LANGKAH-LANGKAH

PENGOLAHAN ARSIP STATIS

Dwi Nurmaningsih, S.AP., M.Hum

Dwi Nurmaningsih, S.AP., M. Hum

Alamat Kantor:
Arsip Nasional RI
Jl. Ampera Raya, Cilandak Timur, Jakarta
12560, Telp: (021) 7805851

Pendidikan:
Master Sejarah di Unv Diponegoro
Sarjana Adm.Publik di STIA LAN
Diploma Kearsipan di UI

Pengalaman Kerja:
Kasubdit Pengolahan Arsip Media Baru
Kasubdit Restorasi Arsip
Kasubdit Penyimpanan Arsip
Kasubdit Daerah I C
WARISAN KEBUDAYAAN DUNIA
 * ARSIP STATIS
 Arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari
administrasi negara dan bernilai abadi, sehingga dapat
dimanfaatkan bagi berbagai macam penelitian yang terbuka
untuk umum
 SIFAT ARSIP STATIS
*Pada prinsipnya arsip statis bersifat terbuka untuk umum
(Open to public);

*Sebagian arsip dipertimbangkan tertutup dengan alasan

keamanan nasional, sensitivitas perorangan, alasan
perundungan, dll;

*Perlu adanya pembatasan berapa lama arsip tersebut dapat

dibuka untuk umum (lihat JRA)
 *

AKUISISI

PENGOLAHAN

PROVENANCE PRESERVASI
DAN
ORIGINAL ORDER

AKSES
 PEROLEHAN ASIP STATIS

Arsip Statis Teratur

Akuisisi

Arsip Statis Existing

Tidak Teratur

Arsip Statis
* HASIIL AKUISISI (Teratur)
 PENYUSUTAN ARSIP

1. MEMINDAHKAN ARSIP INAKTIF DARI UNIT PENGOLAH

KE UNIT KEARSIPAN;

2. MEMUSNAHKAN ARSIP YANG TIDAK MEMILIKI NILAI

GUNA SESUAI KETENTUAN YANG BERLAKU;

3. MENYERAHKAN ARSIP STATIS KE LEMBAGA

KEARSIPAN UNTUK KEPENTINGAN SEJARAH DAN
PENELITIAN UMUM
1. Penilaian menggunakan JRA
Dengan strategi akuisisi, dan pengumpulan arsip tidak
secara langsung pada fisik arsip tetapi melalui analisis tugas
dan fungsi organisasi

2. Proses akuisisi dan penataan, harus memperhatikan prinsip

provenance dan original order yang digunakan oleh
organisasi

3. Pembuatan Daftar Arsip Statis, harus memperhatikan

standar deskripsi arsip yang disesuaikan dengan jenis finding
aids, jenis arsip kertas, peta, foto, video, dll
 No Urusan Jumlah Permanen
UMUM
1, Ketatausahaan dan 0
kerumahtanggaan
2, Perlengkapan 1
3, Pengadaan 2
4, Perpustakaan 18 PEREKONOMIAN
5, Kearsipan 29 1, Ketahanan Pangan 12
6, Persandian 8 2, Perdagangan 11
3, Koperasi dan Usaha Kecil 17
7, Perencanaan Pembangunan 22
Menengah
8, Organisasi dan Tata Laksana 10
4, Kehutanan 80
9, Penelitian, Pengkajian dan 9
5, Kelautan dan Perikanan 42
Pengembangan
6, Pertanian 53
PEMERINTAHAN
7, Perkebunan 4
1, Otonomi Daerah 9 8, Perindustrian 28
2, Pemerintahan Umum 11
9, Energi dan Sumber Daya 153
3, Hukum 25 Mineral
4, Kesatuan Bangsa dan Politik 20
10, Perhubungan 36
5, Pemilu 21
11, Komunikasi dan Informatika 3
KEAMANAN DAN KETERTIBAN
12, Pariwisata dan Ekonomi Kreatif 14
1, Satuan Polisi Pamong Praja 20 13, Statistik 13
2, Penanggulangan Bencana, 15 14, Ketenagakerjaan 19
Pencarian, dan Pertolongan
15, Penanaman Modal 17
KESEJAHTERAAN RAKYAT 16, Pertanahan 9
1, Pembangunan Daerah Tertinggal 13 17, Transmigrasi 23
2, Pemberdayaan Perempuan dan 15 PEKERJAAN UMUM DAN KETENAGAAN
Perlindungan Anak 1, Pekerjaan Umum 68
3, Pendidikan 28 2, Perumahan Rakyat dan 40
4, Keolahragaan 25 Kawasan Permukiman
5, Kepemudaan 26 3, Tata Ruang 15
6, Kebudayaan 17 4, Lingkungan Hidup 56
7, Kesehatan 24 PENGA
8, Agama dan Kepercayaan 11 WASAN
9, Sosial 23 1, Pengawasan Internal 7
10, Pemberdayaan Masyarakat Desa 11 KEPEGAWAIAN
11, Pertamanan dan Pemakaman 12 1, Sumber Daya Manusia 9
12, Kependudukan dan Pencatatan Sipil 23 2, Pendidikan dan Pelatihan 12
13, Keluarga Berencana 43 KEUANGAN
14, Hubungan Masyarakat 4 1, Keuangan Daerah 38
 DAFTAR USUL SERAH ARSIP
STATIS JRA KEPEGAWAIAN

