SISTEM BERKAS

= ORGANISASI
FILE
SEQUENTIAL=
YOK E LU CI A R E N I CA R E HATAL ANIT,
S . KOM, MM
S I & MI U N S U RYA
Pengertian Sequential File /Berkas
Sekuensial
•File dengan organisasi urut. Data yang disimpan diurutkan berdasarkan urutan
pemasukan data
(urut berdasarkan nomor record). Data yang ditambahkan selalu menempati
urutan berikutnya.
•Sekumpulan record yang disimpan dalam media penyimpanan sekunder
komputer, yang dapat di akses secara berurutan, mulai dari record pertama
sampai dengan record terakhir. Record per record searah. Record terakhir
adalah rekaman fiktif yang menandai akhir dari arsip.

PRESENTED BY YLRR FOR SI & MI UNSURYA 2

•Merupakan cara yang paling dasar untuk mengorganisasikan kumpulan record-
record dalam sebuah berkas .
Dalam organisasi berkas sekuensial, pada waktu record ini dibuat, record-record
direkam secara berurutan.
Record pertama ditempatkan pada posisi pertama dalam berkas, record kedua
ditempatkan pada posisi kedua dalam berkas dan seterusnya.
Begitu pula pada waktu pengaksesan dan pada waktu berkas ini digunakan
sebagai input, record-record harus diakses secara berurutan.

PRESENTED BY YLRR FOR SI & MI UNSURYA 3

Gambar struktur file/berkas Sekuential

PRESENTED BY YLRR FOR SI & MI UNSURYA 4

 Berkas Sequential
➔Merupakan cara yang paling dasar untuk mengorganisasikan
kumpulan record-record dalam sebuah berkas.

o Keuntungan
Kemampuan untuk mengakses record berikutnya secara
tepat.

o Keterbatasan
Tidak dapat mengakses langsung pada record yang
diinginkan.

PRESENTED BY YLRR FOR SI & MI UNSURYA 5

 ❑Pola Akses
Adalah penentuan akses berdasarkan field tertentu.
Selama pola akses, berkas sekuensial dapat dipasangkan dengan record-record
yang sudah diurut pada berkas, maka waktu aksesnya sangat baik .
Jadi kita harus menentukan pola akses terlebih dahulu, kemudian baru
menentukan organisasi berkas sekuensial berdasarkan urutan yang sesuai dengan
pola aksesnya, jangan sebaliknya .
Contoh:
Berkas mahasiswa SiMi yang disusun secara sekuensial berdasarkan NIM,
kemudian diakses berdasarkan NAMA, maka program tidak akan baik .
Juga tidak akan baik bila mengakses record dengan urutan sebagai berikut :
NIM : 21024508
NIM : 21024607
NIM : 21024115
NIM : 21028001
➔ dimana NIM tersebut belum tersortir.

PRESENTED BY YLRR FOR SI & MI UNSURYA 6

 ❑Media Penyimpanan
Disimpan dalam SASD (Sequential Access Storage device),
seperti magnetic tape atau pada DASD (Direct Access
Storage Device), seperti magnetic disk.

❑Alasan untuk menyimpan pada DASD :

1. Pada umumnya komputer dihubungkan dengan sedikit tape
drive, sehingga tidak cukup untuk menunjang program aplikasi
yang banyak membutuhkan berkas sekuensial.
2. Sistem yang dikonfigurasikan untuk fungsi berkas tertentu,
selalu disimpan dalam disk.
3. Karakteristik lalu lintas saluran dan kapasitas saluran pada
sistem dapat dibuat menguntungkan dengan cara memisahkan
berkas-berkas dalam media penyimpanan.

