MODUL 7

KOMPUTER
Kegiatan Belajar 1
Microsoft Office

Microsoft Word

Microsoft PowerPoint
 Microsoft PowerPoint

Microsoft Outlook

1. Microsoft Word
Microsoft word adalah perangkat lunak aplikasi untuk mengolah kata yang
dikeluarkan oleh Microsoft. Karena merupakan aplikasi pengolahan kata, Microsoft
Word juga sering dikaitkan dengan istilah Word Processing. Istilah Word Processing
dapat dapat diartikan sebagai pengolahan kata dengan menggunakan komputer untuk
pekerjaan pengetikan ( typing ), penyuntingan ( editimg ),dan penyusunan tata letak
(layout ). Komputer mempunyai kemampuan mengolah kata yang jauh lebih baik
daripada sebuah mesin ketik biasa. Microsoft Word banyak digunakan untuk
keperluan penyusunan artikel, makalah dan laporan. Selain itu Microsoft Word akan
membantu anda mulai dari membuat surat sederhana beserta amplopnya dengan
berbagai tampilan yang menarik, membuat dokumen atau brosur berbentuk kolom,
membuat label surat, merancang dan membuat gambar dan masih banyak lagi.
Dengan Microsoft Word anda dapat mengolah kata dengan mudah dan fleksibel.

a. Persiapan menggunakan Microsoft Word

Anda harus mengetahui elemen dasar yang tampil pada jendela Microsoft Word
untuk memudahkan anda mengoperasikan progam tersebut.

Elemen dasar Microsoft Word

Elemen tersebut yang perlu anda ketahui adalah :

1) Icon control menu, menu ini digunakan untuk mengontrol jendela yang
sedang aktif
2) Baris judul, berisi tentang nama file dan nama progam aplikasi yang
sedang aktif
3) Baris menu, baris ini berisi perintah berupa menu
4) Baris toolbar, berisi tombol – tombol yang digunakan untuk menjalankan
suatu perintah dengan cepat dan mudah, terutama untuk perintah –
perintah yang sering digunakan.
5) Task pane, berupa jendela yang ditampilkan disebelah kanan dokumen
yang membantu anda pada saat penyuntingan dokumen.
6) Baris penggulung, untuk menggeser layar kekiri dan kekanan atau keatas
dan kebawah.
7) Office assisteant, yang akan membantu anda yang akan membantu anda
pada saat anda bekerja.
8) Titik sisip, garis vertikal yang berkedip – kedip yang menampilkan setiap
karakter yang diketik.
9) Tombol ukuran, untuk mengatur ukuran jendela word.
10) Garis mistar mendatar, memperlihatkan batas margin kiri dan kanan serta
batas – batas indentasi.
11) Tombol view, digunakan untuk mengubah tampilan jendela dokumen
dengan tepat.
12) Baris status, akan menampilkan berbagai informasi mengenai sesuatu
hal yang berhubungan dengan posisi titik sisip sekarang berada.
13) Daerah pengetikan teks, untuk memperlihatkan dokumen yang sedang kita
kerjakan.
14) Penunjuk mouse, mengindikasikan lokasi yang sedang ditunjuk oleh
mouse.

Beberapa istilah yang sering digunakan dalam penggunaan mouse.

1) Pilih ( point ) : digunakan untuk memindahkan penunjuk mouse ( mouse
pointer ) pada posisi atau bagian tertentu yang anda inginkan.
2) Klik ( Click ) : menekan tombol mouse satu kali.
3) Klik dua kali ( Double Click ) : menekan tombol mouse dua kali berurutan
secara tepat tanpa menggeser mouse.
4) Geser ( Drag ): menekan tombol mouse (/jangan dilepas) dan gerakkan
mouse keposisi yang anda ingikan.

