SD-UM-03 - Delivery Order Processing v.01

REALIZATION
User Guide
Outbound Delivery
Daftar Isi
1 PENDAHULUAN ................................................................................................ 3
2 ENVIRONMENT ................................................................................................ 4
3 SKENARIO ...................................................................................................... 5
3.1 Outbound Delivery............................................................................................................................ 5
3.1.1 Create Outbound Delivery ................................................................................................... 5
3.1.2 Change Outbound Delivery ...............................................................................................11
3.1.3 Post Goods Issue ..................................................................................................................14
3.1.4 Display Outbound Delivery................................................................................................16
3.1.5 Collective Processing of Documents Due of Delivery ..............................................18
3.1.6 Print Surat Jalan (Delivery Order) ..................................................................................21
3.1.7 List of Outbound Delivery ..................................................................................................25
3.1.8 Reverse Goods Movement (Cancel Goods Issue) .....................................................30
File name:SD-UM-03_Delivery Order Processing v.01.docx Version: 01

Last updated:11/9/2022 Hal 2 Dari 33 Status: Final
1 Pendahuluan
Overview
➢ Delivery processing adalah suatu kegiatan untuk membuat dokumen

secara elektronik (sistem) yang digunakan untuk pengiriman barang.
➢ Berikut ini adalah hal – hal yang terkait dengan kegiatan pengiriman
barang, antara lain:
a. Create Single Outbound Delivery Document : dimana kegiatan ini

adalah membuat dokumen delivery satu persatu.
b. Post Goods Issue: dimana transaksi ini akan dilakukan ketika barang
keluar dari pabrik dan berdampak pada jumlah stock yang akan
berkurang.
c. Post Goods Receipt: dimana transaksi ini dilakukan ketika pabrik

menerima pengembalian barang dari customer dan akan
berdampak pada jumlah stock yang akan bertambah.
d. Collective Processing of Documents Due for Delivery : dimana

kegiatan ini adalah membuat dokumen delivery secara massal.
e. Outbound Delivery Output: dimana kegiatan ini adalah untuk

mencetak form pengiriman.
f. Monitoring of Outbound Delivery: dimana kegiatan ini berupa

laporan pengiriman barang ke customer.
g. Reverse Goods Movement (Cancel Goods Issue) : Transaksi ini

digunakan untuk membatalkan transaksi Post Goods Issue yang
telah dilakukan sebelumnya, sehingga document outbound delivery
sebelumnya bisa dilakukan koreksi dan kemudian dapat dilakukan
Post goods issue lagi.

2 Environment
Buttons/tombol-tombol SAP yang akan digunakan dalam panduan ini adalah :
Enter Save Back Exit Cancel
Print Find Find next
First page Previous Page Next page Last page
Pesan – pesan berikut akan muncul dalam transaksi SAP (biasanya berada di status bar),
dimulai dengan :
I Information – sekadar pemberitahuan tentang status anda.
Contoh : “Your document has been saved”
W Warning – anda dapat mengabaikannya dengan menekan tombol enter
Contoh : “Please check your input”
E Error – anda tidak dapat melanjutkan sampai masalah tersebut terselesaikan.
Contoh : “Please enter company code”
A Abort – adanya kesalahan pada program yang tidak dapat anda selesaikan,
hubungi team SAP.
Notes : Jika menemui field bertanda , artinya field tersebut harus diisi (Required
field), agar dapat masuk ke langkah / proses berikutnya. Dan untuk field-field yang tidak
bertanda , artinya field tersebut boleh tidak diisi (Optional field), dan pengguna dapat
langsung melanjutkan ke langkah / proses berikutnya.
Work Instructions

3 Skenario
3.1 Outbound Delivery
3.1.1 Create Outbound Delivery

Purpose: Untuk membuat Dokumen Outbound Delivery (dokumen pengiriman)
Key Activities: Create Outbound Delivery Document

Menu Path: SAP Menu →Logistics →Sales and Distribution→Shipping and
Transportation→Outbound Delivery→Create→Single Document→
With Reference to Sales Order
TCode: VL01N
Steps:
1. Jalankan program melalui TCODE atau hierarki transaksi, tekan <Enter>
2. Sistem Akan masuk ke layar Screen Create Outbound Delivery with Order
Refernce: Initial Screen. Masukkan data berikut pada field yang tersedia:

Field Name R/O/C Contoh Data Description
Shipping R MP01 Isi dengan kode Shipping Point, isi dengan

Point shipping point yang di input di sales order
Selection R 21.05.2022 Isi dengan tanggal Requested Delivery Date pada
Date dokumen Sales Order. Bisa juga diisi dengan future
date (tanggal setelahnya)
Order R 1313000025 No. Sales Order
From Item O Dikosongkan No item awal yang diambil dari dokumen Sales
Order
To Item O Dikosongkan No. Item terakhir yang diambil dari dokumen
Sales Order
Tekan “ENTER” atau tombol
Sistem Akan masuk ke layar Screen Create : Overview.