PRESENTED BY YLRR FOR SI & MI UNSURYA 7

 ❑Pembuatan Berkas Sequential
➔Meliputi penulisan record-record dalam serangkaian yang
diinginkan pada media penyimpanan.
Tugas-tugasnya :
1. Pengumpulan data
2. Perubahan data dalam bentuk bahasa yang dapat
dibaca oleh mesin
3. Pengeditan data
4. Pemeriksaan transaksi yang ditolak
5. Penyortiran edit data

• Pembuatan Berkas Laporan

1. Header Record;
2. Detail Record;
3. Footer Record;
PRESENTED BY YLRR FOR SI & MI UNSURYA 8
 1. Header record
Mencakup report header page header dan
group header Dikenal sebagai informasi
pengenal ( identifying information ) .
2. Detail record
Mencakup isi laporan yang umumnya disusun
dalam kolom .
3. Footer record
Mencakup report footer page footer dan
group footer Dikenal sebagai informasi
ringkasan ( Summary information )
PRESENTED BY YLRR FOR SI & MI UNSURYA 9
❑Retrieval Terhadap Berkas Sequential
Record pada berkas sequential diretrieve secara berurutan, urutan dimana record
tersebut ditulis pada berkas menentukan urutan dimana record tersebut didapat
kembali.
Retrieve dari sebuah berkas dapat dibagi 2 yaitu Report generation dan Inquiry .
Pada umumnya bekas sequential diakses dalam model report generation, karena
record-record harus diakses secara berurutan, tentunya lebih efisien mengakses
setiap record dari berkas tersebut.
Inquiry dari berkas sequential mengalami hambatan karena organisasi berkas ini
memerlukan pengaksesan record secara satu persatu namun ada inquiry yang
memerlukan pengaksesan semua record dari berkas.

Contoh
• Berapa jumlah mahasiswa SiMi yang berumur > 20 tahun ?
• Berapa jumlah karyawan yang mempunyai gaji < Rp.2000.000;?

PRESENTED BY YLRR FOR SI & MI UNSURYA 10

 Hit Ratio
1. Banyaknya record yang harus diakses untuk mendapatkan informasi yang diinginkan dibagi
dengan banyaknya record dalam berkas tersebut
2. Semakin rendah hit ratio, semakin tidak baik bila menggunakan organisasi sequential.
3. Semakin tinggi hit ratio, semakin baik bila menggunakan organisasi sequential.
Contoh :
Inquiry ID : 1323 memerlukan pengaksesan record sebanyak 6 dari 9 record yang ada dalam berkas mahasiswa
6
Hit Ratio = = 0.6
9

PRESENTED BY YLRR FOR SI & MI UNSURYA 11

 ❑Update Terhadap Berkas Sequential
Frekuensi dimana sebuah master file harus di-update
bergantung pada faktor-faktor :
1. Tingkat perubahan data
2. Ukuran dari master file
3. Kebutuhan yang mendesak dari data yang sedang berjalan
pada master file
4. File activity ratio

❑ File Activity Ratio

1. Banyaknya record pada master file yang di-update
dibagi dengan banyaknya record pada master file.
2. Semakin tinggi file activity ratio, semakin lama proses
peng-update-an master file.
3. Semakin tinggi kebutuhan akan data yang baru pada
master file, maka semakin sering file tersebut diakses.

PRESENTED BY YLRR FOR SI & MI UNSURYA 12

File Activity Ratio
4. Semakin sering master file di-update, semakin tinggi
biaya pemrosesannya
➔Namun, Kebanyakan berkas sequential tidak dapat diupdate langsung ditempat,
karena untuk mengupdate biasanya diperlukan berkas baru sebagai pengganti berkas
lama.
Dibawah ini gambar system flow diagram untuk meng-update sebuah berkas sequential.

PRESENTED BY YLRR FOR SI & MI UNSURYA 13

❑Generation File
Selama next cycle pada proses update, new master file yang sekarang akan
menjadi old master file. Menjadi banyaknya master file inilah yang disebut
sebagai Generation file. File yang mempunyai nama yang sama, tetapi berbeda
nomor generasinya. Jika old master sekarang merupakan generasi 1, maka new
master berikutnya merupakan generasi 2, new master pada next cycle menjadi
generasi 3, dan seterusnya.

