Flowcharting and Data Flow

Diagrams

Analisa Proses Bisnis

Disampaikan oleh Agung WArdoyo

1
 Sasaran
 Objektivitas dari materi ini adalah
untuk memperkenalkan anda pada
dua jenis alat dokumentasi :
– Flowcharts
– Data Flow Diagrams
 Anda harus mampu untuk :
– Mengerti dan mempersiapkan uraian dari diagram
alur – flowchart pada isitem informasi dan prosedur
yang digunakan dalam sistem
– Mengerti dan mempersiapkan penggambaran data
diagram arus secara logika dari sistem
2
 Tujuan dan Uraian dari Flowcharts
 Penggambaran dengan nyata dokumen
sistem informasi
 Ringkasan halaman secara naratif
 Fokus kepada aspek fisik dari aliran informasi
Jenis dari flowcharts
• Sistem flowchart menunjukkan seluruh konfigurasi sistem,
termasuk dokumen, aliran data, dan proses-proses
• Prosedur/dokumen flowcharts menunjukan kreasi, aliran, dan
tujuan dokumen dan prosedur pelaksanaan
• Perangkat keras flowcharts menunjukan konfigurasi perangkat
keras
• Program flowcharts menunjukan secara logika dan memproses
langjkah-langkah dari program komputer
3
Elemen Dasar dari
sistem/dokumen Flowcharts
 Boleh mengambarkan buatan tangan atau dengan suatu
cetakan - template
 Paket software - Visio, PowerPoint, Designer
 Tiga unsur-unsur grafik secara sederhana dapat dikombinasikan
dalam berbagai jenis fisik aliran informasi dan
Simbol Garis alur Area dari tanggung jawab
Cashier Dept A Bank

4
 Document Flow in a Manual
System
Employee involved
in the transaction
Accounting department

Record Transaction
Start transaction General
Journal Ledger
journal
entry
Prepare
source Post Journal Adjust and
entries to Prepare
document Recorded 3 close
sub.ledger financial
document ledger statements
Source 1
Document 2
3 Trial Financial
Subsidiary
Balance Statements
N Ledger

Customer Investors/
N N= numeric Creditors
 Sales/Collection Document
Flowchart
Sales Clerk Cash Receipts Clerk Accounts Receivable Clerk

From
1 2
Customer
Start

Payment Invoice Remittance

Advice N
Prepare Check
Sales customer
Invoice Endorse check
credit
prepare Record
remittance transaction
Transaction
advice and update Journal
Sales 1 ledger
Invoice 2
3 Remittance 1
advice 2 Accounts
3
1 Receivable
N Ledger
2
Customer
N
Customer
N N= numeric
 Flowchart Symbols: Documents
Shipping 1
Invoice Ledger Receipt
2
3
(A) (B) 4
Single Non-Processed
Document Document
(C)
Overlapping symbols-
same document
4 Sales Sales 3
Invoice Order 2
Invoice

(D) (E)
Two overlapping Two overlapping symbols -
symbols - same different documents
document
 Flowchart Symbols

(A) (B) (C) (D) (E)

On-line Manual Terminal I/O Manual On-line
Device Display (Input/Output) Process Computer
Process
N
A

Permanent Temporary
File File
(F) (G) (H) (I) (J)
Off-line or Off-line On-line Disk Magnetic
Noncomputer Paper Data Storage Tape
Process File Storage Storage
 Flowchart Symbols
1 on page 2:
To
p.4 to page 4
Customer Indicates the flow will continue
at the on-page connector #1 1 connector #1
Start
on page 4:
1
From 1
Indicates where the flow continues connector #1
Bank (B) from the on-page connector #1 p.2 from page 2
Start
(A) (C)
(or end) (D)
Enter/Exit On-page
Process Off-page
System Connectors
Connectors

