BAB 1

MICROSOFT WORD
A. Pengertian Microsoft word
Microsoft word merupakan program aplikasi pengolah angka
(word processor) yang biasa digunakan karena mempunyai tampilan
jendela yang dilengkapi dengan menu-menu dan tombol-tombol
perintah yang mudah digunakan oleh pemakainya (user friendly).
Microsoft word mempunyai fungsi antara lain:
1. Membuat surat menyurat.
2. Membuat karya tulis, skripsi, dan lain-lain.
3. Membuat table dengan perhitungan atau tanpa perhitungan.
4. Membuat grafik.
5. Membuat tulisan menarik dengaan menggunakan gambar.
Microsoft word adalah paket program pengolah kata yang berbasis
pada system operasi Microsoft Window. Microsoft Word merupakaan
bagian dari Microsoft Office yang meliputi Microsoft Excel,
Microsoft Access, Microsoft Front page dan Microsoft Power Points.
Microsoft office senantiasa mengalami perkembangan antara lain
Microsoft Office 2000, Microsoft Office XP, Microsoft Office 2003,
Microsoft Office 2007, dan Microsoft Office 2010.
Keunggulan Microsoft Office adalah sebagai berikut:
1. Mudah dalam pengoperasian.
2. Mudah memanajemenkan file dan fasilitas autorecovery bila listrik
padam.
3. Kualitas baik dan bagus dalam pencetakan.
4. WYSIWYG (What You See Is What You Get), yaitu apa yang
dilihat di monitor akan sama dengan hasil cetaakan.
5. Dapat melaakukan pengiriman E-mail dan Fax langsung
terhubung dengan internet.

1
 6. Mampu menyisipkan gambar dan grafik ataupun objek lainnya
yang membuat naskah terlihat lebih menarik.
7. Kemampuan menyimpan file dalam bentuk web.
B. Cara mengakplikasikan Microsoft Word
Ada berbagai cara mengaktifkan program aplikasi ini, yaitu sebagai
berikut:
a. Melalui Start Menu, yaitu dengan mengklik: Start – Program –
Microsoft Office – Microsoft Word.
b. Mengklik dua kali shortcut Microsoft word pada Desktop atau klik
kemudian tekan enter.
c. Mengklik kanan shortcut Microsoft word pada desktop kemudian
tekan open.
d. Mengklik satu kali ikon Microsoft Word pada Quick Launch (ikon
pada taskbar untuk memudahkan membuka program aplikasi
tertentu yang letaknya sejajar dengan tombol start).
C. Tampilan Microsoft Word
Tampilan dalam Microsoft Word meliputi adalah sebagai berikut:
a. Baris Judul (Title Bar)
Title bar atau baris judul berfungsi untuk menampilkan nama
dokumen yang sedang aktif di jendela word. Nama dokumen
tersebut sesuai dengan nama file dari dokumen tersebut. Bila
dokumen yang ditampilkan belum pernah tersimpan, nama
dokumen yang ditampilkan adalah Document 1, Document 2,
Documen 3 dan seterusnya.
b. Kontrol jendela
Kontrol jendela merupakan tombol yang berada sebaris dengan
Title Bar yang terletak bagian kanan atas. Kontrol jendela terdiri
atas:
1. Minimize merupakan tombol untuk memperkecil tampilan
jendela. Apabila tombol ini diklik maka tampilan akaan hilang
tetapi masih ada dalam Taskbar.

2
 2. Maximize merupakan tombol untuk memperbesar tampilan
jendela. Apabila tombol ini diklik maka tampilan akan penuh
dilayar dan akan muncul tombol Restore Down, tombol ini
apabilaa diklik maka tampilan jendela akan kembali diperkecil.
3. Close berfungsi untuk menutup jendela.
c. Office Button
Office button berisi perintah-perintah yang berkaitan dengan
dokumen seperti membuat dokumen baru (New), membuka
dokumen (Open), menyimpan dokumen (Save), mencetak
dokumen (Print), menutup dokumen (close) dan sebagainya.
d. Quick Access Toolbar
Quick Access Toolbar berisi tombol-tombol yang berfungsi
sebagai alternative penggunaan perintah yang sering digunakan.
Sebagai contoh, tool Open merupakan shortcut dari Office
Button>Open, atau tool Save merupakan shortcut dari Office
Button>Save.
e. Baris Menu (Menu Bar)
Baris Menu (menu bar) berisi perintah berupa menu, meliputi
Home, Insert, Page Layout, References, Mailings, Review, View
dan Add-Ins.
f. Mistar (Ruler)
Ruler meruakan kotak pengukuran yang diletakkan secara
horizontal, yaitu diatas dokumen, dan secara vertikal, yaitu
disebelah kiri dokumen. Ruler berfungsi untuk mempermudah
melakukan pengaturan letak halaman.
g. Status Bar
Status Bar adalah baris horizontal yang menampilkan informasi
jendela dokumen yang sedang ditampilkan, antara lain page dan
words.
1. Page, menampilkan informasi halaman

3
 2. Words, menampilkan jumlah halaman, kata, huruf (tanpa
spasi), huruf (dengan paragraph), dan baris.
3. English (U.S.) / Language, Bahasa standar yang digunakan.
h. View Toolbar/View Buttons
View Toolbar berisi pengaturan jenis tampilan dokumen, yaitu:
1. Print Layout, memberikan tampilan sesuai hasil yang akan
diterima pada saat di cetak (default).
2. Fuul Screen Reading, memberikan tampilan halaman penuh.
3. Web Layout, memberikan tampilan sesuai hasil yang
ditampilkan didalam jendela browser.
4. Outline, memberikan tampilan sesuai heading didalam
dokumen dan tingkatan didalam struktur dokumen.
5. Draft, memberikan tampilan yang berkelanjutan
(mengabungkan seluruh halaman seperti dalam satu gulungan).
Tiap halaman di pisahkan oleh garis-garis titik.
i. Zoom Slider
Zoom Slider berguna untuk memperbesar dan memperkecil ukuran
tampilan halaman secara cepat.
j. Insertion Point/Kursor
Kursor berupa garis vertikal yang berkedip-kedip yang berada di
halaman dokumen. Kursor menunjukan posisi karakter yang
sedang aktif. Pada halaman yang sudah berisi naskah, kita dapat
memindahkan kursor dengan menekan tombol-tombol yang
terdapat pada keyboard berikut:
1. Left, untuk menggerakan kursor sebelah kiri.
2. Right, untuk menggerakan kursor sebelah kanan.
3. Up, untuk menggerakan kursor diatas.
4. Down, untuk menggerakan kursor di bawah.
Selain cara tersebut, kita dapat menepatkan kursor ditempat
yang kita inginkan dengan mouse.

