16
 17

Fungsi Logika Bertingkat

Logika bertingkat terjadi jika syarat yang ditetapkan lebih dari satu.Contoh:
 Jika Kode adalah ‘S’, maka Keterangan “Simpati”
 Jika Kode adalah ‘M’, maka Keterangan “Mentari”
 Jika Kode adalah ‘I’, maka Keterangan “IM3”
 Jika Kode adalah ‘H’, maka Keterangan “Hallo”
Maka statemen fungsi logika akan bertingkat mengikuti jumlah syarat denganstruktur sebagai
berikut:

=IF(Logical_test_1;Value_if_true_1;IF(Logical_test_2;Value_if_true_2;
IF(Logical_test_3;Value_if_true_3;value_if_false)))

Gambar 20. Fungsi Logika bertingkat

Microsoft Excel 17
 18

Logita test 1
Value if true 1

Pada Value if Faalse 1,

klik List Box Formula
kemudian pilih IF lagi

Logika test 2 Value if true 2

Pada Value if False 2,

klik List Box Formula
kemudian pilih IF lagi

Logika test 3 Value if true 3

Value if false 3 yang

berarti Logika test 1,2
dan 3 tidak terpenuhi

OK untuk mengakhiri

Gambar 14. Logika bertingkat

Microsoft Excel 18
 19

Fungsi VLOOKUP
Fungsi VLOOKUP dipergunakan untuk pengisian sel dengan membaca tabel referensi yang telah
dibuat sebelumnya berdasarkan kode yang terdapat pada sel kunci. Statemen fungsi VLOOKUP
adalah sebagai berikut:
=VLOOKUP(Lookup_value;Table_array;Col_index_num;Range_lookup)
 Lookup_value
Alamat sel kunci yang berfungsi sebagai kunci penghubung dengan tabel referensi.
 Table_array
Nama range tabel referensi yang sudah didefinisikan sebelumnya.
 Col_index_number
Angka index yang menunjukkan nomor kolom pada tabel referensi yang akan dibaca.
 Range_lookup
Suatu statemen logika TRUE dimana data akan dioleh dengan pendekatan/pembulatan pada sel
kunci dan data kunci sehingga kebenaran tidak akurat, atau FALSE akan menyalahkan setiap
sel kunci yang tidak sesuaidengan data kunci referensi.

Gambar 15. Fungsi VLOOKUP

Microsoft Excel 19
 20

Ketentuan:
 Tabel referensi (B16:D19) diberi nama range KOMPONEN
 Nama komponen (C5) diperoleh dari membaca range komponen kolom ke-2berdasarkan
kode
 Harga satuan (D5) diperoleh dari membaca range komponen kolom ke-3berdasarkan
kode.

Jabatan (D4)

Sel Kunci

Nama Range
Tabel Referensi

Membaca
kolom ke 2

Kebenaran
yang akurat

Tunjangan (E4)

Membaca
kolom ke 3

Gambar 16 dan 17. Vlookup

Microsoft Excel 20
 21

Fungsi Text
Fungsi text digunakan utnuk membaca pada bagian tertentu dari suatu teks yang terdapat pada
sebuah sel. Teks yang terbaca terbagi menjadi tiga bagian yaitu bagian kiri, tengah dan kanan.
1. LEFT(Text;Num_chars)
2. MID (Text;Start_num;Num_chars)
3. RIGHT(Text;Num_chars)

 Text : Letak sel dari teks yang akan dibaca

 Start_num : Nomor karakter pertama dari teks yang akan dibaca
 Num_chars : Jumlah karakter yang dibaca

Gambar 18. Fungsi Text

Ketentuan:
Nomor siswa terbagi menjadi tiga bagian:
 Dua karakter di sebelah kiri adalah Tahun Angkatan
 Empat karakter di tengan adalah Nomor Induk
 Satu karakter disebelah kanan adalah Jurusan

Microsoft Excel 21
 22

Nomor induk (B5)

Gambar 19. Fungsi MID

Jurusan (C5)
 Jika “L” maka “LISTRIK”
 Jika “M” maka “MESIN”