-------------
---
(E) (F) (G) (H) (I) (J)
Annotation Decision Calculator/ Physical Flow Communication
Register Object Lines Link
Tape
Elemen Flowchart 2: Garis Alur
 Garis alur digunakan untuk menyambung lambang
pada flowchart - diagram alur dokumen.
 Suatu garis utuh menandai adanya aliran suatu
dokumen atau obyek
 Suatu simbol indikasi garis atau yang diberi titik
menandai adanya suatu aliran informasi dibanding
dokumen yang secara fisik
 Panah-panah digunakan ketika dokumen atau
aliran informasi bukan sebagai left-to-right atau top-
to-bottom
 Beberapa flowchart - diagram alur juga
menunjukkan aliran komunikasi seperti per telepon
modem atau satelit
10
 Element Flowchar 3: Bidang dari
Tanggung Jawab
 Bidang-bidang dari tanggung jawab dipertunjukkan untuk
memungkinkan melihat diagram alur dengan jelas
mengidentifikasi perubahan-perubahan di dalam
tanggung jawab ketika dokumen mengalir sepanjang
sistim.
 Mereka diwakili di diagram alur dengan kolom-kolom
label dan segmentasi.
 Bidang-bidang dari tanggung jawab mungkin bisa
departemen-departemen, bagian-bagian di dalam suatu
departemen, atau karyawan individu di dalam suatu
departemen.
 Penilaian yang harus digunakan di dalam pilih tingkat
pada subbagian bahwa menunjukan satu kolom
11
 Konversi – Konversi Persiapan
 Left-to-right, Top-to-bottom
 Semua dokumen harus
memiliki original dan
penghentian
– Indikasi original terlihat menjadi
gelap satu sudut simbol
– Masing-masing salinan dari
dokumen harus mengalir ke :
• Simbol file permanen
• Satu penandaan simbol
untuk exit dari sistem, atau
• Penyambungan batal
halaman (off-page)
• Suatu simbol kehancuran
dokumen (small black box)
• Dokumentasi ayunan untuk
mengukir “cradle to grave”
 Memelihara flowcharts yang rapi
– bidang tempat dari tanggung jawab
dengan kebanyakan seringnya
pertukaran berdekatan kepada satu
sama lain untuk menghindari
panah-panah panjang (lama)
– Masukan naratif hanya di dalam
simbol
 Pastikan kemajuan dari suatu
dokumen harus jelas. Diagram
suatu dokumen
– sebelum dan setelah masing-
masing memproses
– memasuki atau meninggalkan suatu
file
– memasuki atau meninggalkan suatu
halaman atau bidang dari tanggung
jawab
 Pastikan flowchart itu lengkap
12
 Elemen Dasar dari Hardware and Sistem
Flowcharts
 Hardware flowchart menunjukkan
konfigurasi perangkat keras suatu
sistim.
 Simbol yang sama digunakan, tetapi
mereka digunakan untuk mewakili -
menunjukkan potongan-potongan
secara fisik dari perangkat keras
komputer. Simbol dokumen –
mencetak/printer,
– Simbol magnetic tape - tape drive,
– Simbol disk - disk drive,
– Simbol proses komputer - central
processor, dan
– Simbol proses off-line process - hardware
pelengkap seperti optical character
reader.
 Jenis dari hardware adalah yang
direkam di muka simbol.
 Program flowchart
melukiskan logika yang
terperinci suatu program
komputer .
– Hanya lima simbol yang
digunakan di dalam program
flowchart:
– Input/Output (see C on Exhibit
A-4),
– Process (see E on Exhibit A-4),
– Decision (see F on Exhibit A-5),
– Start/End (see B on Exhibit A-
5), and
– Flow lines (see I on Exhibit A-
5).
 Sebagaimana biasa, suatu
uraian logika itu direkam di
awal simbol. 13
 Rangkuman
 Flowchart adalah salah satu
dari jenis-jenis yang lebih
mudah dokumentasi untuk
informasi konsumen dan
manajemen untuk dipahami
 Sering kali, auditor-auditor
menggunakan sistim,
dokumen, dan prosedur
flowchart untuk memahami
bisnis dan sistem
mengendalikan dalam satu
lingkungan
 Kelemahan yang utama
dari flowchart adalah
karena terikat kepada
aliran informasi fisik dan
karakteristik sistim bahwa
menyembunyikan
prosedural yang penting
dari sistim.
 Beberapa flowchart
adalah penuh dengan
data dan memproses
artefak-artefak karena
mereka terikat kepada
suatu teknologi informasi
yang ketinggalan jaman.
14
Data Flow Diagrams (DFD)
 Simbol diagram arus data digunakan untuk bermacam
maksud analisis sistem, termasuk dengan nyata
mempertunjukkan arus-arus yang logis dari data melalui
suatu proses.
 Tidak seperti flowchart yang menunjukkan komponen-
komponen secara fisik dari suatu sistem informasi,
Diagram arus data dapat menyediakan lebih banyak suatu
konseptual, tampilan tidak fisik dari bergeraknya data
melalui suatu sistim.
 Diagram arus data tak mengindahkan hal-hal seperti
kesatuan organisasi, komputer yang di dalamnya data itu
diproses, dan media yang di dalamnya data itu disimpan.
 Bergeraknya data ke seberang kantor-kantor atau
departemen-departemen di dalam lingkungan sistem
tertentu tidak mewakili.
15
 Data Flow Diagrams (DFD)
 Ada kategori-kategori  Diagram secara fisik dan logis
yang berbeda dari keduanya menggunakan set yang
diagram arus data: sama dari simbol.
 Diagram arus data  Diagram yang logis menunjukkan
dari sistem fisik arus konseptual dari data tanpa
terkini termasuk setiap acuan-acuan
kepada karakteristik-karakteristik
 Diagram arus data secara fisik dari sistim.
dari sistem logika
 Diagram secara fisik, sebaliknya,
terkini
memasukkan di dalamnya label-
 Diagram arus data label yang menguraikan atribut-
dari yang baru atau atribut secara fisik dari sistim,
sistem logika usulan seperti pekerja label atau jabatan,
 Diagram arus data nama departemen dan nama-nama
dari sistem fisik atau uraian-uraian teknologi itu
usulan yang baru digunakan untuk memproses dan
menyimpan data.
16
Simbol Data Flow Diagram