Mouse
Tombol Mouse sebelah kiri digunakan untuk pemilihan dan
tombol mouse sebelah kanan digunakan untuk menapilkan menu shortcut.
Keyboard digunakan untu mengetik dan menginput data berupa
huruf dan angka. Susunan tombol keyboard pada umumnya mirip dengan
mesin tik biasa, diantaranya huruf dari A – Z, angka dari 1 – 9, lambang
khusus serta spasi.
 Karakter pada keyboard :
Tombol Keterangan
←, →, ↑, ↓ Memindahkan satu karakter (kiri, kanan, atas,
bawah)
Home Memindahkan titik sisip ke awal baris
End Memindahkan titik sisip ke akhir
Page down Memindahkan titik sisip satu layar ke bawah
Page home Memindahkan titik sisip satu layar ke atas
Shif Digunakan untuk mengetikkan huruf kapital atau
lambang khusus yang digambar dibagian atas tombol
Caps lock Digunakan untuk mengunci huruf kapital
Enter Pada umumnya digunakan untuk mengakhiri
pengetikan suatu paragraf
Backspace Untuk menghapus satu karakter dikiri titik sisip
Delete Untuk menghapus satu karakter di kanan titik sisip

Ada beberapa tombol lain yang mempunyai kegunaan khusus

seperti tombol Esc, Ctrl, Alt, tombol fungsi F1, F2, F3 dan sebagainya.

b. Pemanfaatan Microsoft Word

1) Menyunting dokumen
Dengan komputer anda dapat menghapus teks, menyalin teks, dan
memindahkan teks menggunakan keyboard ( backspace dan del ), atau
dengan menggunakan menu Edit ( Cut + Copy + Paste ).
 Aplikasi Microsoft Word

2) Menyimpan, Membuka dan Mengelola File Dokumen

Anda jangan khawatir jika dokumen yang anda kerjakan akan hilang.
Dengan menggunakan menu file – Save As anda dapat menyimpan
dokumen yang anda kerjakan dengan aman seain itu anda dapat
membukanya dengan menggunakan File – Open.

3) Mengatur Format Tampilan

Microsoft Word dapat mengatur tampilan karakter, paragraf dan halaman
,memberi bingkai, memberi corak dan warna latar belakang dll.

4) Mengelola Tabel
Microsoft Word menyediakan berbagai alternatif untuk menempatkan
tabel pada dokumen. Anda dapat meyisipkan atau menempatkan tabel
dengan menggunakan menu / toolbar insert Tabel atau menggambar tabel
sendiri dengan menggunakan Draw Tabel.

5) Mengelola Surat
Dengan menu Tools – Letter and Mailing , Microsoft Word menyediakan
fasilitas Letter Wizard yang akan membantu anda dalam membuat surat
sesuai dengan format yang diinginkan. Pada menu Tools – Letter and
Mailing ini pula anda dapat mencetak Amplop dan Label dengan mudah.
 Fasilitas Mail Merge pun tersedia, ada dua bagian penting yang harus
diketahui yaitu Main Dokument, yang merupakan dokumen inti teks.
Sedangkan data Source merupakan sumber data yang akan digabungkan ke
Main Dokument.

2. Microsoft PowerPoint
PowerPoint adalah progam aplikasi komputer yang dirancang untuk
membantu seseorang mempresentasikan materi pelajaran atau bahan presentasi
dengan menggunakan progam aplikasi PowerPoint sebagai sebuah media
pembelajaran.

a. Persiapan Menggunakan Microsoft PowerPoint

Agar presentasi yang disajikan berhasil, anda harus :
1) Menentukan sasaran yang ingin dicapai
2) Memecah keseluruhan sasaran menjadi sebuah daftar sasaran yang dapat
dicapai
3) Mengenal jenis audiens yang akan melihat dan mendengarkan presentasi
4) Menentukan pendekatan yang akan diambil agar sasaran – sasaran
diterima oleh audiens.

