STANDART OPERATING

PROCEDUR [SOP]
PESANTREN PUTRI TAHFIDZUL QUR’AN DARUL MADINAH MADIUN
SOP-SOP PESANTREN DARUL MADINAH
SOP PENELPONAN
 Penelponan dilaksanakan setiap hari SABTU dan AHAD
 Sabtu : jam 13.00 WIB s/d 14.00 WIB
 Ahad : jam 08.00 WIB s/d 14.00 WIB
 Durasi penelponan
 Regular paling lama 15 menit setiap santri
 Video call paling lama 15 menit setiap santri
 Setiap santri mengisi pulsa sebesar Rp. 3.000 setiap bulan
 Penelponan dilaksanakan sesuai jadwal
 Area penelponan dilakukan di luar kelas dan luar asrama
 Tatacara penelponan adalah dengan cara orangtua miscall terlebih dahulu
 Untuk menjalin komunikasi aktif dan akurat hanya melalui ustadzah/wali asrama termasuk
informasi santri sakit
 Bagi santri yang ingin menambah durasi telpon ke orangtua, maka dilayani melalui
penelponan smartel [syarat dan ketentuan berlaku] – Sabtu & Ahad [setiap pecan]
SMARTEL DARUL MADINAH

 Smartel diperuntukkan untuk penelponan regular dan video call

 Penelponan via smartel tidak dibatasi waktu
 Santri yang menelpon via smartel, maka wajib membeli kartu dan pulsa ke
bagian ekonomi [ust. Irfan ]. [Maksimal pulsa sebesar 20.000 / pecan]
 Penelponan dilaksanakan di Sabtu dan Ahad pecan 1, 2, 3 dan 4]
 Jadwal smartel
 Sabtu : jam 13.00 WIB s/d 14.00 WIB
 Ahad : jam 08.00 WIB s/d 14.00 WIB
SOP PERIJINAN

 Wali santri meminta ijin minimal sehari sebelumnya

 Jika diijinkan, maka wali santri menjemput putrinya sesuai jam yang
ditentukan
 Santri mengurus perijinan
 Sampai di pondok, menginformasikan ke bagian resepsionis/Humas
 Resepsionis /Humas menyampaikan ke bagian pengasuh
 Santri menyerahkan surat ijin ke ruang resepsionis
 Membawa pulang putri sesuai permintaan ijin
 Mengantar kembali ke pondok sesuai jam kantor [isyak] jika sudah selesai
dan melapor ke pengasuh
PERIJINAN KHUSUS

 Perijinan khusus diberikan sekali dalam satu semester untuk keperluan seprti
buat KTP, Cap tiga jari, orangtua wisuda, saudara wisuda,
SOP KUNJUNGAN

 Kunjungan yang dimaksud adalah kunjungan di luar kunjungan bulanan

 Walisantri melapor ke bagian resepsionis/Humas dan mengisi buku tamu
 Petugas resepsionis menghubungi bagian pengasuh
 Mempersilahkan walisantri menemui putrinya di tempat yang telah
disediakan
 Berpamitan kepada pengasuh jika sudah selesai melakukan kunjungan
 Keluar melalui pintu resepsionis
 Kunjungan tidak boleh dilakukan di atas jam 20.00
SOP PENANGANAN SANTRI SAKIT

1. DIBERI PERTOLONGAN PERTAMA DAN DIDOAKAN

2. JIKA MASIH BERLANJUT, DIBAWA KE PUSKESMAS/ RSUD.
3. JIKA TIDAK BERKENAN DI RAWAT LEBIH LANJUT, MAKA SANTRI YG BERSANGKUTAN MENGISI SURAT
PERNYATAAN PENOLAKAN DIRUJUK DAN DIKIRIM KE ORANGTUA/WALI
4. SELAMA SAKIT, SANTRI DIRAWAT DI POSKESTREN DAN DIRAWAT OLEH MUSYRIFAH DAN SANTRI PIKET
5. JIKA TIDAK MAU DIRAWAT DI POSKESTREN, MAKA MENGISI SURAT PERNYATAAN DAN DIKIRIM KE
ORANGTUA/WALI
6. PETUGAS KESEHATAN DAN WALI ASRAMA MENGINFORMASIKAN KE WALSAN TERKAIT KONDISI SAKIT
DAN SEMBUH SANTRI YG BERSANGKUTAN [JANGAN SAMPAI ORTU TAHU DULUAN DARI ANAKNYA]
KOMUNIKASI TIDAK MENUNGGU SEMBUH]
7. JIKA BELUM JUGA SEMBUH/SAKIT BERAT, DIKOMUNIKASIKAN KEPADA ORANG TUA AGAR SANTRI
DIRAWAT DI RUMAH
8. BIAYA BEROBAT DI LUAR PESANTREN DAN TRANSPORTASINYA DITANGGUNG OLEH
ORANGTUA/WALI
9. PENYAKIT YANG DIDERITA DICATAT DALAM BUKU REKAM MEDIS PESANTREN
SOP PENGECEKAN PAKET

