TUGAS

TEKNOLOGI INFORMASI & KOMUNIKASIH

Materi Microsoft Word & Exel

Di Susun Oleh

Nama : Andre Liligoly

Npm : 12162201220003

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

UNIVERSITAS KRISTEN INDONESIA MALUKU

AMBON 2023
 MENGENAL MICROSOFT WORD

Microsoft Word merupakan program aplikasi pengolah kata (word processor) yang
yang biasa digunakan untuk membuat laporan, membuat dokumen berbentuk surat kabar,
membuat label surat, membuat table pada dokumen, dan masih banyak lagi dukumen-
dokumen lain yang biasa dibuat dengan menggunakan Microsoft Word.
Sebelum memulai mengoperasikan Microsoft Word, ada baiknya jika kita mengenal
beberapa istilah yang akan dipakai dalam paket latihan ini. Di antaranya adalah istilah
Screen Layout (tampilan layar), Menu, dan Toolbar.

Baris Judul
Tombol Ukuran Jendela

Baris Menu

Toolbar Toolbar Formatting

Standard

Kursor

Baris Penggulung Vertikal

Ruler
Tombol tampilan
Pilihan Baris Penggulung halaman
Tampilan Horisontal sesudah/sebelum

Toolbar
Drawing

Baris Status Halaman yang sedang Aktif

 Screen Layout atau tampilan layar, sesuai dengan arti kata-kata penyusunnya,
merupakan sebuah tampilan yang ditunjukkan komputer anda saat mengoperasikan program
ini. Untuk tampilan dalam Microsoft Word, dapat dilihat pada gambar di bawah ini.

Pada bagian Baris Judul, dapat kita lihat nama file yang sedang kita buka, jika kita
belum menyimpan dan memberi nama pada file yang kita buka, biasanya Microsoft Word
akan menampilkan file tersebut dengan nama Document 1, 2, 3 dan seterusnya.

Istilah Menu yang digunakan dalam Microsoft Word mempunyai pengertian yang
hampir sama dengan pengertian menu dalam kehidupan sehari-hari. Di dalam menu ini,
terdapat beberapa perintah yang dapat kita pilih dengan menyorot perintah tersebut pada
Baris Menu.

Toolbar menyediakan beberapa tombol sederhana yang dipakai untuk mengakses

sebuah perintah yang tertulis pada pada menu. Cara memakainya yaitu dengan menekan
tombol-tombol pada toolbar tersebut.

Toolbar Standar

Toolbar Format
 MEMULAI MICROSOFT WORD

A. Membuka Microsoft Word

Untuk membuka Microsoft Word, ada beberapa cara yang bisa ditempuh, diantaranya
adalah :
1. Klik Tombol Start yang ada di taskbar.
2. Pilih menu Program
3. Kemudian pilih dan klik program aplikasi Microsoft Word.Tunggu sampai jendela
program Microsoft Word ditampilkan.

B. Membuat Dokumen Baru

Jika kita baru memulai mengoperasikan Microsoft Word, biasanya akan langsung
ditampilkan dokumen kosong yang siap untuk ditulisi. Namun, jika komputer tidak
secara otomatis menyediakan dokumen kosong, cara berikut ini bisa menjadi alternatif
dalam membuat dokumen baru.
1. Pada jendela Microsoft Word , pilih menu File, klik tombol New, kemudian klik tombol
General.
2. Double klik pada icon Blank Document untuk membuat dokumen baru.
3. Jendela siap untuk digunakan pengetikan.

Atau bisa juga menggunakan alternatif cara :

1. Klik tombol New Document yang ada pada baris menu.

2. Pada jendela program Microsoft Word, dapat kita pilih menu File | New, maka setelah
kita memilih Blank Document, dokumen kosong akan ditampilkan pada layar komputer
anda.
3. Selain kedua alternatif di atas, bisa juga dengan langsung menekan tombol Ctrl+N,
maka dokumen baru akan ditampilkan di layar anda.

C. Membuka File yang sudah tesimpan

Untuk membuka file Microsoft Word yang sudah tersimpan, dapat dilakukan dengan cara:
1. Klik menu File dan klik tombol Open, maka akan tampil kotak dialog Open.
2. Pilih file yang ingin dibuka dengan menentukan letak foldernya terlebih dahulu.
3. Klik pada nama file yang akan dibuka.
4. Klik tombol Open, maka file yang tadi dipilih akan dibuka oleh Microsoft Word.
Alternatif lain :
1. Klik tombol Open File pada baris menu.

2. Tekan Ctrl+O.

Dari kedua cara di atas, akan menghasilkan tampulan kotak dialog Open File, pilih file
yang ingin dibuka dengan menentukan letak foldernya terlebih dahulu. Klik tombol
Open, maka file yang dipilih akan dibuka oleh Microsoft Word.

D. Menyimpan Dokumen
Segera setelah memulai pengetikan, sebisa mungkin dilakukan penyimpanan. Hal ini
dimaksudkan untuk menjaga kemungkinan kehilangan dokumen.
1. Pada jendela Microsoft Word , pilih menu File, klik tombol Save.
2. Pada layar akan ditampilkan kotak dialog Save. Ketikkan nama file dokumen, dan klik
Save.
3. Lakukan penyimpanan file sesering mungkin, untuk menghindari kemungkinan
komputer padam secara mendadak.
Alternatif lain dalam penyimpanan file :
1. Klik tombol Save pada baris menu.

2. Tekan tombol Ctrl+S pada keyboard.

Keduanya akan menampilkan kotak dialog Save As. Ketikkan nama file dokumen, dan
klik Save.

E. Menutup file Dokumen

1. Setelah menyimpan file dokumen, untuk menutup file, pada jendela Microsoft Word, pilih
menu File, klik tombol Close, maka Microsoft Word akan menutup file dokumen yang
sedang aktif.