Proses selanjutnya adalah input informasi yang berhubungan dengan pengiriman
barang tersebut. Di dalam proses pembuatan Outbound Delivery, ada 3 tampilan yang
perlu diisi, yaitu:
a. Overview
b. Level Header
c. Level Item

Pada Screen Overview, Masukkan data berikut:
Document C 21.05.2022
Tanggal dimana document Outbound Delivery
Date
Dibuat.
Jika tidak diisi maka sistem akan secara otomatis
menentukan document date ketika user
melakukan transaksi pembuatan document
outbound delivery
Planned GI C 22.05.2022 Tanggal dimana Rencana Good Issue akan

dilakukan,

melakukan transaksi pembuatan document
outbound delivery
Actual GI C 21.05.2022 Tanggal Actual dimana Good Issue dilakukan.

Date
melakukan transaksi Post Goods Issue.

Klik tab , masukkan data berikut:
SLoc (Storage O 0008 Kode Lokasi Penyimpanan Barang /Gudang

Location)
Klik lalu double klik Storage Location yang

akan dipilih
Delivery R 50
Qty yang akan dikirim
Quantity
Picked R 50 Qty yang diambil di storage location
Quantity
Pastikan nilai Picked Quantity sama dengan nilai
Delivery Quantity
Batch C kosongkan
Isi dengan batch hasil produksi (jika ada,
misalnya setiap shipping point yang digunakan
kebun MK** maka batch sesuai shipping point
kebun, missal MK14)

Setelah pengisian field pada layar Create Outbound Delivery: Overview selesai.
Pengisian selanjutnya adalah di Level Header, caranya dengan klik menu Goto →
Item-> Picking
Gross weight R 50 Diperoleh dari struk jembatan timbang.

Atau diperoleh dari berita acara (jika material
TBS).
Net weight R 50 Diperoleh dari struk jembatan timbang.
Atau diperoleh dari berita acara (jika material
TBS).
Pengisian selanjutnya adalah di Level Header, caranya dengan klik menu Goto →
Header.
Maka Sistem akan menuju Screen Create Outbound Delivery: Header Data
Di layar pengisian Level Header ini ada 1 tab yang perlu diisi yaitu
Informasi C NOMOR PO Informasi tambahan saat dilakukan

Pengambilan :DO/0014/KDXIII/CPO- pengambilan barang oleh transporter
Barang L/N-XIII/V/2022
Isi dengan PO Number dari Sales Order

Inspection C 890000008653
No Inspeksi Lot (diambil dari user modul QM-
Lot Number
bagian Mutu)
Nomor SIM C 0738-7003-000006 Nomor Surat Ijin Mengemudi
Nomor Segel C 202114283-284- Nomor Segel Tanki

285-286-287-288
Selanjutnya, masih di level Header, pilih tab Administration untuk memasukkan

data plat kendaraan/truk dan nama Supir di dalam field ‘ Ext. Delivery’.
Ext. Delivery O KB1999NS/Budi Informasi mengenai nomer plat

kendaraan/truk, dan nama Supir

Setelah data diisi , Klik (back) atau tekan F3 untuk kembali ke Screen Create :
Overview.
Jika sudah maka lakukan save ataupun klik post Goods Issue sehingga akan
menghasilkan informasi seperti ini

Jika hanya dilakukan save maka hanya akan menghasilkan nomor dokumen Delivery Order dan belum
terjadi pemotongan stok
Jika dilakukan Post Good Issue maka otomatis akan menghasilkan nomor dokumen Delivery Order
dan terjadi pemotongan stok dengan menghasilkan Material Document.
Jika dilakukan Post Good Issue khususnya untuk plant M000 (Kantor Direksi PTPN XIII) namun terjadi
eror seperti ini
Maka artinya terjadi kekurangan stok (sebanyak 5 kg misalkan) maka menghubungi user modul MM
untuk cek stok.
3.1.2 Change Outbound Delivery

