SS BUY

PEMBUATAN DAFTAR
PEMBELIAN ALAT BANTU KERJA
LABORATORIUM DENGAN DIGITALISASI

IDENTITAS GUGUS KEGIATAN

TANGGAL
PERUSAHAAN PT PUPUK KALIMANTAN TIMUR 11 MEI 2023
PEMBENTUKAN

PROSENTASE
75%
KEHADIRAN
DEPARTEMEN LABORATORIUM
LAMA PERTEMUAN 60 MENIT/PERTEMUAN

SUSUNAN ANGGOTA NPK DEPARTEMEN

FASILITATOR ISNARYO 8802995 LABORATORIUM

KETUA PETRUS SARA SIANG KNEB22701 LABORATORIUM

ANGGOTA PARISAL KNEB21304 LABORATORIUM

1
 SS BUY
ABSTRAKSI
Laboratorium PT Pupuk Kalimantan Timur merupakan laboratorium yang telah
terakreditasi oleh KAN (Komite Akreditasi Nasional). Laboratorium Inventori
merupakan salah satu bagian dari departemen Laboratorium yang
bertanggungjawab melakukan atau menyiapkan segala sarana dan prasarana di
Laboratorium PT Pupuk Kalimantan Timur. Salah satu sarana dan prasarana yang
di siapkan adalah alat bantu kerja seperti tinta, alat tulis kantor, dan lain-lainnya.
Ada beberapa barang maupun alat bantu kerja lainnya yang harus beli dalam
setiap pekan maupun bulannya.
Salah satu peralatan yang digunakan untuk membeli barang adalah kertas HVS dan
post it. Fungsi dari alat ini adalah untuk mencatat daftar atau list alat bantu kerja
yang akan dibeli. Prinsip kerja nya adalah permintaan alat bantu kerja yang di
minta oleh user diluar dari permintaan item-item yan ada di sistem SIMALA.
Kendala yang ditemukan adalah kertas atau catatan yang terkadang tercecer yang
mengakibatkan kehilangan data pada daftar atau list pembelian, selain itu dampak
dari penggunaan kertas bisa menambah volume sampah yang kita gunakan.
Untuk mengatasi hal ini kami dari SS BUY membuat Lembar kerja digital yang
fungsinya sederhana yaitu membuat lembar kerja tanpa menggunakan kertas
maupun post it dengan memanfaatkan digitalisasi. Dan dengan inovasi ini
peralatan atau alat tulis kantor jadi lebih hemat dan aman dari potensi kehilangan
data yang disebabkan dari kurang tertata dan human eror.

2
 SS BUY

2023 JUMLAH PERTEMUAN

PDCA KEGIATAN
MEI JUNI JULI RENCANA REALISASI

Menentukan
1 1 1
tema

Menganalisis
2 1 1
Penyebab
P
Menentukan
3 Penyebab 1 1
Dominan
Merencanakan
4 perbaikan dan 1 1
target

Melaksanakan
D 5 1 1
perbaikan

Meneliti Hasil
C 6 1 1
Perbaikan

Membuat
7 Standar 1 1
Baru
A
Membuat
8 rencana 1 1
selanjutnya
JUMLAH 8 8

3
 SS BUY
PLAN
LANGKAH I
MENENTUKAN TEMA DAN SASARAN TEMA
(Pekan Pertama Mei 2023)

I. 1 Data Masalah Awal

Daftar atau list pembelian alat bantu kerja tercecer atau hilang
Pembuatan daftar atau list pembelian alat bantu kerja menggunakan
potongan kertas bekas atau post it, dimana potongan kertas maupun post it
rentan tercecer dan hilang. Setelah beberapa kali kehilangan, waktu dan tempat
sebagai berikut :

Bulan Terjadi/bulan TEMPAT KETERANGAN

Tercecer dan setelah

Januari 2 kali LAB INVENTORI dicari tidak ditemukan
kembali

Tercecer dan setelah

Februari 1 kali LAB INVENTORI dicari tidak ditemukan
kembali
Tercecer dan setelah
Maret 2 kali LAB INVENTORI dicari, ditemukan
kembali
Tercecer dan setelah
April 1 kali LAB INVENTORI dicari, ditemukan
kembali

Pendata : Parisal
Periode : Tahun 2023
Sumber : Catatan harian personel

4
 SS BUY
Tabel Kejadian selama terjadi kececeran atau kehilangan

Grafik Aktual
2.5

1.5

0.5

0
Januari Februari Maret April

Dari grafik diatas terlihat kejadian tercecer atau kehilangan pada daftar list
pemebelian naik turun dan tidak menentu.

