Proposal

Si MAS GESIT ( Sistem Administrasi Kependudukan

Berbasis Informasi Elektronik)
Tanggal pelaksanaan inovasi pelayanan publik : Wednesday, 07 March 2018
Kategori inovasi pelayanan publik : Tata kelola Pemerintahan
 Si MAS GESIT ( Sistem Administrasi Kependudukan Berbasis Informasi
Ringkasan Proposal Elektronik)

Ringkasan Proposal

Sebagaimana kita ketahui bahwa pentingnya dokumen kependudukan sebagai syarat dasar untuk
kepengurusan fasilitas lain, maka dibutuhkanlah aplikasi untuk mengefisiensi waktu dengan
harapan kesadaran warga terhadap pentingnya pelaporan peristiwa kependudukan meningkat.

Simas Gesit dihadirkan untuk melakukan terobosan pelaksanaan pelayanan adminduk kepada warga DKI
Jakarta khususnya yang berdomisili di kelurahan Cipedak. Sebelum tahun 2018, pelayanan di tingkat
kelurahan masih manual sehingga untuk mengurus dokumen administrasi kependudukannya, warga
seringkali harus menghabiskan waktu panjang dan lama.

Penggunaan aplikasi merupakan salah satu solusi cerdas dalam menjawab dinamika perubahan di era digital
dalam pelaksanaan dan penyelenggaraan pemerintah secara e-goverment, cukup dengan mengakses alamat
web aplikasi SI MAS GESIT, warga langsung mendapatkan informasi syarat yang dibutuhkan. Setelah syarat
sudah dipenuhi, warga dapat mengupload syarat dokumen dari fitur aplikasi tsb dari mana saja dan kapan
saja melalui smartphone, selanjutnya operator kelurahan memverifikasi data warga, jika berkas sudah
lengkap maka operator membuat jadwal tanggal warga untuk mengambil dokumen yg sudah jadi dengan
menukarkan bukti cetak berbarcode dan berkas asli yang sudah diupload sebelumnya.

Aplikasi ini memberikan notifikasi jalannya dokumen, pemohon dapat memonitoring jalannya pelayanan
tanpa perlu mondar – mandir ke kelurahan untuk urusan dokumen kependudukan. Disamping itu dalam tata
kelola dokumen secara digital tersimpan melalui back up data digital.

Inovasi ini berperan penting dalam mengatasi kelemahan tata kelola administrasi pelayanan di kelurahan,
setidaknya dengan aplikasi ini dimanfaatkan untuk memperbaiki kualitas layanan dari Dinas Dukcapil kepada
warga, meningkatkan transparansi dalam pelayanan, kontrol serta akuntabilitas dalam pemerintahan di
kelurahan serta untuk mengurangi pemborosan waktu, biaya transport yang dikeluarkan warga hanya karena
bolak-balik mengurus kelengkapan administrasinya.

Diaplikasi juga tersedia fitur tata kelola persuratan dan arsip pelayanan harian diloket pelayanan kelurahan
yang dikelola dan disimpan secara digital dengan sistem pengamanan bercode, dan dapat di tracking kembali
oleh petugas, surat dapat terpantau cepat dan berjenjang dari staf sampai dengan pimpinan secara
Elektronik Digital (online).

Sistem Informasi Inovasi Pelayanan Publik 2 Dicetak tanggal: 22-07-2019

 Si MAS GESIT ( Sistem Administrasi Kependudukan Berbasis Informasi
Tujuan Inisiatif Elektronik)

Tujuan Inisiatif
Gambarkan/Jelaskan tujuan inisiatif ("gagasan") munculnya inovasi ini

Jawaban:

Di awali dari keluhan dan masukan dari warga terutama warga yang bekerja saat mengurus administrasi
kependudukan rata-rata minimal 3 kali bolak-balik di kantor kelurahan sampai dokumen yang diinginkannya
selesai. Sehingga warga harus cuti atau ijin bahkan membolos dari kantor hanya agar dokumen
kependudukannya bisa segera selesai, apalagi tidak semua dokumen kependudukan di cetak kelurahan
tetapi kewenangannya masih di struktur yang lebih atas seperti Suku Dinas Adminduk Jakarta selatan.

