1.

Tujuan dan evaluasi resiko

Pengelolaan dan peluang.
Program
2. Pembuatan & pelaksanaan
Audit
program audit.
2. Monitoring, evaluasi dan
peningkatan program.
----------------------------
 umum

Plan • Menentukan tujuan program audit.

• Menetukan dan evaluasi resiko dan
peluang.
• Membuat program audit.
Do Implementasikan program audit.
Check Memantau program audit.
Action Meninjau & meningkatkan program
audit.
PERENCANAAN – (PlAN)
Top Management menunjuk seseorang yang bertanggung
jawab untuk pengelolaan program audit dengan wewenang :
1. Menetapkan, menerapkan, mengawasi, meninjau dan
meningkatkan program audit.
2. Mengidentifikasi dan memastikan sumber daya yang di-
perlukan tersedia.

Dalam menyusun program audit, harus mempertimbangkan :

1. Tujuan organisasi.
2. Issue external dan internal yang relevan.
3. Kebutuhan dan harapan pihak yang berkepentingan.
4. Persyaratan keamanan informasi dan kerahasiaan.
-----------------------------------------------------------
PERENCANAAN – (PLAN)
Program Audit
Mencakup informasi :
• Tujuan program audit.
• Resiko dan peluang yg terkait dgn audit.
• Ruang lingkup.
• Jadwal audit.
• Type audit.
• Kriteria audit.
• Metode audit.
• Informasi terdokumentasi.
------------------------------
PERENCANAAN – (PLAN)

Menentukan dan evaluasi resiko dan peluang,

resiko-resiko tersebut meliputi :

a) Kegagalan untuk menetapkan tujuan audit;

b) Tidak cukupnya waktu, peralatan dan / atau pe-
latihan;
c) Kompetensi auditor yang tidak memadai;
d) Saluran / proses komunikasi eksternal / internal yang
tidak efektif;
e) Koordinasi yang tidak efektif;
f) Kontrol informasi yang terdokumentasi tidak efektif;
g) Pemantauan hasil program audit tidak efektif.
PERENCANAAN – (PLAN)
Tujuan program audit dapat didasarkan pada pertimbangan
hal-hal berikut:
1. Kebutuhan dan harapan pihak berkepentingan yang
relevan, baik eksternal maupun internal;
2. Karakteristik dan persyaratan untuk proses, produk, jasa,
dan perubahan-perubahan;
3. Persyaratan sistem manajemen; kebutuhan untuk evaluasi
penyedia eksternal;
4. Tingkat kinerja auditee dan tingkat kematangan sistem
manajemen, sebagaimana tercermin dalam indikator
kinerja yang relevan (misalnya KPI) terjadinya ketidak-
sesuaian atau insiden atau keluhan dari pihak yang
berkepentingan;
5. Identifikasi risiko dan peluang; hasil audit sebelumnya.
PERENCANAAN – (PLAN)
Tanggung jawab dan peran

Manajer program audit bertanggung jawab utk :

• Menetapkan tujuan dan lingkup audit.
• Mengidentifikasi dan mengevaluasi resiko dan
peluang.
• Memastikan ketersediaan sumber daya.
• Memastikan penerpan program audit.
• Memastikan catatan terkait audit terpelihara.
• Mengawasi, meninjau dan meningkatkan pro-
gram audit.
---------------
PERENCANAAN – (PLAN)
Kompetensi Manajer program audit :

• Prinsip, prosedur dan metode audit.

• Standar sistem manajemen dan dokumen
referensi.
• Aktifitas, produk dan proses-proses dari auditee.
• Perundangan dan persyaratan lainnya yang
terkait.
----------
PERENCANAAN – (PLAN)
Menetapkan prosedur program audit.

• Membuat perencanaan dan jadwal audit.

