Contoh Pendefinisian SI

Physical View
Definisi Sistem Informasi
• Menyatakan judul dan definisi serta objektif dari sistem informasi yang diamati
• Dibuat dalam 2 pendekatan:
• Pendekatan Lingkungan Sistem menggunakan Diagram Konteks
• Pendekatan Lingkup proses menggunakan Struktur Proses
• Acuan : diagram konteks dan struktur proses
Judul Sistem Informasi
• Harus ada kata “Sistem Informasi”
• Diikuti Kata Kerja + Kata Benda + tempat/lokasi (optional)
• Contoh :
• Sistem Informasi Penjualan Barang di PT. Sejahtera
• Sistem Informasi Pemasaran Barang
• Sistem Informasi Produksi Barang
• Sistem Informasi Pemeriksaan Kualitas Barang
• Sistem Informasi Pelayanan Tamu Hotel
• Sistem Informasi Pelayanan Reservasi Tamu Hotel
• Sistem Informasi Pengelolaan Atmosfer Pajangan Toko
• Sistem Informasi Pengaturan Shift Tugas Staf Toko
• Sistem Informasi Pelayanan Pemeriksaan Rawat Jalan
• Sistem Informasi Pelayanan Pemeriksaan Lab di Rumah Sakit Sehat Selalu
Medefinisikan Sistem Informasi
• Dibedakan dari definisi Bagian/Unit Kerja di Organisasi
• Ada alur kegiatan fisik
• Ada pernyataan pengolahan data dan peran informasi
• Contoh:
• Sistem Informasi Penjualan Barang
• Definisi : Sebuah sistem dimana didalamnya terdapat rangkaian aktifitas mulai
dari penetapan harga, pemeriksaan persediaan, sampai dengan transaksi
penjualan dan penerimaan uang dari pembeli. Pada setiap kegiatan dilakukan
proses-proses pengolahan data untuk bisa menyediakan informasi terkait
kegiatan penjualan bagi kepentingan manajer penjualan dan pihak lain yang
membutuhkan.
Objektif Sistem Informasi
• Disampaikan peran dari sistem fisiknya
• Disampaikan perannya dalam pengolahan data dan penyampaian
informasi, terkait:
• Konsep pengumpulan data ( item data, sumber data, dan penyimpanan data)
• Konsep pengolahan data (peremajaan, pembuatan informasi, teknologi)
• Konsep penyampaian informasi (dukungan manajemen, bentuk informasi, dsb)
Lingkup
• Menyatakan apa yang menjadikan kebutuhan Sistem Informasi, dan
• Menyatakan apa yang dapat diberikan oleh Sistem Informasi
• Dapat disampaikan pula sejumlah asumsi dan Batasan
• Dilengkapi dengan Diagram Konteks dan lingkup proses menggunakan
Struktur Proses
• Contoh:
• SISTEM INFORMASI PENJUALAN MOBIL DI PT XYZ
• Sistem membutuhkan harga pokok/dasar kendaraan setiap tipe, ketersediaan stok, kesiapan
bagian pengiriman, permintaan konsumen
• Sistem memberikan informasi pembiayaan, transaksi hasil penjualan kepada pihak yang
membutuhkan
• Pembayaran dilakukan konsumen langsung ke bagian Pembayaran setelah ada notifikasi dari
bagian penjualan ke kasir
• Pengurusan Surat Kendaraan dilakukan oleh sistem lain
• Kendaraan release setelah Gudang mendapat notifkasi dari sistem dalam bentuk nota barang
terjual yang diverifikasi dengan data pelunasan dari kasir
 Lingkup (Diagram Konteks)
• Menetapkan entitas eksternal, berarti mengidentifikasi juga apa yang dibutuhkan oleh sistem dan apa
yang bisa diberikan oleh sistem

Bagian
Marketing

-Harga dasar
-Suku Bunga Bagian
-Order
-Acuan Kredit
-Identitas konsumen Keuangan
Customer Transaksi jual

SISTEM INFORMASI
-Harga jual
PENJUALAN MOBIL
-Transaksi jual DI PT XYZ Sistem
Transaksi jual Adm Surat
Kendaraan
-Transaksi jual
Ketersediaan Stok Jadwal kirim -Order kirim

-Transaksi jual Sistem Lengkapi dengan :

Sistem -Bukti barang keluar Pengiriman 1. Tabel External Entity Desc.
Persediaan Kendaraan 2. Tabel kamus data
External Entity Description
- Dibuat untuk menjelaskan semua entitas luar yang terkait dengan Sistem
- Bisa digunakan pada : Current Physical/Logical/Required System
External Entity Description
Id Nama Entitas Luar Deskripsi
Contoh Struktur Proses
Sistem Informasi
Penjualan Mobil di
PT XYZ

Penetapan Harga Pembuatan Nota

Penerimaan Order
Jual Penjualan

• Dikelompokkan menjadi sejumlah proses utama/sub sistem

• Diturunkan sampai level yang terbawah yang tidak bisa dibreakdown lagi
• Level dapat diturunkan disesuaikan dengan kedalaman analisis
• Ciri sebuah proses bisa dibreakdown:
- Masih punya sifat sistem/subsistem
- Masih dapat diceritakan adanya alur kegiatan didalamnya
• Lengkapi dengan Tabel Process Desc.
Elementary Process Description
- Dibuat untuk menjelaskan semua proses terbawah dari Sistem
- Bisa digunakan pada : Current Physical/Logical/Required System/Function Definition
- Untuk memudahkan dapat dibantu oleh struktur proses
Elementary Process Description
Nama Proses :
Deskripsi :