Inovasi ini mengatasi kelemahan tata kelola administrasi pelayanan di kelurahan Cipedak, aplikasi ini dapat
dimanfaatkan untuk memperbaiki kualitas layanan dari pemerintah kepada warga kelurahan, meningkatkan
transparansi dalam pelayanan, kontrol serta akuntabilitas dalam pemerintahan di kelurahan serta untuk
mengurangi pemborosan waktu, biaya transport/makan yang dikeluarkan warga hanya karena bolak-balik
mengurus kelengkapan administrasinya.

Berdasarkan narasi diatas di rangkum tujuan inisiatif pembuatan aplikasi SIMAS GESIT sebagai berikut:

1. Adanya sistem pelayanan umum berbasis digital untuk mempercepat pelayanan terkait dokumen
kependudukan warga sekaligus tata kelola persuratan dan arsip secara digital
2. Memfasilitasi warga untuk pemberian hak pelayanan yang lebih cepat, transparan berbasis informasi
elektronik di wilayah kelurahan
3. Terwujudnya aplikasi berbasis web untuk meningkatkan performa pelayanan administrasi ketata
usahan, manajemen, kearsipan di lingkungan dukcapil menuju tata kelola pemerintahan secara e
goverment

Sistem Informasi Inovasi Pelayanan Publik 3 Dicetak tanggal: 22-07-2019

 Si MAS GESIT ( Sistem Administrasi Kependudukan Berbasis Informasi
Keselarasan Elektronik)

Keselarasan Dengan Kategori Yang Dipilih

Jelaskan keterkaitan inovasi dengan kategori yang dipilih.

Jawaban:

Aplikasi Simas Gesit bermanfaat untuk mengefektifkan penyelenggaraan pelayanan publik agar lebih efisien
dan meningkatkan kinerja pelayanan dokumen kependudukan di kelurahan Cipedak dengan cara
penggunaan aplikasi untuk mempercepat dan mendekatkan akses pelayanan secara digital kepada warga
melalui smartphone, disamping itu aplikasi ini juga bermanfaat untuk pengelolaan persuratan dan menyimpan
arsip digital bagi kelurahan.

Gambaran ini jika disesuaikan dengan perkembangan teknologi yang serba informatif, mudah, cepat dan
transparan dan selaras dengan kebijakan pemerintah agar tercipta sistem dan tata kelola pemerintahan yang
baik di semua level, inovasi aplikasi Si Mas Gesit kelurahan Cipedak ini sebagai salah satu bentuk dalam
kategori tata kelola pemerintahan.

Sistem Informasi Inovasi Pelayanan Publik 4 Dicetak tanggal: 22-07-2019

 Si MAS GESIT ( Sistem Administrasi Kependudukan Berbasis Informasi
Signifikansis Elektronik)

Signifikansi (Arti Penting)

Jelaskan bagaimana inisiatif ini berperan penting dalam mengatasi kekurangan/ kelemahan tata kelola,
administrasi umum atau pelayanan publik di suatu negara atau wilayah tertentu. Inisiatif tersebut harus
berdampak positif terhadap kelompok-kelompok penduduk, termasuk kelompok yang rentan (yaitu anak-
anak, perempuan, orang tua, orang cacat, dll.) dalam konteks negara atau wilayah Anda.

Jawaban:

Arti penting aplikasi ini adalah untuk mengefisiensi waktu dengan harapan kesadaran warga terhadap
pentingnya pelaporan peristiwa kependudukan meningkat. Dengan inovasi ini jika kedepan instansi lintas
sektor yang akan memanfaatkan data kependudukan untuk melakukan urusan lain misalnya Dinas Sosial
dalam keakuratan mendata penduduk miskin, untuk memperoleh data valid warga dalam memperoleh
jaminan kesehatan (BPJS) akan semakin mudah terpantau.

