Penerapan Gugus Kendali Mutu dengan sistem

PDCA dalam Efisiensi Biaya di PT XYZ

Sarah Firza Mailani1, Barda Mahendra2, Andri Oktarian3*
1,3
JurusanTeknikIndustriUniversitasBuddhiDharma
Jln. Imam Bonjol No. 41 Tangerang 15115
1
sarahfirzamailani@gmail.com
3*
bardamahendra@gmail.com (penuliskorespondensi)

Intisari— Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisis efisiensi biaya di PT XYZ menggunakan sistem PDCA (Plan-Do-
Check-Act) melalui pembentukan Gugus Kendali Mutu (GKM). Penelitian ini melibatkan analisis data reject PT XYZ dan
melakukan perbandingan reject sebelum dan setelah penerapan sistem PDCA melalui pembentukan gugus kendali mutu. Hasil
penelitian menunjukkan bahwa PT XYZ berhasil menghemat biaya sebesar 22 Jt dalam waktu 1 Bulan dengan menerapkan sistem
PDCA dan metode gugus kendali mutu. Temuan ini menunjukkan bahwa penerapan sistem PDCA dan metode gugus kendali mutu
dapat secara signifikan meningkatkan efisiensi biaya PT XYZ.
Kata kunci— Efisiensi biaya, PDCA, Gugus Kendali Mutu, PT XYZ.

Abstract— The aim of this research is to analyze cost efficiency at PT XYZ using the PDCA (Plan-Do-Check-Act) system through the
implementation of the Gugus Kendali Mutu (GKM). This research involves analyzing PT XYZ's financial data and comparing cost
performance before and after implementing the PDCA system and the quality control group method. The research results show that
PT These findings indicate that the implementation of the PDCA system and quality control group method can significantly increase
PT XYZ's cost efficiency.
Keywords— Cost efficiency, PDCA, Gugus Kendali Mutu, PT XYZ..