Secara umum suatu presentasi akan lebih efektif apabila memiliki struktur
pokok pembahasan yang baik. Antara lain :
1) Memiliki tema tunggal yang konsisten
2) Sasaran – sasaran yang jelas
3) Bagian – bagian yang dapat didefinisikan dan dapat dipahami oleh
audiens

Hal – hal yang harus diperhatikan dalam mendesain tampilan adalah :

1) Kesederhanaan
Tampilan harus sederhana tetapi tetap menarik
2) Keutuhan
Informasi yang berasal dari sumbernya harus disampaikan secara utuh
3) Ketegasan
Pemberian Huruf / Warna terhadap kata atau gambar disampaikan
dengan tegas

4) Keseimbangan
Unsur ini sangat penting karena berhubungan dengan tampilan gambar
ataupun tulisan yang akan disajikan dalam tulisan (MOL,1995).

Apabila telah memiliki ide, selanjutnya adalah mempersiapkan

kerangka presentasi yang terdiri dari :
1) Introduksi (awal) melakukan kontak dengan audiens,
mengintroduksikan pokok dan menyatakan tema utamanya.
2) Pengembangan (tengah) menjelaskan tema lebih mendetail dan
mengembangkan tema serta argumen tema utama tersebut.
3) Kesimpulan (akhir) merangkum tema utama dan memberikan
rekomendasi bila diperlukan

Elemen – elemen hampir sama dengan Microsoft Word hanya ada

sedikit perbedaan dan tambahan yaitu :
1) Area slide adalah lembar kerja putih sebagai media untuk
menuangkan hasil kerja
2) Area outline adalah sebuah jendela yang berada disebelah kiri area
slide yang berfungsi sebagai tempat untuk menampilkan kerangka
presentasi
3) Area catatan adalah jendela yang ditampilkan disebelah bawah
area slide berfungsi untuk memberi tempat catatan pada slide yang
dipilih.
 Area kerja PowerPoint

b. Pemanfaatan Progam PowerPoint

Microsoft PowerPoint dapat digunakan untuk mengorganisasikan,
mengilustrasikan dan menyampaikan pesan presentasi. PowerPoint
merupakan Progam Elektronik (slide show ) untuk mengembangkan presentasi
berbasis multimedia yang dapat mengombinasikan unsur Text, Sound (suara),
Grafik dan Video.
Dengan PowerPoint memungkinkan untuk menyusun kata – kata
dalam suatu bentuk pengolahan kata. Kemudian pilihlah sebuah Slide
Template yang meliputi pemberian bayangan latar dan bentuk naskah, dan
akhirnya gabungkanlah secara otomatis kata – kata dalam bentuk slide atau
sebagai selebaran (handout). Atau dapat menggunakan komputer itu sendiri
sebagai media presentasi dan dapat menggunakan Liquid Crystal Display
(LCD) untuk memproyeksikan tampilan ke layar dalam warna penuh.
Keuntungan dari pembuatan presentasi dari PowerPoint adalah :
1) Slide dapat dibuat dan diperbaharui dengan cepat ;
2) Efek yang rumit dapat dibuat oleh orang yang tidak profesional sekalipun ;
3) Tampilan lebih menarik karena kita dapat lebih memodifikasi tampilan
dengan lebih leluasa (infotek, 2004).

Ada beberapa fasilitas dalam PowerPoint yang perlu diketahui antara lain :
1) Slide Lay- Out : merupakan area slide yang berisi kerangka dasar untuk
memudahkan anda meletakkan objek – objek slide baik teks, gambar,
grafik maupun lainnya sesuai dengan ide tema dan isi presentasi yang
dipilih.
2) Slide Desain : merupakan fasilitas dari PowerPoint untuk membantu dalam
mendesain tampilan agar lebih menarik.
3) Custom Animation : fasilitas ini digunakan untuk memberikan animasi
(gerakan pada gambar atau tulisan, sehingga menimbulkan efek tertentu
pada presentasi ).

Beberapa ide yang dapat diperhatikan dalam pembuatan sebuah presentasi,

yaitu :
1) Kekonsistenan format;
2) Pemakaian jenis huruf yang variatif;
3) Kombinasi warna yang tepat;
4) Efek transisi yang mantap;
5) Penggunaan dan pemantapan animasi yang tepat;
6) Menampilkan slide yang saling berhubungan;
7) Penggunaan kalimat yang singkat dan jelas (MOL,1995).