Isnainy Junia Rachma,

Analisis Sistem Administrasi pada Aplikasi Srikandi sebagai Sistem E-arsip di Kabupaten Magetan

ANALISIS SISTEM ADMINISTRASI PEMERINTAHAN KABUPATEN MAGETAN

( STUDI KASUS PADA APLIKASI SRIKANDI SEBAGAI SISTEM E-ARSIP
KABUPATEN MAGETAN )

Isnainy Junia Rachma

2036021048
Program Studi Ilmu Administrasi Publik
Universitas Krisnadwipayana
Jakarta, Indonesia
Email : isnainyjrc@gmail.com

ABSTRAK— lembaga baik pusat atau daerah yang tidak antusias

Administrasi merupakan suatu kegiatan terhadap kehadiran aplikasi tersebut, khususnya bagi
pemeliharaan, pengumpulan dan pelaporan data lembaga telah memiliki aplikasi sejenis untuk
yang berupa pembukuan, Penerapan aplikasi pengelolaan arsip elektroniknya. Aplikasi Srikandi
Srikandi untuk aparatur daerah secara elektronik meskipun digadang-gadang sebagai aplikasi yang
digunakan untuk surat dinas, nota dinas, dirancang sudah sesuai dengan kaidah kearsipan
undangan serta surat perintah tugas yang yakni dari tahapan penciptaan sampai ke penyusutan,
kemudian akan dikembangkan lagi ke naskah tetapi hal itu belum sepenuhnya dapat diterapkan
dinas yang lain. Proses pembuatan surat menyurat atau masih dalam tahap pengembangan. Selain itu
yang baru di gunakan di Kabupaten Magetan dari aplikasi lokal sejenis dari masing-masing
sebagaimana di fungsikan sebagai Sistem lembaga kadang masih memiliki keunggulan di
Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi pada banding Srikandi baik dari sisi setting aplikasi yang
aplikasi “Srikandi” sebagai penguatan Sistem lebih mudah dan terintegrasi dengan Simpeg (Sistem
Pemerintah Berbasis Elektronik (SPBE). dengan Informasi Kepegawaian) atau lebih user friendly
bertujuan untuk memajukan sistem pemerintahan dalam bentuk mobile dan lain sebagainya.
berbasis digital serta kegiatan ini juga untuk Kekurangan Srikandi yang tidak ramah pada setting
meningkatkan kualitas pelayanan publik menuju aplikasinya membuat lembaga, khususnya di
Sistem Kinerja Pemerintahan yang transparan, pemerintah daerah yang sudah memiliki aplikasi
akuntabel dalam penyediaan informasi yang sejenis enggan untuk menerapkan di lingkungannya.
autentik dan terpercaya serta terwujudnya Meskipun ini program nasional yang wajib
pengelolaan arsip yang baik. dilaksanakan sampai dengan tahun 2024 tetapi
Di sisi lain adapun beberapa kelemahan banyak sampai saat ini penggunaan Srikandi belum semua
1
 Emitor: Jurnal Ilmu Adminstrasi Vol. 1 /2024 – 22 Januari 2024 Isnainy Junia Rachma
isnainyjrc@gmail.com

dilaksanakan di tingkat Propinsi atau aim of advancing a digital-based government system

Kabupaten/Kota. Adanya kekurangan yang and this activity is also to improve the quality of
dimiliki Srikandi juga membuat Lembaga public services towards a Government Performance
Kearsipan Daerah (LKD) yang akan menjadi System that is transparent, accountable in providing
pengelola Srikandi, mengalami kesulitan dalam authentic and reliable information and realizing good
memahamkan dan menyakinkan kepada pejabat archive management. On the other hand, there are
tinggi di tingkat Propinsi atau Kabupaten/Kota, several weaknesses, many institutions, both central
dan kepala lembaga terkait untuk menerapkan and regional, are not enthusiastic about the presence
aplikasi Srikandi ini. Hal ini merupakan beban of this application, especially for institutions that
bagi LKD karena disatu sisi harus melaksanakan already have a similar application for managing their
program nasional yang telah dicanangkan, tetapi electronic records. Even though the Srikandi
di lain sisi juga harus berjibaku dalam application is predicted to be an application designed
berkoordinasi dengan lembaga terkait, serta harus in accordance with archival principles, namely from
berlapang dada untuk menerima keluhan dari the creation stage to the depreciation stage, this has
berbagai Perangkat Daerah/Unit Kerja jika ini not yet been fully implemented or is still in the
dilaksanakan, karena adanya banyak kekurangan, development stage. Apart from that, similar local
kendala error, aplikasi lemot dan lain sebagainya. applications from each institution sometimes still
Sedangkan aplikasi lokal lebih memberikan have advantages over Srikandi, both in terms of
fasilitasi kemudahan. easier application settings and integration with
Kata kunci—administrasi, desa, surat Simpeg (Personnel Information System) or being
menyurat, web “Srikandi”. more user friendly in mobile form and so on.

