User Guide SPSE v4.

5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ ii

What’s New
1. Penambahan Fitur Inbox Non Penyedia KUPPBJ
2. Penambahan Fitur Status Paket
3. Penambahan Fitur Kirim Pemberitahuan ke Pokja Pemilhan
4. Penambahan Fitur Pemetaan pada saat memilih Pokja Pemilihan
5. Penambahan Fitur Download Uraian Singkat Pekerjaan di Dokumen Persiapan Pengadaan
6. Penambahan Kolom KBKI pada Rincian HPS Paket
7. Penambahan Menu Amel
 User Guide SPSE v4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ iii

Daftar Isi
What’s New .......................................................................................................................................................................... ii
Daftar Isi ............................................................................................................................................................................. iii
Daftar Gambar ..................................................................................................................................................................... v
1. Wewenang Kepala Unit Pengelola Pengadaan Barang/Jasa (KUPPBJ) ....................................................................... 1
1.1. Alur proses tender pada aplikasi SPSE .............................................................................................................. 2
1.1.1. Alur Proses Tender Metode Pasca Kualifikasi 1 File .............................................................................. 2
1.1.2. Alur Proses Tender Metode Pra Kualifikasi 2 File ................................................................................... 4
1.1.3. Alur Proses Tender Metode Pra Kualifikasi 2 Tahap .............................................................................. 6
2. Memulai Aplikasi............................................................................................................................................................ 8
2.1. Akses ke dalam SPSE ........................................................................................................................................ 8
2.2. Lupa Password ................................................................................................................................................. 12
3. Penjelasan Fungsi dan Fitur ........................................................................................................................................ 14
3.1. Menu Beranda .................................................................................................................................................. 14
3.2. Menu Daftar Paket ............................................................................................................................................ 17
3.2.1. Konsolidasi Paket ................................................................................................................................. 36
3.2.2. Penggantian Pokja Pemilihan Pada Paket yang Telah Berjalan ........................................................... 47
3.3. Menu Pokja Pemilihan ...................................................................................................................................... 54
3.3.1. Tambah Pokja Pemilihan ...................................................................................................................... 55
3.3.2. Edit Pokja Pemilihan Existing ............................................................................................................... 60
 User Guide SPSE v4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ iv

3.3.3. Pergantian /Penambahan Anggota Pokja Pemilihan ............................................................................ 65

3.3.4. Hapus Pokja Pemilihan ......................................................................................................................... 68
3.4. Menu Amel ........................................................................................................................................................ 71
3.5. Menu Inbox ....................................................................................................................................................... 73
3.5.1. Notifikasi Pendelegasian UKPBJ .......................................................................................................... 73
3.5.2. Notifikasi Pergantian UKPBJ ................................................................................................................ 75
3.5.3. Notifikasi Pergantian PPK ..................................................................................................................... 77
3.5.4. Notifikasi Pembatalan Prakualifikasi Tender/Seleksi ............................................................................ 79
3.5.5. Notifikasi Pembatalan Paket Tender/Seleksi ........................................................................................ 81
3.5.6. Notifikasi Pembatalan Paket Non Tender ............................................................................................. 83
3.5.7. Notifikasi Sanggah/Sanggah Banding................................................................................................... 85
3.5.8. Notifikasi Tender/Seleksi Selesai .......................................................................................................... 87
3.6. Menu Log Akses ............................................................................................................................................... 89
3.7. Menu Ganti Password ....................................................................................................................................... 90
3.8. Menu Logout ..................................................................................................................................................... 91
 User Guide SPSE v4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ v

Daftar Gambar

Gambar 1. Alur Proses tender pasca kualifikasi 1 file (1) ................................................................................................................2

Gambar 2. Alur Proses tender pasca kualifikasi 1 file (2) ................................................................................................................3
Gambar 3. Alur Proses Tender Prakualifikasi 2 File (1)...................................................................................................................4
Gambar 4. Alur Proses Tender Prakualifikasi 2 File (2)...................................................................................................................5
Gambar 5. Alur Proses Tender Prakualifikasi 2 Tahap (1) ..............................................................................................................6
Gambar 6. Alur Proses Tender Prakualifikasi 2 Tahap (2) ..............................................................................................................7
Gambar 7. Halaman Utama ..................................................................................................................................................................8
Gambar 8. Pop Up Pilih Jenis User.....................................................................................................................................................9
Gambar 9. Form Login 1 .....................................................................................................................................................................10
Gambar 10. Form Login 2 ...................................................................................................................................................................11
Gambar 11. Form Login 1 ...................................................................................................................................................................12
Gambar 12. Halaman Lupa Password ..............................................................................................................................................13
Gambar 13. Halaman Beranda Kepala Unit Pengelola PBJ .........................................................................................................14
Gambar 14. Halaman Identitas UKPBJ ............................................................................................................................................15
Gambar 15. Halaman Identitas KUPBJ ............................................................................................................................................16
Gambar 16. Halaman Daftar Paket KUPPBJ ..................................................................................................................................17
 User Guide SPSE v4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ vi