PRESENTED BY YLRR FOR SI & MI UNSURYA 14

Operasi pada File Sequential
Ada 3 jenis operasi yang dapat dilaksanakan pada master
file, yaitu :
1. Insert a new record (Penyisipan record)
2. Delete an existing record (Penghapusan record)
3. Modify an existing record ( Perubahan isi record)

PRESENTED BY YLRR FOR SI & MI UNSURYA 15

1. Penyisipan Record
File merupakan berkas yang berisi data. Dimana di dalamnya terdapat
record yang memuat informasi. Dibawah ini terlampir data yang akan
disimpan ke dalam file

NAMA MAHASISWA UMUR ALAMAT

Bimbi 15 Setia Budi, Jakarta
Anang 27 Grogol, Jakarta
Ikram 31 Kebayoran, Jakarta
Dewi 24 Dago, Bandung
John Fair 19 Sunter, Jakarta
Shelli 32 Pd. Bambu, Jakarta

PRESENTED BY YLRR FOR SI & MI UNSURYA 16

 Data diatas terdiri atas tiga item, yaitu :
• Nama,
• Umur, dan
• Alamat.
Untuk proses penyimpanan ke file maka perlu disiapkan
variable yang dipakai sebagai variable input dan output. Proses
ini digambarkan melalui flowchart berikut (lihat gambar 1).

PRESENTED BY YLRR FOR SI & MI UNSURYA 17

Gambar 1:
Flowchart
penyimpanan
record

PRESENTED BY YLRR FOR SI & MI UNSURYA 18

 Berdasarkan flowchart di atas, variable yang berfungsi
sebagai input adalah :
◦ NM : Data Nama
◦ UM : Data Umur
◦ ALM : Data Alamat

• Sedangkan variable berfungsi sebagai output

adalah :
➢ NMO : Data Nama
➢ UMO : Data Umur
➢ ALMO : Data Alamat

PRESENTED BY YLRR FOR SI & MI UNSURYA 19

 Setelah semua data tersimpan di dalam file, isi file
secara logika dapat digambarkan seperti berikut :

PRESENTED BY YLRR FOR SI & MI UNSURYA 20

 Tanda /* biasanya digunakan sebagai tanda dari record
sebagai tanda dari record yang terakhir. Selain tanda /*
juga sering dipakai sebagai akhir file adalah EOF (end of
file).
File yang diorganisir secara sequential hanya dapat diakses
secara berurutan. Misalnya jika ingin mengadakan
perubahan pada record ke-5 maka proses pembacaan
record dilakukan mulai dari record pertama sampai pada
record yang dituju.
Misalnya, untuk penambahan record ke dalam suatu file,
maka posisi record terakhir harus diketahui. Karena record
baru diletakkan pada posisi setelah record terakhir. Berikut
ini terlampir flowchart yang memperlihatkan proses
penambahan record baru (gambar 2).

PRESENTED BY YLRR FOR SI & MI UNSURYA 21

 Gambar 2: Flowchart
Penambahan Record

PRESENTED BY YLRR FOR SI & MI UNSURYA 22

 Bagaimana halnya jika record baru disisipkan di antara dua record yang ada
didalam file? Misalnya record baru dengan data sebagai berikut :
◦ Nama = Faisal
◦ Umur = 25 tahun
◦ Alamat = Rawamangun, Jakarta

• Untuk penyisipan record, posisi yang akan ditempati oleh record

baru harus diketahui dengan jelas. Posisi ini dapat diketahui
dengan cara memeriksa salah satu isi field dari suatu record.
• Dari ilustrasi gambar di atas terlihat bahwa data yang akan
disisipkan diletakkan pada posisi setelah record dengan file NAMA
yang berisi IKRAM.
PRESENTED BY YLRR FOR SI & MI UNSURYA 23
 Proses penyisipan record juga memerlukan satu file baru untuk
menampung hasil akhir dari penyisipan. Dibawah ini terlampir
system flowchart yang memperlihatkan proses tersebut.
System flowchart untuk penyisipan record
Gambar 3