• Memastikan keamanan informasi dan ke-
rahasiaan.
• Menjamin kompetensi Auditor & Lead auditor.
• Menyeleksi tim audit.
• Melaksanakan audit.
• Pelaksanaan tindak lanjut audit.
• Pelaporan pencapaian program audit.
• Memelihara catatan program audit.
• Evaluasi kinerja dan efektifitas program audit.
-----------------------------------------------------
PERENCANAAN – (PLAN)
Menetapkan sumber daya.
Pada saat mengidentifikasi sumber daya pro-
gram audit, sebaiknya mempertimbangkan :
• Financial untuk mengembangkan, menerap-
kan, mengelola dan meningkatkan aktifitas
audit.
• Metode / teknik audit.
• Ketersediaan teknologi informasi.
• Ketersediaan auditor.
• Lingkup program dan resiko audit.
• Waktu perjalanan, akomodasi, dll.
---------------------------------------
IMPLEMETASI PROGRAM AUDIT (DO)
• Mengkomunikasikan program audit kpd pihak-
pihak terkait
• Menentukan tujuan, lingkup dan kriteria audit.
• Koordinasi dan penjadwalan audit dan aktifitas
lain yang terkait.
• Menentukan pemilihan tim audit.

• Memastikan ketersediaan fasilitas yang dibutuh-

kan.
• Memastikan pengendalian catatan audit.
-----------------------------------------------
IMPLEMETASI PROGRAM AUDIT (DO)
Pelaksanaan program audit.

1. Menentukan tujuan, ruang lingkup dan kriteria

auditor.
2. Memilih dan menentukan metode audit.
3. Memilih anggota tim audit.
4. Menetapkan tanggung jawab kepada Lead
auditor.
5. Mengelola hasil program audit.
6. Mengelola dan memelihara catatan program
audit.
----------
PENINGKAtAN / IMPROVEMENT PROGRAM AUDIT - (ACTION)

Peningkatan program audit sebaiknya

mempertimbangkan :
• Hasil-hasil dan trend pengawasan.
• Kesesuaian prosedur.
• Kebutuhan dan harapan pihak terkait.
• Catatan program audit.
• Praktek audit yang baru / alternatif.
• Efektifitas hasil pengukuran resiko program.
• Kerahasiaan dan keamanan informasi pro-
gram audit.
----------------
PEMANTAUAN PROGRAM AUDIT – (CHECK)
1. Apakah jadwal dipenuhi dan tujuan program
audit tercapai;
2. Kinerja anggota tim audit termasuk pemimpin tim
audit dan para ahli teknis;
3. Kemampuan tim audit untuk mengimplemen-
tasikan rencana audit;
4. Umpan balik dari auditee, auditor, ahli teknis dan
pihak terkait lainnya;
5. Kecukupan dari informasi yang terdokumentasi
dalam seluruh proses audit.
---------------------------------
 1. Persiapan audit.
PROSES
PELAKSANAAN 2. Pelaksanaan audit.
AUDIT 3. Laporan audit.
4. Tindak lanjut.
------------------
PERSIAPAN AUDIT
Memulai audit
1. Menujunjuk Team leader audit.
2. Definisi tujuan audit, ruang lingkup dan kri-
teria audit.
3. Menentukan kelayakan audit :
a) Informasi audit plan;
b) Kerjasama dari auditee;
c) Waktu dan sumber daya.
4. Menetapkan tim audit.
5. Melakukan kontak awal dengan auditee.
-------------------------------------------------
PERSIAPAN AUDIT
Review dokumen.
Meninjau dokumen-dokumen yang relevan dengan
sitem manajemen, termasuk catatan laporan audit
sebelumnya.
Daftar dokumen :
1. Manual.
2. Prosedur / SOP.
3. Work Instruction / WI.
4. Supporting Document / SD
5. Dokumen external
6. Praturan perundangan dan persyaratan lainnya.
---------------------------------------------------------
 PERSIAPAN AUDIT
Membuat jadwal audit.

Jadwal audit dibuat oleh Lead auditor beberapa

hari sebelum pelaksanaan audit internal.
Jadwal audit memuat sedikitnya :
a) Tujuan dan ruang lingkup audit;
b) Lokasi;
c) Kriteria audit;
d) Tanggal pelaksanaan audit;
e) Lead auditor, auditor dan auditee.
f) Klausul ISO.
----------------
 PERSIAPAN AUDIT
Contoh jadwal audit :
Tujuan Periksa implementasi SMM Tanggal audit ……………. s/d ………………..
Ruang lingkup Semua bagian Lead Auditor ……………………………………..
Kriteria audit ISO 9001:2015 Auditor ………………, ………………., …………………….