Purpose: Untuk melakukan perubahan data pada dokumen Outbound Delivery
atau melakukan Proses PGI (Post Goods Issue)
Key Change Outbound Delivery and Post Goods Issue
Activities:
SAP Menu →Logistics →Sales and Distribution→Shipping and
Menu Path:
Transportation→Outbound Delivery→Change→Single Document
TCode: VL02N
Steps:

2. Maka Sistem akan masuk ke layar Screen Change Outbound Delivery: Initial
Screen.
Isi Data seperti dibawah ini:
Outbound R 2313000022 Nomor Outbound Delivery

Delivery
Number
Tekan tombol Enter atau klik . Tampilan selanjutnya adalah seperti Gambar berikut
ini:

Kemudian lakukan perubahan yang diinginkan. Perikasalah kembali data outbound
delivery, lalu data disimpan dengan cara klik .

3.1.3 Post Goods Issue
Purpose: Untuk melakukan perubahan data pada dokumen Outbound Delivery

atau melakukan Proses PGI (Post Goods Issue)
Key Change Outbound Delivery and Post Goods Issue
Activities:
Menu Path:
TCode: VL02N
Steps:
2. Maka Sistem akan masuk ke layar Screen Change Outbound Delivery:

Initial Screen . Isi Data seperti dibawah ini:
Field Name R/O/C Contoh Description

Data

Delivery
Number

Tekan tombol Enter atau klik . Tampilan selanjutnya adalah seperti Gambar
berikut inii:
Kemudian klik untuk mengurangi stock (persediaan) di gudang.

3.1.4 Display Outbound Delivery
Purpose: Untuk Melihat Dokumen Outbound Delivery yang telah dibuat
(display only)
Key Display Outbound Delivery
Activities:
MenuPath:
Transportation→Outbound Delivery→Display→Single Document
TCode: VL03N
Steps:
3. Maka Sistem akan masuk ke layar Display Outbound Delivery: Initial

Screen., Isi Data seperti dibawah ini:
Data

Delivery
Number

Tekan tombol Enter atau klik . Tampilan selanjutnya adalah seperti Gambar
berikut ini:
Semua informasi akan terlihat pada screen display : Overview, pada transaksi
ini semua field akan berwarna grey (abu – abu) dan informasi tidak bisa diubah
– ubah.

3.1.5 Collective Processing of Documents Due of Delivery
Purpose: Membuat Delivery Order dari beberapa sales order document yang
telah jatuh tempo masa pengirimannya.
Key Create Collective Delivery Order
Activities:
Menu Path:
Transportation→Outbound Delivery→Create→Collective Processing of
Documents Due for Delivery →Sales Order Schedule Line
TCode: VL10E
Steps:
2. Maka Sistem Akan masuk ke layar Sales Order Schedule Lines

Penjelasan Screen Collective Processing of Documents Due for Delivery:
Initial Screen
Data
Shipping R MP01
Diisi kode shipping point
Point/Receiving
Point
Delivery R dikosongkan
Tanggal rencana jadwal pengiriman
Creation Date
Jika dikosongkan maka akan menampilkan seluruh
rencana tanggal pengiriman
Calculation C 2 Aturan Penentuan Tanggal Rencana Pengiriman

Rule
Isi “Blank” Jika ingin menampilkan semua delivery

due list.
Isi “1” Jika hanya ingin menampilan delivery due list

per tanggal actual date.
Isi “2” Jika hanya ingin menampilkan delivery due list

untuk tanggal hari ini dan besok.
Isi ‘”3” Jika ingin menampilkan delivery due list

tanggal sebelumnya hingga satu minggu berikutnya
Isi “4” Jika ingin menampilkan delivery due list

tanggal sebelumnya hingga 1 hari kedepan
Setelah Semua informasi diisi, kemudian tekan tombol Execute . Maka sistem akan
masuk kedalam Activities Due for Shipping “Sales Order Schedule Lines” :

Thick kolom lalu klik jika melakukan proses create outbound delivery
secara foreground atau Thick kolom lalu klik jika melakukan proses
create outbound delivery secara background.

3.1.6 Print Surat Jalan (Delivery Order)
Purpose: Transaksi ini digunakan untuk mencetak Surat Jalan.
Key Cetak Surat Jalan

Activities:
Menu Path:
TCode: VL02N / VL03N
Steps:
3. Maka Sistem akan masuk ke layar Screen Change Outbound Delivery: Initial
Screen. Isi Data seperti dibawah ini:

Delivery
Number

Masukkan Nomor Outbound Delivery, dan klik Outbound Delivery → Issue
Delivery Output
Maka Sistem akan menampilkan Output Type Cetakan Surat Jalan seperti gambar
dibawah ini.