(A) (B)
Proses Sumber inflow data,
tujuan-tujuan outflow
informasi.

(C) (D)
Simpan data Garis arus data

17
Simbol Data Flow Diagram
 Proses
– Lingkaran-lingkaran digunakan untuk
mewakili; menunjukkan proses-proses
bahwa mengambil inflow data dan
perubahan ke outflow informasi.
– Lingkaran berisi dua label.
– Label yang pertama adalah suatu (A)
nomor proses (yang dijelaskan Proses
kemudian) dan yang kedua adalah
suatu nama proses.
– Beberapa penggunaan kotak segi-
empat dengan sudut-sudut yang
dibulatkan.

18
Simbol Data Flow Diagram
 Sumber dan Muara Data
– Segiempat panjang (atau persegi menunjukkan
data (inflow) sumber dan (outflow informasi)
kolam batu
– Segiempat panjang itu diberi label dengan nama
partisipan pada sumber data atau muara / (B)
tujuan (eg. Pelanggan, Pemasok-pemasok, Sumber Data
Agen Pemerintah). inflow,
– Sumber dan muara memainkan satu peran yang Tujuan
penting di dalam diagram alur data. . information
– Sumber dan muara adalah agen-agen di luar outflow
(yaitu. di luar lingkup dari) mewakili sistim di
diagram.
– Mereka menggambarkan batasan-batasan dari
sistim
19
Simbol Data Flow Diagram
 Garis Alur Data – Data Flow Lines
– Data flow lines menampilkan rute dari inflow data
dan outflow informasi..
– Dapat berupa garis lurus atau garis melengkung.
– Data mengalirkan secara umum diberi label
dengan nama dari data tersebut (eg. suatu
pesanan pelanggan, suatu pembayaran-rekening,
suatu analisis keuangan) dan panah menandai
adanya arah data mengalirkan.

(D)
Data flow lines
20
 Simbol Data Flow Diagram
 Penyimpanan Data - Data Stores
– Dua garis lurus sejajar digunakan untuk
tampilkan suatu peyimpanan atau koleksi data.
Inventory
– Sebagian orang mengacu pada penyimpan
data sebagai data pada posisi diam. (C)
– Suatu uraian isi-isi penyimpan data dimasukkan Data store
ke dalam simbol.
– Penyimpan data digunakan kapan saja
diperlukan untuk menyimpan keluaran dari
suatu proses sebelum mengirimkan nya ke
dalam proses berikutnya.
– Beberapa digunakan suatu kotak segi empat
yang bersifat terbuka pada satu akhir.