Tanggal Area / proses / unit Auditee Auditor Klausul ISO 9001:2015

 PERSIAPAN AUDIT
Mernyiapkan dokumen kerja.

Dokumen kerja disiapkan untuk digunakan oleh

tim audit, seperti :
1. Checlist dan sampling plan;
2. Form pencatatan ketidaksesuaian (CAR);
3. Jadwal audit;
4. Dan lain lain.

Form / dokumen tersebut diatas harus dipelihara.

-----------------------------------------------------
 PERSIAPAN AUDIT
Teknik sampling

Karena keterbatasan waktu dan sumber daya, audit boleh

dilakukan secara sampling, melalui beberapa teknik
pengambilan sample :
• Vertical slice sampling
Yaitu mengambil satu sample dan memeriksa
kesesuaiannya terhadap semua elemen sistem mutu dan
persyaratan tertentu yang terkait.
• Horizontal slice sampling.
Yaitu konsentrasi pada satu elemen sistem mutu dan
memeriksa beberapa sample terkait dengan elemen
tersebut.
-----------
 PERSIAPAN AUDIT
Mengenal Teknik Audit Turtle Diagram.

INPUT Turtle diagram atau Turtle approach adalah suatu metode yang
menggambarkan suatu proses secara menyeluruh dengan
mengidentifikasi input, output, sumber daya yang dibutuhkan,
kompetensi personel yang menjalankan serta tujuan dalam setiap
proses.

Disebut sebagai Turtle Diagram karena menyerupai bentuk kura-

kura, di mana kepala kura-kura menjadi input dan ekor kura-kura
menjadi output. Bagian lainnya adalah kaki dan tangan kura-kura.

Bila semua hal tersebut terpenuhi maka bisa dipastikan bahwa

proses yang berjalan dapat dinyatakan efektif.
---------------------------------------------------
OUTPUT
PERSIAPAN AUDIT
PERSIAPAN AUDIT
 PERSIAPAN AUDIT

Pembuatan checklist
What Aktifitas apa yang akan diperiksa.
Why Tujuan pelaksanaan aktifitas.
Where Informasi yang dibutuhkan terkait dengan pelaksanaan
aktifitas yang diobservasi.
When Tenggat waktu pelaporan kinerja dan penyelesaian
aktifitas sesuai target.
Who Orang / bagian yang bertanggung jawab menindak-
lanjuti jika target tidak tercapai.
How Bagaimana aturan main pelaksanaan, pemantauan dan
pengukuran keberhasilan aktifitas tersebut.
 PERSIAPAN AUDIT

Manfaat checklist :
• Mengatur dan mengendaliakn waktu pelaksana-
an audit.
• Mengatur dan mengendalikan ruang lingkup
audit agar sesuai dengan rencana dan jadwal
yang telah dibuat.
• Memberikan panduan dalam menelusuri
dokumen referensi yang diperlukan.
• Alat bantu dalam penyusunan hasil audit yang
dilakukan.
--------------
 PERSIAPAN AUDIT
Contoh checklist :
 pelaksanaan AUDIT
Rapat pembuka / opening meeting :
1. Peserta rapat.
Peserta rapat pembuka meliputi top manajemen, manajemen, lead auditor,
auditor, dan auditee.
2. Agenda rapat.
a) Kata pembuka oleh Manajemen.
b) Kata sambutan oleh Koordinator.
• Penjelasan mengenai tujuan audit.
• Konfirmasi jadual dan ruang lingkup audit.
• Penjelasan mengenai proses audit dan minta kerja-sama auditee.
• Penjelasan bahwa pelaksanaan audit berdasarkan sampel terbatas.
• Tanya jawab.
3. Kata sambutan dari Manajemen yang memberikan dukungan terhadap
pelaksanaan audit.
3. Penutup dari Koordinator.
--------------------------------
 PERSIAPAN AUDIT
Siklus pelaksaan audit :
 Pelaksanaan AUDIT
1. Teknik-teknik komunikasi saat wawancara.
Agar wawancara terasa efektif untuk mendapat yang ingin
diketahui maka dilakukan dgn menyampaikan beberapa jenis
pertanyaan berikut :
a) Open question (Pertanyaan terbuka)
Yaitu pertanyaan yang membutuhkan penjelasan
b) Probing question (Pertanyaan memeriksa)
Yaitu pertanyaan yang bersifat memeriksa dan fokus pada
satu hal yang penting.
c) Closed question (Pertanyaan tertutup)
Yaitu pertanyaan yang meminta kepastian auditee.
d) Clarification question (Pertanyaan klarifikasi)
-----------------------------------------------------
 Pelaksanaan AUDIT
Keuntungan dan kerugiannya :
Pelaksanaan AUDIT
Gunakan metode yang sesuai

