1.

Narasai Kasus :

“Production Base Education”

Pendahuluan
Politeknik Negeri Cilacap merupakan perguruan tinggi yang saat masih
berstatus swasta, didirikan atas kerjasama antara Pemda Kab. Cilacap dengan
Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi (Dikti) memalui Program Hibah Pendirian
Politeknik Daerah pada tahun 2008. Dalam program hibah pendirian tersebut
Politeknik Negeri Cilacap malalui surat keputusan No. 125/D/O/2008
membuka Program Studi Diploma III Teknik Elektronika, Teknik Mesin dan
Teknik Informatika. Pada masa pendiriannya ini Politeknik Negeri Cilacap
sendiri mencoba memfokuskan diri pada penyelengaraan pendidikan berbasis
Vokasi. Penyelengaraan kegiatan belajar mengajar (KBM) atau Akademik di
Politeknik Negeri Cilacap dukung oleh tenaga pengajar yang berkompeten
dibindangnya, dimana 18 Dosen Politeknik Negeri Cilacap telah mendapat
Beasiswa studi lanjut S2 baik dalam negeri atau luar negeri, sedangkan jumlah
seluruh civitas Akademika Politeknik Negeri Cilacap 98 orang. Selain
peningkatan kopetensi Dosen, dalam proses KBM juga didukung fasilitas
laboratorium praktek dan ruang kelas teori yang tertata apik, selain itu lokasi
Politeknik Negeri Cilacap yang menempati lahan 10 Ha juga mudah dijangkau
dan berada ditengah pusat kota Cilacap.
Menjadi ciri perguruan tinggi yang berbasis pada vokasi dan didukung
laboratorium praktek yang lengkap, untuk itu proses perkuliahan yang
dijalankan menggunakan porsi 70 % praktek dan 30 % teori. Maka sebagai
Satuan Pendidikan, Politeknik adalah Perguruan Tinggi yang
menyelenggarakan Pendidikan Profesional di samping Perguruan Tinggi lain
yang menyelenggarakan Pendidikan Akademi dan/atau Profesional.
Politeknik Negeri Cilacap merupakan multi-dicipline school yang
menyelenggarakan pendidikan profesional pada sejumlah bidang
pengetahuan/keahlian khusus. Sebagai lembaga pendidikan profesional,
politeknik diharapkan dapat membangun kemitraan (link) dengan industri
secara saling menguntungkan dalam menyelenggarakan proses pendidikannya,
sehingga pendidikan politeknik selalu menghasilkan tenaga ahli yang relevan
(match) dengan dunia kerjanya. Dengan demikian, politeknik dituntut untuk
selalu mengikuti dan mengejar kemajuan teknologi agar dapat memberikan
pelayanan yang optimal bagi industri di sekitarnya.
Sesuai dengan kecenderungan internasional serta dalam rangka menyikapi
Era Pasar Bebas Global, Politeknik Negeri Cilacap perlu mengembangkan dan

pg. 1
mengamalkan wawasan kewirausahaan dalam bidang teknologi
(technopreneurship) dengan landasan ekonomi pasar, sehingga mampu
menggerakan dana masyarakat secara optimal, khususnya dari dunia usaha dan
industri. Selain itu, usaha yang dilakukan harus mampu untuk memenuhi
keperluan biaya operasional pendidikan yang cukup besar supaya tidak
memberatkan anggaran pemerintah yang masih terbatas, serta untuk menjaga
kelangsungan proses pendidikan yang dilakukannya. Maka diperlukan
sebuah pengelolaan Perguruan Tinggi yang berbasis pada productions, dengan
pengelolaan model seperti ini sebuah Perguruan Tinggi dalam hal ini Politeknik
Negeri Cilacap diharapkan dimasa akan datang dapat turut serta dalam
menunjang perekonomian Kab. Cilacap.
Permasalah :
Dalam usaha untuk mewujudkan pengelolaan Perguruan Tinggi yang
berbasis pada production dan sejalan dengan kegiatan proses belajar mengajar
untuk itulah dibentuklah sebuah program PBE (Productions Base Educations).
Akan tetapi dalam perjalanya banyak menemui kedala/permasalah,
permasalah utama yang selanjutnya timbul adalah Project Delayed, dengan
adanya permasalah tersebut dikhawatirkan akan mempengaruhi visi & misi,
dan renstra yang telah disusun sebelumnya. Untuk menyikapi permasalah
tersebut Unit Bisnis (Pusat Pelayanan Masyarakat/PPM) selaku yang
bertanggung jawaban dalam production project, telah mengidentifikasi sebab-
sebab utama yang menyebabkan effek yakni Project Delayed. Sebab-sebab
utama/penyimpangan tersebut adalah sebagai berikut:
1) Mekanisme (Sistem & Mekanisme penyelenggaraan PBE oleh Institusi)
a) Kurikulum dan Proyek
b) Pemahaman tentang PBE
2) Metode Administrasi
a) Pegadaan Material
b) Legal
c) Komunikasi
3) Money (Pengelolaan Modal)
a) Anggaran (modal)
b) Payment
4) SDM
a) Motivasi
b) Jam kerja
c) Skill kurang