2. Atau bisa dilakukan dengan menekan tombol close pada baris menu.

F. Menutup Jendela Microsoft Word

Untuk keluar dari Microsoft Word, dapat dipilih di antara cara-cara berikut ini :

1. Pada jendela Microsoft Word, pilih menu File, klik Exit, maka jendela Microsoft Word
 akan tertutup.

2. Pastikan bahwa dokumen yang telah anda ketik sudah tersimpan dengan benar.

3. Selain dengan menu File, menutup jendela Microsoft Word juga dapat dilakukan dengan

mengklik tombol X yang terletak di pokok kanan atas dari jendela Microsoft Word.
 MENGETIK DOKUMEN, MENGEDIT TEKS

Pada saat memulai program aplikasi Microsoft Word , secara otomatis, dokumen
baru yang masih kosong yang diberi nama Document1 akan ditampilkan dan siap
digunakan.Setiap mengetikkan teks, teks yang Anda ketik akan muncul di posisi kursor dan
kursor akan bergeser ke kanan. Anda dapat memindahkan kusor dengan keyboard atau
mouse.
Jika teks yang yang sedang anda ketik mencapai akhir dari baris, maka teks tersebut
akan dilipat dan kursor secara otomatis pindah ke awal baris berikutnya. Bila perlu tekan
tombol Enter untuk memindahkan titik sisip ke baris berikutnya., hanya jika anda ingin
memulai pengetikan di baris baru sbelum mencapai batas kanan, membuat baris kosong
atau memulai paragraf baru.
Microsoft Word mendefinisikan sebuah paragraf sebagai sejumlah karakter, kata,
atau kalimat yang diakhiri dengan tanda paragraf. Tanda paragraf akan disisipkan pada
waktu anda menekan tombol Enter. Tanda paragraf ini penting untuk mengetahui di mana
suatu paragraf dimulai dan berakhir pada dokumen anda. Dalam keadaan defaultnya, tanda
paragraf ini tidak ditampilkan.
Jika anda membuat kesalahan selam proses pengetikan, Anda dapat memperbaikinya
dengan berbagai cara berikut ini :
• Tekan tombol BacksSpace untuk menghapus satu karakter di kiri titik sisip.
• Tekan tombol Delete untuk menghapus karakter di kanan titik sisip.
• Untuk melakukan pengulangan dari teks yang baru Anda ketik, pilih menu Edit,
Repeat Typing (Ctrl+Y).
• Untuk menghapus teks yang baru saja Anda ketik, pilih dan klik menu Edit, Undo
Typing (Ctrl+Z) atau klik tombol Undo pada toolbar Standard.
• Untuk pindah ke baris baru tanpa menyisipkan sebuah tanda paragraf, tekan
tombol Shift+Enter.

A.Meng-Copy / Menyalin Teks

Untuk menyalin teks yang Anda pilih ke lokasi lain, ikuti langkah berikut ini :
1. Pilih teks yang akan Anda salin.
2. Kemudian pilih dan klik menu Edit, Copy (Ctrl+C).
3. Tempatkan titik sisip di lokasi baru.
4. Kemudian pilih dan klik menu Edit, Paste (Ctrl+V).
 Selain cara tersebut di atas, Anda dapat juga menyalin teks degan menggunakan

tombol Copy Paste

B. Men-Delete / Menghapus Teks.

Untuk menghapus teks yang telah Anda pilih, ikuti langkah berikut ini.
1. Pilih teks yang akan anda hapus.
2. Kemudian pilih dan klik menu Edit, Clear atau tekan tombol Delete.

C. Meng-Cut-Paste/Memindahkan Teks.
Untuk memindahkan teks yang Anda pilih ke lokasi yang baru, ikuti langkah berikut ini :
1. Pilih teks yang akan Anda pindahkan

2. Kemudian pilih dan klik menu Edit, Cut (Ctrl+X).

3. Tempatkan titik sisip pada lokasi baru.

4. Kemudian pilih dan klik menu Edit, Paste (Ctrl+V).

D. Format teks
Anda dapat mengatur format teks dengan menggunakan salah satu cara berikut ini :
• Pilih atau sorot teks yang akan anda format, kemudian atur formatnya sesuai yang
anda inginkan.
• Tempatkan titik sisip pada posisi awal pengetikan teks,atur formatnya, kemudian
ketik teks yang Anda inginkan. Dengan cara ini, semua teks yang Anda ketik mulai
dari posisi titik sisip akan mengikuti format yang Anda pilih sampai Anda
melakukan perubahan kembali atau memindahkan posisi titik sisip ke bagian lain
pada dokumen.

1. Mengubah Jenis dan Bentuk Huruf (Font)

Setiap jenis dan bentuk huruf (Font) mempunyai nama, misalnya Arial, Times,
Courier dan lain-lain. Untuk mengubah Font dari teks yang sebelumnya telah Anda
ketik, ikuti langkah berikut :
• Pilih atau sorot teks yang akan Anda ubah fontnya.
• Pilih dan klik font yang Anda inginkan pada tombol daftar pilihan font yang
terdapat pada baris toolbar Formatting atau tekan tombol Ctrl+Shift+F.
2. Mengubah Ukuran Huruf (Font Size)
Semua teks yang anda ketikkan pada dokumen baru dengan menggunakan template
Blank Document akan memakai pilihan default font Times New Roman dengan
 ukuran huruf 10 point. Untuk mengubah ukuran huruf (font size) dari teks yang
sebelumnya anda ketik, ikuti langkah berikut ini :

• Pilih atau sorot teks yang akan anda ubah ukurannya.

• Pilih dan klik ukuran yang anda inginkan pada tombol daftar pilihan Font Size

yang terdapat pada baris toolbar formatting atau tekan tombol Ctrl+Shift+P.

3. Memilih Gaya Tampilan Huruf (Font Style)

Untuk mengubah gaya tampilan huruf (font style) dari teks yang sebelumnya telah
anda ketik, ikuti langkah berikut ini :

• Pilih atau sorot teks yang akan Anda ubah gaya tampilannya.
• Untuk menampilkan huruf tebal, pilih dan klik tombol toolbar Bold yang terdapat

pada baris toolbar Formatting atau tekan tombol Ctrl+B.

• Untuk menampilkan huruf miring, pilih dan klik tombol toolbar Italic yang terdapat

pada baris toolbar Formatting atau tekan tombol Ctrl+I.