I. PENDAHULUAN menggunakan alat kendali mutu dan proses pemecahan

Di era persaingan yang semakin ketat, perusahaan telah
menjadikan efisiensi biaya sebagai prioritas utama. Bagi
perusahaan, efisiensi biaya berarti mengelola dan
mengoptimalkan pengeluaran yang diperlukan untuk produksi,
operasional, dan aktivitas lainnya. Meningkatkan efisiensi
biaya memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan
keuntungan, mengurangi biaya produksi, dan memperoleh
keunggulan kompetitif di pasar. Oleh karena itu, perusahaan-
perusahaan saat ini semakin mengarah pada pengelolaan
efisiensi biaya yang efektif.
PT XYZ merupakan sebuah perusahaan manufaktur
subsektor makanan dan minuman berskala internasional.
Salah satu produk yang dihasilkan yaitu wafer. Salah satu
komponen dari wafer tersebut adalah cereal. Seiring dengan
pertumbuhan perusahaan , strategi mengurangi pemborosan
biaya pada produksi perlu diterapkan untuk membantu
menstabilkan biaya perusahaan dan meningkatkan efisiensi
biaya bagi perusahaan. Oleh karena itu, penelitian ini akan
mengeksplorasi dampak penerapan Gugus Kendali Mutu
dengan sistem PDCA terhadap efisiensi biaya di PT XYZ
Dalam konteks ini, penerapan Gugus Kendali Mutu dengan
sistem PDCA telah menjadi pendekatan yang populer dalam
rangka meningkatkan efisiensi biaya. GKM adalah
sekelompok kecil karyawan yang terdiri dari 3 – 5 orang dari
unit kerja yang sama, yang dengan sukarela secara berkala dan
berkesinambungan mengadakan pertemuan untuk melakukan
kegiatan pengendalian mutu di tempat kerjanya dengan
masalah. (Direktorat Jenderal Industri Kecil Menengah -
Departemen Perindustrian, 2007). Tujuan dari penerapan
Gugus Kendali Mutu adalah untuk mencapai keunggulan
kompetitif dengan memastikan bahwa semua proses dan
kegiatan perusahaan berjalan dengan efisien dan menurut
standar. Dalam menerapkan GKM, kelompok menggunakan
metode Delapan Langkah Perbaikan (8 Steps Improvement),
Tujuh Alat Pemecahan Masalah (Seven Tools) dan teknik
problem solving Brainstorming, 5Why Approach dan 5W2H.
PDCA (Plan-Do-Check-Action) adalah sistem yang sering
digunakan di perusahaan-perusahaan besar melalui proses
yang terus menerus dan berkesinambungan (Continuous
Improvement). PDCA diperkenalkan oleh Dr. W. Edwards
Deming, seorang pakar kualitas ternama kebangsaan Amerika
Serikat, sehingga siklus ini disebut siklus Deming (Deming
Cycle/Deming Wheel) (Bastuti, 2017). Sistem PDCA adalah
salah satu sistem yang digunakan dalam penerapan Gugus
Kendali Mutu. Sistem ini menggambarkan siklus perbaikan
yang berkesinambungan, dimulai dengan perencanaan (Plan),
pelaksanaan (Do), pemeriksaan (Check), dan tindakan (Act)
yang diperlukan untuk memperbaiki proses dan sistem yang
ada. Sebagai objek penelitian, PT XYZ diharapkan dapat
meningkatkan efisiensi biaya melalui penerapan Gugus
Kendali Mutu dengan sistem PDCA.
Delapan Langkah Perbaikan dan Tujuh Alat Pemecahan
Masalah
Delapan Langkah Perbaikan (8 Steps Improvement) adalah
metode memecahkan masalah atau meningkatkan
keberhasilan berdasarkan siklus Plan Do Check Action
(PDCA) yang berkesinambungan.
Delapan Langkah Perbaikan tersebut adalah sbb :
1. Menetapkan persoalan / masalah / faktor
keberhasilan yang harus diperbaiki / ditingkatkan
(Plan)
2. Menganalisa sebab akibat (Plan)
3. Mencari akar masalah (Plan)
4. Merencanakan tindakan (Plan)
5. Melaksanakan rencana (Do)
6. Memeriksa hasil dan dampak (Check)
7. Membuat standarisasi (Action)
8. Menyiapkan rencana berikutnya (Action)
Tujuh Alat Pemecahan Masalah adalah alat-alat (tools)
yang dipakai dalam setiap tahapan perbaikan dalam
mengelompokkan masalah, menampilkan data sehingga
memudahkan analisis data dalam proses penyelesaian masalah
dan peningkatan kinerja.
Tujuh alat tersebut adalah :
1. Stratifikasi
Menurut Tjiptono, 2003 Stratifikasi merupakan
teknik mengelompokkan data ke dalam kategori
tertentu, agar data dapat menggambarkan
permasalahan secara jelas sehingga kesimpulan
mudah diambil. Contoh : setelah mengumpulkan
data kecacatan pada produk , percetakan,
didapatkan faktor yang dapat distratifikasi dalam
kategori : operator, mesin, ukuran kertas, waktu,
tanggal dan metode.
2. Diagram Pareto
Diagram Pareto diciptakan oleh Alfred Pareto
(1848-1923) yang melakukan studi ekstensif
tentang distribusi kekayaan di Eropa. Ia
menemukan bahwa hanya sedikit orang yang
memiliki banyak uang dan banyak orang yang
memiliki sedikit uang. Distribusi kekayaan yang
tidak merata ini yang menjadi bagian integral dari
teori ekonomi. Diagram ini mengklasifikasi data
dengan urutan menurun dari kiri ke kanan
(Besterfield, 2009).
3. Diagram sebab –akibat
Diagram Tulang Ikan atau Fishbone Diagram
(Ahyari, 2013) atau biasanya dikenal dengan
nama Diagram Sebab-Akibat (Cause and Effect
Diagram) adalah salah satu alat yang digunakan
untuk melihat permasalahan dan penyebab
terjadinya permasalahan.
4. Histogram
Histogram adalah representasi grafis dari distribusi
data. Histogram secara grafis menunjukkan
kapabilitas proses (Besterfield,2009).
5. Diagram Scatter
Diagram Scatter adalah hubungan sebab-akibat
diatara dua variabel (Besterfield, 2009). Ada
beberapa hubungan (korelasi) antar dua varibel
yaitu :
• Korelasi positif
• Korelasi negatif
• Tidak ada korelasi
6. Grafik
Grafik adalah sebuah tool yang digunakan untuk
menampilkan suatu data dalam bentuk visual.
7. Check Sheet
Check Sheet adalah form yang digunakan untuk
mengumpulkan data (Fukui, R., et al, 2003).
II. METODOLOGIPENELITIAN
Penelitian ini dilakukan pada Sub Divisi Produksi PT.
XYZ, dimana sub divisi membentuk kelompok GKM yang
terdiri dari 6 orang dan 1 orang bertindak sebagai fasilitator.
GKM ini bertujuan untuk melakukan langkah-langkah
perbaikan tentang kinerja sub divisi dalam mengatasi faktor
yang menyebabkan kegagalan mencapai efisiensi atau
peningkatan keborosan.
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah studi
kasus di PT XYZ. Observasi langsung, wawancara dengan
pihak terkait, dan analisis dokumentasi adalah metode yang
digunakan untuk mengumpulkan data untuk penelitian ini.
Fokus penelitian ini adalah proses penerapan Gugus Kendali
Mutu dengan sistem PDCA di PT XYZ dan bagaimana hal ini
berdampak pada efisiensi biaya perusahaan.
Sumber data yaitu data kuantitatif diperoleh dari
perusahaan berupa data perbandingan persentase target Reject
terhadap pencapaian Reject Sub Divisi Produksi Cereal
dalam 6 bulan terakhir (data awal) dan data perbandingan
target terhadap pencapaian selama GKM berlangsung (data
akhir). Sumber data kualitatifnya adalah ide-ide yang
diperoleh saat kelompok GKM melakukan Brain Storming
dan 5 Why Aproach.
 III. HASILDANPEMBAHASAN
A. Data Sebelum GKM
Sebelum melakukan GKM diperlukan data-data Reject
Produksi Sub Divisi Produksi Cereal yaitu berupa persentase
reject yang dicapai pada 6 bulan sebelumnya.
Tabel 1
Data Reject Produksi Cereal
Berdasarkan diagram pareto di atas, salah satu
permasalahan yang dominan adalah tingginya reject bubuk
kasar yaitu sebesar 2,02 % dengan nilai 32910 kg.
PENETAPAN TARGET
Dari data diatas dapat dilihat Persentase Reject pada bulan
Januari sampai Juni 2022 tidak mencapai target yang telah
ditetapkan oleh managemen. Oleh karena itu perlu diketahui
penyebab masalah tidak tercapainya target dan usaha-usaha
yang dilakukan agar dapat mencapai target.
Setelah dibentuk tim GKM pada Sub Divisi Produksi Cereal,
kemudian mulai dilakukan putaran siklus PDCA dengan
menjalankan delapan langkah perbaikan sebagai berikut :
Langkah 1 : Menetapkan persoalan / masalah / faktor
keberhasilan yang harus diperbaiki / ditingkatkan
Pada langkah ini ditetapkan masalah yaitu tidak tercapainya
target Reject Bubuk Kasar Sub Divisi Produksi Cereal. Oleh
karena itu topik/tema yang diangkat padaGKM periode ini
adalah “MENURUNKAN REJECT BUBUK KASAR DARI
2,02% MENJADI 1% DENGAN CARA MENAMBAHKAN
MESH VIBRATOR DALAM WAKTU 6 BULAN”
Langkah 2 : Menganalisa sebab akibat
Pada langkah ini dilakukan Brainstrorming, yaitu menggali
ide-ide dari anggota GKM. Pada kegiatan Brainstorming,
setiap anggota memberikan ide-ide secara bergiliran dan
dipimpin oleh fasilitator yaitu Supervisor. Selama proses
berlangsung semua ide dicatat dan anggota tidak boleh
memberi tanggapan atau mengkoreksi setiap ide yang
diberikan. Ada aturan tertentu dalam memberikan ide dan
tidak diperbolehkan memberi ide menjurus kepada hal yang
sensitif misalnya mengkritik kebijakan besaran gaji yang
diterima karyawan. Dengan menggunakan Diagram Sebab
Akibat dikelompokkan penyebab masalahnya dengan kategori
tertentu. Adapun hasil Brainstorming tentang penyebab
tingginya Reject Bubuk Kasar adalah sebagai berikut :
Tabel 2