pg. 2
Untuk mengidentifikasi masalah diatas, dilakukan dengan menggunkan teknik
Fish Bone Diagram, dengan menggunakan teknik tersebut dapat diketahui sub
sebab masalah seperti yang tercantum dalam gambar diagram dibawah ini :

pg. 3
 MEKANISME : METODE :
Sistim &Proses PBE Administrasi PBE
Administrasi

Penguasaan teknis Prosedur

Kurikulum dan proyek
Lemah
Prioritas Legal
Tidak ada Alternative
Kurang
Belum tahu
Pemahaman Pengadaan Material
Kesesuaian Kurang
Belum dibayar
Harga naik
Belum ada dana Pengetahuan
Beda - beda
Urgent Tdk ada Schedule
Komunikasi
Uang/Profit Indent Pembayaran
Prodi
Lama Tidak ready stock
Pemikiran Pusrek
Waktu Tidak Sinkron
PROJECT
DELAYED
Terlambat Beban kerja Tidak efektif
Tidak fokus (internal)
Tidak mau ditambah Rapat
Anggaran Sistim tidak Kepedulian
Kegiatan
jalan Motivasi
Model konvensional
Fungsi Penagihan Mengajar
bendahara Volume Kerja
Jam kerja
Tidak sesuai account proyek Penghargaan
Payment Double kendali
Alokasi tidak ada Tidak ada batas

Birokrasi Belum Tidak

Mundur proporsional efektif
Pengaturan
Delegasi Dinas/pelatihan Profit oriented
Schedule Skill kurang
Kegiatan
Tidak ada
Approval Terlambat Jam terbang
(external)
MONEY MAN/SDM Pengalaman
praktek

pg. 4
 Identifikasi Persoalan Perbedaan atau Perubahan atau Sebab yang mungkin Bobot
Penyimpangan Fakta Bukan fakta EXIST IT HAPPENS

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

Mekanisme : Sistem & Proses PBE
- Pelasanaan Ketidak sesuaian antara Prodi Kurikulum yang dijalankan Penyusununan Kurikulum Waktu penggunaan Alat- Penyusunan kurikulum di 0,04
Kurikulum dengan Unit Bisnis dalam Prodi. telah sesuai dengan (Jejaring Matakuliah) belum alat dan SDM (Mhs. & tingkat prodi. tidak
dan Proyek menjalankan antara proyek dg proyek yang dijalankan Unit sepenuhnya sesuai Dosen) selalu tidak sesuai melibatkan unit bisnis
proses KBM Bisinis kebutuhan akan proyek dg pelaksanaan proyek
- Pemahaman Pemikiran/pemahaman di Semua dosen atau PLP Ada anggapan bahwa PBE Pengerjaan proyek sering Komunikasi personal antara
PBE kalangan dosen atau PLP (Pranata Laboratorium berorientasi pada profit, berbenturan dengan proses dosen/PLP dengan staff
berbeda-beda. Pendidik) sudah mempunyai disisi lain ada yang KBM Unit Bisinis kurang efektif 0,02
kesepahaman tentang PBE mengutamakan proses KBM terutama dalam urusan
upah lembur.