4. Membuat Garis Bawah (Underline)
• Pilih atau sorot teks yang akan Anda beri garis bawah.
• Pilih dan klik tombol toolbar Underline yang terdapat pada baris toolbar
Formatting atau tekan tombol Ctrl+U untuk memberi garis bawah tunggal, atau
Ctrl+Shift+D untuk memberi garis bawah ganda, atau Ctrl+Shift+W untuk
memberi garis bawah

tunggal hanya pada kata.

5. Menentukan Warna Huruf (Font Color)
Bila diperlukan huruf yang telah anda ketikkan dapat ditampilkan dengan warna
tertentu sehingga tampilan huruf tersebut terlihat lebih menarik. Untuk mengubah
warna huruf (font color) dari teks yang sebelumnya telah anda ketik, ikuti langkah
berikut ini :

• Pilih atau sorot teks yang akan anda ubah warnanya.

• Pilih dan klik warna yang Anda inginkan pada tombol daftar pilihan Font Color

yang terdapat pada baris toolbar Formatting.

 MENGATUR FORMAT PARAGRAF DAN FORMAT HALAMAN

MENGATUR FORMAT PARAGRAF

Dalam Microsoft Word, paragraf adalah segala sesuatu yang diakhiri dengan
menekan tombol Enter. Paragraf mungkin berupa judul laporan, bagian suatu daftar, baris
kosong di antara dua paragraf, sekumpulan teks atau kalimat yang mempunyai satu
pemikiran. Anda dapat mengatur format paragraf dengan menggunakan salah satu cara
berikut ini :
• Pilih paragraf yang akan anda format, kemudian atur formatnya sesuai dengan
keinginan anda.
• Tempatkan pada titik sisip pada posisi awal pengetikan paragraf atau formatnya,
kemudian ketik paragraf yang Anda inginkan. Dengan cara ini, semua paragraf yang
anda ketik mulai dari posisi titik sisip akan mengikuti format yang anda pilih sampai
anda melakukan perubahan kembali atau memindahkan posisi titik sisip ke bagian
lain pada dokumen.

A. Mengatur Perataan teks dalam Paragraf

Perataan teks dalam paragraf dapat dilakukan dengan posisi rata sisi kiri (left-align), rata
sisi kanan (right-align), ditengah (center) dan rata sisi kiri dan kanan (justify).

Untuk mengatur perataan teks dari paragraf, ikuti langkah berikut ini：

1. Pilih dan tempatkan titik sisip pada paragraf yang akan anda format.
2. Pilih dan klik menu Format, Paragraph. Kotak dialog paragraph akan ditampilkan.
3. Pada kotak dialog Paragraph, klik tab Indent and Spacing. Pada tombol daftar
pilihan, Alignment, pilih perataan teks yang anda inginkan.
• Left untuk perataan kiri
• Centered untuk penempatan di tengah
• Right untuk perataan kanan.
• Justified untuk perataan penuh di kiri dan kanan.
4. Contoh format paragraf yang Anda pilih, dapat Anda lihat pada kotak Preview.
5. Klik OK.
Selain itu, perataan teks dari paragraf dapat dilakukan dengan menekan salah satu dari

tombol
B. Mengatur Indentasi
Anda dapat mengatur indentasi paragraf terhadap margin kiri, margin kanan atau
keduanya. Anda juga dapat membuat indentasi hanya pada baris pertama dari paragraf
atau membuat indentasi gantung. Untuk mengatur indentasi paragraf, ikuti langkah berikut
ini :
1. Pilih dan tempatkan titik sisip pada paragraf yang akan Anda format.
2. Pilih dan klik menu Format, Paragraph. Kotak dialog Paragraph akan ditampilkan.
3. Pada kotak dialog tersebut, klik tab Indents and Spacing.
4. Pada bagian Indentation, atur indentasi yang anda inginkan.
• Kotak isian Left, untuk menentukan jarak indentasi dari margin kiri.
 • Kotak isian Right, untuk menentukan jarak indentasi dari margin kanan.
• Kotak daftar pilihan Special, untuk menentukan indentasi khusus dengan jarak
sesuai dengan yang Anda isi pada kotak By.
(none), jika tidak ada indentasi khusus.
First line, jika indentasi kiri hanya untuk baris pertama saja.
Hanging, jika ingin membuat indentasi gantung, yang diindentasi adalah baris
lain selain baris pertama.
5. Contoh format paragraf yang anda pilih, dapat anda lihat pada bagian kotak Preview.
6. Klik OK.

C. Mengatur Jarak Spasi Baris

Apabila diperlukan, Anda dapat mengatur jarak spasi dari baris agar masing-masing
baris mempunyai jarak yang cukup dan sesuai dengan kebutuhan. Untuk mengatur jarak
spasi baris menggunakan menu, ikuti langkah berikut :
1. Pilih atau tempatkan titik sisip pada paragraf yang akan Anda format.
2. Pilih dan klik menu Format, Paragraph. Kotak dialog Paragraph akan ditampilkan.
3. Pada kotak dialog tersebut, klik tab Indents and Spacing.
4. Pada bagian Spacing, tentukan jarak spasi baris yang anda inginkan.
Kotak isian Before, diisi dengan jarak spasi sebelum paragraph
Kotak isian After, diisi dengan jarak spasi sesudah
paragraph.
5. Kotak daftar pilihan Line Spacing, diisi dengan jarak spasi baris yang
diinginkan. Single untuk jarak spasi satu.
1.5 lines, untuk jarak spasi satu
setengah. Double, untuk jarak spasi dua.
At least, untuk menentukan jarak spasi minimal.
Exactly, untuk menentukan jarak spasi yang pasti.
Multiple, untuk menggandakan jarak spasi Single menjadi Dua, 1.5 lines menjadi
Tiga dan Double menjadi Empat.
6. Contoh format paragraf yang anda pilih dapat dilihat pada kotak Preview.
7. Klik OK.