• Trace forwards
Telusuri dari input ke output untuk mengetahui
hasilnya.
Contoh : Mulai dari kontrak marketing, untuk
mengetahui apakah persyaratan pe-
langgan terpenuhi.
• Trace backwards.
Telusuri dari output ke input, untuk mengetahui
apakah tahapan proses telah dilalui.
Contoh : Mulai dari keluhan pelanggan.
-----------------------------------------------
 Pelaksanaan AUDIT
Contoh audit resiko mutu :
 Pelaksanaan AUDIT
2. Observasi.
Berikut beberapa teknik observasi yang efektif :
a) Tentukan informasi yg ingin dibuktikan penerapan-
nya;
b) Pimpin proses observasi, jangan terbawa oleh
arahan auditee;
c) Hindari interupsi proses, minta ijin bila ingin
mendapatkan keterangan dari pelaksana proses;
d) Perhatikan pelaksanaan proses dengan seksama;
e) Catat proses (jenis, lokasi, tanggal) yang tidak sesuai
dengan dokumentasinya.
--------------------------------
 Pelaksanaan AUDIT
3. Periksa dokumen.
a) Tentukan item yang perlu diperiksa;
b) Jangan puas hanya dengan ditunjukan keberadaan dokumen,
periksa kelengkapan dan isinya;
c) Lakukan pemeriksaan dengan cara sampling;
d) Hindari nit picking (mencari hal yang sepele);
e) Hindari berdebat dengan auditee tentang suatu ketidak-
sesuaian;
f) Tidak ada alasan record yang terselip/ hilang, apakah memang
cuma record yang hilang atau memang tidak dilakukan
pemeriksaaan ?
g) Catat ketidak-sesuaian dengan dokumentasi (nama, nomor,
tanggal, lokasi) secara lengkap.
--------------------------------------
Pelaksanaan AUDIT
Hal-hal yang perlu diperhatikan.
1. Hindari cara bertanya seperti interogasi;
2. Selalu objektif, tenang dan bersahabat;
3. Bicara dengan suara yang jelas;
4. Ingat dan selalu sebut nama auditee;
5. Dengar minimum 75% dari waktu audit;
6. Hindari pengajuan lebih dari satu per-
tanyaan pada saat yang sama.
7. Hindari pertanyaan mengarahkan.
------------------------------------------
Pelaksanaan AUDIT
Bukti obyektif.
a. Informasi yang bisa dibuktikan kebenarannya
berdasarkan fakta yang diperoleh melalui
pengamatan, pengukuran, pengujian atau cara-
cara lainnya.
b. Contoh bukti-bukti objektif :
• Kebijakan;
• Prosedur;
• Spesifikasi;
• Catatan;
• Pengamatan : memperhatikan seseorang yang
melakukan suatu kegiatan.
------------------------------------
 Pelaksanaan AUDIT
Kesalahan utama dalam AUDIT.
1. Tidak melakukan persiapan yang baik.
a) Lakukan desk audit/pelajari SOP sebelum melakukan audit.
b) Buat Check-list yang tepat.
c) Kenali proses dan peta proses, serta Resiko dan Peluangnya.
d) Kenali potensi masalah.
2. Hanya fokus pada SOP.
a) Audit harus mencakup 5 komponen organisasi (5M).
b) Pastikan 5M nya tercakup.
c) Pasang mata dan telinga.
3. Memberi kesan seolah-olah mencari kesalahan seseorang.
a) Audit harus fokus pada proses, bukan orang.
b) Audit harus berbasis ke sistem dan Risk Based Thinking (RBT).