Metode Administrasi

- Pengadaan Bahan baku yang di pesan Pemesanan bahan baku Bahan baku yang dipesan Lamanya pemesanan SOP yg melibatkan bagian
material bahan sering mengalami melalui institusi yakni unit sering tidak tersedia di barang sehingga logistik dengan bagian
baku keterlambatan logistic yg berkomunikasi dg wilayah Cilacap, untuk itu menyebabkan saat bahan keuangan tidak berjalan 0,06
bagian keuangan berjalan perlu di pesan di luar kota baku tersebut dipesan dengan efektif
efektif mengalami kenaikan harga
- Komunikasi SOP dalam penggunaan Lab. SOP yg telah disepakati Terjadi Re-Strukturisasi shg Proses komunikasi Re-Strukturisasi Organisasi
atau Workshop sering antara Unit Bisinis dengan menyebab Struktur didasarkan kesepakan antar tdk di sosialisasikan dengan 0,18
berbenturan dg prodi. Prodi. pada saat pertama kali Organisasi di tingkat prodi. personel shg tidak melalui benar atau tidak

pg. 5
 Identifikasi Persoalan Perbedaan atau Perubahan atau Sebab yang mungkin Bobot
Penyimpangan Fakta Bukan fakta EXIST IT HAPPENS

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

- Legalitas Proyek yang ditangani
sebagian besar adalah proyek
institusi milik pemerintah
seperti pertamina, RSUD,
Dinas BPBD
mendapatkan proyek berubah
berjalan sesuai rencana
Proyek yg ditangani tanpa Proyek yg dilaksanakan
melibatkan pihak ketiga menggunakan sistem
pelelangan umum yaknik Per
Pres. no 70 tahun 2012
SOP yang berlaku mempertimbangkan
sebelumnya dampak terputusanya
komunikasi antar unit
Bisnis dg Prodi
Unit Binis tidak Belum ada anggaran untuk
mempunyai pengalaman mengikuti pelatihan
dalam menyaipkan Pengadaan Barang & Jasa 0,08
Dokumen penawaran PP. No.70 tahun 2012
lelang

Money

- Anggaran Modal dasar untuk proyek
sering tidak terakomodir dlm
anggaran tahunan di institusi
- Payment Pembayaran sering terlambat
Persediaan (at cost) Ketidakesuaian dalam
menjamin kelancaran dalam menetukan gross profit dan
menjalanken setiap proyek margin keuntungan tiap-tiap
proyek
Pembayaran disesuaikan Tidak ada staff khusus yang
dengan MoU menagani penagihan piutang
Unit Bisinis belum bisa
mendapatakn pinjaman
0,02
modal dari kreditur
Order yg tdk jalan Tidak ada bendahara
dikarenakan banyak khusus dalam menangani
0,10
piutang yang belum proyek
terselesaikan