4
 k. Baris Penggulung (Scroll Bar)
Scrool Bar berfungsi untuk menggeser halaman dokumen yang
ditampilkan. Ada dua buah scrool bar yang dimiliki jendela word,
yaitu scrool bar vertical dan scrool bar horizontal. Scrool bar
vertikal digunakan untuk menggeser halaman dokumen kearah atas
atau bawah. Sedangkan scrool bar horizontal digunakan untuk
menggeser halaman dokumen dalam arah horizontal.
D. Membuat dokumen baru
Ketika kita mengaktifkan program aplikasi Microsoft Word, maka
akan muncul lembar kerja baru yang siap kita isi. Akan tetapi jika
komputer tidak secara otomatis menyediakan dokumen kosong, maka
dapat kita lakukan dengan berbagai cara, yaitu sebagai berikut.
a. Tekan Office Button atau tekan Alf+F dan pilih New.
b. Mengklik ikon New pada quick access toolbar apabila telah
dimunculkan.
c. Menekan tombol Ctrl+N, maka dokumen baru akan ditampilkan
dilayar.
E. Membuka file yang sudah tersimpan
Untuk membuka file yang sudah tersimpan, dapat kita tempuh dengan
cara-cara sebagai berikut.
a. Tekan Office Button atau tekan Alf+F dan pilih Open.
b. Kita juga dapat menekan Ctrl+O maka akan tampil kotak dialog
Open.
c. Pilih file yang ingin dibuka dengan menentukan letak foldernya
terlebih dahulu.
d. Klik pada name file yang akan dibuka.
e. Klik tombol Open, maka file yang tadi dipilih akan dibuka oleh
Microsoft Word.
F. Menulis teks
Pada saat kita mengaktifkan Microsoft Word, maka akan muncul
dokumen baru yang masih kosong dengan nama dokument1 dan siap

5
 digunakan. Setiap kita menekan tombol huruf pada keyboard, maka
huruf akan berada paada posisi kursor dan kursor akan bergerak
kekanan. Kursor dapat kita pindahkan dengan mouse atau dengan
keyboard.
Memindahkan kursor dengan mouse kita lakukan dengan cara
menggeser pointer mouse ke bagian dokumen tempat kursor ingin kita
pindahkan, kemudian mengklik ditempat tersebut. Bila kita ingin
memindahkan kursor kebagian dokumen yang belum pernah berisi
teks, kita harus mengklik ganda untuk menepatkan kursor di tempat
tersebut. Memindahkan kursor dengan keyboard dapat dengan
menekan tanda panah kearah yang diinginkan.
Jika teks sedang kita ketik mencapai akhir dari baris, maka teks
tersebut akan dilipat dan kursor secara otomatis pindah keawal baris
berikutnyaa. Untuk membuat paragraph baru tekan Enter, maka kursor
akan berada pada baris berikutnya. Microsoft Word mendefinisikan
sebuah paragraph sebagai sejumlah karakter, kata, atau kalimat yang
diakhiri dengan tanda paragraph. Tanda paragraph akan disisipkan
pada waktu kita menekan tombol Enter. Tanda paragraph ini penting
untuk mengetahui posisi suatu paragraph dimulai dan berakhir pada
suatu dokumen. Dalam keadaan defaultnya, tanda paragraph ini tidak
ditampilkan.
G. Mengedit dokumen kerja dan menformat huruf
Berikut penjelasannya,
1. Membuka dokumen kerja yang telah disimpan
Untuk membuka dokumen kerja, langkah-langkahnya adalah,
Klik Office Button – Open – Masuk kedata Drive – Cari name File
– Open.
2. Memformat huruf (Font)
Format atau edit teks merupakan hal yang sangat penting dalam
editing naskah. Hal ini dilakukan agar naskah layak untuk
dikomsumsi atau dibaca pengguna. Editing naskah meliputi tebal

6
 (Bold), miring (Italic), garis bawah (Underline), dan lain-lain.
Adapun langkaahnya yaitu terlebih dahulu membuka dokumen
yang akan di edit.
3. Memindahkan dan menduplikasikan teks
Memindahkan beberapa kalimat atau paragraph dilakukan dengan
cara sebagai berikut.
a. Blok satu kalimat atau satu paragraph pada naskah yang akan
dipindahkan.
b. Klik toolbar CUT.
c. Letakkan kursor ditempat yang baru.
d. Klik toolbar paste maka satu paragraph akan pindah ke tempat
atau halaman lain.
4. Memilih teks yang akan di format (Edit)
Guna menampilkan informasi yang akurat terdapat penekanan pada
salah satu atau beberapa kalimat dengan jenis font dan ukuran yang
berbeda. Ada lebih dari 50 jenis font yang ada pada Office 2007
dan ukurannya mulai dari standar yaitu 10 hingga 72 besarnya.
Font standar biasanya Times New Roman, Arial, dan Calibri.
Memilih font dan ukurannya dilakukan dengan cara sebagai
berikut.
a. Blok naskah atau kata yang akan diganti.
b. Pilih Font dan pilih ukuran font.
5. Mengatur perataan paragraph
Terdapat empat jenis pengaturan paragraph yaitu, rata kanan
(Align Right), rata kiri (Align Left), tengah (Center), dan rata
kanan-kiri (Justify). Untuk mengatur halaman dengan perataan
paragraph langkah yang dilakukan yaitu sebagai berikut.
a. Blok pada paraagraf dalam naskah.
b. Pilih salah satu bentuk perataan yang diinginkan.
H. Menformat Paragraph, Bullet dan Numbering, drop Drop Cap, serta
Spasi Baris.