I. 2 Quality Objective
Berdasarkan permasalahan diatas, untuk mengurangi durasi hingga
menghilangkan kejadian tersebut perlu adanya penataan agar tak terjadi
secara berkala maka permasalahan ini harus diselesaikan untuk menjaga
kestabilan sarana dan prasarana di Departemen Laboratorium, setelah
berdiskusi dengan kepala bagian maka ditugaskan kepada SS BUY untuk
mengatasi permasalahan ini.

5
 SS BUY
I. 3 Masalah Potensial
Tabel Dampak Negatif dan Prediksi manfaat Potensial

Aspek Dampak Negatif Prediksi Manfaat Potensial

Daftar pembelian alat bantu

Daftar pembelian alat bantu kerja
Quality kerja tertata dan mudah
harga tececer dan hilang
ditelusuri

Post it atau kertas HVS hilang, Tidak perlu membeli kertas jika
Cost
mengganti yang baru Rp. 6 5.000,- menggunakan fasilitas lainnya

Durasi menjadi lama dikarenakan

penggunaan fasilitas dan
penelusuran ulang daftar
Delivery penelusuran daftar pembelian
pembelian ketika terjadi
mudah ditelusuri
kehilangan

Berkurangnya Limbah
Safety & Bertambahnya Limbah Anorganik
Anorganik pada Lingkungan
Environment pada lingkungan Laboratorium
Laboratorium

Personel merasa khawatir dengan

Personel yakin dengan
Moral kehilangan dan tidak yakin ketika
pembelian
dilakukan penelusuran ulang

I. 4 Analisis Resiko

Berdasarkan Permasalahan yang ada, dapat dilihat resiko yang muncul antara
lain :

a. Hilangnya daftar Pembeliat alat bantu kerja

b. Bertambahnya Limbah Anorganik di lingkungan Laboratorium
c. Pemanfaatan fasilitas yang ada tidak efektif

6
 SS BUY
I. 5 Kesimpulan
Atas Dasar hasil kejadian Kehilangan daftar pembelian Alat bantu kerja
Laboratorium, maka Gugus SS BUY Sepakat untuk Mengangkat tema
“Pembuatan Daftar Pembelian Alat Bantu Kerja Laboratorium Dengan
Digitalisasi”

I. 6 Komentar Atasan
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
.....................................................................

Menyetujui, Mengetahui, Bontang, 7 Mei 2023

Edy Pratolo Isnaryo Petrus sara siang

VP Laboratorium Fasilitator Ketua gugus

7
 SS BUY
LANGKAH II
MENGALISIS PENYEBAB
(Minggu Kedua Juli 2023)

II. 1 Diagram Ishikawa

LINGKUNGAN METODE
Permintaan hanya
Adanya Limbah
melalui lisan
yang dihasilkan

Pendataan hanya
Menambah Volume menggunakan media
Limbah Anorganik tulis Daftar
Pembelian
barang tercecer
dan hilang
Penyimpanann Mudah berpindah
Mudah rusak tempat
dan ringan ya tidak rapi

Terbuat dari Ringan dan

kertas dan Kurangnya perekat
BAHAN MANUSIA ALAT
mudah kepedulian kurang
berpidah tahan lama
tempat

Kesimpulan :
Dari diagram tulang ikan diatas dapat diambil kesimpulan sumber-sumber
penyebab daftar pembelian tercecer dan hilang :
1. penyimpanan yang tidak rapi
2. mudah rusak dan berpindah tempat
3. pendataan menggunakan media tulis
4. perekat kurang tahan lama

8
 SS BUY
LANGKAH 3
MENENTUKAN PENYEBAB DOMINAN
(minggu keempat Juli 2023)

III. 1. Verifikasi Lapangan

PENYEBAB
NO HASIL VERIFIKASI STANDAR KESIMPULAN
MASALAH
penyimpanan
daftar penyimpanan
Penyimpanan
pembelian tidak harus tertata
1 yang tidak Berkorelasi
elok dipandang dengan rapi agar
rapi
mudah dijangkau