Input :
1.  data flow  data store  external entity
2.  data flow  data store  external entity
…n  data flow  data store  external entity
Output :
1.  data flow  data store  external entity
2.  data flow  data store  external entity
…n  data flow  data store  external entity
Physical View
• Model Physical yang dibutuhkan agar mudah berdiskusi dengan user/pemilik
system
• Dibuat dalam 2 pendekatan:
• Pendekatan Pelaku menggunakan Work Flow Diagram
• Pendekatan alur proses menggunakan DFD Physical (hanya 1 level saja)
• Acuan : diagram konteks dan struktur proses
Alur Kegiatan
• Sampaikan gambaran kegiatan fisik dari Sistem yang sedang diamati
• Work flow kegiatan, deskripsi pelaku, identifikasi form/dokumen
• Digambarkan dalam pengelompokan pelaku
• Lengkapi dengan tabel pelaku (use role desc.)
• Lengkapi dengan tabel dokumen/formulir
• Proses-proses
• Menggunakan DFD Physical
• Dibuat berdasarkan referensi Struktur Poses Level 1
• Ditunjukkan fenomena aliran fisik data (media penangkapan dan penyapaian data)
User Roles Description
- Dibuat untuk menjelaskan semua user role dan perannya
User Roles Description
User Role Jabatan Aktifitas
Driver admin Driver administrator Select new driver and agencies from aplicant
Booking Clerk Booking Clerk Take booking from cust
Driver admin Find suitable driver for booking
Catatan :
- User Role diisi dengan peran-peran dari user, mis : pencatat uang masuk
- Jabatan adalah jabatan fungsional di organisasi yang diberi peran tersebut, mis : bagian
keuangan
- Sebuah Role bisa saja dikerjakan oleh beberapa fungsional organisasi (jabatan)

Dokumen/Formulir
- Dibuat untuk mengidentifikasi Form/Dokumen yang digunakan pada sistem
- Digunakan utuk kepentingan pembuatan Work Flow, Flow Map dan identifikasi data pada DFD
Form/Dokumen Description
Id Nama Form/Dokumen Peran Bentuk Digunakan pada Item Data
proses
 Struktur Proses

Contoh Work Flow

Keuangan

-Nota Penjualan

-Form Order
Staf -Daftar Harga Jual
-KTP
Penjualan Staf
Pricing -Daftar Harga dasar
Customer -Daftar Suku Bunga Aktif
-Nota Penjualan
-Daftar Price -Daftar Platform Kredit

-Daftar Stok -Nota Penjualan

-Form Identitas Konsumen Marketing

-Nota Penjualan -Nota Penjualan Legal

-Form Order Release -Form Order Kirim

Gudang -Daftar Jadwal Kirim

Ekspedisi
 Struktur Proses

Contoh DFD Physical Bagian

Sistem
Marketing
Persediaan
-Daftar Stok -Daftar Harga dasar
-Daftar Suku Bunga Aktif
-Nota Penjualan -Daftar Platform Kredit
-Form Order Release
-Form Order
-KTP 1 Penjualan 2 Pricing Unit
Customer
Penerimaan Order Penetapan Harga Jual
-Pencarian Ketersediaan Stok Daftar -Menentukan bea pajak
Daftar -Menghitung harga jual cash
-Pembuatan Bon Penjualan Harga
Harga -Membuat List agunan dan Kredit
-Nota Penjualan -Pembuatan nota barang keluar
-Menyimpan Arsip Penjualan -Pengesahan Harga jual periode
-Daftar Price -Menyimpan Arsip Price list

Form Order 1 Harga Jual

2 Order

-Daftar Jadwal Kirim

Form Order 3 Penjualan
Nota byr
-Nota Penjualan Pembuatan Nota Penjualan
3
-Validasi Order Penjualan Nota Brg Release
-Form Order kirim -Pencetakan Sales Order valid
-Pembuatan Nota Bukti Kirim
Nota byr
Sistem -Menyimpan Arsip Brg release
Pengiriman -Nota Penjualan -Nota Penjualan
Kendaraan -Form Identitas Konsumen

Sistem
Bagian
Adm Surat
Keuangan
Kendaraan
Contoh Prosedur
• Diambil dari pengelompokan Proses-Proses Utama (lihat struktur
Proses)
• Dibuatkan deskripsi prosedurnya (gunakan tabel untuk menjelaskan)
• Dibuatkan Flow Map dari setiap prosedur
• Contoh :
• Sistem Informasi Penjualan Mobil di PT XYZ
• Ada 3 Prosedur yaitu: Struktur Proses
• Prosedur Penerimaan Order
• Prosedur Penetapan Harga Jual
• Prosedur Pembuatan Nota Penjualan
• Dibuatkan 3 flow Map sesuai jumlah prosedurnya
Prosedur Kerja
- Dibuat untuk mengidentifikasi Prosedur Kerja pada sistem pada sistem
- Digunakan utuk kepentingan pembuatan Work Flow, dan Flow Map
Form/Dokumen Description
Id Nama Peran Aturan/Role Bagian org. Dok. Pelaku
Prosedur terkait terkait terkait
Contoh Flow Map
Prosedur Penerimaan Order
Customer Penjualan Gudang Unit Price Kasir Pengiriman

Ya Tidak

Ya Tidak