SYARAT - SYARAT DAN KETENTUAN PENGADAAN BARANG DAN JASA DI XXXXXXXX
1. Definisi
Berikut ini adalah definisi yang digunakan dalam “Syarat-Syarat dan Ketentuan-Pengadaan
Barang di XXXXXXXX”
“FPB/J” adalah Form Permintaan Barang/Jasa
“SPPH/Letter of Inquiry” adalah Surat Permintaan Penawaran Harga
“SPH/ Letter of Quotation” adalah Surat Penawaran Harga
“BA. Negosiasi” adalah Berita Acara Kesepakatan antara PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA
“Spesifikasi” adalah informasi lengkap atas Barang atau Jasa yang diadakan di XXXXXXXX.
“Tanggal Penyerahan/Date of Delivery” adalah tanggal dimana Barang dan Jasa telah
diterima seluruhnya oleh PIHAK PERTAMA dalam keadaan baik sesuai dengan spesifikasi
dalam SPK ini yang dibuktikan dengan Berita Acara Penerimaan Barang/Jasa (BAPB/J).
“Tempat Penyerahan/Point of Delivery” adalah tempat dimana Barang/Jasa telah diterima
seluruhnya oleh PIHAK PERTAMA dalam keadaan baik sesuai dengan spesifikasi dalam SPK
ini yang dibuktikan dengan Berita Acara Penerimaan Barang/Jasa (BAPB/J)..
“Cara Pembayaran/Term of Payment” adalah tata cara pembayaran yang disepakati
masing-masing pihak dalam melaksanakan pengadaan Barang/Jasa.
“PIHAK PERTAMA” adalah XXXXXXXX atau salah satu unit perusahaan dari XXXXXXXX yang
melaksanakan kegiatan Pengadaan Barang/Jasa (Procurement).
“PIHAK KEDUA” adalah Mitra Kerja dari salah satu unit perusahaan XXXXXXXX termasuk
namun tidak terbatas pada karyawan, perwakilan atau subkontraktor dari PIHAK KEDUA
yang telah ditunjuk dan sepakat untuk mengadakan Barang/Jasa untuk kepentingan
XXXXXXXX dan tunduk dengan yang telah diatur oleh XXXXXXXX.
“Harga” adalah harga Barang dan atau Jasa sudah termasuk PPN 10% (sepuluh per seratus).
Untuk PPH merupakan kewajiban PIHAK KEDUA, dan akan dipotong langsung oleh PIHAK
PERTAMA.
“Pekerjaan” adalah pelaksanaan kegiatan pengadaan Barang dan Jasa.
2. Ketentuan Penyerahan Dan Penerimaan Barang Dan Jasa
2.1. PIHAK KEDUA tidak dapat membatalkan sebagian atau seluruh Barang atau Jasa yang
tertera dalam SPK. Pembatalan akan mengakibatkan PIHAK KEDUA dikenakan sanksi
sesuai dengan ketentuan pada butir 6.4 dan 6.5 dalam SPK ini.
2.2. Penerimaan Barang dan Jasa hanya dilakukan pada tiap hari kerja yaitu : Hari Senin
s.d Jum’at, Pukul 08.00 s.d 16.00 WIB kecuali ada permintaan khusus dari PIHAK
PERTAMA.
2.3. Barang dan atau Jasa yang diserahterimakan, harus sesuai dengan yang tertera dalam
SPK ini baik dalam jumlah, mutu maupun spesifikasi.
2.4. Barang dan atau Jasa yang dikirim PIHAK KEDUA kegudang atau tempat lain yang
ditunjuk oleh PIHAK PERTAMA akan diuji dan diterbitkan Laporan Pemeriksaan
Barang/Jasa (LPB/J). Apabila hasil pemeriksaan Barang dinyatakan baik dan dapat
diterima maka diterbitkan Berita Acara Penerimaan Barang/Jasa (BAPB/J)
2.5. Apabila Barang dan atau Jasa ditolak oleh PIHAK PERTAMA karena tidak sesuai
dengan persyaratan yang ditentukan dalam SPK ini, maka PIHAK KEDUA wajib
mengangkut/membawa kembali Barang dan atau Jasa tersebut paling lambat 5 (lima)
hari kerja terhitung dari tanggal Laporan Pemeriksaan Barang/Jasa (LPB/J) dari PIHAK
PERTAMA. Apabila PIHAK KEDUA tidak mengangkut/membawa kembali Barang dan
atau Jasa yang dinyatakan ditolak, maka kerusakan maupun kehilangan atas Barang
dan atau Jasa tersebut adalah sepenuhnya menjadi tanggung jawab PIHAK KEDUA.
