“Implementasi Aplikasi E-Kelurahan Terhadap Pelayanan

Administrasi Publik Di Kelurahan Kemandungan

Kecamatan Tegal Barat Kota Tegal”
Oleh :
Ferry Siswondo
Pogram Studi Ilmu Administrsi Negara
Fakultas Hukum Ilmu Sosisal dan Ilmu Politik Universitas Terbuka
e-mail. ferrysiswonout@gmail.com

ABSTRAK

Berdasarkan Undang-Undang No 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik,

yaitu pengertian pelayanan publik merupakan kegiatan atau suatu rangkaian kegiatan
dalam rangka pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan perundang-
undangan bagi setiap warga negara dan penduduk atas barang, jasa, dan atau
pelayanan administratif yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan publik. E-
Kelurahan adalah sebuah aplikasi berbasis online yang diperuntukkan untuk
pelayanan administrasi masyarakat dikelurahan seperti pembuatan Surat Keterangan
Catatan Kepolisian (SKCK), Surat Domisili, Surat Keterangan Tidak Mampu
(SKTM), Surat Keterangan Usaha (SKU) dan Surat Keterangan lainnya yang
dibutuhkan oleh masyarakat. Dalam penggunaan aplikasi ini bertujuan untuk
mengetahui efektifitas dan efesiensi waktu dalam penggunaan e-Kelurahan pada
pelayanan masyarakat di seluruh wilayah 27 Kelurahan termasuk di Kelurahan
Kemandungan Kecamatan Tegal Barat Kota Tegal. Aplikasi e-Kelurahan merupakan
suatu sistem pelayanan masyarakat kelurahan yang berintegrasi dengan Sistem
Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) dan Sistem Informasi Kepegawaian
(SIMPEG). Aplikasi ini sudah dapat menginput data kependudukan, apabila diketik
dengan Nomor Induk Kependudukan (NIK), langsung muncul Nama, alamat, dll. e-
Kelurahan dikembangkan secara internal oleh Dinas Komunikasi dan Informatika
Kota Tegal dan bekerjasama dengan Dinas Kependudukan Catatan Sipil Kota Tegal.
Kata Kunci : E-Kelurahan, Pelayanan Masyarakat, Kelurahan Kemandungan

PENDAHULUAN

Pelayanan publik merupakan suatu rangkaian kegiatan dalam rangka guna

pemenuhan kebutuhan pelayanan bagi setiap warga negara atas barang, jasa dan
pelayanan administratif yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan publik.
Menyelenggarakan pelayanan publik adalah suatu kewajiban pemerintah dalam
pemenuhan atas barang, jasa dan pelayanan administratif kepada setiap warga negara.
Terwujudnya pelayanan publik yang berkualitas guna memberikan pelayan prima
yang menjadikan tujuan salah satu ciri tata pemerintahan yang baik. Karena kinerja
pelayanan publik sangat besar pengaruhnya terhadap kualitas kehidupan masyarakat.
Oleh karena itu, dalam membangun sistem manajemen pelayanan publik yang handal
yaitu keniscayaan bagi daerah apabila mereka ingin meningkatkan kesejahteraan
warganya. Tidak mengherankan apabila perbaikan kualitas dalam pelayanan publik
menjadi salah satu alasan mengapa pemerintahan mendesentralisasikan dalam
kewenangan penyelenggaraan pelayanan publik ke daerah.

Administrasi publik adalah kerjasama yang dilakukan oleh sekelompok orang

atau lembaga dalam melaksanakan tugas-tugas pemerintahan guna memenuhi
kebutuhan publik secara efisien dan efektif. Pembahasan Pelayanan publik yang
penulis dalam penelitian ini yaitu pelayanan administrasi kelurahan yang selama ini
menjadi keluhan tentang proses jalannya pelayanan administrasi masyarakat.