Bahan tidak Tidak

2 Mudah rusak terdapat daftar belanja yang mulai rapuh
mudah rusak Berkorelasi
Pendataan
pendataan mudah
hanya
3 pendataan mudah terhapus di akses dan di Berkorelasi
menggunakan
jangkau
media tulis
perekat harus kuat
Perekat dan mempunyai
perekat mudah hilang karena efek suhu Tidak
4 kurang tahan daya tahan lama
rungan yang dingin Berkorelasi
lama dengan suhu
seekstrim apapun

III . 2. Menguji Korelasi Penyebab Masalah

1. Penyimpanan yang tidak rapi
Penempatan yang tidak tepat pada data permintaan barang membuat
Sebagian pekerjaan menjadi berantakan dan tidak tertata dengan baik,
media yang mudah berpidah tempat membuat data tersebut hilang.
2. Pendataan hanya menggunakan media tulis
Terbatasnya alat yang digunakan menjadi kendala saat terjadinya suatu
kekeliruan dan kehilangan pada data tersebut, perlu adanya perbaikan
agar dapat lebih efisien dalam pendataan jika terjadinya kehilangan.

Kesimpulan
Dari hasil verifikasi penyebab terjadinya kehilangan pada daftar pembelian alat
bantu kerja disebabkan penyimpanan yang tidak rapi dan penulisan daftar
pembelian masih menggunakan media tulis, sehingga gugus SS Buy mengangkat
judul “Pembuatan Daftar Pembelian Alat Bantu kerja Laboratorium dengan
Digitalisasi.“

9
 SS BUY
LANGKAH 4
MERENCANAKAN PERBAIKAN
Minggu Pertama Agustus 2023

IV.1. Membuat Rencana Perbaikan

WHERE,
NO. MASALAH WHAT WHY HOW HOW MUCH
WHEN, WHO
Penyimpanan Agar mudah Membuat File file tersimpan
Membuat Laboratorium
daftar pembelian dijangkau daftar dalam
daftar Inventori 5
alat bantu kerja dan pembelian Handpone
pembelian Agustus
1 tidak rapi dan mengurangi dengan mudah di
lebih efisien 2023, Petrus
pendataan masih resiko menggunakan jangkau dan
dan dapat Sara Siang
menggunakan kehilangan Microsoft data tidak
ditelusuri dan Parisal
media tulis data Excel mudah hilang

VI. 2 Komentar Atasan

...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
.....................................................................

Menyetujui, Mengetahui, Bontang, 3 Agustus 2023

Edy Pratolo Isnaryo Petrus sara siang

VP Laboratorium Fasilitator Ketua gugus

10
 SS BUY
DO
LANGKAH V
MELAKSANAKAN PERBAIKAN
Minggu Ketiga Agustus 2023

Membuat Daftar Pembelian di Microsoft Excel

Who : Parisal
When : 16-20 Agustus 2023
Where : Laboratorium Inventori
How :
a. Mempersiapkan peralatan
1. Menyiapkan Handphone
2. Download Aplikasi Microsoft Excel di Play Store
3. Buka Microsoft Excel

b. Membuat daftar pembelian

1. Masuk Ke Aplikasi Microsoft Excel
2. Block coloum yang akan di buat tabel
3. Buat Daftar Pembelian dalam bentuk Tabel Tabel
4. Save File

11
 SS BUY

c. Berbagi File daftar pembelian

1. Bagikan File daftar pembelian yang telah di save ke grup Whatsapp
2. Buka File tersebut
3. Update daftar Ketika ada penambahan daftar pembelian dan bagikan
Kembali di grup Whatsapp.

12
 SS BUY
CHECK
LANGKAH VI
MENELITI HASIL PERBAIKAN
(Minggu Pertama September 2023)

VI.1. Perbandingan Daftar Pembelian

Bulan Terjadi/bulan
Januari 2 kali Bulan Terjadi/bulan
Setelah Perbaikan Agustus 0 kali
Februari 1 kali
Maret 2 kali September 0 kali

April 1 kali

Kesimpulan : Daftar Pembelian yang hilang sudah bisa diatasi.

Dari data yang telah dikumpulkan, data awal menunjukkan naik dan turun
sebelum perbaikan dan stabilnya setelah perbaikan. Hal ini menunjukkan
perubahan yang signifikan dari hasil yang telah dilakukan.

berdasarkan hasil evaluasi yang diamati maka

dapat disimpulkan bahwa inovasi yang
dilakukan dinyatakan

BERHASIL.