MENGATUR FORMAT HALAMAN

Yang dimaksud dengan mengatur format halaman diantaranya mengubah ukuran
kertas, mengatur margin, memasang nomor halaman, dan lain-lain.
A. Mengubah Ukuran kertas dan Orientasi Pencetakan
Untuk mengubah ukuran kertas, dan orientasi pencetakan, ikuti langkah berikut ini :
1. Pilih dan klik menu File, Page Setup. Kotak dialog Page Setup akan ditampilkan.
2. Pada kotk dialog Page Setup, klik tab Paper Size.
3. Pada tombol daftar pilihan Paper Size, pilih dan klik ukuran kertas yang akan Anda
gunakan. Atau gunakan kotak Width untuk menentukan lebar kertas, dan kotak Height
untuk menentukan tinggi kertassesuai dengan keinginan Anda.
4. Pada kotak Orientation, beri tanda atau klik tombol pilihan Portrait untuk pencetakan
dengan posisi tegak atau Landscape untuk pencetakan dengan posisi tertidur.
5. Pada tombol daftar pilihan Apply To, pilih dan klik bagian dokumen yang akan
memakai ukuran kertas dan orientasi yang baru.

 Whole Document, pengaturan baru akan berlaku untuk seluruh halaman.

 This Point Forward, Microsoft Word akan menyisipkan tanda pemisah Continuous
pada titik sisip dan pengaturan baru akan dimulai pada bagian yang baru.
 This Section, pengaturan baru akan berlaku pada bagian tempat titik sisip berada.
6. Lihat hasilnya pada kotak Preview dan klik OK untuk menutup kotak dialog.

B. Mengatur Margin
Margin merupakan jarak antara tepi daerah pengetikan teks dengan tepi halaman kertas.
Apabila Anda membuka dokumen baru dengan menggunakan Blank Document, Microsoft
Word akan menggunakan template normal dengan batas margin atas dan bawah 1 inci
serta batas margin kiri dan kanan 1.25 inci.
Pengaturan margin akan berlaku untuk seluruh dokumen, kecuali jika Anda telah
memilih teks tertentu atau membagi dokumen ke dalam beberapa bagian. Untuk
mengatur margin dari dokumen dengan menggunakan menu, ikuti langkah berikut ini :
1. Pilih dan klik menu File, Page Setup. Kotak dialog Page Setup akan ditampilkan.
2. Pada kotak dialog Page Setup, klik tab Margins.
3. Tentukan jarak dari batas margin yang Anda inginkan.

 Top, untuk menentukan batas margin atas.

 Bottom, untuk menentukan batas margin bawah.
 Left, untuk menentukan batas margin kiri pengetikan.
 Right, untuk menentukan batas margin kanan pengetikan.
 Gutter, untuk menambahkan spasi lebih pada margin kiri jika Anda tidak
memberi tanda pemilihan pada kotak cek Mirror margins atau menambahhkan
spasi lebih pada bagian dalam (margin kiri untuk halaman ganjil dan margin
kanan untuk halaman genap) untuk daerah penjilidan jika Anda memberi tanda
pemilihan pada kotak cek Mirror margins.
4. Pada kotak isian Header, tentukan jarak dari tepi atas kertas ke isi header. Dan
pada kotak isian Footer, tentukan jarak dari tepi bawah kertas ke isi footer.
5. Pada kotak pilihan Apply To, pilih dan klik bagian mana dari dokumen yang
akan memakai margin baru.
6. Beri tanda atau klik kotak cek Mirror Margins, jika Anda ingin ukuran margin kiri
 pada halaman genap menjadi ukuran margin kanan pada halaman ganjil dan ukuran
margin kanan pada halaman genap akan menjadi ukuran margin kiri pada halaman
ganjil.
7. Lihat hasilnya pada kotak Preview, dan klik OK untuk menutup kotak dialog.

C. Memasang Nomor Halaman

Microsoft Word menawarkan banyak pilihan untuk menempatkan dan menampilkan
nomor halaman. Nomor halaman yang Anda tempatkan juga merupakan bagian dari
Header atau Footer. Untuk memasang nomor halaman pada dokumen anda, ikuti
langkah berikut :
1. Pilih dan klik menu View, Page Layout.
2. Pilih dan klik menu Insert, Page Numbers. Kotak dialog Page Numbers akan
ditampilkan.
3. Pada tombol daftar pilihan Position, pilih dan klik posisi nomor halaman yang
Anda inginkan.

 Top of Page(Header), untuk menempatkan nomor halaman di atas.

 Bottom of Page(Footer), untuk menempatkan nomor halaman di bawah.
4. Pada tombol daftar pilihan Alignment, pilih dan klik perataan nomor halaman
yang Anda inginkan.
Left, untuk penempatan nomor di sisi kiri.
Center, untuk penempatan nomor di tengah.
Right, untuk penempatan nomor di sisi
kanan.
Inside, untuk penempatan nomor di bagian dalam halaman dengan dua
muka.
Outside, untuk penempatan nomor di bagian luar halaman dengan dua
 muka.
5. Nomor halaman akan muncul di seluruh halaman yang ada dalam dokumen
mulai dari halaman pertama. Jika halaman pertama tidak ingin di beri nomor
halaman, hilangkan tanda pemilihan pada kotak cek Show number on first page.
6. Klik tombol perintah Format, untuk memilih format nomor yang akan anda pakai
(default 1, 2, 3).
7. Klik OK.
 MENCETAK DOKUMEN DAN MENGAKHIRI MICROSOFT WORD

Apabila anda ingin mencetak dokumen anda, dokumen tersebut harus sudah diaktifkan
atau ditampilkan di layar. Untuk mencetak dokumen yang sedang aktif di layar, ikuti
langkah berikut ini :
1. Pilih dan klik menu File, Print (Ctrl+P). Kotak dialog Print akan ditampilkan.
2. Pada tombol daftar pilihan Name, pilih dan klik printer driver yang anda inginkan.
3. Anda dapat menentukan halaman yang akan anda cetak, dengan cara melakukan
pemilihan dan pengisian pada kotak Page Range.
 Klik tombol pilihan All, jika Anda bermaksud mencetak seluruh isi dokumen.
 Klik tombol pilihan Selection, bil Anda ingin mencetak teks yang anda pilih.
4. Apabila anda ingin mencetak dokumen tersebut lebih dari sati kali, isilah kotak isian
Number of Copies dengan jumlah salinan yang anda inginkan.
5. Pada tombol daftar pilihan Print what, pilih Document bila ingin mencetak isi dokumen.
6. Tentukan halaman yang akan dicetak pada tombol pilihan Print.
 All pages in range, bila anda ingin mencetak halaman ganjil maupun halaman genap.
 Odd pages, jika Anda ingin mencetak halaman ganjil saja.
 Even pages, jika Anda ingin mencetak halaman genap saja.
7. Klik OK.