Seiring berkembangnya teknologi informasi dan komunikasi, aktivitas

kehidupan manusia dalam sektor tengah mengalami sebuah perubahan. Pada sektor
pelayanan publik yang dilakukan oleh pemerintah, perkembangan teknologi informasi
dan komunikasi telah melahirkan model pelayanan publik yang dilakukan melalui
aplikasi dan web browser. Pelayanan pemerintah yang birokratis dan sangat manual
dapat melalui pemanfaatan aplikasi menjadi lebih fleksibel dan lebih berorientasi pada
kepuasan pengguna dan masyarakat.

Di Kelurahan Kemandungan Kecamatan Tegal Barat Kota Tegal aplikasi E-

Kelurahan belum berjalan optimal, banyak masyarakat tidak menggunakn karena
keterbatasan kemampuan dalam teknologi meski mereka punya gadget/smartphone.
Hal ini dipicu masih rendahnya proses sosialisasi. Aplikasi yang sudah diciptakan
dengan sejumlah alokasi anggaran namun belum memberikan dapat termanafaatkan
secara optimal untuk mewujudkan peningkatan kecepatan dan kemudahan pelayanan.

Berdasarkan situasi masalah ada, maka dalam artikel penelitian ini mengelaborasi
terkait pemanfaatan aplikasi E Kelurahan untuk menjawab pertanyaan terkait apakah
penggunaan aplikasi E Kelurahan dapat mempermudah sistem pelayanan administrasi
masyarakat yang ada di Kelurahan Kemandungan dan mengidentifikasi faktor
pendukung dan penghambatnya.

METODE PENELITIAN

Penelitian ini merupakanan penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Sumber

data terdiri dari hasil wawancara, observasi dan studi dokumentasi. Adapaun informan
penelitian ini terdiri dari Lurah, Kasi Pelayanan Masyarakat, Staf pelayanan, dan
beberapa warga masyarakat Kelurahan Kemandungan. Data dalam penelitian ini
dianalisis dengan pola yang perkenalkan miles dan Huberman (1984) diawali dengan,
reduksi data, prnyajian dan dan penarikan kesimpulan dan verifikasi.
 PEMBAHASAN

Kemudahan Pelayanan Administrasi Masyarkat Pada Kelurahan Kemandungan

Berdasarkan pada Pasal 1 Ayat (1) Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009

tentang Pelayanan Publik bahwa Pelayanan Publik merupakan kegiatan atau rangkaian
dalam rangka pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan perundang-
undangan bagi setiap warga negara dan penduduk atas barang, jasa, dan/atau
pelayanan administratif yang disediakan penyelenggara pelayanan publik. Berdasarkan
pengertian tersebut, kegiatan pelayanan publik telah diatur dalam rangka pemenuhan
berdasarkan regulasi yang dibuat oleh pemerintah dengan tujuan utamanya yaitu untuk
memenuhi kebutuhan dasar dan kesejahteraan masyarakat. Untuk melihat kemudahan
pelayanan tersebut, penulis memaparkan kemudahan pelayanan administrasi sebelum
dan sesudah penggunaan aplikasi e-Kelurahan pada Kelurahan Kemandungan.