Gambar 20. Fungsi RIGHT

Microsoft Excel 22
 23

Tahun Angkatan (D5)

Gambar 21. Fungsi LEFT

LAYOUT DATA
Pengurutan Data
Data yang dientry pada tabel dengan acak dapat diurutkan (SORTIR) berdasarkankriteria tertentu
dengan langkah-langkah sebagai berikut :
 Blok data yang akan diurutkan (judul kolom dan nomor tidak diikutkan)
 Klik menu DATA,kemudian klik SORT
 Sort by untuk menentukan kriteria utama pengurutan
 Then by untuk menentukan kriteria ke dua dan ke tiga (dapatdiabaikan)
 Ascending : urutan menaik (A – Z atau 0 – 9)
 Descending : Urutan menurun (Z – A atau 9 – 0)
 Header row, baris pertama tidak diikutkan dalam pengurutan
 No header row, baris pertama diikutkan dalam pengurutan

Microsoft Excel 23
 24

Gambar 22. Mengurutkan data (SORTIR)

Memformat Angka
Agar data angka lebih mudah dibaca, Anda dapat memberikan format tertentu sesuai dengan
dengan jenis angka yang akan di format. Jika menggunakan tabel Daftar Gaji di atas maka, blok
data pada kolom Gaji Pokok kemudian klik menu FORMAT, pilih CELLS
 Klik tab NUMBER
 Tentukan kategori : ACCOUNTING
 Decimal Places untuk menentukan jumlah bilangan decimal
 Symbol untuk menentukan Currency misal $ atau Rp kemudian klik
OK

Microsoft Excel 24
 25

Gambar 23. Format angka

Membuat Tabel Excel

Pembuatan tabel adalah langkah terakhir untuk mendapatkan layout yang menarik. Jika
menggunakan contoh pada tabel Daftar Gaji di atas maka lakukan langkah-langkah sebagai berikut
:
 Blok lokasi pembuatan tabel pada range B3 :E15
 Klik menu FORMAT, kemudian pilih CELLS
 Klik tab BORDER
 Pilih bentuk garis yang disediakan pada Line Style
 Tempatkan garis yang dipilih dengan tombol OUTLINE, INSIDE
atau klik pada tombol-tombol BORDER kemudian akhiri dengan
klik OK
 Pembuatan tabel tidak dapat diselesaikan dengan satu kali perintah, lakukan dengan cara yang
hampir sama untuk membuat garis dibawah judul kolom

Microsoft Excel 25
 26

Gambar 24. Membuat tabel

Microsoft Excel 26
 27

GRAFIK

Selain laporan dalam bentuk tabel, Excel juga menyediakan fasilitas grafik denganbanyak pilihan
untuk menyajikan suatu laporan atau data.

Gambar 25. Tabel untuk pembuatan grafik

Untuk pembuatan grafik ikuti langkah-langkah sebagai berikut :

 Blok data yang akan dibuat grafik dengan ketentuan, kolom pertama adalahsumbu x, kolom
ke dua sumbu Y(1), kolom ke tiga sumbu Y(2) dan seterusnya

 Klik icon Chart Wizzard

 Akan ditampilkan tuntunan langkah yang terdiri dari 4 langkah yaitu :
1. Memilih bentuk grafik yang akan dibuat
2. Menentukan nama series masing-masing sumbu Y
3. Mengisikan judul-judul grafik memperbagus tampilan grafik
4. Menentukan letak grafik yang sudah jadi.

Microsoft Excel 27
126
 127

MICROSOFT POWERPOINT

7.1. Sekilas Tentang Microsoft PowerPoint

Microsoft Powerpoint adalah program aplikasi yang banyak digunakan untuk membantu
mempresentasikan materi atau makalah. Tampilan dari powerpoint adalah berbentuk lembaran (slide).
Tiap-tiap slide yang ditampilkan biasanya berisi tentang inti dari materi yang kita presentasikan.
Adapun bentuk tampilan lembar kerja dari aplikasi microsoft powerpoint adalah sebagai berikut :
Ribbon Tombol Menutup Aplikasi
Toolbar Access Cepat Indikator Sel Aktif Tombol Maksimisasi Aplikasi
Tombol Baris Judul Tombol Minimisasi Aplikasi
Backstage Tombol Menampilkan/Menyembunyikan Ribbon
Daftar Tab