pg. 6
 Identifikasi
Penyimpangan Fakta
(1) (2)
SDM (Sumber Daya Manusia)
- Skill Hasil pengerjaan proyek masih
kasar atau terkadang tidak
sesuai harapan pemesan
- Jam kerja Pengerjaan Proyek
dilaksanakan setelah jam kerja
(mengajar dosen) selesai atau
dimulai dari jam 15.30 s/d
selesai
- Motivasi Pengerjaan proyek tidak
termasuk dlm beban kinerja,
shg dosen tidak
memprioritaskan proyek sbg
tanggung jawab
Persoalan Perbedaan atau
Bukan fakta EXIST
(3) (4)
SDM yg mengerjakan proyek Dosen dalam membimbing
adalah mahasiswa yg di pengerjaan proyek tidak
bimbing langsung oleh dosen focus shg quality dibawah
harapan pemesan
PBE sudah direncankan Dosen pembimbing proyek
tentang pembagian waktu belum maksimal dlm
antara jam praktek kuliah dg membagi waktu antara
jam pengerjaan proyek pekerjaan tupoksi dg proyek
Pemberian tanggung jawab Mahasiswa dlm mengerjakan
pengerjaan proyek proyek sering tidak
didasarkan surat tugas didampingi oleh dosen
J u m l a h Bobot
Perubahan atau Sebab yang mungkin Bobot
IT HAPPENS
(5) (6) (7)
Banyak proyek yg Tidak ada quality control
mendapat complain dari atau desain produk tidak
pemesan shg harus diencanakan dari awal
dilakukan perbaikan 0,25
dimana dg perbaikan
tersebut menambah nilai
cost diluar perencanaan
Mahasiswa sering Time schedule proyek tidak
melaksanakan pekerjaan singkrong dengan beban
proyek tanpa didampingi mengajar dosen 0,18
oleh dosesn pembimbing
proyek
Pengerjaan proyek, banyak Kompensasi yg diberikan
part yang tidak sesuai dg kepada dosen tidak sesuai
cetak biru dengan beban kerja. 0,08
1,00
pg. 7
2. Analisis Persoalan : Sebab yang paling mungkin terhadap project delayed di
Politeknik Cilacap
Berdasarkan kajian diatas maka sebab yang paling mungkin dalam Narasi Kasus
Project Delayed di Politeknik Negeri Cilacap yang pertama adalah pada penyimpangan
Sumber Daya Manusia yakni pada Skill (0,25), Motivasi (0,08) dan Jam kerja (0,18)
dengan keseluruhan total bobot penyimpangan sebesar 0,51. Kemudian penyimpangan
pada urutan kedua adalah Metode Administrasi : Komunikasi (0,18), Legalitas (0,08)
dan Pengadaan Material (0,06) dengan total bobotnya sebesar 0,32. Di urutan ketiga
adalah money : payment (0,10) dan anggaran (0,02) dengan total bobotnya sebesar 0,12.
Dan urutan keempat adalah Mekanisme (sistem & proses PBE) : pelaksanaan
kurikulum dan Proyek (0,04) dan pemahaman (0,02) dengan total bobotnya sebesar
0,06. Setelah diketahui sebab utama atau penyimpangan utama dalam Narasi Kasus
Project Delayed Politeknik Cilacap, untuk menyelesaikan permasalah dalam narasi
diatas maka pemyimpangan pada sumber daya munusia mendapat prioritas utama
yang harus dilakukan pembenahan.
3. Analisis Keputusan
Sumber Daya Manusia merupakan sebab/penyimpangan utama dalam kasus
project delayed di Politeknik Cilacap, untuk itu peningkatan skill, motivasi dan
pengturan jam kerja menjadi prioritas utama dalam menyelesaikan permasalah project
delayed di Politeknik Cilacap.
1. Peningkatan skill
a. Melakukan Benchmarking ke sebuah perusahaan yang relevan
b. Magang industry bagi Dosen atau PLP
c. Mengirimkan Dosen/PLP mengikuti pelatihan management productions
dengan metode ToT
d. Merencanakan program Detasering konsultan mengenai desain produk
2. Peningkatan Motivasi Kerja
Sebab Utama menurunnya motivasi kerja dalam project delayed di Politeknik
Negeri Cilacap adalah sistem kompensasi yang tidak sesuai dengan beban
Dosen, berdasarkan sebab utama tersebut perlu dilakukan perencanaan ulang
terhadap sistem kompensasi, adapaun perbaikan sistem kompensasi tersebut
menggunakan metode sistem insentif financial. Metode yang digunakan
dalam pendekatan ini ialah dengan Sistem insentip individual untuk Dosen
operasional atas dasar unit keluaran langsung/straight piece work :
Mis.
Standard : 50 unit per jam
Upah dasar : Rp. 500,- / jam
Dosen dalam membimbing produksi : 600 unit dalam 8 jam/hari
Atas dasar waktu yang dihemat :

pg. 8
 Mis : waktu standard : 12 jam
pengerjaan : 8 jam
Waktu dihemat : 4 jam
Beberapa teknik pemberian Insentip :
• Halsey Plan :
Upah : 8 x Rp. 500,- = 4.000,-
Waktu dihemat : 4/8 x (8 x 500,-) = 2.000,-
Upah = 6.000,-
• Rowan Plan :
Upah : 8 x Rp. 500,- = 4.000,-
Waktu dihemat : 4/12 x (8 x 500,-) = 1.333,20
Upah = 5.333,20 = 5.400,-
• The Gantt Task and Bonus Plan:
Upah : 12 x Rp. 500,- = 6.000,-
Bonus : 10 % x 6.000 = 600,-
Upah = 6.600,-