Pelayanan Administrasi Sebelum Penggunaan Aplikasi e-Kelurahan

Pada Kelurahan Kemandungan pelayanan administrasi sebelum menggunakan
aplikasi e-Kelurahan yaitu sesuai standar pelayanan publik yang berdasarkan
Keputusan MENPAN No. 63/KEP/M.PAN/7/2003 tentang pedoman umum
penyelenggaraan pelayanan publik. Adapun standar pelayanan publik yang dibakukan
meliputi prosedur pelayanan, waktu penyelesaian, biaya pelayanan, produk pelayanan,
sarana dan prasarana dan kompetensi petugas pemberi pelayanan.
Prosedur Pelayanan
Prosedur pelayanan merupakan tata cara melaksanakan dalam suatu pekerjaan dengan
unsur-unsur administrasi serta menggunakan tata tertib standar pelaksanaannya.
Prosedur pelayanan dibakukan bagi pengguna pelayanan memuat kesederhanaan.
Kesederhanaan yang dimaksud yaitu prosedur pelayanan yang mudah dipahami dan
mudah dilaksanakan. Pelayanan yang memenuhi standar dalam pelaksanaannya tidak
menyulitkan pihak yang membutuhkan karena pelayanan pemerintahan berbentuk jasa
maka, hal utama yang dilakukan dalam prosedur pelayanan adalah interaksi antara
pemberi dan
penerima pelayanan. Pelayanan administrasi di Kelurahan Kemandungan sebelum
adanya aplikasi e-Kelurahan yaitu menggunakan secara manual harus melalui prosedur
yang cukup menyita waktu. Contohnya seperti pembuatan Surat Keterangan Tidak
Mampu (SKTM) yaitu masyarakat harus meminta surat pengantar dari RT dan RW
setempat terlebih Kemudian masyarakat diberikan formulir yang sudah terisi sesuai
dengan kebutuhan masyarakat pada RT dan RW setempat, kemudian surat pengantar
tersebut dibawa dan diberikan sebagai permohonan pada pihak Kelurahan bersamaan
dengan kelengkapan syarat-syarat pendukung lainnya seperti Fotocopy Kartu Keluarga
maupun Fotocopy KTP untuk pemeriksaan berkas, kemudian dibuatkan surat
pengantar dari Kelurahan dengan ditandatangani oleh Pejabat di Kelurahan,
dilanjutkan surat tersebut masyarakat diharuskan meminta tanda tangan ke kantor
kecamatan, kemudian pihak kecamatan menerima dan meneliti berkas permohonan,
dan ditanda tangani oleh camat kemudian surat tersebut diserahkan kepada
masyarakat sesuai surat yang dibutuhkan.
Waktu Penyelesaian
Waktu penyelesaian atau jangka waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan seluruh
proses pelayanan dari setiap jenis pelayanan yang ditetapkan sejak saat itu pemohonan
mengajukan sampai dengan penyelesaian pelayanan dapat dimaksimalkan secara cepat
dan seringkas mungkin. Namun melihat prosedur pelayanan tersebut, masyarakat
memerlukan banyak waktu penyelesaiannya sehingga kepastian efisiensi waktu agar
tidak terlalu banyak menunggu dan pindah antar instansi
Biaya Pelayanan
Untuk kebutuhan biaya atau tarif pelayanan publik, pada dasarnya merupakan
tanggung jawab negara atau pemerintah. Kepungurusan biaya pelayanan administrasi
di kelurahan bahwa sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang sudah
ditetapkan, masyarakat tidak diharuskan membayar biaya atau tarif administrasi.
Sebuah pelayanan masyarakat memang seharusnya tidak di pungut biaya, apabila hal
tersebut sampai terjadi maka pihak perangkat kelurahan telah melakukan pungli
(pungutan liar).
Sarana dan Prasarana
Sarana dan prasarana berkaitan dengan pelayanan administrasi yaitu pada bukti fisik
peralatan pegawai yaitu penggunaan teknologi informasi dan komunikasi dalam
penyelenggara administrasi yang di butuhkan masyarakat Sejak tahun 2008 di
Kelurahan Kemandungan sudah menggunakan perangkat komputer yang digunakan
untuk pembuatan surat dan penyimpanan data kelurahan secara manual. Sarana dan
prasarana yang tersedia tidak hanya terlihat pada perangkat komputer saja namun
adanya printer dan alat scan yang dapat membantu memudahkan dalam pekerjaan
pelayanan administrasi.
Kompetensi Petugas Pemberi Pelayanan
Kompetensi petugas pemberi pelayanan pada Kelurahan Kemandungan ditetapkan
berdasarkan keahlian, pengetahuan, keterampilan, sikap dan perilaku yang dibutuhkan.
Sebagai alat untuk mencapai tujuan penyelenggara pemerintahan yang baik,
kompetensi petugas pemberi pelayanan perlu diperhatikan. Aparatur atau petugas
pemberi pelayanan diatur dalam Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara
Nomor 87/M.PAN/8/2005 tentang pedoman peningkatan pelaksanan, efisiensi,
penghematan dan disiplin kerja. Aparatur kelurahan bertanggung jawab mewujudkan
pemerintahan yang baik (Good Governance) dan kepemerintahan yang bersih (Clean
Governance).