Gambar 17. Inbox KUPPBJ ................................................................................................................................................................18

Gambar 18. Halaman Inbox KUPPBJ Pendelegasian Paket ........................................................................................................19
Gambar 19. Halaman Daftar Paket ...................................................................................................................................................20
Gambar 20. Halaman Edit Paket .......................................................................................................................................................21
Gambar 21.Halaman Pilih Rincian HPS ...........................................................................................................................................22
Gambar 22.Halaman Rincian HPS ....................................................................................................................................................23
Gambar 23.Halaman Referensi KBKI ...............................................................................................................................................24
Gambar 24. Halaman Edit Paket .......................................................................................................................................................25
Gambar 25.Halaman Pilih Pokja Pemilihan .....................................................................................................................................26
Gambar 26. Halaman Pilih Panitia ....................................................................................................................................................27
Gambar 27. Halaman Pemetaan Pokja Pemilihan .........................................................................................................................28
Gambar 28. Halaman Pilih Pokja Pemilihan ....................................................................................................................................29
Gambar 29. Halaman Edit Paket .......................................................................................................................................................30
Gambar 30. Halaman Dokumen Persiapan .....................................................................................................................................31
Gambar 31. Kirim Pemberitahuan Ke Pokja Pemilihan .................................................................................................................32
Gambar 32. Kirim Email Pemberitahuan Ke Pokja Pemilihan ......................................................................................................33
Gambar 33. Status Pengiriman Email ke UKPBJ ...........................................................................................................................34
Gambar 34. Tolak Paket .....................................................................................................................................................................35
Gambar 35. Halaman daftar paket UKPBJ ......................................................................................................................................36
 User Guide SPSE v4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ vii

Gambar 36. Konfirmasi konsolidasi paket ........................................................................................................................................37

Gambar 37. Halaman edit paket – Data paket konsolidasi ...........................................................................................................38
Gambar 38. Halaman edit paket – Dokumen Persiapan 1 ............................................................................................................39
Gambar 39. Halaman edit paket – Dokumen Persiapan 2 ............................................................................................................40
Gambar 40. Halaman pilih pokja pemilihan .....................................................................................................................................41
Gambar 41. Halaman edit paket – Simpan paket konsolidasi ......................................................................................................42
Gambar 42. Halaman edit paket – Paket konsolidasi telah tersimpan ........................................................................................43
Gambar 43. Kirim Email Pemberitahuan ke Pokja Pemilihan .......................................................................................................44
Gambar 44. Konfirmasi Kirim Email ..................................................................................................................................................45
Gambar 45. Status Pengiriman Email ke UKPBJ ...........................................................................................................................46
Gambar 46. Halaman daftar paket ....................................................................................................................................................47
Gambar 47. Halaman edit paket – data paket .................................................................................................................................48
Gambar 48. Halaman edit paket – Dokumen Persiapan ...............................................................................................................49
Gambar 49. Halaman pilih pokja pemilihan .....................................................................................................................................50
Gambar 50. Halaman information penggantian pokja pemilihan .................................................................................................51
Gambar 51. Halaman dokumen persiapan – Ganti pokja pemilihan ...........................................................................................52
Gambar 52. Halaman dokumen persiapan –Riwayat pergantian pokja pemilihan....................................................................53
Gambar 53. Halaman Pokja Pemilihan.............................................................................................................................................54
Gambar 54. Halaman Panitia/Pokja Pemilihan Baru ......................................................................................................................55
 User Guide SPSE v4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ viii

Gambar 55. Halaman Panitia/Pokja Pemilihan Baru ......................................................................................................................57