 Paket yang dikirim harus memiliki DAFTAR ISI PAKET

 Paket dari orangtua atau lainnya harus melalui petugas resepsionis dan
dilakukan pencatatan oleh Resepsionis
 Paket dari orangtua atau lainnya akan dicek oleh bagian humas
 Pengecekan paket dilakukan di depan santri yang bersangkutan
 Jika terdapat barang yang melanggar tatib, maka barang akan disita dan
dibagikan kepada seluruh santri atau dibuat baksos
 Paket diserahkan ke santri setelah selesai pengecekan
SOP CHECK IN SANTRI

1. Mengisi daftar kedatangan

2. Membayar administrasi keuangan
3. Menyerahkan berkas [jika ada]
4. Cek barang dan bawaan
5. Masuk asrama
SOP CHECK OUT SANTRI

1. Merapikan semua perlengkapan pribadinya baik yang ditinggal

maupun yang akan dibawa pulang
2. Melunasi administrasi keuangan [jika ada]
3. Menerima raport kepesantrenan dan formal
4. Berpamitan kepada para ustadz dan ustadzah
5. Mengisi daftar kepulangan
6. Pulang ke rumah masing-masing
SOP PENANGANAN PELANGGARAN
SANTRI
 DILIHAT DULU JENIS PELANGGARANNYA
 RINGAN, CUKUP DITANGANI OLEH GPH [A]
 SEDANG, CUKUP DITANGANI OLEH MUSYRIFAH [B]
 BERAT, DITANGANI OLEH PIMPINAN PESANTREN [C]
 BERAT SEKALI – DIKELUARKAN [D]
JENIS-JENIS SANKSI

 SEMUA SANKSI BERSIFAT TARBAWI

 RINGAN = DIBERI TUGAS
 SEDANG = DISKORSING
 BERAT = DIKEMBALIKAN KEPADA ORANG TUA

* CATATAN-CATATAN PELANGGARAN DIKOMUNIKASIKAN KEPADA ORANG

TUA ATAU WALI SANTRI
SOP KOMUNIKASI DG WALSAN

1. PENGASUH BERKOMUNIKASI DG WALSAN SEBULAN SEKALI SAMBIL

MENYAMPAIKAN LAPORAN PERKEMBANGAN PUTRINYA
2. SEMUA WALI SANTRI DIHUBUNGI/DITELPON TANPA TERKECUALI
3. PENGASUH MENYAMPAIKAN LAPORAN PERKEMBANGAN ANAK DAN PROSES
PEMBINAANNYA SECARA LISAN
4. KOMUNIKASI INI SEBAGAI ANTISIPASI ATAU JUGA BISA SEBAGAI
PEMBERITAHUAN AWAL JIKA TERJADI PELANGGARAN SANTRI SEHINGGA
ORANGTUA TIDAK KAGET / MARAH / TERSINGGUNG
5. WALSAN YANG MEMINTA LAPORAN PERKEMBANGAN ANAKNYA BOLEH
DIBERIKAN/DIKASIH
SOP KOMUNIKASI PENGASUH DG
SANTRI
 MENYAPA DENGAN BAHASA YG SANTUN DAN SOPAN SERTA SENYUM
 FOKUS PADA INTI MASALAH DAN TIDAK MENYEBAR KE HAL LAIN.
 TIDAK MEMBANDING-BANDINGKAN DENGAN SANTRI YANG LAIN
 TIDAK MENYEBUT-NYEBUT KEKURANGAN ORANGTUA
 TIDAK MEMBANDING-BANDINGKAN DENGAN SANTRI PONDOK LAIN
 TIDAK LAIN-LAINNYA
ALUR ORANGTUA DENGAN PENGASUH
 PENDAFTARAN SANTRI BARU : WAWANCARA DAN OBSERVASI, MASUK
GROUP
 AWAL MASUK PONDOK : WALSAN MENDAPATKAN FILE TATIB DAN SOP
SERTA SOSIALISASI TATIB, MASUK GROUP FOS
DAN GROUP PER-KAMAR – MENGISI
PERNYATAAN PENYERAHAN PUTRINYA
 PER-PEKAN : MENYAKSIKAN KEGIATAN PESANTREN
SECARA LIVE JIKA ADA
 PER-BULAN : LAPORAN PERKEMBANGAN KARAKTER,
PENELPONAN DAN KUNJUNGAN,
KOMUNIKASI OLEH PENGASUH
 PER-SEMESTER : LAPORAN PERKEMBANGAN KARAKTER PER-
SEMESTER
 KELULUSAN : LAPORAN PERKEMBANGAN KARAKTER SEJAK
AWAL MASUK SAMPAI LULUS
SOP KETAHFIDHAN
SOP Permohonan SKL Tahfidz