Untuk mencetak dokumen, bisa juga dilakukan dengan menekan tombol Print pada baris

menu.
 Setalah seluruh kegiatan pengetikan, pengeditan, dan juga pencetakan dokumen selesai, maka kita dapat
mengakhiri operasi Microsoft Word setelah terlebih dahulu kita memastikan bahwasannya dokumen sudah
tersimpan dengan baik. Jika belum, maka simpanlah dokumen yang telah anda ketik dan edit terlebih dahulu,
baru kemudian keluar dari Microsoft Word.
ekilas Tentang Microsoft Excel

Microsoft Excel adalah salah satu produk perangkat lunak pengolah data dari Microsoft
dalam bentuk lembaran tabel yang tersebar (spreadsheet). Perangkat lunak ini merupakan bagian
dari paket perangkat lunak Microsoft Office yang di dalamnya terdapat banyak perangkat lunak
(keperluan perkantoran) misalnya: Microsoft Word (pengolah kata), Microsoft Power Point
(untuk keperluan presentasi), dan Microsoft Access (untuk keperluan basis data).
Microsoft Excel digunakan untuk mengolah berbagai jenis atau tipe data misalnya data
nilai pelajaran siswa yang berarti jenis datanya numerik, data teman dan nomor telepon yang berarti
jenis datanya teks, data rekapitulasi pemakaian barang dalam bentuk angka dan teks, dll. Dalam
Excel selain bisa digunakan untuk mencatat dan menyimpan data-data tersebut, Excel juga mampu
melakukan perhitungan penjumlahan, perkalian, fungsi-fungsi logika, perhitungan rata-rata, bahkan
sampai pembuatan grafik.

enjalankan Program Microsoft Excel

Ada beberapa cara untuk menjalankan atau memulai program Microsoft Excel. Pertama
kita bisa memulainya dengan klik ganda pada icon shortcut yang telah kita buat sebelumnya pada
desktop.

icon
Excel

Gambar 1. Icon shortcut Microsoft Excell di desktop

 Icon shortcut Microsoft Excel tampak seperti Gambar 1 di atas.
Cara kedua adalah lewat start menu dengan langkah-langkah sebagai berikut (Perhatikan
Gambar 2):
1. Klik tombol Start
2. Pilih menu Programs
3. Klik Microsoft Excel

Gambar 2. Menjalankan Excel lewat tombol Start

Selanjutnya di layar monitor akan muncul selama beberapa detik tampilan

splash window dari Excel seperti berikut.

Gambar 3. Tampilan splash window dari Excel

 Kemudian muncul tampilan jendela utama dari Excel seperti gambar berikut ini.

Nama Dokumen Title Bar

(Workbook)

Toolbar Standard

Menu
Bar

Toolbar
Name Formatting
Box
Kolom

Formula
Bar
Sel Aktif
(Pointer)

Baris

Worksheet yang ada di

dalam Workbook Scroll Bar

Gambar 4. Jendela utama dari Microsoft Excel

Perhatikan Gambar 4 di atas. Keterangan dari tiap-tiap bagian jendela utama Microsoft
Excell adalah seperti telah ditampilkan dalam Gambar 4. Untuk memulai memasukkan atau
mengetikan data dapat langsung diketikkan lewat keyboard dan data yang diketikkan akan muncul
dan berada di cell yang aktif saat itu. Cell yang aktif dapat dipilih dengan menggerakkan pointer
cell aktif menggunakan tombol panah atas, bawah, kiri dan kanan, atau langsung dengan menunjuk
cell yang diinginkan aktif menggunakan mouse, lalu klik kiri sekali.
perasi Dokumen dalam Excel

1. Menyimpan Dokumen
Data yang telah dituliskan dalam worksheet Excell supaya tidak hilang harus disimpan
dalam dokumen (file). Penyimpanan dokumen bisa dilakukan dalam beberapa cara. Cara pertama
adalah dengan langsung mengklik tombol save di toolbar standar Excel. Jika ini adalah kali
pertama penyimpanan dokumen maka akan muncul kotak dialog Save As seperti Gambar berikut.

Gambar 5. Kotak dialog Save As dari Excel

Ketikkan nama dokumen pada File name dengan ketentuan pemberian nama dokumen maksimal
254 karakter tanpa tanda kutip (dalam contoh kasus ini nama file latih1). Lalu tentukan folder
tujuan penyimpanan dokumen dari Save in, kemudian klik tombol.

Dengan kotak dialog Save As ini anda juga dapat melakukan penggantian nama dan
folder tempat tujuan penyimpanan dokumen.
Dokumen program Excel (secara default) akan disimpan dengan ekstensi
.xls
Cara kedua adalah dengan melalui menu File.
 Pilih Save As saat penyimpanan dokumen pertama kali atau untuk menyimpan dalam file yang
lain (namanya berbeda) jika dokumen sudah disimpan dengan nama file tertentu.
 Pilih Save untuk penyimpanan selanjutnya (sudah diberi nama file).

Gambar 6. Penyimpanan dokumen lewat menu File.

Ketika penyimpanan pertama kali (Save as) maka akan muncul kotak dialog Save As seperti
Gambar 5 di atas dan langkah selanjutnya adalah sama seperti ketika anda mengklik tombol save
di atas.