3. Pengaturan Jam Kerja (shift)

Pengaturan Jam kerja di didalam pengerjaan project sangat komplek hal ini
dikarenakan ada double tanggung jawab pada Dosen yakni sebagai fungsional
dan Pelaksana project untuk mengatasi masalah tersebut maka digunkanan
metode Shift kerja dengan Shift kerja berarti berada pada lokasi kerja yang
sama, baik teratur pada saat yang sama (kontinyu) atau pada waktu yang
berlainnan (rotasi). Shift kerja berbeda dengan hari kerja biasa, di mana pada
hari kerja biasa, pekerjaan dilakukan secara teratur pada waktu yang telah
ditentukan sebelumnya (tupoksi Dosen), sedangkan shift kerja dapat
dilakukan lebih dari satu kali untuk memenuhi jadwal 24 jam/hari. Biasanya
perusahaan yang berjalan secara kontinyu yang menerapkan aturan shift kerja
ini. Pembagia Jam kerja (Shift) dalam permasalah ini di berlakukan
berdasarkan saat ada pemesanan barang project
Ada lima criteria dalam mendesain suatu shift kerja, antara lain:
a) Setidaknya ada jarak 11 antara permulaan dua shift yang berurutan.
b) Seorang pekerja tidak boleh bekerja lebih dari tujuh hari berturut-turut
(seharusnya 5 hari kerja, 1 hari libur).
c) Sediakan libur akhir pekan (setidaknya 1 hari).
d) Jadwal yang sederhana dan mudah diingat.
Pengaturan shift kerja pada tugas ini, dibagi atas 3 kelompok kerja dengan 2
shift kerja serta 8 jam kerja :

pg. 9
 1. Shift 1 dengan jam kerja pukul 08.00 – 15.00
Waktu istirahat dari pukul : 12.00 – 13.00.
2. Shift 2 dengan jam kerja pukul 15.00 – 22.00
Waktu istirahat dari pukul : 18.00 – 19.000
Pengaturan 3 kelompok (terdiri dari Satu Dosen, dua PLP dan 4 Mahasiswa)
yaitu kelompok A, B, dan C dengan 2 kelompok akan bekerja selama 2 hari
dan 1 kelompok off kerja dengan menggunakan sistem blok dan itu akan
dilakukan secara bergantian.

4. Analisis Persoalan Potensial dari Analisis Keputusan

Analisis keputusan diatas memiliki beberapa kelemanan dan mempunyai
persoalan lanjutan. Maka analisis persoalan potensial dari analisis keputusan ini adalah
sebagai berikut :
1) Peningkatan Skill
Kelemahan : Memperlukan dana yang tidak sedikit, waktu pelaksanaan yang
panjang dan membutuhkan SDM yang cakap dalam proses ToT.
Kesempatan :
- Politeknik Negeri Cilacap saat ini masih mendapatkan dana hibah dari
Dikti, sehingga program pengembangan SDM yang ada di Skema
hibah dapat digunakan untuk membiayai pelatihan dan
benchmarking.
- Politeknik Negeri Cilacap telah memiliki kerjasama dengan beberapa
Politeknik Negeri yang telah lama menerapkan PBE
2) Peningkatan motivasi
Kelemahan : upah untuk kegiatan project masih menginduk pada anggaran
institusi sehingga dalam pengelolaannya terkendala birokarasi mengingat
kegiatan project ini tidak termasuk beban kerja dosen
Kesempatan : Surat tugas yang diberikan kepada Dosen dapat digunakan
untuk memenuhi angka kredit dosen, selain itu perlu mancari sumber
pendanaan dari Bank untuk modal kerja project
3) Pembagian Jam kerja
Kelemahan : Membutuhkan sosialisasi dan adaptasi terhadap pola kegiatan
sehari-hari dosen
Kesempatan : Lebih terperinci dalam pembagian tugas dan wewenang
tanggung jawab dapat di control.

pg. 10