Special Events & Brand Activation

Nama Divisi. : Divisi Acara

Disusun Oleh :
- - Tugas : Laporan Individu Special Event

I. Research, Design, & Planning

1. Research , Design, dan Planning

A. 5W :
- Why: Perkembangan zaman dan gaya hidup masyarakat yang terus berkembang membuat
masyarakat Indonesia mulai terbiasa menerima berbagai macam variasi minuman
maupun makanan. Hal ini kemudian menjadi ragam trend yang tidak hanya terjadi di
Indonesia tapi juga di seluruh dunia. Adanya gaya hidup dan kebutuhan individu yang
semakin tinggi terutama masyarakat kota, memicu pertumbuhan sektor makanan dan
minuman berkembang pesat di Indonesia. Data dari Parama Indonesia, lembaga yang
membantu perusahaan start-up berkembang, menyatakan sub sektor kuliner dan
minuman di Indonesia tumbuh rata-rata tujuh hingga 14 persen per tahun dan angka ini
cenderung meningkat setiap tahunnya. Adanya minat yang besar dari masyarakat
Indonesia terutama di wilayah Jakarta, Banten, dan sekitarnya terhadap boba, kami
berupaya untuk merencanakan, merancang, dan mewujudkan sebuah acara bernamakan
yang akan menjadi festival boba terbesar di Indonesia.
- Who : Target Audience kami adalah sebagai berikut,
● Status : Siswa, mahasiswa, dan karyawan
● Jenis kelamin : Perempuan dan Laki-laki
● SES Level : A-B
● Psikografi : Lifestyle.
● Umur : First Target : 17 - 30 tahun , Second target : 30 - 45 tahun
Kami memilih Siswa, Mahasiswa, dan Karyawan karena kami melihat banyaknya pecinta Boba
di kalangan Siswa sampai Karyawan. Dan karena saat ini Boba sedang menjadi Trend, jadi
menurut kami TA kami sangat cocok dengan acara I Boba Festival.
- When :
Acara akan dilaksanakan pada:
Hari dan tanggal : Sabtu, 30 November 2019 - Minggu, 1 Desember 2019
 Tempat :
Pukul : 11.00 - 21.00 WIB
- Where : kami memilih dengan beberapa pertimbangan.
1. Bahwa flavor bliss bersedia menyediakan tempat tanpa harus membayar sewa venue.
2. Bertempat di Tangerang yang di mana target kami memang di daerah Tangerang dan
dekat dengan seluruh anggota dan panitia acara.
3. Berdekatan dengan Mall
4. Bisa di akses menggunakan Transportasi umum seperti Ojek Online.
- What : • Untuk menjadi satu titik tempat dalam mempertemukan banyak variasi rasa dan
keunikan bentuk boba serta karsa untuk menemukan suasana yang baru, nyaman,
terkolaborasi dan modern. • Menawarkan banyak rangkaian kegiatan yang menjanjikan
banyak pengalaman unik dalam menikmati boba sehingga Fest menjadi salah satu
referensi tempat untuk menikmati festival yang sesungguhnya dari varian boba dan
berkumpul bersama orang terdekat.
- Antisipasi atau Plan B acara: kami menyewakan pawang Hujan jika terjadi hujan, lalu
untuk tenda karena tenant tidak memenuhi jadi tenda untuk tenant di pakai untuk tenda
Photo Booth, dan untuk tiket kami memiliki dua option OTS dan via Online.
- Untuk ticketing kami memiliki tiket OTS dan tiket Online. Di depan divisi keamanan
akan mengarahkan pengunjung sesuai dengan tiket yang ingin mereka tukar atau
dapatkan.
- Dari segi suasana menurut kami sudah sangat menggambarkan festival yang
sesungguhnya. Mulai dari adanya mini games, lalu taman, musik, sampai dengan photo
Booth.
- Kami juga sangat menyesuaikan tema dengan segmen Target Audience kami.
- Adanya kegiatan interaktif seperti game interaktif yang dibawakan oleh MC untuk dapat
berinteraksi langsung dengan para pengunjung. Ada juga Boba Mini Games, dan Lomba
Boba Vlog/ Mini Story.
- Kami juga membuka booth merchant dan saat acara membagikan voucher secara gratis
ke sekitar wilayah venue untuk menarik pengunjung.
B. Penentuan prosesnya kita memilih I Fest karena saat itu Boba sedang Trend di Indonesia dan
kami ingin menawarkan suasana yang berbeda. Saat itu kami ingin menjadi festival Boba
pertama di Indonesia. Tetapi planning tidak sesuai kami memiliki kompetitor 2 festival sebelum
acara kami. Yang bertempat di Mall Gandaria City dan Mall Kokas. Yang membedakan kami
dengan event boba lain , kami memiliki serangkaian acara seperti Mini Games, Wall of Boba,
Boba Art Space,Boba Mini vlog, dan Boba mini Story.
Di hari pertama acara, kami memiliki force majeure dimana terjadi hujan yang mengakibatkan
rusaknya beberapa fasilitas selama acara, seperti Boba Mini Games, dan beberapa tenda. Untuk
itu rangkaian rundown acara di hari kedua harus dirombak dengan menghilangkan boba
minigames dari daftar rundown acara. Digantikan dengan sesi tanya ke setiap tenant yang ada.