3. Tata Cara Penagihan Dan Pembayaran
3.1. Pembayaran dilakukan setelah dokumen penagihan diterima lengkap dan benar oleh
fungsi verifikasi keuangan terkait. Tanggal pembayaran sesuai dengan ketentuan
yang berlaku di PIHAK PERTAMA.
3.2. Penagihan dapat dilakukan dengan menyerahkan Surat Permintaan Pembayaran
masing-masing 2 (dua) rangkap, yang dilampiri oleh Faktur Pembelian, Kwitansi
bermaterai cukup, Faktur Pajak yang memenuhi ketentuan yang berlaku dan Berita
Acara Penerimaan Barang/Jasa (BAPB/J).
3.3. Pembayaran akan dilaksanakan melalui transfer, check atau bilyet giro. PIHAK KEDUA
harus menyebutkan nama serta No. Rekening Bank dan alamat Bank. Biaya
transfer/Bank charges ditanggung oleh PIHAK KEDUA dan akan diperhitungkan
dengan total nilai tagihan di SPK.
4. Harga
4.1. Harga adalah tetap selama pelaksanaan SPK ini, eskalasi tidak diperkenankan, kecuali
ada Peraturan Pemerintah yang terkait, pelaksanaan waktu pekerjaan lebih dari 12
(duabelas) bulan dan bukan karena kesalahan PIHAK KEDUA dan dapat diterima oleh
PIHAK PERTAMA.
4.2. Bila SPK ini menetapkan keadaan khusus yang mengijinkan penyesuaian harga, PIHAK
KEDUA harus memberitahukan secara tertulis KEPADA PIHAK PERTAMA tentang
perubahan yang mungkin terjadi, sebelum tagihan dengan harga yang disesuaikan
diajukan.
4.3. Kecuali bila disepakati lain, faktor waktu yang terkait dengan penyerahan Barang-
Barang oleh PIHAK PERTAMA kepada PIHAK KEDUA, adalah yang utama. Perubahan
apapun di bidang penyerahan harus disetujui secara tertulis oleh PIHAK PERTAMA.
Bila PIHAK KEDUA tidak mampu memenuhi jadwal penyerahan atau ketentuan lain
dari SPK, PIHAK KEDUA harus segera memberitahukannya kepada PIHAK PERTAMA.
5. Jaminan
PIHAK KEDUA dengan ini memberikan pernyataan dan jaminan kepada PIHAK PERTAMA
sebagai berikut:
5.1 Di dalam melaksanakan tugas pekerjaan dalam pengadaan barang, Pihak Kedua
berpedoman kepada peraturan perundang-undangan yang berlaku tentang
ketenagakerjaan dan lingkungan hidup.
5.2 Sebagai bentuk keseriusan, komitmen yang tinggi sebagaimana tertuang pada poin
(1), Pihak KEDUA bersedia membuat surat pernyataan dan ditandatangani oleh
pimpinannya.
5.3 Pihak KEDUA wajib tunduk pada peraturan Pihak PERTAMA dalam hal K3L misalnya
melengkapi APD untuk karyawan, memenuhi kelengkapan K3 kenderaan, mematuhi
rambu-rambu, dan lain-lain
5.4 Pihak KEDUA wajib menerapkan sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja
dan bersedia dicek oleh Pihak PERTAMA
5.5 Berdasarkan hasil pengecekan sebagaimana poin (2), Pihak PERTAMA berhak
melakukan tindakan terhadap aktivitas Pihak KEDUA. Misalnya teguran lisan, teguran
tertulis dan pemberhentian sementara atau pemberhentian tetap terhadap seluruh
atau sebagian kegiatan.
5.6 Pihak Kedua bersedia tunduk kepada peraturan perundang-undangan yang berlaku
dan peraturan perusahaan dalam melakukan distribusi, penyimpanan dan
penggunaan zat-zat berbahaya (golongan B3) terlebih apabila Pihak Kedua
melakukan aktivitasnya di wilayah kerja Pihak PERTAMA.