Gambar 56. Halaman Pilih Pegawai Pokja Pemilihan ...................................................................................................................58
Gambar 57. Halaman Pokja Pemilihan.............................................................................................................................................59
Gambar 58. Halaman Pokja Pemilihan.............................................................................................................................................60
Gambar 59. Halaman Detail Pokja Pemilihan .................................................................................................................................61
Gambar 60. Halaman Tambah Pokja Pemilihan .............................................................................................................................62
Gambar 61. Halaman Detail Pokja Pemilihan .................................................................................................................................63
Gambar 62. Halaman Detail Pokja Pemilihan yang telah Memiliki Paket ...................................................................................64
Gambar 63. Halaman kepanitian Baru .............................................................................................................................................65
Gambar 64. Halaman Pilih Pokja Pemilihan Baru ..........................................................................................................................66
Gambar 65. Berhasil Menambahkan Pokja Pemilihan...................................................................................................................67
Gambar 66. Halaman Pokja Pemilihan.............................................................................................................................................68
Gambar 67. Konfirmasi Hapus Panitia/Pokja ..................................................................................................................................69
Gambar 68. Halaman Pokja Pemilihan tidak dapat Dihapus ........................................................................................................70
Gambar 69. Menu Amel ......................................................................................................................................................................71
Gambar 70. Halaman Dashboard Amel ...........................................................................................................................................72
Gambar 71. Pendelegasian KUPPBJ ...............................................................................................................................................73
Gambar 72. Halaman Inbox KUPPBJ Pendelegasian Paket ........................................................................................................74
Gambar 73. Pergantian UKPBJ ................................................................................................................................................................75
 User Guide SPSE v4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ ix

Gambar 74. Pengumuman Pergantian UKPBJ ...............................................................................................................................76

Gambar 75. Pengumuman Pergantian PPK ....................................................................................................................................77
Gambar 76. Pengumuman Pergantian PPK ....................................................................................................................................78
Gambar 77. Halaman Inbox KUPPBJ ...............................................................................................................................................79
Gambar 78. Halaman Pengumuman Pembatalan Prakualifikasi .................................................................................................80
Gambar 79. Halaman Inbox KUPPBJ ...............................................................................................................................................81
Gambar 80. Halaman Pengumuman Pembatalan Paket Tender/Seleksi ...................................................................................82
Gambar 81. Halaman Pengumuman Pembatalan Paket Non Tender ........................................................................................83
Gambar 82. Halaman Pengumuman Paket Non Tender ...............................................................................................................84
Gambar 83. Halaman Inbox KUPPBJ ...............................................................................................................................................85
Gambar 84. Halaman Inbox KUPPBJ ...............................................................................................................................................87
Gambar 85. Halaman Pengumuman Paket Tender/Seleksi Selesai ...........................................................................................88
Gambar 86. Halaman Log Akses.......................................................................................................................................................89
Gambar 87. Halaman Ganti Password .............................................................................................................................................90
Gambar 88. Logout Aplikasi ...............................................................................................................................................................91
 User Guide SPSE v4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 1

1. Wewenang Kepala Unit Pengelola Pengadaan Barang/Jasa (KUPPBJ)

Kepala Unit Pengelola PBJ merupakan user yang menjabat sebagai kepala pada sebuah unit kerja Pengadaan
Barang/Jasa. Sebelum proses tender secara elektronik dapat dilaksanakan, ada beberapa aktivitas yang dilakukan
oleh Kepala Unit Pengelola PBJ dalam SPSE, yaitu:
• Mengelola identitas Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa (UKPBJ);
• Menentukan Pokja Pemilihan yang akan bertanggungjawab pada sebuah paket;
• Mengelola Pokja Pemilihan.
 User Guide SPSE v4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 2

1.1. Alur proses tender pada aplikasi SPSE

1.1.1. Alur Proses Tender Metode Pasca Kualifikasi 1 File

Gambar 1. Alur Proses tender pasca kualifikasi 1 file (1)

 User Guide SPSE v4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 3

Gambar 2. Alur Proses tender pasca kualifikasi 1 file (2)

 User Guide SPSE v4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 4

1.1.2. Alur Proses Tender Metode Pra Kualifikasi 2 File

Gambar 3. Alur Proses Tender Prakualifikasi 2 File (1)

 User Guide SPSE v4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 5

Gambar 4. Alur Proses Tender Prakualifikasi 2 File (2)

 User Guide SPSE v4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 6

1.1.3. Alur Proses Tender Metode Pra Kualifikasi 2 Tahap

Gambar 5. Alur Proses Tender Prakualifikasi 2 Tahap (1)

 User Guide SPSE v4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 7

Gambar 6. Alur Proses Tender Prakualifikasi 2 Tahap (2)

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 8

2. Memulai Aplikasi
2.1. Akses ke dalam SPSE
Kepala Unit Pengelola PBJ mendapat kode akses (User ID dan Password) untuk masuk ke dalam SPSE dari Admin
Agency dengan menunjukkan surat pengangkatan sebagai Kepala Unit Pengelola PBJ. Pilih Login pojok kanan atas.

Klik login

Gambar 7. Halaman Utama

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 9

Lalu muncul pilihan Jenis User, kemudian pilih button Non-Penyedia.

Pilih Non Penyedia

Gambar 8. Pop Up Pilih Jenis User

Setelah memilih Jenis User akan diarahkan ke halaman Login, masukkan User ID lalu klik button Login.
 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 10

Isi User ID

Klik login

Untuk Kembali Ke Beranda

Pilih jika lupa password

Gambar 9. Form Login 1

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 11

Masukkan Password dan kode yang tersedia lalu klik Login.