Langkah 3 :Mencari akar masalah
Pada langkah ke 2 ditemukan penyebab dari permasalahan
penyebab tidak tercapainya target Reject Bubuk Kasar adalah
dari faktor manusia (Operator), masalah material, metode
yang digunakan dan faktor lingkungan. Agar mengetahui
penyebab yang paling signifikan maka dicari akar dari
permasalahan dengan menggunakan teknik 5 Why yaitu
bertanya hingga lima kali penyebab dari masalah tersebut.
Untuk menentukkan prioritas perbaikan dibuat tabel
pembobotan akar masalah berdasarkan nilai R2, tingkat
urgensia sebagai pembanding sebelum dilakukan GKM.
Faktor yang diambil hanya akar masalahnya saja.
Dari data diatas dapat dilihat bahwa Vibrator menjadi akar
masalah dominan karena memiliki ni R2 diatas 0,5%.
Langkah 4 : Merencanakan tindakan
Merencakan tindakan adalah usaha yang didasarkan pada
akar masalah yang ditemukan. Menggunakan matriks 5W3H
merencanakan tindakan perbaikan pada ke tiga akar masalah
yang ditentukan pada langkah 3.
Langkah 5 : Melaksanakan rencana
Dari rencana tindakan yang telah dibuat, maka tiap anggota
merealisasikan pada langkah 5. Setiap anggota bertanggung
jawab pada kelancaran rencana sesuai dengan tugas
masingmasing. Tiap tindakan dicatat progresnya dan harus
mengumpulkan bukti tertulis sesuai dengan yang dijadwalkan,
bukti pelaksanaan training dan absensi selama periode GKM.
Setiap minggu anggota GKM melakukan pertemuan rutin
untuk membahas progres dan kendala yang terjadi selama
proses pelaksanaan rencana.
Langkah 6 : Memeriksa hasil dan dampak
Setelah melaksanakan tindakan sesuai dengan yang
direncanakan, maka langkah selanjutnya memeriksa hasil dan
dampak sesuai dengan tujuan dari GKM ini. Adapun hasil
dan dampaknya sebagai berikut:
 REFERENSI
[1] Deming, W. Edwards. (1986). Out of the Crisis: Quality, Productivity
and Competitive Position.
[2] Akbar, R., & Yusuf, M. H. (2007). Penjelasan Dasar-Dasar Metode
PDCA (Plan, Do, Check, dan Action) dalam Manajemen Peningkatan
[3] Sallis, E. (2014). Total Quality Management in Education. Routledge.
[4] Bastuti, S. 2017. Analisis Kegagalan Pada Seksi Marking Untuk
Menurunkan Klaim Internal Dengan Mengaplikasikan Metode Plan-
Do-Check-Action (PDCA). Jurnal Mesin Teknologi. 11(2): 113-122
[5] Haq, Q. 2017. Analisis biaya kualitas untuk meningkatkan efisiensi
biaya produksi pada PT Gemah Ripah Loh Jinawi Industri. Skripsi.
Doctoral dissertation, Universitas Islam Negeri Maulana Malik
Ibrahim.
[6] Kualitas (Studi Kasus PT XYZ). Jurnal Manajemen Perusahaan, 9(2),
107-116.
[7] . Brennan, Linda L., 2011, Operations Management, McGraw Hill, p
70-75
[8] https://www.researchgate.net/publication/313902372 _Jurnal QCC