5.7 Pihak Kedua dalam melaksanakan tugas pekerjaan pengadaan barang diwajibkan
tidak menggunakan produk atau zat yang berdampak buruk bagi kesehatan
sebagaimana yang diatur dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku di
Republik Indonesia.
5.8 Pihak KEDUA terkait dengan pekerjaan pengadaan barang yang diserahkan oleh Pihak
PERTAMA, bersedia memberikan informasi yang jujur dan benar apabila terjadi
kecelakaan kerja di dalam melaksanakan pekerjaannya.
5.9 Pihak KEDUA bersedia memberikan laporan K3L secara berkala kepada Pihak KEDUA
terkait dengan kewajiban yang ditetapkan pemerintah.
5.10 Segala insiden yang terjadi sewaktu PIHAK KEDUA melaksanakan Pekerjaan sehingga
merugikan PIHAK PERTAMA maupun PIHAK KEDUA sendiri serta pihak ketiga lainnya,
menjadi tanggung jawab PIHAK KEDUA sepenuhnya. Oleh karena itu, PIHAK KEDUA
menyanggupi untuk membayar ganti rugi penuh kepada PIHAK PERTAMA atas
kerugian yang ditimbulkan PIHAK KEDUA sesuai dengan kesepakatan PARA PIHAK,
dengan memperhatikan serta mentaati segala ketentuan peraturan perundang-
undangan yang berlaku.
5.11 Kecelakan yang terjadi sebelum atau pada saat PIHAK KEDUA melaksanakan
Pekerjaan di lapangan, melaksanakan mobilisasi, dan lain-lain adalah menjadi
tanggung jawab PIHAK KEDUA sepenuhnya dan bukan suatu hal atau alasan yang menjadikan
Perjanjian ini terlambat untuk dilaksanakan dan atau diselesaikan oleh PIHAK KEDUA.
5.12 PIHAK KEDUA membebaskan PIHAK PERTAMA dari semua tuntutan sebagai akibat dari pelanggaran
Hak Kekayaan Intelektual yang dilakukan oleh PIHAK KEDUA dalam rangka pelaksanaan Pengadaan
Barang/Jasa.
5.13 Barang yang diserahkan harus dalam keadaan 100 % (seratus per seratus) baru, bebas dari cacat
baik tersembunyi delapanbelas (18) bulan sejak tanggal pengiriman Barang-barang atau duabelas
(12) bulan sejak penggunaan secara produktif Barang-barang tersebut, manapun terjadi lebih dulu.
PIHAK KEDUA harus diberi kesempatan pertama untuk memperbaiki kekurangan-kekurangan yang
tidak sesuai dengan jaminan. Apabila setelah pemberitahuan oleh PIHAK PERTAMA PIHAK KEDUA
tidak memperbaikinya dalam kurun waktu yang dinyatakan dalam pemberitahuan, maka PIHAK
PERTAMA dapat melaksanakan perbaikan dan/atau pergantian yang dilaksanakan sendiri atau
melalui pihak ketiga. PIHAK KEDUA harus mengganti kembali semua pengeluaran PIHAK PERTAMA,
bila PIHAK PERTAMA sendiri atau melalui pihak ketiga melaksanakan perbaikan atau pergantian,
selama PIHAK KEDUA diberikan kesempatan pertama untuk memperbaiki atau mengganti, namun
gagal untuk melaksanakannya PIHAK KEDUA bertanggung jawab atas kerusakan yang disebabkan
oleh pengepakan yang tidak memenuhi persyaratan. Biaya pengepakan tidak diterima kecuali bila
ditentukan dalam SPK.
5.14 Semua gambar, rancang bangun, gagasan, spesifikasi, dan informasi lainnya yang melengkapi dan
merupakan SPK ini adalah milik dari PIHAK PERTAMA dan, atas permintaan. harus dikembalikan
setelah selesai dipakai. Isi dokumen ini tidak boleh dipakai, direproduksi, dipinjamkan, atau
diumumkan dengan cara apapun kecuali bila persetujuan tertulis telah diterima dari PIHAK
PERTAMA.