Password

Isi Kode yang tersedia

Klik login
Untuk Kembali Ke Beranda

Pilih jika lupa password

Gambar 10. Form Login 2

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 12

2.2. Lupa Password

Pilih tombol ‘Lupa Password?’, untuk membuat password baru

Pilih jika lupa password

Gambar 11. Form Login 1

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 13

Isikan User ID, Email, dan Kode Keamanan yang tersedia. Lalu pilih jenis user setelah itu klik tombol Kirim.

Perhatikan Petunjuk
Lupa Password
Isi User ID

Isi Email

Isi Kode Keamanan

yang tersedia

Pilih Jenis User

Klik Kirim

Gambar 12. Halaman Lupa Password

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 14

3. Penjelasan Fungsi dan Fitur

Setelah berhasil login maka akan tampil halaman yang berisi menu-menu khusus untuk Kepala Unit Pengelola PBJ.
Klik tab menu tersebut untuk masuk ke dalam menu tertentu.
3.1. Menu Beranda
Menu ini berisi informasi umum UKPBJ.

Penambahan informasi inbox

Informasi UKPBJ

Klik Identitas
Gambar 13. Halaman Beranda Kepala Unit Pengelola PBJ
 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 15

Klik button Identitas untuk melihat data identitas UKPBJ. Kepala Unit Pengelola PBJ dapat melakukan edit data
identitas UKPBJ. Edit data identitas UKPBJ kemudian klik ‘Simpan’.

Edit data identitas UKPBJ

Klik Simpan jika edit

data telah selesai
Gambar 14. Halaman Identitas UKPBJ
 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 16

Kemudian tampil notifikasi data berhasil disimpan.

Data berhasil disimpan

Gambar 15. Halaman Identitas KUPBJ

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 17

3.2. Menu Daftar Paket

Menu Daftar Paket menampilkan daftar paket tender dan non tender yang ditugaskan oleh PPK kepada UKPBJ.

Gambar 16. Halaman Daftar Paket KUPPBJ

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 18

Untuk mengetahui paket yang didelegasikanke KUPPBJ, Anda akan mendapat pesan (notifikasi) di inbox terkait
pendelegasian Paket Tender/Non Tender dari PPK.

Pilih subjek inbox untuk membuka

Gambar 17. Inbox KUPPBJ

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 19

Tampilan inbox KUPPBJ dari PPK yang mendelegasikan paket.

Gambar 18. Halaman Inbox KUPPBJ Pendelegasian Paket

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 20

Kepala Unit Pengelola PBJ bertugas untuk memilih Pokja Pemilihan yang akan bertanggungjawab untuk mengelola
setiap paket tersebut. Klik nama paket untuk memilih pokja pemilihan.

Klik nama paket

Gambar 19. Halaman Daftar Paket

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 21

Kemudian tampil Halaman Edit Paket, klik button ‘Selanjutnya’.

Klik selanjutnya

Gambar 20. Halaman Edit Paket

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 22

Pada tab Dokumen Persiapan, klik Rincian HPS jika ingin melihat HPS.

Klik Rincian HPS

Klik untuk view dan download DPP

Gambar 21.Halaman Pilih Rincian HPS

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 23

Rincian HPS yang sudah diisi PPK. KUPPBJ juga dapat melihat referensi KBKI dengan klik Button Referensi KBKI.

Klik Referensi KBKI

Gambar 22.Halaman Rincian HPS

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 24

Anda akan diarahkan ke halaman website BPS mengenai klasifikasi KBKI.

Gambar 23.Halaman Referensi KBKI

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 25

Selanjutnya KUPPBJ klik “Lengkap” jika dokumen persiapan lengkap, klik “Tidak Lengkap” jika ada dokumen yang kurang.

Pilih status lengkap atau tidak lengkap

Gambar 24. Halaman Edit Paket

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 26

Jika klik “Lengkap” paket selanjutnya pilih pokja pemilihan.

Pilih Pokja Pemilihan

Gambar 25.Halaman Pilih Pokja Pemilihan

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 27

Selanjutnya tampil Halaman Pilih Pokja Pemilihan, KUPPBJ bisa melihat pemetaan kepanitian pokja yang akan dipilih,

dengan klik untuk melihat pemetaan.

lihat pemetaan

Gambar 26. Halaman Pilih Panitia

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 28

Halaman pemetaan kepanitian pokja.

klik untuk melihat detail

klik jika ingin tutup pemetaan

Gambar 27. Halaman Pemetaan Pokja Pemilihan

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 29

selanjutnya klik untuk memilih pokja pemilihan yang bertanggung jawab pada paket. Daftar pokja pemilihan akan
tampil jika Kepala Unit Pengelola PBJ telah membuat pokja pemilihan pada menu pokja pemilihan.