7
 1. Membuat Numbering
Membuat numbering secara cepat pada Ms. Office 2007 dengan
klik pada Home – Paragraf.
2. Membuat Bullet
Membuat ballet sama seperti langkah membuat numbering.
3. Membuat Drop cap
Drop Cap adalah menampilkan huruf lebih besar dibandingkan
huruf selanjutnya diawal kalimat, digunakan untuk awal paragraph
dan penekanan sekaligus seni. Caranya dengan mengaktifkan
Ribbon pada Insert dan pilih Tab Drop cap.
4. Membuat Jarak (Spasi) Baris
Jarak baris terdiri atas single, 1,5 spasi, double, multiple, at least,
dan exactly. Terdapat di Ribbon Home pada Tab Paragraf. Cara
mengerjakannya cukup dengan blok pada naskah pilih paragraph.
Selanjutnya pilih jarak spasi yang diinginkan atau terlebih dahulu
memilih jarak baris.
I. Mengatur Jarak Paragraf dan Orientasi Halaman
1. Mengatur jarak Indentasi (Jarak teks terhadap Margin)
Mengatur batas pengetikan atau indentasi bisa dilakukan sebelum
atau sesudah mengetik naskah. Jika dilakukan sebelum mengetik,
maka tidak perlu membuat blok pada naskah. Akan tetapi bila
hanya satu paragraph saja, cukup letakkan kursor pada paragraph
itu tanpa harus memblok seluruh paragraph.
Tabulasi merupakan lompatan kursor pada baris sehingg tata letak
teks menjadi lebih raapi dibandingkan dengan menggunakan
tombol spasi. Jika kita menekankan tombol tab pada keyboard,
lompatan aka n berjarak setiap ½ inch. Kita bisa mengatur terlebih
dahulu jenis tabulasi yang akan dibuat dengan mengklik taanda
tabulasi yang ada disebelah kiri Ruler Line.
2. Mengatur Margin, Ukuran, dan Orientasi Halaman (Page Size)

8
 Dalam pengeytikan suatu naskah perlu menentukan tampilan,
ukuran kertas, dan batas pengetikannya. Untuk menentukan
pengaturan tersebut menggunakan Page Setup atau kotak dialog
Page Setup.
3. Mengatur Jarak Antar paragraph
Setelah mengatur margin dan ukuran ketas, perlu juga melakukan
pengaturan paragraph. Misalnya penggunaan indentasi, spasi,
maupun perataan paragraph. Unruk melakukan pengaturan ini,
gunakan Paragraf pada Tab Home dan Garis skala.
Pada paragraph terdapat 4 buah ikon untuk melakukan perataan
paragraph.
 Align Text Left ( Ctrl + L ), pengetikan rata kiri.
 Center ( Ctrl + E ), pengetikan rata tengah.
 Align Text Right ( Ctrl + R ), pengetikan rata kanan.
 Justify ( Ctrl + J ), pengetikan rata kiri kanan.
J. Mencari teks, Menggabungkan Dokumen, dan Menggunakan format
Kolom .
1. Mencari (Find) dan mengganti (Replace) Teks.
Perintah untuk dan mengganti teks yaitu Ctrl + G
2. Menggabungkan Dua Dokumen atau Lebih
Mail Merge adalah salah satu aplikasi dari Ms.Office untuk
memudahkan kita dalam pengerjaan kesekretarisan. Misalnya
dalam membuat surat, amplop, sertifikat, dan lain-lain. Mail merge
membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (nisalnya surat)
berisi sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah.
Fitur ini sanga membantu terutama bila penerimanya sangat
banyak.
Untuk membuat mail merge terdiri dari dua dokumen yaitu,
a. Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua
penerima.

9
 b. Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-
masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima. Data
source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada
Oulook, dan sebagainya.
Langlah-langkah untuk membuat mail merge yaitu sebagai berikut :
a. Buatlah terlebih dahulu dokumen master secara lengkap lalu
disimpan. Dokumen ini yang akan diidi dengan alamat
penerima yang berbeda-beda.
b. Isi database dengan input berkolom. Untuk hal ini kita buat
dahulu Field (nama,alamat,pekerjaan,umur, dan lain-lain) lalu
diberi nama file. Isi field tersebut biasa disebut record.
Misalnya nama: Ayub, pekerjaan: pramuwisata, dan lain-lain.
c. Simpan record tersebut dengan nama file khusus.
d. Gabungan kedua file tersebut dengan membuat file master dan
memasukkan file database.
3. Menggunakan format Kolom dalam Dokumen
Membuat surat atau redaksi berkolam merupakan bagian daari
perkerjaan diperkantoran dan bisnis. Langkah-langkahnya gunakan
tab page layout lalu pilih coloumn. Selanjutnya blok semua
halaman yang aakan dijadikan surat berkolom lalu klik coloumn.
Pilih dua atau lebih jenis kolom.
K. Mengatur Header dan Footer serta menyisipkan simbol dan nomor
halaman
1. Membuat header dan footer
Header dan Footer adalah penandaan satu atau lebih kata disetiap
halaman naskah secara otomatis pada seluruh halaman teks yang
anda buat. Header berada pada posisi atas dan Footer berada pada
posisi dibawaah kertas. Untuk membuat header gunakan tab Insert
pilih header atau footer, lalu ketik satu kata atau lebih untuk
menandai Header atau footer.

10
 Setelah mengklik Header atau Footer disebelah kiri, pilih salah satu
bentuk yang diinginkan, lalu ketik sebuah kata atau lebih Misalnya
Office 2007 Universitas Panca bhakti.
2. Menghapus header dan Footer
Jika ingin menghapus header dan footer, maka harus masuk ke
halaman Header dan Footer lalu delete kata tersebut.
3. Menyisipkan Simbol
Gunakan Tab Insert di toolbar paling kanan klik ikon symbol.
4. Menyisipkan Nomor Halaman
Gunakan Tab Insert pilih Page Number. Selanjutnyaa pilih top,
button, lalu pilih Format Page number untuk menentukaan nomor
halaman awal.
L. Menyimpan dokumen
a. Menyimpan dokumen baru
1. Pada jendela Microsoft Word, pilih menu Office Button atau
tekan Alf + F, klik tombol save.
2. Pada layar akan ditampilkan kotak dialog Save As, ketikkan
nama file dokumen, dan klik Save.
3. Lakukan penyimpanan file sesering mungkin, untuk
menghindari kemungkinan komputer padam secara mendadak.
Alternative lain dalam penyimpanan file adalah:
1. Klik tombol Save pada Quick Access Toolbar.
2. Tekan tombol Ctrl + S pada keyboard.
Keduanya akan menampilkan kotak dialog Save As. Ketikkan
nama file dokumen, dan klik Save. Penyimpanan dapat pula
dilakukan di folder yang telah ada atau membuat folder baru.
Kotak dialog Save As adalah kotak dialog yang akan ditampilkan
bila kita menyimpan sebuaah dokumen. Kotak dialog Save As
merupakan tempat menentukan nama file atau folder tempat file
tersebut disimpan.