ABSTRACT :
Administration is an activity of maintaining, The weakness of Srikandi which is not friendly in the
collecting and reporting data in the form of application settings makes institutions, especially in
bookkeeping, typing, presenting agendas and local governments which already have similar
correspondence. The process of creating new applications reluctant to implement it in their
correspondence is used in Magetan Regency as it environment. Even though this is a national program
functions as an Integrated Dynamic Archival that must be implemented until 2024, until now the
Information System in the "Srikandi" application use of Srikandi has not been implemented at all at the
as a strengthening of the Electronic Based provincial or district/city level. The shortcomings of
Government System (SPBE) which is located in Srikandi also make the Regional Archives Institute
the literacy building of Plaosan District. with the (LKD), which will manage Srikandi, experience

2
 Isnainy Junia Rachma,
Analisis Sistem Administrasi pada Aplikasi Srikandi sebagai Sistem E-arsip di Kabupaten Magetan

difficulties in understanding and convincing high- Bujur Timur. Secara administrasi, Kabupaten
Magetan terdiri dari 18 Kecamatan dengan 235
ranking officials at the provincial or district/city
desa. Luas Kabupaten Magetan mencapai
level, and heads of related institutions to 688,85 km². Kecamatan Plaosan merupakan
implement the Srikandi application. This is a kecamatan terluas dengan luas 66,09 km²
sedangkan Kecamatan Karangrejo dengan luas
burden for LKD because on the one hand it has to 15,15 km² merupakan kecamatan dengan luas
implement the national program that has been terkecil. Kabupaten Magetan dilintasi jalan raya
utama Surabaya-Ngawi-Yogyakarta dan jalur
launched, but on the other hand it also has to kereta api lintas selatan pulau Jawa, namun
struggle in coordinating with related institutions, jalur tersebut tidak melintasi ibu kota
Kabupaten Magetan.
and must be tolerant of receiving complaints from
various Regional Apparatus/Work Units if this is Seiring berjalan nya waktu dan kemajuan
implemented, because there are lots of pada Sistem pada administrasi, Indonesia
sudah banyak menerapkan metode elektronik
shortcomings, error problems, slow applications
sebagai arsip mupun pendataan lain. E-Arsip
and so on. Meanwhile, local applications provide merupakan suatu kegiatan pemeliharaan,
more convenience. pengumpulan dan pelaporan data berbasis
online. Proses pembuatan surat menyurat yang
Key words—administration, village,
baru di gunakan di Kabupaten Magetan
correspondence, web “Srikandi” sebagaimana di fungsikan sebagai Sistem
Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi
pada aplikasi “Srikandi” sebagai penguatan
PENDAHULUAN Sistem Pemerintah Berbasis Elektronik
(SPBE) yang berlokasi di gedung graha literasi
Kecamatan Plaosan, dengan bertujuan untuk
Kabupaten Magetan (Jawa: Hanacaraka:
memajukan sistem pemerintahan berbasis
‫ )ماۤڮ ت;;ان‬adalah Sebuah wilayah kabupaten
yang terletak di Provinsi Jawa Timur, digital serta kegiatan ini juga untuk
Indonesia. Ibu kotanya adalah Kecamatan meningkatkan kualitas pelayanan publik
Magetan Kota. Kabupaten ini berbatasan menuju Sistem Kinerja Pemerintahan yang
dengan Kabupaten Ngawi di bagian Utara, transparan, akuntabel dalam penyediaan
Kabupaten Madiun di bagian Timur, informasi yang autentik dan terpercaya serta
Kabupaten Ponorogo di bagian Selatan, serta terwujudnya pengelolaan arsip yang baik. Di
Kabupaten Karanganyar dan Kabupaten sisi lain adapun beberapa kelemahan banyak
Wonogiri (keduanya termasuk provinsi Jawa lembaga baik pusat atau daerah yang tidak
Tengah) di bagian Barat. Pangkalan Udara
antusias terhadap kehadiran aplikasi tersebut,
Iswahjudi, salah satu pangkalan utama TNI-
khususnya bagi lembaga telah memiliki