Klik pilih

Gambar 28. Halaman Pilih Pokja Pemilihan

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 30

Pokja pemilihan yang telah dipilih akan tampil pada Halaman edit Paket. Jika ingin mengubah pokja pemilihan, pilih button
. Selanjutnya KUPPBJ simpan dokumen persiapan terlebih dahulu.

Pilih untuk ganti pokja pemilihan

Klik simpan terlebih dahulu

Gambar 29. Halaman Edit Paket

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 31

Jika berhasil simpan, selanjutnya KUPPBJ kirim pemberitahuan ke pokja. Jika UKPBJ belum mengirim pemberitahuan
ke Pokja, maka paket tidak akan tampil di daftar paket Pokja Pemilihan.

Klik kirim

Gambar 30. Halaman Dokumen Persiapan

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 32

KUPPBJ bisa Upload File yang berupa Nota Dinas, Surat Permohonan, Surat Perintah, Surat Tugas atau Surat Lainnya,
selanjutnya Klik “Kirim Email”.

Upload File Nota Dinas, Surat Permohonan, Surat

Perintah, Surat Tugas atau Surat Lainnya

Klik Kirim Email

Gambar 31. Kirim Pemberitahuan Ke Pokja Pemilihan

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 33

Konfirmasi kirim email ke Pokja Pemilihan

Klik OK

Gambar 32. Kirim Email Pemberitahuan Ke Pokja Pemilihan

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 34

Jika UKPBJ sudah mengirim pemberitahuan, maka akan tampil status pemberitahuan bahwa UKPBJ sudah mengirim email. Selain
itu UKPBJ dapat melihat pemberitahuannya dengan klik button Lihat dan dapat mengirim ulang pemberitahuan dengan klik button
Kirim Ulang.

Lihat email pemberitahuan

Status pengiriman email

Kirim ulang pemberitahuan

Gambar 33. Status Pengiriman Email ke UKPBJ

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 35

Jika klik “Tidak Lengkap” KUPPBJ isi alasan paket tidak lengkap, upload lampiran (jika ada), dan klik “Kirim”.

Isi alasan

Upload lampiran jika ada

Klik kirim

Gambar 34. Tolak Paket

Paket yang tidak lengkap akan kembali ke PPK.
 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 36

3.2.1. Konsolidasi Paket

UKPBJ dapat melakukan konsolidasi paket ketika status paket masih draft dan belum memilih kepanitiaan yang
bertanggung jawab pada paket tersebut. Ceklis paket yang akan dilakukan konsolidasi kemudian pilih button ‘Buat
Konsolidasi’

2. Pilih Buat Konsolidasi

1.Ceklis paket konsolidasi

Gambar 35. Halaman daftar paket UKPBJ

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 37

Kemudian akan muncul konfirmasi apakah UKPBJ yakin akan melakukan konsolidasi paket. Pilih ‘OK’

Pilih OK

Gambar 36. Konfirmasi konsolidasi paket

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 38

Selanjutnya akan muncul halaman edit paket, lengkapi data paket konsolidasi kemudian klik ‘Selanjutnya’

1.Ubah Nama Paket

Konsolidasi (Jika Diperlukan)

3. Klik Selanjutnya

Gambar 37. Halaman edit paket – Data paket konsolidasi

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 39

Pada tab Dokumen Persiapan, pilih status dokumen lengkap

Pilih Status Dokumen

Gambar 38. Halaman edit paket – Dokumen Persiapan 1

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 40

Pilih pokja pemilihan yang bertanggung jawab pada paket konsolidasi yang telah dibuat.

Pilih pokja pemilihan

Gambar 39. Halaman edit paket – Dokumen Persiapan 2

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 41

Selanjutnya tampil Halaman Pilih Pokja Pemilihan, klik button di daftar pokja pemilihan yang bertanggung jawab
pada paket. Daftar pokja pemilihan akan tampil jika Kepala Unit Pengelola PBJ telah membuat pokja pemilihan pada
Menu Pokja Pemilihan.

Klik Pilih

Gambar 40. Halaman pilih pokja pemilihan

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 42

Pokja pemilihan yang telah dipilih akan tampil pada Halaman edit Paket. Jika ingin mengubah pokja pemilihan, pilih

button . Jika ingin membatalkan pokja pemilihan pilih button . Pilih Simpan jika telah selesai
memilih pokja pemilihan

Pilih untuk ganti pokja pemilihan

Klik simpan

Gambar 41. Halaman edit paket – Simpan paket konsolidasi

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 43

Jika berhasil simpan, selanjutnya KUPPBJ kirim pemberitahuan ke pokja. Jika UKPBJ belum mengirim pemberitahuan
ke Pokja, maka paket tidak akan tampil di daftar paket Pokja Pemilihan.