Susunan Kepanitiaan

Badan Pengurus Harian

·
Ketua Panitia : Wakil Ketua Panitia : Bendahara : Sekretaris : Divisi Corporate Communication
Penanggung Jawab : oMedia Partner
§ o Publikasi & Dokumentasi
Divisi Acara
Penanggung Jawab : Divisi Marketing Communication
· Penanggung Jawab :
Sponsorship
)
oFresh Money

C. SWOT I Festival

Strength:
menawarkan Trend, Experience, and Collaboration dalam menikmati boba dengan suasana
berbeda dan banyaknya rangkaian acara seperti mini games dan boba art space yang terbungkus
dalam aktivitas ‘Boba Wave’.
Menjadi festival boba pertama di Tangerang

Weakness:
Kinerja tim belum optimal
Alur komunikasi yang tidak efisien
Kurang mempersiapkan Plan B untuk force majeure seperti Hujan.
Adanya harga tiket masuk
Tidak dapat mengajak tenant yang terkenal

Opportunity:
menjadi festival boba pertama yang menawarkan berbagai macam kegiatan outdoor untuk
menikmati boba
Menjadi festival boba pertama dalam penggunaan sedotan stainless.
Tangerang menjadi pengkonsumsi Boba terbanyak kedua setelah jakarta
Treat:
persaingan dengan beberapa festival boba lainnya
Adanya force majeure di Day 1 dan Day 2
Isu kesehatan

II. DIVISI ACARA

Pre Event 1. Menentukan dan membuat konsep

acara yang akhirnya menjadi final
projek.
2. Membuat konten rangkaian acara yang
 ada di dalam event dari awal sampai
akhir acara dan membuat proposal
untuk internal dan eksternal.
3. Membuat timeline dan budgeting
khusus divisi acara
4. Bertanggung jawab dalam jobdesk
yang diberikan
5. Menentukan guestar Internal dan
Eksternal, MC, dan LO
6. Membantu mencari tenant
7. Membuat jadwal Booth open
registration dan merchendise
8. Memastikan rangkaian acara yang
berhubungan dengan divisi lain sesuai
dengan konten yang di buat divisi
acara.
9. Menyusun hadiah untuk guest star
internal dan eksternal, boba mini
games, dan boba mini vlog/story.

Event 1. Memastikan susunan acara sesuai

dengan rundown
2. Memastikan guest star internal dan
eksternal serta MC datang tepat waktu
sesuai dengan jadwal.
3. Memastikan mini games berjalan
sesuai dengan acara
4. Membuat rundown di day 2
5. Menentukan pemenang mini games
dan boba vlog/story
6. Menentukan playlist lagu di day 1 dan
day 2.

Post Event 1. Evaluasi mengenai kinerja divisi acara

Day 1 dan Day2
2. Evaluasi indivisi: kritik dan saran agar
menjadi pribadi yang lebih baik.
III. Job Desk Individu

Pre Event 1. Menetukan konsep minigames

2. Meng-upproach tenant yang akan ada di I Boba
 3. Mencari vendor Bean Bag, Genset, dan Rumput Sintesis dengan divisi perkap
4. Memastikan Boba Mini games berjalan sesuai dengan ketentuan divis acara
5. Membuat proposal internal
6. Membantu membuat Boba Mini Games dengan divisi Dekor
7. Membantu Loading In
8. Membantu bertemu dengan Pawang Hujan.
9. Membantu merakit tenda
10. Membantu mencari data untuk konten WOBS
11. Membantu membuat meja bersama anak perkap dan dekor
12. Membantu melakukan Promosi di CFD jakarta
13. Membantu membuat Police Line
14. Membantu ikut mewawancarai anggota Oprec
15. Membantu memberikan list untuk menawarkan Paid Promote untuk Divisi Fresh
Money
16. Membantu mencarikan vendor makanan untuk divisi fresh money
17. Membantu menentukan paketan Tiket day 1 dan day 2

Event 1. Menjadi Time keeper saat acara

2. Membantu divisi keamanan mengamankan venue
3. Membantu divisi tenant berbicara dan bernegosiasi dengan tenant di Day 1
4. Membantu memberikan hadiah kepada guest star internal dan eksternal
5. Membantu membuat rundown di Day 2
6. Membantu membagikan voucher dari flavor bliss sampai living word.
7. Menjadi penanggung jawab boba mini games
8. Membantu membuang sampah yang ada di park.

Post Event 1. Membantu loading Out : mengangkat meja, boba minigames, dan membereskan tenda
2. Membantu membuang sampah yang berserakan di venue
3. Melakukan Evaluasi.