1 Mengenal Beberapa Tool

untuk Penulisan Artikel

Capaian Pembelajaran Perkuliahan

Bab ini akan memaparkan tool-tool penting Microsoft Word yang
mendukung fitur penulisan karya ilmiah. Setelah mempelajari buku
ajar ini, diharapkan dapat:
1. Menjelaskan fungsi area kerja di Microsoft Word.
2. Melakukan pengolahan teks menggunakan tool formating text.
3. Mengatur indentasi dan spasi antar baris dan paragraf.
4. Mengamankan dokumen.

Microsoft Word atau Microsoft Office Word atau Word adalah

perangkat lunak pengolah kata (word processor) andalan Microsoft. Pertama
diterbitkan pada 1983 dengan nama Multi-Tool Word untuk Xenix, versi-versi
lain kemudian dikembangkan untuk berbagai sistem operasi, misalnya DOS
(1983), Apple Macintosh (1984), SCO UNIX, OS/2, dan Microsoft Windows
(1989). Setelah menjadi bagian dari Microsoft Office System 2003 dan 2007
diberi nama Microsoft Office Word. Sejak Office 2013, Namanya cukup
dinamakan Word.
Word memiliki konsep "What You See Is What You Get", atau WYSIWYG,
dan merupakan program pertama saat itu yang dapat menampilkan cetak tebal
dan cetak miring pada IBM PC. Word juga banyak menggunakan tetikus
(mouse) yang saat itu tidak lazim sehingga mereka menawarkan paket Word-
with-Mouse. Word processor berbasis DOS lain, seperti WordStar dan
WordPerfect, menampilkan hanya teks dengan kode markup dan warna untuk
menandai pemformatan cetak tebal, miring, dan sebagainya.
Tampilan area kerja Microsoft Word selalu berubah setiap versinya.
Namun sejak versi 2007 tampilan area kerja windows relatif hampir sama.
Berikut tampilan versi Microsoft Word 2016.

Mengenal Beberapa Tool untuk Penulisan Artikel 1

 Gambar 1. Area work di MS Word

A. Menampilkan dan menyembunyikan Ribbon

Ribbon adalah deretan menu yang terletak pada bagian atas Microsoft
office. Menu-menu ini berfungsi untuk membantu pengguna dalam
pengolahan data di Microsoft office. Ribbon dapat ditampilkan ataupun
disembunyikan. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut.

1. Klik kanan pada area ribbon, maka akan muncul kotak perintah. Pilih
Collapse the Ribbon.

Gambar 2. Opsi untuk menyembunyikan atau mengatur ribbon

2. Cara lain dalam menampilkan dan menyembunyikan ribbon dengan

mengklik dobel salah satu menu bar

Gambar 3. Klik dobel untuk menampilkan dan menyembunyikan ribbon

B. Menampilkan karakter tidak-tercetak (Formatting Marks)

Microsoft Word memiliki banyak karakter dalam satu dokumen yang
tidak muncul saat diprint. Karakter-karakter tersembunyi tersebut meliputi

2 Microsoft Office untuk Penulisan Karya Ilmiah

simbol spasi, tab, tanda paragrap, dan format lainnya. Tanda titik di bagian
tengah untuk spasi, tanda ¶ untuk tanda paragraf, tanda  untuk tanda tab.
Terdapat beberapa cara yang dapat dilakukan untuk memunculkan
karakter tidak-tercetak tersebut:

1. Mengklik atau mengaktifkan tool Show/Hide, bentuk tool tersebut seperti

huruf P terbalik

Gambar 4. Tool Show/Hide

2. Menggunakan perintah keyboard dengan menekan shortcut Ctrl+* atau

Shift+Ctrl+8.

3. a. Melalui word option dialog box dengan mengklik File > Option.
b. Klik Display di bar sebelah kiri dan beri tanda centang opsi Tab
characters, Spaces, dan Paragraph marks dalam bagian Always show
these formatting marks on the screen. Lihat gambar berikut.

Gambar 5. Beberapa opsi menampilkan formatting marks

C. Menggunakan Format Painter

Format Painter digunakan untuk mengcopi format sebuah teks ke dalam
teks lain yang belum ditata. Tool ini mempercepat proses aplikasi suatu format
dalam dokuCmen, seperti pewarnaan, pilihan dan ukuran font, model border,
dan lain sebagainya. Dalam bahasa lain, bila fungsi copy-paste yang biasa

Mengenal Beberapa Tool untuk Penulisan Artikel 3

digunakan adalah untuk mengcopy teks, maka Format Painter adalah copy-
paste format teks.
Tool ini dapat digunakan dengan mengklik tool dalam menu Home atau
dengan perintah keyboard.

1. Tentukan teks atau grafik yang telah diformat untuk dicopy, letakkan
kursor di teks atau grafik tersebut lalu klik Home > Format Painter

Gambar 6. Menggunakan format Painter

Aplikasikan format yang telah dicopy ke dalam teks yang akan

disamakan formatnya.