Klik Untuk mencetak surat Jalan, atau klik Untuk melihat layout surat
jalan.
Selanjutnya input “LOCL” pada field Output Device

Klik untuk mencetak surat Jalan, atau klik untuk
melihat layout surat jalan.

3.1.7 List of Outbound Delivery
Purpose: Transaksi ini digunakan untuk melihat daftar nomor outbound

delivery yang telah terbuat di sistem SAP.
Key Generate List of Outbound Delivery
Activities:
Menu Path:
Transportation→Outbound Delivery→Lists and Logs→Outbound
Delivery Monitor
TCode: VL06O
Steps:
Maka sistem akan menampilkan Screen Outbound Delivery Monitor: Initial

Screen, seperti gambar dibawah ini:

Klik untuk melihat list outbound delivery yang akan dilakukan goods
issue atau klik untuk melihat list outbound delivery yang telah dibuat.
Untuk Screen Outbound Delivery Monitor for Goods Issue, maka akan tampil
screen seperti dibawah ini:

Berikut Penjelasan untuk field – field yang wajib diisi pada menu Outbound
Delivery for goods issue
Shipping R MP01 Kode Shipping Point

Point/Receiving
Pt
Pland Gds O
Isi sesuai dengan tanggal pergerakan barang
Mvmnt Date
yang akan diproses
Setelah field –field tersebut diatas diisi maka Klik dan akan tampil layar sebagai
berikut:
Klik Setelah untuk melihat tampilan detail item yang akan di good issue dan
akan tampil layar sebagai berikut:

Tick line item yang akan dilakukan goods issue klik untuk
melakukan goods issue
Untuk Screen List of Outbound Delivery, maka akan tampil screen seperti
dibawah ini:
Penjelasan Screen General Delivery list – Outbound Deliveries, untuk dapat

menggunakan fitur ini maka isi field yang dibutuhkan dibawah ini:
Sales R MS01 atau MS02

Isi sesuai dengan kode sales organization
Organization
yang akan diproses

Distribution O L0 (Lokal)
Isi sesuai dengan kode distribution channel
Channel
yang akan diproses
Division O 10 (Kelapa Sawit)

Isi sesuai dengan kode division yang akan
atau 20 (Karet)
diproses

Point/Receiving
Pt
Pland Gds O 22.05.2022

Isi sesuai dengan tanggal pergerakan barang
Mvmnt Date
yang akan diproses
Setelah semua data diatas diisi maka klik dan akan tampil layar sebagai berikut:

Klik Setelah untuk melihat tampilan detail item dari outbound delivery
yang telah dibuat dan akan tampil layar sebagai berikut:
3.1.8 Reverse Goods Movement (Cancel Goods Issue)
Purpose: Transaksi ini digunakan untuk membatalkan atau Cancel (reverse)

transaksi goods issue pada sebuah document outbound delivery
yang telah dilakukan
Key Reverse Goods Movement.
Activities:
TCode: VL09
Steps:
1. Jalankan program melalui TCODE, tekan <Enter>

Maka sistem akan menampilkan Screen Reverse Goods Movement, Seperti
dibawah ini:
Penjelasan Screen Reverse Goods Movement, untuk dapat menggunakan fitur

ini maka isi field yang dibutuhkan dibawah ini:

Point/Receiving Pt
Goods Movement O Kosongkan

Tanggal dimana proses goods issue
Date
dilakukan
Inbound/outbound O 2313000022
No Outbound Delivery
delivery

Pilih Outbound Delivery pada untuk menampilkan document outbound delivery
yang akan di reverse, seperti gambar dibawah ini:
Klik Execute atau tekan F8 pada keyboard, maka sistem akan menampilkan
screen seperti gambar dibawah ini:
Untuk melakukan reverse goods movement, lakukan langkah –langkah seperti

dibawah ini:
❑ Pilih document yang ingin di reverse dengan cara Block Line item
❑ Click Define date untuk menentukan tanggal kapan reversal dilakukan, isi
tanggal di baris local date, jika langkah ini dilewati maka sistem akan secara
otomatis mengisi reverse date dengan tanggal dimana kita melakukan
transaksi reverse goods movement.
❑ Klik Reverse.
Selanjutnya sistem akan menampilkan pesan konfirmasi, seperti gambar dibawah

ini:

Tekan ENTER atau klik icon
Transaksi Reverse goods movement berhasil dilakukan dengan indicator dibawah
ini:


SD-UM-03 - Delivery Order Processing v.01

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

SD-UM-03 - Delivery Order Processing v.01

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

REALIZATION

File name:SD-UM-03_Delivery Order Processing v.01.docx Version: 01

➢ Delivery processing adalah suatu kegiatan untuk membuat dokumen

a. Create Single Outbound Delivery Document : dimana kegiatan ini

c. Post Goods Receipt: dimana transaksi ini dilakukan ketika pabrik

d. Collective Processing of Documents Due for Delivery : dimana

e. Outbound Delivery Output: dimana kegiatan ini adalah untuk

f. Monitoring of Outbound Delivery: dimana kegiatan ini berupa

g. Reverse Goods Movement (Cancel Goods Issue) : Transaksi ini

File name:SD-UM-03_Delivery Order Processing v.01.docx Version: 01

Buttons/tombol-tombol SAP yang akan digunakan dalam panduan ini adalah :

Enter Save Back Exit Cancel

Print Find Find next

First page Previous Page Next page Last page

File name:SD-UM-03_Delivery Order Processing v.01.docx Version: 01

3.1 Outbound Delivery

3.1.1 Create Outbound Delivery

Key Activities: Create Outbound Delivery Document

1. Jalankan program melalui TCODE atau hierarki transaksi, tekan <Enter>

File name:SD-UM-03_Delivery Order Processing v.01.docx Version: 01

Shipping R MP01 Isi dengan kode Shipping Point, isi dengan

Tekan “ENTER” atau tombol

Sistem Akan masuk ke layar Screen Create : Overview.

File name:SD-UM-03_Delivery Order Processing v.01.docx Version: 01

Planned GI C 22.05.2022 Tanggal dimana Rencana Good Issue akan

Jika tidak diisi maka sistem akan secara otomatis

Actual GI C 21.05.2022 Tanggal Actual dimana Good Issue dilakukan.

File name:SD-UM-03_Delivery Order Processing v.01.docx Version: 01

Field Name R/O/C Contoh Data Description

SLoc (Storage O 0008 Kode Lokasi Penyimpanan Barang /Gudang

Klik lalu double klik Storage Location yang

File name:SD-UM-03_Delivery Order Processing v.01.docx Version: 01

Field Name R/O/C Contoh Data Description

Gross weight R 50 Diperoleh dari struk jembatan timbang.

Informasi C NOMOR PO Informasi tambahan saat dilakukan

File name:SD-UM-03_Delivery Order Processing v.01.docx Version: 01

Nomor Segel C 202114283-284- Nomor Segel Tanki

Selanjutnya, masih di level Header, pilih tab Administration untuk memasukkan

Ext. Delivery O KB1999NS/Budi Informasi mengenai nomer plat

File name:SD-UM-03_Delivery Order Processing v.01.docx Version: 01

menghasilkan informasi seperti ini

3.1.2 Change Outbound Delivery

1. Jalankan program melalui TCODE atau hierarki transaksi, tekan <Enter>

File name:SD-UM-03_Delivery Order Processing v.01.docx Version: 01

Outbound R 2313000022 Nomor Outbound Delivery

File name:SD-UM-03_Delivery Order Processing v.01.docx Version: 01

File name:SD-UM-03_Delivery Order Processing v.01.docx Version: 01

Purpose: Untuk melakukan perubahan data pada dokumen Outbound Delivery

1. Jalankan program melalui TCODE atau hierarki transaksi, tekan <Enter>

2. Maka Sistem akan masuk ke layar Screen Change Outbound Delivery:

Field Name R/O/C Contoh Description

Outbound R 2313000022 Nomor Outbound Delivery

File name:SD-UM-03_Delivery Order Processing v.01.docx Version: 01

Kemudian klik untuk mengurangi stock (persediaan) di gudang.

File name:SD-UM-03_Delivery Order Processing v.01.docx Version: 01

1. Jalankan program melalui TCODE atau hierarki transaksi, tekan <Enter>

3. Maka Sistem akan masuk ke layar Display Outbound Delivery: Initial

Outbound R 2313000022 Nomor Outbound Delivery

File name:SD-UM-03_Delivery Order Processing v.01.docx Version: 01

File name:SD-UM-03_Delivery Order Processing v.01.docx Version: 01

1. Jalankan program melalui TCODE atau hierarki transaksi, tekan <Enter>

2. Maka Sistem Akan masuk ke layar Sales Order Schedule Lines

File name:SD-UM-03_Delivery Order Processing v.01.docx Version: 01