Batang Status Area Slide/Dokumen Batang Penggulung

Mendatar Tombol Peninjau Kendali
Halaman Perbesaran
Batang Penggulung
Mendatar
 128

7.2. Menu yang Disediakan Microsoft PowerPoint

7.2.1 Menu File
Menu File disebut juga menu Backstage. Tampilan Backstage menampilkan
pilihan untuk menyimpan, membuka file, mencetak, dan berbagi dokumen Anda.
Untuk mengakses tampilan Backstage, klik tab File pada Pita.
 Return to Powerpoint: Anda dapat menggunakan panah untuk menutup tampilan
Backstage dan kembali ke Powerpoint.
 Info: Panel Info akan muncul setiap kali Anda mengakses tampilan Backstage. Ini
berisi informasi tentang dokumen saat ini. Anda juga dapat memeriksa dokumen
untuk menghapus informasi pribadi dan melindunginya, mencegah orang lain
membuat perubahan.
 New: Dari sini, Anda dapat membuat dokumen kosong yang baru, atau Anda dapat
memilih dari pilihan template.
 Open: Dari sini, Anda dapat membuka dokumen yang disimpan pada komputer atau
OneDrive Anda.
 Save dan Save As: Anda akan menggunakan Save dan Save As untuk menyimpan
dokumen ke komputer atau OneDrive Anda.
 Print: Dari panel Print, Anda dapat mengubah pengaturan pencetakan dan mencetak
buku kerja Anda. Anda juga dapat melihat preview dari dokumen Anda.
 Share: Dari sini, Anda dapat mengundang orang untuk melihat dan berkolaborasi
pada dokumen Anda.
 Export: Dari sini, Anda dapat mengekspor dokumen Anda menjadi file dengan format
lain, seperti PDF / XPS.
 Close: Klik di sini untuk menutup buku kerja yang saat ini terbuka.

 Account: Dari panel Account, Anda dapat mengakses informasi akun Microsoft Anda (OneDrive),
mengubah tema dan latar belakang, dan keluar dari akun Anda.
 Options: Di sini, Anda dapat mengontrol pengaturan ejaan dan pemeriksaan tata bahasa,
pengaturan AutoRecover, dan preferensi bahasa.
7.2.2 Menu Home
MS Office 2016 default pada ribbon Home, juga dikenal sebagai tab Primer. Tab ini berisi perintah
yang lebih sering digunakan.

a. Clipboard berisi cut, copy, paste, dan perintah Format painter.

b. Slides berisi perintah untuk menambahkan slide, mengubah tata letak slide, ulang slide dan
menghapus slide.
c. Font berisi pengaturan jenis huruf, ukuran huruf, tebal, tipis dan lain-lain.
d. Paragraph berisi fitur format termasuk perataan, spasi, bulleting, penomoran, indentasi,
perbatasan.
e. Drawing berisi perintah untuk bekerja dengan bentuk/ bidang.

7.2.3 Menu Insert

a. Slides memudahkan untuk membuat slide.

b. Tables memudahkan untuk menyoroti jumlah kolom dan baris untuk menambahkan sebuah
Spreadsheet Excel yang dapat dengan mudah diatur.
c. Images digunakan untuk menyisipkan gambar, snapshot dan foto.
d. Illustrations berisi perintah untuk memasukkan Shapes (Bentuk bidang), Graphics SmartArt
dan Bagan.
e. Links berisi perintah Hyperlink dan Action yang memungkinkan Anda untuk memasukkan link
tindakan yang dapat diatur untuk membuka slide, presentasi, file, program, URL, atau referensi
lain dalam presentasi saat ini.
f. Comments digunakan untuk memberikan komentar pada suatu slide yang akan ditampilkan
pada sisi kanan.
f. Text berisi perintah untuk memasukkan Text Box, Header/ Footer, WordArt, Tanggal dan Waktu,
Nomor Slide, dan Obyek yang dapat di-link-kan.
 g. Symbols berisi perintah untuk menyisipkan simbol dan persamaan matematika.
h. Media berisi perintah-perintah yang memungkinkan Anda untuk memasukkan Video,Audio,
dan rekam suara.