21
Batasan : Aturan Umum
 Semua proses-proses perlu
mempunyai nama-nama yang unik.
Jika dua garis alur data (atau
penyimpan data) mempunyai nama
yang sama, mereka perlu kedua-
duanya mengacu pada ketepatan
aliran data yang sama (atau
penyimpan data).
 Masukan-masukan kepada suatu
proses perlu berbeda dengan
keluaran-keluaran dari suatu proses.
 Setiap DFD yang tunggal mestinya
tidak mempunyai lebih dari sekitar
tujuh proses.
22
 Batasan : Aturan Proses
 Tidak ada suatu proses hanya Yang salah
mempunyai keluaran-keluaran. (Ini
akan menyiratkan bahwa proses
sedang membuat informasi dari tidak
ada apa pun.) Jika satu obyek hanya Benar
mempunyai keluaran-keluaran, lalu
itu harus suatu sumber.
 Tidak ada proses hanya mempunyai
masukan-masukan. (Ini dikenal
sebagai “lubang hitam”.) Jika satu Yang
obyek hanya mempunyai masukan, salah
lalu itu harus suatu muara.
 Suatu proses mempunyai suatu Edit
nama prasa katakerja - verb phrase. Benar
23
 Batasan : Penyimpanan Data
 Data tidak bisa berpindah secara No
langsung dari satu penyimpan data ke
penyimpan data yang lain. Data harus Yes
dipindahkan oleh suatu proses.
 Data tidak bisa berpindah secara
langsung dari sumber luar sampai ke No
suatu penyimpan data. Data yang
harus dipindahkan oleh suatu proses
bahwa menerima data dari sumber
dan menempatkan data ke dalam Yes
penyimpan data.
 Data tidak bisa berpindah secara
langsung kepada muara luar dari No
suatu penyimpan data. Data yang
harus dipindahkan oleh suatu proses.
Yes
 Suatu penyimpan data mempunyai
suatu nama prasa kata benda - noun konsumen
phrase. 24
 Batasan : Sumber/Muara
11. Data tidak bisa berpindah secara langsung dari suatu
sumber ke suatu muara. Itu harus digerakkan oleh suatu
proses jika data berasal dari setiap perhatian kepada sistim.
Jika data mengalirkan secara langsung dari suatu sumber
ke suatu muara (dan tidak melibatkan pengolahan) lalu itu
di luar lingkup dari sistim dan tidak ditunjukkan pada sistem
diagram alur data – DFD FD.
12. Suatu sumber/muara mempunyai suatu nama frasa kata
benda - noun phrase.

Yang salah Benar

Konsumen

25
 Batasan : Aliran Data
13. Suatu data mengalirkan hanya mempunyai
satu arah antara simbol. Mungkin mengalir di
dalam kedua arah antara suatu proses dan
suatu penyimpan data untuk menunjukkan No
sebelum membaca suatu pembaruan -
update. Untuk secara efektif menunjukkan
suatu sebelum membaca suatu pembaruan,
menggambar dua panah yang terpisah
karena langkah-langkah keduanya Yes
(membaca dan memperbaharui) terjadi pada
waktu yang terpisah. .
14.Suatu percabangan di dalam cara data
mengalirkan bahwa tepat sama data A
meninggalkan suatu lokasi yang umum No
kepada dua atau lebih proses-proses yang
berbeda, penyimpan data, atau B
sumber/muara. (Hal ini biasanya menandai
adanya salinan yang berbeda dari perjalan Yes A
data yang sama untuk lokasi yang berbeda.)
A
26
 Batasan : Aliran Data
15. Suatu gabung dalam cara data
mengalirkan data bahwa tepat
sama dengan data datang dari
setiap dari dua atau lebih proses-
proses yang berbeda, penyimpan
data, atau sumber/muara, ke
suatu lokasi yang umum.
16. Suatu aliran data tidak bisa pergi
secara langsung kembali kepada
proses yang sama yang
meninggalkan. Harus ada
sedikitnya satu proses yang lain
yang menangani aliran data,
menghasilkan beberapa aliran
data yang lain, dan kembali ke
aliran data yang asli untuk proses
permulaan.
17.Suatu data mengalirkan untuk
cara update penyimpan data
(yaitu., hapus, menambahkan,
atau berubah).
18. Suatu aliran data dari suatu
cara mendapat kembali atau
gunakan penyimpanan data.
19. Suatu aliran data mempunyai
suatu nama prasa kata benda -
noun phrase. Lebih dari satu
aliran data ungkapan prasa
kata benda dapat muncul di
suatu panah tunggal sepanjang
semua arus di panah yang
sama bergerak bersama-sama
pada satu kemasan. .
27
 Context Level Diagram
Sistem - Events Driven
Yang paling tinggi tingkat diagram alur data adalah diagram konteks.
Kegiatan
Suatu sistim diwakili ekternal
oleh suatu diagram konteks dan menyediakan
Manajemenlingkup
Konsumen Laporan
dari sistim yang sedang diwakili dikenali oleh suatu simbol proses di dalam
pusat dari diagram dengan memberi 0 nama 0.
Diagram konteks menunjukkanSistem
satu proses (menggambarkan seluruh
Events
sistim) dan mewakili sumber/muara yang menunjukkan batasan-batasan
dari sistim. Driven
Investor
Jalur/Garis alur data ke dalam proses Laporan
yang menunjukkan data masukan
dan
Departemen Kegiatan
kepada sistim (yang disyaratkan oleh sumber) dan garis alur data dari
internal
proses keungan
internalinformasi output
yang menunjukkan
kreditur
dari sistim (perjalanan ke
muara).