Klik kirim

Gambar 42. Halaman edit paket – Paket konsolidasi telah tersimpan

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 44

KUPPBJ bisa Upload File yang berupa Nota Dinas, Surat Permohonan, Surat Perintah, Surat Tugas atau Surat Lainnya,
selanjutnya Klik “Kirim Email”.

Upload File Nota Dinas, Surat Permohonan, Surat

Perintah, Surat Tugas atau Surat Lainnya

Klik Kirim Email

Gambar 43. Kirim Email Pemberitahuan ke Pokja Pemilihan

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 45

Konfirmasi kirim email ke Pokja Pemilihan

Klik OK

Gambar 44. Konfirmasi Kirim Email

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 46

Jika UKPBJ sudah mengirim pemberitahuan, maka akan tampil status pemberitahuan bahwa UKPBJ sudah mengirim email. Selain
itu UKPBJ dapat melihat pemberitahuannya dengan klik button Lihat dan dapat mengirim ulang pemberitahuan dengan klik button
Kirim Ulang.

Lihat email pemberitahuan

Status pengiriman email

Kirim ulang pemberitahuan

Gambar 45. Status Pengiriman Email ke UKPBJ

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 47

3.2.2. Penggantian Pokja Pemilihan Pada Paket yang Telah Berjalan

UKPBJ dapat melakukan penggantian pokja pemilihan ketika paket sudah berjalan dengan menyertakan alasan
pergantian pokja pemilihan tersebut. Pada halaman daftar paket, pilih paket yang akan diganti pokja pemilihannya.

Pilih Paket

Gambar 46. Halaman daftar paket

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 48

Klik Selanjutnya

Gambar 47. Halaman edit paket – data paket

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 49

Pada halaman dokumen persiapan pilih button ‘Ganti Pokja Pemilihan’

Pilih untuk ganti pokja pemilihan

Gambar 48. Halaman edit paket – Dokumen Persiapan

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 50

Pilih pokja pemilihan yang akan menggantikan pokja pemilihan sebelumnya.

Klik Pilih

Gambar 49. Halaman pilih pokja pemilihan

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 51

Masukkan alasan penggantian pokja pemilihan kemudian klik ‘Simpan’

1.Masukkan alasan pergantian

pokja pemilihan

2.Klik Simpan

Gambar 50. Halaman information penggantian pokja pemilihan

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 52

Pokja pemilihan sudah berganti dengan pokja pemilihan yang baru.

Pokja Pemilihan telah berganti

Gambar 51. Halaman dokumen persiapan – Ganti pokja pemilihan

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 53

Pada halaman ini juga terdapat Riwayat pergantian pokja pemilihan beserta alasan pergantiannya.

Riwayat Pergantian Pokja Pemilihan

Gambar 52. Halaman dokumen persiapan –Riwayat pergantian pokja pemilihan

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 54

3.3. Menu Pokja Pemilihan

Menu ini digunakan oleh Kepala Unit Pengelola PBJ untuk mengelola data panitia/pokja pemilihan pada UKPBJ yang
akan bertanggung jawab dalam mengelola paket-paket tertentu. Klik button ‘Tambah’ untuk menambah pokja
pemilihan.

Daftar Pokja Pemilihan

Tambah Pokja Pemilihan

Gambar 53. Halaman Pokja Pemilihan

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 55

3.3.1. Tambah Pokja Pemilihan

Pada halaman Panitia/Pokja Pemilihan Baru, input data informasi panitia/pokja pemilihan kemudian klik ‘Simpan’.

1. Input seluruh data

panita/pokja pemilihan

2. Klik Simpan

Gambar 54. Halaman Panitia/Pokja Pemilihan Baru

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 56

Penjelasan field-field pada Halaman Panitia/Pokja Pemilihan Baru,

• Nama Pokja, adalah nama dari panitia/pokja pemilihan;
• Nomor SK, adalah nomor SK (Surat Keputusan) pembentukan panitia/pokja pemilihan;
• Alamat, adalah alamat lengkap dari panitia/pokja pemilihan;
• Provinsi, adalah alamat provinsi dari panitia/pokja pemilihan;
• Kabupaten/Kota, adalah alamat kabupaten/kota dari panitia/pokja pemilihan;
• K/L/PD, adalah Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah dari panitia/pokja pemilihan;
• Satuan Kerja, adalah satuan kerja dari panitia/pokja pemilihan.

Klik button jika sudah selesai mengisi data panita/pokja pemilihan.