5.15 Pelaksanaan SPK dilaksanakan secara mandiri dan bukan agen atau karyawan Perusahaan.
Pekerjaan harus dilaksanakan dibawah pengawasan dan pengendalian dari PIHAK KEDUA, dan
PIHAK PERTAMA tidak berwenang mengawasi karyawan, perwakilan atau subkontraktor dari PIHAK
KEDUA. PIHAK KEDUA tidak berwenang membuat pernyataan, gambaran atau komitmen dalam
bentuk apapun atau mengambil tindakan apapun yang mengikat PIHAK PERTAMA, kecuali bila
secara spesifik ditentukan dalam SPK ini, atau nyata dan memenuhi persyaratan yang telah
disepakati oleh kedua belah pihak. PIHAK KEDUA bertanggung jawab atas segala kerugian dan atau
kerusakan yang ditimbulkan karena cacat atau kekurangsempurnaan dalam proses pembuatannya.
5.16 Barang atau Jasa yang diserahkan tidak berasal dari perbuatan melawan hukum dan tidak
melanggar hak-hak yang dimiliki oleh PIHAK KETIGA.
5.17 PIHAK KEDUA membebaskan PIHAK PERTAMA dari segala tuntutan apapun dan dimanapun yang
mungkin timbul serta PIHAK KEDUA dengan ini menyatakan akan mengambil tindakan hukum yang
diperlukan termasuk mewakili ke depan pengadilan.
5.18 Apabila klaim atau tuntutan PIHAK KETIGA sebagaimana dimaksud dalam ayat 5.6 pasal ini
dikabulkan oleh Pengadilan atau oleh badan apapun, maka PIHAK KEDUA menjamin bahwa Barang
tersebut tetap dapat dipergunakan dan menjadi milik PIHAK PERTAMA.
5.19 Masa Jaminan Barang dan atau Jasa adalah 12 (dua belas) bulan sejak tanggal penerimaan Barang
dan atau Jasa yang tercantum dalam Berita Acara Penerimaan Barang/Jasa (BAPB/Jasa).
6. Sanksi Dan Denda
6.1. Atas keterlambatan penyerahan Barang dan atau Jasa sebagaimana telah ditentukan dalam SPK ini,
PIHAK PERTAMA berhak untuk mengenakan denda sebesar 0,1 % (satu per seribu) dari jumlah
harga SPK untuk setiap hari kalender keterlambatan.
6.2 Dasar perhitungan dari keterlambatan penyerahan adalah selisih hari lebih antara tanggal
penyerahan Barang dan atau Jasa yang tercantum didalam SPK dengan tanggal penerimaan dalam
BAPB/J yang diterbitkan oleh PIHAK PERTAMA.
6.3 Apabila terjadi keterlambatan penerbitan BAPB/J oleh PIHAK PERTAMA, yang bukan disebabkan
kesalahan PIHAK KEDUA, maka jumlah hari keterlambatan tersebut adalah merupakan
perpanjangan waktu penyerahan Barang dan atau Jasa.
6.4 Apabila PIHAK KEDUA tidak melaksanakan SPK sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati,
maka PIHAK PERTAMA berhak untuk membatalkan SPK ini secara sepihak dan PIHAK KEDUA
diwajibkan untuk membayar ganti rugi sebesar 10% (sepuluh per seratus) dari harga SPK yang
dibatalkan kepada PIHAK PERTAMA, disamping denda pada angka 6.1 diatas. Apabila PIHAK KEDUA
tidak sanggup membayar ganti rugi tersebut maka PIHAK KEDUA akan dikeluarkan sebagai rekanan
dari PIHAK PERTAMA.
6.5 Apabila PIHAK KEDUA terlambat menyerahkan seluruh Barang dan atau Jasa sehingga denda telah
mencapai batas 10% (sepuluh per seratus) dari Harga Pekerjaan, maka PIHAK PERTAMA berhak
membatalkan SPK secara sepihak, dan PIHAK KEDUA dikenakan sangsi membayar 10% (sepuluh per
seratus) dari harga SPK/Kontrak Perjanjian. Apabila PIHAK KEDUA tidak sanggup membayar ganti
rugi tersebut maka PIHAK KEDUA akan dikeluarkan sebagai rekanan XXXXXXXX.
6.6 PIHAK KEDUA dapat dibebaskan dari sanksi dan denda apabila hal-hal diatas disebabkan oleh force
majeur.
7 Lain-Lain
7.1 PIHAK KEDUA dengan maksud apapun sehubungan dengan SPK ini dilarang menawarkan atau
memberikan atau setuju untuk memberi hadiah, komisi, rabat atau bentuk-bentuk lainnya kepada
pegawai PIHAK PERTAMA atau pihak lain yang patut dapat diduga mempunyai kaitan dengan
pegawai PIHAK PERTAMA.