11
 Kotak dialog Save As dilengkapi dengan tombol-tombol toolbar
yang terdiri dari tombol Back, Up One Levels, Search On Web,
Delete, New Folder, View, dan Tools. Masing-masing fungsi
toolbar tersebut adalah sebagai berikut:
1. Back digunakan apabila kita ingin kembali ke folder yang
dibuka sebelumnya.
2. Up One Level digunakan apabila kita ingin membuka tempat
folder yang sekarang dibuka disimpan.
3. Search The Web digunakan untuk mencari dihalaman web.
4. Delete digunakan apabila kita ingin menghapus sebuah file atau
folder.
5. New Folder digunakan apabila kita ingin membuat folder baru.
6. View digunakan mengatur bagaimana file dan folder yang ada
ditampilkan.
7. Tools memuat beberapa tool penyimpanan file.
b. Menyimpan dokumen yang pernah disimpan
Apabila kita membuka dokumen dari file yang telah tersimpan
kemudian mengeditnya dan ingin menyimpannya, maka langkah
yang kita lakukan adalah sebagai berikut.
1. Dari Office Button atau tekan Alf + F, klik perintah save.
2. Carilah tombol Save di Quick Access Toolbar, klik tombal
tersebut.
3. Tekan tombol Ctrl + s dari keyboard.
Kita tidak akan diberi informasi oleh Word bahwa proses
penyimpanan sudah selesai dilakukan, namun kita dapat melihat
status bar, tanda proses penyimpanan sudah dilakukan.
c. Menyimpan dengan nama file baru
Kadangkan kita mengedit naskah dan ingin agar naskah asli tetap
tidak berubah, maka kita harus menyimpannya dengan nama baru.
Langkah-langkah untuk menyimpan dokumen dengan nama file
yang baru adalah sebagai berikut:

12
 1. Dari Office Button, klik perintah Save As. Kotak dialog Save
As akan ditampilkan.
2. Pada kotak dialog yang muncul, di Save In, carilah folder
tempat file yang baru akan di simpan.
3. Pada kotak teks file Name, ketiklah nama file yang baru akan
disimpan.
4. Klik tombol Save.
Ketentuan dalam penyimpanan file adalah sebagai berikut:
a. Dalam satu folder tidak boleh memberikan nama yang sama
dengan nama file yang sudah ada. Jika hal tersebut dilakukan,
file yang kita simpan akan menghapus file lama terdapat
dikomputer.
b. Ada beberapa karakter yang tidak daapat digunakan pada saat
memberikan nama file. Karakter-karakter tersbut antara lain
adalah asterisk (*), titik dua (:), tanda petik (“), tanda tanya (?),
lebih kecil (<), lebih besar (>), backslash (\), forward slash (/),
dan garis tegak (|). Bila karakter-karakter tersebut disertakan
pada saat memberikan nama file, Word akan menampilkan
kesalahan.
M. Mencetak Dokumen
Mencetak dokumen merupaakan perkerjaan terakhir kali setelah
semua editing naskah dipastikan final. Periksa kembali semua halaman
dan pengetikan jangan sampai kurang lengkap, salah ketik dan
sebagainya. Gunaakan fasilitas Office Button lalu Print.
Misalnya printer Canon IP 1900 series. Setelah tampil Box Print ini
dapat dilakukan dengan pilih ALL (untuk semua halaman yang
dicetak), Current Page (memilih halaman yang tampil yang dicetak)
dan Pages (ketikan nomor halaman missal 1-20) lalu OK dapat juga
dipilih properties untuk melihat tinta atau fasilitas lain.

13
N. Mengakhiri Microsoft Word
Sebelum mengakhiri program aplikasi Microsoft Word, terlebih
dahulu dokumen yang kita ketik harus di simpan terlebih dahulu.
Selanjutnya kita dapat mengakhiri Microsoft Word dengan langkah:
a. Klik Microsoft Office Button, kemudian klik tombol Exit (X).
b. Tunggu sampai jendela program aplikasi Ms. Word 2007 ditutup.

14
 BAB 2
MICROSOFT EXCEL
A. Pengertian Microsoft Excel
Microsoft Excel adalah salah satu program spredsheet canggih
yang bekerja dibawah sistem operasi Windows. Program ini merupakan
aplikasi perkantoran yang sekarang banyak digunakan. Banyak
kemudahan yang akan ditemukan dari software ini seperti bekerja dengan
data yang besar, menghitung angka-angka dengan cepat dan tepat,
membuat laporan, diagram, dan berbagai macam kemudahan yang lain.
Microsoft Excel membawa beberapa keunggulan, yaitu terdapat fasilitas
dan perintah tambahan yang lebih memudahkan pemakai. Selain itu,
terdapat integrasi antaraplikasi dan semakin fleksibel. Tak hanya itu,
proses loading pada saat program diajalankan juga lebih cepat. Dalam
versi terbaru ini tak ada tombol Office yang bulat dan berlogo Office yang
terletak di pojok kiri atas Excel. Sebagai pengganti, terdapat tab baru
dalam barisan Ribbon yang lebih menarik dan nyaman dipandang.
1. Kebutuhan Sistem
Sebelum mulai menginstal Microsoft Excel pada computer, harus lebih
dahulu diketahui spesifikasi peralatan computer yang dapat
menjalankan Microsoft Excel. Berikut ini adalah spesifikasi hardware
computer minimal yang diperlukan Microsoft Excel.
2. Menjalankan dan Mematikan Excel
Berikut penjelasannya,
a. Memulai Excel
Ada beberapa cara yang dapat dilakukan untuk mengaktifkan
program aplikasi Microsoft Excel antara lain,
1) Melalui dobel klik shortcut Microsoft Excel di desktop.
Jika ingin membuka Microsoft Excel dengancara ini, maka
pada desktop harus sudah ada shortcut-nya terlebih dahulu.