.
 Pelaksanaan AUDIT

4. Tidak / kurang fokus pada bukti obyektif, sehingga

menimbulkan premature judgement.
a) Laporan harus berbasis pada konten maupun telusur.
b) Pengisian laporan audit harus berbasis pada PLOR
(Problem, Location, Objective evidence, Reference).
c) Selalu menuliskan reference dalan setiap temuan audit.

5. Interview orang yang salah, karena tidak menguasai

proses.
Selalu memastikan bahwa auditee harus orang yang
paham dan mengerti akan permasalahan yang diaudit.
---------------------------------------------------------------
 laporan AUDIT
Klasifikasi temuan AUDIT :

1. Temuan mayor / Major Nonconformity.

a) Tidak ada bukti penerapan atau kegagalan
keseluruhan dari salah satu persyaratan ISO.
b) Beberapa minor non-conformity terhadap satu
persyaratan ISO yang mengisyaratkan kegagalan
sistem.
c) Semua ketidaksesuaian yg dapat mengakibatkan
pengiriman produk yang tidak sesuai.
d) Suatu kondisi yang dapat mengakibatkan produk
atau jasa mengalami kegagalan atau berkurang
fungsinya.
---------------
 laporan AUDIT
2. Temuan minor / Minor Non-conformity.

Ketidaksesuaian yang tidak mengakibatkan :

a. Kegagalan dari suatu sistem manajemen.
b. Terjadinya pelanggaran terhadap peraturan
dan persyaratan.
c. Terjadinya penurunan kualitas lingkungan/K3 di
luar ambang batas.
d. Mengurangi kemampuannya dalam menjamin
kondisi proses yang terkontrol.
e. Kemungkinan terkirimnya non-conforming pro-
duk.
--------
laporan AUDIT

3. Observation.

Sebuah pernyataan yang didapatkan selama

audit dan didukung cukup oleh bukti-bukti
nyata.

Temuan ini merupakan saran dari auditor ke

auditee untuk dipertimbangkan.
------------------------------------
laporan AUDIT

Penulisan laporan audit.

Kejelasan temuan akan mempermudah
orang memahami permasalahannya.
Pastikan temuan anda sudah menggunakan
prinsip PLOR.

P (Problem)
L (Location)
O (Objective)
R (Reference)
----------------
 laporan AUDIT
Contoh 1 :
Evaluasi Supplier B3 belum konsisten dilakukan, yaitu
pada Bagian Purchasing untuk supplier PT ABC, form
evaluasinya masih belum diisi, tdk sesuai yg diminta
oleh Instruksi Kerja Evaluasi Supplier
---------------------------------------
P = Evalusi supplier B3 belum konsisten dilakukan.
L = Yaitu pada Bagian Purchasing untuk supplier PT.
ABC.
O = Form evalusinya belum di-isi.
R = Tidak sesuai dengan yang diminta oleh Instruksi
Kerja Evaluasi Supplier.
 laporan AUDIT

Contoh 2 :
Target KPI tahun 2021 di Bagian Marketing tidak
dianalisa dan dievaluasi pencapaiannya, seperti yang
diminta pada prosedur marketing dan klausul 9.1.3
ISO 9001:2015.
---------------------------------------
O = Target KPI tahun 2021.
L = Bagian marketing.
P = Tidak dianalisa dan dievaluasi pencapaiannya.
R = Prosedur marketing dan klausul 9.1.3 - ISO
9001:2015.
laporan AUDIT
Rapat penutup :

Pertemuan penutup harus diadakan untuk

mempresentasikan temuan dan kesimpulan audit.