Pelayanan Administrasi Kependudukan Sesudah Menggunakan Aplikasi e-

Kelurahan Pada Kelurahan Kemandungan
Pelayanan administrasi sesudah atau setelah menggunakan aplikasi e-Kelurahan di
Kelurahan Kemandungan dengan standar pelayanan publik dengan tujuan untuk
memudahkan pada pelayanan administrasi masyarakat guna untuk mewujudkan
pelayanan yang cepat, tepat dan efisien.
Prosedur Pelayanan
Prosedur pelayanan merupakan proses yang harus dilalui masyarakat atau penerima
pelayanan untuk mendapatkan pelayanan yang diinginkan. Melalui aplikasi e-
Kelurahan tahapan prosedur pelayanan yang memakan waktu dalam 1 hari kerja dan
dapat diringkas dalam hitungan beberapa menit. Penggunaan aplikasi e-Kelurahan
seperti contohnya untuk pembuatan Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK),
pengguna harus masuk atau login terlebih dahulu pada aplikasi e-Kelurahan dengan
ketentuan memasukkan nama user dan
password atau admin pelayanan. Kemudian memasukkan Nomor Induk Kependudukan
(NIK), pada system aplikasi e-Kelurahan, selanjutnya muncul data nama dan alamat
dari pemohon setelah itu memilih kebutuhan masyarakat seperti contohnya Surat
Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK) yang biasanya di peruntukan untuk syarat
melamar pekerjaan atau permohonan yang lainnya, kemudian mengisi keterangan yang
disesuaikan oleh pemohon dengan dilanjutkan memilih penandatangan oleh pejabat
yang ada di kelurahan setelah kemudian menunggu penandatangan oleh pejabat di
kelurahan dan diteruskan ke Pejabat yang ada di Kecamatan untuk diverifikasi dan
mendapakan penandatanganan dan diteruskan kembai ke Kelurahan dan dilanjutkan
dengan proses printout atau pengambilan di Kelurahan. Proses verifikasi dan
penandatangan secara elektronik baik dari kelurahan maupun kecamatan dapat melalui
smartphone atau Komputer yang sudah masuk di dalam aplikasi e- kelurahan. Untuk
proses konfirmasi verifikasi data dan penandatangan secara elektronik pada system
apilikasi e-Kelurahan sangat tergantung pada seberapa cepat jaringan dan sinyal saat
melakukan permohonan, oleh karena itu biasanya membutuhkan waktu kurang lebih 5
sampai 15 menit.
Waktu Penyelesaian
Penggunaan aplikasi e-Kelurahan dapat meringkas tahapan prosedur pelayanan
sehingga dalam waktu penyelesaiannya dapat diperkirakan 5-15 menit dari proses
penginputan, verifikasi sampai waktu penyelesaian kemudian pengambilan. Untuk
proses pembuatan yang di mohonkan oleh masyarakat seperti contohnya yaitu Surat
Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK) seperti yang dijelaskan dalam prosedur
pelayanan, masyarakat akan diberikan informasi tentang proses verifikasi data sampai
waktu penyelesaian pembuatan SKCK tersebut sampai dengan selesai. Dengan
estimasi waktu tersebut maka proses penyelesain dapat secara cepat,tepat dan efisien.
Biaya Pelayanan
Pengguna aplikasi e-Kelurahan dari proses penginputan data sampai dengan estimasi
waktu penyelesaian tidak dibebankan biaya pelayanan. Pada dasarnya pemohon atau
masyarakat di Kelurahan Kemandungan yaitu dibebaskan pada biaya pelayanan
apapun atau gratis dalam bentuk pelayanannya sesuai ketetapan oleh Pemerintah Kota
Tegal.
Produk Pelayanan
Produk pelayanan yang diterima masyarakat tidak berbeda jauh dengan sebelum
menggunakan aplikasi e-Kelurahan. Yang membedakan yaitu pada prosedur pelayanan
dan estimasi waktu penyelesaian yang ditetapkan. Selama ini penggunaannya belum
ditemukan kesalahan penulisan dalam penginputan data, sebab apabila terdapat
kesalahan akan mengoreksi kembali data yang sudah diinputkan
Sarana dan Prasarana
Suatu pelayanan administrasi dalam keberhasilannya di kelurahan didukung dari
beberapa bukti yaitu adanya perangkat komputer, printer,scan serta pemanfaatan yang
diperlukan di kelurahan yang disediakan untuk masyarakat. Penggunaan aplikasi e-
Kelurahan membutuhkan koneksi jaringan atau sinyal yang stabil, hal tersebut
dikarenakan didukung dengan adanya pemasangan wireless fidelity (wi-fi) dengan
didukung kabel jaringan fiber optic yang bertujuan untuk memudahkan dan