Inovasi ini berperan penting dalam mengatasi kekurangan tata kelola pelayanan yang sebelumnya yang
kurang responsive terhadap berbagai keluhan, aspirasi dan harapan masyarakat, kurang informatif
mengenai persyaratan kepengurusan dokumen kependudukan, kurang accessible sehingga menyulitkan
warga yang memerlukan pelayanan atau membutuhkan biaya untuk mencapai kelurahan sehingga
mengakibatkan inefisiensi pelayanan.

Aplikasi ini menampung keluhan warga mengenai Pelayanan Administrasi Kependudukan. Diharapkan dari
fitur dalam aplikasi ini terjadi interaksi antara petugas dan warga kelurahan sehingga tercipta pelayanan yang
di inginkan warga dengan ketentuan yang ada, dan juga aplikasi ini dapat memberikan notifikasi jalannya
dokumen yang dimohon.

Dengan aplikasi ini pemohon diharapkan selalu memonitoring jalannya pelayanan. Keunggulan di fitur ini
pemohon tidak perlu mondar – mandir ke kelurahan untuk menanyakan permohonannya, sehingga urusan
kesibukan lainnya dapat tetap berjalan misalnya kegiatan anak-anak dalam belajar disaat yang bersamaan
harus dicetakkan KIA nya atau warga pekerja yang tempat kerjanya jauh dari kelurahan.

Sistem Informasi Inovasi Pelayanan Publik 5 Dicetak tanggal: 22-07-2019

 Si MAS GESIT ( Sistem Administrasi Kependudukan Berbasis Informasi
Inovasi Elektronik)

Inovasi
Jelaskan mengapa inisiatif ini inovatif dalam konteks negara atau wilayah Anda.

Jawaban:

Sebagaimana kita ketahui bahwa DKI Jakarta sudah dicanangkan menjadi smart city, dan juga merupakan
kota sibuk dan macet, namun pelayanan dilapangan khususnya di unit satuan pelayanan pada tingkat
kelurahan di wilayah Jakarta Selatan belum menerapkan sistem berbasis aplikasi pelayanan online yang
dapat diakses oleh warga setiap saat, kapanpun dan dimanapun.

Dengan adanya aplikasi ini dapat memfasilitasi warga untuk mengajukan semua jenis permohonan
kepengurusan dokumen kependudukan secara online, dan hanya satu kali saja datang ke kelurahan yaitu
pada saat pengambilan dokumen yang sudah jadi, dengan ketentuan menukarkan bukti cetak upload
berbarcode dan persyaratan asli yang sudah terupload di aplikasi

Jelaskan apakah inovasi ini asli atau apakah itumerupakan adaptasi/modifikasi/replikasi dari konteks
lain.

Jawaban:

Ide dan pemikiran pembuatan sistem berbasis aplikasi di kelurahan asli lahir dari kondisi dan pola kerja para
perangkat di unit kependudukan dan pencatatan sipil di kelurahan. Sedangkan basis aplikasi merupakan
suatu bentuk adaptasi dari dinamika perkembangan teknologi yang sudah dimodifikasi sesuai dengan
kebutuhan, kelebihan dari aplikasi sejenis didaerah lain umumnya belum menggunakan sistem pengamanan
barcode.

Sistem pengamanan barcode digunakan pada bukti cetak upload persyaratan dokumen sekaligus sebagai
bukti otentik kepemilikan user aplikasi warga yang mengurus dan hanya warga tersebut dengan perangkat
petugas pelayanan kelurahan saja yang memiliki akses terkait kepengurusan dokumen kependudukan.

Sistem Informasi Inovasi Pelayanan Publik 6 Dicetak tanggal: 22-07-2019

 Si MAS GESIT ( Sistem Administrasi Kependudukan Berbasis Informasi
Transferabilitas Elektronik)

Transferabilitas
Apakah inovasi tersebut memiliki potensi dan/atau terbukti telah diterapkan dan diadaptasi (disesuaikan)
ke dalam konteks lain (misalnya negara atau wilayah lain) ? Jika ya, tolong jelaskan di mana dan
bagaimana prosesnya

Jawaban:

Aplikasi Simas Gesit berpotensi dan memungkinkan untuk diinterkoneksikan dengan wilayah kerja satuan
pelayanan di kelurahan se- DKI Jakarta ke depan yang juga membutuhkan sistem yang sama untuk
kelurahan yang belum menerapkan aplikasi sejenis secara online.

