SYSTEM TECHNIQUES AND

DOCUMENTATION

Oleh
Mulyanto Nugroho
Sri Hadijono
 SYSTEM TECHNIQUES AND
DOCUMENTATION

Sytem tecchniques are tools in the

analysis, design, and
documentation of system and
subsystem relationship.
 Use of techniques in auditing (two
basic components)

 Audit intern  menetapkan tingkat

pengendalian intern 
memerlukan beberapa jenis
pengujian ketaatan.
 Financial statement audit 
subtantive testing
 A System development project
generally consists of three phase

 System analysis
 System design
 System implementation
Alat bantu analisa sistem
I. Flowchart
A. Bagan alur dokumen (Documen Flowchart) ;
bagan yg menunjukkan arus dr lap. dan
formulir termasuk tembusannya.
B. System flow (System flowchart) ; bagan yg
menujukkan arus kegiatan pengolahan inf. Yg.
Berkisar dr konfigurasi komputer sampai
tahap2 terinci sebuah program.
C. DFD (Data Flow Diagram) ; bagan yg
menunjukkan entitas, proses, arus data dan
penyimpanan data yg berkaitan dg sistem.
Simbol-simbol yg dipakai dlm
Flowchart

Dokumen Penghubung

Penghubung
Proses manual antar hal.

Keputusan Akhir / awal

Simbol-simbol yg dipakai dlm documen
flow

File
permanen Pilihan

File Catatan

Manual
input Tampilan
Simbol-simbol yg dipakai dlm
flowchart

Garis alur
dokumen

Deskripsi
proses atau
komentar
Simbol-simbol System flowchart

Proses komputer

Database

Tabel/ File
Diagram Arus Data (data flow
diagram/ DFD)

Sumber input atau

tujuan output data

Proses yg dipicu atau

didukung oleh data

Penyimpanan dt spt. F. transakasi, F

utama, atau f referansi

Arah arus data

 FLOWCHART

Tiap2 Organisasi dpt memiliki cara2 baku

pembuatan alir diagram alir sendiri namun saat
ini telah diterbitkan standar utk alir dokumen
oleh Institut Standart Nasional Amerika. Dg
simbol diatas berbagai macam proses dapat
disajikan secara grafis. Dg sistem merupakan
bantuan besar bagaimana sistem tersebut
berjalan.
Pedoman dalam membuat
Diagram Alir
1. Bagan alir sebaiknya digambar dr atas
mulai dr bag. Kiri suatu halaman.
2. Kegiatan dlm bag alir hrs ditunjukkan dg
jelas
3. Harus ditunjukkan dimana awal dan
akhirnya
4. Kegiatan Yg. Terpotong dan akan
disambung ditempat lain hrs diberikan
tanda penghubung.
5 macam Bagan Alir
A. Bagan alir dokumen (Documen
Flowchart)
B. Bagan alir sistem (System Flowchart)
C. Bagan alir Skematik (Scematic
Flowchart)
D. Bagan alur program (Program
Flowchart)
E. Bagan alur proses (Process
Flowchart)
Contoh DFD :
Catatan Log
kredit Pengiriman

Slip
Pengel. Pengem
Pes. Pemb. Brg asan
Setujui Kirim
Pelanggan pejualan Pengirim
brg

Pemberitah
PP setujui
Tagihan uan
pelanggan pengiriman

Tagih Siapkan
pelanggan piutang
Buka data dagang

Pesanan Catatan
penjualan piutang
Contoh : Dokumen Flowcart
Dep.Penjualan Dep kredit Gudang Dep.Pengiriman

Pelanggan 1 2

2 1
PP 1 SO
SO

Buat
SO Periksa Catatan
kredit kredit

3
2
2
1
1 SO
SO

1 2
 Contoh : System Flowcart
Dep.Penjualan Gudang

Pelanggan 1

PP 1
SO

Input

F. SO
M. Brg
F. Kredit Buat SO
M. Cust
2
1
SO

1
Alat bantu analisa sistem
II. UML (Unified Modelling Language).

 Unified Modelling Language (UML)

adalah sebuah "bahasa" yg telah
menjadi standar dalam industri untuk
visualisasi, merancang dan
mendokumentasikan sistem piranti
lunak. UML menawarkan sebuah
standar untuk merancang model
sebuah sistem.
Activity Diagram
 Activity diagrams menggambarkan berbagai alir aktivitas
dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-
masing alir berawal, decision yang mungkin terjadi, dan
bagaimana mereka berakhir. Activity diagram juga dapat
menggambarkan proses paralel yang mungkin terjadi pada
beberapa eksekusi.

 Activity diagram merupakan state diagram khusus, di mana

sebagian besar state adalah action dan sebagian besar
transisi di-picu (trigger) oleh selesainya state sebelumnya
(internal processing). Oleh karena itu activity diagram tidak
menggambarkan behaviour internal sebuah sistem (dan
interaksi antar subsistem) secara eksak, tetapi lebih
menggambarkan proses-proses dan jalur-jalur aktivitas dari
level atas secara umum.
Activity symbol diagram

Object state transition

syncronization
activity
Start state
decesiton
Organization unit
End state (swimland)
Membuat UML overview activity diagram
Langkah-langkahnya :

1. Membaca uraian narasi dan

mengidentifikasikan kejadian penting.
2. Membubuhi keterangan pada narasi agar
lebih jelas menunjukkan batasan kejadian
dan nama-nama kejadian.
3. Menunjukkan agen yang terlibat di dalam
proses bisnis dengan menggunakan
swimlane
4. Membuat diagram untuk masing-masing
kejadian.
Membuat UML overview activity diagram
Langkah-langkahnya :

5. Menggambarkan dokumen yang dibuat

dan digunakan di dalam proses bisnis
6. Mengambarkan tabel (file) yang dibuat
dan digunakan di dalam proses bisnis.
Activity diagram : penarikan uang ATM
Custom er AT M M achi ne Bank

Insert Chard Authori ze

Enter PIN [Val i d PIN] [Inval i d PIN]

Cek PIN Num ber

Enter Am ount Check Account Bal ance

Cek Bal ance

[Bal ance >= am ount] [Bal ance < am ount]

Debi t account

T ake m oney from sl ot

Show bal ance

Ej ect Card

T ake Chard
Membuat UML detailed activity diagram
Langkah-langkahnya :

1. Tambah penjelasan naratif untuk

menunjukkan aktivitas.
2. Buatlah tabel arus data
3. Identifikasikan diagram terperinci yang
diperlukan.
4. Buatlah swimlane, tambahkan segiempat
panjang setiap aktivitas, gunakan garis
tanpa putus, arus dokumen,
dokumentansikan setiap tabel.
Perbedaan UML Overview activity diagram
Vs UML detailed activity diagram

Simbol yang digunakan dalam activity

diagram dan overview activity diagram
adalah sama. Perbedaan utama adalah
bahwa persegi panjang pada detailed
activity diagram menunjukkan aktivitas,
sedangkan overview activity diagram
menunjukkan kejadian.