memperlancar proses akses data pemohon ke jaringan server. Di Kelurahan
Kemandungan juga menyediakan sarana ruang tunggu yang nyaman dengan suhu
ruang ber-AC serta kemudahan diberikan akses jaringan dengan menggunakan wi-fi
guna untuk membantu masyarakat untuk mendapatkan akses informasi pelayanan
masyarakat yang lainnya.
Kompetensi Petugas
Pelayanan Kompetensi petugas pemberi pelayanan dalam memberikan pelayanan
sudah cukup baik dengan pelatihan pengoperasian aplikasi e- Kelurahan. Dalam
pelatihan diberikan dengan secara berkala dan disesuaikan dengan jadwal dan lokasi
yang sudah ditentukan. Pelatihan yang diberikan oleh tim pelaksana dari Dinas
Komunikasi dan Informasi (Diskominfo) Kota Tegal yang berdasar pada
pengembangan sumber daya manusia dengan cara pengenalan, pengoperasian serta
permasalahan gangguan teknis pada sistem aplikasi e-Kelurahan. Pelatihan operating
system aplikasi e-Kelurahan bertujuan meningkatkan kinerja aparatur kelurahan untuk
mewujudkan pelayanan yang good governance serta pengembangan dan perbaikan
pelayanan administrasi publik.
Faktor Pendukung dan Penghambat dalam Implementasi Pelayanan Publik
Berbasis Aplikasi E-Kelurahan
Kelurahan Kemandungan dalam sebuah inovasi pelayanan, memiliki dukungan
dan hambatan dalam penerapannya. Pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi
menggunakan aplikasi e-Kelurahan untuk pelayanan administrasi yaitu tidak serta
merta berjalan dengan sempurna dan lancar, mungkin ada beberapa hal yaitu kendala
yang menyebabkan aplikasi tersebut tidak berfungsi dengan maksimal. Berikut faktor-
faktor pendukung dan penghambat dalam implementasi pelayanan publik berbasis
aplikasi e-Kelurahan pada Kelurahan Kemandungan yaitu :
1. Faktor Pendukung
 Kemudahan pelayanan administrasi di Kelurahan Kemandungan selama
menggunakan aplikasi e-Kelurahan didukung dengan sarana perangkat
computer,printer dan jaringan internet yang tersedia di kantor dan peralatan
pendukung yang lain guna pemanfaatan untuk meringkas prosedur
pelayanan yang selama ini dilakukan secara manual.
 Berbagai ketidakpuasan masyarakat terhadap bentuk pelayanan umum dari
pemerintah, dengan adanya kemudahan aplikasi e-Kelurahan masyarakat
dapat memangkas efisensi waktu dan tidak perlu mengeluarkan biaya
pelayanan yang tidak diperlukan.
 Sebuah pelayanan berbasis online menjadikan proses yang murah, mudah,
dan cepat. Biaya pelayanan tidak berbayar atau gratis menjadikan pelayanan
tepat waktu,mudah dan cepat.
 Pemanfaatan teknologi informasi dalam aplikasi e-Kelurahan ini mampu
menyimpan data-data arsip pada server komputer di Dinas Komunikasi dan
Informasi Kota Tegal sehingga agar tidak mudah hilang karena seringnya
komputer mengalami hang (keadaan komputer tidak dapat digunakan). Fitur
penyimpanan arsip pada aplikasi tersebut mampu menyimpan data-data
penting dan sewaktu-waktu dapat dipergunakan.
 Kompetensi petugas pemberi pelayanan dilakukan dalam pelatihan khusus
yang diberikan pemerintah dan tenaga pendamping dari Dinas Komunikasi
 dan Informasi (Diskominfo) Kota Tegal yang mendukung jalannya
pengoperasian aplikasi sehingga membuat pengguna aplikasi e-Kelurahan
tidak kesulitan dan memudahkan pihak aparatur Kelurahan dalam
menyelenggarakan pelayanan publik.
2. Faktor Penghambat
 Masalah gangguan pada jaringan yang diakibatkan karena mati lampu dan
hujan, sehingga penggunaan aplikasi tersebut menjadi loading atau lama
 Sebagian fasilitas di dalam aplikasi tersebut, belum bisa digunakan karena
ada beberapa dari fasilitas yang masih belum terealisasi untuk digunakan.
 Aparatur kelurahan hanya diberikan pelatihan dasar seputar cara
pengoperasian aplikasi e-Kelurahan, dan belum diberikan tahapan perbaikan
untuk gangguan teknis. Pelatihan yang diberikan pihak Dinas Komunikasi
dan Informasi (Diskominfo) Kota Tegal hanya sebatas pelatihan cara
operasional penggunaannya belum sampai pada penanganan trouble system
jaringan ketika mengalami beberapa masalah atau kendala dalam
penggunaan aplikasi.
Kesimpulan Dan Saran