Rerata Persentasi Bubuk Kasar nya

berkurang dari 2,02%
menjadi 0,68% dibawah
target GKM 1,00%

IV. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil analisis dan pembahasan, dapat
disimpulkan bahwa penerapan Continuous Improvement
dengan menggunakan Sistem PDCA dan metode Gugus
Kendali Mutu memiliki pengaruh yang signifikan terhadap
efisiensi biaya di PT. XYZ. Kontinuitas dalam meningkatkan
kualitas, produktivitas, dan manajemen sumber daya dapat
menghasilkan perbaikan berkelanjutan yang pada akhirnya
memberikan dampak positif terhadap efisiensi biaya
perusahaan.

Dengan menerapkan konsep Continuous Improvement dan

menggunakan Sistem PDCA serta metode Gugus Kendali
Mutu, PT. XYZ dapat melakukan perbaikan
berkesinambungan dalam segala aspek operasionalnya.
Penelitian ini menunjukkan bahwa penerapan Gugus
Kendali Mutu dengan sistem PDCA dapat meningkatkan
efisiensi biaya di PT XYZ yaitu dengan berkurangnya reject
Bubuk Kasar dari 2,02% menjadi 0,68%. Langkah-langkah
dalam sistem PDCA membantu perusahaan memperbaiki
proses operasional, mengurangi biaya non-produksi, dan
meningkatkan kepuasan pelanggan. Oleh karena itu,
direkomendasikan bagi perusahaan lain untuk menerapkan
Gugus Kendali Mutu dengan sistem PDCA guna
meningkatkan efisiensi biaya dalam operasional mereka.