DAFTAR ARSIP STATIS

NO ISI INFORMASI KURUN WAKTU TK KEASLIAN VOL KET

Pengembangan Sistem Pengelolaan Arsip

Kepegawaian Elektronik
1. Verifikasi dan distribusi arsip kepegawaian

1. Surat Sekda tentang distribusi arsip 17 April 2015 Asli 1 folder Bok 1
kepegawaian ke semua OPD
 JENIS ARSIP YANG DIPERTIMBANGKAN PERMANEN
(STATIS)
1. Arsip tentang kebijakan organisasi baik tingkat pusat atau daerah;
2. Arsip tentang bukti keberadaan suatu instansi (struktur, tugas fungsi, job
desk, Akta pendirian organisasi)
3. Arsip hasil penelitian atau prestasi kerja ( LRT, MRT)
4. Arsip tentang bangunan monumental (Monas, Patung GWK);
5. Arsip tentang batas wilayah (Laut China Selatan, PLBN Sota (Merauke))
6. Arsip tentang hak paten (produk bernilai teknologi), formula, resep dan
copyright
7. Arsip tentang pejabat negara, tokoh atau perorangan yang melekat dari
suatu peristiwa

Tokoh Tempat Organisasi Fenomena

- Soeharto - Gempa Liwa - Golkar - Malari
- Harmoko - Tsunami - KPU - Reformasi 1998
- Marsinah - Lapindo - Lembaga Adat - Covid-19, dll
- Munir
ARSIP EXISTING (Tidak Teratur)
LANGKAH LANGKAH PENGOLAHAN ARSIP STATIS

IDENTIFIKASI
1

REKONSTRUKSI
2

DESKRIPSI
3

ENTRY DAN OLAH DATA

4

PENYUSUNAN DAFTAR DAN PENATAAN FISIK ARSIP

5

Penghitungan jumlah arsip untuk
merencanakan kebutuhan
anggaran, SDM dan peralatan
Sistem yang digunakan alfabetis atau numerik
atau berdasarkan masalah geografis, kondisi
arsip baik atau perlu direstorasi/diperbaiki
terlebih dahulu
IDENTIFIKASI
SURVEY
Menghitung jumlah arsip
Jenis arsip yang akan diolah Jenis kertas atan non kertas, fasilitatif atau
substantif, masalahnya terkait apa saja
Sistem Penataan dan Kondisi arsip
KAJIAN PUSTAKA
Terkait asal usul, perkembangan,
Sejarah Organisasi tugas dan fungsi, struktur, dll
Sejarah penataan informasi
Arsip organisasi pernah berpindah tempat,
dan fisik arsip berpindah pemilik, fisiknya pernah dipinjam,
diperbaiki, didigitalisasi
REKONSTRUKSI ARSIP