15
 Seandainya shortcut belum terpasang di desktop, shortcut dapat
dimunculkan dengan langkah berikut:
a) Klik kanan pada desktop.
b) Pilih menu New, kemudian klik Microsoft Excel
worksheet.
2) Melalui menu Start
Langkah yang digunakan adalah sebagai berikut,
a) Klik menu Start, kemudian arahkan pada pilihan All
Programs.
b) Klik Microsoft Office dan lembar kerja Microsoft Excel.
Setelah program Excel dibuka akan muncul nama buku kerja
(workbook) book 1 dengan tiga lembar kerja (worksheet).
Setiap lembar kerja Excel tesebut terdiri dari beberapa kolom
(mulai dari kolom A hingga XFD) dan beberapa baris (mulai
baris 1 hingga 1048576). Secara default, penunjuk sel (pointer)
berada pada kolom A dan baris 1 dan dikenal dengan sebutan
Sel A1. Sedangkan kumpulan dari beberapa sel, misalnya sel
A1 , A2, dan A3, dikenal dengan sebutan range A1:A3.
3) Melalui file yang terdapat di Microsoft Excel
Jika ingin membuka Microsoft Excel dengan cara ini, maka
dalam windows explorer harus sudah ada file Excel yang
pernah dibuat. Misalnya file Excel ada di My Document, maka
langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut,
a) Klik menu start > Pilih Program > klik Windows Explorer.
b) Klik Folder My Document.
c) Klik dua kali pada file Excel yang akan dibuka.
b. Cara Mengakhiri Excel
Cara untuk menutup program adalahdengan cara meng-klik tombol
Close yang terdapat di pojok kiri, caranya sebagai berikut,
1) Klik ikon menu kontrol Microsoft Excel.
2) Pilih dan klik Exit Excel.

16
B. Pengenalan Menu-Menu Microsoft Excel
Berikut menu dan ikon yang terdapat pada Microsoft Excel,
1. Elemen pada Microsoft Excel
Pada saat anda memulai Excel, akan muncul sebuah dokumen kosong.
Mulai dari sini, Anda dapat menambahkan data, mengubah tampilan
data, meminta Excel meringkas data, atau menemukan informasi
dalam file bantuan Excel.
Komponen-komponen terpenting Excel, yaitu jendela workbook, ikon
menu control, quick access toolbar, baris tab, formula bar, size button,
name box, area spreadsheet, scroll bar, tombol navigasi, nama sheet,
baris status, dan zoom.
a. Ikon Menu Kontrol
Dalam Excel, isi perintah-perintah ikon menu control ini akan
muncul saat ikon menu control tersebut diklik.
1) New, merupakan perintah untuk menampilkan lembar kerja
kosong untuk dilakukan pengetikan dokumen baru. Untuk
memulai pekerjaan pada Microsoft Excel dilakukan degan klik
pada ikon ini.
2) Open, merupakan perintah untuk membuka dokumen Microsoft
Excel yang telah tersimpan dalam hardisk, CD/DVDRom, USB
flashdisk, disket, atau media simpan lain.
3) Save, merupakan perintah untuk menyimpan file lembar kerja
Excel yang baru dibuat atau diedit, yang sebelumnya pernah
atau belum pernah tersimpan di dalam hardisk, CD/DVDROM,
USB flashdisk, disket, atau media simpan lainnya.
4) Save As, tombol ini memiliki fungsi yang sedikit berbeda
dengan perintah save. Perintah sudah dilengkapi dengan
fasilitas yang apabila diklik terdiri atas perintah-perintah
seperti,
a) Excel Workbook, adalah perintah menyimpan dokumen
dalam format file default dan Microsoft Excel.

17
 b) Excel Macro Enabled workbook, adalah perintah untuk
menyimpan lembar kerja sebagai sebuah template yang
dapat digunakan untuk menyimpan lembar kerja ke format
lain.
c) Excel Binary Workbook, yaitu perintah untuk menyimpan
lembar kerja ke beberapa format dan diyakini dapat diakses
dengan mudah.
d) Excel 97-2003 Workbook, digunakan untuk menyimpan
lembar kerja dalam format yang sangat cocok untuk diedit
oleh Microsoft Excel 1997 hingga 2003.
e) Find add ins for other file formats, perintah ini digunakan
untuk mempelajari dari help tentang add-ins untuk
menyimpan format dokumen ke bentuk lain, misalnya ke
format PDF atau XPS.
f) Other Format, adalah perintah untuk membuka kotak dialog
Save As, sehingga kita leluasa memilih untuk menyimpan
dokumen ke tipe file tertentu.
b. Quick Access Toolbar
Quick access toolbar letaknya di pojok kanan atas tepatnya di
sebelah kiri ikon menu kontrol. Setiap tombol dikenali menurut
bentuk-bentuk ikon gambar yang masing-masing mewakili
perintah tertentu dan beberapa perintah antara tombol satu dengan
tombol lainnya.
c. Baris Tab
Pada setiap tab terdiri atas kumpulan toolbar-toolbar.
d. Size Button
Size Button digunakan untuk mengatur tampilan lembar kerja.
e. Name Box
Name Box merupakan toolbar yang berisi alamat suatu cell.
f. Formula Bar
Formula Bar adalah tempat untuk menuliskan rumus (fungsi).

18
 1) Tombol Cancel digunakan untuk membatalkan pengisian sel
melalui formula bar.
2) Tombol Enter digunakan untuk memasukkan teks atau formula
pada sel yang ditentukan sebelumnya.
3) Tombol Insert Function digunkan untuk menyisipkan fungsi
tertentu ke dalam sel.
g. Kolom
Kolom merupakan baris lajur yang berisi abjad A sampai IV (256
kolom, kolom maksimal).
h. Baris
Baris berisi angka 1 sampai 65.536 (jumlah baris maksimal).
i. Scroll Bar
Scroll Bar merupakan bar penggulung yang dibedakan menjadi dua
yaitu,
1) Vertical scroll bar berfungsi untuk menggulung dokumen ke
atas atau ke bawah.
2) Horizontal scroll bar digunakan untuk menggulung layar ke kiri
ke kanan.
j. Tombol Navigasi Sheet
Tombol navigasi sheet adalah tombol yang digunakan untuk
berpindah dari satu sheet ke sheet yang lain.
k. Baris Status
Baris status adalah baris yang berisi keterangan yang menunjukkan
lembar kerja yang saat itu digunakan/dikerjakan.
l. Zoom
Zoom merupakan tombol untuk mengatur penampilan layar,
mengecilkan dan membesarkan lembar kerja dalam layar.