Pada awalnya Aplikasi Simas Gesit hanya merupakan pilot project sistem yang dikhususkan untuk warga
yang wilayah domisilinya dikelurahan Cipedak. Pilot project sistem ini sendiri adalah ide yang digagas
semenjak Kepala Satuan Kependudukan dan Pencatatan Sipil kelurahan Cipedak menjabat saat ini.

Proses adaptasi Simas Gesit untuk pelayanan wilayah kerja tingkat kelurahan se - DKI Jakarta, prosesnya
melalui pengadaan Server Induk yang dikelola langsung oleh Dinas

Sistem Informasi Inovasi Pelayanan Publik 7 Dicetak tanggal: 22-07-2019

 Si MAS GESIT ( Sistem Administrasi Kependudukan Berbasis Informasi
Sumber Daya Elektronik)

Sumber Daya
Sumber daya apa (yaitu keuangan, manusia atau lainnya) yang digunakan untuk melaksanakan inovasi
tersebut?

Pemangku kepentingan lain mana di dalam institusi yang terlibat dan memberikan kontribusi dalam
memunculkan dan melaksanakan inisiatif ini?

Langkah-langkah/strategi apa yang dilakukan inovator dalam memobilisasi/ menggerakkan seluruh

sumber daya internal maupun eksternal?

Bagaimana keberlanjutan sumber daya yang digunakan dalam inovasi ini? Apakah hingga saat ini
sumber daya masih tersedia?

Jawaban:

Sumber daya manusia yang dibutuhkan dalam melaksanakan inovasi ini terdiri dari 1 orang Kasatpel sebagai
penanggung jawab dan 2 orang operator sebagai pengoperasian aplikasi, sumber daya infrastruktur yaitu 3
buah PC, 2 printer otomatis, 2 Scanner dan 2 akses Internet, serta sumber daya anggaran terkait pengadaan
aplikasi.

Strategi yang dilakukan inovator yaitu selalu berkordinasi kepada Kadis/Kasudin untuk memonitoring,
mengevaluasi dan memberikan masukan terhadap penyempurnaan operasional sistem serta komitmen
dukungan baik moril dan materil guna keberlangsungan dan pengembangan performa aplikasi.

Sumber daya saat ini masih tersedia dan tetap masih berjalan dan berkembang, petugas kelurahan
merasakan perubahan dalam strategi pelayanan lebih baik.

Jelaskan apakah dan bagaimana inovasi ini berkelanjutan (meliputi aspek-aspek sosial, ekonomi dan
yang berhubungan dengan lingkungan).

Jawaban:

Rancang bangun dalam pembuatan dan pelaksanaan aplikasiini dalam keberlanjutannya dari awal
senantiasa dilakukan evaluasi dengan pendekatan berbagai aspek. Aspek yang pertama aspek sosial dimana
aplikasi ini untuk memudahkan warga dalam proses kepengurusan dokumen kependudukan, sehingga warga
yang memiliki keterbatasan fisik, lansia dapat diwakilkan oleh pihak keluarganya dalam mengajukan
kelengkapan persyaratan kepengurusan dokumen adminduk.

Aspek kedua adalah ekonomi yaitu warga dapat mengefisienkan waktu dan biaya transport hanya karena
mondar mandir dalam mengurus dokumen kependudukan. Aspek ketiga yang berhubungan dengan
lingkungan yaitu perubahan ekosistem pelayana publik service dari pelayanan yang memakan waktu lama
menjadi lebih cepat, mudah dan efisien

Dengan pendekatan ketiga aspek ini antara warga dan perangkat kelurahan dapat merubah prilaku dan
budaya pelayanan yang lebih modern dengan pendekatan teknologi. Dengan apliakasi ini diharapkan
terbangun ekosistem jaringan (kemitraan ) kembali secara elektronik melalui alat komunikasi jejaring media
sosial (Medsos) agar mendorong pembangunan warga yang berkeadilan dan inklusif (terbuka) serta dari

Sistem Informasi Inovasi Pelayanan Publik 8 Dicetak tanggal: 22-07-2019

 Si MAS GESIT ( Sistem Administrasi Kependudukan Berbasis Informasi
Sumber Daya Elektronik)

aspek tata kelola pemerintahan di kelurahan terbangun sistem pelayanan publik yang tangguh.