Kesimpulan
Implementasi pelayanan publik berbasis aplikasi e-Kelurahan di Kelurahan
Kemandungan dalam pelayanan administrasi publik, kemudahan penggunaan aplikasi
e-Kelurahan di Kelurahan Kemandungan dapat meringkas pelayanan menjadi cepat
dan efisen serta tidak ada pungutan biaya apapun atau gratis kepada masyarakat.
Faktor pendukung implementasi pelayanan publik berbasis aplikasi tentang pelatihan
pengoperasian aplikasi e-Kelurahan yang diberikan oleh pihak Dinas Komunikasi dan
Informasi (Diskominfo) Kota Tegal, yaitu partisipasi masyarakat, dukungan
pemerintah daerah, dan sarana dan prasarana yang mendukung pada Kantor Kelurahan
Kemandungan dengan adanya komputer, printer, jaringan wi-fi, buku petunjuk dan
alat pendukung lainnya. Sedangkan yang menjadi faktor penghambat implementasi
pelayanan publik berbasis aplikasi e-Kelurahan yaitu terjadi apabila adanya gangguan
pada jaringan yang disebabkan karena cuaca buruk dan mati jaringan aliran listrik.
Saran
Saran dalam implementasi pelayanan publik berbasis aplikasi e-Kelurahan untuk
pihak aparatur kelurahan kedepannya yang harus dibenahi yaitu masalah akses
jaringan maupun mati jaringan listrik menyebabkan terjadi trouble system maka dapat
memperlambat proses kinerja aplikasi e-Kelurahan, mungkin dapat bisa diatasi dengan
penggunaan pemasangan genset, sehingga penggunaan aplikasi masih dapat
berlangsung dan berjalan ketika cuaca buruk sekalipun.
DAFTAR PUSTAKA
Robert (1996). Pelayanan Publik, PT. Gramedia Pustaka Utama
Hardiyansyah (2011). Kualitas Pelayanan Publik, Gava Media, Yogyakarta
Harbani (2007).Teori Administrasi Publik, ALFABETA
Undang-Undang No 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik.
Lembaga Administrasi Negara (LAN) (2003).Penyusunan Standar Pelayanan Publik, Jakarta
KEPMENPAN No. 63/KEP/M.PAN/7 Tahun 2003 tentang pedoman umum penyelenggaraan
pelayanan publik.
PERMENPANRB Nomor : PER/87/M.PAN/8 Tahun 2005 tentang Pedoman Peningkatan
Pelaksanaan Efisiensi, Penghematan Dan Disiplin Kerja Menteri Pendayagunaan Aparatur
Negara.
Dinas Komunikasi dan Infomatika Kota Tegal.