7.2 Pelanggaran terhadap ketentuan tersebut ayat (1) diatas oleh PIHAK KEDUA atau pegawainya atau
orang yang bekerja untuknya dapat mengakibatkan dibatalkannya SPK oleh PIHAK PERTAMA dan
biaya-biaya yang timbul akibat pembatalan SPK ini menjadi tanggung jawab PIHAK KEDUA.
7.3 Apabila kemudian hari berdasarkan pemeriksaan fungsional intern maupun ekstern ditemukan hal
yang merugikan PIHAK PERTAMA antara lain kemahalan harga, maka nilai kerugian tersebut wajib
dikembalikan oleh PIHAK KEDUA kepada PIHAK PERTAMA.
7.4 Untuk setiap pengadaan Barang atau Jasa yang menggunakan SPK/Kontrak dengan nilai diatas Rp.
100.000.000 (Seratus Juta Rupiah), rekanan yang ditunjuk wajib menyerahkan Jaminan Pelaksanaan
(Performance Bond) sebesar 5% (lima per seratus) dari nilai SPK/Kontrak selambat-lambatnya 10
(sepuluh) hari kalender setelah tanggal SPK berupa uang tunai atau Bank Garansi dari Bank Umum
Devisa Nasional, kecuali bagi pemasok yang mempunyai persediaan Barang (ready stock) yang siap
dikirim dan didukung dengan pembuktian serta pernyataan dari pemasok yang bersangkutan.
7.5 Untuk setiap pengadaan Barang atau Jasa yang mensyaratkan uang muka, rekanan yang ditunjuk
wajib menyerahkan jaminan uang muka sebesar uang muka yang disyaratkan, dalam bentuk uang
tunai atau Bank Garansi.
7.6 Apabila terjadi perubahan-perubahan didalam SPK ini baik berupa pengurangan atau penambahan
lingkup pekerjaan, harga, jangka waktu penyerahan Barang dan atau Jasa dan spesifikasi akan
dilaksanakan dengan cara membuat Amandemen terhadap SPK ini.
7.7 Ketentuan-ketentuan lain yang belum diatur dalam SPK ini, apabila dipandang perlu, akan
ditentukan kemudian dengan persetujuan kedua belah pihak secara tertulis dan dituangkan dalam
suatu Amandemen.
7.8 PIHAK PERTAMA berhak untuk mengakhiri atau membatalkan secara sepihak SPK ini dikarenakan
PIHAK KEDUA melakukan hal-hal sebagai berikut :
7.8.1 tidak dapat menyerahkan Barang dan atau Jasa sesuai dengan waktu dalam SPK ;
7.8.2 tidak dapat menyerahkan Barang dan atau Jasa sesuai spesifikasi dalam SPK;
7.8.3 PIHAK KEDUA mengalami pailit, bangkrut;
7.8.4 PIHAK KEDUA menyerahkan pekerjaan kepada PIHAK KETIGA tanpa izin tertulis dari PIHAK
PERTAMA.
7.9 PIHAK KEDUA berhak mengajukan keberatan kepada pengawasan fungsional (SPI) atau Direksi
PIHAK PERTAMA atas hal-hal sebagaimana yang diatur di angka 7.8 diatas.
7.10 Apabila dikemudian hari terjadi perselisihan dalam penafsiran atau pelaksanaan ketentuan-
ketentuan dari SPK ini, kedua belah pihak sepakat untuk terlebih dahulu menyelesaikan secara
musyawarah. Bilamana musyawarah ini tidak menghasilkan kata sepakat tentang cara
penyelesaian perselisihan, maka kedua belah pihak, baik PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA
sepakat untuk menyerahkan sengketa yang timbul dari SPK ini kepada Badan Arbitrase Nasional
Indonesia (BANI) Jakarta, Indonesia untuk diselesaikan pada tingkat pertama dan terakhir.
7.11 PIHAK KEDUA telah membaca dan mengerti, serta bersedia untuk melaksanakan syarat dan
ketentuan didalam SPK ini dan berlaku sebagai Pejanjian yang mengikat Para Pihak.
8. Pelayanan
Untuk kejelasan dan korespondensi silahkan hubungi:
Procurement Department :