Sistem Informasi Inovasi Pelayanan Publik 9 Dicetak tanggal: 22-07-2019

 Si MAS GESIT ( Sistem Administrasi Kependudukan Berbasis Informasi
Dampak Elektronik)

Dampak
Apakah inovasi ini telah dievaluasi secara resmi skala dampaknya, melalui evaluasi internal atau
eksternal misalnya evaluasi yang dilakukan oleh APIP atau lembaga lain yang relevan.

Jawaban: Ya

Jelaskan bagaimana inovasi ini dievaluasi dampaknya pada:

Target/kelompok sasaran.
Kelompok masyarakat di luar kelompok sasaran.
Aspek tata pemerintahan instansi (misalnya efisiensi anggaran, perbaikan proses bisnis,
kolaborasi antar satuan unit kerja/perangkat daerah dan/atau pemangku kepentingan lainnya,
tingkat akuntabilitas).

Jawaban:

Aplikasi ini sudah dilakukan evaluasi sebelumnya secara internal dalam hal ini pelaksanaan evaluasi dari
dinas/suku dinas. kelompok sasaran utama yang merasakan dampak di bagi ke dalam 2 sasaran terget.
sasaran pertama adalah warga yang memerlukan pelayanan merasakan pelayanan tidak perlu antri dan
bolak-balik dalam pengurusan dokumen karena warga terlebih dahulu melengkapi persyaratan resmi
kelengkapan yang sudah diinformasikan dalam aplikasi. sasaran kedua adalah petugas perangkat lebih
tertata dokumen karena sudah data digital. warga sasaran yang dimaksudkan terkait adminduk urusan :
kelompok warga miskin, anak-anak, dan lansia. untuk tata kelola pada perangkat kelurahan adalah
perubahan kinerja yang lebih baik dari sebelumnya.

Indikator-indikator apa yang digunakan dalam evaluasi itu.

Jawaban:

Pelaksanaan penilaian evaluasi yang dilakukan oleh dinas terkait aplikasi ini, lebih merujuk pada indikator
utama dalam tata kelola pemerintahan. adapun indikator utama tersebut adalah sebagai berikut: 1).
transparansi dimana keterbukaan informasi disampaikan kepada warga dalam mengurus dokumen
kependudukan disamping itu dengan proses keterbukaan informasi, semua pihak dapat mengawasi urusan
dukcapil di cipedak. 2). partisipasi dimana masukan dari warga yang mengeluhkan pelayanan yang bolak
balik ke kelurahan tidak perlu terjadi lagi sejak penerapan dari aplikasi ini. 3). Akutanbilitas dan koordinasi
dimana memberikan kesempatan kepada warga untuk secara bersama mengevaluasi dari kualitas pelayanan
yang dikeluhkan dan terbangun koordinasi melalui komunikasi yang aktif.

Sistem Informasi Inovasi Pelayanan Publik 10 Dicetak tanggal: 22-07-2019

 Si MAS GESIT ( Sistem Administrasi Kependudukan Berbasis Informasi
Dampak Elektronik)

Gambarkan/apa hasil evaluasi tersebut?

Jawaban:

Evaluasi secara resmi inovasi ini skala dampaknya, baik melalui evaluasi internal atau eksternal, diharapkan
mampu meningkatkan performa pelayanan prima serta membangun citra yang baik bagi aparatur pemerintah
dikelurahan yang secara langsung melayani warga, dampak bagi aparatur dukcapil dapat mempermudah
proses pekerjaan sehari hari dengan sistem yang sudah baku dan kemudahan dalam proses penyimpanan
arsip digital, dan dampak bagi masyarakat diharapkan adalah meningkatnya kesadaran pelaporan peristiwa
kependudukan karena kemudahan efisiensi waktu dan proses dalam urusan dokumen yang diinginkan
karena dapat permohonan kepengurusan dokumen kependudukan dapat diakses kapan saja dan dimana
saja melalui perangkat elektronik atau smartphone.