7.2.4 Menu Design

a. Themes berisi template layout untuk desain presentasi Anda hanya dengan satu klik.
b. Variants digunakan untuk mengubah warna, font, efek dan format latar belakang.
c. Customize berisi perintah yang memungkinkan Anda untuk mengubah ukuran slide danformat
Latar Belakang.

7.2.5 Menu Transitions

a. Preview digunakan untuk pratinjau slide

b. Transition to This Slide digunakan untuk memberi efek animasi perpindahan slide.
c. Timing digunakan untuk mengatur pewaktuan perpindahan slide dan cara perpindahanslide bisa
dengan klik mouse maupun dengan pewaktuan.

7.2.6 Menu Animations

a. Preview digunakan untuk pratinjau slide

b. Animation digunakan untuk memberi efek animasi tiap obyek dalam satu slide.
c. Timing digunakan untuk mengatur pewaktuan/ durasi animasi obyek, permulaanmenjalankan
animasi obyek dan bisa mengatur urutan tampilan obyek.
7.2.7 Menu Slide Show

Ribbon Slide Show berkaitan dengan pengaturan dan memulai tampilan slide dalam mode
presentasi, dan diselenggarakan dalam tiga Grup:
a. Start Slide Show digunakan untuk mengatur permulaan slide yang akan ditampilkan. Pada office
2016 ada fitur Present Online yang bisa digunakan untuk menampilkan presentasi secara online.
Untuk bisa menggunakan fitur ini, anda harus punya akun Microsoft.
b. Set Up digunakan untuk pengaturan tampilan presentasi. Tampilan bisa dibuat manual maupun
otomatis.
c. Monitor digunakan untuk mengatur resolusi tampilan.

7.2.8 Menu Review

1. Proofing digunakan untuk pengecekan ejaan.

2. Insights digunakan untuk pencarian di sumber-sumber online yang berhubungan dengan teks yang
disorot.
3. Language digunakan untuk menerjemahkan maupun pengaturan bahasa.
4. Comments digunakan untuk memberikan komentar pada suatu bagian teks tetapi tidak akan
tercetak, menghapus komentar dan menampilkan komentar.
5. Compare digunakan untuk membandingkan dan mengombinasikan dokumen presentasi anda
dengan dokumen lain.
6. Ink digunakan untuk menggambar bebas (freehand) dan penyorot (highlight) outline pada dokumen
presentasi.
7.2.9 Menu View

Kelompok tab ini berkaitan dengan mengubah tampilan atau tampilan presentasi, dan terdiri darienam
Groups:
1. Presentation Views digunakan pengaturan tampilan slide dan pembuatan slide master.
2. Master Views digunakan untuk menampilkan layout utama. Melalui menu Slide Master
anda bisa mengatur layout sendiri.
2. Show/Hide digunakan untuk menampilkan atau menyembunyikan Penggaris dan Titik-titikbantu.
3. Zoom digunakan untuk mengatur ukuran tampilan pada saat pengeditan.
4. Color/Grayscale digunakan untuk mengatur tampilan slide saat pengeditan tetapi tidak
mempengaruhi hasil akhir.
5. Window digunakan untuk menampilkan dokumen saat pengeditan. Tool ini dapat terlihatapabila
kita sedang membuka lebih dari satu dokumen.
6. Macros digunakan apabila kita akan menambahkan perintah Makro, seperti bahasapemrograman
yang tertanam pada aplikasi Powerpoint.