• System flowchart diatas memperlihatkan bahwa

data yang akan disisipkan diinput melalui keyboard.
Sedangkan file yang akan disisipkan data tersebut
diambil dari FILE01. Sedangkan file baru hasil
penyisipan adalah FILE02.
PRESENTED BY YLRR FOR SI & MI UNSURYA 24
 Berikut ini terlampir flowchart yang memperlihatkan proses penyisipan
record secara rinci.
Gambar 4
Flowcart
proses
penyisipan

PRESENTED BY YLRR FOR SI & MI UNSURYA 25

 Dari flowchart di atas, proses penyisipan dapat di urutkan
sebagai berikut:
1. Proses pertama adalah menunggu input data dari keyboard.
Input ini berupa data yang akan disisipkan ke dalam file.
Variabel yang dipakai sebagai input adalah :
1. NMS : Variabel Nama
2. UMS : Variabel Umur
3. ALMS : Variabel Alamat

2. Baca record dari FILE01, variable yang digunakan untuk

menampung data dari file ini adalah :
1. NM : Variabel Nama
2. UM : Variabel Umur
3. ALM : Variabel Alamat

3. Periksa isi record, jika isinya sama dengan /* maka proses

berakhir.

PRESENTED BY YLRR FOR SI & MI UNSURYA 26

 4. Pindahkan record dari FILE01 yang tersimpan didalam variabel
NM, UM, ALM ke variable penampung untuk FILE02. Variabel
penampung tersebut adalah :
1. NMO : Variabel Nama
2. UMO : Variabel Umur
3. ALMO : Variabel Alamat

5. Pindahkan data di variable penampung ke dalam file FILE02

6. Periksa isi variable NM, jika isi NM tidak sama dengan ‘IKRAM’
maka proses kembali ke langkah 2 untuk membaca record
selanjutnya. Jika isi NM = ‘IKRAM’ maka lakukan langkah 7.
7. Pindahkan data yang akan disisipkan ke variable penampung untuk
FILE02. Data yang akan disisipkan ini tersimpan di dalam variable
NMS, UMS, ALMS.
8. Pindahkan data di dalam variable penampung ke dalam file
FILE02.
9. Kembali ke langkah 2 untuk data berikutnya.
PRESENTED BY YLRR FOR SI & MI UNSURYA 27
 Setelah proses di atas dilakukan maka terbentuk satu file baru yaitu
FILE02. File ini berasal dari file sebelumnya yaitu FILE01 namun
telah disisipkan satu data.

PRESENTED BY YLRR FOR SI & MI UNSURYA 28

 2. Penghapusan Record

Record yang akan dihapus dapat diketahui dengan cara

memeriksa salah satu isi field dari suatu record. Dibawah ini
terlampir system flowchart yang memperlihatkan proses
penghapusan record (lihat keterangan gambar 5)
Penghapusan record dilakukan terhadap FILE01. Record yang
akan dihapus diinput melalui keyboard. Hasil penghapusan record
disimpan didalam file FILE02.
Record nomor 5 dengan field nama yang berisi ‘DEWI’ akan
dihapus. Flowchart untuk proses penghapusan adalah sebagai
berikut :

PRESENTED BY YLRR FOR SI & MI UNSURYA 29

 Gambar 5: flowchart
penghapusan record

PRESENTED BY YLRR FOR SI & MI UNSURYA 30

 Berdasarkan flowchart di atas, proses penghapusan record dapat
diurutkan sebagai berikut :

1. Proses pertama adalah menunggu input data dari keyboard. Data ini
menunjukkan record data yang akan di hapus dan disimpan didalam variable
NMH. Berdasarkan contoh ini maka variable NMH diisi dengan nama ‘DEWI”
2. Baca record dari FILE01. Variabel yang digunakan untuk menampung data dari
file ini adalah :
1. NM1 : Variabel Nama
2. UM1 : Variabel Umur
3. ALM1 : Variabel Alamat