SEBELUM SESUDAH

13
 SS BUY

VI.2 Potensial Benefit

A. Tangible Benefit

Berdasarkan hasil inovasi yang dilakukan SS Buy, laboratorium

Inventori dapat mencegah terjadinya pemborosan penggunaan kertas
post it yang harganya + Rp. 15.000., dikarenakan penyebab kehilangan
dapat dicegah dengan menggunakan Aplikasi Microsoft Excel.

B. Intangible Benefit

Keuntungan lain yang diperoleh setelah inovasi ini adalah

penggunaan Smartphone diera Digitalisasi sangat bermanfaat bagi
pekerjaan maupun diri pribadi dan tidak kuatir lagi kehilangan data
karena pekerjaan menggunakan system yang mudah dijangkau dan
ditelusuri.

VI.4 Manfaat potensial yang diperoleh ditinjau dari aspek QCDSEM

Aspek Prediksi Manfaat Potensial

Daftar pembelian alat bantu kerja tertata dan mudah

Quality
ditelusuri
Tidak perlu membeli kertas jika menggunakan fasilitas
Cost
lainnya
penggunaan fasilitas dan penelusuran daftar pembelian
Delivery
mudah ditelusuri
Safety & Berkurangnya Limbah Anorganik pada Lingkungan
Environment Laboratorium
Personel yakin dengan pembelian dan tidak kuatir
Moral
kehilangan

14
 SS BUY
ACTION
LANGKAH VII
STANDARISASI
(Minggu Ketiga September 2023)

VII.1 Standar Masukan

1. Handphone
2. Aplikasi Microsoft Excel
3. Charger
4. Kaca Mata
5. Aplikasi Whatsapp

VII.2 Standar Prosedur

a. Membuat daftar Pembelian

1. Masuk Ke Aplikasi Microsoft Excel yang telah diDownload diPlay Store
2. Block coloum yang akan di buat tabel sesuai coloum yang dibutuhkan
3. Buat Daftar Pembelian dalam bentuk Tabel
4. Save File dan beri nama daftar pembelian di folder khusus

b. Berbagi File daftar pembelian

1. Bagikan File daftar pembelian yang telah di save, ke grup Whatsapp
khusus personel penanggung jawab.
2. Buka File tersebut
3. Update daftar Ketika ada penambahan daftar pembelian dan bagikan
Kembali di grup Whatsapp.

VII.3 STANDAR HASIL

1. Tidak terjadi kehilangan data daftar pembelian

VII.4 JAMINAN ANTI SALAH

1. pengechekan dilakukan berkalah dan dicatat pada file kedatangan

15
 SS BUY
VII. 5 Komentar Atasan
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
.....................................................................

Menyetujui, Mengetahui, Bontang, 21 September 2023

Edy Pratolo Isnaryo Petrus sara siang

VP Laboratorium Fasilitator Ketua gugus

16
 SS BUY
LANGKAH VIII
MERENCANAKAN PERBAIKAN SELANJUTNYA
(Minggu Keempat September 2023)

VIII. 1 Merencanakan perbaikan selanjutnya

Setelah menyelesaikan Kehilangan Daftar Pembelian Alat bantu Laboratorium,
maka gugus Buy berencana untuk membuat file pendataan pengambilan alat
bantu laboratorium untuk memastikan alat yang dibutuhkan telah sampai atau di
ambil kepada requester.
Tujuan : agar bisa memudahkan personil dalam memonitoring pengambilan
barang dari requester yang biasanya terjadi miss komunikasi jika tidak ada
catatan atau data.

2024 JUMLAH PERTEMUAN

PDCA KEGIATAN
Januari Februari Maret RENCANA REALISASI

Menentukan
1 1
tema

Menganalisis
2 2
Penyebab
P
Menentukan
3 Penyebab 1
Dominan
Merencanakan
4 perbaikan dan 1
target

Melaksanakan
D 5 2
perbaikan

Meneliti Hasil
C 6 2
Perbaikan

Membuat
7 Standar 1
Baru
A
Membuat
8 rencana 1
selanjutnya
JUMLAH 11

17
 SS BUY
VIII. 2 Komentar Atasan
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
.....................................................................

Menyetujui, Mengetahui, Bontang, 28 September 2023

Edy Pratolo Isnaryo Petrus sara siang

VP Laboratorium Fasilitator Ketua gugus

18