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 57

Kemudian tampil notifikasi data tersimpan. Selanjutnya tambahkan anggota pokja pemilihan dengan klik button
‘Tambah Anggota Pokja’.

Data tersimpan

Klik Tambah Anggota Pokja

Gambar 55. Halaman Panitia/Pokja Pemilihan Baru

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 58

Lalu akan tampil halaman Pilih Pegawai. Data pada halaman ini akan tampil jika Admin Agency telah meng-input-
kan data pegawai yang bertugas sebagai anggota pokja pemilihan ke dalam daftar pegawai UKPBJ. Pegawai yang
akan dimasukkan ke dalam daftar anggota pokja pemilihan memiliki ketentuan minimal 3 anggota dan total pokja
pemilihan harus berjumlah ganjil. Klik ikon (□) di sebelah nama pegawai sehingga muncul tanda √ untuk memilih
pegawai. Lalu klik button simpan dan akan kembali ke Halaman Pokja Pemilihan.

1. Ceklis pegawai yang

2. Klik Simpan akan menjadi
anggota pokja

Gambar 56. Halaman Pilih Pegawai Pokja Pemilihan

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 59

Kemudian tampil notifikasi bahwa anggota panitia telah ditambahkan dan pegawai yang telah ditambahkan akan
tampil pada daftar anggota pokja pemilihan.

Anggota panitia berhasil ditambahkan

Daftar anggota pokja pemilihan

Gambar 57. Halaman Pokja Pemilihan

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 60

3.3.2. Edit Pokja Pemilihan Existing

Untuk melakukan edit pokja pemilihan klik nama panitia/pokja pada daftar pokja pemilihan yang akan dilakukan
perubahan. Perubahan anggota kepanitiaan hanya bisa dilakukan Jika Panitia Belum Terikat dengan Paket
Tender.

Klik nama panitia/pokja

Gambar 58. Halaman Pokja Pemilihan

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 61

Kemudian tampil halaman Detail Pokja Pemilihan, Lakukan edit yang diperlukan pada data pokja pemilihan lalu klik
Simpan setelah selesai melakukan perubahan.

2. Edit data pokja pemilihan

3. Klik Simpan

1. Tambah atau hapus

anggota pokja

Gambar 59. Halaman Detail Pokja Pemilihan

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 62

UKPBJ dapat tambah atau edit anggota pokja existing yang sudah ada di list kepanitiaan.

Pilih anggota pokja

pemilihan existing
Pilih simpan

Gambar 60. Halaman Tambah Pokja Pemilihan

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 63

Setelah data disimpan akan tampil notifikasi data tersimpan.

Data tersimpan

Gambar 61. Halaman Detail Pokja Pemilihan

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 64

Jika pokja pemilihan yang telah bertanggung jawab pada suatu paket maka data pokja pemilihan tidak dapat di-edit
kecuali status aktif pokja pemilihan.

Status aktif pokja

Gambar 62. Halaman Detail Pokja Pemilihan yang telah Memiliki Paket
 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 65

3.3.3. Pergantian /Penambahan Anggota Pokja Pemilihan

KUPPBJ dapat menambahkan atau mengganti personi anggota pokja pemilihan dengan pokja pemilihan baru
dengan cara membuat kepanitiaan baru.

Lengkapi data pokja

pemilihan

Pilih tambah anggota pokja

Gambar 63. Halaman kepanitian Baru

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 66

Selanjutnya pilih pergantian/penambahan angggota pokja pemilihan dan anggota pokja pemilihan baru yang sudah
di tambahkan oleh admin agency.

Pilih pokja pemilihan

Pilih simpan

Gambar 64. Halaman Pilih Pokja Pemilihan Baru

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 67

Berhasil melakukan pergantian/penambahan anggota pokja pemilihan.

Berhasil menambahkan anggota pokja pemilihan

Pilih simpan

Gambar 65. Berhasil Menambahkan Pokja Pemilihan

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 68

3.3.4. Hapus Pokja Pemilihan

Untuk menghapus data panitia/pokja, klik ikon (□) di sebelah nama panitia/pokja sehingga muncul tanda √, lalu klik
button Hapus.

1. Ceklis panitia/pokja

2. Klik Hapus

Gambar 66. Halaman Pokja Pemilihan

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 69

Klik pada pop-up konfirmasi hapus.

Klik OK

Gambar 67. Konfirmasi Hapus Panitia/Pokja

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 70

Pokja Pemilihan tidak dapat dihapus jika pokja pemilihan tersebut sudah memiliki paket.