2. Bila menggunakan perintah keyboard, letakkan kursor ke teks yang telah

diformat lalu tekan tombol Crtl+Shift+C untuk mencopy dan
Crtl+Shift+V untuk mengaplikasikan format yang telah dicopy ke dalam
teks yang kita inginkan.

D. Menggunakan fungsi Change Case

Tool Change Case digunakan untuk mengubah teks dalam dokumen
menjadi huruf besar atau kecil. Terdapat lima pilihan perubahan, yaitu:
a. Sentence case, untuk mengubah huruf pertama pada sebuah teks menjadi
kapital.
b. lower case, untuk mengubah seluruh teks menjadi huruf kecil.
c. UPPERCASE, untuk mengubah seluruh teks menjadi huruf kapital.
d. Title Case, untuk mengubah huruf awal setiap kata pada teks menjadi huruf
kapital.
e. tOGGLE cASE, untuk mengubah huruf kecil menjadi kapital dan kapital
menjadi huruf kecil pada seluruh teks.

4 Microsoft Office untuk Penulisan Karya Ilmiah

1. Letakkan kursor pada teks yang akan diubah, selanjutnya klik tool Change
Case seperti gambar berikut.

Gambar 7. Empat pilihan mengaturan teks

2. Mengubah teks juga dapat dilakukan dalam menu Home > Font > Effects,
pilih opsi Small Caps atau All Caps.

E. Mengatur Paragraf dengan fungsi Increase & Decrease Indent

Microsoft Word menyediakan fungsi menambah atau mengurangi
indentasi atau penataan teks yang menjorok ke dalam. Menu indentasi
disediakan di menu Home > Paragraf seperti yang ditunjukkan gambar
berikut:

Gambar 8. Pilihan indentasi dengan menu increase/decrease atau paragraf

Bila yang dipilih adalah icon panah kecil (icon yang dilingkari), maka
akan muncul kotak dialog pilihan pengaturan indentasi paragraf, seperti First
Line Indent dan Hanging Indent. Berikut gambar kotak dialog pengaturan
paragraf.

Mengenal Beberapa Tool untuk Penulisan Artikel 5

 Gambar 9. Kotak dialog indentasi dalam opsi paragraf

Catatan: Bila menggunakan menu Increase atau Decrease Indent, maka Indentasi teks
akan lebih presisi dibandingkan cara manual dengan menggeser simbol batas paragraf
yang tersedia di ruler (penggaris), seperti yang banyak digunakan oleh pengguna
Microsoft Word.
Menu dialog paragraf juga dapat dimunculkan dengan perintah keyboard ALT+O+P.

F. Menggunakan spasi antar baris dan paragraf

Selain Line spacing (spasi antar baris), Microsoft Word menyediakan spasi antar
paragraf yang disediakan dalam menu dialog pengaturan paragraf. Klik icon
panah kecil di menu Home > Paragraf, selanjutnya muncul kotak dialog
berikut:

6 Microsoft Office untuk Penulisan Karya Ilmiah

 Gambar 10. Kotak dialog indentasi dalam opsi paragraf

Catatan: Sejak versi Microsoft Word 2010, secara default dokumen baru diatur jarak
setelah paragraf sebanyak 8 pt. Oleh karena itu perlu dilakukan pengaturan spasi antar
paragraf setiap kali Anda membuat dokumen baru di Microsoft Word agar sesuai dengan
ketentuan penulisan yang telah ditetapkan.

G. Menggunakan fungsi find and replace

Microsoft Word menyediakan beberapa opsi untuk pencarian spesifik
dalam suatu dokumen. Pencarian tersebut dapat digunakan untuk mengganti
teks, gambar, keterangan, bookmark, atau tipe format tertentu seperti paragraf
dan pemisah halaman.
Fungsi pencarian menggunakan perintah Advanded Find atau Go To.
Pencarian dapat menggunakan wildcards, kode, atau kombinasi teks untuk
menemukan pencarian kata atau frase tertentu.
Berikut tampilan menu pencarian dan menu dialog pencarian:

Gambar 11. Fitur dalam menu pencarian

Mengenal Beberapa Tool untuk Penulisan Artikel 7

 Catatan: Fungsi pencarian (find) dapat dimunculkan dengan perintah keyboard Ctrl+F,
fungsi penggantian (replace) dengan perintah keyboard Ctrl+H, sedangkan perintah
pencarian halaman (Go To) dengan perintah keyboard Ctrl+G.