19
 2. Menu Tab
Lembar kerja Microsoft Excel memiliki menu tab yang dapat
digunakan untuk membantu pekerjaan anda secara cepat. Tab-tab
menu tersebut adalah Tab Home, Insert, Page Layout, Formula, Data,
Review, dan View. Di setiap tab terdapat kumpulan toolbar-toolbar.
3. Sel Range dan Row Column
Sel adalah perpotongan antara baris dan kolom. Sel dinamakan
berdasarkan lokasi atau koordinatnya. Misalkan sel C10 adalah
perpotongan antara kolom C dan bariske-10. Sel Aktif adalah sebuah
sel yang anda gunakan saat itu. Perbedaan antara sel aktif dengan sel-
sel lainnya ialah, pada sel aktif dapat dilakukan sejumlah aktivitas,
sementara pada sel-sel lainnya tidak bisa. Untuk mengaktifkan sel lain
sebagai sel aktif, anda harus memindahkan dan meng-klik pointer ke
suatu sel tertentu. Dalam suatu lembar kerja hanya ada satu sel saja
yang berfungsi sebagai sel aktif. Lokasi sel yang aktif ditampilkan
dalam lajur rumus. Penunjuk berfungsi sebagai pointer. Sel yang
ditunjuk atau disorot oleh pointer disebut sebagai sel aktif. Sel aktif
ditandai dengan kotak empat persegi panjang.
Range adalah menggabungkan beberapa alamat cell sehingga
membentuk blok pada worksheet (lembar kerja), misalnya range dari
sel B2 sampai F5 dituliskan range B2:F5 artinya memblok dari alamat
cell B2 sampai dengan F5.
C. Input Data Excel
Berikut hal-hal penting dalam input data Excel
1. Data Input Excel
Data Input Excel meliputi,
a. Data input angka
Angka-angka yang dapat diinputkan dalam worksheet harus berupa
suatu nilai. Data angka hanya terdiri dari karakter-karakter berikut.
0123456789+-()./$%.Ee

20
 Microsoft Excel akan menghilangkan penulisan awal symbol plus
(+) pada setiap penulisan data angka dan mempertahankan
penulisan tanda titik (.) sebagai tanda penulisan pemisah decimal.
Contoh : 1235; -258; 0.584.
b. Data input teks
Data teks merupakan kombinasi antara angka-angka, spasi, dan
karakter-karakter yang bukan bertipe numeric. Excel menganggap
data 10AA109, 127AHY sebagai data bertipe teks.
c. Data input tanggal dan waktu
Microsoft Excel mengidentifikasi data input tanggal dan waktu
sebagai bagian dari data bertipe angka. Saat anda mengetik data
tanggal atau waktu dalam sel, maka Microsoft Excel secara
otomatis akan mengubah format angka dari format General
menjadi Date or Time.
Contoh : 07/30/2014; 22:10:45
2. Memasukkan Data dalam Worksheet
Untuk memasukkan data pada lembar kerja Excel, gunakan cara
berikut,
a. Klik sel tempat data, misalnya klik sel A1
b. Ketik data yang diinginkan, misalnya ketik No.
c. Tekan Enter atau gunakan panah bawah, panah atas, panah kanan,
panah kiri.
d. Lakukan hal yang sama dengan langkah tesebut.
Untuk memindahkan penunjuk sel ( pointer ) dapat dilakukan dengan
mouse mapun keyboard.
a. Apabila anda menggunakan mouse, cukup dengan klik alamat sel
yang diinginkan.
b. Anda bisa juga menggunakan keyboard.
3. Menyunting Data
Menyunting data meliputi,
a. Menyunting isi cells

21
 Untuk memperbaiki kesalahan pengetikan data yang anda
masukkan ke lembar kerja, gunakan cara berikut,
1) Klik sel tempat data yang akan anda perbaiki. Misalnya klik sel
B2.
2) Klik ganda (double klik) atau tekan tombol F2 pada keyboard.
3) Lakukan perbaikan data pada alamat atau sel tersebut.
4) Tekan tombol Enter atau klik alamat sel lain.
b. Menghapus isi cells
Pilih cells dan tekan tombol Delete atau Bckspace untuk
menghapus isi cells tersebut tanpa menghapus format atau
komentar cells. Jika ingin mengganti isi cells dengan data lain,
ketik data baru pada posisi cells yang telah rterisi data yang akan
terganti. Tekan Enter sehingga data input baru akan menimpa dan
menggantikan data sebelumnya.
c. Menghapus isi, format, atau komentar cells
Langkah-langkah menghapus isi, format, atau komentar cells
sebagai berikut,
1) Pilih cells, baris, atau kolom yang ingin dihaous data, format,
atau komentarnya.
2) Klik tombol Clear pada group Editing dalam tab Home
sehingga muncul daftar pilihan perintah.
d. Membatalkan atau mengulang perintah
Untuk membatalkan beberapa perintah yang pernah dijalankan
yaitu dengan klik Undo pada bagian Quick Acces Toolbar. Selain
itu, anda juga dapat membatalkan sederetan perintah tertentu
dengan cara memilih anak panah bawah tombol Undo dan pilih
perintah yang akan ditampilkan. Jika anda tidak menginginkan
proses pembatalan perintah, klik tombol Redo.
D. Workbook dalam Excel
Pada aplikasi Excel, file yang terpenting adalah workbook, karena
disinilah anda akan bekerja. Tiap workbook dapat terdiri dari beberapa