 Hafalannya telah di-UAS-kan / di-UAT-kan

 Meminta surat keterangan hafalan ke kepala kepesantrenan
 Kepala pesantren mengarahkan yg bersangkutan untuk melunasi
administrasi
 Menunjukkan surat keterangan lunas adminitrasi dari bendahara yayasan
ke TU pesantren
 TU Pesantren membuat surat keterangan halafan dan meminta tanda
tangan ke kepala tahfidz
 Membayar biaya administrasi sebesar Rp. 25.000 ke Bendahara Pesantren
[khusus bagi ALUMNI] [
 TU Pesantren memberikan surat keterangan kepada yang bersangkutan
dan mencatatnya di buku control administrasi
SOP Wisuda Darul Madinah
1. Pra – Acara [Check in Peserta dan Tamu undangan & Penayangan Video kegiatan
santri]
2. Pembukaan
3. Sambutan oleh Pembina Yayasan Darul Madinah
4. Ujian terbuka / Tilawah [oleh santri yang sudah LULUS UAT]
5. Prosesi wisuda [yang berdiri di panggung Kepala SMP/MA, Kepala pengasuh,
kepala Tahfidz] [SMP : Vandel, pengasuh : Medali, tahfidz : pashmina]
6. Prosesi penyematan MAHKOTA dan anugerah santri yang hafal 30 Juz [Model
mahkota masih PR]
7. Pesan dan kesan perwakilan walisantri
8. Doa dan penutup
9. Foto bersama dengan semua ustadz dan ustadzah
10. Foto bersama keluarga
SOP Komunikasi Muhafidhoh dg Santri

 MENYAPA DENGAN BAHASA YG SANTUN DAN SOPAN SERTA SENYUM

 FOKUS PADA INTI MASALAH DAN TIDAK MENYEBAR KE HAL LAIN.
 TIDAK MEMBANDING-BANDINGKAN DENGAN SANTRI YANG LAIN
 TIDAK MENYEBUT-NYEBUT KEKURANGAN ORANGTUA
 TIDAK MEMBANDING-BANDINGKAN DENGAN SANTRI PONDOK LAIN
 TIDAK LAIN-LAINNYA
Tata Tertib Group Wali Santri

 Group dibuat berdasarkan kamar santri

 Group terdiri dari wali asrama, wali kelas, wali tahfidz dan wali santri
 Group dibuat 2 arah - Utamakan saling menghargai antar anggota group
 Admin group adalah wali asrama, wali kelas, wali tahfidz dan perwakilan walisantri
 Wali santri boleh meminta informasi dan foto kegiatan terkait putrinya sesuai unitnya
[menanyakan kegiatan sekolah, maka pada saat jam sekolah, dsb]
 wali santri boleh mengirim MAKANAN untuk semua anggota kelasnya/kamarnya di
luar paket – sepekan sekali
 Group ini sebagai media komunikasi dan konfirmasi, diskusi, dan menyampaikan
saran dan masukan, bukan mencela dan merendahkan antar satu dengan lainnya
 Berkaitan dengan masalah penting dan urgen, maka walisantri japri kepada yang
bersangkutan dan atau datang ke pondok.
 Wali asrama harus memiliki file aturan pesantren, khususnya terkait paket,
penelponan dan daftar santri asuhnya serta SOP penanganan santri sakit
 Wali tahfidz memiliki kurikulum dan capaian tahfidz santri serta daftar santri
asuhnya
 Ustadzah halaqoh tidak boleh pegang HP pada saat sedang ber-halaqoh
dan dalam kondisi sedang menyimak hafalan santri.
 Wali kelas memiliki daftar nama santri dan jadwal kegiatan serta aturan
akademik unitnya
 Group FOS tetap searah karena fungsinya sebagai media informasi bukan
media komunikasi
Jadwal Kegiatan Santri