28
 Desain -Event Driven – Proses
Sistem level Nol
Internal
events (Diagram alur data)
1.0
Record
External Reports
events process
3.0
Business Report
event data process Financial
Internal events
Statements
2.0
Maintain
External
events
process

29
 Gambar A-9 Contoh DFD Level Nol
1.0
Proses
Pesanan In
n di form
n a pelanggan in
gi as
s a nk i
Pe an
Pengiriman permintaan
2.0
Tagihan Penyerahan Pembuatan
konsumen Kepada keputusan
pelanggan
Pem Piutang usaha i
bay as n
m a
ara f or ink
n 3.0 In ing
di
Proses
pembayaran
30
 Level Satu – Merekam Data Peristiwa
Peristiwa
eksternal: Data Faktur 1.2
Merekam Penjualan Review
Penjualan dari 1.1 kredit
Barang Persiapkan
Faktur pelanggan
dagangan
Penjualan
Data Faktur
Penjualan
Disetujui
1.3
Menyimpan
penjualan Data Peristiwa
Data Penjualan
Peristiwa
31
 Version 1
Example Data Flow Diagram Example Flowchart
Factory Accounting
Supervisor Payroll Clerk
Factory
supervisor
Time 1

cards 2
Time
cards N Time 1

cards
2

Review N
time
cards Review
Reviewed time
time cards
cards
Record Employee
weekly Record Earnings
wages wages Records

Employee Earnings
A
Records A= alphabetic
Time card file
(alpha)
 Version 2
Example Data Flow Diagram Example Flowchart

Factory Accounting
Factory Supervisor Payroll Clerk
supervisor
Time 1
Time 1
cards 2
cards 2
Time N
cards N

Review
time A
Review Key in
cards
time time cards
Reviewed cards
time cards

Record Record
weekly wages
Earnings
wages Master File

Employee Earnings A= alphabetic

Records
Time card file
(alpha)

Errors Old Earnings New Earnings Time Card

 Version 3
Example Data Flow Diagram Example Flowchart

Factory Accounting
Factory
Supervisor Payroll Clerk
supervisor
Time 1 Time 1

Time cards 2 cards 2

cards N N

Review
time
cards
Review Key in
Reviewed time time cards
time cards cards

Record Record
weekly wages
wages

Employee Earnings Employee

Records A Earnings
Time card file Master File
(alpha)

A= alphabetic
Latihan Soal

 Sebuah perusahaan retail tinta printer

Nova ink, yang menerima pesanan dari
para pelangan. Nova ink memesan tinta
ke sebuah perusahaan Tinta Parker
kemudian membagikan ke setiap
pelanggan
 Buatlah hubungan dan diagram kegitan
perusahaan Nova Ink
Terima kasih

36