22
worksheet. Pada worksheet inilah data-data yang akan anda olah, ketik,
dan simpan.
1. Membuat Workbook Baru
Sebenarnya setiap kali anda membuka Excel maka anda telah oleh
Excel sebuah workbook baru dengan nama book1. Bila anda membuka
workbook lagi, maka namanya akan menjadi book2 dan begitu
seterusnya. Anda dapat membuka sebuah workbook baru dengan cara
sebagai berikut,
a. Klik tab Office Button.
b. Pilih New.
c. Kemudian akan muncul dialog box baru, pilih blank workbook
atau sesuai kebutuhan anda.
d. Pilih Create atau tekan Enter, maka workbook baru siap digunakan.
2. Menyimpan Workbook
Untuk menyimpan hasil pekerjaan anda dalam Microsoft Office,
gunakan cara berikut,
a. Klik Microsoft Office Butoon, kemudian klik tombol Save atau
tekan Ctrl + S.
b. Di layar akan terlihat kotak dialog Save As.
c. Pada bagian Save in: tentukan drive tempat menyimpan file,
misalnya klik drive F:
d. Pilih atau klik folder yang diinginkan, misalnya BANK DATA,
kemudian klik Open atau klik ganda (double klik) folder BANK
DATA.
e. Pada bagian File Name, ketik nama file sesuai keinginan, misalnya
Latihan 1.
f. Klik tombol Save
Apabila lembar kerja yang telah anda simpan sebelumnya akan
disimpan kembali dengan nama lain maka gunakan cara berikut,
a. Klk Microsoft Office Button, kemudian klik tombol Save As atau
tekan F12.

23
 b. Di layar akan terlihat kotak dialog Save As
c. Pada bagian Save in: tentukan drive tempat menyimpan file,
misalnya klik drive F:
d. Pilih atau klik folder yang diinginkan, misalnya BANK DATA,
kemudian klik Open atau klik ganda (double klik) folder BANK
DATA.
e. Pada bagian File Name. Anda ketik name file sesuai keinginan,
misalnya latihan 2.
3. Memproteksi Workbook
Anda dapat melakukan perlindungan terhadap hasil kerja pada
workbook atau worksheet tertentu yang ada dalam workbook. Cara
melakukan proteksi adalah sebagai berikut,
a. Klik tab File.
b. Pilih Prepare kemudian pilih Encrypt Document.
c. Selanjutnya akan muncul dialog box Encrypt Document, isikan
password sesuai keinginan, klik OK.
d. Muncul dialog box Confirm Password, isikan ulang password dan
tekan Enter.
e. Workbook tersebut sudah terproteksi.
4. Menutup dan Membuka atau Mengaktifkan Buku Kerja
Cara untuk menutup program adalah dengan cara meng-klik tombol
close (X) yang terdapat di sebelah kanan atas windows Excel atau
dapat juga melalui ikon kontrol menu yang terdapat di pojok kiri,
Caranya sebagai berikut,
a. Klik ikon menu kontrol Microsoft Excel.
b. Pilih dan klik Exit Excel.
Untuk mengaktifkan atau membuka kembali buku kerja atau nama file
yang pernah Anda buat, gunakan cara berikut,
a. Klik Microsoft Office button, kemudian klik tombol Open atau
tekan tombol Ctrl + O.
b. Di layar akan terlihat kotak dialog Open.

24
 c. Tentukan drive tempat nama file yang akan dibuka, misalnya klik
drive F:/.
d. Klik atau pilih folder yang diinginkan, misalnya klik folder BANK
DATA, kemudian klik tombol Open atau klik ganda (double klik)
folder BANK DATA.
e. Klik nama file (file name) yang akan dibuka misalnya : Latihan 1,
kemudian klik tombol Open.
Selain itu anda dapat menggunakan klik ganda (double klik) pada
nama file yang akan dibuka. Di samping cara tersebut di atas,
membuka buku kerja dapat dilakukan dengan cara berikut,
a. Klik Microsoft Office button, maka pada Recent Document akan
terlihat beberapa dokumen yang pernah anda buka, misalnya
Latihan 1.
b. Klik nama file yang akan dibuka sesuai keinginan misalnya
Latihan 1.
E. Entri Data dengan Formula (Rumus)
Formula adalah kalkulasi atau prosedur operasi yang dilakukan oleh
Microsoft Excel untuk menentukan nilai dalam sebuah sel tertentu di
Worksheet. Formula merupakan hasil pengolahan data dan nilai sel lain
yang dikaitkan dengan rumus tertentu (penjumlahan, pengurangan,
perkalian, logaritma, eksponensial, dan lain-lain). Formula merupakan inti
dari Excel. Pada program Excel, formula harus didahului oleh tanda sama
dengan “=”, jika tidak dimulai dengan tanda sama dengan, maka Excel
hanya akan menganggapnya sebagai data biasa (sebagai karakter biasa
berupa numeric, alfabetik, atau kombinasi keduanya).
1. Memasukkan Rumus
Untuk membuat formula, Excel mampu mengolah nilai sebuah sel
sebagai variabel dengan menggunakan operator matematika, seperti
penjumlahan (+), pengurangan (-), perkalian (*), dan pembagian (/).
Formula selain dapat mengolah langsung data-data dengan
atamenggunakan tanda-tanda operator matematika di atas juga dapat

25
 mengolah data dengan menggunakan sebuah fungsi (fx Function).
Fungsi adalah sebuah kata yang memiliki makna tertentu atau istilah
Inggrisnya reserved. Contoh sebuah fungsi adalah SUM (penjumlahan
seluruh angka dalam sel atau range), COUNT (menghitung jumlah sel
yang mengandung angka), AVERAGE (menghitung rata-rata), LOG
COUNT (menghitung nilai logaritma), LN (menghitung nilai
logaritmik natural), EXP (lawanya LN), dan lain-lain.
2. Menjumlah Data secara Otomatis
Salah satu pekerjaan yang sering dilakukan dalam Microsoft Excel
adalah menjumlahkan data-data baris atau kolom. Untuk pekerjaan
tersebut, Microsoft Excel menyediakan cara mudah dan praktis untuk
menjumlahkan data-data baris atau kolom yaitu dengan menggunakan
tombol SUM pada group Editin dalam Tab Home atau dengan
menekan tombol ALT + =. Biasanya fasilitas tombol SUM digunakan
untuk keperluan-keperluan sebagai berikut,
a. Untuk menjumlahkan data-data baris atau kolom.
b. Untuk menjumlahkan ata dalam range sel yang terpilih/terblok.
c. Untuk menjumlahkan data secara keseluruhan dalam suatu jumlah
grand total.
Dalam ikon Auto Sum terdapat beberapa macam pilihan SUM yaitu,
a. Sum untuk menghitung jumlah total dari sekelompok data angka
dalam suatu range.
b. Average untuk menghitung nilai rata-rata dari sekelompok data
angka dalam suatu range.
c. Count numbers untuk menghitung banyak data angka dari
sekelompok data angka dalam suatu range.
d. Max untuk mencari nilai tertinggi dari sekelompok data angka
dalam suatu range.
e. Min untuk mencari nilai terendah dari sekelompok data angka
dalam suatu range.