7.3. Membuat, Menyimpan, dan Membuka File Presentasi

7.3.1 Membuat Dokumen Baru
Ketika kita membuka Powerpoint maka akan ditampilkan tampilan awal yang menawarkan kepada kita
akan membuat file baru atau membuka file Powerpoint yang sudah pernah dibuat. Kalau kita akan
membuat file, Powerpoint 2016 menawarkan bermacam-macam template yang bisa kita digunakan.
Powerpoint menyediakan fitur Suggested Search untuk melakukan pencarian template dan tema secara
online. Untuk mempermudah pencarian, telah disediakan kelompok template.
Apabila kita tidak menggunakan template maka pilih Blank Presentation.
 kelompok pencarian template

7.3.2 Menyimpan File Presentasi

Setelah pembuatan slide selesai, langkah
berikutnya adalah menyimpan file tersebut.
Untuk menyimpannya tekan tombol Ctrl+S
atau dengan mengklik ikon yang terdapat pada
bagian Quick Access Toolbars. Bisa juga
dengan mengklik Ribbon File > Save atau
Save As. Kalau kita baru membuat presentasi,
saat kita akan menyimpan maka saat kita tekan
Save secara otomatis menuju ke Save As.
Setelah kamu melakukan salah satu perintah
tersebut, maka akan tampil jendela Save As.
Selanjutnya lakukan langkah-langkah sebagai
berikut :
 Tentukan lokasi tempat menyimpan file.

 Tuliskan nama file pada kotak isian File name.

 Klik Save untuk memulai proses penyimpanan. Kita

dapat menyimpan file dengan berbagai macam format.
  PowerPoint Presentation adalah menyimpan File Presentasi dalam format standart (.pptx)
 PowerPoint Show adalah menyimpan File Presentasi dalam format yang selalu terbuka dalamtampilan
Slide show (.pptx)
 PowerPoint 97-2003 Presentation adalah menyimpan salinan presentasi yang dapat dibukadengan
power point 97-2003
 PDF or XPS adalah menyimpan salinan presentasi dalam file PDF.

7.3.3 Membuka File PowerPoint

Pengertian membuka file di sini adalah kita sudah mempunyai suatu file, bisa di dalam harddisk,
flashdisk, disket, CD atau media penyimpan yang lain, kemudian kita buka file tersebut. Untuk
membuka suatu file dalam Microsoft PowerPoint, dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu dengan
menekan tombol Ctrl+O atau dengan mengklik ikon. Cara yang paling umum adalah dengan mengklik
ribbon File lalu klik Open. Selanjutnya pilih file yang diinginkan lalu klik Open.

7.4. Mendesain Slide

7.4.1 Slide Layout
Saat pertama kali membuka PowerPoint, kita selalu
disediakan slide blank yang menyediakan konten Judul
dan Sub Judul karena setiap kali presentasi pasti
menampilkan judulnya. Powerpoint sudah
menyediakan beberapa template Slide Layout dan
Tema yang bisa Anda pilih. Disini bisa ditampilkan
beberapa bentuk tampilan antara lain : Text, Tabel,
Diagram, Clip Art, Gambar, Media Clip.
Jika komposisi tampilan slide tidak sesuai dengan yang
diinginkan, maka anda bisa membentuk tampilan
sesuai yang diinginkan dengan memilih slide layout
blank
Untuk menyisipkan content dalam slide, bisa
dilakukan melalui menu Insert > pilih bentuk tampilan
yang dikehendaki.
7.4.2 Slide Design (Themes)
Apabila kita menggunakan tema yang disediakan, kita bisa mengubah tampilan sesuai dengan
keinginan misalnya mengganti warna, font, efek maupun gaya latar belakangnya.

Apabila kita mempunyai desain sendiri misalnya kita buat dari pengolah grafis yang kemudian kita
simpan dalam format jpg, png atau lainnya, dapat kita sisipkan melalui menu Customize > Format
Background > Fill .
Pada format Background ada 3 menu yaitu Fill,
digunakan untuk mengisi gambar latar belakang. Effect,
digunakan untuk memberikan efek pada gambar. Picture, digunakan
untuk pengaturan gambar seperti koreksi gambar dan pewarnaan.

Pada fitur Fill, kita juga bisa menyisipkan gambar dari sumber online.
 Transparancy, untuk mengatur transparansi.

 Offset, digunakan untuk mengatur posisi gambar pada sisi atas, kiri, kanan maupun bawah.