2. Membuka Dokumen yang telah Tersimpan

Guna membuka dokumen yang telah tersimpan dapat dilakukan dengan mengklik langsung
tombol Open yang terdapat pada toolbar Standard, atau
cara lain lewat menu File, lalu pilih Open. Maka segera akan tampil kotak dialog Open seperti
Gambar 7.
Langkah selanjutnya untuk membuka sebuah dokumen Excel adalah:
 Masih dalam kotak dialog Open, tentukan atau arahkan folder tempat penyimpanan dokumen
yang akan dibuka dengan cara memilih lewat combo box Look in. Perhatikan Gambar 7
berikut.
 Gambar 7. Combobox Look in untuk mencari atau mengarahkan direktori

 Pilih dokumen yang akan dibuka dengan langsung klik ganda file tersebut atau dengan klik
tombol Open setelah dokumen yang akan dibuka telah disorot.
 Segera isi dokumen Excel tersebut akan dibuka oleh program Excel

Gambar 8. Membuka Dokumen

 3. Menutup Dokumen atau Mengakhiri Excel
Untuk menutup dokumen yang sedang dibuka tanpa mengakhiri program Excel, lakukan dari
menu File pilih Close. Atau dengan mengklik tombol Close Window
di pojok kanan atas jendela workbook (di bawah tombol Close).

Close
Window

Gambar 9. Menu untuk menutup dokumen Excel tanpa mengakhiri Excel

Untuk menutup dokumen sekaligus mengakhiri program Excel, dilakukan dari menu File, pilih

Exit atau klik pada icon Close yang terdapat pada tepi kanan
Title Bar.

4. Mencetak Dokumen
Pada satu worksheet Excel, mungkin terdapat beberapa tabel atau grafik, anda dapat mencetak
semuanya atau bagian tertentu saja. Jika anda akan mencetak grafik atau tabel tertentu maka
mulailah dengan mem-blok tabel atau grafik yang
akan dicetak, tetapi bila anda ingin mencetak semuanya pengeblokan tidak diperlukan.
Untuk mencetak melalui menu File pilih Print (atau dengan menekan Ctrl+P). Maka segera
akan tampil kotak dialog Print (Gambar 10). Dalam kotak dialog
Print tersebut ada beberapa parameter dan isian penting yang perlu diketahui berkaitan
dengan operasi pencetakan dokumen ke printer adalah:
 Name, harus terisi sesuai dengan driver printer yang akan digunakan untuk mencetak
dokumen.
 Number of copies, guna menentukan jumlah kopi cetakan tiap lembar.

 Pada Print range, pilih All jika akan mencetak semua halaman, atau pilih

Page(s) jika akan mencetak halaman tertentu saja.

 Pada Print what

 Selection, guna mencetak bagian yang diblok saja.

 Active sheet(s), mencetak semua tabel dan grafik yang terdapat dalam
worksheet yang sedang aktif saat itu.
 Entire workbook, mencetak semua worksheet yang ada.
 Klik OK untuk memulai pencetakan.

Gambar 10. Mencetak Dokumen

Sebelum melakukan operasi pencetakan dokumen ke printer disarankan untuk melakukan Print
Preview terlebih dahulu. Print Preview adalah salah satu fasilitas
dari Excel yang digunakan untuk melihat tampilan yang akan dihasilkan (preview) oleh cetakan
printer. Jadi dengan print preview ini kita bisa melihat kira-kira hasil cetakan nanti sudah
sesuai dengan keinginan kita atau belum,
mungkin ada bagian baris atau bagian kolom dari worksheet yang belum ikut tercetak akan
kelihatan lewat print preview ini dan kita segera bisa membenahi (tanpa harus mencetak ke printer
terlebih dahulu).

Gambar 11. Tampilan Print Preview dengan kotak dialog Page Setup.

ENGENAL WORKSHEET

Pada kondisi standard, tiap Workbook terdapat 3 sheet. Kita dapat melakukan
pengaturan pada worksheet yaitu dengan menentukan jumlah worksheet dan
mengganti nama worksheet.
Menentukan Jumlah Worksheet pada Tiap Workbook.
 Klik menu Tools

 Pilih Option

 Klik tab menu General

 Isikan jumlah sheet yang dikehendaki pada Sheets in new workbook: dapat
diisikan mulai 1 s/d 255

 Akhiri dengan klik OK.

 Mengganti Nama Sheet

Worksheet yang ditampilkan di dalam workbook secara default diberi nama oleh program Excel
sesuai dengan urutan sheet-nya yakni mulai dari sheet1, sheet2, sheet3 dan seterusnya. Kita dapat
mengubah nama sheet sesuai dengan jenis data yang kita buat di dalamnya dengan langkah-langkah
sebagai berikut:
 Klik kanan pada lokasi nama sheet yang akan diganti.
 Klik menu Rename.

 Ketik nama sheet yang baru lalu tekan Enter.

Kolom, Baris, Sel dan Range

Kolom adalah bagian di atas worksheet yang memanjang secara horizontal dari kiri ke kanan.
Dalam tiap sheet kolom diberi nomor dengan abjad yaitu A sampai dengan IV yang berjumlah 256
kolom.
Drag ke kanan untuk
melebarkan atau ke kiri untuk

menyempitkan kolom

Gambar 12. Mengatur lebar kolom

Baris adalah bagian yang terletak di sebelah kiri worksheet dengan arah vertical dari atas ke
bawah. Baris diberi nomor dengan angka 1 sampai dengan 65536.
Sel adalah koordinat atau pertemuan antara kolom dan baris yang dinyatakan dengan nomor kolom
dan nomor baris. Contoh jika pointer berada pada kolom H baris 5, maka dinamakan dengan sel
Sel H5.
Range merupakan sekumpulan sel yang telah digabungkan menjadi satu dengan tujuan tertentu,
misal untuk pemformatan beberapa sel secara bersamaan, mencari nilai rata-rata dari sekumpulan
data dan lain-lain. Contoh range adalah B2:D4 yang berarti mulai dari kolom B baris ke-2
sampai dengan kolom D baris ke-4. Range juga dapat diberi nama sesuai dengan data yang ada
di dalamnya yang bertujuan agar mempermudah saat pengolahan data sehingga kita tidak
melakukan pengeblokan secara berulang-ulang.
 Langkah untuk memberi nama sebuah range adalah:
 Blok data pada sel-sel yang akan didefinisikan sebagai nama range
 Klik menu Insert

 Pilih Name

 Klik Define

 Pada kotak dialog yang ada tuliskan nama range, kemudian klik OK.