 Pemilahan Arsip
 Memilah antara arsip dan non
arsip

 Penyusunan Kelompok Arsip

 Memilah berdasarkan fungsi
organisasi
 Memilah berdasarkan
klasifikasi masalah arsip
 Memilah berdasarkan
kronologis
 REKONSTRUKSI
 Masalah yang sama dalam satu fungsi dikumpulkan menjadi
satu kesatuan
 Mengurutkan sesuai periodenya
 Memastikan tidak ada pengulangan masalah, pada fungsi yang
berbeda ( no repetition)
 Penyusunan Skema Pengaturan Arsip, dapat dimulai dari
bagian umum ke khusus, fasilitatif ke substantif, sekretariat ke
bidang-bidang (dapat diadaptasi dari skema klasifikasi)
 Skema Pengaturan Arsip tergantung pada ketersediaan arsip
yang diselamatkan
 Apabila organisasi mengalami beberapa kali perubahan
nomenklatur, maka yang diperhatikan adalah fungsi- fungsi
yang melingkupinya
CONTOH SKEMA PENGATURAN ARSIP STATIS

I. SEKRETARIAT
A. Umum
B. Humas dan Protokoler
C. Perencanaan Keuangan
II. PENGELOLAAN SUMBER DAYA MANUSIA
A. Pengembangan Karir
B. Kinerja Aparatur Sipil Negara
III. PENDIDIKAN DAN PELATIHAN SDM
A. Penyelenggaraan Diklat Pegawai
B. Widyaiswara
DESKRIPSI ARSIP
Pencatatan yang rinci dan sistematis dari sebuah temu balik arsip

Rincian informasi yang terkandung dalam arsip yang

dimaksudkan sebagai sarana penemuan terdiri dari lima unsur :
1. Bentuk redaksi: Surat, Laporan, BA, Sertifikat, Peraturan,dll
2. Isi singkat (Ringkasan isi naskah arsip)
3. Tingkat perkembangan/Keaslian: Asli, Tembusan, Copy,dll
4. Tanggal: 12 Agustus 2012, 2012-2015, c.a.Juni 2020
5. Bentuk luar/volume: 1 folder, 1 ordner, 5 lembar,dll
Ditulis dengan menggunakan kartu fiches atau langsung di
masukan ke dalam komputer
 Pendeskripsian Arsip Kertas
1/DA*

Surat mengenai** banjir di daerah Bengawan

Solo*** sekitar bulan Januari – Februari 1968
***** sebagai akibat bobolnya tanggul

Pertinggal****
1 Sampul******

Keterangan :
* Kode pendeskripsian arsip (Datuk) dan nomor pendeskripsian
** Bentuk redaksi
*** Isi ringkas informasi arsip
**** Tingkat perkembangan
***** Tanggal/kurun waktu arsip
****** Bentuk luar
 Pendeskripsian Arsip Media Baru
5/DA*
Film **Pembukaan Diklat Penyetaraan Arsiparis***
10 Agustus 2000*****
Ukuran 35 mm, 120 feet, 15 menit

Kondisi/ket :
Baik
Realesed****
1 reel******

Keterangan :
* Kode pendeskripsian arsip (Datuk) dan nomor pendeskripsian
** Bentuk redaksi
*** Isi ringkas informasi arsip
**** Tingkat perkembangan
****** Tanggal/kurun waktu arsip
******* Bentuk luar
ENTRY DAN OLAH DATA

 Pengelompokkan data dari hasil deskripsi dari beberapa

arsiparis/pengelola arsip (Manuver informasi arsip)
 Menggabungkan data yang sejenis pada fungsi dan kegiatan
yang sama, kemudian mengurutkannya secara alfabetis atau
numerik
 Memasukan informasi yang terekam pada deskripsi ke dalam
fungsi dan kegiatan yang sesuai
 Mengurutkan kurun waktu yang ada di dalam berkas arsip
dari mulai tahun tertua
 MANUVER INFORMASI
Permohonan data arsip kepegawaian

Data arsip kepegawaian juni 2012

Surat Penyerahan data arsip kepegawaian A

Rekapitulasi data kepegawaian 2012

Berkas tentang rekapitulasi data

kepegawaian tahun 2012
 Penyusunan Daftar
dan Penataan Fisik Arsip

 Pemberian nomor Definitif

 Pembungkusan dan pemberian label pada kertas bungkus arsip dan
bok
 Membuat alat bantu penunjang untuk mempermudah penemuan
kembali arsip pada daftar arsip statis, seperti indeks nama tempat,
indeks nama orang, daftar singkatan, daftar tunjuk silang, dll
 Masukkan dalam
BOK dan RAK ARSIP
WASALAM, TERIMA KASIH