 Apply to All Slides, memberikan gambar latar belakang untuk seluruh slide.
 7.4.4 Animations
Untuk memberikan efek gerakan (animasi) caranya klik ribbon Animations kemudian pilih
Animation sehingga tampil jendela di sebelah kanan.
Ada 4 efek gerak yang dapat dimanfaatkan, yaitu :
 Entrance
Animasi atau efek gerak ini akan diberikan
pada saat objek akan ditampilkan.

 Emphasis
Animasi atau efek gerak ini akan diberikan
untuk memberikan kesan penekanan pada
saat objek sedang ditampilkan.

 Exit
Animasi atau efek gerak ini akan diberikan
pada saat objek sedang ditampilkan dan
obyek akan tidak terlihat saat efek gerak
selesai dilakukan.

 Motion Path
Animasi atau efek gerak ini akan diberikan pada saat objek sedang ditampilkan dan objek akan
berubah letak dan posisinya saat efek gerak selesai dilakukan.

Setiap animasi atau efek gerak yang telah diberikan, dapat kita tambahkan dengan efek gerak yanglain
ataupun dihapus seperti semula (tanpa efek gerak).

Dapat pula kita modifikasi pergerakan efek gerak yaitu :

 Start
On Click, efek gerak akan dimulai setelah menekanmouse
sebelah kiri (klik)
With Previous, efek gerak akan dimulai bersamaandengan
efek gerak pada objek sebelumnya
After Previous, efek gerak akan dimulai setelah efek gerak pada objek sebelumnya selesai
dilakukan
  Direction
Pergerakan efek gerak ini disesuaikan dengan model pilihan. Disediakan 2
pilihan yaitu In dan Out.

 Shape Shape
digunakan untuk mengatur bentuk animasi dengan beberapa pilihan.

 Sequence Sequence
digunakan untuk mengatur urutan tampilan dari beberapa obyek.

Sedangkan tombol Preview, untuk menampilkan preview dari efek gerakan yang
dipilih dan Tombol Slide show untuk menampilkan satu layer penuh.

7.4.5 Slide Transition

Untuk menghaluskan tampilan saat pergantian slide, kita perlu menambahkan efek
transisi sehingga tampilan lebih menarik. Caranya dengan menggunakan menu Transition to This
Slide. Apabila kita menginginkan untuk semua slide maka klik Apply to All. Kita juga bisa
memberikan efek suara dan mengatur kecepatan transisi.

7.4.6 Hyperlink
Hyperlink dapat digunakan sebagai cara untuk mengacak urutan tampilan. Hyperlink juga dapat
menghubungkan selain dengan satu dokumen (dalam satu file) dapat juga menghubungan dengan lain
dokumen (berbeda file). Bahkan dapat pula menghubungkan dengan tipe file yang berbeda.
Setelah obyek yang akan dihubungkan telah ditentukan, maka pilih
 Menu Insert > Hyperlink dan akan muncul gambar
 Pada jendela Edit Hyperlink, cari file yang akan dijadikan tautan. Apabila di-link-kan dengan suatu alamat
laman, maka bisa diketikkan alamat url-nya contoh http://www.unissula.ac.id, kemudianklik OK.
 Apabila slide dijalankan, maka akan tampil seperti gambar di bawah. Jika teksnya diklik akan otomatis
membuka file yang dimaksud.

7.5. Slide Master

Slide Master digunakan untuk mengubah desain atau layout Slide Master. Anda bisa juga membuat
desain master yang berupa gambar, sehingga apabila Anda menambah atau mengurangi gambar lebih
mudah karena tidak dilakukan pada tiap-tiap slide.

7.5.1 Menyisipkan Slide Master Baru

- Klik tab View > Slide Master
- Klik tombol Insert Layout.
- Klik tombol Insert Placeholder, apabila Anda ingin mengalokasikan sesuatu (konten, teks,gambar
dll)
- Klik tombol Close Master View untuk menutup menu Slide Master.
7.5.2 Menyisipkan Gambar pada Master Baru
- Klik tab View > Slide Master
- Klik pada Slide Master > Insert Picture
- Letakkan posisi gambar yang diinginkan. Misalnya disisipkan logo UNISSULA. Seperti
terlihat pada gambar, logo UNISSULA akan muncul dalam setiap layout yang ada.