AU di Jawa Timur, terletak di Kecamatan
Maospati. aplikasi sejenis untuk pengelolaan arsip
elektroniknya.
Pada tahun 2022, jumlah penduduk
Kabupaten Magetan sebanyak 678.343 jiwa. Aplikasi Srikandi ini ditetapkan dan
Kabupaten Magetan terletak pada posisi diluncurkan pada tahun 2020 dalam rangka
7°38'30" Lintang selatan dan 111°20'30" untuk percepatan implementasi Peraturan
3
 Emitor: Jurnal Ilmu Adminstrasi Vol. 1 /2024 – 22 Januari 2024
Presiden No. 95 Tahun 2018 tentang
Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik.
Srikandi merupakan hasil kolaborasi
Kementerian Pendayagunaan Aparatur
Negara dan Reformasi Birokrasi (PANRB),
Kementerian
Komunikasi dan Informatika, Badan Siber
dan Sandi Negara (BSSN), dan Arsip
Nasional Republik Indonesia (ANRI) yang
disahkan oleh Menteri Koordinator Bidang
Politik, Hukum, dan Keamanan RI (Menko
Polhukam RI) bersama dengan Menteri
PAN RB pada tanggal 27 Oktober 2020
dengan Keputusan Menteri PANRB Nomor
679 Tahun 2020.
Srikandi adalah aplikasi umum bidang
kearsipan dinamis yang dibuat untuk
mewujudkan efisiensi penyelenggaraan
administrasi pemerintahan dan
penyelenggaraan kearsipan yang terpadu.
Aplikasi tersebut bersifat Government to
Government (G2G), sehingga dapat
dimanfaatkan oleh instansi pusat maupun
daerah. Di awal peluncuran aplikasi ini,
banyak lembaga baik pusat atau daerah yang
tidak antusias terhadap kehadiran aplikasi
tersebut, khususnya bagi lembaga telah
memiliki aplikasi sejenis untuk pengelolaan
arsip elektroniknya. Aplikasi Srikandi
meskipun digadang-gadang sebagai aplikasi
yang dirancang sudah sesuai dengan kaidah
kearsipan yakni dari tahapan penciptaan
sampai ke penyusutan, tetapi hal itu belum
Aplikasi Srikandi meskipun digadang-
gadang sebagai aplikasi yang dirancang
sudah sesuai dengan kaidah kearsipan yakni
dari tahapan penciptaan sampai ke
penyusutan, tetapi hal itu belum sepenuhnya
dapat diterapkan atau masih dalam tahap
pengembangan. Selain itu dari aplikasi lokal
sejenis dari masing-masing
Isnainy Junia Rachma
isnainyjrc@gmail.com
Lembaga kadang masih memiliki keunggulan di
banding Srikandi baik dari sisi setting aplikasi
yang lebih mudah dan terintegrasi dengan
Simpeg (Sistem Informasi Kepegawaian) atau
lebih user friendly dalam bentuk mobile dan
lain sebagainya.
Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Suhardi menjelaskan, aplikasi “Srikandi” ini
untuk menjaga pengelolaan arsip dalam rangka
mewujudkan good goverment untuk menjadikan
keamaman dan pengelolaan arsip yang ada
dilingkup Kabupaten Magetan. Penerapan aplikasi
Srikandi untuk aparatur daerah secara elektronik
digunakan untuk surat dinas, nota dinas, undangan
serta surat perintah tugas yang kemudian akan
dikembangkan lagi ke naskah dinas yang lain.
Sasaran penerapan Pada aplikasi Srikandi
dilaksanakan secara bertahap dari tingkat Pemkab,
Kecamatan dan tingkat Desa.
Maka dari itu, dengan sistem pada aplikasi
“Srikandi” ini akan memudahkan ASN untuk
melakukan pendataan surat dinas, nota dinas,
undangan serta surat perintah. Upaya tersebut
dapat menghemat waktu dalam mencari dokumen
tanpa melibatkan banyak orang jika di lakukan
secara manual. selain itu dengan sistem ini seluruh
dokumen dapat terintegrasi antara pengelolaan
arsip dinamis secara nasional berbasis digital yang
aman.
I. IDENTIFIKASI MASALAH
Di setiap adanya sistem administrasi baru secara
elektronik yang telah upgrade pastiya tidak selalu
berjalan dengan baik, sudah di pastikan ada
beberapa hal yang menjadi keunggulan maupun
kekurangan dalam sistem. Kendala tersebut tidak
selamanya berpengaruh pada sistem saja ,
melainkan human eror juga bisa menjadi
hambatan dalam sistem baru. Hal tersebut di
sebabkan karena kurangnya edukasi pada sistem
4
 Isnainy Junia Rachma,
Analisis Sistem Administrasi pada Aplikasi Srikandi sebagai Sistem E-arsip di Kabupaten Magetan