3. Periksa isi record, jika isinya sama dengan /* maka proses berakhir

PRESENTED BY YLRR FOR SI & MI UNSURYA 31

 4. Periksa isi variable NM1. Jika isi NM1 = NMH berarti record
yang telahdibaca dari file FILE01 merupakan record yang akan
dihapus. Oleh karena itu record ini diabaikan atau tidak perlu
ditulis ke file baru dan proses kembali ke langkah 2 untuk
membaca record selanjutnya. Sebaliknya jika NM1 tidak sama
dengan NMH maka lakukan langkah 5 untuk menulis record
tersebuit ke file baru yaitu FILE02.
5. Pindahkan record dari FILE01 yang tersimpan di dalam
variable NM1, UM1, ALM1 ke variable penampung untuk
FILE02. Variabel penampung tersebut adalah :
4. NMO : Variabel Nama
5. UMO : Varaibel Umur
6. ALMO : Variabel Alamat
6. Pindahkan data di variable penampung ke dalam file FILE02
7. Kembali ke langkah 2 untuk membaca data berikutnya.

PRESENTED BY YLRR FOR SI & MI UNSURYA 32

 3. Perubahan Isi Record

Perubahan record merupakan modifikasi terhadap isi record dari satu

file.
Proses ini hampir serupa dengan proses yang telah di jelaskan
sebelumnya. Record yang akan dimodifikasi di cari dengan memeriksa
isi salah satu field.
Misalnya dari file sebelumnya yaitu FILE02 akan dilakukan
perubahan isi record yaitu record ke-4 dengan field nama sama
dengan ‘FAISAL’. Maka flowchartnya adalah (lihat gambar 6).

PRESENTED BY YLRR FOR SI & MI UNSURYA 33

 Gambar 6: flowchart
perubahan isi record

1
PRESENTED BY YLRR FOR SI & MI UNSURYA 34
 Berdasarkan flowchart diatas, proses perubahan data dapat diurutkan
sebagai berikut :
1. Proses pertama adalah menunggu input data dari keyboard.
Data ini menunjukkan record data yang akan diuabh.
Berdasarkan contoh ini maka variable NM1 diisi dengan
nama ‘FAISAL’.
2. Baca record dari FILE02. Variabel yang digunakan untuk
menampung data dari file ini adalah :
1. NM2 : Variabel Nama
2. UM2 : Variabel Umur
3. ALM2 : Variabel Alamat
3. Periksa isi record, jika isinya sama dengan /* maka proses
berakhir
4. Periksa isi variable NM2. Jika isi NM2 tidak sama dengan
NM1 berarti record yang telah dibaca dari file FILE02
bukan merupakan record yang akan diubah. Maka langkah
selanjutnya adalah kembali ke langkah 2 untuk membaca
record yang lain. sebaliknya, jika isi NM2 sama dengan
NM1 maka lanjutkan ke langkah 5.

PRESENTED BY YLRR FOR SI & MI UNSURYA 35

 5. Lakukan proses input data. Data ini merupakan data baru yang
akan mengubah data didalam record yang akan diubah. Masing-
masing data dimasukkan di dalam variable :
1. NMB : Variabel Nama
2. UMB : Variabel Umur
3. ALMB : Variabel Alamat

Dalam contoh ini variable tersebut diisi sebagai berikut :

• NMB : HARRY
• UMB : 30
• ALMB : Tebet, Jakarta

6. Perbaharui data yang lama dengan data baru dengan cara

memindahkan data baru ke tempat penampungan data. Variabel
yang digunakan sebagai penampung data adalah :
• NMO : Variabel Nama
• UMO : Variabel Umur
• ALMO : Variabel Alamat

7. Pindahkan data divariabel penampung ke dalam file FILE02

8. Proses selesai.
PRESENTED BY YLRR FOR SI & MI UNSURYA 36
YLR REHATALANIT, S.KOM, MM === SIMI UNSURYA 37