ATA DAN OPERASI DATA

Jenis Data dalam Microsoft Excel

Secara garis besar Microsoft Excel membagi data yang diolah menjadi dua, yaitu:

1. Data Karakter
 Seluruh data yang dimulai dari pengetikan huruf (A s/d Z)
 Karakter non angka yang berdiri dengan angka, misal B123 atau 50F2 dan seluruhnya
tidak dapat dioperasikan secara aritmatik.

2. Data Numerik
 Semua angka merupakan data numerik karena dapat diolah secara aritmatik.
 Angka yang ditulis dalam bentuk Eksponensial, misal 2E6 artinya sama dengan
2000000.
 Angka tanggal yang diketik dengan format MM/DD/YY.
 Angka jam yang diketik dengan format HH:MM:SS.

Memasukkan Data
Cara pemasukan data adalah dengan mengetik secara langsung ke dalam sel yang telah kita
maksudkan. Pengisian data dapat kita lakukan secara manual atau dengan menggunakan autofill
yang biasa digunakan untuk data yang berurutan seperti nomor urut, nama hari, nama bulan,
tahun dan sebagainya.
 Data yang
diketik
manual

Angka 1 dengan Autofill

dapat membuat urutan
Huruf B Angka 2
diperbanyak diperbanyak
dengan Copy dengan Copy

Gambar 13. Cara-cara Pengisian Data

OPERASI FUNGSI
Fungsi didalam program spreadsheet adalah suatu fasilitas dalam hal perhitungan yang digunakan
melakukan penghitungan financial, statistic, analisa logika, pengambilan keputusan manipulasi teks
dan lain-lain.

Formula Bar
Sebelum membahas fungsi-fungsi yang disediakan oleh Microsoft Excel, anda harus memahami
formula bar sebagai salah satu kunci utama untuk menyelesaikan suatu rumus.

Edit Formula, untuk memulai Menampilakan rumus yang tengah dibuat

pembuatan rumus atau fungsi atau rumus yang terdapat pada suatu sel

List Box
Formula

Untuk menampilkan List Box

Formula/Daftar Fungsi Cancel Enter

Gambar 14. Formula Bar

Fungsi Dasar
Dalam fungsi dasar penekanan fungsi adalah terbatas pada perhitungan data aritmatika dengan
menggunakan operator-operator:
Operator Aritmatika Operator Relasional
+ Penjumlahan = Sama Dengan
_ Pengurangan > Lebih Besar
* Perkalian < Lebih Kecil
/ Pembagian >= Lebih Besar atau Sama Dengan
^ Pangkat <= Lebih Kecil atau Sama Dengan

Berikut adalah contoh langkah penggunaan Fungsi Dasar untuk mencari Nilai
Keuntungan yang didapat dari Harga Jual dikurangi Harga Beli.

2. Klik Edit Formula untuk 1. Klik pada sel yang

memulai membuat rumus akan diisi (D4)

4. Klik sel Harga Beli (B4) 3. Klik pada sel yang Harga Jual 5. Drag ke bawah untuk
kemudian klik OK (C4) kemudian ketikkan operator memperbanyak rumus agar
Pengurangan tidak perlu mengulang rumus

Gambar 15. Pembuatan Fungsi Dasar

Fungsi Statistik
1. Fungsi penjumlahan data = SUM (Range)
2. Fungsi pencarian nilai terbesar = MAX (Range)
3. Fungsi pencarian nilai terkecil = MIN (Range)
4. Fungsi pencarian nilai rata-rata = Average (Range)
5. Fungsi pencarian jumlah data angka = Count (Range)
 Gambar 16. Contoh Fungsi statistic

1. Klik Edit Formula untuk memulai pembuatan rumus

2. Pilih
SUM
3. Rang data yang dijmlahkan,
diperoleh dengan mengeblok data yang
akan di jumlahkan, kemudian klik OK

Gambar 17. Fungsi Statistik

Fungsi Logika
Fungsi logika atau IF berfungsi untuk menguji suatu logika kondisi dengan syarat tertentu untuk
mendapatkan nilai benar atau salah. Logika tunggal adalah pengujian dengan menggunakan satu
syarat yang ditetapkan. Statemen fungsi logika IF adalah sebagai berikut:

=IF(Logica_test; Value_if_true; Value_if_false)

 Logical Test : Sel yang diuji dan syarat yang ditetapkan

 Value If True : Kondisi jika syarat yang ditetapkan terpenuhi

 Value If False : Kondisi jika syarat yang ditetapkan tidak terpenuhi Contoh:
 Jika Kode adalah ‘S’, maka Keterangan “Simpati”
 Jika Kode adalah ‘M’, maka Keterangan “Mentari”

Gambar 18. Latihan fungsi logika tunggal

2. Tampilkan List
Untuk menggulung dan membuka
Box Formula. 1. Klik Edit Formula
untuk memulai kembali Dialog Box
Kemudian pilih IF

Dialog
Box

Gambar 19. Fungsi logika tunggal

Fungsi Logika Bertingkat

Logika bertingkat terjadi jika syarat yang ditetapkan lebih dari satu. Contoh:
 Jika Kode adalah ‘S’, maka Keterangan “Simpati”
 Jika Kode adalah ‘M’, maka Keterangan “Mentari”
 Jika Kode adalah ‘I’, maka Keterangan “IM3”
 Jika Kode adalah ‘H’, maka Keterangan “Hallo”
Maka statemen fungsi logika akan bertingkat mengikuti jumlah syarat dengan struktur
sebagai berikut:

=IF(Logical_test_1;Value_if_true_1;IF(Logical_test_2;Value_if_true_2;
IF(Logical_test_3;Value_if_true_3;value_if_false)))

Gambar 20. Fungsi Logika bertingkat

 Logita test 1
Value if true 1

Pada Value if Faalse 1, klik List

Box Formula kemudian pilih IF
lagi

Logika test 2 Value if true 2

Pada Value if False 2, klik List

Box Formula kemudian pilih IF
lagi

Logika test 3 Value if true 3

Value if false 3 yang berarti

Logika test 1,2 dan 3 tidak
terpenuhi

OK untuk mengakhiri

Gambar 14. Logika bertingkat

Fungsi VLOOKUP
Fungsi VLOOKUP dipergunakan untuk pengisian sel dengan membaca tabel referensi yang telah
dibuat sebelumnya berdasarkan kode yang terdapat pada sel kunci. Statemen fungsi VLOOKUP
adalah sebagai berikut:

=VLOOKUP(Lookup_value;Table_array;Col_index_num;Range_lookup)
 Lookup_value

Alamat sel kunci yang berfungsi sebagai kunci penghubung dengan tabel referensi.