baru. Serta adanya faktor lain pada awal menerapkan aplikasi Srikandi ini.
peluncuran aplikasi ini, banyak beberapa
lembaga baik pusat maupun daerah yang tidak
antusias terhadap kehadiran aplikasi tersebut,
khususnya bagi lembaga telah memiliki
aplikasi sejenis untuk pengelolaan arsip
elektroniknya. tetapi hal itu belum sepenuhnya
dapat diterapkan atau masih dalam tahap
pengembangan. Selain itu dari aplikasi lokal
sejenis dari masing-masing lembaga kadang
masih memiliki keunggulan di banding
Srikandi baik dari sisi setting aplikasi yang
lebih mudah dan terintegrasi dengan Simpeg
(Sistem Informasi Kepegawaian).

Kekurangan Srikandi yang tidak ramah pada

setting aplikasinya membuat lembaga,
khususnya di pemerintah daerah yang sudah
memiliki aplikasi sejenis enggan untuk
menerapkan di lingkungannya. Meskipun ini
program nasional yang wajib dilaksanakan
sampai dengan tahun 2024 tetapi sampai saat
ini penggunaan Srikandi belum semua
dilaksanakan di tingkat Propinsi atau
Kabupaten/Kota.

Dengan adanya kekurangan yang dimiliki

Srikandi juga membuat Lembaga Kearsipan
Daerah (LKD) yang akan menjadi pengelola
Srikandi, mengalami kesulitan dalam
memahamkan dan menyakinkan kepada
pejabat tinggi di tingkat Propinsi atau
Kabupaten/Kota, dan kepala lembaga terkait
untuk menerapkan aplikasi Srikandi ini.

Hal ini merupakan menjadi beban bagi LKD

karena disatu sisi harus melaksanakan program
nasional yang telah dicanangkan, tetapi di lain
sisi juga harus berjibaku dalam berkoordinasi
dengan lembaga terkait, serta harus berlapang
dada untuk menerima keluhan dari berbagai
Perangkat Daerah/Unit Kerja jika ini
dilaksanakan, karena adanya banyak
kekurangan, kendala error, aplikasi lemot dan
lain sebagainya. Sedangkan aplikasi lokal
lebih memberikan fasilitasi kemudahan untuk
5
 Emitor: Jurnal Ilmu Adminstrasi Vol. 1 /2024 – 22 Januari 2024 Isnainy Junia Rachma
isnainyjrc@gmail.com
Berdasarkan pada pengujian Black Box yang telah dilakukan,
sistem dapat berjalan sesuai dengan fungsi dan fitur yang telah
dirancang sejak awal penelitian. Sistem dapat melakukan
pencatatan data penduduk dan melayani pembuatan surat
menyurat. Sedangkan berdasarkan kuisioner SUS diperoleh
nilai rata-rata 73.5 yang dapat disimpulkan bahwa sistem
termasuk dalam kategori Usable.
A. Saran
Sistem administrasi desa ini dapat dikembangkan lagi
pada fitur pembuatan surat internal yaitu surat undangan.
Nomor surat undangan dapat dibuat berdasarkan acara /
kegiatan yang dilaksanakan, dengan tujuan yang berbeda
dalam nomor surat yang sama.

DAFTAR PUSTAKA
F. Ricky and Minarni, “Sistem Iinformasi Administrasi Canvasser di PT
. Metta Surya Sampit Berbasis Desktop,” J. Penelit. Dosen FIKOM, vol.
4, no. 1, pp. 1–5, 2015.

Munawir, Zulfan,Y. Yanti, and Erdiwansyah, “Perancangan Sistem

Manajemen Administrasi Gampong Berbasis Aplikasi Desktop,”
Serambi Eng., vol. II, no. 4, pp. 182–187, 2017.