26
3. Membangun Rumus dengan Insert Function
Rumus sederhana dalam Microsoft Excel dapat terdiri dari operator
matematika dan alamat cells. Adapun rumus kompleks dapat
mencakup angka, alamat cells, serta operator matematika dan fungsi.
Anda dapat mengetikkan rumus di formula bar atau cells aktif. Saat
membutuhkan fungsi, anda dapat mengetikkan fungsi atau
menggunakan Insert Function.
Langkah-langkah untuk membangun rumus dengan Insert Function
yaitu sebagai berikut,
a. Pilih sel D7 yang akan diisi dengan rumus penjumlahan untuk
data-data penjumlahan biku dan Africa.
b. Klik tombol Insert Function pada group Function Libarary dalam
tab Formulas untuk membuka kotak dialog Insert Function.
c. Akan muncul kotak dialog Insert Function kemudian ketik nama
fungsi pada kotak teks ‘search for a function’ untuk mencari nama
fungsi tersebut. Isikan SUM dan pilih Go atau dapat juga memilih
di kategori fungsi yang akan dicari pada bagian ‘Select a category’.
d. Pilih OK untuk membuka kotak dialog Function Argument yang
berisi berbagai kontak argument yang harus diisi untuk
membangun rumus. Kotak argument berisikan range data yang
akan anda hitung.
e. Klik OK.
4. Membangun Rumus secara Manual
Walaupun terdapat beberapa langkah untuk membuat rumus secara
otomatis, anda dapat juga membuat rumus secara manual yaitu dengan
cara mengetikkan rumus di bagian formula bar. Seperti contoh di
bawah ini:
a. Klik sembarang sel yang akan digunakan, ketik nama fungsi dan
tanda perhitungan rumus.
Contoh: E2.

27
 b. Ketik ‘=’ untuk mengawali penulisan rumus, ketik nama fungsi dan
tanda kurung buka.
Contoh: ketik =SUM(
c. Dengan menggunakan mouse, blok range sel yang berisi data-data
yang akan dijumlahkan dengan fungsi SUM. Contoh: blok range
B2:D2.
d. Akhiri penulisan rumus dengan tanda kurung tutup dan tekan enter.
5. Mengenal Jenis Penulisan Alamat Sel
Terdapat tiga jenis bentuk penulisan alamt sel dalam rumus yaitu,
a. Relative references (alamat sel relatif) merupakan alamat sel yang
bersifat relative/berubah-ubah.
Contoh : A1.
b. Absolute references (alamat sel absolut) merupakan alamat sel
yang bersifat absolute/tetap. Alamat jenis ini ditandai dengan
symbol $ di awal penulisan nama kolom dan nama baris.
Contoh : $A$1.
c. Mixed references (alamat sel campuran) merupakan alamat sel
yang bersifat campuran, yakni alamat sel absolute dan relative.
Alamat sel jenis ini diatandai dengan symbol $ di awal penulisan
nama kolom dannomor baris.
Contoh: $A1 = Alamat sel kolom absolut dan baris relative.
A$1 = Alamat sel kolom relative dan baris absolut.
6. Menggunakan Rumus Dasar
Rumus merupakan bagian terpenting dari program Microsoft Excel.
Setiap tabel dan dan dokumen yang anda ketik akan selalu
berhubungan dengan rumus dan fungsi. Simbol-simbol operasi
perhitungan di dalam Excel ada yang sama dengan symbol yang biasa
digunakan. Namun demikian ada juga beberapa symbol yang berbeda.

28
 Nama Operasi Simbol Operasi Contoh Hasil
Awal rumus = =3 3
Penambahan + = +3 9
Pengurangan - =4–2 2
Perkalian * =9*2 18
Pembagian / =8/2 4
Perpangkatan ^ = 3^ 2 9
Persen % = 25% 0,25
penggabungan & =7&4 74

7. Menggunakan Fungsi
Fungsi adalah suatu rumus yang telah disediakan Microsoft Excel
untuk menyelesaikan perhitungan yang membantu anda dalam
melakukan pekerjaan bisnis dan perkantoran. Penulisan fungsi ini
harus selalu dilengkapi dengan argumen yang dapat berupa angka,
label, rumus, alamatsel, atau range. Argumen ini secara otomatis akan
menampilkan format penulisan fungsinya secara lengkap.
Perhatikan contoh berikut:
a. =SUM(20000,54000,62000) artinya hitung jumlah angka
20000,54000, dan 62000.
b. =SUM(B4,F6,H7) artinya hitung jumlah isi sel B4, F6, dan H7.
c. =SUM(F3:F16) artinya hitung jumlah data dalam range F3:F16.
d. =SUM(F6/12,B8*31,AA3) artinya jumlah sis sel F6 dibagi 12, B8
dikalikan 31, dan AA3.

Jenis fungsi dalam Microsoft Excel meliputi,

a. Fungsi Statistik (Statistical Function)
Fungsi statistic Microsoft Excel merupakan kategori fungsi
yang sering digunakan dalam penggunaan fungsi dalam
Microsoft Excel, dimana dalam aplikasinya dapat dijabarkan
fungsi-fungsi statistic antara lain:

29
1) Fungsi SUM

Digunakan untuk menjumlahkan niali data di dalam suatu

range tertentu.

Rumus = SUM(Range Data)

2) Fungsi AVERAGE ( Rata-Rata )

Digunakan untk menghitung nilai rata-rata dari niali data di

dalam suatu range.

Rumus = AVERAGE ( Range Data )

3)

Digunakan untuk mnjumlahkan nilai data di dalam suatu

range tertentu.

30