- Kita bisa menambah panah yang akan digunakan untuk menuju slide tertentu (awal, sebelumnya,
berikutnya dan akhir) dengan cara Action > Mouse Click > Hyperlink to > klik Dropdown > Pilih
hyperlink yang diinginkan. Bisa juga kita menambahkan suara.
- Klik tombol Close Master View untuk menutup menu Slide Master.

7.6 Menampilkan Slide

Slide dapat ditampilkan secara berurutan sesuai dengan urutan slide ataupun ditampilkan secaraacak
dengan menggunakan fasilitas hyperlink.
Slide pun dapat ditampilkan secara utuh (seluruh slide) ataupun dapat pula ditampilkan sebagian.
Dapat pula ditampilkan secara berulang-ulang tanpa henti sampai kita menekan salah satu tombol.

7.6.1 Menampilkan seluruh slide

Jika ingin menampilkan secara urut seluruh slide yang telah dibuat sesuai dengan urutan
rancangan tanpa ada yang terlewatkan, ma
 - klik Menu Slide Show > Start Slide Show > From Beginning ataudapat kita
menekan tombol F5 pada keyboard.

Yang perlu diingat bahwa bawaan pergantian slide ataupun animasi pada setiap obyek adalah
tombol ENTER, tombol arrow (panah) ataupun tombol kiri pada mouse.

7.6.2 Menampilkan sebagian slide

Sedangkan jika ingin menampilkan sebagian dari seluruh slide yang ada, maka
- klik Menu Slide Show > Set Up > Set Up Slide Show
Slide yang ditampilkan tetap berurutan,
kecuali kalau ada yang menggunakan
hyperlink pada salah satu objek
- Setelah memilih Set Up Slide Show
maka akan muncul gambar di samping.
- Pilih menu Show Slides, Kemudian
ubah optionnya ke pilihan From >
tentukan slide awal dan akhir > klik
OK.
- Untuk menampilkannya, klik menu
Slide Show > View Show

7.6.3 Menampilkan Berulang-ulang

- Sama seperti langkah sebelumnya, yaitu klik Menu Slide Show > Set Up Slide Show,kemudian
pilih Show Options > Centang Loop Continously until ‘Esc’ > OK
- Untuk menampilkannya, klik menubar Slide Show > View Show. Presentasi akanditampilkan
secara terus-menerus dan akan berhenti ketiika tombol Esc (keyboard) ditekan.
7.7 Mencetak File Presentasi

7.7.1. Mencetak File Presentasi

Sebelum melakukan pencetakan, alangkah baiknya kita lakukan pratinjau terlebih dahulu. Langkah –
langkah pratinjau file presentasi sebagai berikut :
a.Klik File > Print
b. Selanjutnya akan tampil gambar seperti apa file presentasi kita setelah dicetak nantinya.

c. Pada Kotak dialog yang muncul akan ada beberapa menu untuk mencetak. Sebagai contoh,kita
gunakan Printer Epson L100 Series
 Isikan jenis printer yang akan digunakan pada kolom Name.

 Pilih Print Range Pilih All jika ingin mencetak semua slide.

 Isikan banyaknya lembar cetakan yang diinginkan pada kolom Copies.

 Pilih salah satu jenis tampilan yang diinginkan pada kolom Print What.

 Pilih Color/Grayscale untuk memilih apakah kita akan mencetak halaman berwarna atauhitam
putih.
 Pilih High Quality untuk mencetak dengan kualitas yang bagus.

 Klik OK jika semua pengaturan telah dilakukan.

d. Pada Settings > Full Page Sides, akan tampil
pilihan print layout yang dapat dipilih, yaitu :
Full Page Slides, Handouts, Notes Pages, dan
Outline.
e. Pilih Handouts (misalnya 2 slide per page ) untuk
mencetak 2 slide pada satu lembar pilih sesuai
kebutuhan Anda.
f. Setelah semuanya di setting sesuai kebutuhan
kita, untuk mencetak file presentasi kita klik Print
atau menggunakan Shortcut Ctrl +P.