Rapat penutupan harus dipimpin oleh Lead

auditor dan dihadiri oleh manajemen, auditee
dan termasuk bila perlu :
a) Mereka yang bertanggung jawab atas fungsi
atau proses yang telah diaudit;
b) Anggota tim audit lainnya;
c) Pihak terkait yang relevan lainnya.
------------------------------------------
 laporan AUDIT
Jika perlu, hal-hal berikut harus dijelaskan kepada auditee
dalam rapat penutupan:
a) Memberi nasihat bahwa bukti audit yang dikumpulkan
didasarkan pada sampel, belum tentu sepenuhnya
mewakili efektifitas proses secara keseluruhan;
b) Bagaimana temuan audit harus ditangani berdasarkan
proses yang disepakati;
c) Kemungkinan konsekuensi karena tidak cukup
menanggapi temuan audit;
d) Presentasi temuan audit dan kesimpulannya;
e) Setiap kegiatan pasca-audit terkait (mis. implementasi
dan peninjauan tindakan korektif, menangani keluhan
audit, proses banding).
---------------------------
 laporan AUDIT
Menyiapkan laporan audit.
Laporan audit harus merujuk pada hal-hal berikut:
a) Rencana audit termasuk jadwal waktu;
b) Ringkasan proses audit, termasuk hambatan yang dihadapi
yang dapat menurunkan kehandalan/bobot kesimpulan audit;
c) Konfirmasi bahwa tujuan audit telah dicapai dalam lingkup
audit sesuai dengan rencana audit;
d) Setiap area dalam lingkup audit yang tidak tercakup
termasuk masalah ketersediaan bukti, sumber daya atau
kerahasiaan;
e) Ringkasan yang mencakup kesimpulan audit dan temuan
audit utama;
f) Praktik-praktik baik di-identifikasi;
g) Tindak lanjut rencana aksi yang disepakati, jika ada;
h) Implikasi untuk program audit atau audit berikutnya.
---------------------------------------------------------------
laporan AUDIT
Distribusi laporan audit.

Laporan audit harus :

a) Diterbitkan dalam jangka waktu yg disepakati. Jika
ditunda, alasannya harus dikomunikasikan.
b) Diberi tanggal, ditinjau dan diterima, sebagaimana
mestinya, sesuai dengan program audit.
c) Didistribusikan kepada pihak berkepentingan yang
relevan yang ditentukan dalam program audit atau
rencana audit.

Ketika mendistribusikan laporan audit, tindakan yang

tepat untuk memastikan kerahasiaan harus di-
pertimbangkan.
------------------
laporan AUDIT
Menyelesaikan laporan audit.

Audit dinyatakan selesai ketika semua

kegiatan audit yang direncanakan telah
dilaksanakan.

Informasi yang terdokumentasi yang

berkaitan dengan audit harus disimpan.
Pelajaran yang diambil dari audit dapat
mengidentifikasi risiko dan peluang untuk
program audit dan auditee.
------------------------------
Tindak lanjut audit
Tindak lanjut audit

Pemeriksaan tindakan koreksi.

Tujuan :
• Memastikan tindakan koreksi dilakukan.
• Memastikan tindakan koreksi telah memperbaiki
dan, menyelesaikan masalah.
• Menutup laporan audit.
Auditor bertanggung jawab untuk melakukan
pemeriksaan kembali (Audit tindak lanjut) terhadap
hasil tindakan koreksi untuk memeriksa efektifitasnya.
Bila tindakan perbaikan tidak efektif, maka harus
dibuat CAR (Corrective Action Requirement) yang
baru.
-------------------------
Tindak lanjut audit
Efektifitas audit
Efektifitas audit tergantung pada :
1. Komitmen pimpinan manajemen.
2. Perencanaan dan persiapan audit.
3. Kordinasi dan komunikasi.
4. Kompetensi auditor.
5. Penyediaan sarana pendukung.
6. Kemudahan akses untuk mendapatkan data.
7. Dukungan seluruh personel dalam organisasi.
8. Kesiapan auditee untuk diaudit.
9. Laporan audit dibuat secara benar, lengkap dan jelas.
10. Tindakan koreksi dilakukan secara benar dan tepat
waktu.
-------------
 1. Program audit.
lampiran 2. Matrix program audit.
3. Jadwal audit.
4. Checklist.
5. CAR.
6. CAR status log.
-------------------