S. Ria, S. Siregar, and P. Sundari, “Rancangan Sistem Informasi

Pengelolaan Data Kependudukan Desa ( Studi Kasus di Kantor Desa
Sangiang Kecamatan Sepatan Timur ),” J. Sisfotek Glob., vol. 6, no. 1,
pp. 76–82, 2016.

Informasi Pengelolaan SUrat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web di

Dinas

6
Isnainy Junia Rachma,
Analisis Sistem Administrasi pada Aplikasi Srikandi sebagai Sistem E-arsip di Kabupaten Magetan

Organisasi Berbasis Web,” Fak. Komun. dan Inform., no. Tidak

[8] R. S. Madanayake, G. K. A. Dias, and N. D. Kodikara,
diterbitkan, 2017.
“Transforming Simplified Requirement in to a UML Use Case
[1] A. D. Hamami, “Sistem Informasi Administrasi IMM Komisariat
Diagram Using an Open Source Tool,” Int. J. Comput. Sci. Softw.
Adam Malik,” Fak. Komun. dan Inform., no. Tidak Diterbitkan,
Eng., vol. 6, no. 3, pp. 61–70, 2017.
2018.
[9] H. Supriyono, A. M. Noviandri, and Y. E. Purnomo, “Penerapan
[2] K. Setiawan, “Sistem Administrasi Kependudukan Berbasis Web,”
Sistem Informasi Berbasis Komputer Untuk Pengelolaan Aset Bagi
Fak. Komun. dan Inform., no. Tidak diterbitkan, 2019.
SMP Muhammadiyah 1 Kartasura,” 6th Univ. Res. Colloq. 2017,
[3] R. Arifiananda and A. Fatmawati, “Sistem Presensi Mahasiswa
pp. 59–70, 2017.
Berbasis Web dengan Scan QR Code Rindhitya Arfiananda, Azizah
[10] D. Puput and H. Supriyono, “Rancang Bangun Sistem Presensi
Fatmawati,” J. Insypro, vol. 4, no. 2, 2019.
Berbasis QR Code Menggunakan Framework Codeigniter ( Studi
[4] Bibit and Sukadi, “Sistem Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat
Kasus Kehadiran Asisten Praktikum ),” Insyipro, vol. 4, no. 1, pp.
Keluar Terkomputerisasi Pada Unit Pelaksana Teknis ( Upt )
1–9, 2019.
Sekolah Menengah Pertama ( SMP ) Negeri 1 Tegalombo,” Int. J.
[11] M. E. Khan and F. Khan, “A Comparative Study of White Box ,
Netw. Secur., vol. 4, no. 2, pp. 4–7, 2015.
Black Box and Grey Box Testing Techniques,” Internasioanl J.
[5] R. Fitriana, P. Moengin, and M. Riana, “Information system design Adv. Comput. Sci. Apl., vol. 3, no. 6, pp. 12–15, 2015.
of inventory control spare parts maintenance ( valuation class 5000 )
[12] B. Pudjoatmodjo and R. Wijaya, “Tes Kegunaan (Usability Testing)
( case study : plant kw ) Information system design of inventory
pada Aplikasi Kepegawaian dengan Menggunakan System Usability
control spare parts maintenance ( valuation class 5000 ) ( case
Scale,” Semin. Nas. Teknol. Inf. dan Multimed., vol. 2, no. 9, pp.
study : plant kw ),” IOP Conf. Ser. Mater. Sci. Eng., vol. 114, pp. 0–
37–42, 2016.
10, 2016.
[13] K. U. Fitri and A. Fatmawati, “Sistem Informasi Pelanggan pada
[6] R. Susanto and A. D. Andriana, “Perbandinagn Model Waterfall dan Bengkel Marno Jaya Motor,” J. Emit., vol. 19, no. 01, pp. 29–35,
Prototyping untuk Pengembangan Sistem Informasi,” Maj. Ilm. 2019.
UNIKOM, vol. 14, no. 1, pp. 41–46, 2017. [14] J. Brooke, “SUS - A quick and dirty usability scale,”
[7] S. Eroglu, Tolga, and Cakmak, “Enterprise Information Systems UnitedKingdom, 1986.
within the Context of Information security : A Risk Assessment for
a Health Organization in Turkey,” Procedia Comput. Sci., vol. 100,
pp. 979–986, 2016.