 Table_array
Nama range tabel referensi yang sudah didefinisikan sebelumnya.

 Col_index_number
Angka index yang menunjukkan nomor kolom pada tabel referensi yang akan dibaca.

 Range_lookup
Suatu statemen logika TRUE dimana data akan dioleh dengan pendekatan/pembulatan pada sel
kunci dan data kunci sehingga kebenaran tidak akurat, atau FALSE akan menyalahkan setiap
sel kunci yang tidak sesuai dengan data kunci referensi.

1 2 3

Gambar 15. Fungsi VLOOKUP

Ketentuan:
 Tabel referensi (B16:D19) diberi nama range KOMPONEN
 Nama komponen (C5) diperoleh dari membaca range komponen kolom ke-2 berdasarkan
kode
 Harga satuan (D5) diperoleh dari membaca range komponen kolom ke-3 berdasarkan
kode.

Jabatan (D4)

Sel Kunci

Nama Range Tabel

Referensi

Membaca kolom ke
2

Kebenaran yang
akurat

Tunjangan (E4)

Membaca kolom ke
3

Gambar 16 dan 17. Vlookup

Fungsi Text
Fungsi text digunakan utnuk membaca pada bagian tertentu dari suatu teks yang terdapat pada
sebuah sel. Teks yang terbaca terbagi menjadi tiga bagian yaitu bagian kiri, tengah dan kanan.
1. LEFT(Text;Num_chars)
2. MID (Text;Start_num;Num_chars)
3. RIGHT(Text;Num_chars)

 Text : Letak sel dari teks yang akan dibaca

 Start_num : Nomor karakter pertama dari teks yang akan dibaca
 Num_chars : Jumlah karakter yang dibaca

Gambar 18. Fungsi Text

Ketentuan:
Nomor siswa terbagi menjadi tiga bagian:
 Dua karakter di sebelah kiri adalah Tahun Angkatan
 Empat karakter di tengan adalah Nomor Induk
 Satu karakter disebelah kanan adalah Jurusan
Nomor induk (B5)

Gambar 19. Fungsi MID

Jurusan (C5)
 Jika “L” maka “LISTRIK”
 Jika “M” maka “MESIN”

Gambar 20. Fungsi RIGHT

Tahun Angkatan (D5)

Gambar 21. Fungsi LEFT

LAYOUT DATA
Pengurutan Data

Data yang dientry pada tabel dengan acak dapat diurutkan (SORTIR) berdasarkan kriteria tertentu
dengan langkah-langkah sebagai berikut :
 Blok data yang akan diurutkan (judul kolom dan nomor tidak diikutkan)
 Klik menu DATA,kemudian klik SORT

 Sort by untuk menentukan kriteria utama pengurutan

 Then by untuk menentukan kriteria ke dua dan ke tiga (dapat diabaikan)
 Ascending : urutan menaik (A – Z atau 0 – 9)
 Descending : Urutan menurun (Z – A atau 9 – 0)
 Header row, baris pertama tidak diikutkan dalam pengurutan
 No header row, baris pertama diikutkan dalam pengurutan
 Gambar 22. Mengurutkan data (SORTIR)

Memformat Angka
Agar data angka lebih mudah dibaca, Anda dapat memberikan format tertentu sesuai dengan
dengan jenis angka yang akan di format. Jika menggunakan tabel Daftar Gaji di atas maka, blok
data pada kolom Gaji Pokok kemudian klik menu FORMAT, pilih CELLS
 Klik tab NUMBER

 Tentukan kategori : ACCOUNTING

 Decimal Places untuk menentukan jumlah bilangan decimal

 Symbol untuk menentukan Currency misal $ atau Rp kemudian klik
OK
 Gambar 23. Format angka

Membuat Tabel Excel

Pembuatan tabel adalah langkah terakhir untuk mendapatkan layout yang menarik. Jika
menggunakan contoh pada tabel Daftar Gaji di atas maka lakukan langkah-langkah sebagai
berikut :
 Blok lokasi pembuatan tabel pada range B3 :E15
 Klik menu FORMAT, kemudian pilih CELLS

 Klik tab BORDER

 Pilih bentuk garis yang disediakan pada Line Style
 Tempatkan garis yang dipilih dengan tombol OUTLINE, INSIDE
atau klik pada tombol-tombol BORDER kemudian akhiri dengan
klik OK
 Pembuatan tabel tidak dapat diselesaikan dengan satu kali perintah, lakukan dengan cara yang
hampir sama untuk membuat garis dibawah judul kolom
Gambar 24. Membuat tabel
 GRAFIK

Selain laporan dalam bentuk tabel, Excel juga menyediakan fasilitas grafik dengan banyak pilihan
untuk menyajikan suatu laporan atau data.

Gambar 25. Tabel untuk pembuatan grafik

Untuk pembuatan grafik ikuti langkah-langkah sebagai berikut :

 Blok data yang akan dibuat grafik dengan ketentuan, kolom pertama adalah sumbu x,
kolom ke dua sumbu Y(1), kolom ke tiga sumbu Y(2) dan seterusnya

 Klik icon Chart Wizzard

 Akan ditampilkan tuntunan langkah yang terdiri dari 4 langkah yaitu :
1. Memilih bentuk grafik yang akan dibuat
2. Menentukan nama series masing-masing sumbu Y
3. Mengisikan judul-judul grafik memperbagus tampilan grafik
4. Menentukan letak grafik yang sudah jadi.
Gambar 26 s/d 30. Langkah-langka pembuatan grafik