Sistem Informasi Inovasi Pelayanan Publik 11 Dicetak tanggal: 22-07-2019

 Si MAS GESIT ( Sistem Administrasi Kependudukan Berbasis Informasi
Keterlibatan Pemangku Kepentingan Elektronik)

Keterlibatan Pemangku Kepentingan

Jelaskan pemangku kepentingan mana yang terlibat, dan apa peran dan kontribusi mereka dalam
merancang, melaksanakan dan mengevaluasi inovasi ini.

Jawaban:

1. Kepala satuan Pelayanan (Kasatpel) Dukcapil Kelurahan Cipedak

Selama ini Kasatpel Dukcapil kelurahan melihat dan merasakan kekurangan dalam sistem pengelolaan
informasi manajemen persuratan dan arsip , sistem dan mekanisme masih menggunakan pola
konvensional , Kasatpel mengupayakan adanya peningkatan kualitas manajemen dan inovasi
pelayanan mengadopsi langkah ATM (amati, tiru dan modifikasi) melalui aplikasi SIMAS GESIT untuk
meningkatkan performa pelayanan publik di kelurahan
Agar dalam mengelola persuratan dan arsip dengan cara menual yang sudah ketinggalan zaman ini
perlu didukung sistem manajemen informasi yang lebih baik dengan memanfaatkan teknologi yaitu
dengan aplikasi berbasis web base.

2. Kepala Dinas kependudukan dan Pencatatan Sipil : Mendukung kreatifitas dan ide gagasan inovasi dari
para staf yang akan melakukan terobosan dan perubahan manajemen untuk mendukung perbaikan kinerja
dan kualitas kepada warga untuk peningkatan standar pelayanan publik.

3. Kepala Suku Dinas Adminduk dan Capil Jakarta Selatan : mendukung adanya peningkatan layanan
manajemen pelayanan publik agar kinerja yang selama ini bisa meningkat dan inovasi dapat direplikasi dan
manfaatkan dalam urusan pekerjaan di unit tingkat kelurahan yang menjadi base public service.

4. Petugas Pelayanan : berharap dalam pengelolaan surat, arsip dan dokumen dapat lebih baik dan cepat
dengan tata kelola sehingga lebih mempermudah pekerjaan karena sudah mobile pelaksanaannya.

Sistem Informasi Inovasi Pelayanan Publik 12 Dicetak tanggal: 22-07-2019

 Si MAS GESIT ( Sistem Administrasi Kependudukan Berbasis Informasi
Pelajaran Yang Dipetik Elektronik)

Pelajaran Yang Dipetik

Gambarkan pelajaran apa yang dipetik, serta usulan ide agar inovasi ini dapat ditingkatkan lebih lanjut
atau gambarkan kekhususan inovasi yang membuat inovasi ini hebat, yang membawa perubahan yang
lebih cepat dan lebih luas.

Jawaban:

1. Warga semakin maju dan kritis maka pemerintah harus juga semakin kreatif meningkatkan kualitas
layanan agar dapat memberikan layanan sesuai dengan dinamika di masyarakat, menciptakan
teknologi baru semacam SI MAS GESIT, yang efektif guna terwujudnya pelayanan yang cepat,
mudah, hemat dan akuntabel.
2. Dengan itikad yang baik, etos kerja yang nyata serta kerjasama secara cerdas dan terpadu dapat
mengatasi segala hambatan dalam mewujudkan pelayanan prima
3. Kedepan diharapkan semua layanan publik mengunakan dukungan tekhnologi informasi agar
pelayanan lebih cepat,mudah dan berkualitas serta akuntabel, semua pelayanan publik diharapkan
terintegrasi dengan data kependudukan yang dikelola oleh Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
untuk berbagai kepentingan publik.

Sistem Informasi Inovasi Pelayanan Publik 13 Dicetak tanggal: 22-07-2019