H. Menyembunyikan baris dokumen yang tidak digunakan (gray

space)
Microsoft Word menyediakan fasilitas penyembunyiaan baris dokumen yang
tidak berisi teks, simbol, atau angka (gray space). Tujuannya untuk
mengefektifkan tampilan dokumen.
Langkah untuk melakukan fungsi tersebut adalah dengan mengklik dua kali
ruang yang memisahkan antar halaman atau mengklik ruang kosong di antara
ruler (penggaris) dan batas dokumen, seperti yang ditampilkan gambar di
bawah ini:

Gambar 12. Menu untuk menyembunyikan gray space di dokumen

I. Menggunakan fungsi Split (pemisah halaman)

Microsoft Word memfasilitasi penggunanya untuk menampilkan sebuah
dokumen dalam dua jendela. Fungsi tersebut adalah split yang ada di menu
View > Split. Lihat gambar berikut:

Gambar 13. Opsi pemisahan satu dokumen dalam dua jendela

8 Microsoft Office untuk Penulisan Karya Ilmiah

J. Mengamankan dokumen dengan Password
Untuk keamanan dokumen Microsoft Word yang telah dibuat, pengguna word
dapat memanfaatkan fasilitas pengamanan yang disediakan Microsoft Word.
Terdapat dua langkah pengamanan, yaitu:
1. Fungsi General Option saat proses penyimpanan (Save As)
Fungsi ini terdapat dalam salah satu tool saat proses penyimpanan.
a. Langkah yang dilakukan adalah dengan memilih menu File > Save As.
Berikutnya akan muncul kotak dialog seperti gambar berikut:

Gambar 14. Kotak dialog proses penyimpanan file

b. Pilih opsi Tools, akan muncul beberapa pilihan. Klik General Options.
Selanjutnya masukkan password yang diinginkan. Perhatikan gambar
berikut:

Gambar 15. Kotak dialog untuk menentukan password

Mengenal Beberapa Tool untuk Penulisan Artikel 9

 Terdapat dua form untuk menentukan password, keduanya memiliki
fungsi yang berbeda. Opsi Password to open digunakan untuk
mengamankan dokumen saat dibuka, sedangkan Password to
modify digunakan untuk mengamankan dokumen saat akan
memodifikasi atau mengedit. Bila kedua opsi tersebut diaktifkan
dengan diisi password, maka saat membuka dokumen dan mengedit
dokumen harus memasukkan password yang telah ditentukan.

2. Fungsi Protect Document.

Langkah kedua untuk mengamankan dokumen adalah dengan memilih
menu File > Info. Selanjutnya pilih opsi Info yang di urutan teratas dan
klik Protect Dokumen. Berikut tampilan kotak dialog.

Gambar 16. Kotak dialog yang menampilkan pilihan model pengamanan dokumen

Terdapat lima pilihan untuk mengamankan dokumen Microsoft, yaitu:

a. Mark as Final digunakan untuk membuat dokumen hanya bisa dibaca
saja. Dengan menjadikan dokumen sebagai mark as final, maka
dokumen hanya bisa dibaca saja, tidak bisa diketik ulang maupun
diedit. Bila ingin mengedit akan muncul opsi persetujuan. Fungsi ini
berguna untuk berbagi dokumen dengan tujuan meminta masukan
dari orang lain dengan syarat mereka tidak boleh mengubah isi
dokumen.

10 Microsoft Office untuk Penulisan Karya Ilmiah

b. Encrypt with Password, bertujuan untuk membuat password pada
file dokumen. Setelah memilih Encrypt with Password, maka akan
muncul kotak dialog Encrypt Document. Pada kotak Password,
ketikkan password yang diinginkan. Perlu diingat bahwa microsoft
word tidak menyediakan fasilitas forget password bagi yang lupa
passwordnya.
c. Restrict Editing, digunakan untuk mengatur pengeditan yang
diperbolehkan pada dokumen. Biasanya digunakan untuk membuat
form berbasis microsoft word. Terdapat tiga pilihan yang muncul,
yaitu:
 Formatting restrictions: membatasi format dokumen agar tampilan
dokumen sesuai seperti awalnya. Untuk mengatur style format
dokumen lanjutkan pengaturan dengan mengklik Settings.
 Editing restrictions: membuat pengaturan bagaimana file bisa
diedit atau tidak. Klik Exceptions atau More users untuk mengatur
siapa yang dapat mengedit.
 Start enforcement: untuk mengaktifkannya klik “Yes, Start
Enforcing Protection” untuk mengatur password dokumen.
d. Restrict Permission by People, fasilitas ini menggunakan Windows
Live ID sehingga untuk bisa berbagi dengan orang lain secara online
akan dilakukan cek keabsahannya.
e. Add a Digital Signature, opsi ini digunakan untuk menambahkan
tanda tangan digital. Digital signature bisa ditambahkan dengan
mengetikkan nama tanda tangan ataupun dengan menggunakan
sebuah gambar/image dari tanda tangan pemilik dokumen.

Mengenal Beberapa Tool untuk Penulisan Artikel 11

12 Microsoft Office untuk Penulisan Karya Ilmiah