Notifikasi yang tampil saat menghapus pokja

pemilihan yang sudah memiliki paket

Gambar 68. Halaman Pokja Pemilihan tidak dapat Dihapus

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 71

3.4. Menu Amel

Menu ini akan menghubungkan Anda dengan website Amel LKPP

Gambar 69. Menu Amel

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 72

Gambar 70. Halaman Dashboard Amel

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 73

3.5. Menu Inbox

Inbox KUPPBJ berisi pemberitahuan paket tender/non tender dari PPK, Pokja Pemilihan, dan Pejabat Pengadaan.
3.5.1. Notifikasi Pendelegasian UKPBJ
KUPPBJ mendapat pesan jika ada pendelegasian UKPBJ dari PPK.

Pilih subjek inbox untuk membuka

Gambar 71. Pendelegasian KUPPBJ

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 74

Tampilan inbox KUPPBJ dari PPK yang mendelegasikan paket.

Gambar 72. Halaman Inbox KUPPBJ Pendelegasian Paket

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 75

3.5.2. Notifikasi Pergantian UKPBJ

KUPPBJ mendapat pesan jika ada pergantian UKPBJ.

Pilih subjek inbox untuk membuka

Gambar 73. Pergantian UKPBJ

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 76

Tampilan inbox KUPPBJ pengumuman pergantian UKPBJ.

Gambar 74. Pengumuman Pergantian UKPBJ

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 77

3.5.3. Notifikasi Pergantian PPK

Jika ada pergantian PPK dalam Paket Tender/Non Tender KUPPBJ akan mendapatkan pesan.

Pilih subjek inbox untuk membuka

Gambar 75. Pengumuman Pergantian PPK

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 78

Halaman Pengumuman Pergantian PPK

Gambar 76. Pengumuman Pergantian PPK

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 79

3.5.4. Notifikasi Pembatalan Prakualifikasi Tender/Seleksi

Jika ada pembatalan Prakualifikasi akan ada notifikasi di inbox KUPPBJ.

Pilih subjek inbox untuk membuka

Gambar 77. Halaman Inbox KUPPBJ

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 80

Tampilan pengumuman pembatalan prakualifikasi tender

Gambar 78. Halaman Pengumuman Pembatalan Prakualifikasi

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 81

3.5.5. Notifikasi Pembatalan Paket Tender/Seleksi

Jika ada pembatalan Paket Tender/Seleksi akan ada notifikasi di inbox KUPPBJ.

Pilih subjek inbox untuk membuka

Gambar 79. Halaman Inbox KUPPBJ

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 82

Tampilan pengumuman pembatalan paket tender/seleksi.

Gambar 80. Halaman Pengumuman Pembatalan Paket Tender/Seleksi

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 83

3.5.6. Notifikasi Pembatalan Paket Non Tender

Jika ada pembatalan Paket Non tender akan ada notifikasi di inbox KUPPBJ.

Pilih subjek inbox untuk membuka

Gambar 81. Halaman Pengumuman Pembatalan Paket Non Tender

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 84

Tampilan pengumuman pembatalan paket non tender.

Gambar 82. Halaman Pengumuman Paket Non Tender

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 85

3.5.7. Notifikasi Sanggah/Sanggah Banding

Jika ada sanggah/sanggah banding akan ada notifikasi di inbox KUPPBJ.

Pilih subjek inbox untuk membuka

Gambar 83. Halaman Inbox KUPPBJ

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 86

Tampilan pengumuman sanggah/sanggah banding

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 87

3.5.8. Notifikasi Tender/Seleksi Selesai

Pemberitahuan Paket tender/seleksi yang telah selesai akan masuk ke inbox KUPPBJ

Pilih subjek inbox untuk membuka

Gambar 84. Halaman Inbox KUPPBJ

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 88

Tampilan pengumuman paket tender/seleksi selesai

Gambar 85. Halaman Pengumuman Paket Tender/Seleksi Selesai

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 89

3.6. Menu Log Akses

Menu ini berisi informasi catatan akses Kepala Unit Pengelola PBJ ke dalam aplikasi.

Informasi catatan akses

Kepala Unit Pengelola PBJ

Gambar 86. Halaman Log Akses

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 90

3.7. Menu Ganti Password

Menu ini digunakan untuk mengubah password sesuai yang diinginkan untuk keperluan keamanan dan kemudahan
mengingat.

1.Password Lama isikan dengan password

lama yang telah Anda dimiliki

2.Password Baru isikan dengan

password baru yang anda kehendaki

3.Ulangi password baru yang telah

4.klik button simpan
diisikan pada kolom sebelumnya

Gambar 87. Halaman Ganti Password

 User Guide SPSE 4.5 untuk Kepala Unit Pengelola PBJ 91

3.8. Menu Logout

UKPBJ dapat keluar/logout dari aplikasi dengan pilih button “Logout”.

Pillih logout

Gambar 88. Logout Aplikasi